Waterschap Veluwe. Nota. Inkoop- en aanbestedingsbeleid. 11 december Waterschap Veluwe Pagina 1

Transcriptie

1 Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 11 december 2008 Pagina 1

2 1. Inleiding Reikwijdte beleidsnota Uitgangspunten inkoop Doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Juridische uitgangspunten Ethische en ideële uitgangspunten Bedrijfseconomische uitgangspunten Organisatorische uitgangspunten De inrichting van het inkoopproces en inkoopfunctie Organisatie beleid Het inkoopproces Organisatie inkoopfunctie Contractmanagement Automatisering inkoop Inkoopkalender Innovatief inkopen Bijlagen (ter inzage)... I Bijlage 1 Begrippenlijst... II Bijlage 2 Wettelijk kader Inkopen en Aanbesteden... V Bijlage 3 Aanbestedingsbeleid... VIII Bijlage 4 Algemene inkoopvoorwaarden waterschap Veluwe...XVI Bijlage 5 Indeling van werken, leveringen en diensten...xxi Bijlage 6 Beroepscode van de inkoper/aanbesteder...xxiii Bijlage 7 Aanbestedingsdossier... XXIV Bijlage 8 Gedragscode publiek opdrachtgeverschap... XXV Bijlage 9 Inkoopstrategie... XXVII Bijlage 10 Beslisboom 2008 aanbestedingen... XXVIII Bijlage 11 Beslisboom 2008 aanbestedingen schematisch... XXIX Bijlage 12 De raming van werken, leveringen, diensten en gemengde opdrachten... XXXI Bijlage 13 Organisatie inkoopfunctie...xxxiv Bijlage 14 Nieuwe innovatieve contractvormen...xxxvii Bijlage 15 Elektronisch aanbesteden...xxxix Bijlage 16 Versiebeheer... XLI Pagina 2

3 1. Inleiding Inkoop en aanbesteden staat in de 21 ste eeuw volop in de politieke belangstelling. Sedert 2002 volgen zowel Europees (nieuwe aanbestedingsrichtlijnen, nieuwe rechtsbeschermingrichtlijn en jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie) als nationaal (rapport Parlementaire Enquêtecommissie Bouwnijverheid) de ontwikkelingen op het gebied van inkoop door aanbestedende diensten en aanbesteden in het bijzonder, elkaar snel op. De nieuwe Aanbestedingswet welke eind zou in 2008 van kracht worden. Op 9 juli 2008 heeft de Eerste Kamer de Minister van Economische Zaken echter geen groen licht gegeven om de nieuwe Aanbestedingswet in de huidige vorm door te voeren. Verwacht wordt dat deze wet niet eerder dan in 2010 wordt ingevoerd. In aanvulling op de maatregelen die de verschillende overheden zelf al hebben getroffen om de rechtmatigheid te waarborgen is de regelgeving rond de interne en externe controle op rechtmatigheid in de afgelopen jaren voor het Rijk, de gemeenten en provincies aangescherpt. Met de Wet Modernisering Waterschapsbestel haken de Waterschappen hierbij aan. Eén van de veranderingen is dat het oordeel van de accountant over de rechtmatigheid onderdeel uit gaat maken van de accountantsverklaring. Deze verklaring helpt het Algemeen Bestuur om de rechtmatigheid van de verwerving en besteding van publieke middelen te beoordelen en te controleren. Uiteindelijk een hoger doel is het bereiken van een volledig rechtmatige besteding van publiek geld en een transparante verantwoording daarover door het waterschap. Met andere woorden: de accountant gaat, alvorens een oordeel te geven over de rechtmatigheid van de jaarrekening na, of bij het handelen met financiële gevolgen de geldende wet- en regelgeving in acht is genomen. Dit geldt dus ook voor alle inkoop- en aanbestedingsactiviteiten. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is erop gericht de ruimte, die de Europese en nationale regels bieden, te benutten. De flexibiliteit van inkoop en aanbesteden in deze nieuwe beleidsnota is ondanks stringentere wet- en regelgeving niet verminderd. Mede door de drempelbedragen voor enkelvoudig onderhandse aanbestedingen van leveringen en diensten te verhogen naar , - en voor werken naar , -, dit onder andere op advies van de Unie van Waterschappen. Daarnaast kunnen bepaalde dienstverleningen (bijvoorbeeld de inhuur van juridische diensten of cateringdiensten) eenvoudiger worden aanbesteed omdat de Europese richtlijn dit toestaat. De zogenaamde IIb-diensten, onderdeel van BAO; het reglement van aanbesteden. Naast de gestelde doelen is de uitvoering erop gericht de kansen binnen de wettelijke kaders te benutten om de genoemde gewenste bijkomende effecten te realiseren. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid geeft op dit punt sturing aan de organisatie en zorgt voor een kader waarbinnen het waterschap inkoopt. Met het oog op een transparante en controleerbare uitvoering van het beleid is een beschrijving van het inkoopproces en inkoopfunctie opgesteld. In 2007 is door het waterschappen Veluwe besloten om inkoop te gaan professionaliseren. Men heeft destijds gekozen om samen met waterschap Vallei & Eem een inkoopcoördinator aan te trekken. Per 1 februari 2008 is deze functionaris geïnstalleerd, welke verantwoordelijk is voor het actueel houden van het inkoopbeleid. Daarnaast doet deze functionaris in de toekomst voorstellen ter verbetering van het beleid naar aanleiding van interne en externe inkoop ontwikkelingen. Eind 2009, of zoveel eerder als noodzakelijk, wordt het inkoopbeleid geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. 1.1 Reikwijdte beleidsnota Het doel van deze nota is tweeledig. Op de eerste plaats wordt een aantal belangrijke keuzes gemaakt binnen de inkoop- en aanbestedingsfunctie. Op de tweede plaats is de nota informatief over aanbestedingen. Hij dient de medewerkers te ondersteunen bij een correcte, efficiënte en effectieve uitvoering van hun taak. De nota is bindend voor alle medewerkers van waterschap Veluwe. Verder dient deze nota als toetsingsmiddel voor de accountant, de controllers en het dagelijks bestuur om te beoordelen of het waterschap zich houdt aan de regels en afspraken. Ook leveranciers en anderen zijn door deze nota op de hoogte van de uitgangspunten van het beleid van het waterschap en kunnen beoordelen of ze zich aan de regels en afspraken houdt. Pagina 3

4 2 Uitgangspunten inkoop 2.1 Doelstellingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid Welke doelstellingen dient het aanbestedingsbeleid van het waterschap Veluwe. Of anders gesteld: wat vinden wij als overheidsorganisatie belangrijk op het gebied van inkoop en aanbesteden? Het hoofddoel van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft: Inkopen en aanbesteden moet de gewenste kwaliteit op rechtmatige en doelmatige wijze en tegen een scherpe prijs leveren binnen een transparant proces. Het beleid dient de volgende subdoelen: 1.Een handvat voor medewerkers voor het uitvoeren van een professionele inkoopfunctie. De medewerkers van het waterschap dienen steeds te weten wat er ingekocht wordt, waarom juist dat ingekocht wordt en op welke manier dat gedaan wordt. Hierdoor wordt een beter product ontvangen voor hetzelfde geld of wordt geld en tijd bespaard. Met dit interne inzicht kan aan de burger verantwoording worden afgelegd over de uitgaven van het waterschap. De personele bezetting van het waterschap verandert regelmatig. Dit maakt de organisatie kwetsbaar. De nota is voor een groot deel beschrijvend van aard, mede om nieuwe medewerkers snel inzicht te verschaffen in het inkoop- en aanbestedingsproces. 2. Het naleven van relevante (Europese & nationale) wetgeving. Het lijkt vreemd om het naleven van wet- en regelgeving expliciet als beleidsuitgangspunt op te nemen. Immers, het betreft een verplichting en geen keuze. Toch is het verstandig om dit te doen. Het is niet vanzelfsprekend dat de Europese aanbestedingsrichtlijnen bij een ieder bekend zijn en worden nageleefd. Dit is echter van heel groot belang. Ten eerste om het risico van claims en gerechtelijke procedures zoveel mogelijk te beperken en ten tweede het risico van imago schade. 3. Het waarborgen van integriteit bij de aanbesteding. De kans dat medewerkers van het waterschap die betrokken zijn bij het inkoopproces te maken krijgen met integriteitvraagstukken is groot. Het waterschap verwacht van hun medewerkers dat zij integer handelen. In dit kader is het van groot belang dat deze medewerkers weten waaraan zij zich dienen te houden bij inkopen en aanbestedingen. Dit is in hun eigen belang en in het belang van de organisatie. 4. Het realiseren van een doelmatig aanbestedingsbeleid Het op zodanige wijze aanbesteden dat een zo efficiënt mogelijke inzet van geldelijke middelen wordt bereikt. 5. Het afleggen van verantwoording over de besteding van publieke middelen. Het waterschap heeft de plicht om de publieke middelen rechtmatig en doelmatig in te zetten. Bovendien is het waterschap hierover maatschappelijke verantwoording schuldig aan het algemeen bestuur. 6. Het streven naar openbaarheid opdat bedrijven gelijke kansen en gelijke behandeling krijgen in het proces van aanbestedingen. Het waterschap streeft bij de inkoop en aanbestedingen transparantie, objectiviteit en non-discriminatie na. De aard van de werkzaamheden van een waterschap kan er tijdens calamiteiten toe leiden dat hiervan afgeweken moet worden. 7. Invulling geven aan het vernieuwsingsakkoord Een bijdrage leveren aan de doelstelling van de Regieraad Bouw met betrekking tot het stimuleren van veranderingen in de bouw. De belangrijkste pijlers van deze gewenste cultuurverandering zijn: transparantie, innovatie en kwaliteit/prijsverhouding binnen de sector met een focus op eindgebruikers en levensduurkosten. Dit akkoord is een van de vormen waarin de samenwerking tussen de Unie van waterschappen en de Regieraad Bouw tot uiting komt. 8. Duurzaam inkopen als onderdeel van het MVO (maatschappelijk verantwoord ondernemen) In 2010 moeten de waterschappen vijftig procent van het inkoopbudget met in acht name van duurzaamheidscriteria aanbesteden Evaluatie en aanpassing van het inkoop- en aanbestedingenbeleid Deze nota beschrijft, binnen de wettelijke kaders, het beleid van waterschap Veluwe op het gebied van inkoop en aanbesteden. Inzichten ten aanzien van inkoop en aanbesteden binnen de overheid veranderen continu. Ook het wettelijke kader is aan verandering onderhevig (bijvoorbeeld door jurisprudentie, wijziging van de drempelbedragen Pagina 4

5 en de nationale aanbestedingswet, welke vooralsnog is voorschoven naar 2010). Gewijzigde inzichten en veranderde wetgeving hebben onverkort invloed op deze nota. Deze continue ontwikkelingen op het gebied van inkopen en aanbesteden rechtvaardigen de conclusie dat regelmatige evaluatie en eventuele heroverweging van het inkoop- en aanbestedingsbeleid essentieel is. Daarom moet het beleid (twee)jaarlijks worden geëvalueerd. De inkoopcoördinator heeft hierin een initiërende rol. Noodzakelijke wijzigingen in het beleid, als gevolg van veranderingen in het wettelijke kader kunnen altijd leiden tot een eerdere (tussentijdse) evaluatie en of aanpassing Uitvoering inkoop- en aanbestedingenbeleid Activiteiten op het gebied van inkoop en aanbesteden vindt binnen het waterschap Veluwe op twee niveaus plaats, centraal en decentraal. De centrale activiteiten worden gecoördineerd of uitgevoerd door de Inkoopcoördinator. Deze opereert als een centraal aanspreekpunt en kenniscentrum op inkoop- en aanbestedingsgebied voor het waterschap. Daarnaast heeft de inkoopcoördinator een begeleidende, adviserende en signalerende rol. De decentrale activiteiten worden uitgevoerd door de inkopende budgethouders. Alle inkoop en aanbestedingen zijn gebudgetteerd en onderverdeeld naar budgethouders. Naast de directie zijn binnen het waterschap de sectorhoofden en afdelingshoofden de budgethouders. Iedere budgethouder is verantwoordelijk voor de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bij de besteding van de budgetten waarvoor hij de verantwoordelijkheid draagt Overige beleidsregels In dit beleid zijn de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van het waterschap Veluwe ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Echter, dit beleidsplan gaat niet in op de vraag wie bevoegd is om het waterschap te binden aan rechten en verplichtingen met een derde (bijvoorbeeld een bedrijf, instelling of burger). Deze bevoegdheid wordt namelijk geregeld in de budgetteringsregeling of regeling financieel beheer. Het proces van inkopen/aanbesteden en de vraag wie bevoegd is om het waterschap te binden aan rechten en verplichtingen, zijn echter onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Het aanbestedingsproces wordt immers in de praktijk altijd gevolgd of afgesloten met een overeenkomst; vaak wordt de tekst van het conceptcontract bij Europese en Nationale aanbestedingen al meegeleverd met de offerteaanvraag. Om bovenstaande reden dient bij het aangaan van (contractuele) verplichtingen de budgetteringsregeling strikt nageleefd te worden. 2.2 Juridische uitgangspunten Naleven van wet- en regelgeving Het huidige aanbestedingsbeleid is een resultante van internationale en nationale politieke besluitvorming op het terrein van het plaatsen van overheidsopdrachten. Het betreft besluitvorming die haar weerslag heeft gevonden in internationale overeenkomsten, Europese aanbestedingsrichtlijnen en nationale wetgeving. De meest ingrijpende regelgeving voor de dagelijkse aanbestedingspraktijk zijn de EG-aanbestedingsrichtlijnen 2004/17 en 2004/18 van 31 maart Beide richtlijnen zijn inmiddels via besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: BAO) en het Besluit aanbestedingen speciale sectoren (verder: BASS) in de Nederlandse wetgeving opgenomen. Daarnaast bestaan er ook internationale verdragen die van toepassing zijn op het plaatsen van overheidsopdrachten. Alle wetgeving waaraan het waterschap dient te voldoen is in Bijlage 2 verwoord Nastreven van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie De drie beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Deze beginselen hanteert het waterschap Veluwe voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept het waterschap het belang van openbare controle op bestuurlijke integriteit en de doelmatige besteding van publieke gelden Toepassen van een aanbestedingsbeleid Om in de praktijk aan de twee bovengenoemde uitgangspunten te voldoen, dient bij alle aanbestedingen (zowel boven als onder de drempels voor Europees aanbesteden) gebruik te worden gemaakt van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 2.3 Ethische en ideële uitgangspunten Integriteiteisen aan bestuurders en medewerkers Alle inkopen van het waterschap Veluwe wordt op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en medewerkers dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen Pagina 5

6 tijde integer zijn. Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de Beroepscode van de inkoper/aanbesteder volgens bijlage 6. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit. Inkoper is degene die in rechtstreeks contact staat met de leverancier, dienstverlener of aannemer; Afdelingshoofd/Projectleider is verantwoordelijk voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van de aan hem toegewezen middelen; Daarnaast dient elke medewerker de vastgestelde ambitiecode integriteit te ondertekenen en na te leven Integriteiteisen aan opdrachtnemers Het waterschap Veluwe stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met dubieuze activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer. Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten en de wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur (BIBOB). Potentiële opdrachtnemers worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen Professioneel opdrachtgever Naast de integriteiteisen zoals beschreven in de vorige paragraaf dienen het waterschappen te handelen naar de Gedragscode Publiek opdrachtgeverschap. Zie bijlage 8 dit als onderdeel van het vernieuwingsakkoord. (zie ook 3.7) Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers Opdrachtnemers van het waterschap worden tevens geacht zich te houden aan de in Nederland gangbare normen en waarden op sociaal-maatschappelijk gebied. Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden of andere onethische praktijken worden niet getolereerd Duurzaam inkopen Het aspect duurzaamheid speelt een steeds belangrijker rol binnen overheidsaanbestedingen. Ook decentrale overheden voelen steeds vaker de behoefte om binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid aandacht te besteden aan duurzame inkoop. In de zomer van 2006 besloot de Tweede Kamer dat de rijksoverheid uiterlijk in 2010 bij alle aankopen of investeringen milieu- en sociale criteria moet toepassen. Het gaat daarbij om een inspanningsverplichting. Ook voor decentrale overheden is een inspanningsverplichting vastgelegd. Het gaat dan om vijftig procent van het inkoopbudget dat met in acht name van duurzaamheidscriteria wordt aanbesteed. Duurzaam inkopen is een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en munten in balans zijn. Bij de mens gaat het om sociaal ethische zaken als mensenrechten, kinderarbeid, fraude, discriminatie et cetera. Bij milieu om de belasting van milieu en natuur en bij munten om de financiële aspecten. Het waterschap neemt deel aan het door het ministerie van VROM opgezette en door SenterNovem uitgevoerde Programma Duurzaam Inkopen. Dit betekent dat in te kopen producten, diensten en werken - naast de andere criteria - zoveel mogelijk moeten worden beoordeeld op basis van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid. Vanaf 2010 moeten het waterschap bij elke aanbesteding overwegen welke duurzaamheidaspecten worden opgenomen, zowel bij selectie- als bij gunningcriteria. Bij vijftig procent van de inkopen dient duurzaamheid als zwaarwegend criterium meegenomen te worden. Medewerkers die betrokken zijn bij inkoop dienen daarom op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten als volgt af te wegen: bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen erkend; in de programma s van eisen worden duurzaamheidaspecten zoveel mogelijk opgenomen; duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen, door dit op te nemen in de specificatie van producteisen; duurzaamheidafspraken worden waar mogelijk expliciet opgenomen in het contract. Na een periode van duurzaam ingekocht te hebben, volgt evaluatie over hoe duurzaamheid binnen de inkooppraktijk van het waterschap is geïmplementeerd. En welke norm naar de toekomst kan worden gesteld. De inkoopcoördinator zal in het inkoopportaal op intranet de duurzaamheidscriteria per inkooppakket opgesteld door SenterNovem plaatsen. Medewerkers kunnen bij aanvang van een inkooptraject de duurzaamheidscriteria op eenvoudige wijze opnemen in een offerteaanvraag/bestek. 2.4 Bedrijfseconomische uitgangspunten De volgende drie aspecten komen aan de orde bij de bedrijfseconomische uitgangspunten: Pagina 6

7 1. Te hanteren aanbestedingsprocedures; 2. De omgang met leveranciers, dienstverleners of aannemers; 3. Inkoopvoorwaarden Te hanteren aanbestedingsprocedures Wanneer het waterschap Veluwe voornemens is in te kopen gebeurt dit conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van het waterschap en de vigerende drempelbedragen. Er zijn vier aanbestedingsvormen. Europees Openbaar Nationaal Onderhands Meervoudig Enkelvoudig Europees aanbesteden is een vorm van openbaar aanbesteden. Een aankondiging van opdracht moet via de aanbestedingskalender worden geplaatst op een Europese website. Nationaal openbaar aanbesteden betekent dat er een aankondiging van opdracht op de aanbestedingskalender wordt geplaatst. Onderhands aanbesteden betekent dat er gericht ondernemers worden benaderd om een offerte uit te brengen. Bij meervoudig onderhands aanbesteden zijn dat er minimaal twee. Bij enkelvoudig onderhands aanbesteden is dat er slechts één. Zie bijlage 10 beslisboom aanbestedingen met een overzicht van drempelbedragen. Bijlage 11 geeft deze beslisboom schematisch weer Waardebepaling van een opdracht Het waterschap als opdrachtgever zal tot een raming van de waarde van de opdracht moeten komen. Daarbij moeten twee vragen beantwoord worden: - Welke opdrachten moeten bij elkaar opgeteld worden om tot de totale waarde te komen? - Hoe moet de waarde van een opdracht bepaald worden, wanneer die is verspreid over meerdere fasen in de tijd? Concreet betekent dit dat zij bij de raming van de opdracht uitgaat van het totale bedrag exclusief omzetbelasting doch inclusief eventuele opties en eventuele verlengingen van de overeenkomst (dus de waarde van de gehele contractsduur). Het waterschap wordt dus gezien als één opdrachtgever. Indien de contractperiode onbekend, onbepaald of langer is dan 48 maanden, moeten de behoeften over 48 maanden worden opgeteld. Het splitsen van een opdracht om zo een andere lagere aanbestedingsprocedure te volgen of om niet Europees aan te besteden is verboden. Aanbesteden conform een hogere aanbestedingsvorm, dan op basis van de geraamde opdrachtwaarde vereist is, is toegestaan. Bijvoorbeeld: een aanbesteding van een levering, waarvan de opdrachtwaarde is geraamd op , die toch Europees aanbesteed wordt. Andersom (een lagere aanbestedingsvorm dan vereist) is enkel in uitzonderlijke situaties toegestaan. Voorwaarde is dat voldaan wordt aan de bepalingen in tabel 1 (zie volgende pagina). Bij twijfel raadpleegt men de Inkoopcoördinator. Indien deze geen duidelijk antwoord kan geven kiest het waterschap ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen, om hiermee de objectiviteit, transparantie en non-discriminatie te waarborgen en daarmee de rechtmatigheid. Voor een uitgebreide beschrijving van de raming van werken, leveringen, diensten en gemengde opdrachten zie bijlage 12 Geen aanvullende drempel voor meervoudig onderhands aanbesteden Voor het uitvoeren van een inkoopproces zijn er in Europese en nationale wetgeving kaders geschapen op basis van drempelbedragen. Voor de bepaling van de aanbestedingsprocedure wordt geadviseerd (mede door de Unie van Waterschappen) geen eigen drempelbedragen aan de lijst toe te voegen. Het verplicht aanvragen van drie offertes voor bedragen tussen de ,- en ,- brengt verhoudingsgewijs hoge kosten met zich mee voor opdrachtnemers. Onder de ,- resp ,- worden geen aanvullende drempelbedragen toegepast (de verplichte offerteregeling waarbij drie offertes aangevraagd dienen te worden is niet meer van toepassing) Daarentegen wordt de focus gelegd op het veelvuldig gebruik van (raam)contracten waar mogelijk en rendabel. Pagina 7

8 Bijlage 10 geeft de beslisboom met de drempelbedragen weer in welke de Europese en nationale wetgeving zijn opgenomen. Afwijken van voorgeschreven marktbenaderingswijzen In onderstaand figuur staan de drempelbedragen (excl. Btw) Aanbestedingsvorm Werken Leveringen Diensten Europees boven boven boven Openbaar Meervoudig onderhands Enkelvoudig onderhands tot tot tot Tabel 1: drempelbedragen Iedere twee jaar worden de drempelwaarden aangepast. De nu genoemde drempelwaarden gelden voor de periode 1 januari 2008 t/m 31 december Motivatie om deze bedragen op te nemen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het volgende: Een regelvrij drempelbedrag geeft een aanzienlijke vermindering van administratieve lasten voor zowel de opdrachtgever als de aanbieders; De procedures geven ruime mogelijkheden om de inkoopprocessen doelmatig en rechtmatig te doorlopen temeer dat desgewenst altijd een zwaardere procedure gekozen kan worden. Boven de ondergrens bestaat de verplichting om Europees, openbaar of meervoudig onderhands aan te besteden. Incidenteel kan daar van worden afgeweken, hiervoor is goedkeuring van de directie en advies van de inkoopcoördinator nodig. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn: bij specialistische producten; bij dwingende spoed als gevolg van onvoorziene omstandigheden die niet aan het waterschap zijn toe te rekenen; bij een complex uitvoeringsproces; bij verwevenheid met parallelle processen; indien het gaat om opdrachten die om artistieke of technische redenen slechts aan een bepaalde opdrachtnemer kunnen worden toevertrouwd; bij vervolgopdrachten, indien de keuze van een andere opdrachtnemer onaanvaardbaar hoge kosten of technische moeilijkheden met zich zou brengen. Bij dwingende spoed kan de directie een beslissing nemen om af te wijken van de te volgen procedure Omgang met leveranciers Alle leveranciers hebben gelijke kansen Zoals gesteld in hoofdstuk 2.1 punt 6, hanteert het waterschap Veluwe de beginselen van transparantie, objectiviteit en non-discriminatie bij al haar inkopen. Dit betekent dat alle leveranciers gelijke kansen hebben, mits dit past binnen het geformuleerde inkoop- en aanbestedingsbeleid. Lokale leveranciers worden niet bevoordeeld, maar ook niet benadeeld. De vestigingsplaats en oorsprong van een onderneming kunnen nimmer een rol spelen bij de selectie of bij de gunning van een aanbesteding. Dit is volgens de (Europese) regelgeving ook niet toegestaan. Wél streeft het waterschap ernaar om haar opdrachten voor zoveel mogelijk (kleine) partijen toegankelijk te maken binnen de mogelijkheden die het BAO hiervoor stelt. Stuurmiddelen hiervoor zijn het gebruik van percelen binnen (Europese) aanbestedingen en het hanteren van niet onnodig zware selectie- en gunningcriteria: Het proportionaliteitsbeginsel. Pagina 8

9 Evaluatie leveranciers Het waterschap Veluwe streeft naar een periodieke evaluatie van opdrachtnemers waarmee langdurig wordt samengewerkt, bijvoorbeeld binnen een raamovereenkomst. De beoordeling moet transparant, objectief en nondiscriminatoir zijn. Dit om te verifiëren of de leverancier zich aan de gemaakte afspraken houdt. Deze evaluaties hebben invloed op een mogelijke contractverlenging of opdrachtverstrekking binnen raamcontracten (binnen de mogelijkheden die het BAO biedt), maar kunnen ook leiden tot uitsluiting bij deelname aan aanbestedingen onder de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Om hieraan vorm te geven moet gewerkt worden met zogenaamde voorkeurslijsten. Op deze lijsten moeten opdrachtnemers worden vermeld, die hun kwaliteit hebben bewezen. Voordat deze lijsten opgesteld kunnen worden moet eerst het contracteringsproces gestalte hebben gekregen. Zie 3.4 & Strategie bij aanbesteden Indien er geen verplichte offerteregeling is onder de , - resp ,- wil dat niet zeggen dat er nooit meer enkele offertes aangevraagd dienen te worden. Ten eerste moet er gekeken worden of er een raamcontract aanwezig is en ten tweede moet men bekijken in welk inkoopsegment men zich bevindt. Op deze wijze kan de inkoopstrategie bepaald worden. Aan de hand daarvan wordt bepaald of er meerdere offertes aangevraagd dienen te worden. De inkoopcoördinator moet hierover worden geconsulteerd. In bijlage 9 wordt de inkoopstrategie beschreven Gebruik van algemene inkoopvoorwaarden (en overige voorwaarden) De inkoopvoorwaarden (zie bijlage 4) zijn als instrument erg geschikt om bij contracten uniformiteit te bewerkstelligen. Door de inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren is het niet noodzakelijk deze voorwaarden apart contractueel te regelen; marktpartijen zijn verplicht om met de Inkoopvoorwaarden in te stemmen. Daarbij komt dat door toepassing van de Algemene Inkoopvoorwaarden het waterschap diverse juridische risico s afdekt, zoals aansprakelijkheid, leveringsrisico s, eigendomsrechten et cetera. Het is dus van belang dat de Algemene Inkoopvoorwaarden van het waterschap van toepassing worden verklaard en de voorwaarden van de leverancier uitdrukkelijk van de hand worden gewezen. Ook hier is het van belang zich goed bewust te zijn van de inkoopstrategie. Verdeel en heers/systemcontracting; deze twee inkoopstrategieën hebben gemeen dat het aantal leveranciers voor de specifieke levering of dienst groot is. In deze gevallen is het raadzaam de Algemene Inkoopvoorwaarden onverkort van toepassing te verklaren onder uitsluiting van alle andere voorwaarden. Met andere woorden; partijen die niet (volledig) akkoord gaan met de Algemene Inkoopvoorwaarden worden uitgesloten van de aanbesteding. Het waterschap kan zich deze handelswijze permitteren juist door het bestaan van het grote aantal leveranciers. Het risico dat geen enkele partij instemt met de voorwaarden is klein. Verzekeren van toelevering/partnership; deze twee inkoopstrategieën hebben gemeen dat het aantal leveranciers voor de specifieke levering of dienst klein is. In deze gevallen is het raadzaam de Algemene Inkoopvoorwaarden als gunningcriterium op te nemen in de aanbestedingsstukken. Met andere woorden; partijen hoeven niet volledig in te stemmen met de Algemene Inkoopvoorwaarden. Echter partijen worden getoetst aan de hand van een vooraf bepaalde beoordelingssystematiek - in welke mate zij aan de voorwaarden voldoen. Duidelijk zal zijn dat naarmate men meer instemt met de voorwaarden de score hoger zal zijn. Het onverkort toepassen van de voorwaarden heeft als groot risico dat in een toch al kleine markt het aantal partijen nog verder kan afnemen of zelfs verdwijnen. Voor het toepassen van Algemene Inkoopvoorwaarden per situatie en hoe dit eventueel beoordeeld moet worden, kan contact worden opgenomen met de inkoopcoördinator. Als toevoeging op deze voorwaarden zullen er in de komende periode standaardwerkwijzen en standaarddocumenten opgesteld worden. Al deze standaard documenten samen vormen gereedschapskist ofwel toolkit waarin staat hoe dit soort zaken worden uitgevoerd. Hierin worden ook brieven aan leverancier bij uitsluiten verkoopvoorwaarden opgenomen. (Zie 2.5.4) Naast de Algemene Inkoopvoorwaarden zal er een zogenaamde Nadere Overeenkomst (bijvoorbeeld koop- of leveringsovereenkomst, dienstverleningsovereenkomst) moeten worden opgesteld die op maat de voorwaarden bevat voor de uitvoering van de opdracht. In deze Nadere Overeenkomst die veelal een verbijzondering is van de Algemene Inkoopvoorwaarden, kan worden afgeweken van de Algemene Inkoopvoorwaarden. Het is bij iedere aanbesteding zaak om onderwerpen als verzekering en aansprakelijkheid (en andere zaken) zodanig te regelen dat iedere branche kan instemmen met de contractvoorwaarden. Met de Algemene Inkoopvoorwaarden moeten marktpartijen verplicht instemmen; over de Nadere Overeenkomst kunnen zij ten behoeve van een Nota van Inlichtingen vragen stellen en nieuwe of alternatieve tekstvoorstellen doen als zij onderwerpen missen dan wel het niet eens zijn met de tekst van een bepaling. Het waterschap kan dan zelf bepalen of zij de nieuwe c.q. alternatieve Pagina 9

10 tekst overneemt of niet. De volgende branchevoorwaarden kunnen onder de hier genoemde voorwaarden worden geaccepteerd: DNR 2005 en UAV De DNR 2005 wordt toegepast bij aanbestedingen van Ingenieursdiensten en/of onderzoeksopdrachten. Bij aanbestedingen van werken worden de voorwaarden van UAV 1989 en worden de UAV-GC voorwaarden gehanteerd. De Algemene Inkoopvoorwaarden worden toegepast voor leveringen. Specifieke voorwaarden voor werken, inhuur externe adviseurs en onderzoeksopdrachten kunnen worden voorzien van een supplement of voorwaarden op maat indien men dit noodzakelijk acht. Afwijkingen of toevoegingen van de benoemde voorwaarden kunnen worden gesteld na positief advies van de inkoopcoördinator. In sommige gevallen is het zelfs niet wenselijk gebruik te maken van inkoopvoorwaarden, dit kan besloten worden na overleg met de inkoopcoördinator. 2.5 Organisatorische uitgangspunten Inkoopsynergie Gezamenlijk optreden naar de markt Het waterschap Veluwe is een entiteit. Tezamen met waterschap Vallei & Eem is het streven is om een gezamenlijk beleid te voeren dat zoveel mogelijk gericht is op interne clustering van gelijksoortige inkoopbehoeften. Vaak kan door clustering een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De mogelijkheid van clustering wordt onderzocht door de inkoopcoördinator. Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende aspecten: De schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of een bundeling voordelen zal opleveren; De aard van het product: afdelingshoofden/budgethouders overstijgende inkopen (die voor meerdere organisatieonderdelen van belang zijn en door meerdere organisatieonderdelen worden ingekocht) lenen zich voor bundeling, dit in tegenstelling tot het afdelingsspecifieke inkopen. Na signalering van mogelijkheden tot interne clustering wordt zoveel mogelijk gestreefd naar het afsluiten van brede raamcontracten. Het afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren. De inkoopcoördinator adviseert in samenspraak met de interne afnemer(s) het management omtrent interne clustering van inkopen. Het MT of MO is hierin besluitvormend. De inkoopcoördinator coördineert de interne clustering na positieve besluitvorming door het management. Bij gezamenlijk optreden zijn afdelingen verplicht zich te committeren aan de uitkomst Kennisuitwisseling Inkoopsynergie beperkt zich niet alleen tot het gezamenlijk optreden richting de markt. Binnen het waterschap Veluwe betekent dit ook het streven naar gezamenlijke ontwikkeling en professionalisering. Om dit te bereiken wordt actief gezocht naar mogelijkheden om kennisuitwisseling te realiseren. Deels kan dit worden gefaciliteerd met interne cursussen, procedures en organisatorische regelingen, maar een groot deel moet voortkomen uit de instelling van de medewerkers: de bereidheid tot samenwerking en kennisdeling Regionale inkoopsamenwerking Naast samenwerking van de waterschappen Veluwe en Vallei & Eem is er overleg met andere waterschappen (Hunze en Aa, Reest en Wieden, Wetterskep Fryslan, Regge en Dinkel, Velt en Vecht en Noorderzijlvest) op gebied van inkoopsamenwerking over nieuwe aanbestedingswet, inkoopvoorwaarden, gunningscriteria, rechtmatigheid en andere onderwerpen. Belangrijk is te melden dat externe clustering (opdrachten bundelen met verschillende opdrachtgevers) een aantal juridische randvoorwaarden heeft. Opdrachten mogen bijvoorbeeld niet zo groot worden dat de markt wordt afgesloten voor het MKB, raamcontracten die met verschillende aanbestedende diensten worden afgesloten mogen niet discriminerend naar de markt werken, met andere woorden alle bedrijven moeten partij kunnen worden Hanteren van een standaardwerkwijze en standaarddocumenten Hanteren van een standaardwerkwijze en standaarddocumenten (de Gereedschapskist) om rechtmatig, doeltreffend en doelmatig te kunnen inkopen en aanbesteden. Een groot deel van de inkoopactiviteiten is bij het waterschap decentraal belegd. Om de professionaliteit en kwaliteit van de inkoopactiviteiten te borgen, is het raadzaam ervoor kiezen om een standaardwerkwijze te ontwikkelen op het gebied van inkoop en aanbesteden. Deze werkwijze wordt vastgelegd in het inkoop- en aanbestedingsreglement met daarin opgenomen eenduidige procedures, richtlijnen en hulpmiddelen voor het inkopen van leveringen, diensten of werken. Het is heel belangrijk voor gebruikers in de praktijk dat zij hierin niet het wiel moeten uitvinden. Het waterschap heeft er baat bij dat er uniform gewerkt wordt en dat niet ieder document een eigen formulering heeft. Voorbeelden van bijdragen aan de standaardwerkwijze zijn: 1. standaardmodellen voor offerteaanvragen en selectiedocumenten; 2. standaardmodellen voor externe communicatie; 3. standaardmodellen voor offertebeoordeling; Pagina 10

11 4. standaardopbouw dossiervorming; 5. inkoop- en leveringsvoorwaarden gelijk aan andere waterschappen Raamovereenkomsten Het is van groot belang dat het bundelen van inkoopvolumes wordt nagestreefd om zodoende het totaal volume te vergroten. Een groter totaal volume betekent doorgaans een betere prijs/kwaliteit verhouding! Deze gebundelde inkoopvolumes worden vaak ondergebracht in een raamovereenkomst. Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. De maximale duur van een Raamovereenkomst is vier jaar inclusief verlengingen. Langere duur is mogelijk maar vraagt om een deugdelijke motivering. Het waterschap Veluwe streeft naar het gebruik - en de ontwikkeling van - brede raamovereenkomsten, onder andere door het koppelen van opdrachten van de verschillende afdelingen en waterschap. Pagina 11

12 3 De inrichting van het inkoopproces en inkoopfunctie 3.1 Organisatie beleid Het inkoopbeleid levert een bijdrage te leveren aan het beleid van de organisatie. Daarnaast zal het moeten passen bij het hiervan afgeleide beleid op onder meer de volgende terreinen: de technische processen, financiën, facilitair, logistiek, communicatie en milieu. Het hier geformuleerde inkoopbeleid is afgeleid van het organisatiebeleid van het waterschap Veluwe en vormt de kapstok, waaraan de professionalisering van de inkoopfunctie in al haar facetten wordt opgehangen. 3.2 Het inkoopproces In het inkoopproces wordt een tactisch en een operationeel deel onderscheiden. Dit proces bestaat uit zeven fasen die hierna worden toegelicht. Naast de tactische en operationele inkoop wordt ook strategische inkoop onderscheiden. Dit omvat naast het Inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook strategische vraagstukken rondom in- en uitbesteding, de wijze van inkoopcoördinatie, de ondersteuning van de inkoopfunctie et cetera. De begrippen inkoop en aanbesteden staan niet los van elkaar, maar zijn aan elkaar gerelateerd. Aanbesteden is een vorm van inkopen. Inkopen moet gezien worden als een proces, waarvan aanbesteden een onderdeel is. De eerste vier fasen van het inkoopproces worden aangeduid als de tactische inkoop. De fasen vijf tot en met zeven omvatten de operationele inkoop. In de onderstaande afbeelding staan de fasen uit het inkoopproces op hoofdlijnen weergegeven Figuur 1: het inkoopproces Deze eerste vier fasen behoren tot de tactische inkoop. Deze omvat: 1. Inventariseren De behoefte binnen de eigen organisatie voor een bepaald product of dienst wordt bepaald en bekeken wordt wat het aanbod is op de markt. 2. Specificeren Het opstellen van het programma van eisen, conceptcontract en de offerteaanvraag (in de grond-, weg- en waterbouw (GWW) en bouwwereld: opstellen van het bestek): 3. Selecteren Leveranciers of aannemers worden geselecteerd, er worden offertes of inschrijvingen gevraagd en aan de beste wordt de opdracht gegund. 4. Contracteren Met de aannemer of leverancier die de opdracht krijgt wordt onderhandeld en er worden afspraken gemaakt. NB: In de GWW en bouwwereld worden de fasen Selecteren en Contracteren aangemerkt als Aanbesteden en Gunning. Specificeren behoort daar wel tot het inkoopproces, maar heeft een andere naam: het opstellen van een bestek (de besteksfase). Zodra de leverancier(s) is/zijn gecontracteerd begint de operationele inkoop. Deze omvat 5. Bestellen Het plaatsen van orders. Dit heeft een overlap met contracteren, maar is het operationele deel hiervan. 6. Bewaken Pagina 12

13 De producten die geleverd worden, de diensten of werken die uitgevoerd worden moeten gecontroleerd worden op de afspraken die hierover gemaakt zijn. 7. Nazorg Evaluatie van de leverantie, de geleverde dienst of het uitgevoerde werk. Aanbesteden Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentiestelling, een opdracht gunt aan de partij die het beste aan de vraag kan voldoen (dit kan zowel op prijs als op kwaliteit of een combinatie van beide). In een aanbesteding worden de verschillende fasen van het tactische inkoopproces gestructureerd doorlopen. Dit proces dient transparant, objectief en niet-discriminerend te verlopen Organisatie inkoopfunctie In grote lijnen zijn er drie hoofdvormen van inkooporganisatie: Centrale inkooporganisatie; Decentrale inkooporganisatie; Gecoördineerde inkooporganisatie. In bijlage 13 worden deze vormen beschreven. werkt volgens het gecoördineerde inkoopmodel. In dit systeem is en blijft het afdelingshoofd eindverantwoordelijk voor zijn budget binnen de daarvoor geldende budgetteringsregeling. Hij zal zich laten adviseren op inkooptechnisch gebied door de inkoopcoördinator. In conflicterende situaties heeft het afdelingshoofd de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid, de inkoopcoördinator heeft de rapportageplicht en -bevoegdheid naar het management. Bij onderhandse aanbestedingen wordt de inkoopcoördinator geïnformeerd, bij openbare en Europese aanbestedingen wordt de inkoopcoördinator, als kennisdrager, advies gevraagd door het afdelingshoofd. De inkoopcoördinator is in dit model verantwoordelijk voor het inkoopproces, vanaf inkoopbeleid, inkoopprocedures en inkoopprocessen. De voordelen van een inkoopcoördinator zijn: + er zal meer volgens de regels (beleid, procedures) worden ingekocht: aan de rechtmatigheid wordt beter voldaan, mits decentrale inkopers over voldoende inkoopexpertise beschikken, daar waar nodig wordt een gespecialiseerde jurist ingeschakeld + inkoopcoördinator is beschikbaar als kenniscentrum, coach en helpdesk: decentrale inkopers behoeven minder intensieve opleiding en training + de doelmatigheid kan vergroot worden + de inkoopcoördinator maakt bij openbare en Europese aanbestedingen deel uit van het inkoopteam en kan op eigen gezag tevens coördineren/adviseren bij grote en complexe aanbestedingen. Gecoördineerde inkoop, aangestuurd door de inkoopcoördinator: maakt optimaal gebruik van schaalvoordelen door het bundelen van inkoopmacht; creëert een sterke onderhandelingspositie; biedt grote inkoopexpertise; leidt tot kostenbeheersing. 3.4 Contractmanagement Definities Contract Een schriftelijke overeenkomst tussen het waterschap en een leverancier, aannemer of dienstverlener. Dit omvat: - tweezijdig ondertekende overeenkomsten - overeenkomsten in de vorm van een schriftelijke offerte van de leverancier samen met een schriftelijke opdracht van het waterschap - overeenkomsten in de vorm van een schriftelijke opdracht van het waterschap samen met een schriftelijke bevestiging van de leverancier, aannemer of dienstverlener. Deze overeenkomsten zijn gericht op het verkrijgen van materiële zaken, waaronder het aanbesteden van werken, leveringen en van diensten. Hieronder valt dus ook inhuur van extern personeel van bijv. organisatieadviesbureaus of softwarebureaus. Hieronder vallen niet: Pagina 13

14 - Verkoopcontracten - Pachtovereenkomsten - Overeenkomsten m.b.t. het recht van opstal Contractbeheer Contractbeheer is het gestructureerd vastleggen, actualiseren en bereikbaar maken van externe verplichtingen met als doelen: inzicht geven aan betrokkenen en input leveren aan het contractmanagementproces. Contractmanagement Contractmanagement is het gebruiken van de informatie uit het contractenbeheersysteem om risico s te vermijden, kosten te reduceren, kwaliteit te bewaken en een bijdrage te leveren aan het strategische beleid Contracteringsproces Binnen het waterschap worden contracten afgesloten voor de inkoop van diensten of goederen of voor de uitvoering van een werk. Het waterschap zal alle (raam) contracten die zich binnen de organisatie bevinden inventariseren en inzichtelijk maken. Met behulp van deze centrale registratie is het eenvoudiger om een aanbestedingskalender op te zetten, deze aanbestedingskalender zal periodiek aan het MT aangeboden worden. Met als grootste doel om te voldoen aan de rechtmatigheidseisen, daarnaast worden schaalvoordelen en logistieke voordelen behaald. Binnen het waterschap zal één persoon verantwoordelijk zijn voor het invoeren van de contracten in het contractregistratiesysteem. Decentraal worden contractbeheerders geïnstrueerd worden en centraal worden ze ondersteund door de contractmedewerker (eventueel inkoopcoördinator) Rendement van inkoop en contracten beheer Van belang is dat er in de komende periode een start wordt gemaakt met het inzichtelijk maken van de contracten. Zodat parallel hieraan in 2009 (of eerder) begonnen kan worden met het veelvuldig afsluiten van raamcontracten waardoor er aanzienlijke besparingen kunnen worden gerealiseerd, in plaats van voor elke inkooptransactie een bestel- of aanbestedingstraject te volgen. 3.5 Automatisering inkoop Het waterschap heeft baat bij contractenbeheer gevolgd door contractmanagement. Hiervoor is de juiste software onontbeerlijk. In 2009 is het streven om 80% van de contracten inzichtelijk te hebben (contractenbeheer) Om vervolgens in 2010 contractmanagement en leveranciersmanagement op te zetten. Een dergelijk systeem vergroot de beheersbaarheid van contracten enorm en kan grote financiële risico s wegnemen. Bij risico s moet gedacht worden aan. - Niet tijdig signaleren/constateren dat er opnieuw (Europees) aanbesteed moeten worden, waardoor niet aan wetgeving wordt voldaan. - Contracten worden veelal stilzwijgend verlengd, met onnodige kosten tot gevolg. Dit kan resulteren in contracten waarvoor betaald wordt maar waarvan geen gebruik wordt gemaakt Elektronische middelen bij aanbesteden Het waterschap gaat op termijn meer gebruik gaan maken van elektronische middelen voor communicatie en informatie-uitwisseling. Voor zover nu bekend moeten vanaf 2010 alle aanbestedende diensten verplicht elektronisch aanbesteden via TenderNed. Het systeem biedt lastenverlichting voor aanbestedende diensten en ondernemers. Zo lang TenderNed nog niet operationeel is, kondigt het waterschap aankondigingen van opdracht en aankondigingen van gunning aan via de landelijke Aanbestedingskalender voor zover zij daartoe (wettelijk) verplicht is. Daarnaast publiceert het waterschap aankondigingen van opdracht en gunning op de internetsite van het waterschap. Met elektronische middelen voor communicatie en informatie-uitwisseling kan doeltreffender en transparanter aanbesteed worden. Bovendien wordt tijd bespaard. Er is op vier manieren ruimte gemaakt voor het gebruik van elektronische middelen bij het aanbesteden: a. Gebruik maken van elektronische middelen voor het aankondigen; b. Het beschikbaar stellen van de aanbestedingsdocumenten langs elektronische weg; c. Indienen van de aanmelding en de inschrijving met elektronische middelen; d. Het houden van een elektronische veiling. In bijlage 14 wordt hier nader op ingegaan. Pagina 14

15 3.6 Inkoopkalender Elke budgethouder moet input leveren over zijn strategische inkopen voor het komende jaar, zodat de inkoopcoördinator deze kan vastleggen in zijn inkoopkalender. De inkoopcoördinator kan de kalenders van de verschillende afdelingen van het waterschap samenvoegen, zo ontstaat er een brede inkoopkalender. Die kalender stelt de inkoopcoördinator in staat om schaalvoordelen te behalen. Daarnaast kan er nog gekeken worden of er samenwerkingstrajecten gestart kunnen worden met andere waterschappen. Wel is van belang dat het contractenbeheer vorm heeft gekregen. Vervolgens kan een meerjarige inkoopkalender opgesteld worden waarin gelijk al aangegeven wordt dat een raamovereenkomst (bijvoorbeeld na 3 jaar en 6 maanden) opnieuw moet worden aanbesteed. 3.7 Innovatief inkopen Het waterschap Veluwe wil, waar zinvol, innovatief inkopen c.q. innovatieve contractvormen gebruiken. Er wordt sinds enige jaren tussen overheid en bedrijfsleven geëxperimenteerd met nieuwe innovatieve (geïntegreerde) contractvormen, waarbij de traditionele rolverdeling tussen opdrachtgever (het waterschap) en opdrachtnemer anders kan komen te liggen. Het waterschap is voornemens invulling te geven aan het vernieuwingsakkoord ondertekend te Den Haag op 6 september 2006 tussen de Regieraad Bouw en de Unie van Waterschappen. De opdracht van de Regieraad is de noodzakelijke vernieuwingen in de bouw op gang brengen, de verhoudingen normaliseren en het onderlinge vertrouwen herstellen. Met als uiteindelijk doel het bewerkstelligen van een cultuuromslag naar een transparante, innovatieve en marktgerichte bouwsector. Om invulling te geven aan deze opdracht, heeft de Regieraad het Vernieuwingsoffensief Bouw gelanceerd. Per jaar selecteert de Regieraad daaruit een prioriteitenprogramma. De rol van de Regieraad bestaat vooral uit inspireren, initiëren, faciliteren en stimuleren. De gewenste cultuurveranderingen in de bouw dienen door de betrokken spelers in de bouwketen zelf tot stand te worden gebracht. Daarvoor is support en commitment van koepel- en brancheorganisaties onontbeerlijk zowel aan opdrachtgevers- als aan opdrachtnemerszijde. Met hun verenigingsstructuur en communicatiekanalen kunnen deze organisaties doordringen tot in de haarvaten van de bouwwereld. Bovendien beschikken zij over voldoende gezag en invloed om hun achterban actief te betrekken bij de gewenste systeem- en procesinnovaties. Vanuit deze achtergrond heeft de Regieraad Bouw het Vernieuwingsakkoord met de Unie van waterschappen afgesloten. Het waterschap dient open te staan voor creatief denken en bereid te zijn dit toe te passen in haar organisatie, zonder de risico s uit het oog te verliezen. Het waterschap zal bij aanvang moeten bepalen aan welke kwaliteiten van de aanbieding men de meeste waarde hecht. Dit is mede bepalend voor de wijze waarop de vraag in de markt dient te worden gezet. Innovatief inkopen is niet voorbehouden aan de aanbesteding van werken, maar is net zo goed toepasbaar bij leveringen en diensten. De waterschappen omschrijven het beoogde einddoel of product, aangevuld met randvoorwaarden, waaraan de opdrachtnemer dient te voldoen. De opdrachtnemer neemt vervolgens het ontwerp en de uitvoering ter hand. De waterschappen hebben hierdoor minder bemoeienis met het project en loopt minder risico op meerwerk. De opdrachtnemer is namelijk verplicht het einddoel te halen. Met de hoofden bouwzaken moet de invulling besproken worden hoe de komende periode dit in te gaan vullen. Voordelen Geïntegreerd aanbesteden leidt tot een optimale prijs kwaliteit verhouding. De expertise van de opdrachtnemer wordt in een vroeg stadium ingeschakeld waardoor marktpartijen gestimuleerd worden om innovatieve oplossingen te vinden voor complexe problemen. Contractvormen zijn: - Bouwteam; - Ontwerpteam; - Design & Construct; - Turnkey; - General contracting; - DBFMO - Design Build Finance Maintain &Operate; - Publiek Private Samenwerking (PPS). In bijlage 14 worden de nieuwe contractvormen beschreven. Pagina 15

16 Bijlagen (ter inzage) Pagina I

17 Bijlage 1 Begrippenlijst 2-A Diensten: Betreft diensten die onder de volledige werking van de richtlijn Diensten vallen. 2-B Diensten: Diensten waar slechts een zeer beperkt gedeelte (2B) van de richtlijn op van toepassing is. Aanbesteden: Het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van een Werk of de levering van een Dienst of product. Aankondigingen: Berichtgeving op de of Aanbestedingsdocument: Beschrijvend document met onder andere eisen, wensen, voorwaarden en conceptcontract aangaande de lopende aanbesteding. Aanbestedingsprocedure: De wijze waarop het proces van mededinging tot en met contractering wordt vormgegeven. ARW: Het ARW 2005 behandelt de precontractuele fase. Het ARW 2005 is bedoeld voor het aanbesteden van werken en bestaat uit twee sporen: een Europees spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben boven het Europese drempelbedrag) en een Nationaal spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben onder het Europese drempelbedrag). BAO: Besluit Aanbestedingsopdrachten voor Overheidsinstellingen. CPV code: Common Procurement Vocabulary (eenduidig classificatiesysteem voor openbare aankopen) Diensten: Een opdracht voor dienstverlening. DNR (de nieuwe regeling 2005): De Nieuwe Regeling 2005 is een standaardregeling voor het afsluiten van overeenkomsten tussen adviseurs en opdrachtgevers. Doelmatig: Efficiënt zowel op het gebied van de verhouding prijs en kwaliteit, als ook op organisatorisch gebied. Drempelbedrag: Bedrag waarboven een bepaalde aanbestedingsprocedure is voorgeschreven. GATT: General Agreement on Tariffs and Trade GPA: General Procurement Agreement Inkoop: Het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. In het kort, inkoop betreft alle activiteiten waar een factuur tegenover staat. Inkoopbeleid: Het definiëren van de wijze waarop een inkooporganisatie of functionaris dient te acteren in de verschillende omstandigheden die kunnen voorkomen op inkoopgebied. Pagina II

18 Koopovereenkomst: Een overeenkomst die de voorwaarden voor uitvoering van de opdracht vastlegt. De rechtsrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtgever (dus de voorwaarden waar onder zij zaken doen) wordt geregeld Levering: Een contract voor de aankoop, het leasen, huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten. Het gaat hier bijvoorbeeld om de aankoop van kantoorbenodigdheden, het leasen van auto s etc. Werkzaamheden voor de installatie van deze producten vallen ook onder leveringen. Naast het kopen vallen dus ook het plaatsen of installeren van bijvoorbeeld medische apparatuur of een telefooncentrale onder leveringen. Mantelovereenkomst: De mantelovereenkomst is een bijzondere vorm van een raamovereenkomst (waarin zowel goederen als diensten kunnen worden samengebracht). Middels het afsluiten van een nadere overeenkomst kan met een leverancier een verplichting worden aangegaan voor de levering van goederen of diensten die onder de mantelovereenkomst vallen. Er zijn twee soorten mantelovereenkomsten te onderscheiden, te weten: een mantelovereenkomst met een afnameplicht: d.w.z. de afnemer is verplicht een bepaalde hoeveelheid tegen vastgestelde condities af te nemen; een mantelovereenkomst zonder afnameplicht: d.w.z. de afnemer (de universiteit) is niet verplicht de mantelovereenkomst te gebruiken, de leverancier is wel gebonden. Minimumeisen: Eisen met een uitsluitend karakter. Dat wil zeggen dat een marktpartij die hieraan niet voldoet uitgesloten wordt van verdere deelname aan een aanbestedingsprocedure. MKB: Midden en klein bedrijf NEVI: Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement Non-discriminatoire: Alle inschrijvers moeten dezelfde kansen krijgen. Objectief: Alle inschrijvers moeten op dezelfde manier worden beoordeeld. Nationale aanbesteding: Aanbesteding onder de Europese drempelwaarde waarbij de aankondiging van opdracht bekend wordt gemaakt op de aanbestedingskalender. De nationale procedure kent twee aanbestedingsvormen: - de openbare procedure: een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt en waarbij een ieder een inschrijving kan doen; - de niet-openbare procedure: aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5) gemaakt en de als dan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen. Onderhandse aanbesteding: Een aanbesteding die niet algemeen bekend wordt gemaakt en waarbij door de opdrachtgever zelf een of meerdere partijen worden benaderd om een inschrijving te doen; de volgende onderhandse aanbestedingen worden onderscheiden: a de meervoudig onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste drie natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd; b de enkelvoudig onderhandse aanbesteding houdt in dat één natuurlijke of rechtspersoon wordt gevraagd een prijsaanbieding te doen; veelal wordt dan met een zogenaamde open begroting gewerkt, hetgeen betekent dat de opdrachtnemer inzage geeft in zijn begroting. Perceel: Een afgebakend geheel van de opdracht waarop een onderneming kan inschrijven Raamovereenkomst: Een raamovereenkomst heeft betrekking op meerdere overeenkomsten (bestellingen) en regelt voor een langere periode de rechtsverhouding tussen partijen. In een raamovereenkomst wordt bepaald dat gedurende een bepaalde periode (maximaal vier jaar) voor een nader gedefinieerd pakket diensten of goederen en onder bepaalde condities en voorwaarden de leverancier een overeengekomen leveringstermijn zal aanhouden. De specifieke aantallen en levertijdstippen worden bepaald in zogenaamde afroeporders. Pagina III

19 Selectiecriteria: Criteria die aan gegadigden gesteld kunnen worden om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze bestaan uit: eisen aan de beroepsbekwaamheid, financieel-economische geschiktheideisen en technische geschiktheideisen. Selectieleidraad: Een document waarin staat beschreven aan welke selectiecriteria gegadigden voor een opdracht dienen te voldoen. SenterNovem: Agentschap van het Ministerie van Economische Zaken en is op 1 mei 2004 ontstaan uit de fusie tussen Senter en Novem, twee agentschappen van het Ministerie van Economische Zaken. Deze nieuwe organisatie bundelt kennis van innovatie, energie, klimaat, milieu en leefomgeving. SenterNovem draagt hiermee bij aan een sterkere positie van het bedrijfsleven in ons land en aan een duurzamere samenleving, met zorg voor mens en milieu. Zie Transparant: Duidelijkheid met betrekking tot welke stappen in een (Europese) aanbestedingsprocedure worden gevolgd en wat het resultaat van die stappen is. Heeft ook betrekking op passende mate van openbaarheid UAV: Uniforme Administratieve Voorwaarden UAV-GC: Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen Werk: Het product van bouw- dan wel infrastructurele werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. WHO: Wereld Handels Organisatie Pagina IV

20 Bijlage 2 Wettelijk kader Inkopen en Aanbesteden 1 De GPA Het Agreement on Governement Procurement (GPA) is een verdrag dat via de World Trade Organisation (WTO) tot stand is gekomen. Het is op 1 januari 1996 in werking getreden. Het GPA wordt geacht directe werking te hebben en heeft daardoor voorrang op Europese en nationale aanbestedingswetgeving. Het GPA heeft betrekking op overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten. In bijlagen bij het GPA is nauwkeurig gespecificeerd op welke categorieën aanbestedende diensten het GPA van toepassing is. Het gaat globaal om de aanbestedende diensten zoals die ook in richtlijn 2004/18/EG (het BAO) zijn genoemd alsmede een deel van de aanbestedende diensten waarop richtlijn 2004/17/EG (BASS) van toepassing is. Omdat Nederland partij is bij dit Verdrag dient het GPA in voorkomende gevallen door Nederlandse aanbestedende diensten te worden toegepast ten aanzien van aanbieders en producten van andere landen die partij zijn bij het Verdrag (waaronder alle EG-lidstaten). Hierdoor zal in de aankondiging van opdracht op de vraag of het GPA van toepassing is, in de meeste gevallen bevestigend moeten worden geantwoord. Het GPA bevat een belangrijk artikel ten aanzien van belangenverstrengeling. Het gaat om artikel IV, lid 4 die aanbestedende diensten uitdrukkelijk verbiedt met het oog op de opstelling van technische specificaties advies te vragen van personen die een commercieel belang bij de opdracht hebben, op een manier die de mededinging zou uitschakelen. De hier bedoelde belangenverstrengeling is tweeledig: enerzijds gaat het om de verstrengeling van belangen van aanbestedende diensten en inschrijvers, anderzijds gaat het om de verwevenheid van belangen van inschrijvers en adviseurs van aanbestedende diensten. Deze belangenverstrengeling kan zowel in de voorbereidingsfase als in de gunningsfase plaatsvinden. Deze bepalingen wordt ook wel het zgn. Chinese wall principe genoemd. Een dergelijk belangenverstrengeling kan bijvoorbeeld ontstaan bij een aannemingsbedrijf dat niet alleen werken uitvoert, maar ook adviesdiensten aanbiedt of een ingenieursbureau dat een medewerker detacheert als projectleider bij een overheidsorganisatie. Om te voorkomen dat belangenverstrengeling kan ontstaan, kan hiervoor een schriftelijke verklaring met geheimhoudingsplicht ten aanzien van de te verrichten werkzaamheden worden opgesteld die wordt ondertekend door de externe adviseur/gedetacheerde medewerker. Ook is het mogelijk indien deze belangenverstrengeling wordt voorzien, in een opdrachtbrief hiervoor een bepaling op te nemen. De GPA kent dezelfde uitgangspunten als de EG-aanbestedingsrichtlijnen en deze uitgangspunten zijn opgenomen in de BAO en BASS. 2 EG-verdrag Nederland is, net als alle EU-lidstaten, voor aanbesteden onderworpen aan de basisbepalingen van het EGverdrag. Het EG-verdrag heeft voorrang boven de Europese richtlijnen en het Nederlandse recht. Daarom mag het handelen niet in strijd zijn met het EG-verdrag. Het niet of onjuist toepassen van het EG-verdrag is verdragschending. Het EG-verdrag werkt door in de Nederlandse rechtsorde en zodoende ook in de Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Het EG-verdrag beoogde een gemeenschappelijke markt zonder onderlinge invoerrechten, en met vrij verkeer van goederen, personen, diensten en kapitaal (geld). Onder de drempelwaarden is op nationaal niveau geen specifieke regelgeving voor aanbesteding. Toch gelden ook daar algemene regels uit een EG-verdrag. 3 De aanbestedingsrichtlijnen Nadat in de jaren zeventig de eerste Europese aanbestedingsrichtlijnen voor werken en leveringen zijn vastgesteld volgden in de jaren negentig de EG-richtlijnen diensten en nutssector. Met deze aanbestedingsrichtlijnen wordt beoogd dat de markt van overheidsopdrachten wordt opengesteld en dat er een daadwerkelijke mededinging op het gebied van overheidsopdrachten wordt gewaarborgd. Op 31 maart 2004 zijn de vier genoemde aanbestedingsrichtlijnen vervangen door EG-richtlijn 2004/17 (nutssector) en EG-richtlijn 2004/18 (klassieke overheid) Deze nieuwe aanbestedingsrichtlijnen voorzien in de behoefde van een flexibele en praktische toepassing van de Europese aanbestedingsvoorschriften. Naast de aanbestedingsrichtlijnen zijn er de Europese rechtsbeschermingsrichtlijnen. De rechtsbeschermingsrichtlijnen bevatten minimumvoorwaarden waaraan de nationale rechtstelsels van de lidstaten op het gebied van rechtsbescherming in aanbestedingszaken moeten voldoen. Pagina V