Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 Gemeente Hoorn. Vastgesteld d.d. 8 oktober 2013 door de gemeenteraad.

Transcriptie

1 Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013 Gemeente Hoorn Vastgesteld d.d. 8 oktober 2013 door de gemeenteraad.

2 Inhoud Inleiding Definities Gemeentelijke doelstellingen Inkoopdoelstellingen Bijdrage aan collegedoelstellingen Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Uniforme documenten Ethische en ideële uitgangspunten Duurzaam Inkopen Innovatie Economische uitgangspunten Product- en marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Regionale economie en MKB Samenwerkingsverbanden Eerlijke mededinging en commerciële belangen Organisatorische uitgangspunten Inkoop in de organisatie Verantwoordelijken Past Performance Inkoopstrategie Klachtenregeling...9 2

3 Inleiding De Aanbestedingswet 2012 maakt het noodzakelijk het huidige inkoopbeleid op onderdelen aan te passen. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is gebaseerd op het raamwerk van de verschillende beleidsmaatregelen zoals opgenomen in het VNG Model. Op basis van lokale- en regionale beleidskeuzes zijn eigen accenten gelegd. Omdat het beleid zo is herschreven is de vergelijking met het inkoopbeleid 2011 niet letterlijk te maken. Voor gemeenten is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Bovendien geeft het de mogelijkheid om een verbinding te maken met de verantwoordelijkheid die de gemeente heeft voor de lokale- en regionale werkgelegenheid. In het Inkoophandboek (beschikbaar via intranet) wordt dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid verder (praktisch) uitgewerkt in procedures, bevoegdheden en richtlijnen. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid staan de uitgangspunten en kaders waarbinnen Inkoop in de gemeente plaatsvindt. De gemeente is continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de Inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend (hoofdstuk 2). Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente. Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van: 1. Juridische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 3) 2. Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 4) 3. Economische uitgangspunten: hoe gaat de gemeente om met de markt en ondernemers? (zie verder hoofdstuk 5) 4. Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de gemeente in? (zie verder hoofdstuk 6) 3

4 1 Definities Naast de in de Aanbestedingsregelgeving gehanteerde begrippen, zijn in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende begrippen als volgt gedefinieerd: Aanbesteding(en) Aanbestedings- Regelgeving Contractant Diensten Doelmatig inkopen Gemeente Inkoop Inkoopproces / Inkoopprocedure Inkoophandboek Leveringen Ondernemer Rechtmatig inkopen Regio NHN Social Return On Investment (SROI) Werken Een Inkoopprocedure die ertoe leidt dat een opdracht van de gemeente voor Leveringen, Diensten of Werken verstrekt wordt aan één of meerdere ondernemers. Het geheel van geldende wet- en regelgeving bij Inkoop en aanbesteden, zowel nationaal als Europeesrechtelijk. De in de Overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente. Een overheidsopdracht voor Diensten zoals gedefinieerd in de Aanbestedingsregelgeving. Effectief en efficiënt inkopen, in de zin dat de inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel, de kosten in redelijke verhouding staan tot de opbrengsten en het beheersen van de gemeentelijke middelen centraal staan. De gemeente Hoorn, zetelend Nieuwe Steen 1 te Hoorn. (Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Inkoop omvat procesmatig het inventariseren en specificeren van hetgeen ingekocht dient te worden, het selecteren en contracteren van de meest geschikte ondernemer, het daadwerkelijk bestellen en het bewaken van hetgeen ingekocht dient te worden inclusief de nazorg. De 1 op 1 procedure, meervoudig onderhandse procedure, de nationale -of Europese procedure, gericht op en resulterend in een overheidsopdracht voor Leveringen, Diensten of Werken. Handboek op intranet waarin specifiek voor het inkoopproces geldende interne procedures, bevoegdheden en richtlijnen staan beschreven. Een overheidsopdracht voor de aankoop, leasing, huur of huurkoop met of zonder koopoptie van producten, of de levering van producten inclusief werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren, zoals gedefinieerd in de Aanbestedingsregelgeving. Een aannemer, een leverancier of een dienstverlener. Aanbestedingsregels en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid worden nageleefd. Gevestigd in de regio Hoorn, de kop van Noord Holland Noord en Waterland. Het opnemen van een voorwaarde in de aanbesteding die ondernemers aanzet tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstaand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. Een overheidsopdracht voor werken zoals gedefinieerd in de Aanbestedingsregelgeving. 4

5 2 Gemeentelijke doelstellingen 2.1 Inkoopdoelstellingen De doelstellingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn als volgt: 1. Een positieve bijdrage aan de college- en organisatiedoelstellingen van de gemeente leveren. 2. Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed. 3. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. 4. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteitverhouding. 5. Administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers 2.2 Bijdrage aan collegedoelstellingen Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid levert een positieve bijdrage aan de collegedoelstellingen. De eerste doelstelling is maximale maatschappelijke waarde door optimale concurrentie en gunnen tegen de beste prijs- kwaliteit en duurzaamheidsverhouding. De belangrijkste inkoop gerelateerde doelstellingen van het college en de bijdrage die Inkoop daaraan levert zijn: Meer mogelijkheden bieden aan regionale ondernemers. Bij enkelvoudige en meervoudig onderhandse Aanbestedingen voorwaarden scheppen door zo mogelijk een regionale partij uit te nodigen als die aan de objectieve criteria voldoen. En bij nationale en Europese aanbestedingen staat het opnemen van proportionele eisen voorop. Versnelling van gemeentelijke procedures en vermindering van regeldruk. De inkoopprocedures en de inkoopdocumenten zo eenvoudig mogelijk houden, zo veel mogelijk elektronisch aanbesteden en waar mogelijk documenten uniformeren en standaardiseren. Sluitende begroting Verder professionaliseren van de inkoopfunctie door, per aanbesteding een goede inkoopstrategie vast te stellen, het sluiten van raamovereenkomsten en professioneel leveranciers- en contractmanagement. Mensen aan het werk helpen. In alle Europese aanbestedingen Social Return on Investment opnemen en uitvoering faciliteren en monitoren. Duurzaamheidsdoelstellingen. Invulling geven aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de gemeente door in aanbestedingen duurzaamheidscriteria op te nemen, als er voor de betreffende productgroep criteria zijn ontwikkelt door Agentschap NL. Om de gemeentelijke doelstellingen te verwezenlijken zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 5

6 3 Juridische uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader De gemeente leeft de Aanbestedingsregelgeving na. De voor de gemeente meest relevante Aanbestedingsregelgeving op het moment van het opstellen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft: Europese richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van 31 maart 2004 betreffende de coördinaties van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor Werken, Leveringen en Diensten. Deze Europese Richtlijn is naar Nederlands recht geïmplementeerd middels de Aanbestedingswet Aanbestedingswet 2012 (ter vervanging van onder meer het Bao en de Wira). Aanbestedingsreglement Werken 2012 (ARW2012), voor zover van toepassing verklaard op de betreffende Aanbesteding. Proportionaliteitsgids. De hiervoor genoemde Aanbestedingsregelgeving betreft geen volledige weergave maar wel de meest relevante voor de gemeente. 3.2 Uniforme documenten De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en regionaal en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe: Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; VNG Model Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten; Uniforme Eigen Verklaring. 6

7 4 Ethische en ideële uitgangspunten 4.1 Duurzaam Inkopen Bij Inkopen neemt de gemeente milieuaspecten in acht. De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar om in % duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale voorwaarden en milieuaspecten van Agentschap NL in het inkoopproces. Manifest Professioneel Duurzaam Inkopen Het college heeft het Manifest Professioneel Duurzaam Inkopen ondertekend. Het Manifest sluit aan bij de doelstelling om in % duurzaam in te kopen, bevordert duurzaam ondernemerschap in de hele keten en heeft oog voor sociale doelen. Het is van belang om in alle fasen van het Inkoopproces op zoek te gaan naar kansen op duurzame, innovatieve oplossingen, zo mogelijk in samenspraak met het bedrijfsleven. Vooral bij die inkopen waarbij dit substantieel kan bijdragen aan de duurzaamheiddoelen van de organisatie. Social Return on Investment (SROI) De gemeente spant zich in om werkgelegenheid te bieden aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Indien passend oefent de gemeente middels inkopen en aanbesteden invloed uit op de bedrijfsvoering van de gecontracteerde ondernemer en zet deze aan tot het aanbieden van (leerwerk)stages en/of het in dienst nemen van mensen met een achterstand tot de arbeidsmarkt en/of jongeren. De gemeente wil SROI breder (voor meer doelgroepen: WWB, WW, WIA/WAO, Wajong, BBL, BOL en WSW) toepassen dan tot nu toe het geval was. Naast het sociale rendement wordt er ook aandacht geschonken aan het economische rendement, door voldoende rekening te houden met de bedrijfsvoering van de ondernemers. Het doel van de gemeente is het aantal uitkeringsgerechtigden terug te dringen en jongeren aan het werk te helpen en dit eenduidig regionaal (West-Friesland en Kop van Noord-Holland) op te zetten en uit te voeren. In bepaalde situaties is het niet mogelijk of wenselijk om social return toe te passen. Deze (limitatieve) uitsluitingsgronden zijn: Als door SROI verdringing zou optreden; Als door de aard van het werk er geen geschikt aanbod of geen match tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt voorhanden is (zulks ter boordeling van gemeente/uwv); Als toepassing van social return disproportionele inspanningen of kosten met zich meebrengt. 4.2 Innovatie De gemeente streeft naar innovatie in het inkoopproces. Bij innovatiegericht inkopen wordt doelgericht gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Naast de innovatie gericht op het product kan innovatie ook betrekking hebben op het inkoopproces. Hierbij wordt een contractvorm toegepast die innovativiteit bij de wederpartij van de gemeente stimuleert. Men besteedt bijvoorbeeld niet aan op basis van een volledig uitgewerkt bestek, maar op basis van een op hoofdlijnen gerichte vraagspecificatie. 7

8 5 Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het product. Een marktanalyse leidt tot het noodzakelijke inzicht in de relevante markt(vorm) en de daarop opererende partijen (aanbieders en afnemers) en hoe de markt- en (eventueel) machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld kopers- of verkopersmarkt). En ook hoe de (eventuele) branche specifieke regelingen en gebruiken zijn. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie De gemeente streeft naar onafhankelijkheid jegens ondernemers buiten de contractperiode. In beginsel moet de gemeente immers vrij zijn in het maken van keuzes bij Inkoop en/of in verband met de naleving van de aanbestedingsregels. Er kan echter ook gedurende de contractperiode bewust voor afhankelijkheid worden gekozen. Bijvoorbeeld met betrekking tot te behalen doelstellingen, resultaten en productontwikkelingen (innovatie). 5.3 Regionale economie De gemeente zoekt actief naar mogelijkheden voor de regionale economie en doet dit binnen de bestaande regelgeving en zonder dat dit tot een vorm van discriminatie van ondernemers leidt. Regionale ondernemers hebben in beginsel geen bevoorrechte positie ten opzichte van andere ondernemers. De gemeente heeft echter wel oog voor de belangen van de regionale ondernemers. De gemeente moet niet onnodig buitenregionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Aan de andere kant kan regionaal aanbesteden bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt in ieder geval altijd 1 regionale en 1 landelijke ondernemer uitgenodigd als deze aan de objectieve criteria voldoet. Het stellen van proportionele eisen staat voorop. 5.4 Samenwerkingsverbanden De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Op dit moment participeert de gemeente in verschillende samenwerkingsvormen binnen de regio, waaronder het Inkoopplatform NHN. In dit Inkoopplatform stemmen de gemeente Bergen, Den Helder, Heerhugowaard, Hoorn en Alkmaar beleid op elkaar af, en wisselen zij kennis en ervaringen uit. In regionaal verband worden ook diverse, vooral Europese Aanbestedingen op het gebied van Leveringen en Diensten gezamenlijk uitgevoerd. 5.5 Eerlijke mededinging en commerciële belangen De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. 8

9 6 Organisatorische uitgangspunten 6.1 Inkoop in de organisatie Inkoop is door middel van een centraal gecoördineerde inkoopfunctie georganiseerd. 6.2 Verantwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door (of in opdracht van) de verantwoordelijke afdelingen zelf. De inkoopadviesfunctie adviseert op het inkoopproces (inkoopdeskundigheid) waarbij de afdelingen verantwoordelijk zijn voor het inkoopproces en de inhoud (materiedeskundigheid). Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De gemeenteraad stelt het inkoopbeleid vast. 6.3 Past Performance Goede klantgerichte prestaties van opdrachtnemers worden gewaardeerd. Verschillende gemeenten gebruiken deze Past Performance om de prestaties van opdrachtnemers te beoordelen en dit kan gebruikt worden bij het selecteren voor enkelvoudige opdrachten en onderhandse aanbestedingen. De gemeente neemt deel aan het beoordelingssysteem Past Performance Noord Holland en stelt de beoordelingen via de gesloten database beschikbaar aan alle deelnemende gemeenten. Past Performance is opgenomen in de offerteaanvraag en in alle bestekken voor meervoudig onderhandse, nationale en Europese aanbestedingen. 6.4 Inkoopstrategie Uitgaande van professioneel opdrachtgeverschap zijn de volgende kernvragen relevant om vooraf te beatwoorden: 1. Wat willen we aanbesteden? Wanneer willen we dit aanbesteden? Welke risico s zijn we bereid te nemen? 2. Wat kunnen en willen we als gemeente Hoorn zelf doen? 3. Wat kan de markt voor de gemeente doen? 4. Welke contracts- en aanbestedingsvorm past daarbij? 5. Welk contractbeheer past daarbij? Het resultaat van de beantwoording van deze vragen is de inkoopstrategie. 6.5 Klachtenregeling Ondernemers kunnen voor, tijdens en na de aanbesteding met klachten terecht bij de gemeente. 9