Projectenportefeuille Grondig. Strategisch ICT beleid

Transcriptie

1 Projectenportefeuille 2007 behorend bij Grondig Strategisch ICT beleid Datum : 14 september 2006 Versie : 1.0 Status : Definitief 1 van 31

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Projecten Aansluiting basisregistraties Elektronische dienstverlening Omgevingsvergunning Digitaliseren 2 a 3 processen Informatie- en procesarchitectuur en Service Oriented Architecture (SOA) Archiveringsysteem Landsdekkend beeld Werkplek Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) Relatiemanagement Doorontwikkeling management informatie voorziening Doorontwikkeling website Doorontwikkeling intranet Professionalisering management en enregistratie Open source onderzoek Simulatiemodel jeugdzorg Redundant storage area network Organisatieontwikkeling ICT Flexibel werken Realiseren koppelingen Doorontwikkeling Promis Digitalisering documenten Servermigratie Draadloos netwerk Upgrade printomgeving Vervanging telefooncentrale Onderzoek CMS van 31

3 Informatieplan Groningen Digitaal 1 Inleiding Vanaf 2007 zal jaarlijks gewerkt gaan worden met informatieplannen. Daarin zal melding gemaakt worden van relevante ontwikkelingen in relatie tot het ICT beleid van de provincie Groningen. Tevens worden de en aangegeven die het eerstvolgende jaar zullen worden uitgevoerd en wordt gerapporteerd over de gerealiseerde en. Verder wordt een doorkijk gegeven naar de eerstvolgende twee jaar van welke en worden voorzien. Als gevolg van voortschrijdend inzicht is het mogelijk dat en niet of anders worden uitgevoerd. Kortom er is sprake van een factor onzekerheid die groter wordt, naarmate de tijd vordert. Voor het eerstvolgende jaar wordt gestreefd naar een zekerheid van 95%. Deze enportefeuille wordt aangeboden, gezamenlijk met het strategisch ICT beleidsplan In het ICT beleidsplan wordt aangegeven van welke relevante ontwikkelingen sprake is. Daarom is gekozen om nu gebruik te maken van een enportefeuille in plaats van een informatieplan. 2 Projecten In onderstaande afbeelding wordt weergegeven welke en worden voorzien in 2007, 2008 en Hierna worden de beschrijvingen gegeven van de in 2007 uit te voeren en. Aan veel en (niet alle) zit een structurele financiële consequentie vast. Dit is als gevolg van onderhoudscontracten (service level agreements) en licentiekosten van software. Verder laten de beschrijvingen daar waar relevant ook de structurele beheersconsequentie zien (zowel functioneel als technisch beheer). Verder laat de afbeelding op de volgende pagina zien welke en voor 2008 en 2009 worden voorzien. 3 van 31

4 Informatieplan Groningen Digitaal 4 van 31

5 1 Aansluiting basisregistraties Het realiseren van administratieve lastenverlichting voor burgers en bedrijven. Reeds, bij de overheid, bekende informatie hoeft niet nogmaals door burger of bedrijf te worden opgegeven bij de overheid. Landelijk zijn er voor het Nieuw handelsregister, Personen, Kaarten, Percelen, Adressen, Gebouwen basisregistraties vastgesteld. Daarop moet de provincie Groningen gaan aansluiten Momenteel moeten klanten van locale, provinciale en landelijke overheden bij elke instantie informatie aanleveren, omdat de overheid geen centrale brongegevens heeft. De overheid beschikt weliswaar over veel gegevens die nodig zijn voor haar dienstverlening en voor het uitoefenen van controle, maar deze gegevens (die zijn verdeeld over dertigduizend landelijke, provinciale en gemeentelijke databanken) zijn als geheel onvoldoende accuraat en onvoldoende uitwisselbaar. Veel van deze bestanden zijn bovendien onbetrouwbaar: ze zijn niet volledig, niet actueel of de gegevens zijn niet juist. Ook komen forse verschillen in definities voor, waardoor dezelfde gegevens op verschillende wijzen worden vastgelegd. Daardoor zijn de bestanden moeilijk te koppelen en wordt in Nederland veel tijd en geld verspild aan inefficiënt gegevensverkeer. De elektronische overheid kent het uitgangspunt van eenmalige gegevensverstrekking en het overheidsbreed delen en gebruiken van informatie. Daarom worden landelijk zes basisregistraties opgezet; Nieuw handelsregister, Personen, Kaarten, Percelen, Adressen, Gebouwen. Het zorgt voor aansluiting op de zes landelijke basisregistraties. In 2007 wordt de aansluiting van personen, kaarten en percelen gerealiseerd. In 2008 en 2009 wordt gewerkt aan de aansluiting van het Nieuw handelsregister, adressen en gebouwen. Duidelijk moet worden waar in de organisatie deze registraties zullen worden gebruikt en met welke frequentie. Dit bepaald de wijze waarop de implementatie ervan moet plaatsvinden. Daarnaast worden de bestaande registraties binnen de provincie geschoond en indien relevant verwijderd. Probleemeigenaar Concern Afdelingen die te maken hebben met gegevensuitwisseling op de gebieden: Nieuw handelsregister, Personen, Kaarten, Percelen, Adressen, Gebouwen. Voorbeelden zijn de MV, MTZ, CW. 35K in 2007, 25K in 2008 Periode maanden 0,4 fte ICT 0,1 fte per betrokken afdeling. het 5 van 31

6 2 Elektronische dienstverlening Anticiperen op de veranderende maatschappij, daarbij diensten ter beschikking stellen via een e-loket door gebruik van Digid en e-formulieren. Zowel front- als backoffice moeten daarop worden ingericht. Burgers en bedrijven kunnen niet op een volledig digitale manier met de provincie transacties uitvoeren. Daarnaast zijn ze gebonden aan tijd en plaats; alleen tijdens kantooruren is de provincie geopend. De provincie wil aansluiten bij elektronische overheid; digitaal bereikbaar zijn, tijd en plaatsonafhankelijk. Daarom werkt de provincie middels dit aan elektronische dienstverlening. Onderzoek en realisatie in 2007 Probleemeigenaar ICT Afdelingen die met subsidies en vergunningen werken. ICT, ABJ 10K Periode maanden 0,5 fte ICT 0,05 fte ABJ 0,1 fte per afdeling die met subsidies en vergunningen werkt. het 6 van 31

7 3 Omgevingsvergunning Voorbereiden en implementeren ict-componenten ten behoeve van de nieuwe werkwijze naar aanleiding van veranderde milieuwetgeving De voor 2008 geplande wijziging van de milieuwetgeving heeft gevolgen voor de provincie, gemeenten en waterschappen. Met name de voorgestelde rolverschuiving tussen ontvanger van elektronische aanvragen, bevoegd gezag en adviseur hebben gevolgen voor de betrokken. Ook de informatievoorziening gaat veranderen i.v.m. de ketenintegratie en de mogelijke afname van gegevens uit de basisregistraties. In 2007 zullen de activiteiten zich richten op analyse van de ict-gerelateerde vraagstukken. Vanuit het centrale Wabo- worden tempo en prioriteit bepaald Probleemeigenaar Concern MTZ, MV, ABJ, RP, ICT In principe centraal budget WABO, ICT reserveert voor 2007 en k p/j voor ICT faciliteiten Periode maanden 0,5 fte verdeeld over MTZ, MV, ABJ, RP 0,1 fte ICT het 7 van 31

8 4 Digitaliseren 2 a 3 processen De doelstelling van digitalisering van bedrijfsprocessen is het verbeteren van de dienstverlening, de klanttevredenheid en interne bedrijfsvoering. Het verhogen van klanttevredenheid uit zich in het sneller reageren op klantvragen door een kortere doorlooptijd, transparanter proces voor de klant en het altijd beschikbaar zijn van relevante zaakinformatie voor de. De doelstelling van het verbeteren van de interne bedrijfsvoering uit zich in betere sturing op kernprocessen door goede managementinformatie, uniforme werkwijze, transparantie, efficiënter werken (eenmalig invoeren van gegevens) en de status van de zaak. Uit het burgerjaarverslag blijkt dat de dienstverlening van de provincie Groningen als goed wordt ervaren. Toch laat dit burgerjaarverslag zien dat er nog verbeteringen mogelijk zijn. In 2007 worden de processen 'facturenstroom', 'CdK proces postregistratie', 'subsidies' en 'vergunningen' gedigitaliseerd. In 2006 is reeds gestart met subsidies en vergunningen. Probleemeigenaar Facturenstroom: F&C CdK proces postregistratie: IV Subsidies: CW Vergunningen: MV Alle die betrokken zijn bij de processen. 2007: 100K (facturen) 2007: 75K (CdvK proces) Het vergunningen en subsidieproces zijn binnen RIO gebudgeteerd. 2008: 300K (processen nog te bepalen) 2009: 300K (processen nog te bepalen) Periode Gemiddeld 10 maanden per proces. ICT: 1 leider ICT: 0,5 FTE ontwerper Afdeling: 1 werkgroepleider per proces (0.2 FTE) ; 0,05 FTE per proces het procesbeheer: 0,15 fte per proces functioneel beheer: 0,4 fte per proces technisch beheer: 0,1 fte ICT 8 van 31

9 5 Informatie- en procesarchitectuur en Service Oriented Architecture (SOA) Samenhang aangeven tussen processen, informatie en informatiesystemen en infrastructuur ten einde efficiënte en effectieve inrichting van processen en inrichting van informatievoorziening. Daarnaast zal de architectuur voor koppelingen inzichtelijk moeten worden gemaakt (Service Oriented Architecture). De organisatie ontwikkelt zich op het gebied van procesoriëntatie. Beslissingen die op basis van processen worden genomen hebben impact op benodigde informatie, de systemen die de informatie leveren en de infrastructuur waarop die systemen draaien. Door het inzicht in deze relatie te creeren is beter en sneller inzicht in de consequenties van beslissingen mogelijk. Daarnaast zullen koppelingen gerealiseerd worden tussen systemen, zowel binnen als buiten de organisatie. De wijze hoe deze koppelingen tot stand komen dienen uitgewerkt te worden in een service oriented architecture. In is de ICT architectuur ontwikkeld volgens het IAF principe. Dit principe biedt de mogelijkheid ook de processen en informatie inzichtelijk te maken inclusief relaties daartussen. Daarnaast dient de architectuur ook onderhouden te worden. Probleemeigenaar ICT Concern 25k in 2007, 2008 en 2009 Periode 2007 het doorlopende activiteit 0,2 fte per betrokken afdeling 0,8 fte ICT beheer gehele architectuur 1 fte (ICT) 9 van 31

10 6 Archiveringsysteem Als gevolg van de ingezette ontwikkeling naar digitalisering dienen de opslagfaciliteiten bedrijfszeker en met voldoende omvang beschikbaar gesteld te worden. Het digitaliseren van processen en documenten stelt hogere eisen aan de opslagfaciliteiten dan nu het geval is. Het digitaliseren leidt tot meer benodigde schijfruimte. Verder bevindt de provinciale organisatie zich in een ontwikkeling waarin digitale informatie steeds meer leidend zal zijn. Dat vraagt om bedrijfszekere ICT faciliteiten waarvan de continuïteit hoger moet zijn dan tot nu toe het geval was. In kaart brengen van de eisen en overgaan tot selectie van de adequate oplossing daarvoor. Probleemeigenaar ICT IV 100k, additionele 400k wordt gefinancierd vanuit de ICT reservepositie Periode 2007 het 6 maanden 0,2 fte IV 0,8 fte ICT funtioneel beheer: 0,2 fte IV technisch beheer: 0,1 fte ICT 10 van 31

11 7 Landsdekkend beeld Een actuele lijst van het landsdekkendbeeld bodemsanering die op elk gewenst moment uitgedraaid kan worden om inzicht te verschaffen in de werkvoorraad binnen de provincie Groningen, waarin alle verschillende bronnen van bodemkwaliteitsgegevens geïntegreerd zijn. De opslag van bodeminformatie is momenteel versnipperd opgeslagen bij verschillende instanties. Door de verschillende informatiebronnen beter op elkaar aan te laten sluiten, wordt de beschikbare informatie efficiënter gepresenteerd en neemt de kwaliteit van het databestand toe. Hierdoor wordt de toegankelijkheid van alle bodeminformatie binnen de provincie Groningen verbeterd. Het Geografisch Landelijk Bodem Informatiesysteem (Globis) is het systeem waarin bodeminformatie van het bevoegd gezag wordt opgeslagen. In Globis bestaat de mogelijkheid de landsdekkendbeeld tabel te genereren volgens het stramien, opgesteld door het kernteam landsdekkendbeeld in Er is geen aanleiding om te veronderstellen dat dit stramien voor 2009 wordt aangepast. Globis vormt de basis van waaruit de landsdekkendbeeldtabel gegenereerd kan worden. De speciale aandacht is daarom gericht op de integratie van de verschillende bronnen van bodeminformatie naar Globis (en eventueel weer terug). Bij het inrichten van het landsdekkendbeeld bodemverontreiniging richt de provincie Groningen zich niet enkel op de bodeminformatie van locaties waarvoor ze bevoegd gezag zijn vanuit de Wbb. Gekozen is alle beschikbare bodeminformatie te presenteren (ongeacht de verwachte/aangetoonde ernst). Voorkomen moet worden dat voor een volledig beeld van de bodemverontreiniging alsnog teruggegrepen moet worden naar verschillende bronnen. Probleemeigenaar MB MB 25k voor zowel 2007 en 2008 Periode eindoplevering 2009 het 30 maanden 0.2 fte leiding MB 0.2 fte ICT 11 van 31

12 8 Werkplek Ontwerpen en bouwen van een nieuwe ICT werkplek die voldoet aan de door de organisatie gestelde eisen t.a.v. Stabiliteit, Compatibiliteit, Beheersbaarheid, Veiligheid, en Flexibiliteit. De huidige werkplek voldoet niet aan de eisen op het gebied van flexibiliteit t.a.v. telewerken en activiteitgerelateerd werken (huisvestingconcept). Daarnaast is het vanuit technologische en markt ontwikkelingen noodzakelijk om zowel de besturingssystemen als de beheersoftware up to date te houden. Een voorbeeld hiervan is de introductie van Windows Vista. Naast de werkplek worden ook de centrale systemen, externe toegang, beveiliging en printeromgeving aangepakt. In eerste instantie dient er een ontwerp te worden gemaakt door de specialisten binnen ICT samen met externe expertise. Hieruit volgt een uitsplitsing in verschillende deelen. Hierna moet er een productselectie worden gedaan voor de benodigde software en hardware. Tot slot moet er een implementatieplan worden opgesteld en uitgevoerd. Probleemeigenaar ICT ICT, FZ en alle eigenaren /functioneel beheerders van applicaties. 600k gefinancierd vanuit reservepositie ICT 50k in 2008 voor implementatie Vista Periode maanden 3 fte (1x Projectleiding, 1x TAO en 1x BTI). Daarnaast is ongeveer 600 dagen aan uit te besteden werk. het 12 van 31

13 9 Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) De Wkpb is de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken. Deze wet is opgesteld om ervoor te zorgen dat het eenvoudiger wordt om volledige informatie te krijgen over de rechtstoestand van een onroerende zaak op een bepaald moment. Dat kan door de introductie van een eenduidige registratiemethodiek en aan elkaar gekoppelde registers van gemeenten en Kadaster. De kaderwet Wkpb is reeds in juni 2004 door de Eerste Kamer aanvaard. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan de Invoeringswet Wkpb en het Aanwijzingsbesluit Wkpb, dat de te registreren beperkingsbesluiten bevat. Ook wordt er gewerkt aan een Uitvoeringsbesluit Wkpb, dat voornamelijk nadere regels stelt aan de inrichting van de gemeentelijke beperkingenregistratie en aan de door gemeenten uit te voeren werkzaamheden. De Invoeringswet en het Aanwijzingsbesluit zullen ter behandeling worden aangeboden aan de ministerraad van 16 september De verwachting is dat de Invoeringswet het derde kwartaal van 2006 parlementair zal worden aanvaard, waarna de Wkpb op 1 januari 2007 daadwerkelijk in werking kan treden. Het Uitvoeringsbesluit zal naar verwachting eveneens in het derde kwartaal 2006 door het parlement worden aangenomen. Uitgangspunt is dat de registratie zo dicht mogelijk bij de bron (het overheidsorgaan dat de beperking oplegt) plaatsvindt. Het feitelijk verstrekken van informatie moet eenvoudig zijn en dubbele registraties moeten worden voorkomen. Met betrekking tot het overgangsrecht en de aansprakelijkheid is in de Invoeringswet opgenomen dat met ingang van 1 januari 2007 na dat tijdstip vastgestelde beperkingenbesluiten geheel conform de Wkpb dienen te worden ingeschreven en geregistreerd. De technische voorziening om de gevolgen van provinciale besluitvorming in kwestie naar het Kadaster te verzenden zal relatief eenvoudig zijn. Het belangrijkste is de inhaalslag enerzijds (oude gegevens en mutaties moeten, hoewel deze als bij het Kadaster als bekend mogen worden verondersteld, naar het zich laat aanzien ook worden doorgegeven) en de aanpassing van de werkwijze van de totstandkoming van betrokken besluiten. Probleemeigenaar ABJ LG&W, VV, C&W, MB 25k Periode Oplevering januari fte leiding MB 0.2 fte per betrokken afdeling 0,05 fte ICT het 13 van 31

14 10 Relatiemanagement Het creëren van een centraal adressenregister op afdelingsniveau, zodat toepassingen mogelijk worden als het gericht benaderen van klanten (mail) en het als basis kan dienen voor een doorontwikkeling naar relatiemanagement in ruime zin Het relatiebeheersysteem is in 2005 technisch opgeleverd maar de centrale registratie van relatiegegevens op afdelingsniveau en individidueel niveau vindt beperkt plaats, zodat er een inhaalslag te maken valt qua efficiency en professionalisering. In het kader van de landelijke basisadministraties en de bijbehorende processen is de positie van het relatiebeheersysteem niet vastgesteld. De voorgestelde aanpak is om in vier stappen te komen van decentrale relatiebestanden via een centraal relatiebestand tot relatiemanagement. De stappen zijn: 1. Het samenvoegen decentrale relatiebestanden op afdelingsniveau (secretariaten) 2. Het realiseren van één centraal relatiebestand incl. relaties uit bijvoorbeeld VGIinfo en Coda. 3. Het ontwikkelen van een visie en doelstelling m.b.t. relatiemanagement 4. Het implementeren van de visie relatiemanagement Probleemeigenaar Voor stap 1 ligt het bij CK. Vanaf stap 2 en volgende zal herijking van probleemeigenaar moeten plaats vinden. Concern 75k in zowel 2007 en 2008 N.B. de kosten zijn afhankelijk van het ambitie nivo (stap 3) en kunnen derhalve variëren. Periode het stappen 1, 2 en 3 geschat 20 maanden. Daarna aparte planning maken voor stap 4 Stap 1: tijdens en structureel (CK) 0.5 fte en (ICT) 0.2 fte en 100 uur per afdeling Stap 2 : tijdens en structureel ( ) 1.0 fte en (ICT-structureel) 0.2fte en ICT 0.2 fte en 100 uur per afdeling Stap 4 : tijdens en structureel ( ) 2.0 fte en (ICT-structureel) 0.2fte en ICT 0.2 fte, per afdeling afhankelijk van het ambitienivo 0,6 fte CK functioneel beheer 0,1 fte ICT technisch beheer 14 van 31

15 11 Doorontwikkeling management informatie voorziening Inrichten adequate management informatie voorziening (MIV) In de RIO periode is een pilot gestart bij de afdeling Verkeer en Vervoer. Daarbij werden strategiekaarten ontwikkeld en er werden prestatieindicatoren vastgesteld. Eind 2006 wordt deze vorm ook bij de afdeling Ruimtelijke Plannen toegepast. Wanneer voor beide dit tot een bevredigend resultaat leidt wordt het organisatiebreed opgepakt. Tevens zal er een standaard rapportage tool geselecteerd en geïmplementeerd moeten worden. Ontwikkelen strategiekaarten voor, vaststellen van prestatie indicatoren voor. Probleemeigenaar Concern Concern 125k in 2007, in 2008 en k Periode het Doorlopend 0,5 fte per afdeling 0,2 fte ICT voor implementatie 0,4 fte ICT voor leiding, consultancy Centrale MIV functie: 1 fte functioneel beheer: 0,05 per afdeling technisch beheer: 0,2 fte ICT 15 van 31

16 12 Doorontwikkeling website Goede profilering provinciaal bestuur Voor het actueel en aantrekkelijk houden van de website is het noodzakelijk trends te volgen en daarop te anticiperen. Daarvoor is het nodig te weten hoe het surfgedrag van bezoekers is. De trends en ontwikkelingen die worden voorzien zijn: statistieken, verbeteren toegankelijkheid, vernieuwen vormgeving, inline editing (beter beheer), blogs, rss, social software, internet radio, nieuwsbrief, persoonlijke internetpagina, verfrissing huisstijl. Gefaseerd nieuwe releases implementeren van de website Probleemeigenaar CK ICT 25k voor 2007, 2008 en 2009 Periode Doorlopend 0,2 fte CK, 0,2 fte ICT 16 van 31

17 13 Doorontwikkeling intranet Verder verbeteren interne communicatie In 2004 is een nieuw intranet beschikbaar gekomen waarop een aantal verbeteringen doorgevoerd moeten worden. Het gaat daarbij om smoelenboek, statistieken, mijn Implementeren diverse releases van het intranet Probleemeigenaar CK ICT 15k voor 2007, 2008 en 2009 Periode Doorlopend 0,2 fte CK, 0,2 fte ICT 17 van 31

18 14 Professionalisering management en enregistratie Achtergrond Verbeteren informatievoorziening over en Als gevolg van resultaatgerichte sturing het afleggen van verantwoording binnen onze organisatie, maar ook daarbuiten bijv. aan de noordelijke rekenkamer is het nodig om de informatievoorziening op het gebied van en goed op peil te hebben. Het gaat daarbij om informatie over welke en er lopen, wat de voortgang ervan is maar ook uit welke bronnen deze worden gefinancierd en hoeveel van deze bronnen nog beschikbaar is (kredietbewaking). Ook moet worden nagedacht over de structurele aanpak van en waarbij afgevraagd moet worden of hierin de resultaten van het digitalisering (ProMIS en Filenet Imandra) kunnen worden toegepast. Informatieanalyse waarna realisatie moet plaatsvinden. Probleemeigenaar OMB/PB en FC (opdrachtgever) Organisatiebreed informatieanalyse 20k (2007), realisatie 95k (2008) Periode 2007, 2008 Inzet het 18 maanden 0,2 fte OMB 0,2 fte FC 0,2 fte ICT functioneel beheer, afhankelijk van implementatie (min. 1 fte) technisch beheer 0,1 fte ICT 18 van 31

19 15 Open source onderzoek Standpunt bepalen omtrent de inzet van open source software ten behoeve van de bedrijfsvoering van de provincie Groningen Open source wordt steeds vaker genoemd als alternatief voor programmatuur die wordt betrokken van individuele marktpartijen. Onderzoek moet vaststellen wat de mogelijke inzet van open source betekent voor de organisatie, de ICT en wat het kosteneffect is. Vanuit het cluster TAO wordt het onderzoek geïnitieerd Probleemeigenaar ICT ICT 10k Periode maanden 0,2 ICT 19 van 31

20 16 Simulatiemodel jeugdzorg Via simulatie de voorstellen van het bureau Jeugdzorg kunnen beoordelen en beleid te kunnen aanpassen/opstellen. Bureau Jeugdzorg is uitvoeringsorgaan. Om sneller op ontwikkelingen te kunnen inspelen en de besluitvorming daarover te kunnen bespoedigen en effectiever te maken wordt gezocht naar een oplossing waarmee de effecten van bepaalde beslissingsscenario's kunnen worden doorgerekend. De architectureboard heeft al een positief advies uitgebracht over de in te zetten techniek, de afdeling zal een visie moeten geven over de inzet van de tool, het inrichten van het functioneel beheer en de opleiding van medewerkers om de betrokken programmatuur te bedienen en interpreteren. Probleemeigenaar C&W C&W, ICT en extern Bureau Jeugdzorg 50k Periode 2007 het 0,4 fte CW 0,2 fte ICT functioneel beheer 0,2 fte CW technisch beheer 0,05 fte ICT 20 van 31

21 17 Redundant storage area network Het dubbel uitvoeren van de opslag op een externe lokatie (Pop Dijkemaweg) ten behoeve van zekerstelling van gegevens en continuïteit van de bedrijfsvoering in geval van grote verstoringen of calamiteiten Bij (grote) verstoringen kan alleen op tapes worden teruggevallen. Backups op tape hebben een minimale 'achterstand' van een dag. Met een dubbel uitgevoerde opslag kan gesproken worden van een zo goed als actuele kopie van alle data van het rekencentrum. Het MT stemt in met het voorstel dat het Bedrijf Continuïteit Plan niet als apart moet worden opgestart maar als onderdeel binnen één van de bestaande activiteiten rond de bedrijfsprocessen moet worden opgenomen. Met name bij uitval van het netwerk moeten de belangrijke bedrijfsprocessen doorgang kunnen vinden. Probleemeigenaar ICT 100k Periode maanden 0,2 fte ICT het 21 van 31

22 18 Organisatieontwikkeling ICT Verhoging van het rendement van ICT. Geconcludeerd is dat inzicht in de strategische waarde van ICT moet worden verbeterd. Onderzocht moet worden hoe partijen die besluiten over de inzet van ICT en die er gebruik van maken beter gefaciliteerd kunnen worden. Thema's zijn Management en Organisatie, Processturing, Gedrag en Cultuur. Advies op de ontwikkelrichting op grond van onderzoek naar verbetering facilitering en mogelijke andere positionering betrokken partijen. Probleemeigenaar MT Allen 25k 2007, 25k 2008 Periode jaar 1 fte, gebaseerd op totaalinzet het 22 van 31

23 19 Flexibel werken Optimaal flexibel werken De provincie maakt gebruik van de zgn. PDA (personal digital assistent) en mobiele telefonie. De werelden van beide toepassingen groeien meer en meer in één. De provincie anticipeert daarop door middel van dit en zal daarop haar faciliteiten aanpassen. Onderzoek naar apparatuur, en het beschikbaar stellen ervan aan de organisatie Probleemeigenaar ICT 5k voor 2007, 25k voor 2008 en 2009 Periode het Doorlopend 0,05 fte ICT 0,05 fte ICT 23 van 31

24 20 Realiseren koppelingen Informatie vanuit diverse systemen bijeenbrengen om een adequate, optimaal ingerichte informatievoorziening te bewerkstelligen. Als gevolg van de invoering van Promis waarin alle werkprocessen kunnen worden gedigitaliseerd en als gevolg van het management informatie voorziening wordt het combineren van informatie, afkomstig vanuit verschillende systemen voorzien. Daarnaast zal er mogelijk sprake zijn van het realiseren van koppelingen met systemen van andere organisaties, met het doel om elkaars dienstverlening te verbeteren (ketenintegratie). Voortkomend uit lopende en worden deze vragen voorzien Probleemeigenaar ICT en betrokken 25k voor 2007, 2008 en 2009 Periode maanden per koppeling 0,2 fte ICT per koppeling 0,1 fte per betrokken afdeling het 24 van 31

25 21 Doorontwikkeling Promis van dit is het voldoen aan wet- en regelgeving (compliancy) op het gebied van digitalisering (o.a. digitale duurzaamheid, organisatie van het elektronisch archief, 100% digitaal archief). In dit worden de hulpmiddelen Record- en management (RM, EM) geïmplementeerd om aan deze regelgeving te voldoen. Daarnaast worden voor ProMIS processen een aantal functies toegevoegd. Met ProMIS is de basis gelegd voor een digitale toekomst. Wat niet in die basis zit is het volledig voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving op digitaal gebied. De reden dat het niet in de basis zit is dat de hulpmiddelen van FileNet P8 nog niet klaar waren. Deze hulpmiddelen zijn klaar en aangeschaft en worden middels dit ingevoerd, samen met aanvullende ProMIS proces wensen. RM zorgt voor traceerbaarheid; wie heeft wat wanneer gedaan. Hiermee wordt het proces transparant en is altijd terug te halen wat wanneer door wie gebeurd is. Daarnaast bewaart RM de vernietigingstermijn van de zaken. Als stukken mogen worden vernietigd, of overgedragen aan het nationaal archief, signaleert RM dit. Goede inrichting van RM garandeert een "efficiënt en schoon" archief. Tot slot wordt in RM bijgehouden welke versie van een beleidsdocument de grondslag was voor het gevormde beleid. EM zorgt voor het automatisch en elektronisch afhandelen van s. Een goed ingerichte manager registreert automatisch en start een proces. De volledigheid van het archief wordt hiermee verbetert en de snelheid van afhandeling vergroot. Het gaat draaien onder de stuurgroep Digitalisering. De opdrachtgever (afdelingshoofd IV) zorgt voor een leider en werkgroepleden. IV zal hierin nadrukkelijk een rol spelen. Voor de invoering van RM zal IV starten met het maken van het Documentair Structuur Plan (DSP). Het DSP is een plan waarin de wijze is vastgelegd waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Essentieel is een goed en volledig DSP. Daarna wordt RM ingericht en ingevoerd. Opleiding en het inrichten van functioneel beheer bij IV spelen een belangrijke rol. Voor het invoeren van EM start het met een analyse. B.v. welke is relevant, welke moet welk proces triggeren? Hoe moet e- mail binnenkomen om automatisch te kunnen verwerken. De aanvullende functies voor ProMIS moeten nog worden bepaald en kunnen van het GS proces zijn of subsidies. Probleemeigenaar IV IV, ICT, Archiefinspecteur 2007: 75k voor extra functies in ProMIS processen en management 2008: 50k voor Record management Periode het Gemiddeld 10 maanden per module. IV: 1 fte leider ICT: 0,2 fte informatieanalist tijdens de analyse fasen en 0,2 fte technische specialisten. IV: 2 fte per module funtioneel beheer: 0,2 fte IV technisch beheer: 0,2 fte ICT 25 van 31

26 22 Digitalisering documenten Het digitaal beschikbaar hebben van 75% van alle documenten in 2010 De provincie Groningen wil verdergaand digitaliseren omdat dit de dienstverlening ten goede komt. Concreet verwacht de provincie dat er voordelen zullen worden behaald, zoals verbetering doorloopsnelheid, kwaliteit (minder fouten), transparantie (verantwoording afleggen) en lerend vermogen. Ten tweede leidt één en ander tot efficiënter werken. Daarnaast is er sprake van de invoering van een flexibel huisvestingsconcept waarvoor digitalisering een randvoorwaarde is. Organisatiebrede aanpak waarbij vastgesteld moet worden welke documenten wel en niet digitaal beschikbaar moeten komen. Daarvoor moeten documenten gescand worden, waarvoor scanners moeten worden aangeschaft. Probleemeigenaar IV Concern 50k (incl. beheer en licenties voor software voor het eerste jaar) Periode Doorlopend 0,2 fte ICT het 26 van 31

27 23 Servermigratie Alle centrale Windows-systemen uuitrusten met de laatste versie van het serverbesturingssysteem Windows Server 2003 in Mogelijke upgrade naar opvolgend besturingssysteem vanaf 2009 (Windows Longhorn). Vanwege het stopzetten van ondersteuning door leverancier Microsoft, leveren de servers die niet voldoen aan de minimum standaard van Windows Server 2003 een potentieel risico voor de bedrijfscontinuïteit. Upgrade middels een migratieplan; afstemming met andere technische en zeer belangrijk. Probleemeigenaar ICT ICT, systeemgebruikers 20k in 2007, 250k in 2009 Periode mnd mnd. 2007: 0,6 fte ICT 2009: 1,2 fte ICT het 27 van 31

28 24 Draadloos netwerk Realisatie optimale faciliteiten voor flexibel werken In een flexibel huisvestingsconcept past ook dat met laptop's gebruik gemaakt kan worden van het netwerk, zonder dat daarvoor een fysieke aansluiting gemaakt hoeft te worden. Op een aantal plekken in het gebouw zullen voor gebruik van draadloos netwer zgn. access points gemaakt moeten worden.` Probleemeigenaar ICT ICT Gefinancierd vanuit het Metamorfose, afhankelijk van gewenste implementatie Periode 2007, maanden afhankelijk van implementatiekeuzes Metamorfose het 28 van 31