INFORMAT WEBAPPLICATIE. ileerlingen. Leerlingenadministratie Secundair Onderwijs (incl. EDISON en aanwezigheden) Jan Vermaut Geert Versteele

Transcriptie

1 INFORMAT WEBAPPLICATIE ileerlingen Leerlingenadministratie Secundair Onderwijs (incl. EDISON en aanwezigheden) Jan Vermaut Geert Versteele Versie: 27 mei 2011

2 Deel 1: Algemeen Deel 1: Algemeen 1 Aanmelden Geef het webadres in om het programma te starten. URL:... Gebruikersnaam: is steeds een adres. Wachtwoord: is minstens 6 karakters lang en bevat minstens 2 cijfers. Bent u uw gebruikersnaam en/of paswoord vergeten, of hebt u een aantal keer verkeerd ingelogd waardoor uw account tijdelijk inactief is, dan moet u uw beheerder raadplegen. Indien u Gebruikersnaam opslaan aanvinkt, zal uw gebruikersnaam reeds zijn ingevuld wanneer u zich een volgende keer aanmeldt. Moet er toch met een andere gebruikersnaam ingelogd worden, dan klikt u op Andere gebruiker. Via het icoontje onderaan links kunt u de laatste versie van Adobe Reader downloaden. Dit is van belang voor het afdrukken. Dit scherm wordt opgestart, maar mag eigenlijk gesloten worden. Dit extra scherm dient om alle navigatieknoppen, te verwijderen: maximaal ruimte ter beschikking stellen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 1 Handleiding

3 Deel 1: Algemeen 2 Applicatiescherm Selectie van de applicatie Deze stap wordt overgeslagen voor gebruikers die maar rechten hebben op één applicatie. In dit geval wordt de applicatie onmiddellijk opgestart. Wie toegang heeft tot meerdere applicaties klikt met de L-muistoets ileerlingen aan om Leerlingenadministratie Secundair Onderwijs op te starten. Links onderaan kunt u een taak kiezen. Afmelden Wilt u toch de applicatie niet opstarten, dan kunt u via de knop Afmelden Informat afsluiten. Wachtwoord wijzigen Het wachtwoord moet uit minstens 6 karakters bestaan waarvan minimum 2 cijfers. Bij het wijzigen van het wachtwoord wordt steeds gevraagd naar het oude wachtwoord. Daarna tikt u 2x het nieuwe wachtwoord in (de tweede maal om te controleren of u niet per abuis een letter/cijfer verkeerd had ingetikt en zodoende niet meer in het programma raakt). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 2 Handleiding

4 Deel 1: Algemeen 3 Startscherm leerlingen School/Vestiging/Schooljaar wijzigen Iedere gebruiker die inlogt, komt standaard in een vooraf bepaalde school/vestiging terecht. Wilt u de leerlingen van een andere school/vestiging of de eigen leerlingen van een ander schooljaar raadplegen, dan moet u klikken op 'School/Vestiging wijzigen'. U selecteert schooljaar, school en vestiging uit de aangeboden keuzelijsten. Merk op dat u hier enkel de scholen en vestigingen te zien krijgt waar u als gebruiker rechten op hebt. Het aantal aangeboden items zal dus verschillen van gebruiker tot gebruiker. Om uw keuze te bevestigen klikt u op de knop 'Selecteer'. De gegevens van de gekozen school/vestiging worden dan geladen. Wilt u de school/vestiging uiteindelijk toch niet veranderen, klik dan op de knop 'Annuleren'. U blijft dan ingelogd in de oorspronkelijke school/vestiging. Vinkt u "Deze selectie als standaard instellen" aan, dan komt u bij het inloggen steeds in deze school/vestiging terecht. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 3 Handleiding

5 Deel 1: Algemeen Support website Via een klik op de rode tekst onderaan wordt u doorgelinkt naar de supportsite ( Als u iets niet vindt in de handleiding moet u zeker eens een kijkje nemen op deze site alvorens te bellen/mailen/faxen. Afsluiten Gebruik steeds de functies ileerlingen sluiten of Afmelden (onder menu X in de linkerbovenhoek) indien u respectievelijk een andere applicatie wenst op te starten of Informat volledig wenst af te sluiten en dit om de server minder zwaar te belasten. 4 Case-studie 4.1 Wat is een sessie? Een sessie wordt geopend wanneer men het programma opstart. In een sessie worden tal van zaken opgeslagen over de onderdelen van programma s die u opstart. Deze gegevens worden op de centrale webserver bijgehouden. Een sessie heeft in principe een onbeperkte levensduur. Dit is het geval wanneer er continu gewerkt wordt. Door de beheerder wordt per gebruiker ingesteld na hoeveel tijd zijn/haar sessie verloopt (20 minuten, één uur, anderhalf uur of twee uur). Wanneer er dus zolang niet gewerkt wordt (geen aanvraag naar de centrale server), dan wordt de sessie verwijderd van de webserver. Dit betekent m.a.w. dat u zich opnieuw moet aanmelden wanneer u na 20 minuten, één uur, anderhalf uur of twee uur verder werkt. Hierbij gaan de laatste niet opgeslagen gegevens verloren (dit wordt eigenlijk tot een minimum beperkt). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 4 Handleiding

6 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie De verschillende applicaties van Informat delen de informatie in het menu Algemeen. 1 ALGEMEEN 1.1 Scholengemeenschap Algemeen Links krijgt u de lijst met scholengemeenschappen die betrekking hebben op de applicatie die u gekozen hebt. Wilt u ook de scholengemeenschappen raadplegen die gebruikt worden door een andere applicatie, dan stipt u onderaan de lijstzone 'Alle' aan. Het is ook pas dan dat u een scholengemeenschap zal kunnen toevoegen of schrappen. Om de gegevens van een bepaalde scholengemeenschap te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L- muistoets deze scholengemeenschap aan. Het onderscheid tussen Eigen/Alle: zoals reeds gezegd kunt u - wanneer in de lijstzone 'Eigen' is aangestipt - de gegevens enkel wijzigen. Indien u 'Alle' hebt aangeklikt zult u de fiche van deze scholengemeenschap ook kunnen verwijderen of een nieuwe fiche toevoegen en kunt u de applicatie aan- of afvinken (zie verder). Om een nieuwe scholengemeenschap toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande scholengemeenschap te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe scholengemeenschap toevoegt, hebt u de keuze: ofwel vult u de fiche volledig zelf in: o Code: het officiële nummer zoals dit door het departement aan de betreffende scholengemeenschap is toegekend.

7 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie o o o Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden: ; ; ; ; ; Applicatie (enkel zichtbaar indien 'Alle' is aangestipt in de lijst): wanneer een bepaalde scholengemeenschap niet (meer) gebruikt wordt in de leerlingenadministratie mag deze niet zomaar verwijderd worden. Het is immers mogelijk dat bvb. de personeelsadministratie deze scholengemeenschap nog van doen heeft. In dat geval verwijdert u het vinkje bij de leerlingenapplicatie. Wanneer u deze scholengemeenschap opnieuw blijkt nodig te hebben vinkt u de applicatie weer aan. ofwel kiest u de scholengemeenschap uit de lijst die u krijgt wanneer u op de bijhorende knop klikt. In het laatste geval worden code, naam, adres- en telefoongegevens automatisch ingevuld. Bij het verwijderen worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (wordt de betreffende scholengemeenschap nog in andere applicaties gebruikt?, zijn er nog scholen verbonden aan deze scholengemeenschap?) Structuur De structuur van de scholengemeenschap bevat volgende componenten: de scholengemeenschap met daartoe behorende scholen en hun vestiging(en). Deze informatie wordt gehaald uit menu Algemeen School tabblad Organisatie en menu Algemeen - Structuur (zie verder). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 6 Handleiding

8 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 1.2 Scholengroep Algemeen Links krijgt u de lijst met scholengroepen die betrekking hebben op de applicatie die u gekozen hebt. Wilt u ook de scholengroepen raadplegen die gebruikt worden door een andere applicatie, dan stipt u onderaan de lijstzone 'Alle' aan. Het is ook pas dan dat u een scholengroep zal kunnen toevoegen of schrappen. Om de gegevens van een bepaalde scholengroep te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets deze scholengroep aan. Het onderscheid tussen Eigen/Alle: zoals reeds gezegd kunt u - wanneer in de lijstzone 'Eigen' is aangestipt - de gegevens enkel wijzigen. Indien u 'Alle' hebt aangeklikt zult u de fiche van deze scholengroep ook kunnen verwijderen of een nieuwe fiche toevoegen en kunt u de applicatie aan- of afvinken (zie verder). Om een nieuwe scholengroep toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande scholengroep te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe scholengroep toevoegt, hebt u de keuze: ofwel vult u de fiche volledig zelf in: o Code: het officiële nummer zoals dit door het departement aan de betreffende scholengroep is toegekend. o Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. o Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden: ; ; ; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 7 Handleiding

9 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie o ; ; Applicatie (enkel zichtbaar indien 'Alle' is aangestipt in de lijst): wanneer een bepaalde scholengroep niet (meer) gebruikt wordt in de leerlingenadministratie mag deze niet zomaar verwijderd worden. Het is immers mogelijk dat bvb. de personeelsadministratie deze scholengroep nog van doen heeft. In dat geval verwijdert u het vinkje bij de leerlingenapplicatie. Wanneer u deze scholengroep opnieuw blijkt nodig te hebben vinkt u de applicatie weer aan. ofwel kiest u de scholengroep uit de lijst die u krijgt wanneer u op de bijhorende knop klikt. In het laatste geval worden code, naam, adres- en telefoongegevens automatisch ingevuld. Bij het verwijderen worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (wordt de betreffende scholengroep nog in andere applicaties gebruikt?, zijn er nog scholen verbonden aan deze scholengroep?) Structuur De structuur van de scholengroep bevat volgende componenten: de scholengroep met daartoe behorende scholen en hun vestiging(en). Deze informatie wordt gehaald uit menu Algemeen School tabblad Organisatie en menu Algemeen - Structuur (zie verder). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 8 Handleiding

10 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 1.3 Koepel Algemeen Links krijgt u de lijst met koepels die betrekking hebben op de applicatie die u gekozen hebt. Wilt u ook de koepels raadplegen die gebruikt worden door een andere applicatie, dan stipt u onderaan de lijstzone 'Alle' aan. Het is ook pas dan dat u een koepel zal kunnen toevoegen of schrappen. Om de gegevens van een bepaalde koepel te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets deze koepel aan. Het onderscheid tussen Eigen/Alle: zoals reeds gezegd kunt u - wanneer in de lijstzone 'Eigen' is aangestipt - de gegevens enkel wijzigen. Indien u 'Alle' hebt aangeklikt zult u de fiche van deze koepel ook kunnen verwijderen of een nieuwe fiche toevoegen en kunt u de applicatie aan- of afvinken (zie verder). Om een nieuwe koepel toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande koepel te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe koepel toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen (een officiële lijst van koepels werd nog niet ter beschikking gesteld door het departement). Een aantal tips bij het invullen van de fiche: Code: vrij door u te kiezen, op voorwaarde dat het uniek is (= geen andere koepel met dezelfde code); Instellingsnr.: officieel instellingsnummer zoals toegekend door het departement; Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden: o ; o ; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 9 Handleiding

11 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie o ; o ; o : o Applicatie (enkel zichtbaar indien 'Alle' is aangestipt in de lijst): wanneer een bepaalde koepel niet (meer) gebruikt wordt in de leerlingenadministratie mag deze niet zomaar verwijderd worden. Het is immers mogelijk dat bvb. de personeelsadministratie deze koepel nog van doen heeft. In dat geval verwijdert u het vinkje bij de leerlingenapplicatie. Wanneer u deze koepel opnieuw blijkt nodig te hebben vinkt u de applicatie weer aan. Bij het verwijderen van een koepel wordt gecontroleerd of er nog scholen aan gekoppeld zijn Structuur De structuur van de koepel bevat volgende componenten: de koepel met daartoe behorende scholen en hun vestiging(en). Deze informatie wordt gehaald uit menu Algemeen School tabblad Organisatie en menu Algemeen - Structuur (zie verder). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 10 Handleiding

12 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 1.4 Inrichtende macht Algemeen Links krijgt u de lijst met inrichtende machten die betrekking hebben op de applicatie die u gekozen hebt. Wilt u ook de inrichtende machten raadplegen die gebruikt worden door een andere applicatie, dan stipt u onderaan de lijstzone 'Alle' aan. Het is ook pas dan dat u een inrichtende macht zal kunnen toevoegen of schrappen. Om de gegevens van een bepaalde inrichtende macht te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L- muistoets deze inrichtende macht aan. Het onderscheid tussen Eigen/Alle: zoals reeds gezegd kunt u - wanneer in de lijstzone 'Eigen' is aangestipt - de gegevens enkel wijzigen. Indien u 'Alle' hebt aangeklikt, zult u de fiche van deze inrichtende macht ook kunnen verwijderen of een nieuwe fiche toevoegen en kunt u de applicatie aan- of afvinken (zie verder). Om een nieuwe inrichtende macht toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande inrichtende macht te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe inrichtende macht toevoegt, hebt u de keuze: ofwel vult u de fiche volledig zelf in: o Instellingsnr.: het officiële instellingsnummer zoals dit door het departement aan de betreffende inrichtende macht werd toegekend. o Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. o Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden: ; ; ; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 11 Handleiding

13 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie o o ; ; Voorzitter: in dit luik vult u de naam van de voorzitter in, zijn functie en de datum waarop de statuten in het Belgisch Staatsblad werden gepubliceerd. Applicatie (enkel zichtbaar indien 'Alle' is aangestipt in de lijst): wanneer een bepaalde inrichtende macht niet (meer) gebruikt wordt in de leerlingenadministratie mag deze niet zomaar verwijderd worden. Het is immers mogelijk dat bvb. de personeelsadministratie deze inrichtende macht nog van doen heeft. In dat geval verwijdert u het vinkje bij de leerlingenapplicatie. Wanneer u deze inrichtende macht opnieuw blijkt nodig te hebben vinkt u de applicatie weer aan. ofwel kiest u de inrichtende macht uit de lijst die u krijgt wanneer u op de bijhorende knop klikt. In dit geval worden naam, instellingsnummer en adresgegevens automatisch ingevuld. De rest moet u zelf aanvullen. Bij het verwijderen worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (wordt de betreffende inrichtende macht nog in andere applicaties gebruikt, zijn er nog scholen verbonden aan deze inrichtende macht?) Structuur De structuur van de inrichtende macht bevat volgende componenten: de inrichtende macht met daartoe behorende scholen en hun vestiging(en). Deze informatie wordt gehaald uit menu Algemeen School tabblad Organisatie en menu Algemeen - Structuur (zie verder). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 12 Handleiding

14 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 1.5 School Algemeen Links krijgt u de lijst met scholen die betrekking hebben op de applicatie die u gekozen hebt. Wilt u ook de scholen raadplegen die gebruikt worden door een andere applicatie, dan stipt u onderaan de lijstzone 'Alle' aan. Het is ook pas dan dat u een school zal kunnen toevoegen of schrappen. Om de gegevens van een bepaalde school te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets deze school aan. Het onderscheid tussen Eigen/Alle: zoals reeds gezegd kunt u - wanneer in de lijstzone 'Eigen' is aangestipt - de gegevens enkel wijzigen. Indien u 'Alle' hebt aangeklikt zult u de fiche van deze school ook kunnen verwijderen of een nieuwe fiche toevoegen en kunt u de applicatie aan- of afvinken (zie verder). Om een nieuwe school toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande school te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe school toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen. Een aantal tips bij het invullen van de fiche: Instellingskenmerken: naast het officiële instellingsnummer (zoals dit door het departement aan de betreffende school werd toegekend) moet u ook het soort instelling, de NIS-code (wordt automatisch ingevuld wanneer u de gemeente kiest), soort inrichtende macht en schoolcode invullen. Schoolcode: eigen te definiëren code, max. 6 karakters (wordt gebruikt voor ipersoneel). Hoofdstructuur: wanneer u op de bijhorende knop klikt, kunt u de hoofdstructuur/hoofdstructuren selecteren die door het betreffende instellingsnummer wordt/worden ingericht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 13 Handleiding

15 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie In de linkerkolom selecteert u de gewenste hoofdstructuur met de L-muistoets en met een klik op de bovenste pijl brengt u deze hoofdstructuur over naar de rechterkolom. Wordt een hoofdstructuur niet langer ingericht, dan selecteert u deze met de L-muistoets in de rechterkolom en brengt u die met een klik op de onderste pijl terug over naar de linkerkolom. De aangeboden hoofdstructuren zijn 311 (voltijds secundair onderwijs), 312 (deeltijds beroepssecundair onderwijs), 313 (deeltijds zeevisserijonderwijs), 316 (deeltijds kunstonderwijs) en 321 (buitengewoon secundair onderwijs). Dit is ondermeer van belang voor het ingeven van de afdelingsjaren. Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden: o ; o ; o ; o ; o ; o Polisnummer: het polisnummer van de schoolverzekering. Schooltoelage: enkel van toepassing voor basis- en kleuterscholen. Sortering Afwreg.: hier kunt u bepalen in welke volgorde de leerlingen gesorteerd zullen worden voor het ingeven van de afwezigheden. Onderwijsvoorrang: indien de school hieraan deelneemt, vinkt u het bijhorende selectievakje aan. In dat geval verschijnt bij 'Personalia (Extra)' het veld doelgroepleerling. Recruteringsschool: dit is een fictieve school waarin leerlingen tijdelijk kunnen ingeschreven worden indien men nog niet weet in welke school de leerlingen uiteindelijk terecht zullen komen. Nemen we als voorbeeld een scholengemeenschap met 3 middenscholen (op dezelfde locatie) die dezelfde richtingen aanbieden. Het is pas vlak voor de start van het nieuwe schooljaar dat de leerlingen aan hun definitieve school worden toegewezen. In dergelijk geval moet u dit veld aanvinken zodat bepaalde zaken (toekennen stamnummers, klasnummers,...) niet kunnen uitgevoerd worden in het programma. Logo: om het logo van de school in te voegen moet u het bijhorende vakje aanvinken. Daarna kunt u ofwel zelf de opdrachtregel ingeven waar dit logo terug te vinden is, ofwel zoekt u het op via de knop 'Bladeren'. Als eindgebruiker zal u waarschijnlijk geen rechten hebben om deze gegevens te wijzigen. Contacteer hiervoor de verantwoordelijke van de Informat-programma's (de beheerder binnen de scholengroep/-gemeenschap). Het formaat moet JPEG zijn (geen GIF, TIFF of BMP). Er is gratis programmatuur op de markt INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 14 Handleiding

16 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie (bvb. IrfanView: om het bestand om te zetten naar het juiste formaat. Van zodra het logo is ingevoerd zal dit afgedrukt worden op de documenten van de school. Hou er wel rekening mee dat de grootte van het schoollogo een bepalende factor is voor de snelheid waarmee documenten worden afgedrukt! Applicatie (enkel zichtbaar indien 'Alle' is aangestipt in de lijst): wanneer een bepaalde school niet (meer) gebruikt wordt in de leerlingenadministratie mag deze niet zomaar verwijderd worden. Het is immers mogelijk dat bvb. de personeelsadministratie deze school nog van doen heeft. In dat geval verwijdert u het vinkje bij de leerlingenapplicatie. Wanneer u deze school opnieuw blijkt nodig te hebben vinkt u de applicatie weer aan. Bij het verwijderen worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (wordt de betreffende school nog in andere applicaties gebruikt?, zijn er nog vestigingen, afdelingen,... verbonden aan deze school?) Organisatie Hier vult u de overkoepelende organisaties in waartoe de school behoort. U doet dit door de betreffende scholengemeenschap, -groep, koepel en inrichtende macht uit de keuzelijsten te selecteren. U krijgt enkel de scholengemeenschappen, -groepen, koepels en inrichtende machten te zien die door uw school werden toegevoegd onder de respectievelijke menukeuzes. Indien u lijsten met gezinsoudsten of jongsten (cf. menu 'Organisatie' - 'Klas' en Afdrukken Lijsten ) wil samenstellen waarbij rekening gehouden wordt met broers/zussen die in een andere school zitten, dan vinkt u de betreffende instellingsnummers aan. In dit geval zullen leerlingen die een oudere of jongere broer/zus hebben in één van deze andere scholen niet voorkomen op de lijst met gezinsoudsten of -jongsten. Tenslotte moet u nog aanduiden tot welk onderwijsnet de school behoort. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 15 Handleiding

17 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie CLB Zowel op school zelf als bij het CLB is iemand verantwoordelijk voor de opvolging van de leerlingen. Hier kunt u de gegevens van deze personen aanvullen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor het aanmaken van een bericht van problematische afwezigheid. U stipt de betreffende persoon aan en vult de velden aan. Een aantal tips bij het invullen: Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden: ; ; ; ; ; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 16 Handleiding

18 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Functies Hier vult u de gegevens in van de personen die genoemde functies in uw school bekleden. Aan de directeur kunt u een digitale handtekening koppelen. Klik hiervoor op de bijhorende knop en selecteer de handtekening uit de lijst. Voor de functies op het niveau van de vestiging: zie menu Algemeen Structuur. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 17 Handleiding

19 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Rekeningen Hier kunt u de rekeningnummers van de school ingeven of opgeheven nummers verwijderen. Er zit vanzelfsprekend een controle op de juistheid van het formaat van het rekeningnummer. Vergeet ook niet het standaard rekeningnummer aan te vinken. Dit is van belang voor het domiciliëren van de rekeningen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 18 Handleiding

20 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie De gegevens die u hier invult dienen als basis voor het automatisch toekennen van adressen (van het type school) aan de leerlingen. Indien u wenst dat de toekenning van adressen (van het type school) automatisch gebeurt wanneer een leerling zich inschrijft, dan vinkt u het selectievakje 'Automatisch toekennen' aan. Het formaat van het adres bepaalt u zelf: eerst de voornaam en daarna de familienaam of andersom. Ook het aantal tekens wordt door u bepaald: - naam en/of voornaam volledig of slechts één of enkele letters; - welk scheidingsteken wilt u gebruiken: u hebt de keuze uit -, _,. of geen scheidingsteken; - de domeinnaam bepaalt u uiteraard zelf: bvb. informat.be. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 19 Handleiding

21 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Structuur De structuur van de school bevat volgende componenten: de scholengemeenschap of -groep met de daartoe behorende scholen, hun vestiging(en) en afdelingsjaren. Deze informatie wordt gehaald uit menu Algemeen School tabblad Organisatie en menu Algemeen - Structuur (zie verder). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 20 Handleiding

22 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 1.6 Vestiging Algemeen Links krijgt u de lijst met vestigingen die betrekking hebben op de applicatie die u gekozen hebt. Wilt u ook de vestigingen raadplegen die gebruikt worden door een andere applicatie, dan stipt u onderaan de lijstzone 'Alle' aan. Het is ook pas dan dat u een vestiging zal kunnen toevoegen of schrappen. Om de gegevens van een bepaalde vestiging te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets deze vestiging aan. Het onderscheid tussen Eigen/Alle: zoals reeds gezegd kunt u - wanneer in de lijstzone 'Eigen' is aangestipt - de gegevens enkel wijzigen. Indien u 'Alle' hebt aangeklikt zult u de fiche van deze vestiging ook kunnen verwijderen of een nieuwe fiche toevoegen en kunt u de applicatie aan- of afvinken (zie verder). Om een nieuwe vestiging toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande vestiging te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe vestiging toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen. Een aantal tips bij het invullen van de fiche: Code: vrij door u te kiezen, op voorwaarde dat het uniek is (= geen andere vestigingen met dezelfde code). Hoofdgem./Deelgem.: moeten uit de lijst gekozen worden. Dit gaat sneller wanneer u eerst (een deel van) het postnummer ingeeft en pas daarna op de Belgische driekleur klikt. Als u een gemeente selecteert uit de lijst worden zowel hoofd- als deelgemeente automatisch ingevuld. Telefoon/Fax: moeten aan een bepaald formaat beantwoorden: o ; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 21 Handleiding

23 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie o ; o ; o ; o ; o Applicatie (enkel zichtbaar indien 'Alle' is aangestipt in de lijst): wanneer een bepaalde vestiging niet (meer) gebruikt wordt in de leerlingenadministratie mag deze niet zomaar verwijderd worden. Het is immers mogelijk dat bvb. de personeelsadministratie deze vestiging nog van doen heeft. In dat geval verwijdert u het vinkje bij de leerlingenapplicatie. Wanneer u deze vestiging opnieuw blijkt nodig te hebben vinkt u de applicatie weer aan. Bij het verwijderen worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (wordt de betreffende vestiging nog in andere applicaties gebruikt?, zijn er nog afdelingen,... verbonden aan deze vestiging?) Structuur De structuur van de vestiging bevat volgende componenten: de scholen waaraan deze vestiging verbonden is en de afdelingsjaren die per school in deze vestiging worden ingericht. Deze informatie wordt gehaald uit menu Algemeen - Structuur (zie verder). 1.7 Structuur Hier wordt een vestiging aan een bepaalde school gekoppeld en bepaalt u enkele functies en het tijdstip waarop de absenties in deze vestiging worden opgenomen. De structuur wordt per schooljaar bijgehouden. Dit betekent dat wanneer de structuur wijzigt in de loop van de schooljaren dit perfect bij te houden is in het programma. De structuur kan tevens geraadpleegd worden op het laatste tabblad van ieder menu-onderdeel (scholengemeenschap, scholengroep,...). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 22 Handleiding

24 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie School/Vestiging U bepaalt eerst welke school u wilt raadplegen door die school te selecteren uit de keuzelijst. Merk op dat u enkel de "eigen" scholen te zien krijgt (= scholen die werken met de applicatie ileerlingen). Door op de knop 'Toevoegen' te klikken kunt u een vestiging toevoegen aan deze school. Een school kan uiteraard meerdere vestigingen hebben, maar het is ook mogelijk dat een vestiging tot meerdere scholen behoort. Om het nummer van een reeds toegekende vestiging te wijzigen, selecteert u die vestiging en klikt u op 'Wijzigen'. U krijgt ook adres- en communicatiegegevens te zien. Standaard zijn dit de gegevens van de hoofdschool. Wilt u dat op de klaslijsten en aanwezigheidsregisters de gegevens van de vestiging wordt afgedrukt i.p.v. die van de hoofdschool, dan moet u dit hier wijzigen. Indien een bepaalde vestiging niet langer aan de school verbonden is, selecteert u die vestiging en klikt u op 'Verwijderen'. Deze bewerking kan niet meer uitgevoerd worden van zodra er één inschrijving gebeurd is in de betreffende vestiging Functies/Afwezigheidstijdstippen Wanneer u met de L-muistoets een bepaalde vestiging aanklikt, vindt u de gegevens terug van de personen die genoemde functies in de geselecteerde vestiging bekleden en de tijdstippen waarop de absenties er worden opgenomen. Aan de ondertekenaar van de attesten kunt u een digitale handtekening koppelen. Klik hiervoor op de bijhorende knop en selecteer de handtekening uit de lijst. Aangezien de rechten op de aanwezigheden (zowel volgens klas als volgens leerling) studiejaargebonden zijn kunt u per studiejaar de verantwoordelijke afwezigheden opgeven. Die naam wordt dan vermeld op de afwezigheidsbrief aan de ouders. Ook de absentietijdstippen moet u hier invullen. Aan de hand van de hier opgegeven tijdstippen wordt het aanwezigheidsregister automatisch ingevuld. Voor het departement Onderwijs zijn enkel het eerste uur in de voor- en namiddag van belang. Deze tijdstippen zijn bijgevolg standaard aangevinkt en kunnen niet worden afgevinkt. De rest is louter informatief voor de school. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 23 Handleiding

25 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie OPGELET: de absentietijdstippen kunnen slechts gewijzigd worden zolang er nog geen absenties zijn genomen. Van zodra er één afwezigheid is ingevuld, kunt u dit niet meer wijzigen! Klassen/Afdelingsjaren Hier ziet u welke afdelingsjaren en klassen/subgroepen in deze vestiging worden ingericht. De lijst met ingerichte afdelingsjaren en klassen/subgroepen kan enkel geraadpleegd worden. De koppeling met deze afdelingsjaren en klassen/subgroepen is automatisch gebeurd doordat u - op het ogenblik dat die afdelingsjaren/klassen/subgroepen werden toegevoegd - in die bepaalde vestiging was ingelogd. Via de links onderaan kunt u een overzichtslijst afprinten van deze afdelingen/afdelingsjaren/klassen/ subgroepen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 24 Handleiding

26 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 2 ORGANISATIE 2.1 Afdeling Afdeling Een afdeling is een groepering van een aantal afdelingsjaren (bvb. afdeling Boekhouden-Informatica omvat afdelingsjaren 5e en 6e jaar Boekhouden-Informatica). Deze groepering is ook van belang voor het programma irekeningen. Lijst Links krijgt u de lijst met afdelingen voor de school/vestiging waarop u bent ingelogd. Om de gegevens van een bepaalde afdeling te raadplegen/wijzigen of om een afdeling te wissen klikt u met de L-muistoets deze afdeling aan (zie verder). Via een druk op het printericoontje (onderaan de lijst) kunt u een aantal lijsten afdrukken (bvb. per afdelingsjaar een leerlingenlijst met vermelding van klas, afdelingsjaar en/of vorige school van vorig schooljaar): INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 25 Handleiding

27 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Vink het gewenste afdelingsjaar aan en klik op 'Afdrukken'. Met de knoppen 'Alle afdelingsjaren' of 'Geen afdelingsjaren' kunt u alle afdelingsjaren respectievelijk aan- of afvinken. Een lijst van afdelingen/afdelingsjaren met vermelding van klassen, titularissen en aantal leerlingen kan afgeprint worden langs menu Algemeen Structuur (tabblad Klassen/Afdjaren ). Fiche Om een nieuwe afdeling toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande afdeling te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe afdeling toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen. Een aantal tips bij het invullen van de fiche: Code: vrij door u te kiezen, op voorwaarde dat het uniek is (= geen andere afdeling met dezelfde code); Omschrijving: de volledige benaming van deze afdeling; Korte naam: eventuele afkorting die u voor deze afdeling wenst te gebruiken; Onderwijsvorm: u hebt de keuze uit: o ASO = Algemeen Secundair Onderwijs; o BSO = Beroeps Secundair Onderwijs; o GSO = Gemeenschappelijk Secundair Onderwijs; o KSO = Kunst Secundair Onderwijs; o OV1 = Opleidingsvorm 1 (BuSO); o OV2 = Opleidingsvorm 2 (BuSO); o OV3 = Opleidingsvorm 3 (BuSO); o TSO = Technisch Secundair Onderwijs. Opmerking(en): vrij door u in te vullen. Modulaire afdeling: indien het om een modulaire opleiding gaat, vinkt u dit veld aan. Bij het verwijderen van een afdeling worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (zijn er nog inschrijvingen verbonden aan deze afdeling?). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 26 Handleiding

28 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Afdelingsjaar Hier worden de aan een afdeling gekoppelde jaren bijgehouden. Indien u net een nieuwe afdeling hebt gecreëerd zullen hier uiteraard nog geen afdelingsjaren terug te vinden zijn. Via de knop 'Nieuw' kunt u een afdelingsjaar toevoegen. Indien u een reeds bestaande afdeling raadpleegt, krijgt u in het kader bovenaan een overzicht van de afdelingsjaren die aan deze afdeling gekoppeld zijn en het aantal huidige inschrijvingen. Om gegevens van een bestaand afdelingsjaar te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Bij het verwijderen van een afdelingsjaar worden vanzelfsprekend een aantal controles uitgevoerd (is er nog een inschrijving verbonden aan dit afdelingsjaar?). Wanneer u een nieuw afdelingsjaar toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen. Een aantal tips bij het invullen van de fiche. Hoofdstructuur: u krijgt hier de hoofdstructuren te zien die door uw school worden ingericht en die via de algemene schoolfiche werden ingegeven; Leerjaar: u hebt de keuze tussen 1, 2 of 3; Graad: u hebt de keuze tussen 1, 2, 3 of 4. Merk op dat de drie bovenstaande velden niet actief zijn indien reeds een inschrijving gekoppeld is aan het betreffende afdelingsjaar. Adm. groep: verplicht te selecteren uit de lijst. Deze lijst is beperkt tot de administratieve groepen van de hoofdstructuur, leerjaar en graad die u erboven hebt ingevuld. Merk ook op dat u enkel die administratieve groepen krijgt aangeboden die onder 'Extra' - 'Basisgegevens' - 'Administratieve groepen' naar de kolom met gebruikte instellingen zijn overgezet. Talen: vooraleer u talen kunt toevoegen moet u een aantal parameters opgeven: o o In het eerste vak geeft u op hoeveel talen er in dit afdelingsjaar worden gegeven; In het tweede vak kunt u eventueel de beginletter ingeven van deze talen: F = Frans E = Engels D = Duits I = Italiaans INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 27 Handleiding

29 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie S = Spaans R = Russisch Indien u de eerste letters van de talen hebt opgegeven (bvb. FE), dan zult u enkel deze talen kunnen invullen wanneer u op 'Toevoegen' klikt: Hebt u niets ingegeven of de "K" van Keuze, dan krijgt u een keuzelijst waaruit u zelf Taal 1, Taal 2,... kunt selecteren: Om een taal/talencombinatie te wissen selecteert u deze door er met de L-muistoets op te klikken en daarna op 'Wissen'. Er wordt gecontroleerd of deze optie nog gebruikt wordt bij een leerling. Toon opties: als u hierop klikt, kunt u de verschillende mogelijke opties in dit afdelingsjaar toevoegen: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 28 Handleiding

30 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Klik op 'Nieuw' om een optie toe te voegen, op 'Wijzigen' om de omschrijving van een bestaande optie te veranderen en op 'Verwijderen' om een optie te wissen. Vergeet in de laatste twee gevallen niet om eerst de optie te selecteren. De korte omschrijving wordt gebruikt bij de inschrijving, de lange omschrijving wordt afgedrukt op de Klaslijst Opties. Een voorbeeld: afdelingsjaar "1e lj 3e gr Secretariaat-Talen TSO" met opties "Travel Management" en "Office Management". Bij de tweede graad Basismechanica BSO moet u hier de verschillende (combinaties van) vormingscomponenten toevoegen. U kunt ze dan op de inschrijvingsfiche aan de leerlingen van dit afdelingsjaar koppelen via de knop 'Keuzeoptie'. Deze worden dan afgedrukt op het oriënteringsattest. Toon vakken: via deze knop kunt u de vakken toevoegen die leerlingen van dit afdelingsjaar moeten volgen. Dit is handig om tijdens de deliberaties de vakken waarvoor tekorten snel in te voeren. Scholen die werken met ons rapportenprogramma moeten dat uiteraard niet doen; bij hen worden die vakken automatisch opgehaald uit het rapportenprogramma. Klik op het plusteken om een vak toe te voegen, op 'Wijzigen' om de gegevens van een bestaand vak te veranderen en op 'Verwijderen' om een vak te wissen. Vergeet in de laatste twee gevallen niet om eerst het vak te selecteren. Code, naam en omschrijving (facultatief) zijn vrij in te vullen. Indien er reeds vakken werden toegevoegd bij een ander afdelingsjaar, kunt u via de 'Zoek'- knop een vak toevoegen: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 29 Handleiding

31 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Indien er nog geen enkel vak werd toegevoegd, kunt u desgewenst vakken kopiëren van een ander afdelingsjaar of schooljaar: In het eerste geval klikt u op de bovenste knop, vinkt u het afdelingsjaar aan waarvan u de vakken wenst te kopiëren en bevestigt u via het groene vinkje: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 30 Handleiding

32 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Extra velden In het tweede geval klikt u op de knop 'kopieer vakken van vorig schooljaar' en worden automatisch de vakken gekopieerd die vorig jaar aan deze adm. groep gekoppeld waren. Opmerking(en): vrij door u in te vullen. Toon Modules: wordt zichtbaar bij een modulaire afdeling (zie tabblad 'Afdeling'). Als u hier met de L-muistoets op klikt komt u in volgend scherm terecht: Langs dit scherm kunt u de modules beheren die voor de betreffende modulaire opleiding worden ingericht. Bovenaan krijgt u een overzicht van de ingerichte modules. Om gegevens te wijzigen selecteert u de gewenste module met de L-muistoets en klikt u op de knop 'Wijzigen'. Om een nieuwe module toe te voegen, klikt u op de knop 'Nieuw'. Om een module te verwijderen, klikt u op de gelijknamige knop. Bij het toevoegen of wijzigen van een module selecteert u de gewenste module uit de lijst die u krijgt wanneer u op de gelijknamige knop klikt en u vult begin- en einddatum in. Merk op dat u enkel die modules te zien krijgt die gekoppeld zijn aan de gekozen administratieve groep. Wordt de module volgend schooljaar verdergezet, dan vinkt u het gelijknamige veld aan. Dit heeft tot gevolg dat deze module niet getoond wordt bij de deliberatie en ook niet meegenomen wordt voor de afdruk van deliberatiedocumenten. Op de inschrijvingsfiche wordt dit aangeduid d.m.v. een sterretje vóór de module. Vergeet niet op te slaan! MERK OP dat voor een leerling die de module stopzet vóór de voorziene einddatum en die gedelibereerd moet worden een nieuwe module moet worden toegevoegd met als einddatum de datum waarop de leerling gestopt is! Getuigschrift bedrijfsbeheer: dit veld wordt zichtbaar bij 2e lj 2e gr, 2e of 3e lj 3e gr en 4e gr. Indien het afdelingsjaar kan leiden tot het behalen van het getuigschrift over de basiskennis van het bedrijfsbeheer, dan vinkt u dit veld aan. Hierdoor zal het mogelijk worden INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 31 Handleiding

33 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie om voor de leerlingen van dit afdelingsjaar het getuigschrift bedrijfsbeheer af te drukken. Voor een aantal studierichtingen met een uitgesproken economisch of handelskarakter waarin het programma bedrijfsbeheer quasi per definitie is geïntegreerd, is dit veld standaard aangevinkt (zie SO 44, bijlage 2). VIA attest: Vlaams ICT attest. Dit veld wordt actief bij 2e lj 2e gr en 1e en 2e lj 3e gr. Indien het afdelingsjaar kan leiden tot het behalen van dit attest, dan vinkt u dit veld aan. Hierdoor zal het mogelijk worden om voor de leerlingen van dit afdelingsjaar het VIA-attest af te drukken (bij de deliberatie-invoer kunt u dit wel nog afvinken voor leerlingen die dit attest niet moeten krijgen). Geïntegreerde proef: Dit veld wordt actief bij 2e en 3e lj 3e gr. Indien de GIP deel uitmaakt van dit afdelingsjaar, dan vinkt u dit veld aan. Hierdoor zal het mogelijk worden om voor de leerlingen van dit afdelingsjaar het attest van geïntegreerde proef af te drukken (bij de deliberatie-invoer kunt u dit wel nog afvinken voor leerlingen die dit attest niet moeten krijgen). Stage (en bijhorende velden): aan te vinken (en in te vullen) indien de leerling stage loopt en hiervoor een vergoeding krijgt. Dit wordt gebruikt voor het formulier kinderbijslag (individueel of klassikaal af te printen). Specialisatiejaar: wordt zichtbaar bij 3e lj 3e gr BSO. Vervolmakingsjaar: wordt zichtbaar bij 3e lj 2e gr BSO en kunt u niet afvinken aangezien het altijd om een vervolmakingsjaar gaat (zie SO 64, punt 7.2). Voorbereidend jaar op het hoger onderwijs (naamloos): wordt actief bij 3e lj 3e gr ASO/KSO. Verpleging: dit veld wordt automatisch ingevuld bij een 7e jaar verpleegkunde en kunt u niet zelf wijzigen. Voor het buitengewoon secundair onderwijs zijn er ook nog enkele specifieke velden: Studiejaar: vervangt het veld leerjaar. Merk ook op dat het veld graad niet getoond wordt bij een BUSO-afdeling! OV3: indien het om een OV3-afdeling gaat (zie tabblad 'Afdeling') krijgt u de mogelijkheid om een aantal zaken i.v.m. de alternerende beroepsopleiding aan te vullen (zie ondermeer SO/2004/07): Vink het veld 'Alternerende opleiding' aan, vul het aantal lesuren in en de naam van de kwalificatie Deliberatie Hier kunt u de vooraf gedefinieerde motiveringen en adviezen (menu Deliberatie Voltijds S.O. ) koppelen aan een bepaald afdelingsjaar. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 32 Handleiding

34 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Selecteer een afdelingsjaar, klik op het +-teken, selecteer motivering/advies uit de onderste lijst en breng die met de pijltjestoets over naar de bovenste kolom. Als dit gebeurd is, kunt u bij de leerling zelf via de deliberatie-invoer (eerste zit/addendum) de aan dit afdelingsjaar gekoppelde motiveringen en adviezen selecteren Structuur De structuur van de afdeling is opgebouwd uit volgende componenten: de afdeling met daartoe behorende afdelingsja(a)r(en) en klas(sen). De koppeling tussen afdelingsjaar en klas(sen) wordt uit de inschrijvingsfiche gehaald. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 33 Handleiding

35 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 2.2 Klas Klas Lijst Links krijgt u de lijst met alle klassen van de geselecteerde school/vestiging. Wilt u de lijst beperken dan kunt u een filter instellen. Dit doet u door op het bijhorende filtericoontje te klikken. U komt in volgend scherm terecht: U kunt filteren op studiejaar of klas. In het eerste geval kiest u het studiejaar uit de lijst, in het tweede geval vult u de code van de klas in. Zorg er voor dat de code exact overeenkomt met de code die in de fiche is ingegeven! Variabele tekens kunt u aanduiden met een *. Als u bvb. 3 klassen hebt waarvan de afkorting begint met 1A (1A1, 1A2 en 1A3) geeft u 1A* als filtervoorwaarde in. U krijgt dan alle 3 deze klassen te zien. Om een filtervoorwaarde ongedaan te maken, kiest u voor "Geen Filter". U krijgt dan opnieuw alle klassen van die school/vestiging te zien. Vanuit deze lijst kunt u ook browsen. Klik hiervoor op het Excel-icoontje onderaan de lijst. Voor de verdere werkwijze: zie verder, punt (leerlingenlijst). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 34 Handleiding

36 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Vanuit deze lijst kunt u eveneens klaslijsten afdrukken. Klik hiervoor op het bijhorende printericoontje. U komt in volgend scherm terecht: U vinkt de klas(sen) aan waarvoor u een uitprint wenst en stipt de lijst aan die u wilt afprinten. Voor de klaslijst gezinsoudsten: zie menu 'Algemeen' - 'School' - 'Organisatie'. Voor de klaslijst - afdeling moet u eerst klasnummers toekennen om de leerlingen per afdeling gesorteerd te krijgen (zoniet worden ze alfabetisch gerangschikt). Indien u alle klassen wil afprinten, klikt u op de betreffende knop bovenaan links in het scherm. Om een selectie ongedaan te maken klikt u op 'Geen klassen'. Via de knop 'Opties...' kunt u nog een aantal parameters meegeven: U kunt zelf een titel en/of subtitel toekennen aan de klaslijst. De titel wordt in een groter lettertype afgeprint dan de subtitel. Wanneer u de referentiedatum aanpast, worden enkel de leerlingen afgeprint die op dat moment in die klas waren ingeschreven. Als klasomschrijving kunt u kiezen voor klas, klascode of beide (zie Klas). U kunt ook aanvinken of de interne leerlingen moeten aangeduid worden en of ook de uitgeschreven leerlingen moeten afgeprint worden. Standaard worden de leerlingen gesorteerd volgens begindatum klasgroep (leerlingen met zelfde begindatum uiteraard alfabetisch). Bij een alfabetische lijst wordt er geen rekening gehouden met die begindatum. Als u het veld "Lijsten groeperen per klas" afvinkt, krijgt u een alfabetische lijst voor de ingelogde vestiging. Wilt u deze lijst voor de volledige school, dan vinkt u het gelijknamige veld aan. Op de klaslijsten en aanwezigheidsregisters wordt standaard het adres van de hoofdschool afgeprint. Hebt u hier liever het adres van de vestigingsplaats, dan moet u dit wijzigen onder menu Algemeen Structuur. Van hieruit kunt u tevens een lijst van de klassen met titularis en aantal leerlingen afprinten langs (tabblad 'Klassen/Afdjaren'). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 35 Handleiding

37 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Fiche Om de fiche van een bepaalde klas te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets op de betreffende klas. Wanneer u een nieuwe klas toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen. Een aantal tips bij het invullen van de fiche: Studiejaar: hier vult u het studiejaar in waarvoor u een klas wenst toe te voegen. U hebt de keuze: ofwel tikt u dit cijfer zelf in, ofwel selecteert u het uit de bijhorende keuzelijst. Klascode: de afkorting van de klas. Deze is vrij door u te kiezen, op voorwaarde dat deze uniek is (= geen andere klas met dezelfde code). Klas: de volledige benaming/omschrijving van de klas, eveneens vrij door u te kiezen. Afwezigheidsgroep: indien de afwezigheden geregistreerd worden volgens klas, dan vinkt u dit veld aan. Als voorzitter van de delibererende klassenraad wordt standaard de directeur genomen. Deze gegevens worden uit het tabblad 'Functies' van de schoolfiche gehaald. Indien iemand anders voorzitter is van de delibererende klassenraad moet u hier de gegevens van deze andere persoon invullen. Wat hier ingevuld is, wordt overgenomen bij de klasfuncties (klassenraad). Bij het verwijderen van een klas wordt er gecontroleerd of er nog leerlingen zijn ingeschreven in deze klas Leerlingen INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 36 Handleiding

38 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Hier krijgt u de leerlingen van de geselecteerde klas te zien (alfabetisch) en dit op de datum van vandaag (of 30 juni indien zomervakantie). Deze gegevens worden uit de inschrijvingsfiche van de leerlingen gehaald (Klasgroep). Bij leerlingen die niet vanaf de eerste schooldag waren ingeschreven wordt de inschrijvingsdatum tussen haakjes vermeld. Indien u wenst dat ook de uitgeschreven leerlingen getoond worden (zodat u alle leerlingen te zien krijgt die het betreffende schooljaar in die klas hebben gezeten), vinkt u het bijhorende selectievakje aan. Tussen haakjes krijgt u de periode te zien waarin de leerling in deze klas was ingeschreven. Indien u wil weten welke leerlingen op een andere datum in die klas zaten (bvb. 1 februari), tikt u de gewenste referentiedatum in en klikt u op de knop 'Ophalen'. U krijgt dan alle leerlingen te zien die op die bepaalde datum een inschrijving hadden in die klas. Indien de klasnummers volgens u niet correct zijn kunt u die wijzigen langs menu Leerlingen Toekennen van... Klasnummers of menu Organisatie Klasstructuur Klasfuncties In iedere klas zijn er bepaalde functies, zowel voor leerlingen als leerkrachten. In onderstaand scherm krijgt u een overzicht van wie welke functie uitoefent in de geselecteerde klas. Er worden 3 niveaus onderscheiden: leerlingen, leerkrachten en delibererende klassenraad. Leerlingen Indien er nog geen gegevens werden ingevoerd, klikt u op het woord "hier". Indien er wel al functies werden toegekend, klikt u op "Leerlingenfuncties bewerken" om de gegevens te wijzigen. In beide gevallen komt u in onderstaand scherm terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 37 Handleiding

39 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Links krijgt u de lijst met leerlingen van deze klas te zien. U selecteert de leerling waaraan u een functie wil toekennen door hem/haar met de L-muistoets aan te klikken. De functie die u aan hem/haar wilt toekennen selecteert u uit de keuzelijst: Klasverantwoordelijke Godsdienstverantwoordelijke Sportverantwoordelijke Het rangnummer selecteert u eveneens uit de keuzelijst. Bepaalde functies kunnen immers door meerdere personen waargenomen worden. Als al deze gegevens zijn ingevuld, klikt u met de L-muistoets op de >-knop. De geselecteerde gegevens verschijnen dan aan de rechterkant van het scherm. Indien iemand een bepaalde functie niet langer uitoefent, selecteert u deze leerling in de rechtertabel en klikt u op het rode kruis. De functie van deze leerling wordt dan uit de tabel geschrapt. Om dit scherm te verlaten klikt u op de knop 'Sluiten'. U komt dan opnieuw op het scherm met de klasfuncties terecht. Leerkrachten Indien er nog geen gegevens werden ingevoerd, klikt u op het woord "hier". Indien er wel al functies werden toegekend, klikt u op "Leerkrachtenfuncties bewerken" om de gegevens te wijzigen. In beide gevallen komt u in onderstaand scherm terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 38 Handleiding

40 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Links krijgt u de lijst met leerkrachten te zien. Voor scholen die met onze personeelsmodule werken worden de gegevens gehaald uit de applicatie ipersoneel. Scholen die hier niet mee werken kunnen de gegevens van de leerkrachten ingeven onder menu 'Extra' - 'Personeelsgegevens'. U selecteert de leerkracht waaraan u een functie wil toekennen door hem/haar met de L-muistoets aan te klikken. De functie die u aan hem/haar wilt toekennen selecteert u uit de keuzelijst (voorlopig beperkt tot de functie klastitularis). Het rangnummer selecteert u eveneens uit de keuzelijst. Bepaalde functies kunnen immers door meerdere personen waargenomen worden. Als al deze gegevens zijn ingevuld, klikt u met de L-muistoets op de >-knop. De geselecteerde gegevens verschijnen dan aan de rechterkant van het scherm. Indien iemand een bepaalde functie niet langer uitoefent, selecteert u deze leerkracht in de rechtertabel en klikt u op het rode kruis. De functie van deze leerkracht wordt dan uit de tabel geschrapt. Om dit scherm te verlaten klikt u op de knop 'Sluiten'. U komt dan opnieuw op het scherm met de klasfuncties terecht. Een lijst van de klassen met titularis en aantal leerlingen kunt u afprinten langs menu 'Algemeen' - 'Structuur' - tabblad 'Klassen/Afdjaren'. Klassenraad De naam en functie van de voorzitter worden automatisch ingevuld. Standaard worden hiervoor de gegevens genomen die op de klasfiche zijn ingevuld. Indien meerdere afdelingsjaren samenzitten in een klas (dit wordt uit de inschrijvingsfiche afgeleid) kunt u de klassenraadsleden aan een verschillend afdelingsjaar toekennen. Selecteer hiertoe dit afdelingsjaar uit de aangeboden lijst. Dit is ondermeer van belang om het proces-verbaal per administratieve groep af te printen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 39 Handleiding

41 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Indien er nog geen gegevens werden ingevoerd, klikt u op het woord "hier". Indien er wel al functies werden toegekend, klikt u op "Klassenraadsleden bewerken" om de gegevens te wijzigen. In beide gevallen komt u in onderstaand scherm terecht: Links krijgt u de lijst met leerkrachten te zien. Niet-personeelsleden (bvb. CLB-medewerkers) die onder menu 'Extra' - 'Contactgegevens' werden toegevoegd komen eveneens voor in deze lijst. Via de zoekfunctie onderaan dit scherm kunt u het opzoeken versnellen. U selecteert de leerkracht die u wil toevoegen aan de klassenraad door hem/haar met de L-muistoets aan te klikken en klikt op de >-knop. U krijgt dan volgend scherm: Hier moet u een aantal zaken i.v.m. het personeelslid verduidelijken: - is hij/zij stemgerechtigd; - handtekening: moet aangevinkt worden indien zijn/haar handtekening op notulen en synthesebladen moet; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 40 Handleiding

42 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie - betreft het een vakleerkracht. In dit geval vult u bij "Vak " in om welk vak het gaat. Wanneer u dan een uitprint van de delibererende klassenraad vraagt, worden de leden per vak gesorteerd; - handtekening PV: moet aangevinkt worden indien zijn/haar handtekening op het proces-verbaal moet. Merk op dat in geval het PV per administratieve groep wordt afgeprint de tekenende leden slechts 1x aangevinkt mogen worden (dus niet in iedere klas aanvinken, anders komen ze x aantal keer op het PV); - indien u Afwezig aanvinkt, zal het personeelslid in kwestie bovenaan op de notulen bij de afwezigen vermeld worden; - in het veld Info/functie kunt u bvb. invullen dat het om een interimaris gaat of iemand van het CLB. Klikt u nu op de OK-knop, dan verschijnen de gegevens aan de rechterkant van het scherm. De stemgerechtigde leden worden in de eerste kolom aangeduid met volgend symbool:. De leden die moeten tekenen worden in de tweede kolom aangeduid met volgend symbool:. Onderaan krijgt u te zien hoeveel leden van iedere categorie (handtekening, stemgerechtigd, nietstemgerechtigd) reeds werden ingevoerd. Indien u iemand uit de lijst wenst te schrappen, selecteert u deze persoon in de rechtertabel en klikt u op het rode kruis. Deze leerkracht wordt dan uit de tabel geschrapt. U hebt ook de mogelijkheid om de klassenraadsleden van een andere klas met nagenoeg dezelfde leden te kopiëren. Op die manier hoeft u niet alles opnieuw in te geven. Klik hiervoor op de gelijknamige knop onderaan het scherm: Selecteer de klas en het afdelingsjaar waarvan u de klassenraadsleden wil kopiëren en klik op de 'OK'-knop. De gegevens worden dan gekopieerd naar de andere klas en als dat gebeurd is komt u terug in het scherm met de klassenraadsleden. Om dit scherm te verlaten klikt u op de knop 'Sluiten'. U komt dan opnieuw op het scherm met de klasfuncties terecht Begeleiding Langs deze menukeuze kunt u voor alle leerlingen hetzelfde begeleidingsitem toevoegen. De werkwijze is dezelfde als voor een individueel begeleidingsitem (zie verder). Via de knop zal het klasitem losgekoppeld worden van de klas en gekopieerd naar iedere leerling afzonderlijk. Zo is het mogelijk om per leerling iets te wijzigen of toe te voegen aan het klasitem. Let wel: deze bewerking is onomkeerbaar. Eenmaal losgekoppeld kan er niets meer veranderd worden aan de tekst voor de ganse klas! INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 41 Handleiding

43 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 2.3 Subgroep Als bepaalde lessen niet in klasverband worden gegeven (bvb. Lichamelijke Opvoeding), dan kunt u zogenaamde subgroepen definiëren. Dergelijke subgroepen kunnen ofwel een selectie van leerlingen van één bepaalde klas bevatten, ofwel leerlingen van meerdere klassen. Een leerling kan uiteraard tot meerdere subgroepen behoren Subgroep Lijst Links krijgt u de lijst met alle subgroepen van de geselecteerde school/vestiging. Wilt u de lijst beperken dan kunt u een filter instellen. Dit doet u door op het bijhorende filtericoontje te klikken. U komt in volgend scherm terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 42 Handleiding

44 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie U kunt filteren op studiejaar of subgroep. In het eerste geval kiest u het studiejaar uit de lijst, in het tweede geval vult u de code van de subgroep in. Zorg er voor dat de code exact overeenkomt met de code die in de fiche is ingegeven! Variabele tekens kunt u aanduiden met een *. Als u bvb. 3 subgroepen hebt waarvan de afkorting begint met 1A (1A1, 1A2 en 1A3) geeft u 1A* als filtervoorwaarde in. U krijgt dan alle 3 deze subgroepen te zien. Om een filtervoorwaarde ongedaan te maken, kiest u voor "Geen Filter". U krijgt dan opnieuw alle subgroepen van die school/vestiging te zien. Vanuit deze lijst kunt u ook browsen. Klik hiervoor op het Excel-icoontje onderaan de lijst. Voor de verdere werkwijze: zie verder, punt (leerlingenlijst). Vanuit deze lijst kunt u eveneens subgroeplijsten afdrukken. Klik hiervoor op het bijhorende printericoontje. Voor de verdere werkwijze: zie hoger, punt (klaslijst). Fiche Om de fiche van een bepaalde subgroep te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets op de betreffende subgroep. Om een nieuwe subgroeptoe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande subgroepte wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe subgroep toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen. Een aantal tips bij het invullen van de fiche: Studiejaar: hier vult u het studiejaar in waarvoor u een subgroep wenst toe te voegen. U hebt de keuze: ofwel tikt u dit cijfer zelf in, ofwel selecteert u het uit de bijhorende keuzelijst. Als er leerlingen van verschillende studiejaren tot dezelfde subgroep behoren kiest u voor "Geen". Subgroepcode: de afkorting van de subgroep. Deze is vrij door u te kiezen, op voorwaarde dat deze uniek is (= geen andere klas met dezelfde code). Subgroep: de volledige benaming/omschrijving van de subgroep, eveneens vrij door u te kiezen. Bij het verwijderen van een subgroep wordt er gecontroleerd of er nog leerlingen zijn ingeschreven in deze subgroep. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 43 Handleiding

45 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Leerlingen Hier krijgt u de leerlingen van de geselecteerde subgroep te zien (alfabetisch) en dit op de datum van vandaag (of 30 juni indien zomervakantie). Deze gegevens worden uit de inschrijvingsfiche van de leerlingen gehaald (Subgroep). Bij leerlingen die niet vanaf de eerste schooldag waren ingeschreven wordt de inschrijvingsdatum tussen haakjes vermeld. Indien u wenst dat ook de uitgeschreven leerlingen getoond worden (zodat u alle leerlingen te zien krijgt die het betreffende schooljaar in die subgroep hebben gezeten), vinkt u het bijhorende selectievakje aan. Tussen haakjes krijgt u de periode te zien waarin de leerling in deze subgroep was ingeschreven. Indien u wil weten welke leerlingen op een andere datum in die subgroep zaten (bvb. 1 februari), tikt u de gewenste referentiedatum in en klikt u op de knop 'Ophalen'. U krijgt dan alle leerlingen te zien die op die bepaalde datum een inschrijving hadden in die subgroep. 2.4 Aanwezigheidsgroep Als de afwezigheden niet in klasverband worden bijgehouden, dan kunt u zogenaamde aanwezigheidsgroepen definiëren. Dergelijke aanwezigheidsgroepen kunnen ofwel een selectie van leerlingen van één bepaalde klas bevatten, ofwel leerlingen van meerdere klassen. Een leerling kan uiteraard slechts tot één aanwezigheidsgroep behoren Aanwezigheidsgroep INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 44 Handleiding

46 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Lijst Links krijgt u de lijst met alle aanwezigheidsgroepen van de geselecteerde school/vestiging. Wilt u de lijst beperken dan kunt u een filter instellen. Dit doet u door op het bijhorende filtericoontje te klikken. U komt in volgend scherm terecht: U kunt filteren op studiejaar of aanwezigheidsgroep. In het eerste geval kiest u het studiejaar uit de lijst, in het tweede geval vult u de code van de aanwezigheidsgroep in. Zorg er voor dat de code exact overeenkomt met de code die in de fiche is ingegeven! Variabele tekens kunt u aanduiden met een *. Als u bvb. 3 aanwezigheidsgroepen hebt waarvan de afkorting begint met 1A (1A1, 1A2 en 1A3) geeft u 1A* als filtervoorwaarde in. U krijgt dan alle 3 deze aanwezigheidsgroepen te zien. Om een filtervoorwaarde ongedaan te maken, kiest u voor "Geen Filter". U krijgt dan opnieuw alle aanwezigheidsgroepen van die school/vestiging te zien. Vanuit deze lijst kunt u ook browsen. Klik hiervoor op het Excel-icoontje onderaan de lijst. Voor de verdere werkwijze: zie verder, punt (leerlingenlijst). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 45 Handleiding

47 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Vanuit deze lijst kunt u eveneens subgroeplijsten afdrukken. Klik hiervoor op het bijhorende printericoontje. Voor de verdere werkwijze: zie hoger, punt (klaslijst). Fiche Om de fiche van een bepaalde aanwezigheidsgroep te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets op de betreffende aanwezigheidsgroep. Om een nieuwe aanwezigheidsgroep toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Om gegevens van een bestaande aanwezigheidsgroep te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen'. Wanneer u een nieuwe aanwezigheidsgroep toevoegt, moet u alle gegevens zelf invullen. Een aantal tips bij het invullen van de fiche: Studiejaar: hier vult u het studiejaar in waarvoor u een subgroep wenst toe te voegen. U hebt de keuze: ofwel tikt u dit cijfer zelf in, ofwel selecteert u het uit de bijhorende keuzelijst. Aanwezigheidsgroepcode: de afkorting van de aanwezigheidsgroep. Deze is vrij door u te kiezen, op voorwaarde dat deze uniek is (= geen andere aanwezigheidsgroep met dezelfde code). Aanwezigheidsgroep: de volledige benaming/omschrijving van de aanwezigheidsgroep, eveneens vrij door u te kiezen. Bij het verwijderen van een aanwezigheidsgroep wordt er gecontroleerd of er nog leerlingen zijn ingeschreven in deze aanwezigheidsgroep Leerlingen Hier krijgt u de leerlingen van de geselecteerde aanwezigheidsgroep te zien (alfabetisch) en dit op de datum van vandaag (of 30 juni indien zomervakantie). Deze gegevens worden uit de inschrijvingsfiche van de leerlingen gehaald (Aanwezigheidsgroep). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 46 Handleiding

48 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Bij leerlingen die niet vanaf de eerste schooldag waren ingeschreven wordt de inschrijvingsdatum tussen haakjes vermeld. Indien u wenst dat ook de uitgeschreven leerlingen getoond worden (zodat u alle leerlingen te zien krijgt die het betreffende schooljaar in die aanwezigheidsgroep hebben gezeten), vinkt u het bijhorende selectievakje aan. Tussen haakjes krijgt u de periode te zien waarin de leerling in deze aanwezigheidsgroep was ingeschreven. Indien u wil weten welke leerlingen op een andere datum in die aanwezigheidsgroep zaten (bvb. 1 februari), tikt u de gewenste referentiedatum in en klikt u op de knop 'Ophalen'. U krijgt dan alle leerlingen te zien die op die bepaalde datum een inschrijving hadden in die aanwezigheidsgroep. 2.5 Klasstructuur Links krijgt u de lijst met alle klassen van de geselecteerde school/vestiging. Om de fiche van een bepaalde klas te raadplegen/wijzigen, klikt u met de L-muistoets op de betreffende klas. Hier krijgt u in alfabetische volgorde de leerlingen te zien van de klas die u geselecteerd hebt met hun klasnummer, inschrijvingsdatum en eventuele uitschrijvingsdatum en dit op de datum van vandaag. Deze gegevens worden uit de inschrijvingsfiche van de leerlingen gehaald (Klasgroep). Standaard worden ook de uitgeschreven leerlingen getoond (zodat u alle leerlingen te zien krijgt die het betreffende schooljaar in die klas hebben gezeten). Wilt u enkel de huidige leerlingen zien, vink dan het bijhorende selectievakje aan. Indien u wil weten welke leerlingen op een andere datum in die klas zaten (bvb. 1 februari), tikt u de gewenste referentiedatum in en klikt u op de knop 'Zoeken'. U krijgt dan alle leerlingen te zien die op die bepaalde datum een inschrijving hadden in die klas. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 47 Handleiding

49 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Als u op het blauwe symbool ( ) achteraan het overzicht van een leerling klikt, krijgt u de mogelijkheid om de begin- en einddatum van de inschrijving in die klas aan te passen. Dit is echter niet altijd mogelijk (bvb. begindatum kan niet gewijzigd worden omdat de leerling nog een inschrijving heeft in een andere klas met een latere einddatum of einddatum kan niet aangepast worden omdat de einddatum van de inschrijving reeds is ingevuld). Dit kan handig zijn wanneer een leerling van klas verandert: u vult de einddatum in bij de oude klas en voegt daarna de leerling toe in de nieuwe klas (zie hieronder). U kunt ook het klasnummer wijzigen. Dit kan nodig zijn wanneer u bvb. bij het toekennen van klasnummers opnieuw geordend hebt waardoor de later ingeschreven leerlingen een klasnummer in alfabetische volgorde hebben gekregen i.p.v. het laatste klasnummer. Via deze knop kunt u eveneens een leerling verwijderen die ten onrechte aan een klas werd toegewezen. Opgelet! Verwijderen mag enkel voor leerlingen die nooit in de klas gezeten hebben. Gaat het om iemand die van klas is veranderd, dan moet u gewoon de einddatum invullen. U kunt ook een leerling toevoegen aan een bepaalde klas. Hiervoor klikt u onderaan op de gelijknamige knop. U komt in volgend scherm: U selecteert het afdelingsjaar uit de bijhorende keuzelijst. U krijgt dan de leerlingen te zien die ingeschreven zijn in dit afdelingsjaar en waar nog geen klas aan toegekend is op de inschrijvingsfiche: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 48 Handleiding

50 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie U selecteert de leerling die u wilt inschrijven door hem/haar met de L-muistoets aan te klikken. U kunt de inschrijvingsdatum aanpassen door de gewenste datum aan te stippen op de kalender. Met de knoppen < en > kunt u de kalender van respectievelijk de vorige en de volgende maand oproepen. Opgelet: voor een eerste inschrijving wordt automatisch de begindatum genomen die op de inschrijvingsfiche van de leerling staat (ook al hebt u een andere datum aangestipt op de kalender). De in- en uitschrijvingsdatum mogen ook niet overlappen met de eventuele inschrijvings- en uitschrijvingsdatum van deze leerling in (een) andere klas(sen). Als u alle bovenstaande gegevens hebt ingevuld, klikt u op 'Inschrijven in klas'. De leerling wordt dan toegevoegd aan deze klas (op voorwaarde dat de inschrijvingsdatum niet binnen een periode ligt waarin de leerling ingeschreven was in een andere klas). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 49 Handleiding

51 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 3 LEERLINGEN 3.1 Consulteren Filter Hier kunt u een filter plaatsen zodat de leerlingenlijst heel wat minder uitgebreid is en het opzoeken van een leerling sneller verloopt. U kunt een filter plaatsen op de inschrijvingsgegevens, de persoonlijke gegevens, de school en/of de leerlingen. Inschrijving U stipt het item aan waarop u een filter wilt plaatsen. Afdelingsjaar: u selecteert het gewenste afdelingsjaar uit de keuzelijst die u krijgt wanneer u op de bijhorende knop klikt. U kunt uiteraard slechts een filter zetten op één vestiging. Het is immers mogelijk dat binnen verschillende vestigingen hetzelfde afdelingsjaar gebruikt wordt en dan is het onmogelijk om uit te maken aan welke vestiging het afdelingsjaar is gekoppeld. Als u onderaan hebt aangestipt dat u de leerlingen van de aangemelde school/vestiging wil raadplegen, krijgt u onmiddellijk de afdelingen van deze school/vestiging te zien. Hebt u onderaan gekozen voor "aangemelde school" of "alle waarop rechten", dan krijgt u eerst een tussenscherm waarin u schooljaar, school en vestiging moet selecteren uit de aangeboden lijsten: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 50 Handleiding

52 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Personalia School Als u daarna op de knop 'Selecteer' klikt, krijgt u enkel de afdelingsjaren te zien van de zoëven gekozen school/vestiging. Klasgroep: u selecteert de gewenste klas uit de keuzelijst die u krijgt wanneer u op de bijhorende knop klikt. U kunt uiteraard slechts een filter zetten op één vestiging. Het is immers mogelijk dat binnen verschillende vestigingen dezelfde klasbenaming gebruikt wordt en dan is het onmogelijk om uit te maken aan welke vestiging de klasgroep is gekoppeld. Als u onderaan hebt aangestipt dat u de leerlingen van de aangemelde school/vestiging wil raadplegen, krijgt u onmiddellijk de klasgroepen van deze school/vestiging te zien. Als u onderaan voor "aangemelde school" of "alle waarop rechten" hebt gekozen, krijgt u eerst een tussenscherm waarin u schooljaar, school en vestiging moet selecteren uit de aangeboden lijsten (zie hoger, afdelingsjaar). Merk op dat u enkel de leerlingen te zien krijgt die momenteel nog in die klas zitten (dus niet de uitgeschreven leerlingen). Studiejaar: u vult zelf een getal in tussen 1 en 9. Geen filter: alle inschrijvingen komen in aanmerking. Relatie: u selecteert de gewenste relatie (vader, moeder,...) uit de aangeboden keuzelijst en geeft de naam van de persoon in die gerelateerd is aan de leerling(en) die u zoekt. Dit kan bvb. handig zijn wanneer moeder de rekening betaalt, maar vergeet de naam van zoon- of dochterlief te vermelden. Gemeente: als u enkel de leerlingen van een bepaalde gemeente wenst te raadplegen, geeft u hier de naam van die gemeente in. Naam leerling: als u één bepaalde leerling wil opzoeken kunt u zijn/haar naam hier intikken. U hebt de keuze: ofwel tikt u de naam volledig in, ofwel slechts een gedeelte ervan. In het tweede geval kunt u een asterix gebruiken om duidelijk te maken dat u de leerlingen zoekt waarvan de naam begint of eindigt met de opgegeven lettercombinatie (bvb. VAN*). Opgelet: indien u de volledige naam ingeeft, moet u eerst de familienaam intikken gevolgd door de voornaam, al dan niet met een spatie tussen. Er wordt immers ook geen rekening gehouden met eventuele blanco's. Als u dus op zoek bent naar bvb. Loes De Decker, dan mag u zowel "De Decker Loes" als "Dedeckerloes" als zoekterm opgeven. Geen filter: alle leerlingen komen in aanmerking. U hebt de keuze tussen: - de school en vestiging waar u bent aangemeld; - de aangemelde school (met ook de leerlingen van de andere vestigingen waar u rechten op hebt, maar waar u niet bent aangemeld); - alle scholen waar u rechten op hebt. Voor de tweede en derde keuze: zie hoger (afdelingsjaar en klasgroep). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 51 Handleiding

53 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Leerlingen Tenslotte moet u nog één van volgende filters instellen: - alle leerlingen: ook reeds uitgeschreven leerlingen; - alleen huidige leerlingen: enkel leerlingen bij wie de einddatum van de inschrijving niet is ingevuld; - nieuwe leerlingen: enkel leerlingen die vorig schooljaar ingeschreven waren aan andere school; - excl. nieuwe leerlingen: enkel leerlingen die reeds een inschrijving hebben in een vorig schooljaar. Als u de gewenste filter hebt ingegeven, klikt u op de knop 'Toepassen' en krijgt u de gevraagde leerlingenlijst te zien (zie verder). U kunt ook eigen filters instellen: Hier krijgt u een overzicht van de eigen filters die reeds zijn aangemaakt voor uw school/vestiging. U kunt een filter uitvoeren door deze te selecteren met de L-muistoets en te klikken op de knop. U kunt een filter toevoegen door te klikken op de knop. U kunt een filter bewerken door deze te selecteren met de L-muistoets en te klikken op de knop. U kunt een filter verwijderen door deze te selecteren met de L-muistoets en te klikken op de knop. Zowel bij het bewerken als het toevoegen van een filter komt u in een scherm met de details terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 52 Handleiding

54 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Met de knop Met de knop Met de knop Met de knop Met de knop kunt u een nieuwe filter toevoegen. kunt u de filter bewaren. kunt u de filter bewaren en tegelijk uitvoeren. kunt u de filter uitvoeren. kunt u terugkeren naar de lijst met filters. U duidt eerst aan voor welke leerlingen de filter van toepassing is: enkel de leerlingen van de school/vestiging waar u ingelogd bent, of alle leerlingen waarop u rechten hebt. Daarna kunt u een filter instellen waarbij de opgevraagde leerlingen aan 1, 2, 3 of 4 voorwaarden moeten voldoen. Het ingeven van de verschillende voorwaarden gebeurt telkens op dezelfde manier: Het ronde haakje dat u in het eerste en laatste vakje kunt invullen, dient om de volgorde van de voorwaarden te bepalen. Zie voorbeeld bij EN/OF. Het veld waarop u een voorwaarde wilt instellen kiest u uit de lijst. Daarna geeft u de voorwaarde op (gelijk aan,...). Door in het vakje ervóór "NIET" te selecteren kunt u de voorwaarde omkeren. Tenslotte vult u de waarde in waaraan het veld moet beantwoorden. Met een asterix (*) kunt u een variabele waarde definiëren (zoals op bovenstaande schermafdruk: alle leerlingen die in 1990 geboren zijn). Als u nog een bijkomende voorwaarde wilt ingeven, stipt u "EN" of "OF" aan: EN betekent dat de leerlingen aan alle opgegeven voorwaarden moeten voldoen; OF betekent dat de leerlingen aan één van de opgegeven voorwaarden moeten voldoen. Een EN heeft altijd voorrang op een OF, tenzij er haakjes staan. Een voorbeeld om dit te verduidelijken: A = alle leerlingen van Torhout; B = alle leerlingen van Roeselare; C = alle leerlingen van het vrouwelijk geslacht. Je kunt de voorwaarden op verschillende manieren ingeven: - A of B en C: alle leerlingen van Torhout of alle vrouwelijke leerlingen van Roeselare (EN heeft immers voorrang op OF) ==> is dus hetzelfde als A of (B en C); - (A of B) en C: alle leerlingen van Torhout of van Roeselare die van het vrouwelijk geslacht zijn. U hebt de mogelijkheid om twee sorteringen op te geven (bvb. op klas en op naam). Selecteer hiertoe het gewenste sorteerveld uit de aangeboden lijst en vink aan of u de sortering in oplopende (A-Z,1-9999) of aflopende (Z-A, ) volgorde wil. De omschrijving dient enkel ingevuld te worden indien u de filter wenst op te slaan. Probeer een omschrijving te bedenken die de lading zo goed mogelijk dekt. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 53 Handleiding

55 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Onderaan kunt u nog aanduiden of ook andere gebruikers deze filter mogen gebruiken. Is dit het geval, dan vinkt u het bijhorende vakje aan. Alle gebruikers krijgen dan deze filter te zien wanneer ze voor 'Eigen Filters...' kiezen Leerlingenlijst Nadat u een filter hebt ingesteld krijgt u alle leerlingen te zien die aan deze filter beantwoorden, met in de linkerkolom de nickname (zie 'Personalia (Extra)') en in de rechterkolom de klas waarin ze momenteel zitten (of de laatste klas voor uitgeschreven leerlingen; de leerlingen die in het lopende schooljaar een inschrijving hadden maar intussen al zijn uitgeschreven worden immers niet enkel in het archief maar ook hier getoond). Bovenaan (tussen haakjes) staat het aantal leerlingen dat aan de filter beantwoordt. Standaard krijgt u de leerlingen in oplopende alfabetische volgorde te zien. U kunt de leerlingen aflopend sorteren (Z-A) door in de hoofding op "Leerlingen" te klikken. Om ze opnieuw in oplopende alfabetische volgorde te krijgen, klikt u nogmaals op "Leerlingen". Om de leerlingen volgens klas te sorteren klikt u op "Klas". Als u nogmaals op "Klas" klikt, worden de klassen aflopend gesorteerd. Om een leerling te raadplegen die niet op het eerste tabblad staat klikt u onderaan de lijst op één van de cijfers of op...'. U kunt natuurlijk ook de filter verfijnen of zoeken in de lijst (zie verder). Als u een leerling aanstipt met de L-muistoets wordt zijn/haar algemene fiche geopend (zie verder). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 54 Handleiding

56 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Als u op het woord 'Leerlingenlijst' klikt, kunt u een vijftal bewerkingen uitvoeren. 1) Een nieuwe filter instellen (zie hoger). 2) Zoeken in de lijst. Wanneer u een leerling niet onmiddellijk terugvindt in de lijst kunt u via deze bewerking het opzoeken versnellen. U komt in onderstaand scherm terecht: U hebt de keuze: ofwel tikt u de naam volledig in, ofwel slechts een gedeelte ervan. In het tweede geval kunt u een asterix gebruiken om duidelijk te maken dat u de leerlingen zoekt waarvan de naam begint of eindigt met de opgegeven lettercombinatie (bvb. VAN*). Opgelet: indien u de volledige naam ingeeft, moet u eerst de familienaam intikken gevolgd door de voornaam, al dan niet met een spatie tussen. Er wordt immers ook geen rekening gehouden met eventuele blanco's. Als u dus op zoek bent naar bvb. Loes De Decker, dan mag u zowel "De Decker Loes" als "Dedeckerloes" als zoekterm opgeven. 3) Een nieuwe leerling toevoegen (zie verder). 4) Adresetiketten afprinten. 5) Exporteren naar Excel. Deze optie is te vergelijken met het browsen van gegevens in de vorige Informat-versie, met dit verschil dat u dit niet kunt gebruiken om de gegevens rechtstreeks te wijzigen (enkel export, geen import). Dit natuurlijk om te vermijden dat er verkeerde gegevens in de database terechtkomen doordat de ingebouwde controles omzeild werden. Hiermee kunt u zelf lijsten samenstellen die niet voorzien zijn in ileerlingen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 55 Handleiding

57 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie U vinkt met de L-muistoets de gegevens aan die u wilt exporteren. Om het opzoeken te vergemakkelijken werden deze gegroepeerd per categorie en alfabetisch gerangschikt. Als u de gewenste velden geselecteerd hebt, klikt u op de Excel- knop onderaan. U krijgt dan onderstaand scherm te zien: U kiest voor Openen (2x) en komt in het Excel-bestand terecht. Hebt u problemen met datums? Klik dan op de gelijknamige link en kies formaat 1 (Nederlands) of 2 (Engels). Afhankelijk van de Client PC zal formaat 1 of 2 werken. U kunt de selectie ook opslaan zodat u volgende keer niet alle velden opnieuw moet selecteren. U hoeft enkel de naam in te geven waaronder u de selectie wil opslaan en op "Opslaan" te klikken. Wilt u een bestaande lijst exporteren, selecteer deze dan uit de rechterkolom en klik op de Excel-knop onderaan rechts. Hebt u een lijst niet langer nodig, selecteer deze dan en klik op "Verwijderen" Personalia INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 56 Handleiding

58 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Hier kunt u een aantal algemene gegevens van de leerling raadplegen/wijzigen. Een aantal velden (bijkomende voornamen, initialen, geslacht) spreekt voor zich. Andere behoeven een woordje uitleg. De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de databank. Bij het wijzigen van naam, voornaam of geboortedatum krijgt u de melding dat het departement op de hoogte gebracht moet worden door uw schoolbeheerteam. Deze wijzigingen kunnen immers nog niet langs elektronische weg gemeld worden. Heeft de leerling geen voornaam, dan moet u Onbekend invullen (met hoofdletter!). In de databank of de berichten na 1 oktober wordt het veld voornaam dan blanco gelaten en die zal ook niet worden afgeprint op officiële documenten. Bij Personalia (Extra) kunt u wel de roepnaam als nickname ingeven. Indien u bij 'Personalia (Extra)' hebt aangevinkt dat de juiste geboortedatum niet gekend is, kunt u hier enkel het geboortejaar invullen. In dergelijke gevallen moet immers enkel het jaartal meegegeven worden met de databank. Mocht ook de geboortemaand gekend zijn, dan kunt u dit onderaan bij de opmerkingen invullen. Vergeet ook niet het rijksregisternummer aan te passen wanneer u de geboortedatum wijzigt! De geboorteplaats kiest u uit de aangeboden lijst of vult u zelf in. De nationaliteit kan enkel ingevuld worden via de aangeboden keuzelijst. De foto van de leerling wordt automatisch getoond indien deze langs het programma ifotobeheer aan de leerling werd gekoppeld (waarschijnlijk is dit een taak voor de netwerkbeheerder). Het adres dat u hier te zien krijgt, is het domiciliëringsadres. Om dit te wijzigen klikt u op de bijhorende knop. U komt dan op de adresfiche terecht. Het telefoonnummer dat u hier te zien krijgt, is in principe het domiciliëringsnummer. Enkel indien er geen domicilienummer werd ingegeven, krijgt u hier een ander soort nummer te zien. Om dit te wijzigen klikt u op de bijhorende knop. U komt dan op de communicatiefiche terecht. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 57 Handleiding

59 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Het adres dat u hier te zien krijgt, is het privé adres. Om dit te wijzigen klikt u op de bijhorende knop. U komt dan op de fiche terecht. Via de knoppen 'School/Vestig.', 'Huidig afd.jaar' en 'Huidige klas' komt u op het tabblad 'Inschrijving' terecht waar u de gegevens i.v.m. school, vestiging, afdelingsjaar en klas per inschrijving kunt toevoegen/wijzigen/aanvullen. Het stamnummer wordt automatisch toegekend langs menu Leerlingen Toekennen van... Stamnummers en kunt u hier dus niet invullen/wijzigen! Aanmeldingsdatum en -uur houden verband met het gelijke onderwijskansenbeleid en worden automatisch ingevuld op het ogenblik dat u een nieuwe inschrijving toevoegt. U kunt deze gegevens wel nog wijzigen. Via een druk op de bijhorende knop kunt u een opmerking bij de aanmelding invullen. Onderaan kunt u nog vrije opmerkingen ingeven Inschrijving Hier kunt u de inschrijving(en) beheren van het schooljaar waarin u bent ingelogd. Voor concrete problemen die zich kunnen stellen bij inschrijvingen verwijzen we naar deel 9 (Tips). Bovenaan krijgt u een overzicht van alle inschrijvingen van de leerling in dat schooljaar. Om een inschrijving te raadplegen, klikt u deze aan met de L-muistoets. Indien u de inschrijving(en) van een ander schooljaar wilt wijzigen, moet u inloggen in dat schooljaar. Wilt u de inschrijving(en) van een ander schooljaar enkel raadplegen, dan bekijkt u de schoolhistoriek. De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de databank. Het schooljaar wordt automatisch ingevuld met het schooljaar waarin u bent ingelogd en kunt u niet wijzigen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 58 Handleiding

60 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie De begindatum is de eerste dag waarop de leerling in uw school aanwezig is. Bij het begin van een nieuw schooljaar is dit altijd 1 september, ook al is de eerste schooldag bvb. pas op 3 september. Als u op de knop 'Begindatum' klikt, komt u in onderstaand scherm terecht waar u de motivering van de toelatingsklassenraad kunt invullen en de toelatingsvoorwaarde: De einddatum is verplicht in te vullen wanneer de leerling de school verlaat of wanneer hij/zij van afdeling verandert. Dit veld mag dus niet worden ingevuld bij een inschrijving die nog niet ten einde is! Wanneer de leerling enkel van klas verandert (dus niet van afdeling) mag hier geen einddatum ingevuld worden, enkel bij de klasgroep moet de einddatum ingevuld worden en een nieuwe klas toegevoegd (zie verder). Ook op het einde van het schooljaar moet u dit veld niet bij iedereen individueel invullen, maar werkt u langs 'Overbrengen/uitschrijven/verwijderen'. Wanneer u op de knop 'Einddatum' klikt, kunt u nog bijkomende gegevens i.v.m. de uitschrijving invullen: De velden 'Initiatief' en 'Na Uitschrijving' moeten ingevuld worden voor het bericht van vroege uitschrijving. Als de leerling overstapt naar een school die geen deel uitmaakt van uw scholengroep/- gemeenschap, dan kunt u dit bijgehouden via Externe scholen. Het veld 'Geslaagd na beslissing klassenraad in de loop van het schooljaar' is enkel van toepassing voor BUSO-scholen. In het veld 'Opmerking(en)' kunt u eigen commentaar betreffende de uitschrijving kwijt. De laatste 4 velden zijn van toepassing voor leerlingen die o.w.v. een tuchtmaatregel van school gestuurd worden. Voor hen moet immers eerst een tuchtzending verstuurd worden, alvorens het bericht van vroege uitschrijving verstuurd wordt. Het veld 'Definitieve uitsluiting' dient aangevinkt te worden om het bericht klaar te zetten in de wachtrij. Datum CLB overleg en definitieve uitsluiting spreken voor zich. Datum eerste T-code is niet de datum van de allereerste T-code in dit schooljaar, maar wel de datum van de T-code die geleid heeft tot de uitsluiting van de leerling. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 59 Handleiding

61 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie School en vestiging zijn verplicht in te vullen en kunnen gekozen worden uit de bijhorende lijst. Merk op dat u enkel de scholen/vestigingen te zien krijgt waar u als gebruiker rechten op hebt. Het afdelingsjaar is eveneens een verplicht veld en kan gekozen worden uit de bijhorende lijst. U kunt deze lijst wel beperken door erboven hoofdstructuur, jaar (1 t/m 3) en graad (1 t/m 4) in te vullen (merk op dat jaar en graad niet getoond worden indien 321 als hoofdstructuur gekozen wordt). Bij een modulaire afdeling wordt nog een bijkomende knop 'Module' zichtbaar. Uit de aangeboden lijst kiest u de gevolgde module. Modules die in het volgend schooljaar worden verdergezet worden voorafgegaan door een sterretje. Heeft de leerling recht op vrijstelling, dan klikt u op de pijltjestoets achteraan dit veld en vult u in om welke vrijstelling het gaat. U zal dan ook een vrijstellingsformulier kunnen afprinten (zie verder). In bepaalde gevallen zult u ook de taalkeuze moeten invullen (of wordt deze automatisch ingevuld indien bij het betreffende afdelingsjaar slechts één keuze mogelijk is). Zijn er in het gekozen afdelingsjaar verschillende opties mogelijk, dan wordt de knop Keuzeoptie actief. Voor afdelingsjaar "Basismechanica" moet u hier bijvoorbeeld de vormingscomponent(en) invullen, wilt u die afgedrukt zien op het oriënteringsattest. De klasgroep moet ingevuld worden via de bijhorende knop. Is de leerling nog in geen enkele klas ingeschreven, dan krijgt u onmiddellijk de lijst waaruit u de klasgroep kunt selecteren. De begindatum wordt automatisch ingevuld met de begindatum van de inschrijving. Was de leerling reeds in een andere klas ingeschreven, dan krijgt u onderstaand scherm: Wanneer de leerling van klas verandert, klikt u op de knop 'Nieuw' om de nieuwe klasgroep uit de bijhorende lijst te selecteren en vult u de begindatum in. De einddatum van de vorige klas wordt dan automatisch ingevuld. De einddatum wordt eveneens automatisch aangevuld wanneer de einddatum van de inschrijving wordt ingevuld (zie hoger) of wanneer het schooljaar wordt afgesloten. Indien de leerling in een tweede klas is ingeschreven en u verandert hiervan de begindatum, dan wordt automatisch de einddatum van de eerste klas aangepast. Als de tweede klas verwijderd wordt, dan wordt de einddatum van de eerste klas automatisch gewist. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 60 Handleiding

62 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Dezelfde werkwijze geldt voor een eventuele subgroep. Merk op dat een leerling in meerdere subgroepen kan ingeschreven zijn (dit in tegenstelling met een klasgroep). Het statuut verpleegkunde is enkel zichtbaar bij inschrijvingen voor de vierde graad verpleegkunde. In dat geval moet één van de mogelijkheden uit de lijst gekozen worden. Bij een inschrijving kunt u aanvinken of het enkel een aanmelding betreft. Dit veld wordt automatisch aangevinkt indien in de toevoegwizard wordt aangestipt dat het enkel om een aanmelding gaat. Leerlingen met dergelijke inschrijving moeten geraadpleegd worden via menu 'Aanmeldingen'. Van zodra de klas is ingevuld, wordt dit veld inactief. U kunt ook aanduiden of de leerling eventueel op kot zit. Standaard wordt de financierbaarheid ingevuld met "Regelmatig / financierbaar". Geldt voor de leerling in kwestie een andere financierbaarheid, dan kiest u deze uit de aangeboden lijst. Bij een officiële wijziging van financierbaarheid (na 1 oktober) klikt u op de pijltjestoets achteraan dit veld. Er worden dan twee bijkomende velden geactiveerd: - Gewijzigd op: hier vult u de laatste dag in waarop de oude financierbaarheid van toepassing was; - Financierb.: hier selecteert u de nieuwe financierbaarheid. Zijn deze twee bijkomende velden ingevuld, dan kunt u een bericht aanmaken om deze wijziging te melden aan het departement. Levensbeschouwing en verblijf moeten geselecteerd worden uit de bijhorende lijst. Voor BUSOscholen is verblijf een verplicht in te vullen veld. U kunt pas een internaat invullen wanneer bij de leerling het verblijfstype "Intern" is ingevuld. Ook hier krijgt u een lijst waaruit u het betreffende internaat kan selecteren. Het sportstatuut wordt zichtbaar indien aan het gekozen afdelingsjaar een administratieve groep met het woord "topsport" in de omschrijving is gekoppeld. Ook hier geldt dat de soort sport pas gekozen kan worden indien eerst statuut A of B zijn ingevuld. VOKAN-jaar: hier vult u het gelijkgestelde leerjaar van de eerste graad in bij leerling van het tweede jaar OKAN (zie punt 8.4 van SO 75). Via 'Schoolspecifieke informatie betreffende de inschrijving' kunt u zelf nog bijkomende gegevens intikken die voor uw school van belang zijn en niet onder één van voorgaande items aan bod komen. Om een inschrijving te verwijderen moet u in aflopende volgorde te werk gaan. Dat betekent dat eerst de meest recente inschrijving geschrapt moet worden en zo verder teruggaan in de tijd. Met het printericoontje (bovenaan rechts) kunt u een aantal persoonsgebonden (inschrijvings) documenten afdrukken. Merk op dat luik A maar actief wordt bij een inschrijving waar de einddatum is ingevuld en luik B bij een inschrijving waar de begindatum na 1 september ligt. Bovendien moet u hiervan eerst een bericht hebben aangemaakt! Bij het PV Toelatingsklassenraad krijgt u eerst nog dit scherm waar u de datum kunt invullen die op het PV moet worden afgeprint: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 61 Handleiding

63 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Schoolhistoriek U krijgt bovenaan een overzicht van alle inschrijvingen die de leerling ooit in uw scholengemeenschap/-groep heeft gehad. Heeft de leerling een uitgebreide loopbaan in uw scholengemeenschap/-groep, dan kan het gebeuren dat niet alle schooljaren op één blad kunnen. Klik in dat geval onderaan de lijst op het bijkomende cijfer om die schooljaren op te roepen. Om de inschrijving in detail te raadplegen, klikt u deze aan met de L-muistoets. U kunt hier echter niets wijzigen; dat moet gebeuren in de inschrijvingsfiche en deliberatie-invoer (resultaat). Gaat het om een inschrijving in een andere school van uw scholengemeenschap/-groep, dan moet u de betreffende school contacteren om deze gegevens aan te passen. Merk op dat de school waar de leerling zat vóór hij/zij zich voor het eerst inschreef in een school van uw scholengroep wordt bijgehouden onder 'Externe scholen'. Via het printericoontje kunt u een aantal documenten afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 62 Handleiding

64 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Begeleiding Hier kunt u persoonlijke informatie i.v.m. de leerling bijhouden in een individueel begeleidingsdossier. U kunt het dossier per categorie of in chronologische volgorde raadplegen. Geef de begin- en einddatum op en duidt de categorie(ën) aan waarvoor u informatie wilt opvragen (met de knoppen "alle" en "geen" kunt u alle categorieën resp. aan- of afvinken). Klik op de verrekijker om reeds ingegeven informatie op te roepen. Om een nieuw item toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw': INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 63 Handleiding

65 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie De datum wordt automatisch ingevuld met de systeemdatum maar kan desgewenst gewijzigd worden. Uit de aangeboden lijst kiest u de categorie die het best past bij de informatie die u wilt ingeven. Iedere school kan zijn eigen categorieën definiëren via het gebruikersbeheer. Raadpleeg hiervoor uw beheerder. Krijgt u hier minder categorieën aangeboden dan er in het overzicht te zien zijn, dan is het omdat u op die categorieën enkel lees- en geen schrijfrechten hebt. Het onderwerp is vrij door u in te geven, net zoals de eigenlijke informatie als vrije tekst is in te geven. Via de gebruikersniveaus kunt u bepalen welke categorie(ën) van gebruikers het door u ingebrachte item mogen raadplegen. Standaard mogen alle gebruikersniveaus dit zien. Mag dit niet, dan selecteert u deze gebruikersniveaus (L-muistoets+Shift of L-muistoets+CTRL) en brengt u die met de onderste pijl naar de linkerkolom over. Een voorbeeld: we hebben de gebruikersniveaus Vakleerkracht, Klastitularis, Leerlingbegeleider en Directie. Als bvb. een vakleerkracht iets toevoegt, zal hij kunnen aanduiden dat de niveaus klastitularissen en directie dit item mogen zien en de niveaus vakleerkrachten en leerlingbegeleiders niet. Via de knop 'Sjabloon invoegen' kunt u een vooraf gedefinieerd sjabloon selecteren. Om iets te wijzigen of toe te voegen aan reeds ingegeven informatie klikt u op de knop bij het item dat u wilt wijzigen. U komt dan in hetzelfde scherm als wanneer u een nieuw item toevoegt. Via de knop kunt u een reactie ingeven op een begeleidingsitem. Werkwijze is identiek aan het ingeven van nieuw begeleidingsitem. Om een item te verwijderen klikt u op de knop. Via de knop 'Huidige selectie afdrukken' kunt u het begeleidingsdossier afprinten. Die "huidige selectie" wordt dus bepaald door de categorie(ën) die u hebt aangevinkt. Ook de gekozen weergave (chronologisch of per categorie) is van belang voor de lay-out van het document. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 64 Handleiding

66 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Wenst u een afprint per categorie voor verschillende leerlingen, dan moet u werken via de afdrukwizard. Indien voor alle leerlingen van een klas hetzelfde item moet toegevoegd worden werkt u beter langs menu 'Organisatie' - 'Klas' - tabblad 'Begeleiding' Adressen Hier kunt u de adressen van een leerling bijhouden. Om een adres toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaand adres te wijzigen selecteert u dit adres met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Wijzigen' en om een adres te schrappen selecteert u dit adres met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Verwijderen'. De aanschrijftitel selecteert u uit de aangeboden keuzelijst. Bij de aanspreeknaam krijgt u een lijst met, naast de leerling zelf, ook alle personen die u via het tabblad 'Relaties' hebt ingegeven. Het land wordt standaard ingevuld met België. U kunt dit wijzigen door een ander land uit de lijst te selecteren. Straat, nummer, bus en kamer moet u zelf invullen. De gemeente moet u selecteren uit de bijhorende lijst. U kunt de lijst wel inkorten door eerst (een deel van) het postnummer in te tikken en daarna op de bijhorende knop te klikken. U krijgt dan enkel de gemeenten te zien met dit postnummer (of waarvan het postnummer begint met het ingetikte cijfer). Als u bvb. cijfer 8 intikt, krijgt u enkel de gemeenten uit West-Vlaanderen te zien. Indien het om een buitenlandse gemeente gaat, kunt u deze knop uiteraard niet gebruiken en moet u postnummer en gemeente manueel invullen. De postcodes van de ons omringende landen moeten wel aan een bepaald formaat beantwoorden: Nederland: XXXXAA Frankrijk: XXXXX Duitsland: XXXXX Luxemburg: XXXX (waarbij X = cijfer en A = letter) INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 65 Handleiding

67 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie De provincie wordt automatisch ingevuld wanneer u een gemeente uit de lijst selecteert. Daaronder kunt u nog vrije opmerking(en) ingeven. Indien het adres dit van de eerste of tweede leerplichtverantwoordelijke is, vinkt u dit aan. Dit adres wordt dan overgenomen op de fiche van de leerplichtverantwoordelijken (zie verder). Tenslotte moet u nog het adrestype aanvinken. Eerst een woordje uitleg bij de verschillende types. 1) Domicilie: het officiële adres (zoals dit op de identiteitskaart vermeld is). 2) Verblijf: het adres waar de leerling eventueel kan verblijven (bvb. grootouders). 3) Facturatie: het adres waarnaar de rekeningen gestuurd moeten worden. Opgelet: dit kan anders zijn dan het aanschrijfadres, bvb. wanneer het kind in een instelling geplaatst is (= aanschrijfadres) en de ouders de kosten betalen (= facturatie-adres)! 4) Aanschrijf: het adres waar de briefwisseling naartoe moet (bvb. vader/moeder indien gescheiden of instelling indien de leerling geplaatst is). 5) Overige: alle situaties waarin geen enkele van 4 bovenstaande gevallen van toepassing is. Bvb. adres tweede ouder indien hij/zij geen briefwisseling en rekeningen mag ontvangen en de leerling daar ook nooit verblijft. 6) Halte: het adres waar de bus de leerling oppikt indien deze gebruik maakt van het leerlingenvervoer. 7) ischoolcommunicatie: het adres waarnaar brieven vanuit onze applicatie ischoolcommunicatie moeten verstuurd worden indien betrokkene geen adres heeft. 8) TOaH: het adres waar tijdelijk onderwijs aan huis gegeven wordt. Het is mogelijk dat één adres meerdere functies heeft (bvb. domicilie en facturatie). Enkel het domiciliëringsadres wordt overgenomen op het tabblad 'Personalia'. In geval van het facturatie-adres krijgt u nog 2 bijkomende velden (die van toepassing zijn op de applicatie Rekeningen). Domicilienummer dient om het rekeningnummer in te geven waarlangs de betalingen via domiciliëring gebeuren. Het percentage slaat op het gedeelte van de rekening dat door de persoon verbonden aan dit facturatie-adres moet worden betaald. Standaard wordt dit ingevuld met Communicatienummers Hier kunt u de communicatienummers (telefoon, fax, GSM,...) van een leerling bijhouden. Om een nummer toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaand nummer te wijzigen selecteert u dit nummer met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Wijzigen' en om een nummer te schrappen selecteert u dit nummer met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Verwijderen'. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 66 Handleiding

68 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Het nummer tikt u uiteraard zelf in, maar het moet wel aan één van volgende formaten beantwoorden: ; ; ; ; ; Type en soort selecteert u uit de aangeboden keuzelijst. Het domiciliëringsnummer (of een ander soort nummer indien er geen domiciliëringsnummer is) wordt overgenomen op het tabblad 'Personalia'. Het veld ischoolcommunicatie moet aangevinkt worden indien dit nummer gebruikt wordt voor het versturen van een SMS via onze applicatie 'ischoolcommunicatie'. Is dit nummer bereikbaar tijdens de schooluren en/of behoort het toe aan de tweede ouder, dan moet u deze velden aanvinken. Daaronder kunt u nog vrije opmerking(en) ingeven Hier kunt u de adressen van een leerling bijhouden. Om een adres toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaand adres te wijzigen selecteert u dit adres met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Wijzigen' en om een adres te schrappen selecteert u dit adres met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Verwijderen'. Het adres moet u uiteraard zelf invullen. Er zit wel een controle op het formaat (xxx@yyy.zzz). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 67 Handleiding

69 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Het type selecteert u uit de aangeboden lijst. Enkel het privé-adres wordt overgenomen op het tabblad 'Personalia'. Merk op dat het adres van het type school automatisch kan worden toegekend (zie Leerlingen Toekennen van... adressen ). Daaronder kunt u nog vrije opmerking(en) ingeven Rekeningnummers Hier kunt u de rekeningnummers van een leerling bijhouden. Om een rekeningnummer toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaand rekeningnummer te wijzigen selecteert u dit nummer met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Wijzigen' en om een rekeningnummer te schrappen selecteert u dit nummer met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Verwijderen'. Het rekeningnummer moet u uiteraard zelf invullen. Er zit wel een controle op de juistheid van dit nummer. Het type selecteert u uit de aangeboden lijst. Daaronder kunt u nog vrije opmerking(en) ingeven. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 68 Handleiding

70 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Relaties Hier kunt u bijhouden wie aan een leerling gerelateerd is. Om een relatie toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaande relatie te wijzigen selecteert u deze relatie met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Wijzigen' en om een relatie te schrappen selecteert u deze met de L-muistoets uit de overzichtslijst en klikt u op 'Verwijderen'. Naam, voornaam, geboortedatum en beroep moet u uiteraard zelf invullen. Type en burgerlijke stand selecteert u uit de aangeboden lijst. Indien betrokkene overleden is, vinkt u dit aan. Indien betrokkene eerste of tweede leerplichtverantwoordelijke is, duidt u dit aan bij verantwoordelijke. Dit dient om op een vlugge manier de fiche met leerplichtverantwoordelijken invullen. Het gegeven op zich wordt hier niet opgeslagen (dus wanneer u de relatie opnieuw oproept, staat bij "Verantwoordelijke" opnieuw "Indien van toepassing, kies type"). Daaronder kunt u nog vrije opmerking(en) ingeven. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 69 Handleiding

71 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Leerplichtverantwoordelijken Hier vindt u de gegevens van de eerste en tweede leerplichtverantwoordelijke. Om de gegevens te raadplegen selecteert u 1ste of 2de verantwoordelijke met de L-muistoets. Om de gegevens te wijzigen klikt u op 'Wijzigen'. Een leerplichtverantwoordelijke verwijderen kan niet omdat dit verplichte velden zijn bij het doorsturen van een problematische afwezigheid. Naam en voornaam zijn reeds ingevuld indien u op de relatiefiche had aangeduid dat de persoon in kwestie eerste of tweede leerplichtverantwoordelijke is of indien u via de toevoegwizard de relatiegegevens hebt ingevuld. Ook de adresgegevens zijn reeds ingevuld indien u op de adresfiche "doorvoeren als adres..." hebt aangevinkt of indien u via de toevoegwizard de adres- en relatiegegevens hebt ingevuld. Geslacht, telefoon en rijksregisternummer moet u manueel invullen. Enkel geslacht is een verplicht veld. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 70 Handleiding

72 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Personalia (Extra) Hier worden een aantal bijkomende gegevens van de leerling bijgehouden. Deze gegevens worden in 4 categorieën opgesplitst: algemeen, medisch, getuigschriften en gelijke kansen. Een aantal van die gegevens kan op het controleblad invoergegevens afgeprint of geëxporteerd worden. De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de databank. Algemeen De nickname is samengesteld uit de naam en de voornaam. Indien er binnen de school twee leerlingen zijn met dezelfde naam en voornaam kunt u deze naam lichtjes wijzigen (door bvb. het geboortejaar te vermelden) zodat beide leerlingen gemakkelijker uit elkaar gehouden kunnen worden. Het is deze naam die getoond wordt in de lijst en afgedrukt wordt op klaslijsten e.d. Op officiële documenten (attesten e.d.) wordt uiteraard de officiële naam afgeprint (zoals die is ingegeven op tabblad Personalia ). Indien aan de leerling een leerlingenkaart wordt meegegeven kunt u hier het nummer van die kaart invullen. Het identificatie-attest kiest u uit de aangeboden lijst en is bedoeld om aan te duiden op welk officieel bewijsstuk de controle van naam, voornaam en geboortedatum van de leerling gebaseerd is. Indien de leerling op school eet, kunt u aanduiden welke maaltijd de leerling neemt. De aangeboden lijst wordt door u zelf samengesteld langs Extra Basisgegevens - 'Maaltijd'. De manier waarop de leerling naar school komt, kiest u uit de lijst die aangeboden wordt via de knop 'Vervoer officieel'. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 71 Handleiding

73 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Fietsnummer: nummer toegekend door de school. Nederlandstalig L.O.: indien de leerling het lager onderwijs in het nederlandstalig onderwijs heeft gevolgd, vinkt u dit aan. Een doelgroepleerling is iemand waarvan de grootmoeder van moederszijde niet in België is geboren en evenmin door geboorte de Belgische of Nederlandse nationaliteit bezit én waarvan de moeder ten hoogste tot het einde van het schooljaar waarin zij 18 werd, onderwijs heeft genoten. Dit veld is enkel zichtbaar indien op de algemene schoolfiche is aangestipt dat de school deelneemt aan het project 'Onderwijsvoorrang'. Indien de leerlingen een eigen gebruikersnaam en wachtwoord hebben om in te loggen op het schoolnetwerk kunt u dit hier invullen. U kunt aanduiden de hoeveelste leerling van dit gezin dit op uw school is en hoeveel meisjes en jongens van dat gezin bij u op school zitten. Indien de leerling avondstudie volgt kunt u dit hier aanduiden. Het veld busabonnement werd voorzien met het oog op de formulieren voor het busvervoer. Deze formulieren zijn momenteel nog niet voorzien. Is de leerling gehuwd, dan vult u de huwelijksdatum in. Indien de leerling overleden is, vinkt u dit aan en kunt u de sterfdatum invullen. Indien de juiste geboortedatum niet gekend is, moet enkel het jaartal meegegeven worden met de databank. Wanneer u dit hier aanvinkt, wordt op het tabblad 'Personalia' enkel het geboortejaar getoond. Mocht ook de geboortemaand gekend zijn, dan kunt u dit daar bij de opmerkingen invullen. Indien de leerling recht heeft op een korting vult u hier het percentage van die korting in. Dit gegeven is van belang voor de rekeningen (zie Artikels/Boeken). Uit de aangeboden lijst selecteert u de persoon aan wie de rekening moet worden meegegeven. In deze lijst vindt u naast de naam van de leerling de namen van de personen die via 'Relaties' werden ingegeven. Bij de desiderata kunt u een eventuele wensen/opmerkingen van de leerling ingeven. Via 'Schoolspecifieke informatie betreffende de leerling' kunt u zelf nog bijkomende gegevens intikken die voor uw school van belang zijn en niet door ons in het programma voorzien zijn: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 72 Handleiding

74 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie U vult de velden in die u zelf gecreëerd hebt langs Extra Vrije velden. Merk op dat u enkel die velden te zien krijgt waarbij u hebt aangeduid dat die leerlingafhankelijk zijn. U klikt op 'Wijzigen' om een veld in te vullen. Bij velden met vooraf gedefinieerde waarden krijgt u een uitklapbare lijst waaruit u een waarde moet kiezen. Bij velden zonder vooraf gedefinieerde waarden kunt u vrije tekst ingeven. Per veld moet u op 'OK' klikken om de gegevens te bewaren. Medisch Hier wordt de benodigde medische informatie bijgehouden zoals de mutualiteit en het bijhorende aansluitingsnummer en de huisarts. De gegevens i.v.m. de huisarts kunt u manueel invullen of kiezen uit de bijhorende lijst die u zelf hebt samengesteld langs Extra Basisgegevens. Getuigschriften Hier duidt u aan of de leerling: - al dan niet het getuigschrift basisonderwijs - en/of één of meerdere van de genoemde getuigschriften van de 1 ste, 2de of 3de graad - en/of het diploma secundair onderwijs - en/of het Vlaams ICT-attest - en/of het aanvullend getuigschrift bedrijfsbeheer heeft behaald voordat hij/zij in één van de scholen van de scholengroep werd ingeschreven. Dit is van belang voor het afdrukken van bepaalde getuigschriften en diploma s. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 73 Handleiding

75 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Gelijke kansen De gegevens die u hier moet invullen houden verband met het gelijke onderwijskansenbeleid: zie SO/2005/07. Enkel de gele velden zijn verplicht in te vullen voor de databank van oktober. Voor de leerlingen bij wie de GOK-indicatoren niet (volledig) waren ingevuld op het ogenblik dat de databank van 1 oktober werd verstuurd moet een individueel bericht worden nagestuurd. Vink hiertoe het veld 'Bericht in wachtrij zetten' aan zodat deze leerlingen terechtkomen in de lijst met berichten na 1 oktober (onder menu Edison ). Dit veld moet dus niet aangevinkt worden voor de databank van 01/10! U doet er bijgevolg goed aan reeds zoveel mogelijk gegevens te verzamelen en in te putten vóór u de databank van 1 oktober verstuurd, anders moet u x aantal individuele berichten versturen. U hebt trouwens tot 12/10 de tijd om de databank door te sturen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 74 Handleiding

76 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Externe school Hier kunt u bijhouden waar de leerling school heeft gelopen: - vóór hij zich inschreef in een school van uw scholengemeenschap/-groep (die met Informat C/S werkt); - nadat hij uw scholengemeenschap/-groep heeft verlaten. Als er reeds een externe school is ingevuld, dan moet u een nieuwe school bijvoegen (en niet de bestaande gegevens wijzigen!), want hoogstwaarschijnlijk gaat het om de school waar de leerling vandaan kwam toen hij/zij zich inschreef in een andere school van uw scholengemeenschap/-groep. Er mogen m.a.w. meerdere externe scholen worden toegevoegd! Het kan gaan om een school waar de leerling enige schooljaren terug heeft gezeten. Toch moet u dit scherm altijd invullen indien de leerling nooit was ingeschreven in een andere school van uw scholengemeenschap/-groep (die met Informat C/S werkt). De vorige school moet immers vermeld worden op de individuele steekkaart van de leerling (af te drukken vanuit de inschrijvingsfiche). Voor leerlingen die vorig(e) schoolja(a)r(en) in een school van uw scholengemeenschap/-groep zaten of overgestapt zijn naar een andere school van uw scholengemeenschap/-groep (die met Informat C/S werkt) worden de gegevens van vorig(e) schoolja(a)r(en) uit de schoolhistoriek gehaald. U moet eerst de hoofdstructuur invullen van de school waar de leerling vandaan komt. Dit is bedoeld om een filter te zetten op de overige gegevens die u moet invullen (school,...). De aangeboden hoofdstructuren zijn: 211: voltijds gewoon lager onderwijs; 221: buitengewoon lager onderwijs; 311: voltijds gewoon secundair onderwijs; 312: deeltijds beroepssecundair onderwijs; 313: deeltijds secundair zeevisserijonderwijs; 316: deeltijds kunstonderwijs; 321: buitengewoon secundair onderwijs; 999: indien de leerling niet van een Vlaamse school komt (omdat hij/zij uit het buitenland afkomstig is of gewerkt heeft). School en administratieve groep worden dan opgevuld met de juiste waarden bij het aanmaken van de databank en de berichten na 1 oktober. U moet wel nog schooljaar, start- en einddatum invullen. Dit geldt niet voor leerlingen die van een Waalse school komen: voor hen moet wel de juiste hoofdstructuur worden ingevuld. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 75 Handleiding

77 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Het schooljaar moet gekozen worden uit de aangeboden lijst. Start- en einddatum worden automatisch ingevuld met respectievelijk 1 september en 30 juni van het gekozen schooljaar. U kunt deze data uiteraard nog aanpassen voor het geval de leerling later is ingeschreven of vroeger is uitgeschreven. De school moet gekozen worden uit de aangeboden lijst. Vul vóór u op de knop 'School' klikt (een deel van) het postnummer of de gemeente in. U krijgt dan enkel de scholen van deze gemeente(n) te zien. De school die u dan selecteert wordt automatisch toegevoegd aan uw eigen scholenbestand indien deze daar nog niet in voorkwam. Kent u het instellingsnummer? Vul dit dan eerst in alvorens op de knop 'School' te klikken. U krijgt dan enkel deze school te zien in de lijst. Kwam deze nog niet voor in uw eigen scholenbestand, dan wordt deze ook automatisch toegevoegd aan uw eigen scholenbestand. Vindt u een bepaalde school niet terug, dan kunt u die via volgende links opzoeken op de site van het departement: - kleuter: - lager: - BLO: - secundair: - BUSO: - DBSO: Indien de leerling niet van een Vlaamse school komt (omdat hij/zij uit het buitenland afkomstig is of gewerkt heeft) moet u hier niets invullen (zie hoofdstructuur). Komt de leerling van een Waalse school, dan selecteert u instellingsnummer uit de lijst. Indien het een modulaire opleiding betreft, vinkt u het gelijknamige veld aan. Op die manier wordt er een filter gezet op de aangeboden administratieve groepen. De velden leerjaar (1-3) en graad (1-4) dienen eveneens om een filter te zetten op de aangeboden administratieve groepen. De administratieve groep moet gekozen worden uit de aangeboden lijst. Om de lijst te beperken vult u zoals reeds gezegd leerjaar, graad en hoofdstructuur in of vinkt u het veld modulair aan (enkel indien leerling van secundaire school komt). Merk ook op dat u enkel die administratieve groepen krijgt aangeboden die onder 'Extra' - 'Basisgegevens' - 'Administratieve groepen' naar de kolom met gebruikte administratieve groepen zijn overgezet. Kent u het nummer, maar komt dit niet voor in de lijst, vul het dan zelf in. Dit nummer wordt dan automatisch toegevoegd aan de lijst met gebruikte administratieve groepen. Indien de leerling niet van een Vlaamse school komt (omdat hij/zij van een Waalse school komt of uit het buitenland afkomstig is of gewerkt heeft) moet u hier niets invullen (zie hoofdstructuur). De onderwijsvorm wordt automatisch ingevuld wanneer u een administratieve groep kiest. Bij het toevoegen van een nieuwe fiche wordt het resultaat automatisch ingevuld met geslaagd. Was de leerling niet geslaagd, dan kiest u deze mogelijkheid uit de bijhorende lijst. Indien de leerling uit een school voor bijzonder onderwijs komt (BUSO = hoofdstructuur 321 of BLO = hoofdstructuur 221) krijgt u nog een bijkomende knop waarlangs u het type moet invullen. Het veld 6de jaar BSO wordt actief bij hoofdstructuur 999 (leerling komt van buitenlandse school of ging voordien niet meer naar school omdat hij reeds werkte,...) en is van belang voor het vermelden van de in het tweede leerjaar van de derde graad BSO gevolgde studierichting op het diploma secundair onderwijs (BSO). Bij de opmerking kunt u vrij gegevens invullen die u elders niet kwijt kunt. Indien het een late inschrijving betreft (dus einddatum # 30.06) krijgt u nog de mogelijkheid om het aantal afwezigheidscodes van deze leerling in de vorige school in te geven. Dit is ondermeer van belang voor de problematische afwezigheden (B-codes). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 76 Handleiding

78 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Taken Hier kunt u de taken bijhouden die een leerling nog in orde moet brengen. Om een taak toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. U selecteert de categorie waartoe deze taak behoort. Deze categorieën kunt u zelf aanmaken (langs Extra Basisgegevens ). U typeert kort de taak waarna u eventueel een meer uitgebreide omschrijving kunt invullen. Indien de taak moet klaar zijn tegen een bepaalde datum vinkt u het veld 'Geen einddatum' af en vult u deze datum in. Om een bestaande taak te wijzigen of te wissen, selecteert u deze met de L-muistoets en klikt u respectievelijk op de knoppen 'Wijzigen' en 'Verwijderen' Ongevalsverklaring Hier kunt u een verklaring opstellen en afdrukken indien de leerling een ongeval heeft gehad. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 77 Handleiding

79 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Verdere studies Hier kunt u de verdere loopbaan van uw oud-leerlingen bijhouden. Merk op dat gegevens i.v.m. de schoolloopbaan in andere secundaire scholen bijgehouden worden onder tabblad Extra - 'Externe scholen'. U kunt niet enkel de schoolloopbaan bijhouden, maar ook de beroepsloopbaan. Vink hiertoe het veld "Werken" aan. Er verschijnen dan een aantal andere velden (bedrijf, afdeling, functie) die u kunt aanvullen. In de meeste gevallen zal het natuurlijk gaan om de loopbaan van de leerling in het hoger onderwijs. Begin- en einddatum zijn facultatief. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 78 Handleiding

80 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Met aanvangsjaar wordt het academiejaar bedoeld waarin de leerling begonnen is met de opleiding. Het academiejaar slaat op het jaar waarvoor u gegevens wil inbrengen. U hebt de keuze: ofwel houdt u de gegevens per academiejaar bij, ofwel vult u ieder jaar de gegevens aan in de bestaande lijn (maar dan gaat de historiek per academiejaar natuurlijk verloren). Het type moet gekozen worden uit de aangeboden lijst. Enige historische duiding hierbij. Sinds academiejaar zijn alle hogescholen en universiteiten stelselmatig gestart met de Bachelor-Master-structuur. Ze werden dit decretaal opgelegd: de graduaatopleidingen moesten studiejaar na studiejaar uitdoven, de bachelor-opleidingen moesten studiejaar na studiejaar ingroeien. Maar sinds academiejaar zijn alle hogescholen en universiteiten ook overgestapt naar flexibilisering. Decretaal bestaat dus sinds een studiejaar niet meer. Alleen in academiejaar is er één en slechts één academiejaar geweest waarbinnen de BaMastructuur reeds in werking was binnen het studiejaren-systeem. Daarom bestaat er alleen een 1 ste studiejaar bachelor (voor ), maar geen 2 de of 3 de studiejaar (zou pas nodig geweest zijn vanaf ). Op het moment dat het 2 de studiejaar zijn intrede zou doen, trad het flexibiliseringsdecreet in werking, en sinds dan bestaat een studiejaar niet meer. Ook de school moet gekozen worden uit de aangeboden lijst. Het veld studiejaar is enkel actief voor opleiding van academiejaar of vroeger (om redenen hierboven uiteengezet). De administratieve groep moet eveneens geselecteerd worden uit de aangeboden lijst. Deze lijst is afhankelijk van de gekozen school. Het aantal studiepunten is het totaal aantal studiepunten die de opleiding omvat. Het aantal verworven studiepunten is het aantal studiepunten waarvoor de oudleerling geslaagd is. Het aantal vrijgestelde studiepunten is het aantal studiepunten waarvoor de oudleerling eventueel vrijgesteld is (bvb. op basis van eerder verworven studiepunten in andere opleiding). Een woordje uitleg bij het veld "Kan diploma behalen". Vroeger wist je dat een student zijn diploma kon behalen als hij/zij (bvb. voor een graduaat) in zijn derde studiejaar zat. Nu bestaan er geen studiejaren meer, en kan een student zijn diploma behalen als hij "aan zijn laatste opleidingsonderdelen" bezig is. Daar dat niet automatisch detecteerbaar is, moet men dit via een vinkje aangeven "Kan diploma behalen", wat wil zeggen: hij/zij is voor de laatste opleidingsonderdelen ingeschreven en als blijkt dat hij/zij slaagt (of gedelibereerd wordt) voor die opleidingsonderdelen, dan zal hij/zij zijn diploma behalen. Heeft de leerling zijn/haar diploma behaald, dan vinkt u het betreffende veld aan en selecteert u uit de keuzelijst de graad van verdienste. Via het printericoontje bovenaan kunt u een overzicht van de verdere studies van de leerling afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 79 Handleiding

81 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 3.2 Aanmeldingen Deze menukeuze werd voorzien om het mogelijk te maken een leerling in meerdere scholen tegelijk in te schrijven (weliswaar onder de vorm van aanmeldingen en met slechts één effectieve inschrijving) en om bij het consulteren gemakkelijk het onderscheid te kunnen maken tussen leerlingen die zich effectief inschrijven en zij die zich enkel aanmelden. Onder deze menukeuze vindt u dus de nieuwe leerlingen terug bij wie u in de toevoegwizard "Enkel aanmelding" hebt aangevinkt + de leerlingen bij wie dit veld werd aangevinkt op het tabblad 'Inschrijving' nadat die een nieuwe bestemming hebben gekregen. Deze leerlingen zult u dus niet te zien krijgen via 'Leerlingen' - 'Consulteren'. Ze worden wel afgeprint op de klaslijsten en desgewenst meegenomen in de tellingen Filter Hier kunt u een filter plaatsen zodat de lijst met aangemelde leerlingen heel wat minder uitgebreid is en het opzoeken van een leerling sneller verloopt. U kunt een filter plaatsen op de inschrijvingsgegevens, de persoonlijke gegevens, de school en/of het type. De filters op inschrijving, personalia en school zijn dezelfde als bij leerlingen consulteren (zie hoger). Het verschil zit onderaan waar u moet aanduiden of u enkel de leerlingen wil raadplegen die zich hebben aangemeld of ook de leerlingen die zich effectief hebben ingeschreven Overige De rest van deze menukeuze is identiek aan leerlingen consulteren (zie hoger). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 80 Handleiding

82 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 3.3 Toevoegen Langs deze weg kunt u een nieuwe leerling toevoegen. Identificatie Het is zéér belangrijk dat u naam, voornaam en geboortedatum correct invult. Op basis van deze drie elementen wordt immers gecontroleerd of de leerling reeds voorkomt in de database. Een leerling die ooit was ingeschreven in om het even welke school van de scholengroep (die met Informat werkt) moet immers geen nieuwe fiche, maar enkel een nieuwe inschrijving krijgen. Vandaar dat u via de knop 'Personen zoeken' kunt controleren of er reeds iemand met dezelfde geboortedatum of dezelfde naam/voornaam in de database voorkomt. Selecteert u hier verkeerdelijk een leerling, dan kunt u dit teniet doen door op 'Andere persoon' te klikken. Bij een leerling die zich opnieuw inschrijft, worden alle persoonlijke gegevens overgenomen, behalve het stamnummer (tenzij de leerling zich opnieuw inschrijft in een school waar hij/zij reeds was ingeschreven; dan wordt het stamnummer uiteraard ook mee overgenomen). Heeft de leerling geen voornaam, dan moet u Onbekend invullen (met hoofdletter!). In de databank of de berichten na 1 oktober wordt het veld voornaam dan blanco gelaten en die zal ook niet worden afgeprint op de documenten. Bij Personalia (Extra) kunt u straks wel de roepnaam als nickname ingeven. Indien geboortedag en -maand niet gekend zijn moet u XXXX als geboortedatum opgeven. Straks moet u dan bij Personalia - Extra aanvinken dat geboortedag en -maand niet gekend zijn. Het geslacht kunt u ook reeds invullen, maar dit is niet verplicht. Indien de leerling ooit een broer of zus in één van de scholen van de scholengroep (die met de webapplicatie van Informat werkt) heeft gehad, kunt u een aantal zaken (adres, telefoonnummer,...) overnemen zodat u dit niet allemaal opnieuw moet invoeren. Gaat het om een nieuwe leerling van wie reeds een gezinslid met een andere familienaam op school zit, dan gaat u als volgt te werk: - voeg de nieuwe leerling toe met de familienaam van het gezinslid; - klik op de knop 'Leerling' om de gegevens van dit gezinslid over te nemen; - wijzig daarna de familienaam in de juiste naam. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 81 Handleiding

83 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Inschrijving Een nieuwe leerling zal pas in de database worden opgenomen indien er een inschrijving aan gekoppeld wordt. Let misschien even op het schooljaar, want dit is het schooljaar waarvoor de leerling wordt ingeschreven. Klopt dit niet, verander dit dan via de knop rechtsboven 'School/Vestiging wijzigen'. Indien de leerling om één of andere reden niet definitief kan ingeschreven worden, vinkt u aan dat het een niet-gerealiseerde inschrijving betreft (zie SO/2005/07). Dit wordt overgenomen op de inschrijvingsfiche. Dergelijke leerlingen moeten dan geconsulteerd worden langs menu 'Aanmeldingen'. Voor een GON-leerling moet het veld 'GON-inschrijving' aangevinkt worden, anders komt die niet in de GON-databank terecht (zie GD/2003/05). Dit veld is trouwens enkel zichtbaar voor BUSO-scholen. Aanmeldingstijdstip en inschrijvingsdatum worden automatisch ingevuld, maar kunt u wel wijzigen. School en vestiging worden automatisch ingevuld met de gegevens van de school/vestiging waar u bent ingelogd en kunnen niet gewijzigd worden. Indien u toch iemand in een andere school/vestiging wenst in te schrijven, dan moet u in deze school/vestiging inloggen. Het afdelingsjaar moet gekozen worden uit de aangeboden lijst. Merk op dat u enkel die afdelingsjaren te zien krijgt die in de ingelogde school/vestiging worden ingericht. Indien u de leerlingen nog geen definitieve bestemming kunt geven, kunt u werken op basis van een rekruteringsschool, -vestiging en/of -afdeling(sjaar). Deze moeten uiteraard eerst aangemaakt worden, respectievelijk onder menu 'Algemeen' en 'Organisatie'. Indien u bijvoorbeeld meerdere middenscholen hebt en u weet bij de inschrijving nog niet in welke school de leerling zal ingedeeld worden, kunt u hem/haar inschrijven in die rekruteringsschool. U moet dan inloggen in die rekruteringsschool en -vestiging en hem/haar inschrijven in het rekruteringsafdelingsjaar. Is de definitieve bestemming gekend, dan kunt u de leerling via het overzetten van de rekruteringsschool naar de juiste school overhevelen. Het kan ook gebeuren dat een leerling zich komt inschrijven en nog niet precies weet welke richting hij zal volgen. In dat geval kunt u hem/haar meestal reeds inschrijven in de juiste school/vestiging en kent u aan hem/haar een rekruteringsafdelingsjaar toe. Is de definitieve bestemming gekend, dan kunt u de leerling via het overzetten van het rekruteringsafdelingsjaar naar het definitieve afdelingsjaar overhevelen. Wanneer al deze gegevens zijn ingevuld, klikt u op de knop 'Volgende'. U komt dan in een fiche terecht waar een aantal identificatie- en relatiegegevens ingevuld moet worden: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 82 Handleiding

84 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Bedoeling van dit scherm is om de meest essentiële informatie op één pagina te verzamelen. Een aantal velden spreekt voor zich. Andere behoeven een woordje uitleg. Identificatiegegevens De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de databank. Naam, voornaam en geboortedatum worden uiteraard overgenomen van het toevoegscherm. De nationaliteit wordt standaard ingevuld met de Belgische nationaliteit en kan enkel gewijzigd worden via de aangeboden keuzelijst. Deze gegevens worden - samen met geslacht en rijksregisternummer - overgenomen op de fiche met algemene personalia. De adresgegevens die u hier invult worden bewaard als domiciliëringsadres (zie algemene personalia) en adres eerste en tweede leerplichtverantwoordelijke (op voorwaarde dat u de naam van vader/moeder invult in het tweede deel van dit scherm). Standaard wordt dit ook aangeduid als verblijfs-, facturatie-, aanschrijf- en halte-adres. Indien dit niet zo is, moet u dit wijzigen op de adressenfiche. Straat, nummer, bus en kamer moet u zelf invullen. De gemeente moet u selecteren uit de bijhorende lijst. U kunt de lijst wel inkorten door eerst (een deel van) het postnummer in te tikken en daarna op de bijhorende knop te klikken. U krijgt dan enkel de gemeenten te zien met dit postnummer (of waarvan het postnummer begint met het ingetikte cijfer). Als u bvb. cijfer 8 intikt, krijgt u enkel de gemeenten uit West-Vlaanderen te zien. Indien de leerling in het buitenland woont, moet u deze gegevens invullen via de adressenfiche. Het telefoonnummer tikt u uiteraard zelf in, maar het moet wel aan één van volgende formaten beantwoorden: ; ; ; ; ; Dit gegeven wordt bewaard als domiciliëringsnummer (zie algemene personalia) en kunt u eventueel aanpassen bij de communicatienummers. Relatiegegevens De gegevens die u hier moet invullen spreken voor zich. Ze worden bewaard bij de relaties. Standaard wordt de vader als eerste leerplichtverantwoordelijke en de moeder als tweede leerplichtverantwoordelijke aangeduid op de fiche van de leerplichtverantwoordelijke. Is dit niet zo, dan moet u dit daar wijzigen. Via de lijst aan de linkerkant van dit scherm kunt u ook de andere persoonlijke gegevens van de leerling invullen (inschrijving, adressen, vorige school, algemene en extra personalia, begeleiding, leerplichtverantwoordelijken, communicatienummers, relaties, rekeningnummers, adressen). Vergeet ook niet het aanmeldingsformulier af te printen. Om nog een nieuwe leerling in te schrijven, klikt u op de gelijknamige knop links onderaan de lijst. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 83 Handleiding

85 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 3.4 Archief Filter Hier kunt u een filter plaatsen zodat de leerlingenlijst heel wat minder uitgebreid is en het opzoeken van een leerling sneller verloopt. U kunt een filter plaatsen op het schooljaar of de persoonlijke gegevens van de leerlingen. Jaar Personalia Schooljaar: selecteer het schooljaar uit de aangeboden lijst. Let wel dat u in dit geval enkel de leerlingen krijgt dit dat schooljaar de school hebben verlaten! Wilt u alle leerlingen oproepen die in een bepaald schooljaar waren ingeschreven, dan moet u eerst het schooljaar wijzigen en werken langs menu Leerlingen Consulteren. Relatie: u selecteert de gewenste relatie (vader, moeder,...) uit de aangeboden keuzelijst en geeft de naam van de persoon in die gerelateerd is aan de leerling(en) die u zoekt. Dit kan bvb. handig zijn wanneer moeder de rekening betaalt, maar vergeet de naam van zoon- of dochterlief te vermelden. Straat: als u enkel de leerlingen van een bepaalde straat wenst te raadplegen, geeft u hier de naam van die straat in. Gemeente: als u enkel de leerlingen van een bepaalde gemeente wenst te raadplegen, geeft u hier de naam van die gemeente in. Naam leerling: als u één bepaalde leerling wil opzoeken kunt u zijn/haar naam hier intikken. U hebt de keuze: ofwel tikt u de naam volledig in, ofwel slechts een gedeelte ervan. In het tweede geval kunt u een asterix gebruiken om duidelijk te maken dat u de leerlingen zoekt waarvan de naam begint of eindigt met de opgegeven lettercombinatie (bvb. VAN*). Opgelet: indien u de volledige naam ingeeft, moet u eerst de familienaam intikken gevolgd door de voornaam (al dan niet met een spatie tussen). Er wordt ook geen rekening gehouden met eventuele blanco's (bvb. als u op zoek bent naar Loes De Decker, dan mag u zowel "De Decker Loes" als "Dedeckerloes" als zoekterm opgeven). Geen filter: alle leerlingen komen in aanmerking. Als u de gewenste filter hebt ingegeven, klikt u op de knop 'Toepassen' en krijgt u de gevraagde leerlingenlijst te zien. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 84 Handleiding

86 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Leerlingenlijst U krijgt alle leerlingen te zien die ooit in uw school waren ingeschreven, met in de rechterkolom het schooljaar van de laatste inschrijving. Merk op dat de leerlingen die in het lopende schooljaar werden uitgeschreven zowel in het archief als Bovenaan (tussen haakjes) staat het aantal oud-leerlingen. Standaard krijgt u de leerlingen in oplopende alfabetische volgorde te zien. U kunt de leerlingen aflopend sorteren (Z-A) door in de hoofding op "Leerlingen" te klikken. Om ze opnieuw in oplopende alfabetische volgorde te krijgen, klikt u nogmaals op "Leerlingen". Om de leerlingen volgens schooljaar te sorteren klikt u op "Jaar". Als u nogmaals op "Jaar" klikt, worden de schooljaren aflopend gesorteerd. Om een leerling te raadplegen die niet op het eerste tabblad staat klikt u onderaan de lijst op één van de cijfers of op...'. U kunt natuurlijk ook zoeken in de lijst (zie verder). Als u een leerling aanstipt met de L-muistoets wordt de algemene fiche van deze leerling geopend. Als u op het woord 'Leerlingenlijst' klikt, kunt u vier bewerkingen uitvoeren. 1) Een nieuwe filter instellen (zie hoger). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 85 Handleiding

87 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 2) Zoeken in de lijst. Wanneer u een leerling niet onmiddellijk terugvindt in de lijst kunt u via deze bewerking het opzoeken versnellen. U komt in onderstaand scherm terecht: U hebt de keuze: ofwel tikt u de naam volledig in, ofwel slechts een gedeelte ervan. In het tweede geval kunt u een asterix gebruiken om duidelijk te maken dat u de leerlingen zoekt waarvan de naam begint of eindigt met de opgegeven lettercombinatie (bvb. VAN*). Opgelet: indien u de volledige naam ingeeft, moet u eerst de familienaam intikken gevolgd door de voornaam, al dan niet met een spatie tussen. Er wordt immers ook geen rekening gehouden met eventuele blanco's. Als u dus op zoek bent naar bvb. Loes De Decker, dan mag u zowel "De Decker Loes" als "Dedeckerloes" als zoekterm opgeven. 3) Adresetiketten afprinten (zie afzonderlijke handleiding, te downloaden op onze supportsite: - Downloads). 4) Exporteren naar Excel: zie hoger (3.1.2) Personalia Hier kunt u een aantal algemene gegevens van de oud-leerling raadplegen. Als de leerling geen openstaande inschrijving heeft, kunt u hier de gegevens wijzigen. Is de leerling momenteel ingeschreven in een andere school van de scholengroep, dan kunnen de persoonlijke gegevens van deze leerling enkel door deze school aangepast worden. De gegevens verbonden aan de inschrijving in uw school kunt u uiteraard wel steeds wijzigen. Hiervoor moet u inloggen in het betreffende schooljaar. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 86 Handleiding

88 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie De meeste velden spreken voor zich. Andere behoeven een woordje uitleg. De gele velden waren verplicht in te vullen voor de databank (is hier eigenlijk niet van toepassing). Bij een oud-leerling van wie de geboortedatum niet precies gekend is, wordt enkel het geboortejaar getoond. Mocht ook de geboortemaand gekend zijn, dan is die mogelijks ingevuld bij de opmerkingen onderaan. De foto van de oud-leerling wordt automatisch getoond indien deze langs het programma ifotobeheer aan de leerling werd gekoppeld (waarschijnlijk is dit een taak voor de netwerkbeheerder). Het adres dat u hier te zien krijgt, is het domiciliëringsadres. Wilt u ook eventuele andere adressen zien, klik dan op de bijhorende knop. U komt dan op de adresfiche terecht (ook hier kunt u geen wijzigingen aanbrengen). Om terug te keren naar de algemene fiche klikt u bovenaan op de knop 'Personalia'. Het telefoonnummer dat u hier te zien krijgt, is het domiciliëringsnummer. Wilt u ook eventuele andere telefoonnummers zien, klik dan op de bijhorende knop. U komt dan op de communicatiefiche terecht (ook hier kunt u geen wijzigingen aanbrengen). Om terug te keren naar de algemene fiche klikt u bovenaan op de knop 'Personalia'. Het adres dat u hier te zien krijgt, is het privé adres. Wilt u ook het schooladres zien, klik dan op de bijhorende knop. U komt dan op de fiche terecht (ook hier kunt u geen wijzigingen aanbrengen). Om terug te keren naar de algemene fiche klikt u bovenaan op de knop 'Personalia'. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 87 Handleiding

89 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Schoolhistoriek U krijgt hier een overzicht van alle inschrijvingen die de leerling ooit in uw scholengemeenschap/- groep heeft gehad. Heeft de leerling een uitgebreide loopbaan in uw scholengemeenschap/-groep, dan kan het gebeuren dat niet alle schooljaren op één blad kunnen. Klik in dat geval onderaan de lijst op het bijkomende cijfer om die schooljaren op te roepen. Om de inschrijving in detail te raadplegen, klikt u deze aan met de L-muistoets. Gegevens wijzigen is niet mogelijk. Dit moet op dezelfde manier gebeuren als voor de personalia (zie hoger). Via het printericoontje kunt u wel nog een aantal documenten afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 88 Handleiding

90 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 3.5 Stages Langs deze menukeuze kunt u per leerling de detailgegevens ingeven van de stage(s) die hij/zij gedaan heeft. Links selecteert u eerst de klas. Indien een klas ontbreekt, dan controleert u best eens of het studiejaar van deze klas wel correct is (menu 'Organisatie' - 'Klas'). Daarna selecteert u de gewenste leerling. Indien u via 'Stageperiodes toekennen' hebt gewerkt, zal u hier al één of meerdere stages terugvinden die u kunt aanvullen via de knop 'Wijzigen'. In het andere geval moet u een nieuwe stage toevoegen via de plusknop. De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de stagedatabank. Minstens één van drie volgende velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat Paritair Comité, RSZ-werkgeverskengetal en/of NACE-code. Het RSZ-werkgeverskengetal wordt uit de algemene gegevens van de stageplaats gehaald. Eén uitzondering: bij Paritair Comité 999 (lokale besturen) moet ook de NACE-code meegestuurd worden. In geval van alternerende stage moet het aantal halve dagen per week ingevuld worden. De overige velden zijn enkel ter info voor de school en/of voor de afprint van het stagecontract. Via het printericoontje bovenaan kunt u een individuele steekkaart en de standaard stageovereenkomst afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 89 Handleiding

91 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 3.6 Tijdelijk Onderwijs aan Huis Langs deze menukeuze brengt u de gegevens in i.v.m. tijdelijk onderwijs aan huis (zie SO/2005/05). Selecteer klas en leerling en klik op het plusteken om een nieuwe periode toe te voegen. Vul de begin- en einddatum in. Selecteer uit de aangeboden keuzelijst of het een verlenging betreft, het soort onderwijs aan huis en het verblijf. Het aantal uur wordt standaard ingevuld met 4 (omdat dit in 99% van de gevallen zo is), maar mag uiteraard gewijzigd worden (toegelaten waarden: 1 tot 4). De afstand in km geeft aan hoeveel kilometer de plaats waar het onderwijs aan huis gegeven wordt, ligt van de hier dichtstbij gelegen vestigingsplaats van de school. Facultatief kunnen nog de begeleider en zijn/haar GSM-nummer en bijkomende opmerkingen ingegeven worden, maar deze gegevens worden niet meegestuurd met de zending. Om een bericht klaar te zetten moet het veld "In wachtrij plaatsen voor EDISON-zending" aangevinkt worden. 3.7 Nieuwe bestemming voltijds S.O. Deze menukeuze is bedoeld om leerlingen op het einde van het schooljaar op een snelle manier over te zetten naar hun nieuwe school/vestiging/afdelingsjaar/klas voor het volgende schooljaar of om hen in groep uit te schrijven. Dit is pas mogelijk indien het volgende schooljaar al geïnitialiseerd is. Dit moet door de beheerder gebeuren vanuit het gebruikersbeheer. Uitzonderlijk kan deze menukeuze gebruikt worden om leerlingen binnen hetzelfde schooljaar over te zetten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer : - u de leerlingen oorspronkelijk enkel naar het nieuwe afdelingsjaar had overgezet en hen nu aan een klas wil toekennen; - in het begin van het schooljaar een bijkomende klas gecreëerd wordt wegens het grote aantal inschrijvingen en (een aantal) leerlingen moeten overgezet worden naar die nieuwe klas. Voor concrete problemen die zich kunnen stellen bij inschrijvingen verwijzen we naar deel 9 (Tips). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 90 Handleiding

92 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Aan de linkerkant vindt u de gegevens van schooljaar/school/vestiging waarin u bent ingelogd. Schooljaar/school/vestiging van waaruit u wil werken kunnen enkel gewijzigd worden via de knop 'School/Vestiging wijzigen' rechts boven. Selecteer afdelingsjaar en eventueel keuzeoptie en klasgroep uit de aangeboden lijst. U kunt een leerling overzetten naar een andere klas/afdeling of u kunt een leerling uitschrijven. Overzetten Als u kiest voor overzetten moet u aan de rechterkant schooljaar, school, vestiging, afdelingsjaar en eventueel keuzeoptie en klasgroep selecteren. Hier kan enkel het huidige of het volgende schooljaar geselecteerd worden. In de kolom onderaan links krijgt u de leerlingen te zien die in aanmerking komen om overgezet te worden. Leerlingen bij wie voor de laatste inschrijving reeds een einddatum is ingevuld of die reeds een inschrijving hebben in het volgende schooljaar zult u hier dus niet terugvinden! U selecteert de gewenste leerling(en) en klikt op om de leerlingen over te zetten (komen in de rechtertabel terecht). U kunt meerdere leerlingen selecteren met Shift+L-muistoets of Control+Lmuistoets. Het programma zal automatisch het volgende doen: - bij overzetting naar volgend schooljaar: bij de huidige inschrijving wordt einddatum ingevuld en er wordt een inschrijving toegevoegd voor het nieuwe schooljaar. - bij overzetting binnen huidig schooljaar: de huidige inschrijving wordt geschrapt en vervangen door nieuwe inschrijving met begindatum Wanneer u de volgende keer inlogt, zult u de overgezette leerlingen in de rechterkolom terugvinden. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 91 Handleiding

93 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Hebt u een leerling ten onrechte overgezet (bvb. iemand die zich had ingeschreven voor een volgend jaar, maar uiteindelijk toch naar een andere school gaat), dan zijn er twee manieren om dit recht te trekken. 1) U werkt via verwijderen in deze menukeuze: u logt in in het nieuwe schooljaar en verwijdert de inschrijving (zie verder). 2) U verwijdert de inschrijving voor het nieuwe schooljaar langs het tabblad 'Inschrijving'. OPGELET! Gebruik deze menukeuze niet om een officiële verandering van klas/afdeling door te voeren. De oorspronkelijke inschrijving wordt immers overschreven en bijgevolg niet bewaard in de schoolhistoriek! U kunt deze menukeuze wel gebruiken indien u de leerlingen enkel naar een nieuwe afdeling had overgezet (omdat u nog niet wist in welke klas de leerlingen terecht zouden komen) en nu een klas wil toekennen aan die leerlingen. Om leerlingen tijdens het schooljaar in groep over te zetten (bvb. bij begin van een nieuwe module) moet u werken via overzetten tijdens schooljaar. REKRUTERING Indien u de leerlingen nog geen definitieve bestemming kunt geven, kunt u werken op basis van een rekruteringsschool, -vestiging en/of -afdeling(sjaar). Deze moeten uiteraard eerst aangemaakt worden, respectievelijk onder menu 'Algemeen' en 'Organisatie'. Het overzetten gebeurt dan in 2 stappen: 1) vanuit huidig schooljaar overzetten naar rekruteringsschool, -vestiging en/of -afdelingsjaar in volgend schooljaar ; 2) inloggen in volgend schooljaar en overzetten vanuit rekruteringsschool, -vestiging en/of - afdelingsjaar naar definitieve school/vestiging/afdelingsjaar/klas. Uitschrijven Leerlingen die het komende schooljaar niet meer terug komen moeten uitgeschreven worden. In de kolom onderaan links krijgt u de leerlingen te zien die in aanmerking komen om uitgeschreven te worden. Leerlingen bij wie voor de laatste inschrijving reeds een einddatum is ingevuld of die reeds een inschrijving hebben in het volgende schooljaar zult u hier dus niet terugvinden! U selecteert de gewenste leerling(en) en klikt op om de leerlingen uit te schrijven (komen in de rechtertabel terecht). U kunt meerdere leerlingen selecteren met Shift+L-muistoets of Control+Lmuistoets. Het programma zal automatisch het volgende doen: bij de huidige inschrijving wordt einddatum ingevuld. Wanneer u de volgende keer inlogt, zult u de uitgeschreven leerlingen in de rechterkolom terugvinden. Hebt u een leerling ten onrechte uitgeschreven, dan moet u de inschrijving voor het nieuwe schooljaar toevoegen via de toevoegwizard. 3.8 Nieuwe bestemming modulair Tijdens schooljaar Deze menukeuze is bedoeld om leerlingen tijdens het schooljaar op een snelle manier over te zetten naar hun nieuwe school/vestiging/afdelingsjaar/klas, meer bepaald bij het begin van een nieuwe module. Een gewone klaswijziging mag niet langs deze weg worden ingegeven! Dit moet gebeuren langs de inschrijvingsfiche (einddatum huidige klasgroep invullen en nieuwe klasgroep toevoegen). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 92 Handleiding

94 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Aan de linkerkant vindt u de gegevens van schooljaar/school/vestiging en aan de rechterkant van het schooljaar waarin u bent ingelogd. Schooljaar/school/vestiging van waaruit u wil werken kunnen enkel gewijzigd worden via de knop 'School/Vestiging wijzigen' rechts boven. Selecteer afdelingsjaar en module en eventueel klasgroep uit de aangeboden lijst en vul de einddatum in (= de laatste dag waarop ze in vorige module zaten). In de kolom onderaan links krijgt u de leerlingen te zien die in aanmerking komen om overgezet te worden. Leerlingen bij wie voor de laatste inschrijving reeds een einddatum is ingevuld zult u hier dus niet terugvinden! U selecteert de gewenste leerling(en) en klikt op om de leerlingen over te zetten (komen in de rechtertabel terecht). U kunt meerdere leerlingen selecteren met Shift+L-muistoets of Control+Lmuistoets. Het programma zal automatisch de opgegeven einddatum invullen bij de huidige inschrijving en een nieuwe inschrijving toevoegen voor de nieuwe klas/module met begindatum = opgegeven einddatum + 1. Dit wordt eveneens doorgetrokken in de schoolhistoriek. Wanneer u de volgende keer inlogt, zult u de overgezette leerlingen in de rechterkolom terugvinden Einde/begin schooljaar Deze menukeuze is bedoeld om leerlingen op het einde van het schooljaar op een snelle manier over te zetten naar hun nieuwe school/vestiging/afdelingsjaar/module/klas voor het volgende schooljaar of om hen in groep uit te schrijven. Dit is pas mogelijk indien het volgende schooljaar al geïnitialiseerd is. Dit moet door de beheerder gebeuren vanuit het gebruikersbeheer. Uitzonderlijk kan deze menukeuze gebruikt worden om leerlingen binnen hetzelfde schooljaar over te zetten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer : - u de leerlingen oorspronkelijk enkel naar het nieuwe afdelingsjaar/module had overgezet en hen nu aan een klas wil toekennen; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 93 Handleiding

95 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie - in het begin van het schooljaar een bijkomende klas gecreëerd wordt wegens het grote aantal inschrijvingen en (een aantal) leerlingen moeten overgezet worden naar die nieuwe klas. Aan de linkerkant vindt u de gegevens van schooljaar/school/vestiging waarin u bent ingelogd. Schooljaar/school/vestiging van waaruit u wil werken kunnen enkel gewijzigd worden via de knop 'School/Vestiging wijzigen' rechts boven. Selecteer afdelingsjaar en eventueel module en klasgroep uit de aangeboden lijst. U kunt een leerling overzetten naar een ander afdelingsjaar/module/klas of u kunt een leerling uitschrijven. Overzetten Als u kiest voor overzetten moet u aan de rechterkant schooljaar, school, vestiging, afdelingsjaar en eventueel module en klasgroep selecteren. Hier kan enkel het huidige of het volgende schooljaar geselecteerd worden. In de kolom onderaan links krijgt u de leerlingen te zien die in aanmerking komen om overgezet te worden. Leerlingen bij wie voor de laatste inschrijving reeds een einddatum is ingevuld of die reeds een inschrijving hebben in het nieuwe schooljaar zult u hier dus niet terugvinden! U selecteert de gewenste leerling(en) en klikt op om de leerlingen over te zetten (komen in de rechtertabel terecht). U kunt meerdere leerlingen selecteren met Shift+L-muistoets of Control+Lmuistoets. Het programma zal automatisch het volgende doen: - bij overzetting naar volgend schooljaar: bij de huidige inschrijving wordt einddatum ingevuld en er wordt een inschrijving toegevoegd voor het nieuwe schooljaar. - bij overzetting binnen huidig schooljaar: de huidige inschrijving wordt geschrapt en vervangen door nieuwe inschrijving met begindatum Wanneer u de volgende keer inlogt, zult u de overgezette leerlingen in de rechterkolom terugvinden. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 94 Handleiding

96 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Hebt u een leerling ten onrechte overgezet (bvb. iemand die zich had ingeschreven voor een volgend jaar, maar uiteindelijk toch naar een andere school gaat), dan zijn er twee manieren om dit recht te trekken. 1) U werkt via verwijderen in deze menukeuze: u logt in in het nieuwe schooljaar en verwijdert de inschrijving (zie verder). 2) U verwijdert de inschrijving voor het nieuwe schooljaar langs het tabblad 'Inschrijving'. OPGELET! Gebruik deze menukeuze niet om een officiële verandering van klas/module/afdeling binnen het huidig schooljaar door te voeren. De oorspronkelijke inschrijving wordt immers overschreven en bijgevolg niet bewaard in de schoolhistoriek! U kunt deze menukeuze wel gebruiken indien u de leerlingen enkel naar een nieuwe afdeling/module had overgezet (omdat u nog niet wist in welke klas de leerlingen terecht zouden komen) en nu een klas wil toekennen aan die leerlingen. Om leerlingen tijdens het schooljaar in groep over te zetten (bvb. bij begin van een nieuwe module) moet u werken via overzetten tijdens schooljaar (wordt dan wel bewaard in de schoolhistoriek). REKRUTERING Indien u de leerlingen nog geen definitieve bestemming kunt geven, kunt u werken op basis van een rekruteringsschool, -vestiging en/of -afdeling(sjaar). Deze moeten uiteraard eerst aangemaakt worden, respectievelijk onder menu 'Algemeen' en 'Organisatie'. Het overzetten gebeurt dan in 2 stappen: 1) vanuit huidig schooljaar overzetten naar rekruteringsschool, -vestiging en/of -afdelingsjaar in volgend schooljaar ; 2) inloggen in volgend schooljaar en overzetten vanuit rekruteringsschool, -vestiging en/of - afdelingsjaar naar definitieve school/vestiging/afdelingsjaar/module/klas. Uitschrijven Leerlingen die het komende schooljaar niet meer terug komen moeten uitgeschreven worden. In de kolom onderaan links krijgt u de leerlingen te zien die in aanmerking komen om uitgeschreven te worden. Leerlingen bij wie voor de laatste inschrijving reeds een einddatum is ingevuld of die reeds een inschrijving hebben in het nieuwe schooljaar zult u hier dus niet terugvinden! U selecteert de gewenste leerling(en) en klikt op om de leerlingen uit te schrijven (komen in de rechtertabel terecht). U kunt meerdere leerlingen selecteren met Shift+L-muistoets of Control+Lmuistoets. Het programma zal automatisch het volgende doen: bij de huidige inschrijving wordt einddatum ingevuld. Wanneer u de volgende keer inlogt, zult u de uitgeschreven leerlingen in de rechterkolom terugvinden. Hebt u een leerling ten onrechte uitgeschreven, dan moet u de inschrijving voor het nieuwe schooljaar toevoegen via de toevoegwizard. 3.9 Begeleidingsdossiers overzetten Voor leerlingen die de school verlaten kan op vraag van de nieuwe school het begeleidingsdossier worden overgezet. Uiteraard kan dit enkel door een gebruiker van de oorspronkelijke school met voldoende begeleidingsrechten. Via de filter moet u eerst instellen voor welke leerlingen u gegevens wil overzetten. Het is dus van het grootste belang de filter juist in te stellen, anders worden er misschien gegevens overgezet van leerlingen waarvan u dat niet wou! INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 95 Handleiding

97 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie U kunt filteren op afdelingsjaar/klasgroep/studiejaar en/of begeleidingstypes en/of periode (standaard is Geen periode aangevinkt!) of op de naam van een leerling. Onderaan selecteert u school en vestiging waar de leerling naartoe is en u klikt bovenaan op het groene vinkje: In de lijst krijgt u de leerlingen die aan de ingestelde filter beantwoorden. De selectie van begeleidingsitems kan desgewenst nog aangepast worden. Vergeet dan wel niet op het verrekijkertje te klikken om de gegevens terug op te halen. Om de begeleidingsgegevens over te zetten klikt u onderaan de leerlingenlijst op de knop Overzetten geselecteerde gegevens. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 96 Handleiding

98 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 3.10 Toekennen van Stamnummers Het toekennen van stamnummers kan enkel langs deze menukeuze. Het enige wat u moet doen is een school selecteren en op de knop 'Toekennen' klikken. Het programma zoekt dan het hoogste nummer op en kent automatisch een stamnummer toe aan leerlingen die er nog geen hadden, rekening houdend met inschrijvingsdatum en alfabet (in die volgorde). Zoals u leest raden wij aan om bij het begin van het schooljaar de stamnummers niet te gauw toe te kennen en dit om te vermijden dat stamnummers worden toegekend aan leerlingen die uiteindelijk toch niet blijken af te komen, wat dan weer problemen oplevert met uw stamboek (zie 'School'). Leerlingen die ingeschreven worden in de loop van het schooljaar moeten ook langs deze menukeuze een stamnummer krijgen Klasnummers Het automatisch toekennen van klasnummers kan enkel langs deze menukeuze. Klasnummers kunnen wel manueel gewijzigd worden langs menu 'Klasstructuur. U vindt het klasnummer terug op de algemene leerlingenfiche (Huidige klas) en het overzicht van de leerlingen per klas. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 97 Handleiding

99 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie Stip aan of u de nummers per klas of per afdelingsjaar wenst toe te kennen. In het eerste geval moet u nog aanduiden wat er moet gebeuren als er verschillende afdelingsjaren in dezelfde klas zitten: - ofwel wordt hier geen rekening mee gehouden en krijgt iedere leerling een klasnummer in alfabetische volgorde; - ofwel worden de leerlingen gegroepeerd per afdelingsjaar waarbij ieder afdelingsjaar een nummering krijgt die begint met 1; - ofwel worden de leerlingen gegroepeerd per afdelingsjaar waarbij de nummering gewoon doorloopt. Vink de klas(sen) aan waarvoor u klasnummers wil toekennen. Met het plusteken kunt u alle klassen ineens selecteren; met het minteken kunt u de geselecteerde klassen terug afvinken. Stip aan of u alle leerlingen alfabetisch wil sorteren of of er dient rekening gehouden te worden met de inschrijvingsdatum. Indien u niet wil dat uitgeschreven leerlingen hun klasnummer behouden, dan vinkt u "Klasnummers verwijderen van uitgeschreven leerlingen" aan. Zijn er leerlingen binnen een klas van afdelingsjaar veranderd, dan kunnen zij hun klasnummer behouden. Vink hiertoe deze optie aan. Tenslotte kunt u nog via de inschrijvingsdatum bepalen aan welke leerlingen al dan niet een klasnummer moet worden toegekend. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 98 Handleiding

100 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie adressen Langs deze menukeuze kunt u aan alle leerlingen automatisch het adres van de school toekennen. Het formaat van dit adres bepaalt u zelf via het tabblad ' ' van de schoolfiche. Daar kunt u ook aangeven dat het adres automatisch moet worden toegekend wanneer een leerling wordt toegevoegd (dan hebt u deze menukeuze in principe niet nodig, tenzij u de adressen wenst te overschrijven). Het enige wat u moet doen is een school selecteren en op de knop 'Toekennen' klikken. Alle leerlingen die nog geen adres (van het type school) hebben zullen dan een adres toegekend krijgen. U vindt dit adres terug op de fiche. Indien u eventueel reeds toegekende adressen wenst te overschrijven, dan vinkt u deze optie aan Tellen Langs deze menukeuze kunt u het aantal leerlingen laten berekenen per school/vestiging. Aan de hand van de referentiedatum kunt u historische tellingen uitvoeren. Standaard wordt dit veld ingevuld met de datum van vandaag, maar u kunt dus bvb. altijd de leerlingenaantallen op 1 februari van om het even welk schooljaar opvragen (uiteraard op voorwaarde dat u in dat schooljaar bent ingelogd). Duid aan wat u precies wil tellen (aantal leerlingen per afdelingsjaar, klas, studiejaar,...) en voor welke school. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 99 Handleiding

101 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie U hebt de keuze tussen: - de school en vestiging waar u bent aangemeld; - de aangemelde school (met ook de leerlingen van de andere vestigingen waar u rechten op hebt, maar waar u niet bent aangemeld); - alle scholen waar u rechten op hebt. Klik op de knop Nu tellen! om de berekening uit te voeren. U komt in volgend scherm terecht: Via de knoppen links onderaan kunt u het resultaat exporteren naar Excel of Word van waaruit u dan de telling kunt afprinten. Met de knop rechts onderaan kunt u terugkeren naar het vorige scherm. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 100 Handleiding

102 Deel 2: Algemene leerlingenadministratie 4 Case-studies 4.1 Hoe een klaswijziging doorvoeren? a. Leerlingen die veranderen van klas maar NIET veranderen van afdelingsjaar. 1. Zoek de desbetreffende leerling op. 2. Ga naar tabblad Inschrijving. 3. Klik op Wijzigen, Klasgroep(en). 4. In het opkomende scherm vult u de einddatum in (= laatste dag in die klas). 5. Voeg in ditzelfde scherm een nieuwe klas toe (begindatum = daarnet ingevulde einddatum + 1). b. Leerlingen die veranderen van afdelingsjaar (eventueel ook van klas). 1. Zoek de desbetreffende leerling op. 2. Ga naar tabblad Inschrijving. 3. Klik op Wijzigen en vul de einddatum in (einddatum van de klas wordt dan automatisch ingevuld). 4. Indien deze wijziging via EDISON aan het departement gemeld moet worden, vult u de bijhorende informatie in achter de knop Einddatum. 5. Voeg een nieuwe inschrijving toe met de nieuwe begindatum (= daarnet ingevulde einddatum + 1) en het nieuwe afdelingsjaar. Volgende inschrijvingen komen terecht in Berichten na 1 oktober : - leerlingen die uitgeschreven worden uit een bepaalde administratieve groep na 1 oktober worden aanzien als een vroegtijdige uitschrijving; - leerlingen die ingeschreven worden voor een bepaalde administratieve groep na 1 oktober worden aanzien als een laattijdige inschrijving; - als een leerling verandert van administratieve groep binnen het instellingsnummer zal enkel de laattijdige inschrijving in aanmerking komen (hiervoor moet de nieuwe inschrijving reeds geregistreerd zijn); - leerlingen die problematisch afwezig zijn (30 halve lesdagen). Voor het doorsturen van deze berichten verwijzen we graag naar het betreffende onderdeel verderop in deze handleiding. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 101 Handleiding

103 Deel 3: AANWEZIGHEDEN 1 Kalender opbouwen De kalender wordt opgebouwd op drie niveaus: 1) schooljaar; 2) vestiging; 3) klasgroep. Indien de kalender nog niet werd aangemaakt, krijgt u volgende boodschap: Klik zoals gevraagd op het woord "hier" om de kalender aan te maken. Merk op dat de officiële vakantiedagen automatisch in het programma verwerkt worden. Vanuit om het even welk niveau kunt u de evaluatieperiodes inbrengen (weliswaar enkel voor de school/vestiging waar u bent ingelogd): Selecteer de gewenste klassen in de linkerkolom (d.m.v. de Ctrl- of Shifttoets en de L-muistoets kunt u meerdere klassen selecteren) en zet deze met de bovenste pijltjestoets over naar de rechterkolom. Op dezelfde manier kunt u met de onderste pijltjestoets een verkeerdelijk geselecteerde klas terug overbrengen van de rechter- naar de linkerkolom. Vul het tijdstip in van wanneer tot wanneer u een bepaald dagtype wil invullen. Vergeet niet het dagtijdstip (voor- of namiddag) eventueel aan te passen! Standaard is het dagtype ingevuld met "Evaluatie". Hebt u verkeerdelijk een dag als evaluatie gedefinieerd, dan kunt u dit wijzigen door hier als dagtype "Les" of "Geen les" te kiezen. Vergeet niet op 'Toekennen!' te klikken om de gegevens op te slaan! Zie punt 6 van SO 74 ( om te weten wat het departement verstaat onder het begrip "Evalulatie". Want dat is waarschijnlijk meer dan u denkt! U hoeft trouwens niet alle gegevens aan het begin van het schooljaar in te geven, maar u moet er wel voor zorgen dat het dagtype juist staat op het moment dat de betreffende dag is aangebroken!

104 Deel 3: Aanwezigheden 1.1 Schooljaar De kalenderinstellingen op dit niveau gelden voor alle scholen van de scholengemeenschap. Als u hier wijzigingen aanbrengt, is dit dus voor ALLE scholen! Het is mogelijk dat u deze selectie niet kunt maken omdat u er geen rechten op hebt gekregen (raadpleeg hiervoor uw systeembeheerder). Via de pijltjestoetsen in de grijze balk kunt u de kalender van de vorige/volgende maand oproepen. Er zijn 3 mogelijkheden om het dagtype wijzigen: (1) ofwel verandert u het type van één bepaalde datum (bvb. 3 oktober): hiertoe klikt u deze datum aan (in ons voorbeeld het cijfer "3" in de maand oktober); (2) ofwel verandert u het type van meerdere data (bvb. 25, 26 en 27 oktober): hiertoe klikt u deze data aan (in ons voorbeeld de cijfers "25", "26" en "27" in de maand oktober); (3) ofwel verandert u het type van een dag voor één of alle maanden (bvb. de vrijdag): hiertoe klikt u deze dag aan (in ons voorbeeld "Vr"). De dagen die u geselecteerd hebt, krijgen een blauwgroene achtergrond. Om een dag te "deselecteren" klikt u er nogmaals op; die dag krijgt dan weer een witte achtergrond. Nadat u uw selectie gemaakt hebt, krijgt u rechts de details ervan. Duid hier de gewenste eigenschappen aan: - Aan: kies hier of u het dagtype enkel aan de geselecteerde maand of aan alle maanden wil toekennen. U krijgt deze keuzemogelijkheid enkel aangeboden indien u een volledige dag hebt geselecteerd (Ma, Di, Wo, Do of Vr). - Voor: vink Voormiddag en/of Namiddag aan; - Dagtype: kies voor Les, Geen les of Evaluatie. Merk op dat evaluatie op de uitprint van het aanwezigheidsregister op identiek dezelfde wijze wordt weergegeven als een gewone lesdag (verticaal streepje; zie SO INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 103 Handleiding

105 Deel 3: Aanwezigheden 70, 4.2.3). De enige reden waarom we hier dit type aanbieden is om te controleren of er geen code Z (briefje van thuis) wordt ingegeven op die dagen (zie SO/2002/06, ). Evaluatieperiodes inbrengen kan ook via de knop rechtsboven in het scherm (zie hoger). Indien u de dagtypes van de onderliggende vestigingen en klasgroepen wilt overschrijven, vinkt u deze optie aan. Wijzigingen bewaart u door op 'OK' te klikken. Via 'Annuleren' kunt u de wijzigingen ongedaan maken. Indien er al absenties zijn toegekend, kunt u het dagtype niet meer wijzigen! Doet u dit toch, dan nog zal het vorige dagtype behouden blijven. 1.2 Vestiging De instellingen op schooljaarniveau worden overgenomen voor de vestigingskalender. Indien het dagtype van uw vestiging afwijkt van de algemene schoolkalender (bvb. o.w.v. facultatieve verlofdag, pedagogische studiedag, ) kunt u dit hier wijzigen. U kunt dit enkel doen voor de vestiging waar u bent ingelogd. Via de pijltjestoetsen in de grijze balk kunt u de kalender van de vorige/volgende maand oproepen. Er zijn 3 mogelijkheden om het dagtype wijzigen: (1) ofwel verandert u het type van één bepaalde datum (bvb. 3 oktober): hiertoe klikt u deze datum aan (in ons voorbeeld het cijfer "3" in de maand oktober); (2) ofwel verandert u het type van meerdere data (bvb. 25, 26 en 27 oktober): hiertoe klikt u deze data aan (in ons voorbeeld de cijfers "25", "26" en "27" in de maand oktober); (3) ofwel verandert u het type van een dag voor één of alle maanden (bvb. de vrijdag): hiertoe klikt u deze dag aan (in ons voorbeeld "Vr"). De dagen die u geselecteerd hebt, krijgen een blauwgroene achtergrond. Om een dag te "deselecteren" klikt u er nogmaals op; die dag krijgt dan weer een witte achtergrond. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 104 Handleiding

106 Deel 3: Aanwezigheden Nadat u uw selectie gemaakt hebt, krijgt u rechts de details ervan. Duid hier de gewenste eigenschappen aan: - Aan: kies hier of u het dagtype enkel aan de geselecteerde maand of aan alle maanden wil toekennen. U krijgt deze keuzemogelijkheid enkel aangeboden indien u een volledige dag hebt geselecteerd (Ma, Di, Wo, Do of Vr). - Voor: vink Voormiddag en/of Namiddag aan; - Dagtype: kies één van de aangeboden mogelijkheden. Faculatieve verlofdag, pedagogische studiedag, staking en voorbereiding onthaal kunnen enkel op dit niveau worden ingesteld! Merk op dat evaluatie op de uitprint van het aanwezigheidsregister op identiek dezelfde wijze wordt weergegeven als een gewone lesdag (verticaal streepje; zie SO 70, 4.2.3). De enige reden waarom we hier dit type aanbieden is om te controleren of er geen code Z (briefje van thuis) wordt ingegeven op die dagen (zie SO/2002/06, ). Evaluatieperiodes inbrengen kan ook via de knop rechtsboven in het scherm (zie hoger). Indien u het dagtype van het hogerliggend niveau (= schooljaar)) terug wil toekennen aan de vestiging, vinkt u de optie Standaarddagtype aan. Wanneer bvb. op het niveau van het schooljaar als dagtype "Les" is ingegeven, dan wordt ditzelfde dagtype toegekend aan de geselecteerde vestiging. Indien u de dagtypes van de onderliggende klasgroepen wilt overschrijven, vinkt u deze optie aan. Wijzigingen bewaart u door op 'OK' te klikken. Via 'Annuleren' kunt u de wijzigingen ongedaan maken. Indien er al absenties zijn toegekend, kunt u het dagtype niet meer wijzigen! Doet u dit toch, dan nog zal het vorige dagtype behouden blijven. 1.3 Klasgroep De instellingen op vestigingsniveau worden overgenomen voor de klasgroepkalender. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 105 Handleiding

107 Deel 3: Aanwezigheden Indien een bepaalde klas een andere regeling heeft t.o.v. wat ingesteld werd op het niveau van de vestiging kunt u dit hier wijzigen. U moet hiervoor eerst de betreffende klas selecteren uit de aangeboden lijst. Via de pijltjestoetsen in de grijze balk kunt u de kalender van de vorige/volgende maand oproepen. Er zijn 3 mogelijkheden om het dagtype wijzigen: (1) ofwel verandert u het type van één bepaalde datum (bvb. 3 oktober): hiertoe klikt u deze datum aan (in ons voorbeeld het cijfer "3" in de maand oktober); (2) ofwel verandert u het type van meerdere data (bvb. 25, 26 en 27 oktober): hiertoe klikt u deze data aan (in ons voorbeeld de cijfers "25", "26" en "27" in de maand oktober); (3) ofwel verandert u het type van een dag voor één of alle maanden (bvb. de vrijdag): hiertoe klikt u deze dag aan (in ons voorbeeld "Vr"). De dagen die u geselecteerd hebt, krijgen een blauwgroene achtergrond. Om een dag te "deselecteren" klikt u er nogmaals op; die dag krijgt dan weer een witte achtergrond. Nadat u uw selectie gemaakt hebt, krijgt u rechts de details ervan. Duid hier de gewenste eigenschappen aan: - Aan: kies hier of u het dagtype enkel aan de geselecteerde maand of aan alle maanden wil toekennen. U krijgt deze keuzemogelijkheid enkel aangeboden indien u een volledige dag hebt geselecteerd (Ma, Di, Wo, Do of Vr). - Voor: vink Voormiddag en/of Namiddag aan; - Dagtype: kies voor Les, Geen les of Evaluatie. Merk op dat evaluatie op de uitprint van het aanwezigheidsregister op identiek dezelfde wijze wordt weergegeven als een gewone lesdag (verticaal streepje; zie SO 70, 4.2.3). De enige reden waarom we hier dit type aanbieden is om te controleren of er geen code Z (briefje van thuis) wordt ingegeven op die dagen (zie SO/2002/06, ). Evaluatieperiodes inbrengen kan ook via de knop rechtsboven in het scherm (zie hoger). Indien u het dagtype van het hogerliggend niveau (= vestiging) terug wil toekennen aan de klas, vinkt u de optie Standaarddagtype aan. Wanneer bvb. op het niveau van de vestiging als dagtype "Les" is ingegeven, dan wordt ditzelfde dagtype toegekend aan de geselecteerde klas. Wijzigingen bewaart u door op 'OK' te klikken. Via 'Annuleren' kunt u de wijzigingen ongedaan maken. Indien er al absenties zijn toegekend, kunt u het dagtype niet meer wijzigen! Doet u dit toch, dan nog zal het vorige dagtype behouden blijven. 2 Aanwezigheidsregister Voor de wettelijke basis verwijzen we naar volgende documenten: - Algemeen: Besluit van de Vlaamse Regering betreffende de controle op de inschrijvingen van leerlingen in het secundair onderwijs; - Voltijds + deeltijds S.O.: SO 70 (Aanwezigheid van leerlingen :...); - Voltijds S.O.: SO/2002/6 (Afwezigheden en in- en uitschrijvingen in het voltijds gewoon S.O.); - Deeltijds S.O.: SO/2002/7 (Afwezigheden en in- en uitschrijvingen in het DBSO); - Buitengewoon S.O.: BUSO 04 (Aanwezigheid van leerlingen:...) + SO/2002/05/buso (Afwezigheden en in- en uitschrijvingen in het buitengewoon secundair onderwijs). De aanwezigheden worden automatisch aangevuld voor alle klassen. Standaard gebeurt dit het eerste lesuur in de voormiddag en het eerste lesuur in de namiddag. Bijkomende absentietijdstippen kunnen ingegeven worden langs menu Algemeen Structuur. Dit betekent dat u vóór deze tijdstippen geen afwezigheden kunt invoeren. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 106 Handleiding

108 Deel 3: Aanwezigheden Aan de hand van de kalender zal geverifieerd worden of er al of niet les is op een bepaald tijdstip. Enkel op les- en evaluatietijdstippen zal een absentielijst gemaakt worden. In het programma zijn 2 mogelijkheden voorzien om de afwezigheden in te voeren. - volgens klas: een schooloverschrijdende klasbenadering; - volgens leerling: via een vooraf ingestelde filter kan een selectie van leerlingen opgevraagd worden om dan voor die selectie de afwezigheden in te voeren. 2.1 Volgens klas Aanwezigheidsregister volgens klas Indien u de afwezigheden volgens klas wil invoeren moet u eerst een klas selecteren. Dat gebeurt in dit scherm waar u een aantal parameters moet invullen. Selectie klas(sen) Zie verder. Leerjaar Er zal steeds rekening moeten gehouden worden met het feit dat u eerst een selectie moet maken van het leerjaar. De rechten zijn immers opgebouwd op het niveau van leerjaar. Zo is het ook mogelijk om een leerjaarverantwoordelijke in te stellen. Iemand kan bijvoorbeeld verantwoordelijk zijn voor de afwezigheden van het 6de jaar van een aantal scholen. Selectie klas(sen) Ingelogde school /vestiging Indien u kiest voor de eerste optie ziet u een lijst met enkel de klassen van de school/vestiging waar u bent ingelogd: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 107 Handleiding

109 Deel 3: Aanwezigheden Alle klassen (waarop rechten) Bij de tweede optie krijgt u alle klassen te zien van de scholen/vestigingen waarop u rechten hebt. Zo is het mogelijk om schooloverschrijdend de afwezigheden in te voeren. In de tweede kolom komt het instellingsnummer en vestigingsnummer. De sorteervolgorde is de volgende: instellingsnummer/vestigingsnummer/klas. Met de L-muistoets selecteert u de gewenste klas uit de lijst. Rechts verschijnt dan het aanwezigheidsregister. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 108 Handleiding

110 Deel 3: Aanwezigheden Kalender Selecteer hier de datum waarop u de afwezigheden wenst in te voeren. Deze datum zal opgeslagen worden zodat wanneer u een andere klas selecteert in de lijst, u de afwezigheden van dezelfde dag kunt invoeren. Info Op dagen waarop geen les is (cfr. kalenderinstellingen) kunt u nooit afwezigheden invoeren. Speciale dagen zoals pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen,... worden op vestigingsniveau ingesteld en moeten dus niet meer individueel ingevuld worden. In dit onderdeel ziet u een samenvatting: voor welke klas en welke datum wordt de absentielijst getoond en wat is het dagtype (les, geen les, halve dag les,...). Als u op de knop 'Overzicht absentielijsten' klikt, kunt u raadplegen tot welke datum er absentielijsten gemaakt werden en of deze reeds werden ingevuld: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 109 Handleiding

111 Deel 3: Aanwezigheden Indien er geen absentielijst wordt getoond kunt u hier controleren of de absentielijst voor die dag wel werd aangemaakt (kolom 'status'). In dit scherm kan ook aangevinkt worden of de afwezigheden van een bepaalde dag werden ingevoerd. Het kan immers gebeuren dat geen enkele leerling afwezig was op een bepaalde dag. In dergelijk geval kan er twijfel rijzen of het register wel werd ingevuld. Als het veld "controle" wordt aangevinkt, wordt de gebruikersnaam ingevuld van degene die het register heeft gecontroleerd en is het ook duidelijk voor de andere gebruikers dat de afwezigheden van die dag werden ingevoerd. Absentielijst In deze lijst ziet u alle leerlingen die op de geselecteerde datum in de klas zaten. Indien de leerling afwezig was, dan zal de afwezigheidscode in de kolom VM (= voormiddag) of NM (= namiddag) getoond worden. Om de detailgegevens van de aan- en afwezigheden te kunnen raadplegen, hoeft u enkel op de naam van de leerling te klikken (zie verder). In een later stadium zal in de kolom 'Activiteit' de eventuele activiteit worden vermeld (schoolreis, studiedag,...). Statistieken kunnen opgevraagd worden door op het grafieksymbool te klikken (zie verder). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 110 Handleiding

112 Deel 3: Aanwezigheden Detail van de afwezigheid In dit scherm vinkt u alle tijdstippen aan waarop de leerling afwezig is/was. U vindt hier enkel de tijdstippen terug waarop er een absentielijst werd gemaakt. Bovenaan ziet u over welke leerling het gaat, op welke datum, in welke klas de leerling zat en wat het dagtype is (les, geen les,...). Bij het aanvinken van een tijdstip kan onmiddellijk de afwezigheidscode ingevuld worden. Standaard wordt de code bij afwezigheid op code onbekend gezet. Code B, L en R kunt u verder specificeren langs menu 'Extra' - 'Basisgegevens' - 'Afwezigheidscodes'. Eventueel kan ook een opmerking ingevuld worden (verwijzing naar documenten, dokter,...). De gegevens worden pas definitief opgeslagen als u op de knop 'Opslaan' klikt. U zult merken dat code Z niet voorkomt in de lijst met aangeboden codes. Dit heeft natuurlijk een reden: de controle op het aantal periodes Z wordt hierdoor stukken eenvoudiger. De ziekteperiodes geeft u in via de knop 'Afwezigheidsperiodes' (zie verder). Om een afwezige leerling terug aanwezig te zetten, hoeft u enkel het afwezigheidsvinkje af te zetten en de gegevens op te slaan. Merk wel op dat u de ingegeven afwezigheidscodes niet meer kunt wijzigen vanaf de 15de van de volgende maand! U kunt wel nog nieuwe afwezigheden invoeren en code onbekend vervangen door de definitieve code. In het onderste gedeelte van het scherm vindt u het aantal keer dat de leerling een bepaalde code heeft: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 111 Handleiding

113 Deel 3: Aanwezigheden Indien de leerling nog een openstaande code onbekend heeft die u wenst te wijzigen, kunt u onmiddellijk naar de desbetreffende datum navigeren door deze te selecteren uit de lijst en op de bliksemschicht te klikken. Wie meer informatie betreffende de leerling wil (om bvb. de ouders te contacteren) klikt op de knop 'Leerlinginfo': Afwezigheidsperiodes Langs deze keuze kunt u een aantal "speciale" afwezigheden beheren, ondermeer problematische afwezigheden en afwezigheid wegens ziekte. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 112 Handleiding

114 Deel 3: Aanwezigheden Klik op het plusteken om een nieuwe periode toe te voegen. Als de begindatum gelijk is aan de einddatum kunt u op de knop '>' klikken; dan wordt dezelfde einddatum ingevuld. Wilt u een ziekte invoeren die betrekking heeft op de dag zelf, klik dan onderaan op 'Vandaag ziek'. Datum, tijdstip en code worden dan automatisch ingevuld. Als u een periode van méér dan twee weken opgeeft, krijgt u volgende waarschuwing (om te vermijden dat u per ongeluk een verkeerde einddatum invult): In het vak omschrijving kan eventueel een opmerking ingevuld worden (verwijzing naar documenten, dokter,...). Bij het toevoegen van een nieuwe periode worden de velden "Afwezig in de voormiddag" en "Afwezig in de namiddag" standaard aangevinkt. Was de leerling in die periode enkel in de voor- of namiddag afwezig, dan vinkt u het andere veld af. Het veld "Halve dagen ontkoppelen" is van toepassing wanneer een leerling tijdens een bepaalde afwezigheidsperiode toch bepaalde dag(en) aanwezig was. Als u dit veld aanvinkt, blijft de periode bewaard, maar kunnen er toch individuele afwezigheden ingebracht worden. Op die manier kunt u de leerling aanwezig zetten (code "Les"). Wilt u een code invoeren voor dagen in de toekomst (bvb. een leerling belt dat hij enkele dagen ziek zal zijn), dan mag u die code reeds ingeven. Vergeet echter niet het veld 'Bewijsdocument binnengebracht?' af te vinken. Standaard staat dit veld immers aangevinkt! Onder menukeuze 'Aanwezigheden' - 'Afdrukken...' - 'Overzicht niet binnengebrachte bewijsdocumenten kunt u een lijst afprinten met niet binnengebrachte bewijsdocumenten. Zie ook UPD47 op de supportwebsite. Bij het invoeren van een periode zullen reeds ingevoerde afwezigheden voor die periode overschreven worden. Daarom wordt steeds om een bevestiging gevraagd. Het verkorten/verlengen van de afwezigheidperiode kan eenvoudig door de data te wijzigen. Opmerkingen i.v.m. code Z. De periode mag niet meer dan 3 opeenvolgende kalenderdagen tellen: einddatum is kleiner of gelijk aan begindatum +2. Er mogen maximaal 4 periodes voorkomen gedurende het schooljaar. Zijn er reeds 4 periodes met code Z en wil u nog een bijkomende periode toevoegen, dan krijgt u onderstaand scherm: Klik op 'OK' om de brief af te printen. Kiest u voor 'Annuleren', dan kunt u de brief nog altijd afprinten langs menu 'Documenten, lijsten en brieven'. Periodes mogen elkaar niet overlappen. Mag niet gebruikt worden in evaluatieperiodes. Opmerking bij code B en code R: u kunt deze afwezigheidscodes specificeren langs menu 'Extra' - 'Basisgegevens' - 'Afwezigheidscodes'. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 113 Handleiding

115 Deel 3: Aanwezigheden Afwezigheidsstatistieken Als u in de absentielijst op het grafieksymbool in de laatste kolom klikt, krijgt u een visueel overzicht van de verschillende afwezigheidscodes die reeds aan de leerling zijn toegekend en enkele richtlijnen wat u te doen staat in geval een bepaalde code x aantal keer voorkomt. 2.2 Volgens leerling Via een vooraf ingestelde filter kan een selectie van leerlingen opgevraagd worden om dan voor die selectie de afwezigheden in te voeren. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 114 Handleiding

116 Deel 3: Aanwezigheden Duid één of meerdere leerjaren aan waarvoor u afwezigheden wenst in te vullen. Via het plus- of minteken kunt u alle leerjaren aan- of afvinken. Enkel de leerjaren waarop u rechten hebt zijn geactiveerd en kunt u aanvinken. De rechten zijn immers opgebouwd op het niveau van een studiejaar. Zo is het mogelijk om graadverantwoordelijken of leerjaarverantwoordelijken te registreren (zie Algemeen Structuur Functies/Afwezigheidstijdstippen ). Geef eventueel een filter in op afdelingsjaar of klasgroep. Als u een van beide keuzes aanstipt, krijgt u een lijst met afdelingsjaren/klasgroepen van de school/vestiging waarop u bent ingelogd, tenzij u onderaan voor "Alle leerlingen (waarop rechten)" hebt gekozen (zie verder). In dit laatste geval moet u eerst school en vestiging selecteren. Zoekt u één bepaalde leerling, dan kunt u (een deel van) zijn/haar naam opgeven. Om enkel de leerlingen te zien die nog een afwezigheidscode onbekend hebben, vinkt u Leerlingen met een afwezigheidscode onbekend aan. Wenst u bvb. alle leerlingen met afwezigheidscode onbekend op te roepen, dan vinkt u alle studiejaren aan (waarop u rechten hebt) (zie hoger). Indien u schooloverschrijdend wenst te werken, dan kunt u gebruik maken van de onderste keuze Alle leerlingen (waarop rechten) (u kunt dan uiteraard geen filter op afdelingsjaar of klasgroep instellen, want die werken volgens school/vestiging). In het andere geval krijgt u enkel de leerlingen van de school/vestiging waarop u bent ingelogd. Klik op 'Toepassen' om de aanwezigheden op te roepen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 115 Handleiding

117 Deel 3: Aanwezigheden Leerlingenlijst U krijgt eerst alle leerlingen te zien die beantwoorden aan de door u ingestelde filter, met in de rechterkolom de klas waarin ze momenteel zitten (of de laatste klas voor uitgeschreven leerlingen). Standaard krijgt u de leerlingen in oplopende alfabetische volgorde te zien. U kunt de leerlingen aflopend sorteren (Z-A) door in de hoofding op "Leerlingen" te klikken. Om ze opnieuw in oplopende alfabetische volgorde te krijgen, klikt u nogmaals op "Leerlingen". Om de leerlingen volgens klas te sorteren klikt u op "Klas". Als u nogmaals op "Klas" klikt, worden de klassen aflopend gesorteerd. Als u op het woord 'Leerlingenlijst' klikt, kunt u een drietal bewerkingen uitvoeren. 1) Een nieuwe filter instellen. 2) Zoeken in de lijst. Wanneer u een leerling niet onmiddellijk terugvindt in de lijst kunt u via deze bewerking het opzoeken versnellen. U komt in onderstaand scherm terecht: U hebt de keuze: ofwel tikt u de naam volledig in, ofwel slechts een gedeelte ervan. In het tweede geval kunt u een asterix gebruiken om duidelijk te maken dat u de leerlingen zoekt waarvan de naam begint of eindigt met de opgegeven lettercombinatie (bvb. VAN*). Opgelet: indien u de volledige naam ingeeft, moet u eerst de familienaam intikken gevolgd door de voornaam, al dan niet met een spatie tussen. Er wordt immers ook geen rekening gehouden met eventuele blanco's. Als u dus op zoek bent naar bvb. Loes De Decker, dan mag u zowel "De Decker Loes" als "Dedeckerloes" als zoekterm opgeven. Als u een leerling aanstipt met de L-muistoets wordt het aanwezigheidsregister van deze leerling geopend. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 116 Handleiding

118 Deel 3: Aanwezigheden Tabblad Aanwezigheidsregister Kalender Selecteer hier de datum waarvoor u de afwezigheden wenst in te voeren. Deze datum zal opgeslagen worden zodat wanneer u een andere leerling selecteert in de lijst, u de afwezigheden van dezelfde dag kunt invoeren. Info Op dagen waarop er geen les is (cfr. kalenderinstellingen) kunt u nooit afwezigheden invoeren. Speciale dagen zoals pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen,... worden op kalenderniveau ingesteld en moeten dus niet meer individueel ingevuld worden. In dit onderdeel ziet u een samenvatting: voor welke datum wordt de absentielijst getoond, welk is het dagtype (les, geen les, halve dag les,...), in welke klas zit de leerling. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 117 Handleiding

119 Deel 3: Aanwezigheden Detail van de afwezigheid In dit scherm vinkt u alle tijdstippen aan waarop de leerling afwezig is/was. U vindt hier enkel de tijdstippen terug waarop er een absentielijst werd gemaakt. Bij het aanvinken van een tijdstip kan onmiddellijk de afwezigheidscode ingevuld worden. Standaard wordt de code bij afwezigheid op code onbekend gezet. Code B, L en R kunt u verder specificeren langs menu 'Extra' - 'Basisgegevens' - 'Afwezigheidscodes'. Eventueel kan ook een opmerking ingevuld worden (verwijzing naar documenten, dokter,...). De gegevens worden pas definitief opgeslagen als u op de knop 'Opslaan' klikt. U zult merken dat code Z niet voorkomt in de lijst met aangeboden codes. Dit heeft natuurlijk een reden: de controle op het aantal periodes Z wordt hierdoor stukken eenvoudiger. De ziekteperiodes geeft u in via de knop 'Afwezigheidsperiodes' (zie verder). Om een afwezige leerling terug aanwezig te zetten, hoeft u enkel het afwezigheidsvinkje af te zetten en de gegevens op te slaan. Merk wel op dat u de ingegeven afwezigheidscodes niet meer kunt wijzigen vanaf de 15de van de volgende maand! U kunt wel nog nieuwe afwezigheden invoeren en code onbekend vervangen door de definitieve code. In het onderste gedeelte van het scherm vindt u het aantal keer dat de leerling een bepaalde code heeft: Indien de leerling nog een openstaande code onbekend heeft die u wenst te wijzigen, kunt u onmiddellijk naar de desbetreffende datum navigeren door deze te selecteren uit de lijst en op de bliksemschicht te klikken. Wie meer informatie betreffende de leerling wil (om bvb. de ouders te contacteren) klikt op de knop 'Leerlinginfo': INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 118 Handleiding

120 Deel 3: Aanwezigheden Afwezigheidsperiodes Langs deze keuze kunt u een aantal "speciale" afwezigheden beheren, ondermeer problematische afwezigheden en afwezigheid wegens ziekte. Klik op het plusteken om een nieuwe periode toe te voegen. Als de begindatum gelijk is aan de einddatum kunt u op de knop '>' klikken; dan wordt dezelfde einddatum ingevuld. Wilt u een ziekte invoeren die betrekking heeft op de dag zelf, klik dan onderaan op 'Vandaag ziek'. Datum, tijdstip en code worden dan automatisch ingevuld. Als u een periode van méér dan twee weken opgeeft, krijgt u volgende waarschuwing (om te vermijden dat u per ongeluk een verkeerde einddatum invult): In het vak omschrijving kan eventueel een opmerking ingevuld worden (verwijzing naar documenten, dokter,...). Bij het toevoegen van een nieuwe periode worden de velden "Afwezig in de voormiddag" en "Afwezig in de namiddag" standaard aangevinkt. Was de leerling in die periode enkel in de voor- of namiddag afwezig, dan vinkt u het andere veld af. Het veld "Halve dagen ontkoppelen" is van toepassing wanneer een leerling tijdens een bepaalde afwezigheidsperiode toch bepaalde dag(en) aanwezig was. Als u dit veld aanvinkt, blijft de periode bewaard, maar kunnen er toch individuele afwezigheden ingebracht worden. Op die manier kunt u de leerling aanwezig zetten (code "Les"). Wilt u een code invoeren voor dagen in de toekomst (bvb. een leerling belt dat hij enkele dagen ziek zal zijn), dan mag u die code reeds ingeven. Vergeet echter niet het veld 'Bewijsdocument binnengebracht?' af te vinken. Standaard staat dit veld immers aangevinkt! INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 119 Handleiding

121 Deel 3: Aanwezigheden Onder menukeuze 'Aanwezigheden' - 'Afdrukken...' - 'Overzicht niet binnengebrachte bewijsdocumenten kunt u een lijst afprinten met niet binnengebrachte bewijsdocumenten. Zie ook UPD47 op de supportwebsite. Bij het invoeren van een periode zullen reeds ingevoerde afwezigheden voor die periode overschreven worden. Daarom wordt steeds om een bevestiging gevraagd. Het verkorten/verlengen van de afwezigheidperiode kan eenvoudig door de data te wijzigen. Opmerkingen i.v.m. code Z. De periode mag niet meer dan 3 opeenvolgende kalenderdagen tellen: einddatum is kleiner of gelijk aan begindatum +2. Er mogen maximaal 4 periodes voorkomen gedurende het schooljaar. Zijn er reeds 4 periodes met code Z en wil u nog een bijkomende periode toevoegen, dan krijgt u onderstaand scherm: Klik op 'OK' om de brief af te printen. Kiest u voor 'Annuleren', dan kunt u de brief nog altijd afprinten langs menu 'Documenten, lijsten en brieven'. Periodes mogen elkaar niet overlappen. Mag niet gebruikt worden in evaluatieperiodes. Opmerking bij code B en code R: u kunt deze afwezigheidscodes specificeren langs menu 'Extra' - 'Basisgegevens' - 'Afwezigheidscodes'. Tabblad Problematische afwezigheid INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 120 Handleiding

122 Deel 3: Aanwezigheden In dit scherm vult u de gegevens in die van belang zijn voor de elektronische melding van een problematische afwezigheid of een definitieve uitsluiting als tuchtmaatregel (menu Edison Berichten na 1 oktober ). Problematische afwezigheid Vul datum CLB overleg, datum eerste B-code, datum 10de B-code en datum laatste B-code in. Duid de reden(en) van problematische afwezigheid aan. Klik hiervoor op 'Wijzigen' en vink één of meerdere redenen aan. Vink vervolgens de externe hulpverleners aan. Tenslotte moet u antwoorden op enkele specifieke vragen omtrent de leerlingenbegeleiding door school en CLB. Via het printericoontje bovenaan kunt u het dossier problematische afwezigheid van deze leerling afprinten. Definitieve uitsluiting o.w.v. tuchtmaatregel De enige velden die u hiervoor moet invullen zijn datum CLB overleg, datum definitieve uitsluiting en datum eerste T-code (= 2de veld op die lijn). Tabblad Overzicht Hier kunt u op een snelle manier de afwezigheden van één bepaalde leerling controleren. In de kalender bovenaan staan de afwezigheidscodes in het vakje van de betreffende voor- of namiddag. Onderaan krijgt u een chronologisch overzicht van alle afwezigheden. Indien de code werd ingevoerd langs de afwezigheidsperiodes wordt dit expliciet vermeld. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 121 Handleiding

123 Deel 3: Aanwezigheden 2.3 Via inlezen bestand Wie de afwezigheden van de leerlingen inscant, kan langs deze menukeuze de ingescande afwezigheden importeren in Informat. Een woordje uitleg i.v.m. dit in te sannen bestand. Het bestand dat wordt opgebouwd is een txt-bestand. Het begint steeds met een datum, gevolgd door een tijdstip, bvb T1. Op de volgende lijn komt de afwezigheidscode, bvb. D, L, L1, B, enzovoort (geen Z). Daarna volgen alle leerlingen die op die datum/dat tijdstip/die code een afwezigheid hebben. Dit is een getal van 10 cijfers gevormd door het unieke nummer van de leerling (terug te vinden als "nr. leerling" bij het exporteren naar Excel). Als dit getal minder dan 10 cijfers bevat, dan moeten er voorloopnullen gebruikt worden zodat er altijd 10 posities zijn voor dit getal. De eigenlijke werkwijze voor het inlezen van het bestand. Druk op de knop Bladeren en selecteer het bestand (van de registratie). Dit is terug te vinden onder de map C:\Moxom. Klik op Inlezen om een overzicht te krijgen van de ingescande gegevens: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 122 Handleiding

124 Deel 3: Aanwezigheden In de eerste kolom kunt u aanduiden of de registratie voor deze leerling effectief moet geïmporteerd worden in Informat. Het is immers mogelijk dat u fouten hebt gemaakt tijdens het inscannen. U kunt er dus voor kiezen om een bepaalde scan niet door te voeren in Informat. De volgende twee kolommen zijn de klas en de naam van de leerling. Daarna krijgt u de datum waarvoor de registratie is gebeurd. Deze datums kunnen verschillen van kleur: - groen = registratie van de dag zelf; - bordeaux = registratie van de afgelopen week; - rood = registratie van tenminste 1 week terug. De volgende kolom is het tijdstip. Tenslotte wordt in de laatste kolom getoond met welke afwezigheidscode de leerling geregistreerd zal worden. Om de gegevens uiteindelijk te importeren in Informat drukt u op de knop Importeren. Van de aangevinkte leerlingen zal de afwezigheid geregistreerd worden. 2.4 Via tabel Deze menukeuze is bedoeld om leerlingen op een welbepaalde datum op een snelle manier afwezig te zetten. U moet dus niet per leerling de gegevens invullen en opslaan zoals bij de afwezigheden volgens klas of volgens leerling, maar u kunt voor meerdere leerlingen ineens de afwezigheidscode invullen alvorens op te slaan. Merk op dat een foutief afwezig gezette leerling langs deze menukeuze niet opnieuw aanwezig gezet kan worden. Hiervoor moet u langs afwezigheden volgens klas of leerling werken. Uit de kalender linksboven selecteert u eerst de datum waarvoor u afwezigheden wilt invoeren. Rechts van de kalender vinkt u het studiejaar aan. Via het plus- of minteken kunt u respectievelijk alle studiejaren aan- of afvinken. U hebt de keuze tussen klassen of subgroepen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 123 Handleiding

125 Deel 3: Aanwezigheden Code onbekend is de standaardafwezigheid, maar u kunt desgewenst een andere afwezigheidscode kiezen als standaardcode. Hierna klikt u onderaan links op de knop 'Ophalen leerlingen'. U krijgt dan alle leerlingen aangeboden van de geselecteerde studiejaren, gesorteerd volgens klas/alfabet. Bij de leerlingen die u wilt afwezig zetten vinkt u aan of het een afwezigheid in de voor- en/of namiddag betreft en u selecteert de afwezigheidscode. De keuzelijst werd beperkt tot de afwezigheidscodes die ons het meest in aanmerking leken te komen voor snelinvoer. Ook code Z zult u uiteraard vruchteloos zoeken in deze lijst; deze code kan immers enkel ingevoerd worden via de afwezigheidsperiodes. In deze lijst staat ook code "Geen les". Deze is bedoeld voor (hoofdzakelijk DBSO-)scholen waar leerlingen van dezelfde klas op verschillende tijdstippen les hebben. Als u bij alle afwezig te zetten leerlingen het tijdstip hebt aangevinkt en de juiste code hebt geselecteerd, klikt u onderaan rechts op de knop 'Opslaan'. Pas dan worden de afwezigheden bewaard! 2.5 Volgens soort DBSO contract Deze menukeuze is enkel van toepassing voor deeltijds beroepssecundair onderwijs. Op tabblad Inschrijving kunt u via de knop DBSO contract per leerling het weekschema voor de afwezigheden definiëren: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 124 Handleiding

126 Deel 3: Aanwezigheden Langs deze menukeuze kunt u dan dit weekschema doorvoeren in de afwezigheden voor de door u opgegeven periode: Reeds ingebrachte afwezigheden kunnen enkel per leerling overschreven worden. Hiertoe selecteert u de betreffende leerling uit de aangeboden lijst. 2.6 Volgens Weekregister Deze menukeuze geeft u een overzicht van de reeds ingebrachte afwezigheden voor de geselecteerde week en is de snelste manier om de afwezigheden voor een ganse week van een bepaalde klas in te brengen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 125 Handleiding

127 Deel 3: Aanwezigheden Bovenaan selecteert u de gewenste klas en datum. U krijgt dan het overzicht met de afwezigheden van die klas van de week waarin de geselecteerde datum valt. Rechts van de kalender selecteert u de afwezigheidscode die u wilt invullen. Standaard staat die op code onbekend. Het spreekt voor zich dat u verschillende afwezigheidscodes kunt selecteren. U registreert bvb. eerst de leerlingen die zonder wettiging afwezig waren met code onbekend. Hiertoe vinkt u het betreffende vinkje aan bij de voor- en/of namiddag van die dag. Automatisch verschijnt dan de geselecteerde code naast het aanvinkvakje. Daarna selecteert u code L uit de lijst met afwezigheidscodes voor de leerlingen die te laat waren. Wie intussen een doktersbriefje heeft binnengebracht registreert u met code D, enz. Als al deze afwezigheden werden ingebracht, klikt u bovenaan op het groene vinkje om deze te bewaren. Code Z (briefje van de ouders) kan enkel via de afwezigheidsperiodes geregistreerd worden. Hiervoor klikt u op. Zie afwezigheden volgens klas of leerling voor de precieze werkwijze. De via de afwezigheidsperiodes ingebrachte codes worden in het overzicht oranje gemarkeerd (en er staat geen aanvinkvakje bij) en kunnen enkel langs die weg aangepast of verwijderd worden. Om een onterecht ingebrachte afwezigheid te wissen selecteert u verwijder bestaande code uit de lijst met afwezigheidscodes. Naast het geselecteerde tijdstip verschijnt de code die u wilt verwijderen dan in het rood. Moeten alle leerlingen dezelfde afwezigheidscode krijgen op een bepaald tijdstip (bvb. o.w.v. onbereikbaarheid van de school wegens overstroming), dan moet u één of meerdere tijdstippen bovenaan de tabel aanvinken: Via kunt u een aantal gegevens i.v.m. afwezigheidscode onbekend, B en Z oproepen. dient om extra info (adres, telefoon) van de leerling op te roepen. 2.7 Volgens Dagregister Deze menukeuze geeft u een overzicht van de reeds ingebrachte afwezigheden voor de geselecteerde dag en is de snelste manier om de afwezigheden van een bepaalde klas per dag in te brengen. Bovenaan selecteert u de gewenste klas en datum. Rechts van de kalender selecteert u de afwezigheidscode die u wilt invullen. Standaard staat die op code onbekend. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 126 Handleiding

128 Deel 3: Aanwezigheden Het spreekt voor zich dat u verschillende afwezigheidscodes kunt selecteren. U registreert bvb. eerst de leerlingen die zonder wettiging afwezig waren met code onbekend. Hiertoe vinkt u het betreffende vinkje aan bij de voor- of namiddag van die dag. Automatisch verschijnt dan de geselecteerde code naast het aanvinkvakje. Daarna selecteert u code L uit de lijst met afwezigheidscodes voor de leerlingen die te laat waren. Wie intussen een doktersbriefje heeft binnengebracht registreert u met code D, enz. Per afwezigheidstijdstip kunt u het documentnummer en een opmerking ingeven. Als alle afwezigheden werden ingebracht, klikt u bovenaan op het groene vinkje om deze te bewaren. Code Z (briefje van de ouders) kan enkel via de afwezigheidsperiodes geregistreerd worden. Hiervoor klikt u op. Zie afwezigheden volgens klas of leerling voor de precieze werkwijze. De via de afwezigheidsperiodes ingebrachte codes worden in het overzicht oranje gemarkeerd (en er staat geen aanvinkvakje bij) en kunnen enkel langs die weg aangepast of verwijderd worden. Om een onterecht ingebrachte afwezigheid te wissen selecteert u verwijder bestaande code uit de lijst met afwezigheidscodes. Naast het geselecteerde tijdstip verschijnt de code die u wilt verwijderen dan in het rood. Moeten alle leerlingen dezelfde afwezigheidscode krijgen op een bepaald tijdstip (bvb. o.w.v. onbereikbaarheid van de school wegens overstroming), dan vinkt u VM en/of NM aan in de blauwe balk bovenaan. Via kunt u een aantal gegevens i.v.m. afwezigheidscode onbekend, B en Z oproepen. dient om extra info (adres, telefoon) van de leerling op te roepen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 127 Handleiding

129 Deel 3: Aanwezigheden 3 Afdrukken 3.1 Documenten, lijsten en brieven Hier kunt u allerlei documenten i.v.m. de aanwezigheden afprinten. Afhankelijk van het geselecteerde document moet u andere parameters opgeven. Een parameter die bij de meeste documenten voorkomt, is de klas. Via de knoppen 'Alle klassen' en 'Geen klassen' kunnen u alle klassen ineens aan- of afvinken. Nadat u alle parameters hebt ingevuld, klikt u onderaan rechts op de knop 'Afdrukken'. U krijgt dan onderstaand scherm: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 128 Handleiding

130 Deel 3: Aanwezigheden Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wilt u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. Bij de Brief: opvragen code onbekend (aan ouders) moet u ook nog bevestigen of de afdruk geslaagd is. De bedoeling hiervan is om de volgende keer dat u de afwezigheidsbrieven afprint niet opnieuw een verwittiging te printen voor deze leerling(en). Wilt u de brief toch opnieuw afdrukken, dan vinkt u bij de parameters Reeds gemelde afwezigheden ook afdrukken aan. U kunt daar ook bepalen of het adres links of rechts moet afgeprint worden (afhankelijk van het type vensteromslag dat uw school gebruikt) en waar het antwoordstrookje moet worden ingeleverd (secretariaat of klastitularis). Gebruikt u bij een van de brieven (code onbekend, 4 periodes Z en x aantal keren te laat) liever een eigen formulering, dan tikt u deze tekst in onder 'Inhoud brief'. Als u op de knop 'fx' klikt, ziet u welke functies u eventueel kunt gebruiken. Wilt u steeds die eigen formulering gebruiken, dan geeft u deze tekst beter in onder 'Eigen brieven definiëren'. U kunt hier dan onmiddellijk die formulering selecteren. 3.2 Registratiefiche van de leerling De registratiefiche kan niet enkel individueel worden afgeprint (vanuit menu Leerlingen Consulteren tabblad Inschrijving ), maar ook voor een selectie van leerlingen. Geef de referentiedatum op en duid eventueel aan of de kolom opmerking blanco moet blijven. Klik daarna op de knop Volgende onderaan rechts: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 129 Handleiding

131 Deel 3: Aanwezigheden Selecteer hier de gewenste scho(o)len/vestiging(en). Klik op het plusteken om de vestigingen te laten verschijnen. Ofwel klikt u op Afdrukken om alle leerlingen van de school/vestiging af te drukken, ofwel klikt u op Volgende om uw selectie nog wat te verfijnen: Selecteer de gewenste klas(sen)/afdelingsja(a)r(en). Klik telkens op het plusteken om het onderliggende niveau open te klappen. Ofwel klikt u op Afdrukken om alle leerlingen van de klas/afdeling af te drukken, ofwel klikt u op Volgende om uw selectie nog wat te verfijnen: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 130 Handleiding

132 Deel 3: Aanwezigheden Hier kunt u de leerling(en) aanduiden waarvoor u een document wil afprinten. Klik telkens op het plusteken om het onderliggende niveau open te klappen. Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog het scherm om het bestand te downloaden waar u kunt kiezen voor openen (onmiddellijk afdrukken) of opslaan (document bewaren). 3.3 Lijsten per klas Wie geen rechten heeft op menu 'Organisatie' - 'Klas' kan langs deze menukeuze een aantal klaslijsten afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 131 Handleiding

133 Deel 3: Aanwezigheden U vinkt de klas(sen) aan waarvoor u een uitprint wenst en stipt de lijst aan die u wilt afprinten. Indien u alle klassen wil afprinten, klikt u op de betreffende knop bovenaan links in het scherm. Om een selectie ongedaan te maken klikt u op 'Geen klassen'. Via de knop 'Opties...' kunt u nog een aantal parameters meegeven: U kunt zelf een titel en/of subtitel toekennen aan de klaslijst. De titel wordt in een groter lettertype afgeprint dan de subtitel. Wanneer u de referentiedatum aanpast, worden enkel de leerlingen afgeprint die op dat moment in die klas waren ingeschreven. U kunt ook aanvinken of de interne leerlingen moeten aangeduid worden en of ook de uitgeschreven leerlingen moeten afgeprint worden. Als u op meerdere scholen/vestigingen rechten hebt, kunt u kiezen voor een sortering volgens school, vestiging, klas zodat klassen van dezelfde school/vestiging gegroepeerd worden. U kunt ook "Toon instellingsnummer bij de klas" aanvinken. Dit is handig als klassen in verschillende scholen/vestigingen dezelfde afkorting hebben. Op de klaslijsten wordt standaard het adres van de hoofdschool afgeprint. Hebt u hier liever het adres van de vestigingsplaats, dan moet u dit wijzigen bij de structuur. Ook hier krijgt u nog het scherm om het bestand te downloaden waar u kunt kiezen voor openen (onmiddellijk afdrukken) of opslaan (document bewaren). 3.4 Overzicht niet binnengebrachte bewijsdocumenten. Bij het ingeven van een afwezigheidsperiode kunt u aanvinken dat er nog geen bewijsdocument werd binnengebracht. Via deze menukeuze kunt u een lijst afprinten van alle afwezigheden waarvoor het bewijsdocument nog ontbreekt. De werkwijze is identiek aan deze voor het afdrukken van de registratiefiche (zie 3.2). 3.5 Eigen brieven definiëren Via 'Documenten, lijsten en brieven' kunt u een aantal standaardbrieven afprinten (opvragen code onbekend, 4 periodes Z en x aantal keren te laat). Gebruikt u liever een eigen formulering voor deze brieven, dan kunt u die hier ingeven. Klik op 'Nieuw' om een nieuwe brief toe te voegen, op 'Wijzigen' om de tekst van een bestaande brief te veranderen en op 'Verwijderen' als u een bepaalde formulering niet langer wenst te gebruiken. Kies een titel voor dit model/onderwerp en selecteer het brieftype. Tik in het kader daaronder de inhoud van de brief, zonder aanspreking en begroeting (die worden namelijk standaard ingevuld). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 132 Handleiding

134 Deel 3: Aanwezigheden 4 Omzetten code onbekend naar code B Via deze menukeuze kunt u de nog openstaande codes onbekend (-) met één druk op de knop omzetten naar code B (problematische afwezigheid). U moet enkel de begin- en einddatum opgeven van de periode waarvoor u code onbekend in code B wil veranderen en op de knop 'Omzetten' klikken. Opgelet! Enkel de codes onbekend van: - de aangemelde school/vestiging - en de studiejaren waar u rechten op hebt (ingesteld door de beheerder) worden omgezet! 5 Afwezigheidslijst exporteren Via deze menukeuze kunt u een Excel-bestand met afwezigheidscodes aanmaken. Vul de begin- en einddatum in van de periode waarvoor u dit bestand wil aanmaken en stip aan of u de afwezigheden van de volledige school of enkel van de ingelogde vestiging wil exporteren. Klik nu op 'Download' en kies tweemaal voor 'Openen' in het tussenscherm dat u krijgt. Er wordt dan een Excel-tabel getoond die volgende gegevens bevat: datum, naam van de leerling, tijdstip, code van afwezigheid en klas. Deze tabel kunt u naar eigen goeddunken gebruiken (filters instellen, sorteren) om zelf lijsten aan te maken. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 133 Handleiding

135 Deel 3: Aanwezigheden 6 Case-studie 6.1 Hoe een afwezigheid wegens ziekte invoeren? Een afwezigheid wegens ziekte kan gewettigd worden door twee documenten: een briefje van de ouders (code Z) of een doktersattest (code D). Voor code Z gelden wel een aantal beperkingen: - periode mag niet meer dan 3 kalenderdagen tellen (einddatum kleiner of gelijk aan begindatum +2); - er mogen maximaal 4 periodes voorkomen gedurende het schooljaar; - periodes mogen elkaar niet overlappen; - mag niet gebruikt worden in evaluatieperiodes. Beide kunnen - net zoals code B of code R - als afwezigheidsperiode worden ingevoerd (zie verder). Code Z Stel: iemand brengt een ziektebriefje binnen voor de periode van 1 tot 3 december Ga naar menu Aanwezigheden Aanwezigheidsregister... Volgens leerling. Zoek de leerling op (d.m.v. een filter). Selecteer de leerling in de lijst zodat het aanwezigheidsregister geopend wordt. Selecteer om het even welke datum in de kalender. Klik onderaan rechts op Afwezigheidsperiode. Klik vervolgens op de knop Nieuw (links onderaan). Vul als begindatum Voormiddag en als einddatum Namiddag in. Selecteer code Z als afwezigheidscode uit de aangeboden lijst. Als omschrijving kan er eventueel een verwijzing naar een document of dergelijke opgenomen worden. Klik tenslotte op Opslaan. Indien 1-3 december eerder waren aangegeven als dagen met een code onbekend, dan worden die codes onbekend overschreven met code Z. Code Z MOET altijd op deze manier ingevoerd worden. Zo wordt de controle op max. 3 dagen en max. 4 periodes per schooljaar helemaal waterdicht. Code D Voor code D hebt u de keuze. 1) Ofwel werkt u op de manier zoals hierboven beschreven. Dit is uiteraard aan te bevelen indien het een doktersattest voor meerdere dagen betreft. Op die manier is het ook mogelijk om data in de toekomst in te geven. Dit zorgt er voor dat bvb. bij iemand die langdurig ziek is niet iedere dag aangeduid moet worden dat die leerling afwezig is met code D. Deze code wordt dan immers automatisch ingevuld zolang de einddatum van de periode niet is bereikt. 2) Ofwel werkt u per dag: Ga naar menu Aanwezigheden Aanwezigheidsregister... Volgens leerling. Zoek de leerling op (d.m.v. een filter). Selecteer de leerling in de lijst zodat het aanwezigheidsregister geopend wordt. Selecteer in de kalender de dag waarop het doktersattest betrekking heeft. Vink het hiertoe voorziene vakje aan bij het eerste lesuur in voor- en/of namiddag en selecteer code D uit de aangeboden lijst. Klik op Opslaan. 6.2 Leerling is veranderd van klas, maar staat nog in de vorige klas vermeld. Het is zo dat de aanwezigheidsregisters rechtstreeks gekoppeld zijn aan de algemene leerlingenadministratie. Bij de aanwezigheden wordt iedereen getoond die op dat moment een inschrijving heeft in de geselecteerde klas. Als iemand verandert van klas moet dit door de administratie ook zo geregistreerd worden (zie hoger). Indien de leerling nog in de oude klas vermeld staat, dan is dit dus omdat de administratie de klaswijziging nog niet heeft doorgevoerd. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 134 Handleiding

136 Deel 4: DELIBERATIE 1 Voltijds S.O. 1.1 Toekennen attesten/studiebewijzen (eerste zit) Deze menukeuze is bedoeld om aan iedereen een A-attest toe te kennen. Op die manier kunt u voor iedere leerling op voorhand een oriënteringsattest A of ander getuigschrift afdrukken en laten ondertekenen. U selecteert de gewenste school (indien u rechten hebt op meerdere scholen) en klikt op 'Toekennen'. Indien u "Opnieuw toekennen" aanvinkt zullen via deliberatie-invoer reeds toegekende B- en C- attesten en uitgestelde beslissingen overschreven worden, alsook alle bijkomende ingebrachte informatie. Vandaar dat u een tweetal waarschuwingsschermen krijgt bij het aanvinken van deze mogelijkheid. Na afloop van deze procedure krijgt u te zien aan hoeveel leerlingen een A-attest werd toegekend. 1.2 Toekennen attesten/studiebewijzen (addendum)

137 Deel 4: Deliberatie Deze menukeuze is bedoeld om aan de leerlingen met een uitgestelde beslissing (zie deliberatieinvoer eerste zittijd) in tweede zittijd een A-attest toe te kennen. Op die manier kunt u voor iedere leerling op voorhand een oriënteringsattest A of ander getuigschrift afdrukken en laten ondertekenen. Voor de leerlingen die niet voldeden kunt u het resultaat uiteraard nog wijzigen via deliberatie-invoer addendum. U selecteert de gewenste school (indien u rechten hebt op meerdere scholen) en klikt op 'Toekennen'. Na afloop van deze procedure krijgt u te zien aan hoeveel leerlingen een A-attest werd toegekend. 1.3 Clausuleringen Hier moet u de clausuleringen definiëren die aan leerlingen met een B-attest kunnen worden toegekend (zie Deliberatie-invoer eerste zittijd ). Om een clausulering toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaande clausulering te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen' en om een clausulering te schrappen klikt u op 'Verwijderen'. Merk wel op dat reeds gebruikte clausuleringen niet geschrapt kunnen worden. De code is vrij te kiezen en dient voor de sortering van de clausuleringen bij de deliberatie-invoer. U gebruikt wel best een cijfer om aan te duiden op welk leerjaar de clausulering betrekking heeft. U stipt aan of het een clausulering op basis van onderverdeling (adm. groep) of vorm betreft. De onderwijsvorm is facultatief in te vullen indien het een clausulering op onderwijsvorm betreft. In het veld omschrijving vult u de precieze clausulering in zoals die op het attest moet worden afgeprint. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 136 Handleiding

138 Deel 4: Deliberatie 1.4 Motiveringen Omdat u niet telkens dezelfde tekst zou moeten intikken kunt u hier een aantal standaardmotiveringen definiëren. Deze motiveringen kunnen dan gekoppeld worden aan een bepaald afdelingsjaar (zie Organisatie Afdeling - tabblad 'Deliberatie'). Om een motivering toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaande motivering te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen' en om een motivering te schrappen klikt u op 'Verwijderen'. Merk wel op dat reeds gebruikte motiveringen niet geschrapt kunnen worden. U bedenkt zelf een code, vult in het eerste veld (M) de mannelijke variant en in het tweede veld (V) de vrouwelijke variant in (omdat bvb. de bezittelijke voornaamwoorden kunnen verschillen) en kiest onderaan op welk attest dit van toepassing is. Van hieruit kunt u eveneens de lijst met motiveringen afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 137 Handleiding

139 Deel 4: Deliberatie 1.5 Adviezen Omdat u niet telkens dezelfde tekst zou moeten intikken kunt u hier een aantal standaard-adviezen definiëren. Deze adviezen kunnen dan gekoppeld worden aan een bepaald afdelingsjaar (zie Organisatie Afdeling - tabblad 'Deliberatie'). Om een advies toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaand advies te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen' en om een advies te schrappen klikt u op 'Verwijderen'. Merk wel op dat reeds gebruikte adviezen niet geschrapt kunnen worden. U bedenkt zelf een code, vult in het eerste veld (M) de mannelijke variant en in het tweede veld (V) de vrouwelijke variant in (omdat bvb. de bezittelijke voornaamwoorden kunnen verschillen) en kiest onderaan op welk attest dit van toepassing is. Van hieruit kunt u eveneens de lijst met adviezen afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 138 Handleiding

140 Deel 4: Deliberatie 1.6 Invoer procenten Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan hier per leerling het behaalde percentage invullen. Dit percentage wordt afgedrukt op de mededeling aan de ouders en aan de vorige school. Selecteer de klas waarvoor u de procenten wil invoeren, klik op 'Wijzigen', vul de percentages in en sla op. 1.7 Deliberatie-invoer eerste zittijd Hier houdt u per leerling de deliberatiegegevens van de eerste zittijd bij. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 139 Handleiding

141 Deel 4: Deliberatie Links moet u eerst de klas selecteren waarvoor u deliberatiegegevens wenst in te voeren. U krijgt enkel de leerlingen te zien die op 30 juni in de geselecteerde klas (zullen) zitten met vermelding van hun afdeling en het attest dat momenteel is toegekend. Indien er nog leerlingen zijn bij wie het resultaat niet is ingevuld, kunt u eerst menukeuze 'Toekennen attesten/studiebewijzen (eerste zit)' laten lopen. Merk op dat u ook de vrije leerlingen niet te zien krijgt. Zij moeten immers niet gedelibereerd worden. Om de deliberatiegegevens van een bepaalde leerling in detail te raadplegen selecteert u deze leerling met de L-muistoets. Voor wie beter is in het onthouden van gezichten dan van namen werd een foto van de leerling voorzien. Het afdelingsjaar wordt automatisch ingevuld met de gegevens uit de inschrijvingsfiche van de leerling. Het resultaat kiest u uit de aangeboden lijst. De eenvoudigste manier is om via 'Toekennen attesten/studiebewijzen' aan iedereen een A-attest toe te kennen zodat u enkel bij de leerlingen die dit attest niet behalen het resultaat moet wijzigen. Er zitten hier een aantal controles achter zodat u bvb. geen B-attest kunt selecteren bij een leerling van het vijfde jaar ASO/KSO/BSO (zie SO 64, punt 8.2). Indien nadien het resultaat wordt betwist, dan moet u dit veld aanvinken. Het resultaat van de herdeliberatie kan dan ingevoerd worden langs een afzonderlijke menukeuze en er kan hiervan een apart PV worden afgeprint. Het behaald procent wordt automatisch ingevuld indien u met irapporten werkt (op voorwaarde dat het jaarrapport werd uitgerekend). Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan dit ofwel hier individueel invullen, ofwel klassikaal langs menu 'Invoeren procenten'. Het procent wordt afgedrukt op het individueel syntheseblad (punt b) en de mededeling aan de ouders en aan de vorige school. Via de knop 'Vakken' kunt u de vakken ingeven waarvoor onvoldoende of zeer zwak gepresteerd werd. Deze gegevens worden afgeprint op het individueel syntheseblad: Hier kunt u de vakken toevoegen waarvoor een leerling onvoldoende of zeer zwak gepresteerd heeft. Klik op 'Nieuw' om een vak toe te voegen en vul de naam van het vak, het behaald procent en de evolutie in. Scholen die met ons rapportenprogramma werken kunnen via de knop de vakken met tekorten rechtstreeks ophalen uit de rapporten. Manuele wijzigingen via dit scherm blijven echter mogelijk. De naam van het vak moet je dan niet zelf intikken, maar kan gekozen worden uit een keuzelijst met vakken. Sluit dit scherm af met het kruisje rechtsboven zodat u opnieuw in de deliberatie-invoer terechtkomt. Daaronder kunt u via een aantal vrije tekstvelden het resultaat van de deliberatie verder detailleren. Motivering, advies, waarschuwing, vakantietaken en bijkomende proeven worden afgedrukt op de mededeling aan de ouders (zie Afdrukken lijsten en documenten). De mogelijkheid bestaat om aan het afdelingsjaar gekoppelde vooraf gedefinieerde motiveringen en adviezen uit een lijst te selecteren INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 140 Handleiding

142 Deel 4: Deliberatie zodat u niet telkens opnieuw dezelfde tekst moet intikken per individuele leerling. Commentaar die enkel voor de school bestemd is, tikt u in onder notulen. Ook de gegevens i.v.m. een eventuele stemming zijn enkel voor de school bedoeld (zie Afdrukken deliberatiedocumenten). Bijkomende proeven kunt u uiteraard slechts ingeven in geval van een uitgestelde beslissing. Indien de leerling een B-attest behaalt, moet u invullen waarvoor hij/zij geclausuleerd wordt. Klik hiertoe op de knop 'Clausuleringen bewerken': Onderaan ziet u de lijst met clausuleringen zoals u die zelf hebt aangemaakt langs menu 'Clausuleringen'. U selecteert hieruit de gewenste clausulering(en) en brengt die met de tweede pijl over naar de bovenste kolom. Met de L-muistoets en de Control- of Shifttoets kunt u meerdere clausuleringen ineens overzetten. Hebt u een verkeerde clausulering geselecteerd, dan kunt u die met de eerste pijl terugzetten. Nadat u de clausulering(en) hebt geselecteerd, sluit u dit scherm via het kruisje rechtsboven. Onderaan krijgt u te zien welk getuigschrift/diploma eventueel behaald kan worden indien voldaan wordt aan de vermelde voorwaarden (zie Afdrukken attesten/diploma's/...). Bij de eerstejaars die hier nog niet over beschikken (zie tabblad 'Getuigschriften' onder 'Personalia (Extra)') is dit dus het getuigschrift basisonderwijs. Het getuigschrift bedrijfsbeheer, het VIA-attest en de GIP worden enkel getoond bij leerlingen die ingeschreven zijn in een afdelingsjaar waarin is aangeduid dat deze behaald kunnen worden. U hebt hier wel nog de mogelijkheid om dit per leerling af te vinken. Voor de GIP kunt u nog een aantal extra gegevens invullen (gevolgde onderdelen en commentaar van de jury). Wie online delibereert, kan via de knoppen onderaan een overzicht oproepen van afwezigheden, schoolhistoriek en begeleiding. Voor wie met ons rapportenprogramma werkt is een bijkomende link voorzien. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 141 Handleiding

143 Deel 4: Deliberatie 1.8 Deliberatie-invoer addendum Hier houdt u per leerling de deliberatiegegevens voor het addendum bij. Links moet u eerst de klas selecteren waarvoor u deliberatiegegevens wenst in te voeren. U krijgt enkel die klassen te zien waarvan minstens één leerling een uitgestelde beslissing heeft gekregen in eerste zittijd. U krijgt uiteraard ook enkel de leerlingen te zien voor wie op 30 juni een definitieve beslissing werd uitgesteld met vermelding van hun afdeling en het attest dat momenteel is toegekend. Indien er nog leerlingen zijn bij wie het resultaat niet is ingevuld, moet u eerst menukeuze 'Toekennen attesten/studiebewijzen (addendum)' laten lopen. Merk op dat u ook de vrije leerlingen niet te zijn krijgt. Zij moeten immers niet gedelibereerd worden. Om de deliberatiegegevens van een bepaalde leerling in detail te raadplegen selecteert u deze leerling met de L-muistoets. Voor wie beter is in het onthouden van gezichten dan van namen werd een foto van de leerling voorzien. Het afdelingsjaar wordt automatisch ingevuld met de gegevens uit de inschrijvingsfiche van de leerling. Het resultaat kiest u uit de aangeboden lijst. De eenvoudigste manier is om via 'Toekennen attesten/studiebewijzen (addendum)' aan iedereen een A-attest toe te kennen zodat u enkel bij de leerlingen die dit attest niet behalen het resultaat moet wijzigen. Er zitten hier een aantal controles achter zodat u bvb. geen B-attest kunt selecteren bij een leerling van het vijfde jaar ASO/KSO/BSO (zie SO 64, punt 8.2). Het behaald procent moet u zelf invullen. Via de knop 'Vakken' kunt u de vakken ingeven waarvoor onvoldoende of zeer zwak gepresteerd werd. Deze gegevens worden afgeprint op het individueel syntheseblad: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 142 Handleiding

144 Deel 4: Deliberatie Klik op 'Nieuw' om een vak toe te voegen, geef de naam en het behaald procent in en duidt de evolutie aan. Daaronder kunt u via een aantal vrije tekstvelden het resultaat van de deliberatie verder detailleren. Motivering, advies en waarschuwing worden afgedrukt op de mededeling aan de ouders (zie Afdrukken lijsten en documenten). De mogelijkheid bestaat om aan het afdelingsjaar gekoppelde vooraf gedefinieerde motiveringen en adviezen uit een lijst te selecteren zodat u niet telkens opnieuw dezelfde tekst moet intikken per individuele leerling. Commentaar die enkel voor de school bestemd is, tikt u in onder notulen. Ook de gegevens i.v.m. een eventuele stemming zijn enkel voor de school bedoeld (zie Afdrukken deliberatiedocumenten). Indien de leerling een B-attest behaalt, moet u invullen waarvoor hij/zij geclausuleerd wordt. Klik hiertoe op de knop 'Clausuleringen bewerken': Onderaan ziet u de lijst met clausuleringen zoals u die zelf hebt aangemaakt langs menu 'Clausuleringen'. U selecteert hieruit de gewenste clausulering(en) en brengt die met de tweede pijl over naar de bovenste kolom. Met de L-muistoets en de Control- of Shifttoets kunt u meerdere clausuleringen INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 143 Handleiding

145 Deel 4: Deliberatie ineens overzetten. Hebt u een verkeerde clausulering geselecteerd, dan kunt u die met de eerste pijl terugzetten. Nadat u de clausulering(en) hebt geselecteerd, sluit u dit scherm via het kruisje rechtsboven. Onderaan krijgt u te zien welk getuigschrift/diploma eventueel behaald kan worden, indien voldaan wordt aan de vermelde voorwaarden (zie Afdrukken attesten/diploma's/...). Bij de eerstejaars die hier nog niet over beschikken (zie tabblad 'Getuigschriften' onder 'Personalia (Extra)') is dit dus het getuigschrift basisonderwijs. Het getuigschrift bedrijfsbeheer en het VIA-attest worden enkel getoond bij leerlingen die ingeschreven zijn in een afdelingsjaar waarin is aangeduid dat dit getuigschrift behaald kan worden. U hebt hier wel nog de mogelijkheid om dit per leerling af te vinken. Wie online delibereert, kan via de knoppen onderaan een overzicht oproepen van afwezigheden, schoolhistoriek, begeleiding en eerste zit. Voor wie met ons rapportenprogramma werkt is een bijkomende link voorzien. 1.9 Afdrukken attesten/diploma s/ Deze menukeuze laat toe om allerlei attesten, getuigschriften en diploma's af te drukken. Merk op dat in het programma een aantal controles zijn ingebouwd zodat het betreffende document slechts kan worden afgedrukt voor de leerlingen die aan de voorwaarden voor het behalen van dit attest/diploma/getuigschrift voldoen (zie SO 64). U kunt vooraf een afpuntingslijst afdrukken. Deze lijst bevat een overzicht van het aantal attesten, getuigschriften, diploma's,... dat per klas moet worden afgedrukt. Op deze lijst kunt u "afpunten" welke documenten reeds werden afgedrukt ter voorbereiding van de deliberatie. Om de eigenlijke documenten af te printen gaat u als volgt te werk. Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen) uit de aangeboden lijsten. Vink de klas(sen) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle klassen ineens aan- of afvinken. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 144 Handleiding

146 Deel 4: Deliberatie Onderaan het kader met de klassen ziet u het aantal documenten dat in aanmerking komt om te worden afgedrukt. Voor een aantal documenten (getuigschrift basisonderwijs, studiegetuigschrift of diploma voor 7de jaars,...) is het van belang dat u eerst bepaalde informatie invult op het tabblad 'Getuigschriften' onder 'Personalia (Extra)'. Nog een opmerking i.v.m. de oriënteringsattesten voor afdelingsjaar "Basismechanica": om de vormingscomponent(en) hierop afgedrukt te krijgen moeten deze gekoppeld zijn aan het afdelingsjaar en ingevuld bij de inschrijving van de leerling. Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. Worden de gegevens te klein afgeprint, dan moet u een bepaalde instelling in Acrobat Reader aanpassen. Klik voor meer informatie op de link onderaan Afdrukken deliberatiedocumenten Deze menukeuze laat toe om de notulen, het individueel syntheseblad, de deliberatielijst en het proces-verbaal af te drukken. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 145 Handleiding

147 Deel 4: Deliberatie Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen) uit de aangeboden lijsten. De deliberatiedatum is standaard ingevuld met 30 juni van het schooljaar waarin u bent ingelogd. Indien u een andere datum op bepaalde niet-officiële deliberatiedocumenten (notulen, individueel syntheseblad) wilt, kunt u de dag wijzigen. Dit zal geen invloed hebben op de officiële deliberatiedocumenten zoals het proces-verbaal; hierop wordt steeds 30 juni als datum afgedrukt. Vink de klas(sen) (of de administratieve groep(en) indien u bij de deliberatielijst en het procesverbaal kiest voor een afdruk per administratieve groep) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle klassen/administratieve groepen ineens aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document kunt u nog een aantal opties aanstippen (welke leerlingen, wat moet er precies vermeld worden,...). Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 146 Handleiding

148 Deel 4: Deliberatie 1.11 Afdrukken lijsten en documenten Langs deze weg kunt u enkele specifieke lijsten en documenten die verband houden met de deliberaties afdrukken. Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen) uit de aangeboden lijsten. Vink de klas(sen) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle klassen ineens aan- of afvinken. Bij de klaslijst kunt u via de opties zelf de titel van kolom 1 en 2 invullen. Bij de brief aan de ouders kunt u aanstippen voor welke leerlingen deze mededeling moet worden afgeprint, eventueel een opmerking intikken en aanvinken of de motivering en/of het procent en/of het aanschrijfadres vermeld moet worden. Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 147 Handleiding

149 Deel 4: Deliberatie 2 Modulair 2.1 Iedereen geslaagd zetten (eerste zittijd) Deze menukeuze is bedoeld om iedereen die een module volgt die op een bepaalde einddatum stopt als geslaagd aan te duiden. Op die manier kunt u voor iedere leerling op voorhand een verklaring, (deel)certificaat, diploma of studiegetuigschrift afdrukken en laten ondertekenen. Voor de leerlingen die niet voldeden kunt u het resultaat uiteraard nog wijzigen via deliberatie-invoer eerste zittijd. U selecteert de gewenste school (indien u rechten hebt op meerdere scholen), vult de datum waarop de module beëindigd wordt in en klikt op 'Toekennen'. Indien u "Opnieuw toekennen" aanvinkt, zal het via de deliberatie-invoer toegekende resultaat overschreven worden, alsook alle bijkomende ingebrachte informatie. Vandaar dat u een tweetal waarschuwingsschermen krijgt bij het aanvinken van deze mogelijkheid. Na afloop van deze procedure krijgt u te zien hoeveel leerlingen geslaagd werden gezet. 2.2 Iedereen geslaagd zetten (addendum) Deze menukeuze is bedoeld om de leerlingen met een uitgestelde beslissing (zie deliberatie-invoer eerste zittijd) in tweede zittijd als geslaagd aan te duiden. Op die manier kunt u voor iedere leerling op voorhand een verklaring, (deel)certificaat, diploma of studiegetuigschrift afdrukken en laten ondertekenen. Voor de leerlingen die niet voldeden kunt u het resultaat uiteraard nog wijzigen via deliberatie-invoer addendum. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 148 Handleiding

150 Deel 4: Deliberatie U selecteert de gewenste school (indien u rechten hebt op meerdere scholen), vult de datum waarop de module beëindigd wordt in en klikt op 'Toekennen'. Na afloop van deze procedure krijgt u te zien hoeveel leerlingen geslaagd werden gezet. 2.3 Invoer procenten Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan hier per leerling het behaalde percentage invullen. Selecteer de module en de klas waarvoor u de procenten wil invoeren, klik op 'Wijzigen', vul de percentages in en sla op. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 149 Handleiding

151 Deel 4: Deliberatie 2.4 Deliberatie-invoer eerste zittijd Hier houdt u per leerling de deliberatiegegevens van de eerste zittijd bij. Links selecteert u de module en de klas waarvoor u deliberatiegegevens wenst in te voeren. U krijgt enkel de leerlingen te zien die op de einddatum van de module in de geselecteerde klas (zullen) zitten met vermelding van hun afdeling en het resultaat dat momenteel is ingevuld. Indien er nog leerlingen zijn bij wie het resultaat niet is ingevuld, kunt u eerst menukeuze 'Iedereen geslaagd zetten (eerste zittijd)' laten lopen. Merk op dat u ook de vrije leerlingen niet te zien krijgt. Zij moeten immers niet gedelibereerd worden. OPGELET! Voor een leerling die de module stopzet vóór de voorziene einddatum en die toch gedelibereerd moet worden moet een nieuwe module worden toegevoegd met als einddatum de datum waarop de leerling gestopt is! Om de deliberatiegegevens van een bepaalde leerling in detail te raadplegen selecteert u deze leerling met de L-muistoets. Voor wie beter is in het onthouden van gezichten dan van namen werd een foto van de leerling voorzien. Het resultaat kiest u uit de aangeboden lijst. De eenvoudigste manier is om dit vooraf in te vullen langs menu 'Iedereen geslaagd zetten (eerste zittijd)' zodat u enkel bij niet-geslaagde leerlingen het resultaat moet wijzigen. De module wordt automatisch ingevuld met de gegevens uit de inschrijvingsfiche van de leerling. Het behaald certificaat selecteert u uit de aangeboden lijst. De uitreikingsdatum wordt automatisch ingevuld met de einddatum van de module, maar kan manueel aangepast worden. Het behaald procent wordt automatisch ingevuld indien u met irapporten werkt (op voorwaarde dat het jaarrapport werd uitgerekend). Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan dit ofwel hier individueel invullen, ofwel klassikaal langs menu 'Invoeren procenten'. Het procent wordt afgedrukt op het individueel syntheseblad (punt b). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 150 Handleiding

152 Deel 4: Deliberatie Daarronder kunt u via een aantal vrije tekstvelden het resultaat van de deliberatie verder detailleren. Motivering, advies, waarschuwing, vakantietaken en bijkomende proeven worden afgedrukt op de mededeling aan de ouders (zie Afdrukken lijsten en documenten). De mogelijkheid bestaat om aan het afdelingsjaar gekoppelde vooraf gedefinieerde motiveringen en adviezen uit een lijst te selecteren zodat u niet telkens opnieuw dezelfde tekst moet intikken per individuele leerling. Commentaar die enkel voor de school bestemd is, tikt u in onder notulen. Ook de gegevens i.v.m. een eventuele stemming zijn enkel voor de school bedoeld (zie Afdrukken deliberatiedocumenten). Onderaan krijgt u te zien welk (deel)certificaat eventueel behaald kan worden indien voldaan wordt aan de vermelde voorwaarden. U moet zelf aanvinken welk diploma/studiegetuigschrift de leerling behaalt (zie Afdrukken (deel)certificaten/...). Wie online delibereert, kan via de knoppen onderaan een overzicht oproepen van afwezigheden, schoolhistoriek en begeleiding. Voor wie met ons rapportenprogramma werkt is een bijkomende link voorzien. 2.5 Deliberatie-invoer addendum Hier houdt u per leerling de deliberatiegegevens van de tweede zittijd bij. Links selecteert u de module en de klas waarvoor u deliberatiegegevens wenst in te voeren. U krijgt enkel die klassen te zien waarvan minstens één leerling een uitgestelde beslissing heeft gekregen in eerste zittijd. U krijgt uiteraard ook enkel de leerlingen te zien voor wie op 30 juni een definitieve beslissing werd uitgesteld met vermelding van hun afdeling en het attest dat momenteel is toegekend. Indien er nog leerlingen zijn bij wie het resultaat niet is ingevuld, kunt u eerst menukeuze 'Iedereen geslaagd zetten (addendum)' laten lopen. Merk op dat u ook de vrije leerlingen niet te zien krijgt. Zij moeten immers niet gedelibereerd worden. OPGELET! Voor een leerling die de module stopzet vóór de voorziene einddatum en die toch gedelibereerd moet worden moet een nieuwe module worden toegevoegd met als einddatum de datum waarop de leerling gestopt is! INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 151 Handleiding

153 Deel 4: Deliberatie Om de deliberatiegegevens van een bepaalde leerling in detail te raadplegen selecteert u deze leerling met de L-muistoets. Voor wie beter is in het onthouden van gezichten dan van namen werd een foto van de leerling voorzien. Het resultaat kiest u uit de aangeboden lijst. De eenvoudigste manier is om dit vooraf in te vullen langs menu 'Iedereen geslaagd zetten (addendum)' zodat u enkel bij niet-geslaagde leerlingen het resultaat moet wijzigen. De module wordt automatisch ingevuld met de gegevens uit de inschrijvingsfiche van de leerling. Het behaald certificaat selecteert u uit de aangeboden lijst. De uitreikingsdatum wordt automatisch ingevuld met de einddatum van de module, maar kan manueel aangepast worden. Het behaald procent wordt automatisch ingevuld indien u met irapporten werkt (op voorwaarde dat het jaarrapport werd uitgerekend). Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan dit ofwel hier individueel invullen, ofwel klassikaal langs menu 'Invoeren procenten'. Het procent wordt afgedrukt op het individueel syntheseblad (punt b). Daarronder kunt u via een aantal vrije tekstvelden het resultaat van de deliberatie verder detailleren. Motivering, advies en waarschuwing worden afgedrukt op de mededeling aan de ouders (zie Afdrukken lijsten en documenten). De mogelijkheid bestaat om aan het afdelingsjaar gekoppelde vooraf gedefinieerde motiveringen en adviezen uit een lijst te selecteren zodat u niet telkens opnieuw dezelfde tekst moet intikken per individuele leerling. Commentaar die enkel voor de school bestemd is, tikt u in onder notulen. Ook de gegevens i.v.m. een eventuele stemming zijn enkel voor de school bedoeld (zie Afdrukken deliberatiedocumenten). Onderaan krijgt u te zien welk (deel)certificaat eventueel behaald kan worden indien voldaan wordt aan de vermelde voorwaarden. U moet zelf aanvinken welk diploma/studiegetuigschrift de leerling behaalt (zie Afdrukken (deel)certificaten/...). Wie online delibereert, kan via de knoppen onderaan een overzicht oproepen van afwezigheden, schoolhistoriek en begeleiding. Voor wie met ons rapportenprogramma werkt is een bijkomende link voorzien. 2.6 Afdrukken (deel)certificaten/... Deze menukeuze laat toe om allerlei certificaten, diploma's en studiegetuigschriften af te drukken. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 152 Handleiding

154 Deel 4: Deliberatie U kunt vooraf een afpuntingslijst afdrukken. Deze lijst bevat een overzicht van het aantal (deel)certificaten, studiegetuigschriften, diploma's,... dat per module moet worden afgedrukt. Op deze lijst kunt u "afpunten" welke documenten reeds werden afgedrukt ter voorbereiding van de deliberatie. Om de eigenlijke documenten af te printen gaat u als volgt te werk. Selecteer het gewenste document, de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen) en datum einde module uit de aangeboden lijsten. Vink de module(s) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle modules ineens aan- of afvinken. Onderaan het kader met de modules ziet u het aantal documenten dat in aanmerking komt om te worden afgedrukt. Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. Worden de gegevens te klein afgeprint, dan moet u een bepaalde instelling in Acrobat Reader aanpassen. Klik voor meer informatie op de link onderaan. 2.7 Afdrukken deliberatiedocumenten Deze menukeuze laat toe om de notulen, het individueel syntheseblad en het proces-verbaal af te drukken. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 153 Handleiding

155 Deel 4: Deliberatie Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen) uit de aangeboden lijsten. De deliberatiedatum is standaard ingevuld met 30 juni van het schooljaar waarin u bent ingelogd. Indien u een andere datum op bepaalde niet-officiële deliberatiedocumenten (notulen, individueel syntheseblad) wilt, kunt u de datum wijzigen. Dit zal geen invloed hebben op de officiële deliberatiedocumenten zoals het proces-verbaal; hierop wordt steeds 30 juni als datum afgedrukt. Vink de module(s) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten (niet van toepassing voor PV dat per vestiging wordt afgeprint). Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle modules ineens aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document kunt u nog een aantal opties aanstippen (welke leerlingen, wat moet er precies vermeld worden,...). Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wilt u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 154 Handleiding

156 Deel 4: Deliberatie 3 BUSO 3.1 Iedereen geslaagd zetten Deze menukeuze is bedoeld om iedereen als geslaagd aan te duiden. Op die manier kunt u voor iedere leerling op voorhand een attest of (kwalificatie)getuigschrift afdrukken en laten ondertekenen. Voor de leerlingen die niet voldeden kunt u het resultaat uiteraard nog wijzigen via deliberatie-invoer. U selecteert de gewenste school (indien u rechten hebt op meerdere scholen) in en klikt op 'Toekennen'. Indien u "Opnieuw toekennen" aanvinkt, zal het via de deliberatie-invoer toegekende resultaat overschreven worden, alsook alle bijkomende ingebrachte informatie. Vandaar dat u een tweetal waarschuwingsschermen krijgt bij het aanvinken van deze mogelijkheid. Na afloop van deze procedure krijgt u te zien hoeveel leerlingen geslaagd werden gezet. 3.2 Invoer procenten Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan hier per leerling het behaalde percentage invullen. Dit percentage wordt afgedrukt op de mededeling aan de vorige school. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 155 Handleiding

157 Deel 4: Deliberatie Selecteer de klas waarvoor u de procenten wil invoeren, klik op 'Wijzigen', vul de percentages in en sla op. 3.3 Deliberatie-invoer Hier houdt u per leerling de deliberatiegegevens bij. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 156 Handleiding

158 Deel 4: Deliberatie Selecteer de klas waarvoor u deliberatiegegevens wenst in te voeren. Merk op dat enkel de klassen van OV3 getoond worden! U krijgt enkel de leerlingen te zien die op 30 juni in de geselecteerde klas (zullen) zitten met vermelding van hun afdeling en het resultaat dat momenteel is toegekend. Indien er nog leerlingen zijn bij wie het resultaat niet is ingevuld, kunt u eerst menukeuze 'Iedereen geslaagd zetten' laten lopen. Merk op dat u ook de vrije leerlingen niet te zien krijgt. Zij moeten immers niet gedelibereerd worden. Om de deliberatiegegevens van een bepaalde leerling in detail te raadplegen selecteert u deze leerling met de L-muistoets. Voor wie beter is in het onthouden van gezichten dan van namen werd een foto van de leerling voorzien. Het resultaat kiest u uit de aangeboden lijst. De eenvoudigste manier is om dit vooraf in te vullen langs menu 'Iedereen geslaagd zetten' zodat u enkel bij niet-geslaagde leerlingen het resultaat moet wijzigen. Het afdelingsjaar wordt automatisch ingevuld met de gegevens uit de inschrijvingsfiche van de leerling. Daarronder kunt u via een aantal vrije tekstvelden het resultaat van de deliberatie verder detailleren. Motivering:??? Overzicht compenties:??? Wie online delibereert, kan via de knoppen bovenaan een overzicht oproepen van afwezigheden, schoolhistoriek en begeleiding. Voor wie met ons rapportenprogramma werkt is een bijkomende link voorzien. 3.4 Afdrukken attesten Deze menukeuze laat toe om allerlei attesten en (kwalificatie)getuigschriften af te drukken. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 157 Handleiding

159 Deel 4: Deliberatie U kunt vooraf een afpuntingslijst afdrukken. Deze lijst bevat een overzicht van het aantal attesten, (kwalificatie)getuigschriften,... dat per klas moet worden afgedrukt. Op deze lijst kunt u "afpunten" welke documenten reeds werden afgedrukt ter voorbereiding van de deliberatie. Om de eigenlijke documenten af te printen gaat u als volgt te werk. Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen). Vink de klas(sen) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle klassen ineens aan- of afvinken. Onderaan het kader met de klassen ziet u het aantal documenten dat in aanmerking komt om te worden afgedrukt. Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 158 Handleiding

160 Deel 4: Deliberatie Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. Worden de gegevens te klein afgeprint, dan moet u een bepaalde instelling in Acrobat Reader aanpassen. Klik voor meer informatie op de link onderaan. 3.5 Afdrukken deliberatiedocumenten Deze menukeuze laat toe om de notulen, het individueel syntheseblad, de deliberatielijst, de deliberatiegegevens van vorig schooljaar en het proces-verbaal af te drukken. Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen) uit de aangeboden lijsten. De deliberatiedatum is standaard ingevuld met 30 juni van het schooljaar waarin u bent ingelogd. Indien u een andere datum op bepaalde niet-officiële deliberatiedocumenten (notulen, individueel syntheseblad) wilt, kunt u de dag wijzigen. Dit zal geen invloed hebben op de officiële deliberatiedocumenten zoals het proces-verbaal; hierop wordt steeds 30 juni als datum afgedrukt. Vink de klas(sen) of administratieve groep(en) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle klassen/administratieve groepen ineens aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document kunt u nog een aantal opties aanstippen (welke leerlingen, wat moet er precies vermeld worden,...). Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 159 Handleiding

161 Deel 4: Deliberatie Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. 4 DBSO 4.1 Motiveringen Omdat u niet telkens dezelfde tekst zou moeten intikken kunt u hier een aantal standaardmotiveringen definiëren. Om een motivering toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaande motivering te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen' en om een motivering te schrappen klikt u op 'Verwijderen'. Merk wel op dat reeds gebruikte motiveringen niet geschrapt kunnen worden. U bedenkt zelf een code, vult in het eerste veld (M) de mannelijke variant en in het tweede veld (V) de vrouwelijke variant in (omdat bvb. de bezittelijke voornaamwoorden kunnen verschillen) en kiest onderaan op welk attest dit van toepassing is. Deze motiveringen kunnen dan gekoppeld worden aan een bepaald afdelingsjaar (zie Organisatie Afdeling - tabblad 'Deliberatie'). Van hieruit kunt u eveneens de lijst met motiveringen afprinten. 4.2 Adviezen Omdat u niet telkens dezelfde tekst zou moeten intikken kunt u hier een aantal standaard-adviezen definiëren. Om een advies toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw', om gegevens van een bestaand advies te wijzigen klikt u op de knop 'Wijzigen' en om een advies te schrappen klikt u op 'Verwijderen'. Merk wel op dat reeds gebruikte adviezen niet geschrapt kunnen worden. U bedenkt zelf een code, vult in het eerste veld (M) de mannelijke variant en in het tweede veld (V) de vrouwelijke variant in (omdat bvb. de bezittelijke voornaamwoorden kunnen verschillen) en kiest onderaan op welk attest dit van toepassing is. Deze adviezen kunnen dan gekoppeld worden aan een bepaald afdelingsjaar (zie Organisatie Afdeling - tabblad 'Deliberatie'). Van hieruit kunt u eveneens de lijst met adviezen afprinten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 160 Handleiding

162 Deel 4: Deliberatie 4.3 Iedereen geslaagd zetten Deze menukeuze is bedoeld om iedereen als geslaagd aan te duiden. Op die manier kunt u voor iedere leerling op voorhand een (kwalificatie)getuigschrift afdrukken en laten ondertekenen. Voor de leerlingen die niet voldeden kunt u het resultaat uiteraard nog wijzigen via deliberatie-invoer. U selecteert de gewenste school (indien u rechten hebt op meerdere scholen) in en klikt op 'Toekennen'. Indien u "Opnieuw toekennen" aanvinkt, zal het via de deliberatie-invoer toegekende resultaat overschreven worden, alsook alle bijkomende ingebrachte informatie. Vandaar dat u een tweetal waarschuwingsschermen krijgt bij het aanvinken van deze mogelijkheid. Na afloop van deze procedure krijgt u te zien hoeveel leerlingen geslaagd werden gezet. 4.4 Invoer procenten Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan hier per leerling het behaalde percentage invullen. Dit percentage wordt afgedrukt op de mededeling aan de vorige school. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 161 Handleiding

163 Deel 4: Deliberatie Selecteer de klas waarvoor u de procenten wil invoeren, klik op 'Wijzigen', vul de percentages in en sla op. 4.5 Deliberatie-invoer Hier houdt u per leerling de deliberatiegegevens bij. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 162 Handleiding

164 Deel 4: Deliberatie Voor wie beter is in het onthouden van gezichten dan van namen werd een foto van de leerling voorzien. Het afdelingsjaar wordt automatisch ingevuld met de gegevens uit de inschrijvingsfiche van de leerling. Het resultaat kiest u uit de aangeboden lijst. De eenvoudigste manier is om dit vooraf in te vullen langs menu 'Iedereen geslaagd zetten' zodat u enkel bij niet-geslaagde leerlingen het resultaat moet wijzigen. Het behaald procent wordt automatisch ingevuld indien u met irapporten werkt (op voorwaarde dat het jaarrapport werd uitgerekend). Wie niet met onze rapportenapplicatie werkt, kan dit ofwel hier individueel invullen, ofwel klassikaal langs menu 'Invoeren procenten'. Het procent wordt afgedrukt op de mededeling aan de vorige school. Daaronder kunt u via een aantal vrije tekstvelden het resultaat van de deliberatie verder detailleren. Motivering, advies, vakantietaken en bijkomende proeven geeft u vrij in. De mogelijkheid bestaat om aan het afdelingsjaar gekoppelde vooraf gedefinieerde motiveringen en adviezen uit een lijst te selecteren zodat u niet telkens opnieuw dezelfde tekst moet intikken per individuele leerling. Commentaar die enkel voor de school bestemd is, tikt u in onder notulen. Bijkomende proeven kunt u uiteraard slechts ingeven in geval van een uitgestelde beslissing. Onderaan moet u aanvinken welk getuigschrift/attest de leerling behaalt (zie Afdrukken attesten/getuigschriften/...). Wie online delibereert, kan via de knoppen bovenaan een overzicht oproepen van afwezigheden, schoolhistoriek en begeleiding. Voor wie met ons rapportenprogramma werkt is een bijkomende link voorzien. 4.6 Afdrukken attesten/getuigschriften/ Deze menukeuze laat toe om (kwalificatie)getuigschriften, attesten, (deel)certificaten en Vlaams ICTattest af te drukken. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 163 Handleiding

165 Deel 4: Deliberatie U kunt vooraf een afpuntingslijst afdrukken. Deze lijst bevat een overzicht van het aantal (kwalificatie)getuigschriften/attesten dat per klas moet worden afgedrukt. Op deze lijst kunt u "afpunten" welke documenten reeds werden afgedrukt ter voorbereiding van de deliberatie. Om de eigenlijke documenten af te printen gaat u als volgt te werk. Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen). Vink de klas(sen) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle klassen ineens aan- of afvinken. Onderaan het kader met de klassen ziet u het aantal documenten dat in aanmerking komt om te worden afgedrukt. Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 164 Handleiding

166 Deel 4: Deliberatie Worden de gegevens te klein afgeprint, dan moet u een bepaalde instelling in Acrobat Reader aanpassen. Klik voor meer informatie op de link onderaan. 4.7 Afdrukken deliberatiedocumenten Deze menukeuze laat toe om de notulen, het individueel syntheseblad, de deliberatielijst, de deliberatiegegevens van vorig schooljaar en het proces-verbaal af te drukken. Selecteer het gewenste document en de school/vestiging (indien u rechten hebt op meerdere scholen) uit de aangeboden lijsten. De deliberatiedatum is standaard ingevuld met 30 juni van het schooljaar waarin u bent ingelogd. Indien u een andere datum op bepaalde niet-officiële deliberatiedocumenten (notulen, individueel syntheseblad) wilt, kunt u de dag wijzigen. Dit zal geen invloed hebben op de officiële deliberatiedocumenten zoals het proces-verbaal; hierop wordt steeds 30 juni als datum afgedrukt. Vink de klas(sen) (of de administratieve groep(en) indien u bij de deliberatielijst en het procesverbaal kiest voor een afdruk per administratieve groep) aan waarvoor u het geselecteerde document wil afprinten. Via de knoppen 'Alle selecteren' en 'Geen selectie' kunt u alle klassen/administratieve groepen ineens aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document kunt u nog een aantal opties aanstippen (welke leerlingen, wat moet er precies vermeld worden,...). Nadat u op Afdrukken hebt geklikt, krijgt u nog onderstaand scherm: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 165 Handleiding

167 Deel 4: Deliberatie Wilt u enkel afdrukken, kies dan voor Openen. Wil u het document tevens bewaren, kies dan voor Opslaan. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 166 Handleiding

168 Deel 5: AFDRUKKEN 1 Afdrukwizard Links vindt u een overzicht van leerlinggebonden documenten die met Informat kunnen worden afgeprint, gegroepeerd volgens soort document: - officiële documenten; - schooldocumenten; - brieven; - lijsten. Selecteer school en vestiging waarvoor u de gewenste documenten wil afprinten. Duid aan of u een afdruk voor bepaalde klassen of afdelingsjaren wenst en vink de gewenste klassen/afdelingsjaren aan. Met de knoppen Alle en Geen kunt u alle klassen/afdelingsjaren respectievelijk aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document krijgt u onderaan andere parameters te zien (bvb. enkel nieuwe leerlingen of schoolverlaters, sorteren op leerling of klas/afdeling,...). Als deze zijn ingevuld klikt u op Afdrukken. 2 Officiële lijsten Langs deze weg kunt u het stamboek en het inschrijvings- en aanmeldingsregister afprinten.

169 Deel 5: Afdrukken Selecteer het gewenste register en klik op 'Afdrukken'. Voor het stamboek kunt u de referentiedatum wijzigen (u kunt dus ten allen tijde het stamboek afprinten voor een datum uit het verleden of de toekomst) en de sorteervolgorde kiezen (volgens stamnummer of alfabetisch). 3 Lijsten Stip het gewenste document aan en klik op 'Afdrukken'. Bij bepaalde lijsten (overzicht verloop leerlingen, GOK-indicatoren) kunt u zelf een aantal parameters (periode,...) instellen. Bij de lijst met gezinsoudsten (zie menu 'Algemeen' - 'School' - 'Organisatie') wordt een Excelbestand aangemaakt dat ondermeer gebruikt kan worden voor het uitprinten van de adresetiketten. Om te bepalen wie als gezinsoudste in aanmerking komt, baseert het programma zich op volgende gegevens: straat, huisnummer, busnummer en gemeente. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 168 Handleiding

170 Deel 5: Afdrukken 4 Stagedocumenten Langs deze menukeuze kunt u een aantal stagedocumenten afprinten. Links selecteert u het gewenste document. Rechts selecteert u school en vestiging waarvoor u dit document wil afprinten. Duid aan of u een afdruk voor bepaalde klassen of afdelingsjaren wenst en vink de gewenste klassen/afdelingsjaren aan. Met de knoppen Alle of Geen kunt u alle klassen/afdelingsjaren respectievelijk aan- of afvinken. Afhankelijk van het gekozen document krijgt u onderaan andere parameters te zien. Bij de stageovereenkomsten zijn dat bvb. de verschillende modellen die u langs menu 'Stageovereenkomsten' zelf hebt ontworpen. Als deze zijn ingevuld klikt u op het printericoontje om af te drukken. 5 Etiketten 5.1 Leerlingenkaart Langs deze weg kunt u etiketten afprinten om op de officiële leerlingenkaart te kleven die u van Klasse ontvangt. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 169 Handleiding

171 Deel 5: Afdrukken Hier kunt u zelf een aantal parameters instellen, de refentiedatum opgeven en het etiketformaat kiezen. De verdere werkwijze is identiek aan deze voor het afdrukken van de registratiefiche (zie 3.2). 5.2 Middagkaart Sommige scholen werken met een middagpasje. Met deze menukeuze kunt u het etiket voor deze pas afprinten. De werkwijze is identiek aan deze voor het afdrukken van de registratiefiche (zie 3.2). 5.3 Adresetiketten Langs deze menukeuze kunt u standaard adresetiketten aanmaken. Wenst u eigen etiketten te ontwerpen, dan moet u werken via Excel en Word (zie afzonderlijke handleidingen op de supportsite). Ook hier kunt u zelf een aantal parameters instellen, de sortering en referentiedatum bepalen en etiketformaat, lettertype en grootte kiezen. Komt het formaat van de etiketten die u gebruikt niet voor in de lijst, bezorg ons dan de gegevens (merk, type, afmetingen) zodat wij dit kunnen toevoegen. De verdere werkwijze is identiek aan deze voor het afdrukken van de registratiefiche (zie 3.2). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 170 Handleiding

172 Deel 5: Afdrukken 6 SO1 Langs deze menukeuze kunt u de SO1 uitprinten zoals gevraagd door het departement ten behoeve van de verificatie. U kunt dit formulier op 3 manieren opbouwen. 1) Vanuit de leerlingengegevens: u moet enkel de datum opgeven (op die manier kunt u bvb. de SO1 van 1 februari afprinten) en op 'Afdrukken' klikken. 2) Vanuit het databank-bestand met de telling van 1 oktober: geef het pad op waar u dit bestand hebt opgeslagen en klik op 'Afdrukken'. 3) Vanuit de terugzending departement (telling 1 oktober): geef het pad op waar u dit bestand hebt opgeslagen en klik op 'Afdrukken'. Langs deze menukeuze kunt u ook een controle-uitprint van de databankbestanden maken (zie menu 'Edison'). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 171 Handleiding

173 Deel 6: EDISON 1 Databank afwezigheden september Langs deze menukeuze wordt de databank voor de leerplichtcontrole van leerlingen die ingeschreven zijn op de eerste drie schooldagen aangemaakt (zie SO/2007/05, punt 2). De werkwijze is dezelfde als voor de databank van oktober, behalve dat de naam van het bestand dat wordt aangemaakt als volgt is samengesteld: AL_instellingsnummerschooljaar. 2 Databank 1 oktober Langs deze menukeuze wordt de databank met het inschrijvings- en leerlingenbestand op de eerste schooldag van oktober aangemaakt. Het tekstbestand kan niet aangemaakt worden vóór de eerste schooldag van oktober, maar u kunt uiteraard wel al de berichten controleren en de fouten verbeteren. Stap 1: Berichten controleren U komt in de leerlingenlijst terecht en moet eerst de berichten controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Het programma voert dan een aantal controles uit op uw leerlingenbestand. U krijgt een lijst met leerlingen bij wie nog fouten werden vastgesteld: Stap 2: Fouten verbeteren Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie:

174 Deel 6: EDISON Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom: Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen. Stap 3: Berichten opnieuw controleren Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'. Stap 4: Contactgegevens invullen Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en leerlingengegevens kunnen opbouwen: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 173 Handleiding

175 Deel 6: EDISON U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de databank en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kunt u het hier zelf aanvullen. Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen. Stap 5: Bestand aanmaken Klik nu op 'EDISON-bestand aanmaken!' Dit duurt even waarna u volgend scherm krijgt: Stap 6: Bestand downloaden Nu moet het bestand nog worden gedownload. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 174 Handleiding

176 Deel 6: EDISON Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm: Het bestand moet opgeslaan worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND. Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. Stap 7: Controle-uitprint Langs menu 'Edison' - 'Edison Controlebestand' kunt u een controle-uitprint maken van de berichten. Stap 8: Databank versturen Nu kunt u de databank doorsturen met het EDISON-pakket. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 175 Handleiding

177 Deel 6: EDISON 3 Berichten ná 1 oktober Langs deze menukeuze worden de berichten voor een laattijdige inschrijving of een vroegtijdige uitschrijving of een problematische afwezigheid of een definitieve uitsluiting als tuchtmaatregel aangemaakt (zie casestudie Hoe een klaswijziging doorvoeren? ). Stap 1: Berichten controleren U komt in de leerlingenlijst terecht. Merk op dat u hier alle berichten van het volledige schooljaar te zien krijgt! Het is dus goed mogelijk dat een leerling meerdere keren in deze lijst voorkomt. U moet eerst de berichten (opnieuw) controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Op basis van de begin- en einddatum van de inschrijving en het aantal B-codes worden individuele berichten aangemaakt en voert het programma een aantal controles uit op uw leerlingenbestand. U krijgt een lijst met leerlingen bij wie al dan niet fouten werden vastgesteld: Bij het type ziet u om welk soort bericht het gaat: Vroege uitschrijving Late inschrijving Problematische afwezigheid GOK-indicatoren Wijziging financierbaarheid Wijziging verblijfsregeling (enkel voor BUSO) INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 176 Handleiding

178 Deel 6: EDISON In de kolom # vindt u het aantal fouten. De status geeft aan of er nog problemen zijn met het bericht: Bericht staat in wachtrij (werd nog niet gecontroleerd) Bericht met fouten Foutloos bericht (klaar om te verzenden) Verzonden bericht De laatste kolom 'V' duidt de vestiging aan. Moet u een reeds verstuurd bericht opnieuw doorsturen, dan moet het eerst in de wachtrij geplaatst worden. Dit doet u door de leerling te selecteren. Onderaan verschijnt dan. Als u hier op klikt, krijgt het bericht de status van een ongecontroleerd bericht en kan het opnieuw gecontroleerd en doorgestuurd worden (zie verder). Bij een vroege uitschrijving kunt u vanuit dit scherm ook Luik A afprinten en bij een late inschrijving Luik B. Via de kolomtitel "Leerlingenlijst" kunt u 2 bewerkingen uitvoeren. 1) Filteren Naar het einde van het schooljaar toe kan het gebeuren dat de lijst met berichten erg lang wordt. U kunt de lijst dan inkorten door een filter te plaatsen: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 177 Handleiding

179 Deel 6: EDISON U kunt filteren op type en/of status (zie hoger). Gebruikers met rechten op meerdere scholen bepalen onderaan of ze enkel de berichten van leerlingen van de ingelogde school/vestiging wensen te zien, of van alle leerlingen waar ze rechten op hebben. 2) Zoeken in de lijst. Stap 2: Fouten verbeteren Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie: Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom: Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen. Stap 3: Berichten opnieuw controleren Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'. Stap 4: Contactgegevens invullen Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en leerlingengegevens kunnen opbouwen: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 178 Handleiding

180 Deel 6: EDISON U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de berichten en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kunt u het hier zelf aanvullen. Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen. Stap 5: Bestand aanmaken Klik nu op 'EDISON-bestand aanmaken!' INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 179 Handleiding

181 Deel 6: EDISON De naam van het bestand is als volgt samengesteld: B_ instellingsnummerschooljaar. Stap 6: Bestand downloaden Nu moet het bestand nog worden gedownload. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 180 Handleiding

182 Deel 6: EDISON Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm: Het bestand moet opgeslaan worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND. Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. Stap 7: Controle-uitprint Langs menu 'Edison' - 'Edison Controlebestand' kunt u een controle-uitprint maken van de berichten. Stap 8: Berichten versturen Nu kunt u het bestand doorsturen met het EDISON-pakket. 4 Zending studiebewijzen Langs deze menukeuze wordt de databank met de studieresultaten van het voorbije schooljaar aangemaakt (databank 31 augustus in de oude Informat). Het tekstbestand kan niet aangemaakt worden vóór 31 augustus, maar u kunt uiteraard wel al de berichten controleren en de fouten verbeteren. Stap 1: Inloggen U moet inloggen in het voorbije schooljaar en de gewenste school/vestiging selecteren: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 181 Handleiding

183 Deel 6: EDISON Daarna gaat u naar menu 'Edison' en kiest u voor 'Zending studiebewijzen'. Stap 2: Einddatum inschrijving invullen Indien nog niet iedereen een einddatum heeft bij de inschrijving van het voorbije schooljaar krijgt u hiervan een melding: U moet dus eerst de einddatum invullen via het tabblad 'Inschrijving' van de leerlingenfiche. Ofwel werkt u via menu 'Overbrengen/uitschrijven/verwijderen'. Stap 3: Berichten controleren Is bij iedereen de einddatum ingevuld, dan moet u de berichten controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Het programma voert dan een aantal controles uit op uw leerlingenbestand. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 182 Handleiding

184 Deel 6: EDISON U krijgt een lijst met leerlingen bij wie nog fouten werden vastgesteld: Stap 4: Fouten verbeteren Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie: Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom: Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 183 Handleiding

185 Deel 6: EDISON Stap 5: Berichten opnieuw controleren Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Bericht (opnieuw) controleren'. Stap 6: Contactgegevens invullen Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de studiebewijzen kunnen opbouwen: U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de zending studiebewijzen en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kunt u het hier zelf aanvullen. Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen. Stap 7: Bestand aanmaken Klik nu op 'EDISON-bestand aanmaken!' INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 184 Handleiding

186 Deel 6: EDISON De naam van het bestand is als volgt samengesteld: S_ instellingsnummerschooljaar. Stap 8: Bestand downloaden Nu moet het bestand nog worden gedownload. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 185 Handleiding

187 Deel 6: EDISON Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm: Het bestand moet opgeslaan worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND. Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. Stap 9: Controle-uitprint Langs menu 'Edison' - 'Edison Controlebestand' kunt u een controle-uitprint maken van de berichten. Stap 10: Databank versturen Nu kunt u de databank doorsturen met het EDISON-pakket. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 186 Handleiding

188 Deel 6: EDISON 5 Databank GON Deze menukeuze is enkel bedoeld voor scholen voor buitengewoon onderwijs die GON-leerlingen begeleiden en hiervoor een afzonderlijke databank moeten doorsturen (zie SO/2007/05, punt 4). De werkwijze is dezelfde als voor de databank van oktober, behalve dat de naam van het bestand dat wordt aangemaakt als volgt is samengesteld: GONinstellingsnummerschooljaar. 6 Databank stage Alle voltijdse scholen waarvan de leerlingen in de loop van het schooljaar een stage hebben gelopen, moeten tussen 15 mei en 31 mei via een zending een aantal gegevens over de gevolgde stages meedelen. Het betreft: * voor het gewoon voltijds secundair onderwijs, de leerlingen van: - het 3 e vervolmakingsjaar van de 2 e graad; - de 3 e graad KSO, TSO of BSO; hoewel leerlingen van het ASO ook stage kunnen volgen, moeten deze NIET worden ingestuurd; - het modulair onderwijs; - de 4 e graad BSO. * voor het BUSO, de leerlingen van : - OV2 : leerlingen uit de tweede fase; - OV3 : leerlingen uit de kwalificatiefase (4 e en 5 e leerjaar); - OV4 : leerlingen van de 3 e graad KSO, TSO of BSO. Het tekstbestand kan niet aangemaakt worden vóór 1 mei, maar u kunt uiteraard wel al de berichten controleren en de fouten verbeteren. Een beknopte werkwijze voor het inbrengen van de gegevens vindt u onder menu Extra Stages. Om de databank aan te maken gaat u als volgt tewerk. Stap 1: Berichten controleren U komt in de leerlingenlijst terecht en moet eerst de berichten controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Het programma voert dan een aantal controles uit op uw leerlingenbestand. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 187 Handleiding

189 Deel 6: EDISON U krijgt een lijst met leerlingen bij wie nog fouten werden vastgesteld: Stap 2: Fouten verbeteren Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie: Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom: Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 188 Handleiding

190 Deel 6: EDISON Stap 3: Berichten opnieuw controleren Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'. Stap 4: Contactgegevens invullen Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en leerlingengegevens kunnen opbouwen: U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de databank en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kan u het hier zelf aanvullen. Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen. Stap 5: Bestand aanmaken Klik nu op 'EDISON-bestand aanmaken!' INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 189 Handleiding

191 Deel 6: EDISON De naam van het bestand is als volgt samengesteld: ST_ instellingsnummerschooljaar. Stap 6: Bestand downloaden Nu moet het bestand nog worden gedownload. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 190 Handleiding

192 Deel 6: EDISON Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm: Het bestand moet opgeslaan worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND. Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. Stap 7: Controle-uitprint Langs menu 'Edison' - 'Edison Controlebestand' kunt u een controle-uitprint maken van de berichten. Stap 8: Databank versturen Nu kunt u de databank doorsturen met het EDISON-pakket. 7 Verwerken terugzendingen Langs deze menukeuze kunt u de gestructureerde terugzendingsbestanden (dus uit de map \Gestruct) die u via Edison ontvangt inlezen in ons programma. Op die manier kunt u controleren of uw zending goed verwerkt is of niet. Dat kan natuurlijk ook nog altijd via de leesbare terugzending in Edison zelf. In een aantal gevallen is het echter van belang dat de gestructureerde terugzending wordt ingelezen, bvb. voor de terugzending met ontbrekende GOK-indicatoren of die met ontbrekende rijksregisternummers/bis-nummers. In die gevallen worden de ontbrekende gegevens immers automatisch aangevuld in ons programma zodat u die niet allemaal manueel moet aanvullen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 191 Handleiding

193 Deel 6: EDISON U selecteert het terugzendingsbestand via de knop 'Bladeren' en klikt op het groene vinkje om dit te verwerken. Het resultaat wordt getoond op scherm en kan afgeprint worden via het printericoontje bovenaan het scherm. Het bestand wordt dan ook links in de lijst getoond. Wilt u het bestand opnieuw inlezen, dan moet u het eerst verwijderen uit die lijst (via het rode kruisje) en terug dezelfde procedure doorlopen. 8 Tijdelijk onderwijs aan huis Langs deze menukeuze worden de berichten voor tijdelijk onderwijs aan huis aangemaakt (zie SO/2007/05, punt 8). Stap 1: Berichten controleren * U komt in de leerlingenlijst terecht. Merk op dat u hier alle berichten van het volledige schooljaar te zien krijgt! Het is dus goed mogelijk dat een leerling meerdere keren in deze lijst voorkomt. U moet eerst de berichten controleren. Klik hiervoor op de gelijknamige knop. Op basis van het veld "In wachtrij plaatsen voor EDISON-zending" in het invoerscherm 'Tijdelijk Onderwijs aan Huis' voert het programma een aantal controles uit op uw leerlingenbestand. U krijgt een lijst met leerlingen bij wie al dan niet fouten werden vastgesteld: * In de kolom # vindt u het aantal fouten. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 192 Handleiding

194 Deel 6: EDISON * De status geeft aan of er nog problemen zijn met het bericht: = niet-gecontroleerd bericht; = bericht is reeds verstuurd; = bericht bevat geen fouten; = bericht bevat nog fouten. * De laatste kolom 'V' duidt de vestiging aan. * Moet u een reeds verstuurd bericht opnieuw doorsturen, dan moet u het veld "In wachtrij plaatsen voor EDISON-zending" in het invoerscherm 'Tijdelijk Onderwijs aan Huis' opnieuw aanvinken. Het bericht verschijnt dan opnieuw in de lijst nadat u de berichten terug gecontroleerd hebt. * Mocht de lijst met berichten te uitgebreid worden, dan kunt u via de zoekfunctie bovenaan de lijst zoeken op naam. Stap 2: Fouten verbeteren Om te weten om welke fouten het gaat, klikt u de leerling aan. U krijgt dan volgende informatie: Wilt u meer gedetailleerde informatie, dan klikt u op de drie puntjes in de laatste kolom: Om de fout te verbeteren klikt u deze aan met de L-muistoets. U komt dan automatisch in het scherm terecht waar u deze fout moet aanpassen. In dit geval (geen TOAH-adres) moet het veld 'TOaH' aangevinkt worden bij het betreffende adres. Stap 3: Berichten opnieuw controleren Nadat u alle fouten verbeterd hebt, klikt u nogmaals op de knop 'Berichten (opnieuw) controleren'. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 193 Handleiding

195 Deel 6: EDISON Stap 4: Contactgegevens invullen Pas als er geen enkele fout meer wordt vastgesteld, zal u het bestand met de inschrijvings- en leerlingengegevens kunnen opbouwen: U moet wel eerst nog de gegevens van de contactpersoon invullen. Dit is de persoon die het departement mag contacteren als er vragen zijn i.v.m. de berichten en is verplicht in te vullen. Voor de naam wordt gekeken naar de functies die zijn ingevuld op de schoolfiche (verantwoordelijke EDISON). Indien niet ingevuld kan u het hier zelf aanvullen. Standaard wordt het telefoonnummer van de school genomen. Dit kunt u uiteraard ook nog wijzigen. Stap 5: Bestand aanmaken Klik nu op de knop 'EDISON-bestand aanmaken!' Dit duurt even waarna u volgend scherm krijgt: INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 194 Handleiding

196 Deel 6: EDISON Stap 6: Bestand downloaden Nu moet het bestand nog worden gedownload. U klikt op "klik hier" en komt in volgend scherm terecht: Kies voor 'Opslaan'. U komt in volgend scherm: Het bestand moet opgeslaan worden in de map \EDISON.WIN\TOSEND. Indien u geen rechten hebt op deze map hebt u twee mogelijkheden. Ofwel slaat u het bestand op op diskette, memorystick of een andere gegevensdrager en bezorgt u die aan een collega die wel rechten heeft op Edison. Ofwel slaat u het bestand op in een map op het netwerk zodat uw collega hier aan kan. Hij/zij moet in beide gevallen dit bestand langs Windows Verkenner kopiëren naar de map \EDISON.WIN\TOSEND. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 195 Handleiding

197 Deel 6: EDISON Stap 7: Controle-uitprint Langs menu 'Edison' - 'Edison Controlebestand' kunt u een controle-uitprint maken van de berichten. Stap 8: Berichten versturen Nu kunt u het bestand doorsturen met het EDISON-pakket. 9 Edison Controlebestanden Langs deze menukeuze kunt u een controle-uitprint van de verschillende databankbestanden maken. Duid de zending aan die u wenst te controleren (databank 1 oktober, berichten na 1 oktober, zending studiebewijzen,...). Selecteer het aangemaakte bestand via de knop 'Bladeren' en klik bovenaan op het printericoontje. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 196 Handleiding

198 Deel 7: EXTRA 1 Basisgegevens De gegevens die u hier terugvindt zijn schooloverschrijdend (behalve de clausuleringen die vestigingsgebonden zijn). Dit betekent dat ze ook (en eventueel zelfs enkel) van toepassing zijn voor andere scholen. 1.1 Afwezigheidscodes Hier krijgt u 15 onderverdelingen van code B, L en R aangeboden (de L- of R-codes roept u op door het cijfer 2 of 3 onderaan de lijst aan te vinken). Het is de bedoeling dat u per code zelf de omschrijving aanvult. Hiertoe selecteert u de code met de L-muistoets, klikt op 'Wijzigen' en vult onderaan de omschrijving in. Deze codes worden gebruikt bij het aanwezigheidsregister volgens leerling, volgens klas (detail van de afwezigheid) en bij de afwezigheidsperiodes. Voor de informatie voor het departement worden al deze onderverdelingen herleid naar respectievelijk code B, L en R.

199 Deel 7: Extra 1.2 Handtekeningen Met deze menukeuze kunt u handtekeningen invoeren die gebruikt worden om reeds ondertekende documenten af te printen (zie ondermeer Deliberatie Voltijds S.O. Afdrukken attesten/... ). Om een handtekening toe te voegen klikt u op 'Nieuw'. U vult naam en functie in en selecteert de ingescande handtekening via de knop 'Bladeren'. Deze handtekening moet dan nog gekoppeld worden aan de directeur (menu Algemeen School tabblad Functies en/of de ondertekenaar van de attesten (indien dit iemand anders is dan de directeur) (menu Algemeen Structuur tabblad Functies/Afwezigheidstijdstippen ). 1.3 Maaltijd Hier kunt u de verschillende maaltijdsystemen invoeren die binnen uw scholengemeenschap van toepassing zijn. Dit gegeven wordt gebruikt in menu Leerlingen Consulteren Extra - 'Personalia (Extra)'. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 198 Handleiding

200 Deel 7: Extra Om een item toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. U mag zelf de code en omschrijving kiezen. Zorg wel dat deze duidelijk zijn om misverstanden te vermijden. Om een bestaande code te wijzigen of te wissen, klikt u respectievelijk op de knoppen 'Wijzigen' en 'Verwijderen'. Het spreekt voor zich dat een item slechts verwijderd kan worden indien het bij geen enkele leerling gebruikt wordt. 1.4 Taken Hier kunt u verschillende categorieën aanmaken waarin de taken die aan de leerlingen worden opgelegd worden onderverdeeld (zie Leerlingen Consulteren Extra Taken ). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 199 Handleiding

201 Deel 7: Extra Om een categorie toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. U mag zelf de omschrijving kiezen. Zorg wel dat deze duidelijk is om misverstanden te vermijden. Om een bestaande categorie te wijzigen of te wissen, klikt u respectievelijk op de knoppen 'Wijzigen' en 'Verwijderen'. Het spreekt voor zich dat een categorie slechts verwijderd kan worden indien deze bij geen enkele leerling gebruikt wordt. 1.5 Administratieve groepen Deze menukeuze is bedoeld om de lijst met administratieve groepen te beperken zodat u niet steeds in de uitgebreide lijst van het departement moet zoeken. Deze lijst wordt gebruikt bij de afdelingsjaren (menu Organisatie Afdeling ) en externe scholen (menu Leerlingen Consulteren Extra ). Selecteer hoofdstructuur en voor het secundair eventueel ook nog onderwijsvorm, leerjaar en/of en graad en klik op de knop 'Zoeken'. Links krijgt u dan de lijst met administratieve groepen (zoals ons door het departement bezorgd) die aan de opgegeven filter beantwoorden. U selecteert de gewenste administratieve groep met de L-muistoets uit de linkertabel en brengt deze met een klik op de knop over naar de rechtertabel met de door u gebruikte administratieve groepen. U kunt meerdere administratieve groepen ineens overbrengen door de Ctrl-toets (op uw toetsenbord) ingedrukt te houden en de gewenste items aan te klikken met de L-muistoets. Ofwel houdt u de Shifttoets ingedrukt en klikt u met de L-muistoets twee administratieve groepen aan. Alle tussenliggende items worden dan eveneens mee geselecteerd. Indien u een administratieve groep uit de rechtertabel wenst te verwijderen klikt u met de L-muistoets deze administratieve groep aan en klikt u op de knop. Deze administratieve groep wordt dan opnieuw toegevoegd aan de lijst van het departement. Zelfde werkwijze als hierboven om meerdere items te selecteren. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 200 Handleiding

202 Deel 7: Extra 1.6 Huisartsen Hier kunt u een lijst met de huisartsen van de leerlingen aanleggen. Dit is een handige manier om te vermijden dat u bij de medische personalia van de leerlingen (menu Leerlingen Consulteren Extra Personalia (Extra) ) deze gegevens telkens manueel moet invullen. Om een huisarts toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. Het enige wat u moet doen is de naam en het telefoonnummer van de huisarts invullen. Het telefoonnummer moet wel aan volgend formaat beantwoorden: ; ; ; ; ; INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 201 Handleiding

203 Deel 7: Extra 2 Stages 2.1 Stageplaatsen Hier vindt u de gegevens van alle stageplaatsen die aan uw eigen school gekoppeld werden. Om een nieuwe stageplaats toe te voegen klikt u op de knop. De nieuwe stageplaats wordt dan automatisch gekoppeld aan de school waar u bent ingelogd. Om gegevens van een bestaande stageplaats te wijzigen klikt u op de knop. De meeste velden spreken voor zich en behoeven bijgevolg geen bijkomende uitleg. Minstens één van de volgende drie velden moet ingevuld worden. In volgorde van belangrijkheid zijn dat: - Paritair Comité; - RSZ-werkgeverskengetal; - NACE-code. Bij PC 999 (lokale besturen) is bijkomend ook de NACE-code verplicht in te vullen. Bij het verwijderen van een stageplaats wordt er gecontroleerd of er nog leerlingen gekoppeld zijn aan deze stageplaats (dus over de scholen/schooljaren heen). Via het printericoontje bovenaan kunt u een gegevensfiche en een lijst van leerlingen die stage lopen aan dit bedrijf afprinten. Via de link onderaan kunt u een lijst afprinten van alle stageplaatsen, of van enkel de gekoppelde stageplaatsen. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 202 Handleiding

204 Deel 7: Extra 2.2 Stageplaatsen koppelen Langs deze menukeuze bepaalt u welke stageplaatsen voor uw school van toepassing zijn. Links krijgt u alle stageplaatsen van de volledige scholengroep die langs menu Stageplaatsen' werden ingevoerd. Met Shift- of Controltoets en linkermuisknop selecteert u die stageplaatsen die voor u van toepassing zijn en met de bovenste pijl zet u die over naar de rechterkolom. Bij de invoer van de stagegegevens zult u dan enkel deze stageplaatsen aangeboden krijgen. 2.3 Stageovereenkomsten Langs deze menukeuze ontwerpt u zelf uw stageovereenkomst(en). Klik op het plusteken om een nieuwe overeenkomst toe te voegen. Vul een naam in voor de stageovereenkomst en geef het ontwerp in in het daartoe voorziene kader. De variabele gegevens (naam en voornaam van de leerling, stageplaats,...) definieert u aan de hand van de voorgestelde INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 203 Handleiding

205 Deel 7: Extra parameters (dus door die veldnamen tussen accolades te zetten). Vergeet niet op opslaan te klikken! Onder het ontwerp kunt u aanvinken dat deze overeenkomst als standaard stageovereenkomst gebruikt moet worden. Dit model wordt dan genomen wanneer u een stageovereenkomst afprint vanuit de stagefiche of via tabblad 'Inschrijving'. 2.4 Stageperiodes toekennen Langs deze menukeuze kunt u aan één of meerdere klas- of subgroepen een stageperiode toekennen en een aantal gemeenschappelijke gegevens invullen. Eerst en vooral vult u de periode in. In geval van een alternerende stage moet het aantal halve dagen per week ingevuld worden. Indien sector, Nacecode, stagebegeleider en/of gezondheidstoezicht identiek zijn voor alle leerlingen van bepaalde klas(sen), kunt u die zaken hier invullen. Onderaan selecteert u de gewenste klas- of subgroepen (met het plus- of minteken kunt u die allemaal aan- of afvinken) en bovenaan klikt u op het vinkje om te bevestigen. Een foutief toegekende periode kunt u collectief verwijderen via de prullenbak bovenaan, op voorwaarde dat er nog geen enkele stageplaats gekoppeld is aan deze periode. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 204 Handleiding

206 Deel 7: Extra 2.5 Beknopte werkwijze stagedatabank Alle stageplaatsen van de eigen school vindt u terug onder menu 'Extra' - 'Stages' - 'Stageplaatsen. Als hier een stageplaats ontbreekt, controleert u eerst of die nog niet vookomt in de linkerkolom onder menu 'Extra' - 'Stages' - Stageplaatsen koppelen. Deze kolom bevat immers ook de stageplaatsen die door andere scholen van de scholengroep werden toegevoegd. Is dat het geval, dan zet u die stageplaats over naar de rechterkolom. Is dat niet het geval, dan moet u de stageplaats alsnog zelf toevoegen langs menu Stageplaatsen. Deze wordt dan automatisch gekoppeld aan uw eigen school onder menu Stageplaatsen koppelen. Langs menu 'Extra' - 'Stages' - Stageperiodes toekennen kunt u voor alle leerlingen van één of meerdere klassen ineens een stageperiode toevoegen. Specificieke gegevens i.v.m. deze stage moeten dan verder aangevuld worden langs menu Stages - Stages. Uiteraard kunt u hier ook per leerling een stage toevoegen. De databank zelf wordt aangemaakt langs menu Edison. 3 Vrije velden 3.1 Definiëren Deze menukeuze is bedoeld om zelf velden te creëren voor het bijhouden van gegevens die niet voorzien zijn door Informat (bvb. bloedgroep, hobby s,...). INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 205 Handleiding

207 Deel 7: Extra Om een nieuw veld toe te voegen klikt u op de knop 'Nieuw'. De omschrijving mag u zelf kiezen. Zorg wel dat deze duidelijk is zodat er geen verwarring mogelijk is. Datatype (tekst, numeriek, memo) selecteert u uit de lijst en de lengte van het veld bepaalt u zelf. U moet aanduiden of het veld afhankelijk is van de leerling of de inschrijving. Dit is van belang voor het invullen ervan. In het eerste geval gebeurt dit onder menu 'Personalia (Extra)', in het tweede geval via de inschrijvingsfiche. Heeft het veld vooraf gedefinieerde waarden, dan vinkt u dit aan. Deze waarden worden gedefinieerd onder de volgende menukeuze. Van een bestaand veld kunt u enkel de omschrijving wijzigen. Als het een veld met vooraf gedefinieerde waarden betreft, kunt u deze waarden raadplegen door op de knop 'Toon waarden' te klikken. U komt dan in de menukeuze 'Selectiewaarden' terecht. Wordt een veld niet meer gebruikt, dan kunt u dit verwijderen. Opgelet: de waarden die aan dit veld gekoppeld zijn moeten eerst worden verwijderd! 3.2 Selectiewaarden Deze menukeuze is bedoeld om waarden toe te kennen aan een in de vorige menukeuze gedefinieerd vrij veld. U selecteert het veld waaraan u een waarde wenst toe te kennen en klikt op de knop 'Nieuw'. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 206 Handleiding

208 Deel 7: Extra De omschrijving mag u zelf kiezen. Zorg wel dat deze duidelijk is zodat er geen verwarring mogelijk is. Van een bestaande waarde kunt u enkel de omschrijving wijzigen. Wordt een waarde niet meer gebruikt, dan kunt u deze verwijderen. 4 Personeelsgegevens Scholen die niet met de personeelsmodule van Informat werken kunnen langs deze menukeuze de personeelsleden toevoegen. Dit is nodig voor het toekennen van klasfuncties aan de leerkrachten en voor de samenstelling van de delibererende klassenraad. Scholen die wel met onze personeelsmodule werken kunnen de gegevens van de leerkrachten hier enkel raadplegen. Het beheer ervan gebeurt langs de applicatie ipersoneel. Het invullen van deze fiche spreekt voor zich en behoeft bijgevolg geen uitleg. Wanneer u een personeelslid niet onmiddellijk terugvindt in de lijst kunt u via het vergrootglas het opzoeken versnellen. U komt in onderstaand scherm terecht: U hebt de keuze: ofwel tikt u de naam volledig in, ofwel slechts een gedeelte ervan. In het tweede geval kunt u een asterix gebruiken om duidelijk te maken dat u de leerlingen zoekt waarvan de naam INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 207 Handleiding

209 Deel 7: Extra begint of eindigt met de opgegeven lettercombinatie (bvb. VAN*). Opgelet: indien u de volledige naam ingeeft, moet u eerst de familienaam intikken gevolgd door de voornaam, al dan niet met een spatie tussen. Er wordt immers ook geen rekening gehouden met eventuele blanco's. Als u dus op zoek bent naar bvb. Jean-Marie De Decker, dan mag u zowel "De Decker Jean-Marie" als "Dedeckerjean-marie" als zoekterm opgeven. 5 Sjablonen begeleiding Bedoeling van deze menukeuze is om steeds terugkerende tekst niet telkens opnieuw te moeten ingeven via de begeleiding. Klik op 'Nieuw' om een sjabloon toe te voegen, vul een passende naam in, maak het sjabloon aan en sla op. 6 Wijzigen wachtwoord Langs deze menukeuze kunt u uw wachtwoord wijzigen. U tikt eerst het oude wachtwoord in en daarna 2x het nieuwe (de tweede maal om te controleren of u niet per abuis een letter/cijfer verkeerd had ingetikt en zodoende niet meer in het programma raakt). Merk op dat het paswoord minstens uit 6 karakters moet bestaan en 2 cijfers moet bevatten. 7 Contactgegevens Hier kunt u de gegevens bijhouden van contactpersonen die geen personeelslid zijn van uw school. Op die manier kunt u bijvoorbeeld de CLB-medewerkers die u hier hebt ingevoerd toevoegen aan de delibererende klassenraad. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 208 Handleiding

210 Deel 7: Extra Het invullen van deze fiche spreekt voor zich en behoeft bijgevolg geen uitleg. Wanneer u een contactpersoon niet onmiddellijk terugvindt in de lijst kunt u via het vergrootglas het opzoeken versnellen. U komt in onderstaand scherm terecht: U hebt de keuze: ofwel tikt u de naam volledig in, ofwel slechts een gedeelte ervan. In het tweede geval kunt u een asterix gebruiken om duidelijk te maken dat u de leerlingen zoekt waarvan de naam begint of eindigt met de opgegeven lettercombinatie (bvb. VAN*). Opgelet: indien u de volledige naam ingeeft, moet u eerst de familienaam intikken gevolgd door de voornaam, al dan niet met een spatie tussen. Er wordt immers ook geen rekening gehouden met eventuele blanco's. Als u dus op zoek bent naar bvb. Jean-Marie De Decker, dan mag u zowel "De Decker Jean-Marie" als "Dedeckerjean-marie" als zoekterm opgeven. 8 ISOS Wie niet met onze applicatie irekeningen werkt kan langs deze menukeuze de bestanden Student.txt (leerlingengegevens) en Dcgem.txt (gemeenten waaruit de leerlingen afkomstig zijn) aanmaken. Deze bestanden kunnen dan gebruikt worden in het programma ISOS van Boekhandel De Clerck. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 209 Handleiding

211 Deel 7: Extra U selecteert de scho(o)l(en) waarvoor u de bestanden wilt aanmaken en u vinkt aan of enkel de huidige leerlingen of enkel de nieuwe leerlingen of beide moeten worden overgezet. Daarna klikt u op de respectievelijke knoppen om de bestanden Student.txt en Dcgem.txt aan te maken. Nemen we als voorbeeld Student.txt: Het komt er nu op aan deze bestanden op te slaan op de door ISOS gewenste locatie (via 'Bestand' - 'Opslaan als...'). Zie ook DIS621 op de supportsite. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 210 Handleiding

212 Deel 7: Extra Deel 8: HELP U kunt steeds online hulp opvragen. In ieder onderdeel van het programma staat volgend symbool:. Als u hierop klikt, dan kan de helpfiche van het desbetreffende onderdeel opgevraagd worden. De helppagina s staan op onze webserver en deze worden geregeld up-to-date gehouden. 1 Supportsite Vindt u iets niet terug in de online Help, dan kunt u een beroep doen op onze supportsite. Van zodra u geregistreerd bent, hebt u toegang tot héél wat informatie: veel gestelde vragen over het programma u krijgt steeds alle wijzigingen in uw postvak, zodat u steeds op de hoogte blijft; u kunt discussie volgen of starten omtrent het programma met ons of met andere eindgebruikers. 2 ileerlingen Help Langs deze menukeuze kunt u de volledige Help raadplegen. 3 Info Hier vindt u het versienummer en de contactgegevens van Informat terug. INFORMAT Schoolsoftware ileerlingen 211 Handleiding