Nota Inkoop en Aanbesteding

Transcriptie

1 Nota Inkoop en Aanbesteding Gemeente Zederik Status: VERSIE 1.0 Datum: 23 OKTOBER

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Doelstelling Begripsbepaling Definitie van inkoop Definitie inkoopproces Definitie aanbesteden Beleidsuitgangspunten Economische uitgangspunten Juridische uitgangspunten Ethische en ideële uitgangspunten Duurzaam inkopen Sociaal maatschappelijke doelstellingen Organisatorische uitgangspunten Standaardwerkwijze en standaarddocumenten Gecoördineerde inkoopfunctie Inkoop Controle en managementinformatie Dossiervorming en contractbeheer Aanbestedingsprocedure Inkoopstrategie Te hanteren aanbestedingsprocedures Te hanteren uitsluiting-, selectie- en gunningcriteria Offerteaanvragen, beoordelingsmethodiek en opdrachtverlening Afwijkingenbeleid Evaluatie

3 1 Inleiding Met dit inkoopbeleid geeft de gemeente Zederik richting aan haar rol als opdrachtgever bij inkooptrajecten. Ze streeft ernaar een professionele, integere en betrouwbare opdrachtgever te zijn. Het beleid past binnen de Europese en nationale wettelijke kaders op het gebied van inkopen en aanbesteden en past binnen de samenwerkingsrelatie die de gemeente heeft met het inkoopbureau Midden Nederland (IBMN). 2 Doelstelling Als opdrachtgever draagt de gemeente een bijzondere verantwoordelijkheid. Haar ter beschikking staande gelden moeten zorgvuldig worden besteed. Meer nog dan voor ondernemingen geldt dat de rechtmatigheid en de doelmatigheid en de doeltreffendheid van haar inkopen aantoonbaar en controleerbaar moeten zijn. Met de implementatie van dit inkoopbeleid streeft de gemeente naar een verdere professionalisering van de inkoopfunctie en verbetering van de kwaliteit van de inkoopprocessen. De inkoopprocessen moeten een bijdrage leveren aan het verbeteren van de financiële resultaten en de financiële beheersing van de organisatie. Concreet doel is het kopen van goederen en diensten: - met de juiste kwaliteit, tegen de juiste prijs; - effectief en efficiënt; - transparant, objectief en niet-discriminerend; - binnen de wettelijk gestelde kaders en de Europese richtlijnen; - volgens een helder en controleerbaar inkoopproces; - waar mogelijk en in balans met de bedrijfseconomische doelstellingen, duurzaam,maatschappelijk verantwoord en met oog voor de belangen van het lokale en regionale bedrijfsleven; - binnen een voor de gemeente zo gunstig mogelijk juridisch kader. 3 Begripsbepaling 3.1 Definitie van inkoop Inkoop kan worden gedefinieerd als alle uitgaven waar een externe factuur tegenover staat. Hieronder vallen leveringen (goederen/producten), diensten en werken. Subsidies en salariskosten worden niet als inkoop gezien Werk(en) Werken betreffen alle bouwkundige en civieltechnische werken. Hieronder valt bijvoorbeeld de bouw van een brug, een school of de aanleg van een weg. Niet alleen de uitvoering van een(bouw)project maar ook de planning, financiering, organisatie en directie ervan, horen tot het uitvoeren van een werk. In bijlage I van de Richtlijn 2004/18/EG staat een limitatieve lijst van werkzaamheden die onder Werken vallen. 3

4 3.1.2 Levering(en) Leveringen omvat aankoop, huur, lease en huurkoop van producten. Dit zijn zaken die tastbaar zijn, die niet onder een Werk vallen en die slechts zijdelings betrekking hebben op werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren van de levering Dienst(en) Onder Diensten vallen alle inkopen die niet onder Werken of Leveringen vallen. Ook het leveren van producten valt onder een dienst, indien de waarde van die diensten hoger is dan de te leveren producten. In bijlage II van de richtlijn 2004/18/EG staat een lijst van aangewezen diensten opgenomen. 3.2 Definitie inkoopproces In het inkoopproces wordt een zevental fasen onderscheiden. De eerste 4 fasen worden de tactische inkoop genoemd, de laatste 3 de operationele inkoop Strategische inkoop Voordat we het tactische en operationele inkoopproces starten is het noodzakelijk inzicht te hebben in alle inkoopuitgaven van de gemeente en een strategie te bepalen voor mogelijke besparingen of verbeteringen. Op basis van een analyse van eerder gedane uitgaven en een inschatting van toekomstige uitgaven kan een strategie worden ontwikkeld voor de belangrijkste productgroepen die de gemeente inkoopt. De strategie kan worden uitgebreid met de inkoopbehoefte van gemeenten in de regio De tactische inkoop omvat: 1. inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt. 2. specificeren: het opstellen van een programma van eisen en wensen, een conceptovereenkomst en/of een offerteaanvraag, ook wel genoemd het opstellen van een bestek. 3. selecteren: het aanvragen, ontvangen en beoordelen van offertes en op basis daarvan het selecteren van de beste leverancier(s). 4. contracteren: het eventueel onderhandelen met leveranciers en afsluiten van (raam)overeenkomsten of het verlenen van de opdracht De operationele inkoopfase omvat: 5. bestellen: het plaatsen van losse opdrachten of het afnemen binnen (raam)contracten die in fase 4 zijn afgesloten. 4

5 6. bewaken: het bewaken van de uitlevering van orders, het bewaken van de kwantiteit en kwaliteit van de geleverde goederen, diensten en/of werken en het verifiëren en afhandelen van facturen. 7. nazorg: het afhandelen van eventuele klachten, claims, meer/minderwerk, afwikkelen van onderhoudsperiode en garantietermijnen, evalueren van leveranciers en het herzien van contracten. 3.3 Definitie aanbesteden Omvat de fases 2 tot en met 4 (specificeren tot en met contracteren). Het is tevens een vorm van marktbenadering (inkopen) waarbij de opdrachtgever, na het stellen van concurrentie, een opdracht gunt aan de partij die het beste aan de gestelde eisen en wensen voldoet. In een aanbesteding worden de genoemde fasen gestructureerd doorlopen. Het kan hier zowel om leveringen, diensten als werken gaan. 4 Beleidsuitgangspunten De gemeente heeft als doel de aan haar ter beschikking gestelde gelden zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten zodat een product met de beste verhouding tussen prijs en kwaliteit kan worden geleverd aan haar burgers. Steeds weer zal een afweging moeten worden gemaakt of dit product door de gemeente zelf kan worden ontwikkeld en geleverd of dat producten, diensten of werken beter kunnen worden ingekocht. Als gekozen wordt voor de inkoop van producten, het uitbesteden van diensten of het laten uitvoeren van een werk gelden de volgende uitgangspunten: 4.1 Economische uitgangspunten De gemeente streeft in alle gevallen naar een optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit. Deze kan worden bereikt door: - analyseren van de inkoopuitgaven en op basis daarvan jaarlijks een inkoopstrategie bepalen voor de grootste productgroepen die de gemeente inkoopt; - zoeken naar schaalvoordelen (eventueel samenvoegen van opdrachten binnen en buiten - de gemeentegrenzen) en synergievoordelen; - zoeken naar kostenbesparingen in meer efficiency of vereenvoudiging en/of standaardisatie van inkoop- en logistieke processen; - doen van een gedegen marktonderzoek; - weloverwogen en nauwkeurig bepalen en beschrijven van de eisen en wensen; - zoveel mogelijk stellen van concurrentie. 4.2 Juridische uitgangspunten De gemeente en al haar werknemers zijn bij het inkopen van goederen en diensten gebonden aan de geldende Europese, nationale en gemeentelijke juridische kaders en de interne vastgelegde procedures. De gemeente hecht groot belang aan de rechtmatigheid van haar inkoopprocessen Naleven van basisbeginselen inkopen- en aanbesteden De basisbeginselen uit het EG-verdrag zijn gelijke behandeling, verbod op discriminatie, transparantie, proportionaliteit en wederzijdse erkenning. Toepassing van de richtlijn waarborgt naleving van de grondbeginselen. 5

6 De aanbestedingswet beschouwt het proportionaliteitsbeginsel als een van de dragende beginselen van aanbestedingsrecht. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die gesteld worden bij een aanbesteding, in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de aan te besteden opdracht Europese wet- en regelgeving In richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 geeft het Europees parlement aan hoe de lidstaten moeten omgaan met overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken. De Europese richtlijn is van toepassing op alle inkopen waarvan de geraamde opdrachtwaarde een vastgestelde drempelwaarde overstijgt. De drempelwaarden worden elke twee jaar aangepast Nationale wet- en regelgeving De EU-richtlijn is voor de Nederlandse overheid vertaald en vastgelegd in de Aanbestedingswet. De gemeente past de aanbestedingswet toe bij opdrachten waarvan de geraamde opdrachtwaarde onder de vastgestelde de Europese drempelwaarde blijft. Een belangrijke aanvulling op de wet is de Gids Proportionaliteit. De richtlijnen in deze gids zijn van toepassing op iedere aanbesteding die de gemeente Zederik doet Interne regelgeving en procedures Naast de Europese en nationale regelgeving moeten werknemers van de gemeente Zederik zich houden aan de interne procedures en richtlijnen die verband houden met het inkoopproces. Het betreft de geldende mandaatregeling, de regeling budgetbeheer, milieubeleid en dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. De gemeente kan toepassing van het beleid ook opleggen aan derden die namens of met financiële middelen van de gemeente inkopen Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Zederik De gemeente Zederik heeft algemene inkoopvoorwaarden opgesteld. Deze garanderen een levering of uitvoering onder de voor onze gemeente meest gunstige economische en juridische voorwaarden. De afdeling ICT-GLZ heeft eigen inkoopvoorwaarden die een optimale inkoop voor hun specifieke producten- en dienstenpakket garandeert. Op alle inkopen van de gemeente Zederik moeten de inkoopvoorwaarden van de gemeente Zederik van toepassing worden verklaard. Algemene (verkoop)voorwaarden van de leverancier worden uitgesloten. De inkoopvoorwaarden worden al met de offerteaanvraag meegezonden of vormen onderdeel van het bestek. Ook bij een schriftelijke opdracht moeten de algemene inkoopvoorwaarden van toepassing worden verklaard en worden meegezonden. 4.3 Ethische en ideële uitgangspunten Integriteit De gemeente Zederik vindt het van groot belang dat bestuurders en ambtenaren integer handelen in hun zakelijke relaties met (potentiële) leveranciers. Zij moeten zich daarom houden aan de voor hen geldende interne gedragscodes. 6

7 4.3.2 Eisen aan leveranciers Leveranciers moeten ook integer zijn. Zij moeten zich niet bezig houden met criminele of illegale activiteiten. Als er reden is hieraan te twijfelen kan de gemeente, met inachtneming van de wettelijk kaders uit de wet BIBOB, informatie inwinnen om dit te toetsen. Ze moeten zich houden aan de in Nederland geldende (wettelijke) normen en waarden met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en veiligheid. Discriminatie van werknemers of (toe)leveranciers en gebruikmaken van kinderarbeid of ontoereikende arbeidsomstandigheden tolereren wij niet. De gemeente wil niet afhankelijk worden van leveranciers. Daarnaast mag een leverancier ook niet afhankelijk worden van de gemeente. Er moet een gezonde verhouding bestaan tussen de opdracht van de gemeente(n) en de totale omzet van de leverancier. Prestaties van leveranciers aan de gemeente Zederik worden periodiek geëvalueerd. Frequentie, moment en wijze waarop worden bepaald door de aard van de opdracht en is afhankelijk van de looptijd van de overeenkomst, het financiële risico en het afbreukrisico. De methode van beoordeling is objectief en transparant. De informatie van de evaluatie wordt met de leverancier doorgenomen en wordt gebruikt voor besluitvorming over een eventuele verlenging van de overeenkomst. Slechte prestaties kunnen leiden tot beëindiging van de overeenkomst of tot tijdelijke uitsluiting van mededinging Midden en kleinbedrijf en lokale en regionale bedrijfsleven De gemeente realiseert zich dat het meedingen naar overheidsopdrachten niet altijd eenvoudig is. Binnen de wettelijke kaders spant zij zich in de administratieve last voor inschrijvers op opdrachten zo laag mogelijk te houden. - Bestekken zullen zoveel mogelijk digitaal ter beschikking worden gesteld. Waar mogelijk kunnen inschrijvingen digitaal worden gedaan. - Met het stellen van uitsluiting- en geschiktheidcriteria zal zorgvuldig worden omgegaan. Om de administratieve lastendruk te verminderen wordt gebruik gemaakt van de Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten. - De gemeente wil zo veel mogelijk gebruik maken van de kennis en innovatiekracht van de markt. Eisen en wensen aan producten, diensten en werken zullen zoveel mogelijk functioneel worden opgesteld. - Waar mogelijk en nuttig zal gebruik gemaakt worden van marktanalyses en/of marktconsultaties. - Bij meervoudig onderhandse aanbesteding worden 3 tot 5 ondernemers uitgenodigd. De gemeente wil zowel recht doen aan het streven naar een zo breed mogelijke concurrentiestelling als aan de economische belangen van het Zederikse bedrijfsleven. Bij openbare aanbestedingen zal de gemeente bij voorkeur een aanbestedingstrategie kiezen die het ook voor Zederikse bedrijven mogelijk maakt in te schrijven voor het verkrijgen van de opdracht. Deze ambitie mag niet leiden tot hoge meerkosten of concessies aan de kwaliteit. Bij onderhandse aanbestedingen zal de gemeente waar mogelijk Zederikse leveranciers uitnodigen mee te dingen voor de opdracht. Als richtlijn wordt aangehouden >50% lokaal. 7

8 4.4 Duurzaam inkopen De overheid zet concrete stappen naar een duurzame samenleving en geeft zelf het goede voorbeeld door milieu- en sociale aspecten te eisen mee te laten wegen bij de inkoop en aanbesteding van producten, werken en diensten. Het landelijke streven is gericht op 100% duurzaam inkopen in De gemeente Zederik wil concreet invulling geven aan dit streven door - In iedere inkoopprocedure duurzaamheidscriteria op te nemen in het programma van eisen of het bestek. - Bij gunning van opdrachten op basis van EMVI, duurzaamheid een standaardcriterium te laten zijn dat meeweegt in de beoordeling. - De RAW-catalogus bepalingen duurzaam inkopen op te nemen in het moederbestek en toe te passen op Civiele opdrachten. Bij het opstellen van duurzaamheidscriteria streeft de gemeente naar eenduidigheid. Bij de keuze van criteria wordt aansluiting gezocht bij de algemeen geldende criteria toegesneden op de relevante branches (opgesteld door AgentschapNL). Bij de toepassing van duurzaamheidcriteria moeten mogelijke meerkosten in reële verhouding staan tot de geraamde opdrachtwaarde en het te bereiken positieve effect op het milieu. Als wordt besloten voor de betreffende inkoop duurzaamheidscriteria niet te gebruiken als minimumeis in het programma van eisen zal dit gemotiveerd worden vastgelegd in de aanbestedingsstrategie. 4.5 Sociaal maatschappelijke doelstellingen De gemeente Zederik onderschrijft dat inkoop en aanbesteding een middel kan zijn om sociaal maatschappelijke doelstellingen in de regio te bereiken. Hierbij kan worden gedacht aan het eisen of bevorderen van inzet van (lokale) werklozen of werknemers met een moeilijke positie op de arbeidsmarkt bij de uit te voeren diensten of het uit te voeren werk. Binnen de wettelijke kaders zal gemeente zich inspannen om de inzet van deze werknemers te bevorderen. 5 Organisatorische uitgangspunten Inkoop- en aanbestedingsbeleid kan niet los worden gezien van de overige gemeentelijke regelgeving. Ze sluit aan op de geldende mandaatregeling, regeling ten aanzien van budgetverantwoordelijkheid, milieubeleid en overige vastgestelde interne processen. 5.1 Standaardwerkwijze en standaarddocumenten Om te waarborgen dat wordt voldaan aan genoemde regels en dat optimaal gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden kiest de gemeente ervoor de verschillende onderscheiden inkoopprocessen vast te leggen in standaardwerkwijzen en te ondersteunen met standaarddocumenten. Voor dit doel is een procesmodel inkoop- en aanbesteding ontwikkeld waarin de verschillende processen voor inkopen en aanbesteden zijn beschreven. Bij elke procedure wordt aangegeven welke stappen in het proces moeten worden uitgevoerd en/of nageleefd, welke medewerkers hierbij kunnen of moeten worden betrokken en welke documenten moeten worden opgenomen in een aanbestedingsdossier. 8

9 Er wordt zo veel mogelijk gewerkt met standaarddocumenten en formulieren. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid, de regelgeving en de standaardformulieren zullen via centraal toegankelijke kanalen als het intranet beschikbaar worden gesteld. 5.2 Gecoördineerde inkoopfunctie De gemeente Zederik kiest voor een gecoördineerde inkoopfunctie; dat wil zeggen - niet voor een centrale inkoopfunctie die alles inkoopt voor de gemeente en niet voor een volledig decentrale inkoopfunctie, maar voor een combinatie hiervan. Inkoop- en aanbestedingsprojecten kunnen variëren van simpel tot ingewikkeld. Bij ingewikkelde projecten zijn vaak grote belangen gemoeid. Onjuiste toepassing van regelgeving levert juridische risico s op. Daarnaast kan een niet goed gekozen aanbestedingstrategie leiden tot een slechter inkoopresultaat. Inkopen en aanbesteden is een vak, een specialisme. De gecoördineerde inkoopfunctie is daarom als volgt ingericht: - Centraal in de organisatie worden de kaders benoemd en bewaakt waarbinnen de deelnemers aan het inkoopproces kunnen en moeten werken. - Verantwoordelijkheden voor inkoop liggen bij degene die conform het geldende mandaatbesluit en interne richtlijnen voor budgetbeheer verantwoordelijkheid dragen voor doelmatig en rechtmatig inkopen en budgetbeheer ( dit is de budgethouder). - Budgethouders zijn verantwoordelijk voor alle inkopen en aanbestedingen die worden uitgevoerd binnen de hun ter beschikking gestelde budgetten en taken; - Budgethouders mogen bij opdrachten met een laag inkoopbedrag, binnen de geldende interne beleidsregels, hun eigen inkopen en aanbestedingen verzorgen. Ze ontvangen hierbij advies en ondersteuning van de inkoopcoördinator, de controller en/of de helpdeskfunctie van IBMN. - Voor aanbestedingen die economisch en/of juridisch meer risicovol zijn wordt advisering en begeleiding vanuit IBMN gevraagd. - Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen (als meerdere offertes worden gevraagd en beoordeeld) brengt de controller, bij voorkeur bij de start van het aanbestedingsproces, een advies uit aan de budgethouder over de aanbestedingsstrategie van de voorgenomen aankoop. De budgetverantwoordelijke beslist uiteindelijk over de voorgenomen aankoop met inachtneming van wettelijke en interne beleidsregels. - De inkoopcoördinator is contactpersoon voor IBMN en beoordeelt de complexiteit van inkoop en beslist over de inzet van IBMN in overleg met de budgethouder. - voor de inkoop en aanbesteding van goederen en diensten die niet door één afdeling of één budgethouder worden aangeschaft maar in aanmerking komen voor bundeling, worden op projectbasis inkoopteams samengesteld. Een dergelijk inkoopteam wordt in principe geleid door de afdeling en budgetverantwoordelijke die het grootste economische aandeel heeft in de geraamde opdrachtwaarde. Voor gemeenteoverschrijdende inkoop en aanbesteding geldt hetzelfde principe Samenwerking IBMN De gemeente Zederik kiest ervoor het inkoopspecialisme te betrekken van Inkoopbureau Midden Nederland. Onze gemeente is op projectbasis aangesloten. De gemeente kan aansluiten bij gezamenlijke aanbestedingen die vanuit IBMN worden gecoördineerd, de gemeente kan gebruik 9

10 maken van de helpdeskfunctie, op projectbasis begeleiding inschakelen en IBMN voert voor ons het wettelijk verplichte klachtenloket. 5.3 Inkoop Controle en managementinformatie Inkoopcontrole richt zich op het bewaken en toetsen dat rechtmatig wordt ingekocht door medewerkers van de gemeente Zederik. Het omvat het zorg dragen dat wordt voldaan aan interne en wettelijke beleidsregels. De medewerker interne controle en de accountant toetsen achteraf of de Europese en nationale wettelijke regelgeving ten aanzien van inkopen en aanbesteden is nageleefd. De gemeente Zederik wil door middel van actuele en accurate managementinformatie inzicht hebben in de resultaten, de kosten, de kwantiteit en kwaliteit van de uitgevoerde aanbestedingen. Aandachtspunten zijn: - toetsing van rechtmatigheid; - vinden van mogelijkheden van bundeling; - inzicht in mate van duurzaam inkopen; - inzicht in mate van inkopen bij lokale of regionale bedrijven; - inzicht in lopende contracten, zowel in de status als in de uitnutting en naleving. Deze informatie dient onder andere als input voor de gemeentelijke Planning & Control cyclus. 5.4 Dossiervorming en contractbeheer Alle stukken die betrekking hebben op het inkoop- en aanbestedingsproces, zoals bestekken, offertes, gunningadviezen en opdrachten of overeenkomsten worden, zo mogelijk al tijdens het aanbestedingsproces maar in ieder geval zo snel mogelijk na de definitieve gunning van de opdracht of overeenkomst, opgeslagen in het (digitale) archief. Hiermee kan de gemeente altijd beschikken over de juiste documenten bij interne- en externe controles op de gemeentelijke inkoopactiviteiten. De aanbestedingstukken, worden aangeboden aan en bewaard bij de afdeling die is belast met archivering. Na de aanbesteding komt in de laatste inkoopfase Nazorg contractbeheer aan de orde. Hiermee wordt bedoeld het vastleggen, actueel houden en toegankelijk maken van gegevens over lopende contracten tussen (één van) de gemeente Zederik en haar leveranciers. Contractregistratie en beheer maakt het mogelijk om: expiratiedata van lopende contracten vast te leggen; uitnutting van lopende contracten te evalueren; leveranciersprestaties te evalueren en vast te leggen. Vastleggen van expiratiedata is belangrijk. Ten eerste om te bewaken wanneer contracten opnieuw moeten worden aanbesteed en onnodige stilzwijgende verlenging van contracten te voorkomen. Ten tweede om op deze wijze expiratiedata op elkaar af te stemmen zodat bij volgende aanbestedingen bundeling kan plaatsvinden om zo schaalvoordelen te bereiken. Beheren van contracten is belangrijk om bij te houden en te evalueren, samen met de leveranciers en met de gebruikers van de producten of diensten, in hoeverre tegemoet wordt gekomen aan de in de overeenkomst vastgelegde 10

11 afspraken. De gemeente Zederik beschikt over een contract- en registratiebeheersysteem, waarin de budgethouders op eenvoudige wijze contracten kunnen registreren en beheren. 6 Aanbestedingsprocedure 6.1 Inkoopstrategie Om te kunnen bepalen welke aanbestedingsprocedure van toepassing is, wordt gestart met het opstellen van een inkoopstrategie. Elk inkoopproces, of het nu een werk, levering of dienst betreft, is uniek. Een goede inkoopstrategie is afgeleid van de doelstellingen van de organisatie en het vastgestelde inkoopbeleid. De inkoopstrategie omvat de afwegingen tussen prijs, kwaliteit en duurzaamheid, de uitgangspunten rondom lokaliteit en ook de waardebepaling van de opdracht en de te hanteren aanbestedingsprocedure. 6.2 Te hanteren aanbestedingsprocedures Bij een geraamde opdrachtwaarde boven de vastgelegde drempelwaarden moet een aanbestedingsprocedure worden gevolgd conform de geldende Europese richtlijn. Onder de Europese drempelwaarden past de gemeente Zederik de schaalverdeling toe die is vastgelegd in de Gids proportionaliteit. 11

12 Of een opdracht net in een groen of rood vlak valt, wordt in principe bepaald door de motivering in de inkoopstrategie. Bij twijfel of een opdracht binnen of buiten een drempelgebied valt kiest de gemeente Zederik ervoor de zwaardere procedure te kiezen. Dit beperkt het risico dat bij controle een procedure achteraf gezien niet goed is gevolgd. Bovendien geeft het de mogelijkheid de opdracht of overeenkomst na beëindiging te verlengen (mits deze verlengingsoptie in de opdracht/overeenkomst is opgenomen en er nog wettelijke ruimte is voor verlenging). 6.3 Te hanteren uitsluiting-, selectie- en gunningcriteria De gemeente Zederik hanteert bij hun inkoop- en aanbestedingsprocessen uitsluiting-, selectie- en gunningcriteria die functioneel en proportioneel zijn voor de in te kopen goederen, diensten en werken Eigen verklaring Met uitsluitings- en selectiecriteria wordt terughoudend omgegaan. De criteria worden vooraf bekendgemaakt in offerteaanvraag of bestek. Er wordt gebruik gemaakt van de Eigen Verklaring. In de eigen verklaring verklaart de inschrijver dat hij voldoet aan het gestelde omtrent uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, technische specificaties, uitvoeringsvoorwaarden en selectiecriteria. Bewijsstukken zullen vooraf niet worden opgevraagd Gunningscriteria De gemeente Zederik gunt een opdracht aan de aanbieder met de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI). Naast prijs vindt de gemeente het van belang dat ook kwaliteit en duurzaamheid in de gunningscriteria zijn opgenomen, desgewenst aangevuld met opdrachtspecifieke criteria. In de aanbestedingsstukken worden de toe te passen criteria gespecificeerd en wordt een relatief gewicht aan de criteria toegekend. 6.4 Offerteaanvragen, beoordelingsmethodiek en opdrachtverlening Offertes worden in alle gevallen schriftelijk aangevraagd. De gemeente Zederik beoordeelt ingediende offertes objectief en transparant. De methodiek van beoordelen wordt vooraf bekend gemaakt. De beoordeling wordt schriftelijk vastgelegd. Opdrachten worden altijd schriftelijk verleend. Afgewezen inschrijvers ontvangen een gemotiveerde afwijzing. Hierbij worden geen concurrentiegevoelige gegevens van inschrijvers bekendgemaakt. 7 Afwijkingenbeleid Afwijken van de in dit beleid vastgelegde inkoopprocedures is alleen mogelijk, wanneer daarbij niet buiten de kaders van de Europese richtlijn en aanbestedingswet wordt gehandeld en wanneer de handreikingen van de gids proportionaliteit worden gevolgd. Een verzoek tot afwijking van de in dit beleid voorgeschreven inkoopprocedure worden voorgelegd aan degene die hiervoor conform de geldende mandaatregels gemachtigd is. In het voorstel moet gemotiveerd worden waarom een andere inkoopprocedure gewenst of noodzakelijk is. In het voorstel moet tevens een advies zijn opgenomen van de controller of van IBMN, zodat de beslissingsbevoegde een afgewogen besluit kan nemen. Als een leverancier niet of maar gedeeltelijk instemt met het van toepassing verklaren van de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente kan over de inhoud en toepasselijkheid met een 12

13 leverancier worden onderhandeld. De budgethouder zal zich hierbij laten ondersteunen door een adviseur van IBMN, juridisch adviseur of de controller om zo te komen tot een reële inschatting van de juridische en/of economische consequenties. Een gemotiveerd voorstel tot afwijking van de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente zal worden voorgelegd aan degene die gemandateerd is af te wijken van het inkoopbeleid. 8 Evaluatie Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Zederik wordt elke 4 jaar geëvalueerd en herijkt. Ontwikkelingen op het gebied van Europese of nationale wetgeving worden gevolgd en kunnen leiden tot een eerdere herziening van het beleid. 13