Radiotherapie Jaarverslag 2013

Transcriptie

1 Radiotherapie Jaarverslag 2013

2 Inhoudsopgave Voorwoord 3 1. Patiëntenzorg Kwalitatief Invoering nieuwe technieken Organisatorische veranderingen Kwantitatief Kwaliteit Kwaliteit Management Systeem en patiëntveiligheid Incidentmeldingen en -analyse volgens de PRISMA-methodiek Prospectieve Risico Inventarisatie / risicomanagement Patiënttevredenheid Patiëntervaringsenquêtes Patiëntenparticipatie Doorstroomtijden Resultaten interval aanmelding en eerste bestraling Resultaten interval aanmelding en eerste consult Onderwijs en opleiding Onderwijs Opleiding Wetenschappelijke activiteiten Noordelijke Refereeravonden Radiotherapie Wetenschappelijke output Promovendi Lopende promoties Klinische studies Personeel & Organisatie Samenstelling Dagelijks Bestuur Samenstelling Management Team Apparatuur en software 44 Bijlage A 48 A.1. Publicaties in internationale tijdschriften 48 A.2. Boekbijdragen 57 A.3. Abstracts en Posters 57 A.4. Voordrachten international congressen en symposia 64 A.5. Voordrachten overige bijeenkomsten 68 A.6. Honours and awards 71 A.7. Promoties 72 Bijlage B 75 B.1. Overzicht apparatuur, inclusief de randapparatuur 75 2

3 Voorwoord Groningen, september 2014 Met veel plezier presenteren wij hierbij het Jaarverslag 2013 van de afdeling Radiotherapie van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG). Ons doel is om kwalitatief hoogstaande radiotherapeutische zorg te leveren aan patiënten met kanker. Het welzijn en welbevinden van de patiënt op korte en lange termijn staat hierbij centraal. Opleiding, onderwijs en wetenschappelijk onderzoek hebben op onze afdeling ook een belangrijke plek de kwaliteit van radiotherapie steeds naar een hoger plan te brengen. In 2013 zijn er veel nieuwe technieken ingevoerd in de radiotherapeutische zorg. Bij veel van deze technieken staat het zo precies en goed mogelijk richten van de stralingsdosis en het reduceren van schade aan de omliggende weefsels centraal. In veel gevallen betekent dit dat voor bepaalde patiëntengroepen de bestralingssessies korter en dus comfortabeler zijn. Daarnaast is er veel aandacht voor over- en onderdosering van de bestralingsdosis. Met adaptieve radiotherapie (ART) wordt door middel van herhaalde beeldvorming tijdens de bestraling de dosis herberekend en zonodig aangepast. Ter ondersteuning van deze technieken is er in 2013 veel geïnvesteerd in nieuwe software. Het Ministerie van VWS heeft het UMCG in 2013 een vergunning verleend voor de behandeling met protonentherapie. Een belangrijke mijlpaal waar de afdeling Radiotherapie jaren hard voor heeft gewerkt. De bestraling met protonen maakt het mogelijk om gezonde weefsels beter te sparen waardoor complicaties bij bepaalde groepen patiënten verminderd of voorkomen kunnen worden. 3

4 Tevens kreeg de afdeling te maken met organisatorische veranderingen. In 2012 is er al een begin gemaakt met het papierloos werken in de tweede behandellocatie in Emmen. Dit is doorgezet in 2013 met de invoering van papierloos werken in Groningen. Door deze andere manier van werken heeft de reorganisatie van de Zorgadministratie plaatsgevonden en is afgerond in Ook op het gebied van opleiding, onderwijs, patiëntveiligheid en wetenschappelijk onderzoek zijn veel inspanningen geleverd. Onze medewerkers zetten zich dagelijks in om de ambities en doelstellingen van de afdeling te verwezenlijken. Het bestuur bedankt iedereen die zich afgelopen jaar heeft ingezet om de zorg aan onze patiënten te kunnen realiseren. Bestuur Radiotherapie, 4 Prof. Dr. J.A. Langendijk Afdelingshoofd Radiotherapie Mevr. Drs. F. Pit Manager Radiotherapie

5 1. Patiëntenzorg 1.1. Kwalitatief De afdeling Radiotherapie streeft continu naar verbetering van kwaliteit van zorg, waaronder de invoering van nieuwe radiotherapietechnologie in de dagelijkse praktijk. In 2013 werden een aantal nieuwe ontwikkelingen op het gebied van technologie doorgevoerd Invoering nieuwe technieken Positieverificatie met conebeam CT (CBCT) In 2013 is positieverificatie door middel van conebeam CT voor longtumoren op de Elekta machines standaard routine geworden. Met de conebeam CT kan positieverificatie nauwkeuriger worden uitgevoerd omdat de longtumor zelf tijdens de behandeling gevisualiseerd wordt. Door matching van conebeam CT beelden met de plannings-ct beelden ontstaat meer zekerheid dat de berekende dosis ook daadwerkelijk wordt toegediend. Hierdoor kunnen marges worden verkleind en wordt minder normaal weefsel bestraald. Invoering Image-guided Stereotactische Ablatieve Radiotherapie (SABR) In 2013 is de projectgroep SABR van start gegaan om de transitie van extracraniële stereotaxie van de Novalis naar de Elekta machines in goede banen te leiden. Uit onderzoek is gebleken dat SABR op basis van doorlichtingsbeelden, zoals toegepast op de Novalis, in sommige gevallen minder garantie geeft op een adequate dosisverdeling dan met 4D-conebeam CT imaging, zoals toegepast op de Elekta machines. In oktober 2013 is de eerste patiënt met de nieuwe techniek behandeld. Vanaf januari 2014 worden zoveel mogelijk longpatiënten met SABR behandeld met 4D-conebeam CT imaging. Voordeel van deze methode is dat er direct gematched kan worden op de bewegende tumor in plaats van indirect via de nabij gelegen botstructuren. 5

6 Nadeel van deze techniek is wel dat de tijd per fractie fors is toegenomen, waardoor meer tijd op de lineaire versnellers moest worden gereserveerd. Voor de uitvoering van deze techniek is een team bijgeschoold en ingewerkt. 6 Voorbeeld van conebeam CT bij SABR plan bij longtumor. Volumetric Modulated Arc Therapy (VMAT) In 2013 is Volumetric Modulated Arc Therapy (VMAT) in combinatie met statische bundels beschikbaar gekomen voor behandeling van patiënten met een longtumor (NSCLC). Het belangrijkste voordeel van VMAT is dat de bestralingstijd per fractie op het toestel fors kan worden gereduceerd. Dit is voor de patiënt prettiger en leidt bovendien tot een doelmatiger gebruik van lineaire versnellers. In sommige gevallen leidt VMAT ook tot een gunstiger dosisverdeling, waardoor de kans op complicaties wordt verminderd. Deze techniek is in 2013 ook ingevoerd voor patiënten met prostaatkanker. Hierdoor hebben ook deze patiënten voordeel van veel kortere en dus comfortabeler bestralingssessies. Met VMAT kan in veel gevallen ook de dosis in het rectum worden verminderd waardoor er op korte en lange termijn minder complicaties ontstaan.

7 Links een conventioneel IMRT plan en rechts een VMAT plan bij dezelfde patiënt. De dosisverdeling in blaas en rectum is met VMAT gunstiger dan met IMRT. Adaptieve Radiotherapie (ART) Adaptieve radiotherapie (ART) is een van de meest complexe bestralingstechnieken van dit moment. Bij ART wordt op basis van herhaalde beeldvorming tijdens de bestraling de dosis herberekend en zo nodig gecorrigeerd (geadapteerd). Op deze wijze kan onderdosering in het tumorgebied en/of overdosering in kritieke organen worden voorkomen. Onderdosering en overdosering kunnen ontstaan als gevolg van geometrische (vorm) veranderingen in de patiënt als gevolg van bijvoorbeeld tumorregressie en gewichtsverlies. 7

8 Schematische weergave adaptieve radiotherapie (ART). 1. Doelgebieden en risico-organen worden ingetekend op de plannings-ct. 2. Tijdens radiotherapie wordt herhaal-ct gemaakt en wordt gekeken naar de mate van vervorming. 3. De doelgebieden en risico-organen worden eveneens aangepast (gedeformeerd) aan de vervorming die heeft plaatsgevonden. 4. De oorspronkelijke dosisverdeling wordt herberekend op de herhaal-ct. Indien de dosisverdeling acceptabel is wordt verder behandeld met het oorspronkelijk plan (5a). Als dit niet zo is wordt het plan aangepast (geadapteerd)(5b). In 2013 is een projectgroep gestart met de voorbereiding en klinische introductie van ART voor patiënten met hoofdhalskanker. Inmiddels is gestart met behandeling van de eerste patiënten. Mirada Mirada RTx is een softwarepakket voor rigide en niet-rigide beeldregistratie en het intekenen van doelgebieden en gezonde weefsels. Medio 2013 is Mirada RTx klinisch in gebruik genomen door de artsen in het hoofdhalscluster. Mirada RTx maakt beeldfusie tussen meerdere CT-scans of tussen CT, en PET-CT en MRI mogelijk. Matching van beelden kan zowel rigide (zonder vervorming) 8

9 als non-rigide plaatsvinden. Het intekenen van doelgebieden en kritieke organen kan bovendien in zowel transversale als coronale en sagitale beelden worden ingetekend en gecorrigeerd. Hierdoor krijgt de radiotherapeut de mogelijkheid de beschikbare beeldvorming optimaal in te zetten voor een nauwkeuriger bepaling van doelgebieden. Met Mirada RTx is het tevens mogelijk om de intekeningen van een referentiescan automatisch over te zetten naar een eventuele herhaal CT-scan gedurende de behandeling. Dit voorkomt dat alle handmatig uitgevoerde intekeningen op de referentiescan (planning CT) herhaald moeten worden op de nieuwe scan (herhaal CT) en voorziet dus in een efficiëntere workflow. Door deze efficiëntere workflow kan de kwaliteit van het bestralingsplan gedurende de behandeling nauwkeuriger gecontroleerd worden. Een (semi-) automatische workflow is tevens een vereiste voor de invoering van ART (zie boven). Mirada DBx is een database waarin alle scans en resultaten uit Mirada RTx worden opgeslagen. Daarnaast fungeert Mirada DBx als DICOM-server waarmee DICOMgegevens ontvangen en verstuurd kunnen worden van bijvoorbeeld de CT-scanner en het planningssysteem. Mirada DBx is daarmee een belangrijke schakel geworden in de radiotherapieketen en vervangt meerdere DICOM-servers door één systeem. Hierdoor kan de workflow efficiënter onderhouden en beheerst worden. Interface genereren van NTCP-modellen Er is een softwarepakket ontwikkeld waarmee modellen voor het voorspellen van radiotherapie-geïnduceerde bijwerkingen (NTCP - normal tissue complication probability) eenvoudig kunnen worden gegenereerd uit klinische datasets. Het pakket omvat verschillende geavanceerde leermethodes voor multivariabele logistische regressie- en meerdere validatiemethodes. Deze software maakt recent ontwikkelde statistische methodes toegankelijk voor klinische onderzoekers. Door deze interface is het eenvoudiger om NTCP-modellen te ontwikkelen en toe te passen in de klinische praktijk. Deze software is van groot belang voor de model-based methode voor verbetering van kwaliteit van radiotherapietechnieken. 9

10 Kinderoncologie In navolging van de start van het kinderradiotherapie team in 2012, is er in 2013 veel aandacht besteed aan de ontwikkeling en uitwerking van voorlichtingsmateriaal voor ouders en kinderen. Een speciale werkgroep heeft zich hiermee bezig gehouden en naar verwachting zullen de diverse voorlichtingsmiddelen in 2014 gereed zijn. In 2013 is ook gestart met het aanstellen van een buddy (een laborant uit het kinderradiotherapie team) voor ouders en kind. De buddy zal zoveel mogelijk aanwezig zijn tijdens de voorbereiding en de dagelijkse behandeling. Protonentherapie In 2013 heeft het Ministerie van VWS het Universitair Medisch Centrum Groningen een vergunning verleend voor de behandeling met protonentherapie. Het nog te bouwen protonencentrum betreft een hospital-based faciliteit op het terrein van het UMCG en zal integraal onderdeel zijn van de afdeling Radiotherapie van het UMCG en het UMC Groningen Cancer Center. Op deze manier wordt voorzien in een optimale inbedding in de multidisciplinaire tumorwerkgroepen en een goede integratie in bestaande infrastructuren en zorgtrajecten. In 2013 is onverminderd ingezet op de realisatie van een dergelijk faciliteit op het terrein van het UMCG. Er is een stuurgroep ingesteld. Zowel voor de bouw als de apparatuur is een programma van eisen opgesteld voor Europese aanbestedingsprocedures. Bestraling met protonen maakt het mogelijk om gezonde weefsels beter te sparen waardoor bij goed geselecteerde patiënten complicaties kunnen worden verminderd of voorkomen. Bij bestraling van borstkanker aan de linkerzijde is er bijvoorbeeld een verhoogd risico op het ontwikkelen van complicaties van het hart. Met een speciale techniek (breath-hold techniek) lukt het vaak om de dosis te verlagen zodat er geen verhoogd risico meer is. Bij niet alle patiënten is deze techniek toepasbaar. Voor deze groep is de bestraling met protonen de beste optie. Onderzoek heeft aangetoond dat bij een protonenbestraling de hartdosis bijna altijd nul is. Ook bij kinderen heeft bestraling met protonen vaak de voorkeur. Bestraling op jonge leeftijd kan leiden tot veel complicaties op lange termijn. De gezonde weefsels dienen daarom maximaal te worden gespaard. Het voordeel van protonenbestraling betreft voor kinderen vooral een vermindering van late complicaties. 10

11 Bestraling van een borst met fotonen. Bestraling van dezelfde borst met protonen Organisatorische veranderingen Papierloos werken De opening van de tweede behandellocatie in Emmen in september 2012 maakte het voor de afdeling noodzakelijk om locatieonafhankelijk te kunnen werken. Daarnaast was er een toenemende hoeveelheid beschikbare (digitale) informatie. Hierdoor ontstond de wens om over te stappen naar een elektronisch patiëntendossier (EPD). Tevens was er sprake van een toenemende vraag om behandelgegevens voor ketenpartners en de andere UMCG-onderdelen beschikbaar te stellen. In 2012 is de afdeling daarom gestart met het project Papierloos werken. Het project was opgedeeld in twee delen: de invoering in Emmen (per 17 september 2012) en de invoering in Groningen (per 5 november 2013). De locatie in Emmen is kleiner dan de afdeling in Groningen en bevond zich bovendien nog in de opstartfase, waardoor er ruimte was om aan de nieuwe manier van werken te wennen. Door te starten met het papierloos werken op de tweede behandellocatie in Emmen konden eventuele knelpunten en kinderziektes snel opgespoord en opgelost worden. De invoering van het papierloos werken in Groningen verliep hierdoor soepel en heeft geleid tot een uitfasering van de laatste papieren patiëntendossiers in het primaire proces. 11

12 Reorganisatie Zorgadministratie In 2013 heeft het Regieteam Zorgadministratie de sectordirecteuren opdracht gegeven om de nieuwe medische administratieve werkprocessen vorm te geven. Het eindresultaat moest bestaan uit een uniforme, gestandaardiseerde en papierloze werkwijze zodat er optimaal gebruik wordt gemaakt van beschikbare digitale oplossingen. Dit resultaat moest ook leiden tot een personele reductie met een bijbehorende financiële taakstelling. Volgens planning heeft de afdeling Radiotherapie op 1 april 2013 een plan van aanpak ingediend, gevolgd op 1 november 2013 door een Formatie- en reductieplan voor de zorgadministratie. De afdeling heeft de reorganisatie per 1 februari 2014 geïmplementeerd binnen het project Papierloos werken. 12

13 1.2. Kwantitatief Teletherapie De (gewogen) productie teletherapie komt in 2013 uit op T2-equivalenten en ligt 5% onder de begroting voor Ten opzichte van 2012 is dat echter een groei van 5%. Het totaal aantal gerealiseerde teletherapie behandelingen komt in 2013 uit op 3.996, een groei van 4% ten opzichte van een jaar eerder (3.837 in 2012). Omschrijving Ongewogen Gewogen aantal behandelingen aantal T2-equivalenten T1 T2 T3 T4 totaal T1 T2 T3 T4 totaal Realisatie Afspraak % realisatie versus 92% 86% 97% 96% 94% 92% 86% 97% 96% 95% afspraak Realisatie Groei 2013 t.o.v % 103% 104% 106% 104% 102% 103% 104% 106% 105% Tabel 1. Productie Teletherapie 2013

14 Brachytherapie In 2013 ligt de (gewogen) productie brachytherapie met 299 B2-equivalenten 16% onder de begroting. Ten opzichte van 2012 is er sprake van een daling van 14% (349 B2-equivalenten). Het totaal aantal gerealiseerde brachytherapiebehandelingen komt in 2013 uit op 212 (237 in 2012). De verwachte stijging van het aantal doorverwezen behandelingen als gevolg van verdergaande centralisatie in de richting van het UMCG is voor dit jaar niet uitgekomen. Voor bepaalde behandelingsvormen, bijvoorbeeld oesofagus applicaties, bestaat (landelijk) een tendens om deze behandelingen minder vaak uit te voeren. Er wordt hierbij meer gekeken naar alternatieven. Deze trend zal naar verwachting de komende jaren doorzetten. Omschrijving Ongewogen Gewogen aantal behandelingen aantal T2-equivalenten B1 B2 B3 B4 totaal B1 B2 B3 B4 totaal Realisatie Afspraak % realisatie % 61% 84% 50% 96% 122% 61% 84% 50% 84% versus afspraak Realisatie Groei 2013 t.o.v % 61% 100% 43% 89% 92% 61% 100% 43% 86% Tabel 2. Productie Brachytherapie 2013 Vanaf 2015 zal de productie uitgedrukt worden in de DOT-systematiek. De financiële registratie is daarom in 2013 ook bijgehouden in de DOT-systematiek, hierin was de productie 18% hoger dan begroot. De registratiebetrouwbaarheid was bijna 100%. 14

15 2. Kwaliteit 2.1. Kwaliteit Management Systeem en patiëntveiligheid Sinds januari 2008 is de afdeling Radiotherapie van het UMCG gecertificeerd voor zowel patiëntenzorg als onderwijs en wetenschappelijk onderzoek volgens de normen van het HKZ- Certificatieschema Centra/Afdelingen voor Radiotherapie en NEN-EN-ISO Hiermee beschikt de afdeling over een bewezen goed functionerend kwaliteitsmanagementsysteem. Dit betekent dat de afdeling: de zaken intern goed op orde heeft; de klant (patiënt) principieel centraal stelt; betrouwbare resultaten presenteert; voortdurend werkt aan het verbeteren van de zorg- en dienstverlening. In verband met hercertificering heeft er in november 2013 een audit door Det Norske Veritas (DNV) plaatsgevonden. Door de positieve resultaten is het HKZ/ISOcertifcaat voor de afdeling wederom met 3 jaar verlengd. In juni 2010 heeft de afdeling haar eerste certificaat ontvangen voor haar veiligheidsmanagementsysteem conform de basiseisen in de NTA Met een goed functionerend veiligheidsmanagementsysteem zorgt de afdeling voor een veilige werkomgeving voor zorgprofessionals en wordt er structureel gewerkt aan het verminderen en voorkomen van onbedoelde vermijdbare schade bij patiënten. De resultaten van de externe audit voor het veiligheidsmanagementsysteem waren ook weer goed. Aangezien het UMCG ondertussen als geheel een VMS/ NTA-certificaat heeft ontvangen en deze ook wordt verlengd krijgt de afdeling Radiotherapie niet meer separaat een eigen certificaat. 15

16

17 2.2. Incidentmeldingen en analyse volgens de PRISMA-methodiek 1) PRISMA = Prevention and Recovery Information System for Monitoring and Analyses 2) DIM = Decentrale Incidenten Melding- Commissie Sinds februari 2007 maakt de afdeling gebruik van het systeem van incidentenregistratie en -analyse volgens de PRISMA 1 -methodiek. De afdeling hanteert de volgende definitie voor een incident dat gemeld moet worden: Een incident is alles wat (potentiële) schade oplevert (of kan opleveren) voor de patiënt of medewerker. In 2011 zijn we gestart met digitaal incidentmelden in het ziekenhuisbreed IMS (Incident Melding Systeem) van het UMCG. De Prisma-analyses worden ook in dit systeem gedaan. In 2013 zijn 368 incidentmeldingen ontvangen door de DIM 2 -commissie van de afdeling Radiotherapie. In vergelijking met de jaren (2.432 meldingen in 71 maanden, gemiddeld 411 meldingen per jaar) is dit aantal lager, maar vergelijkbaar met dat van vorig jaar (2012: 367). De meldingsbereidheid op de afdeling blijft op een goed niveau. Na het uitvoeren van PRISMA-analyses van 368 incidentmeldingen zijn totaal 730 basisoorzaken gevonden. In onderstaande figuur is de verdeling van de basisoorzaken weergegeven in classificaties: menselijk, organisatorisch, technisch of patiënt gerelateerd. Ten opzichte van de voorgaande jaren blijkt het aandeel organisatorisch identiek te zijn namelijk 12%. De oorzaak menselijk : 79%, is nagenoeg gelijk met voorgaande jaren (resp. 81% en 79% in 2012 en 2011). Terwijl de oorzaak technisch : 5,9% iets hoger is (resp. 4,3% en 5,5% in 2012 en 2011). 78,8 menselijk 12 organisatorisch 5,9 technisch 2,5 patiënt 1,1 X 17 Figuur 1 Classificatie van de basisoorzaken

18 3) De definitie van een zorgcalamiteit luidt als volgt: een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van of een ernstig schadelijk gevolg voor een patiënt of cliënt van de instelling heeft geleid. (Zorg)calamiteit Net zoals in voorgaande jaren heeft er in 2013 geen (zorg)calamiteit 3 plaatsgevonden. Risicoclassificatie De risicoclassificatie van een incidentmeldingen wordt bepaald d.m.v. een risicomatrix in het IMS-systeem. Afhankelijk van de gevolgen en de waarschijnlijkheid van herhaling komt de volgende risicoclassificatie in deze risicomatrix tot stand: Klein: geen actie vereist Middel: bespreek in vergadering Ernstig: voer bij voorkeur een analyse uit en bespreek in vergadering Zeer ernstig en moeten gemeld worden aan de direct leidinggevende / (zorg)calamiteit: afdelingshoofd en sinds 2013 aan de Commissie Calamiteiten Patiëntenzorg (CCP) van het UMCG. Ernst Aantal Aantal Aantal Klein 311 (84,5%) 306 (83,4%) 285 (86,6%) Middel 56 (15,2%) 60 (16,3%) 43 (13,1%) Ernstig 1 (0,3%) 1 (0,3%) 1 (0,3%) Zeer ernstig (Zorg)calamiteit Tabel 3: Risicoclassificatie 2013 t/m 2011 De afdeling radiotherapie analyseert alle incidentmeldingen onafhankelijk van het risico. Er is in 2013 (net als in 2012 en 2011) één incidentmelding geweest die door middel van de bovenstaande ziekenhuisbreed gehanteerde risicomatrix als ernstig kan worden beschouwd. 18

19 Incidenten en bijna-incidenten Als een incidentmelding heeft geleid tot een afwijkende patiëntbehandeling dan is het een incident. Als een incident geen gevolgen heeft voor de patiëntbehandeling (bijvoorbeeld doordat het tijdig hersteld is of omdat het geen betrekking heeft op de patiëntbehandeling) dan wordt het als een bijna-incident beschouwd. In 2013 was 71% van de incidentmeldingen type radiotherapie een bijna-incident (resp. 68% en 69% in 2012 en 2011). Van de incidenten die de patiënt hebben bereikt (29%), heeft één incident (0,3%) een mogelijk verwachte (nadelige) consequentie op langere termijn tot gevolg. Dit is tevens het ernstige incident zoals hiervoor al genoemd is. 4) CIM = Centrale Incidenten Melding- Commissie 5) Sinds 2007 is de afdeling lid van PRISMA-RT, een landelijk samenwerking in verenigingsverband tussen 18 afdelingen Radiotherapie. Zie Voorgestelde maatregelen De analyse van incidenten in combinatie met de frequentie van bepaald type incidentmeldingen heeft voor 2013 geresulteerd in 51 voorgestelde verbetermaatregelen. Een groot aantal voorgestelde maatregelen zijn al geëffectueerd. Van de overige voorstellen moet nog besproken worden hoe de realisatie het beste kan plaatsvinden. Er zijn geen incidentmeldingen naar de CIM 4 gedaan maar één voorgestelde verbetermaatregel is wel afdelingsoverstijgend. Ziekenhuisbreed IMS (Incident Melding Systeem) en samenwerkingsverband PRISMA-RT Incidenten worden digitaal gemeld. Er is een verbinding tussen de database van het UMCG en de database van PRISMA-RT 5. Het type en aantal basisoorzaken, het (werk)proces waarop de melding betrekking heeft en de contextvariabelen van de geanalyseerde incidentmeldingen worden in een centrale PRISMA-RT database opgeslagen, zodat de analyses van het incidentmeldingen vergeleken kunnen worden met andere instituten. Alle meldingen in PRISMA-RT zijn (uiteraard) geanonimiseerd. In 2013 zijn van PRISMA-RT een tweetal benchmark-analyses beschikbaar gekomen. De DIM gaat kijken hoe de resultaten van deze analyses kunnen worden toegepast in op de afdeling. 19

20 Introductie nieuwe medewerkers Nieuwe medewerkers van de afdeling Radiotherapie krijgen in hun inwerkprogramma standaard een introductie in het kwaliteitssysteem van de afdeling. Eén van de DIM-leden geeft daarbij ook een toelichting op het incidentmeldingen systeem en veilig incidentmelden Prospectieve Risico Inventarisatie / risicomanagement Naast retrospectieve risicoanalyses uitgevoerd door de DIM-commissie worden er ook prospectieve risicoanalyses uitgevoerd. In het format van een projectplan voor de afdeling Radiotherapie is de vraag opgenomen of er voor de nieuw in te voeren werkwijze of apparaat een prospectieve risicoanalyse (PRI) uitgevoerd moet worden of niet. Op deze manier is het uitvoeren van een PRI standaard geworden. Daarnaast is een vervolg gemaakt om van alle basisprocessen de risico s in kaart te brengen. In 2013 zijn de volgende PRI s uitgevoerd: - Er is een PRI uitgevoerd voor de bereikbaarheidsdiensten van de radiotherapeutisch laboranten. - Er is gestart met een PRI voor het Adaptive Radiotherapy (ART) project. De analyse zal zich in eerste instantie beperken tot de her-ct procedure voor hoofdhalskanker. - In de basisprocessen is een PRI uitgevoerd van de brachytherapie processen (1. Aanmelden, 2. Consulteren, 3. Voorbereiden behandeling, 4. Behandelen en nazorg). Hierbij is in alle 4 processen aandacht besteed aan de risico s op: 1. Het eindproduct 2. De informatiebeveiliging 3. De patiëntveiligheid - Een PRI voor de overige aandachtsgebieden binnen de basisprocessen 3. Voorbereiden behandeling en 4. Behandelen en nazorg is voorbereid. 20

21 6) De CQI is een initiatief vanuit de NVRO in samenwerking met het NIVEL en met subsidie van KWF Kankerbestrijding Patiënttevredenheid Patiëntervaringsenquêtes In 2013 zijn alle patiënten na hun laatste bestraling gevraagd een patiëntervaringsenquête in te vullen met betrekking tot de eigen behandeling op de afdeling Radiotherapie. Hiervoor is grotendeels gebruik gemaakt van een eigen enquête van de afdeling. In de periode van 1 juli tot en met 15 september zijn de patiënten tevens gevraagd deel te nemen aan een pilot voor het opzetten van een Consumer Quality Index (CQI) 6 voor radiotherapie. Ook hiervoor hebben de patiënten een vragenlijst ingevuld met betrekking tot de persoonlijke ervaringen met de afdeling Radiotherapie. In deze periode zijn er geen afdelingseigen enquêtes afgenomen. In figuur 2 staan de resultaten per vragenset van de afdelingsenquête voor zowel locatie Groningen als Emmen. Enquête resultaten UMC Groningen en Emmen % 89% 97% 94% 92% 92% 94% 89% 88% 83% 88% 80% ontvangst en polikliniek bejegening en behandeling door polikliniekmedewerkers bejegening en behandeling door artsen Figuur 2: overzicht tevredenheidpercentages (duidelijk tot zeer tevreden) van patiënten in 2013, locatie Groningen en Emmen. informatie zelfstandigheid/ respect nazorg Emmen Groningen 21

22 Voor het opstellen van verbetermaatregelen wordt gebruik gemaakt van onderstaande vuistregels: - Voor ontevreden geldt dat het percentage niet meer dan 5% mag zijn. - Voor redelijk tevreden geldt dat het percentage niet meer dan 15% mag zijn. - Voor duidelijk tot zeer tevreden hoort het percentage rond de 80 % te liggen. De nazorg scoort in 2013 voor het eerst boven de 80% op duidelijk tot zeer tevreden. Ook de resultaten voor ontevreden en redelijk tevreden scoren allemaal binnen de gestelde marges. De in 2012 ingezette verbeteracties naar aanleiding van interviews met patiënten over de nazorg hebben dus effect gehad. Zo wordt er nu in de gesprekken tussen arts en patiënt meer aandacht besteed aan bijwerkingen, leefregels (wat mag wel en wat niet) en de gevolgen van de behandeling. Dit is geborgd in de sjablonen, die voor de gesprekken worden gebruikt, en het patiënteninformatiemateriaal. De resultaten van de Consumer Quality Index (CQI) voor de radiotherapie zijn zeer goed voor alle deelnemende radiotherapeutische centra. Het gemiddelde waarderingscijfer voor alle centra samen is 9,2 (8,7 is het laagst en 9,4 het hoogst). Radiotherapie UMCG heeft gemiddeld een 9,1 gescoord. In tabel 3 staan de gemiddelde scores per thema uit de CQI. De scores kunnen lopen van 1 ( 100% van de patiënten rapporteert op alle vragen van het thema alleen maar negatieve ervaringen ) tot 4 ( 100% van de respondenten rapporteert op alle vragen van het thema alleen maar positieve ervaringen ). Hoe hoger de gemiddelde score, hoe positiever de ervaringen. RT UMCG totaal laagste hoogste Ontvangst op de afdeling 3,94 3,92 3,88 3,95 Contact met de radiotherapeut 3,90 3,89 3,83 3,91 Contact met de laboranten 3,93 3,92 3,90 3,95 Informatie en communicatie 3,50 3,48 3,34 3,56 Informatie over contactpersonen 3,74 3,67 3,49 3,77 Deskundigheid zorgverleners 3,78 3,81 3,76 3,88 Afronding behandeling en nazorg 3,54 3,49 3,17 3,69 22 Tabel 4 Gemiddelde scores van respondenten op de verschillende thema s

23 2.5. Patiëntenparticipatie Klankbordgroep Protonenfaciliteit Groningen Het Universitair Medisch Centrum Groningen heeft in 2013 een vergunning voor protonentherapie verkregen van het Ministerie van VWS. Om ook patiënten te betrekken bij de praktische uitwerking van een protonenfaciliteit in Groningen is de Klankbordgroep Protonenfaciliteit Groningen opgezet. Na een voorlichtingbijeenkomst hebben zich elf patiëntenorganisaties aangemeld om te participeren in de Klankbordgroep. Het betreft patiëntenorganisaties, wiens patiënten straks in aanmerking komen voor bestraling met protonen. Samen met deze Klankbordgroep wil de afdeling Radiotherapie komen tot een goed functionerend en patiëntvriendelijke faciliteit vanuit patiëntenperspectief. Voorbeelden van thema s waarover de Klankbordgroep zal meedenken zijn: de informatievoorziening, het zorgtraject bij verwijzing voor protonenbehandeling naar het buitenland en bouw, inrichting en verblijf. Spiegelbijeenkomst De afdeling Radiotherapie heeft op 24 april 2013 voor het eerst een spiegelbijeenkomst georganiseerd. Een spiegelbijeenkomst is een kwaliteitsmethode waarbij de patiënt letterlijk centraal staat. Onder leiding van twee speciaal hiertoe getrainde gespreksleiders vertellen patiënten hoe zij de behandeling op de afdeling ervaren hebben. In het eerste deel van de spiegelbijeenkomst zijn de betrokken medewerkers toehoorders op de achtergrond, maar in het tweede deel van de bijeenkomst vindt er interactie plaats. Anders dan bij evaluaties aan de hand van een vragenformulier horen medewerkers hier uit de eerste hand hoe patiënten hun zorgverlening hebben ervaren. De volgende thema s zijn als leidraad voor het gesprek gebruikt: - Patiëntveiligheid; - Patiëntencommunicatie; - Nazorg. Deze thema s waren in 2013 actueel en de afdeling zou graag de ervaringen van de patiënten hieromtrent horen om te zien of er op dit gebied verbetermaatregelen benodigd zouden zijn. 23