Inkoop- en Aanbestedingsbeleid

Transcriptie

1 Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Vastgesteld op 4 juli 2017 door burgemeester en wethouders Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Pagina 1 van 6

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Professioneel opdrachtgeverschap Doelstellingen nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Inkoopvoorwaarden Uniformiteit Bepalen van de inkoop- of aanbestedingsprocedure Mandaat en volmacht Klachtenregeling Ethische en ideële uitgangspunten Integriteit Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Duurzaam Inkopen Social return on investment (SROI) Opdrachtverlening aan regionale Sociale werkvoorzieningen Sociale voorwaarden Inwonerparticipatie Innovatie Economische uitgangspunten Product- en marktanalyse Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Regionale en lokale economie en het MKB Eerlijke mededinging en commerciële belangen Samenwerkingsverbanden Gemeente Hollands Kroon Missie & Visie gemeente Hollands Kroon Inkoop in de organisatie Handboek inkoop en consulentschap Inhuur medewerkers te alle tijden langs werving en selectie of inkoopproces Afwijken... 6 Voorwoord Dit is de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. De nota bestaat uit twee delen. Deel 1 bevat het gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Schagen, Langedijk, Heerhugowaard, Hollands Kroon en Hoorn. Deel 2 bevat de gemeente specifieke aanvulling op de nota. Aanleiding voor het opstellen van deze nota is de wijziging van de Aanbestedingswet 2012, die op 1 juli 2016 in werking is getreden. Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Pagina 2 van 6

3 DEEL 1 INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 1. Inleiding 1.1. Professioneel opdrachtgeverschap Hollands Kroon is een professionele en maatschappelijk verantwoorde opdrachtgever. Wij handelen integer en kopen doelmatig en rechtmatig in. Om dit te blijven doen is het belangrijk om aandacht te besteden aan de verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Een professionele inkoopfunctie is een voorwaarde bij het ontwikkelen van de organisatie van de toekomst. Het draagt bij aan onze college- en organisatiedoelstellingen, aan besparingen en verbeteringen van de kwaliteit. Daarnaast heeft het invloed op zowel sociale als duurzaamheidsaspecten en zorgt het voor efficiënte en innovatieve oplossingen. Door professioneel opdrachtgeverschap is het makkelijker om verbinding te maken en te houden met onze inwoners en bedrijven en zorgt het voor een koppeling met de lokale- en regionale werkgelegenheid Doelstellingen nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 1. Een bijdrage leveren aan de college- en organisatiedoelstellingen; 2. Doelmatig- en rechtmatig inkopen & aanbesteden, zodat gemeenschapsgelden op een verantwoorde en controleerbare wijze worden aangewend en besteed; 3. Een integere en betrouwbare opdrachtgever zijn, die ondernemers gelijke kansen biedt; 4. Inkopen & aanbesteden tegen de optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding; 5. Administratieve lastenverlichting van de inkoop- en aanbestedingsprocessen voor zowel de ondernemers als voor ons. 2. Juridische uitgangspunten 2.1. Algemeen juridisch kader Wij leven de meest relevante wet- en regelgeving in het kader van inkoop en aanbestedingen na. Hierbij handelen we naar de geest van de wet. Inkopen/aanbesteden is een middel om onze doelen te bereiken. Er wordt altijd een afweging gemaakt tussen doelmatigheid en rechtmatigheid. De meest belangrijke wet- en regelgeving bestaat uit het onderstaande: Nationale en Europese aanbestedingswetgeving; Algemene wet bestuursrecht; Burgerlijk Wetboek; Wet Markt en Overheid; Gemeentewet Inkoopvoorwaarden Voor alle inkopen, uitgaven en contracten hanteert de gemeente de regionaal afgestemde inkoopvoorwaarden Uniformiteit Wij hanteren zoveel mogelijk uniforme documenten en werkwijzen bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij maken daarbij gebruik van digitale platformen. Ondernemers raken hierdoor sneller bekend met de inkoop- en aanbestedingsprocedures en de administratieve lasten dalen verder Bepalen van de inkoop- of aanbestedingsprocedure De inkoop- of aanbestedingsprocedures kiezen wij op basis van de uitgangspunten zoals opgenomen in de geldende weten regelgeving en de Gids Proportionaliteit. Hierbij wegen wij altijd de doelmatigheid af tegen de rechtmatigheid Mandaat en volmacht Inkoop en aanbesteden vinden plaats met inachtneming van de mandaat- en volmacht-regeling. Wij zijn slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging Klachtenregeling Ondernemers hebben de mogelijkheid om klachten over inkoop- en aanbestedingsprocedures digitaal in te dienen. Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Pagina 3 van 6

4 3. Ethische en ideële uitgangspunten 3.1. Integriteit Onze bestuurders en medewerkers houden zich aan de normen en waarden omtrent integriteit. Zij handelen integer, zakelijk, objectief en transparant. Wij doen uitsluitend zaken met integere ondernemers. De toetsing van de integriteit van ondernemers vindt onder andere plaats door toepassing van verplichte uitsluitingsgronden bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocedures Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Wij hebben een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en nemen in alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces milieu- en sociale aspecten in acht. Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij de mens gaat het om zaken zoals kinderarbeid, fraude, discriminatie en recht op vakbondlidmaatschap. Bij milieu wordt de natuur en leefomgeving zo min mogelijk belast. Bij financiën besteden wij de beschikbare budgetten in relatie tot bovenstaande zo efficiënt en effectief mogelijk Duurzaam Inkopen Wij streven er naar om 100% duurzaam in te kopen. Bij het contracteren van leveranciers worden duurzaamheidscriteria geëist. Deze criteria worden veelal gesteld aan materialen en/of processen Social return on investment (SROI) Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Wij hanteren hierbij het beleid, de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden zoals vastgesteld door het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid Noord-Holland Noord (RPA- NHN) Opdrachtverlening aan regionale Sociale werkvoorzieningen Namens de gemeente vervult de regionale sociale werkvoorziening een belangrijke maatschappelijke rol bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij is van belang, dat er voldoende werkzaamheden zijn om deze mensen daadwerkelijk aan het werk te helpen en te houden. Daarom laten wij (deel)opdrachten uitvoeren door medewerkers van regionale sociale werkvoorzieningen Sociale voorwaarden Door toepassing van sociale voorwaarden bij inkoop- en aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten; bijvoorbeeld als opdrachten onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen Inwonerparticipatie Wij stimuleren actieve participatie van inwoners in de samenleving. Wij houden rekening met de wensen van onze inwoners en betrekken hen waar mogelijk bij inkoop- en aanbestedingstrajecten Innovatie Wij bevorderen en stimuleren innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hierbij hebben wij oog voor innovatieve producten, werken en diensten, die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de gemeente en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners. 4. Economische uitgangspunten 4.1. Product- en marktanalyse Inkoop en aanbesteden vinden plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Pagina 4 van 6

5 4.2. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Wij zijn vrij en onafhankelijk bij het maken van keuzes in het kader van de ondernemersrelatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures met naleving van de aanbestedingswet- en regelgeving Regionale en lokale economie en het MKB Alle ondernemers krijgen gelijke kansen bij aanbesteden. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf en bij onderhandse procedures met regionale- en lokale ondernemers Eerlijke mededinging en commerciële belangen Opdrachten verlenen wij onder eerlijke mededinging. Ondernemers krijgen een gelijke kans om een opdracht gegund te krijgen. Dit realiseren wij door objectief, transparant, non-discriminerend en proportioneel te handelen. Dit draagt bij aan een betere en gezonde marktwerking Samenwerkingsverbanden Hollands Kroon streeft naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere gemeenten, aanbestedende diensten en/of bedrijven. DEEL 2 GEMEENTE SPECIFIEKE AANVULLING INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 5. Gemeente Hollands Kroon 5.1. Missie & Visie gemeente Hollands Kroon Hollands Kroon staat voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen en is professioneel, efficiënt en effectief. Het uitgangspunt is 'digitaal, tenzij'. Onze focus is extern gericht. Daarmee bedoelen we dat de vraag van 'de klant', maatschappelijke ontwikkelingen en de economische en sociale leefbaarheid van onze kernen leidend zijn. Daarbij bieden we ruimte aan ontwikkelingen in de breedste zin van het woord. Verder werken we samen aan een vorm en niveau van dienstverlening, welke betaalbaar is en blijft, waarbij de eigen verantwoordelijkheid van bewoners, bedrijven en instellingen ondersteund dan wel versterkt wordt. De organisatiecultuur van de gemeente Hollands Kroon wordt gevormd door de waarden en normen van de organisatie. Hollands Kroon heeft vijf kernwaarden die richtinggevend zijn voor de medewerkers. Onze medewerkers zijn ondernemend en resultaatgericht, werken integraal, nemen verantwoordelijkheid en willen weten wat bewoners, bedrijven en instellingen van ons verwachten. Zij willen groeien, vernieuwen, transparant en helder verantwoording afleggen en de belangen en resultaten van de samenleving en de organisatie boven die van zichzelf zetten. De kernwaarden die uitdrukking geven aan dit gewenste gedrag zijn: vertrouwen, lef, contact, respect en bevlogenheid. Visie De gemeente Hollands Kroon wil de slimste gemeente van Nederland zijn. Wij maken steeds de afweging wie een taak of werkzaamheden het best en effectiefst kan invullen of uitvoeren, de markt, of wij. Hierbij zetten wij in op: het benutten van de eigen kracht en verantwoordelijkheid van de inwoners, bedrijven en instellingen; het ontwikkelen van 'partnerschap relaties ; het inrichten van een compacte en flexibele organisatie; het realiseren van effectieve en efficiënte beleidsontwikkeling; het afleggen van verantwoording over het proces waarover regie wordt gevoerd. Partnerschap Hollands Kroon vindt het belangrijk dat partners aansluiten op onze filosofie en kernwaarden. Het zorgen voor kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, innovatie en verbetering van processen en producten doen wij samen met hen. De focus ligt in het gerichter en bewuster organiseren van samenwerking met allerlei partners, waardoor tot een effectiever overheidsoptreden wordt gekomen met een hogere kwaliteit van zowel proces als eindresultaat. Wij werken samen op basis van regie of in co-creatie, waarbij wij gelijkwaardige gesprekspartners zijn. Het aansluiten bij Hollands Kroon te samen met de kwaliteit zijn de belangrijkste criteria bij de selectie van deze partners. Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Pagina 5 van 6

6 5.2. Inkoop in de organisatie De inkoopfunctie is centraal gecoördineerd. Wij streven naar vergaande digitalisering van de volledige inkoopfunctie. Uitgangspunt is dat er uitsluitend via het centrale inkoopproces wordt ingekocht, geen inkoop/uitgave zonder het team inkoop. Ieder team dient inkoop te betrekken bij al haar uitgaven en overeenkomsten Handboek inkoop en consulentschap De consulenten van inkoop worden vooraf in het proces betrokken, waar mogelijk al bij budgetaanvraag. Zij ondersteunen en adviseren de zelfsturende teams bij inkopen en aanbesteden. Zij stellen naast hun fysieke beschikbaarheid een handboek beschikbaar met handvatten en achtergrondinformatie over het inkoopbeleid en -proces over onder andere: - Strategische samenwerking; - Startup inkoop/aanbesteding; - Intakeformulier; - Processchema s; - Motivering (comply or explain); - Uitleg Gids Proportionaliteit; - Afwijken van voorwaarden en beleid; - Voorwaarden aan externe bureaus; - Voorwaarden voor inhuur; - Duurzaamheid - Social Return on Investment - Uitleg procedures - Standaardformulieren, inschrijfleidraad en contracten; - Functioneel specificeren; - Evaluatie en contractmanagement Inhuur medewerkers te alle tijden langs werving en selectie of inkoopproces. Voor de inhuur van persoonsgebonden medewerkers (directe deelname in zelfsturende teams en/of op titel Hollands Kroon naar buiten treden) en trainers zijn wij gerechtigd om in afwijking van de Gids Proportionaliteit op basis van de onderstaande procedure te gunnen tot de Europese aanbestedingsdrempel voor (specifieke) diensten. Dit doen wij vanuit de volgende gedachte en visie: Hollands Kroon staat voor een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners, bedrijven en instellingen. Succesfactor hierbij zijn onze medewerkers die de vraag van de klant als leidraad voor hun handelen zien. Dit geldt voor zowel eigen personeel als ingehuurd personeel. Wij zoeken medewerkers die beschikken over het Hollands Kroon DNA, onze kernwaarden. Onze kernwaarden zijn verweven in alles wat we doen en zijn daarom de belangrijkste pijlers voor onze manier van werken. Het werving- en selectiebeleid vormt het belangrijkste onderdeel van dit proces. Het doel van dit beleid is om de medewerkers te selecteren die passen in de organisatievisie van Hollands Kroon. Het gaat ons dus om de mens, de talenten die die mens heeft, de drive, de passie en het lerend vermogen, want dat bepaalt uiteindelijk hoe succesvol iemand is. Het zijn medewerkers die ondernemend zijn met een maatschappelijke drive en resultaatgericht. Zij werken integraal en nemen verantwoordelijkheid. Zij weten wat bewoners, bedrijven en instellingen van ons verwachten en handelen daar naar. De selectie van deze medewerkers gebeurt conform de werving- en selectieafspraken die binnen Hollands Kroon gelden. Bij een positief oordeel beslist het betreffende zelfsturende team welke medewerker er komt ondersteunen. Dit gaat op persoon en klik en als laatste op basis van het CV en het uurtarief. Bovenstaande maakt dat aanbesteden, als het gaat om inhuur van specifieke persoonsgebonden medewerkers, niet past bij onze manier van selecteren. Wij zorgen er door een goede begroting en integrale monitoring voor dat dergelijke opdrachten niet boven de Europese drempel voor (specifieke) diensten uitkomen, tenzij dit aantoonbaar onvoorzien is. Overschrijdingen worden gerapporteerd aan de accountant Afwijken Afwijken van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Gids Proportionaliteit is mogelijk op basis van een passende motivatie die wordt vastgelegd in het inkoopdossier en wordt getoetst door inkoop. Afwijken van de inkoopvoorwaarden kan alleen in overleg met en na advies van inkoop. Bij substantiële afwijkingen (tot de Europese aanbestedingsgrens) en wanneer er geen overtuigende redenen zijn, dient de directie hierover een afwijkingsbesluit te nemen. Uitsluitend het college kan besluiten af te wijken van de Europese aanbestedingsgrens. Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Pagina 6 van 6