I/IIII2, '- 't I P -:... i,...,_, _ .., _, Vi., r - " '. -r.1- F. ' 1., ;,, .,c-' :, c '13:'.:' '.' .-...,..,!. MO': -' ".=';

Transcriptie

1 I I 1. z ":- "r -. 0, r.. ':1 I/IIII2, '- 't I P -:... i,...,_, _ -1.3:Ị., _ 1 '13:'.:' '.' Vi., -,.0. - : _ _.,c-' :, c r- " '. -r.1- F. ' 1., ;,,,.-....,..,!. -.. MO': -' ".='; 1 I - -.I-.1 - =1 r F Fr _. _1 1_,_..., 7,',...:2 t-' ' '..:'... 0,:,,. :,''.- 11','. --.:''. : ' '' -....:,- 7.. :i..., -,-.-,, _, il S 1,,'_, :1 '' '..,,,? _ :_ 11,- ' -', L''..,. -,. - i. ':.' :. - _ I.t _ H _s,. '...:-".:.!',.,.j., ni... i i i., II- 1 ' ' ' -..: 1, 1, -- I f -, z ! ' '... - Z. ---,, _ 1, r, 1,, i :,_, L '-, L Liz,.. : '. z -LI,,. i :.,-,.._....,...-.., _,... _.-...., II-,'",, : -,., 7: = = ---.,- : 1 '4,7 L;- 1 _, _ L. _.... II, 1 _ I I,.1 '1! c '1 c. i _,, 1.,, S.:1 1 '-' -v :,.? f '.:!-,.. '-''' '- ' -, -=,.,. ci ' il -::, : : ' r; 1..;.; z- '. - ' 'f -, "-,..ir',':,',- ' ''=.., :... s I....1 :- c '.. '-'11:. I z...v = IZ I :! U: AI..-C' r''. II z _ I :. = -. :1 =, I I,. I.. ' -I ' '' :. :...._ ''.. - i /' Z I T. '. ' - '...' I -.:.. f'. '''.. :-,! i _,...-.,,. ':. ',, 2-, T,- _. : T. : 7 7 ::-., : : _,,.... I I 1... _,...:, , r;.; :, '. 4 %, '. f,' _ ' '... '.-,. _,,,:r! _ or, r ), F. F r- _ _ r,,h., _ _,,,, _ :,:,--I- =... = 1,, 1..,, J. I..,,_.. _ I' 1.1..',, N.. _,.0 1 _.,.:,, d - 1,, _.,. _ r, e 1-.., --. -,.., - :. ;,. -.il c 1 -',1.. T',11. _, r :-.. 0: 111.;. o -. Ar -.; :;' 111?.. ' S. i. ' F f ::.. :.: '... ' ' k.-, I.,.,,',.-.1 '. ' V _, - ^ II = l' Ii -..; _.7', - _ S. '... -., z. I, L 1 - _ ; F4 ji _ I - -I s : '-':'.; '-.2 -' '.. _,-., _ '., , --: r,-''-."1, :u.,. ;,'...-. is r,. L, - 11 d :,

2 OOSTZAAN WORMERLAND Een OVER-gemeentelij GESCAND OP 2 5 APR Gemeente Oostzaan Datum : 24 april 2013 Aan de gemeenteraad van de gemeente Uw BSN Oostzaan Uw brief van Uw kenmerk Postbus 20 Ons nummer : AA WORMER Behandeld door : S. Plooijer Onderwerp : Begroting 2014 OVER-gemeenten Geachte heer/mevrouw, Met genoegen presenteren wij u hierbij de (meerjaren)begroting van de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten. De begroting is besproken en goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur op 23 april Conform de gemeenschappelijke regeling OVER-gemeenten wordt de begroting hierbij aangeboden aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten voor een zienswijzeperiode van 6 weken. Na deze periode zal de begroting vastgesteld worden door het Algemeen Bestuur van OVER-gemeenten. Gelet op de positieve berichten die zijn ontvangen omtrent de indeling, opmaak en inhoud van de begroting 2013 zijn behoudens enkele aanpassingen in tekstuele zin op grond landelijke ontwikkelingen en kleine aanpassingen in ambitie en doelstellingen geen veranderingen doorgevoerd. Financieel gezien is de begroting opgesteld met een inflatiecorrectie van 1,75% als uitgangspunt. Dit percentage ligt iets lager dan de prognose van het CPB. Daarnaast zijn enkele zaken geactualiseerd o.a. de overgang van formatie brandweer i.v.m. de regionalisering. Het effect van deze regionalisering is dat de lasten in OVER-gemeenten afnemen maar de lasten wel in de specifieke gemeentebegroting op het onderdeel veiligheidsregio toenemen. De gemeentelijke bijdrage is, na het doorvoeren van aile mutaties, opnieuw berekend. Ik verzoek u, uiterlijk 11 juni 2013, uw eventuele zienswijze op deze begroting kenbaar te maken. Deze zienswijze termijn is een week langer i.v.m de te houden vergadering van de gemeenschappelijke raadswerkgroep over een gezamenlijke zienswijze, die in de maand mei 2013 wordt gepland. Hoogachtend, het b- ur van OVER-g,- eenten voorzit P.J. Mohl OVER-gemeenten Postbus AA Wormer antwoord@over-gemeenten.n1

3 ,r -, ^;11' rṙ _ -0A_Q.';.,,,,,f-7- -rft,4:'`...;"-.1"`,7 rrr "L " 'A;'f... t, :444,.- 1,. v 'AA, J 47 4 t.r "=.-. A' )1,, '=i S.V '4.-...P.1!.6.. m '57 --Yf ;,' :,'... 5., ': ;`,',-P.' ''JC-''' '' Q1:'. ' `, 4-1:0MT'A- zric. 1' 4 as, '7, M 4-,. -A,. 1:igr,.,1T), , :-,..,-..:.!.-..:-- ifriw.. '7'..4,= -t',f,::-,--''' - I J.,:',...,4,,,, '"u-.--j, '-i'' 4'-,3,4,,_,.....,...L'P.., -., '..7,-"-' k,,,iye7,.4,:r:kr..').'''' ,:..., -,:p4 4t-L:,- 4,44.,. 4.F 74-,,..4 r, -.1-4,,: ' ' -,-.2,,:t,. -.g",!.:4-,.t.-.:ru_. - -4, -.--, 4,1frvetLIkM, : _3-,, = --dyukrtr..-, I it A.^.: e... :.. /1? a ilt-x ( '"T cr...,,, it1,v,2.i =.4.;,:::.. --,:-' '-'1 Ailsk,.,..,:,,T4514.i.....1,-,- 4a. "i"`.,..,47,- '::.'1.: ;,,ib..,:4 :`:.'.4ez-u-r--, 7 "'.i.-77:1'..za:5?,.'l -.*,:j,,i,,i 'l ; !., g?0,1a=li' -." a, a_zif, ,-...=, 'H's ';r7"-71,-ri.-ir,,i'li,-;';).="- 7,1 r,..0.-,,-..,7:,...ryi,-. '.;;J:,:vr,v, V -..,: '---,'?F, ' ' r ut.-t -'-z.*,,,, -:;4 ;EL,, '.: --q-ist-,,'. 4."-.;-.. j ft ft 0'14' c. r t..tal. :, !C,',.-L.A1-,-!--L-.;Z.1- -1, A,,,4;.7. ;,. 44%,,,'..;' 4 -, t'r ;?,,!`,..,,,,,04,.....,, iii -Igr? -'., ','.',).Z.L4,,-! -,,..,,, i.k,-r', ,,9.,.. ig o',.,, '*.,, ;,-,..,. --,-.: -7,.----,,,...-4, , 4 i L.,_. -ri -7,:y,,--,.,c; r }.,.., -t-,',',r-.2.,,,t-0=`,-, :ev.,., A....!::,, p...11!tl y,;t,..,,,. - Kr,.1,2.tc f,.-.4-,,,..) g.. ---' tt, 51..i-C4:;',., 't' 4-i 7.71=Vril,:4 - ''':-'-U:-4'.,: `',".:' ' Li-,..r,' -.,_= ,-._...c.,...-t4., 3:- c7., L_,:,,...:.--1,... -t-,.,...1m.:- -..1, ' 4 1;7 ft c- 6-. e.! ft f!, rt JT rii. ',. 7471,F, -.L,'," rak. votiosio...w7.4.,'s,,- ic%.14 r!, - `--"" e,y,i..'-`q"'s t -4..C.71;:r..7.,s_e; 1,6,;2,1L i.1.- '-. 4.% 711j 4,.,.,;- te ji trg 'Ir

4 BEGROTING OVER-gemeenten OOSTZAAN WORMERLAND

5 I I I I. - L ' E- r 4. : 1.1,-1 I -,, '. ti I I )1/110C'7.- _,- -; - ' " r: ;IV : ".71 I I I 2 r.+f I Z11 ' -,, 7, :, _ - - = ' r- r [, _ - ii._ 1. ';, I I i; 1 7 r, e F = e' 1 r,, p. J _H. ' t. _, -...,..-,L'. 7 1-,.:-1" rat; :1, C '. - "AA - :2,.;_,;",. - -I% M'k- 7..1;.. I. L..). Li, ; 411.

6 Hierbij bieden wij u de meerjarenbegroting van OVER-gemeenten aan. In de meerjarenbegroting laten we zien wat OVER-gemeenten gaat doen in 2014 en kijken we kort terug op de behaalde resultaten. Als het gaat om onze manier van werken, het gebruik van sociale media in onze dienstverlening en het Persoonlijk Arbeidsvoorwaardenbudget staat OVER-gemeenten regelmatig in de belangstelling. In het najaar van 2012 stond OVER-gemeenten samen met Rijkswaterstaat en het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de finale van Overheidsorganisatie 2.0. Deze prijs, een initiatief van het platform Ambtenaar 2.0, wordt jaarlijks uitgereikt aan de meest innovatieve overheidsorganisatie van het jaar. Onze nominatie en finaleplaats geeft aan dat OVER-gemeenten nu at wordt gezien als een vernieuwende overheidsorganisatie. En dat is lets waar we als relatief kleine organisatie trots op orogen zijn. Vanzelfsprekend is innovatie voor OVER-gemeenten geen doel op zich. We zien het vooral als een middel om invulling to geven aan de ambitie en het realiseren van de visie van OVER-gemeenten. Het sturen vanuit visie, ambitie en waarden is de basis waarmee we onze moderne organisatie richting geven. Bij de start van OVER-gemeenten is de ambitie bepaald: Klantgerichte dienstverlening, Professionaliteit, Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt en Bedrijfsvoering. In deze begroting kunt u lezen wat wij op deze vier punten ondernemen. Namens het Dagelijks Bestuur van OVER-gemeenten, Paul Mohlmann Voorzitter

7 INHOUD OVER-GEMEENTEN 2 Missie 2 Visie 2 Kernwaarden 2 Ambitie 2 Organisatie 4 Gehanteerde uitgangspunten begroting 4 DIENSTVERLENING 5 Bestuurlijke kaders en dienstverleningsconcept 5 Wat gaan we doen in 2014? 6 VERGROTEN PROFESSIONALITEIT 10 Wat gaan we doen in 2014? 10 AANTREKKELIJKHEID OP ARBEIDSMARKT / 13 GOED WERKGEVERSCHAP 13 Wat gaan we doen in 2014? 13 BEDRIJFSVOERING 19 Wat gaan we doen in WAT KOST HET? 21 Verschillenanalyse 21 GEREALISEERDE EFFECTEN SAMENWERKING 23 PARAGRAFEN 24 Paragraaf Weerstandsvermogen 24 Paragraaf Bed rijfsvoeri ng 25 Paragraaf Verbonden partijen 25 Paragraaf Financiering 25 1

8 OVER-GEMEENTEN Missie "Wij ondersteunen gemeentebesturen om innovatief en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en producten te leveren aan inwoners, bedrijven en instellingen. Gemeenten zijn op deze manier in staat hun doelen te verwezenlijken." Visie 41111DONS CONCEPT In 2020 zijn wij: Een vraaggestuurde dienstverlener Een toegangspoort tot de overheid Een aantrekkelijke werkgever Een innovatieve, `anders' denkende organisatie Een aantrekkelijke partner UITGIMS.VV/IIIN SAME.EAKING Kernwaarden Plezierig en passievol werkgeverschap Innovatie en flexibiliteit Praktisch en pragmatisch (KISS = niet moeilijker maken dan het is) Betrouwbaar, (een partner waarop je kunt bouwen) Samen OVER rt Ambitie Klantgerichte dienstverlening: Wij bieden dienstverlening op maat. De diversiteit in behoeften van klanten staat centraal. Wij kennen onze klanten en werken mee aan oplossingen. Wij doen dit door de vraag achter de vraag te achterhalen en op een eenvoudige en snelle manier klanten te helpen Bedrijfsvoering: Wij beheersen onze processen en optimaliseren deze doorlopend. OVER op GA Hierbij bewaken we de balans tussen structureren en ruimte om te innoveren. Wij doen dit met informatie die ons in staat stelt Infografic OVER concept om overzicht te houden, belangen of te wegen en beslissingen zorgvuldig te nemen 2

9 Professionaliteit: Wij werken op een manier die ons in staat stelt om waar te maken wat wij zeggen. Dit betekent dat wij alien onze rot pakken om het gewenste resultaat te bereiken. Wij doen dit door het waarderen van vakmanschap. Wij handelen met passie binnen de speelruimte die we hebben. Wij weten wie we nodig hebben om samen onze doelstellingen te realiseren Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt: Wij zijn een innovatieve organisatie die medewerkers inspireert om het beste van zichze/f te latera zien. Medewerkers voelen vertrouwen en dragen met trots bij aan het succes van de organisatie. Wij doen dit door medewerkers de vrijheid te geven om het werk zeif te organiseren en verwachten dat zij verantwoordelijkheid semen voor het resultaat. Plezier in het werk, kennis delen en ontdekken staan voorop a. klantgerichte dkristveriening h.?mandan b. Strati% le an Wield. bedrijfsvoering e. slegvaardigheld kt suuctuur f. cultuur - Wortnetland e. aantrekketultheld op arbeldstnarla - 00St Arnbitienlveao 2015 * start d professionalltelt rood *ad am} nu vald dirt - ev woe' Spinnenweb Ambitieniveau

10 Organisatie Dienstverlening Beleid en Regie Organigram OVER-gemeenten Gehanteerde uitgangspunten begroting Bij het opstellen van de begroting 2014 hebben we de volgende uitgangspunten gehanteerd: In de cijfers gaan we uit van bestaand beleid; We passen hier een inflatiecorrectie op van 1,75%, conform de verwachting van het CPB in maart 2013 voor de verwachte prijsstijgingen in 2014; Voor ICT investeringen hanteren we een afschrijvingstermijn van 3 tot 5 jaar, en een omsiagrente van 5%; De nieuwe ontwikkelingen worden afzonderlijk beschreven in een apart hoofdstuk; Nieuw beleid kan alleen als er staand beleid wordt geschrapt. 4

11 DIENSTVERLENING Bestuurlijke kaders en dienstverleningsconcept OVER-gemeenten werkt met het dienstverleningsconcept 'Op weg naar vraaggestuurde dienstverlening' als richtinggevend kader. Het dienstverleningsconcept is de ieidraad voor de planmatige ontwikkelingen van de dienstverlening in de beide gemeenten. In het dienstverleningsconcept zijn voor 2015 de volgende uitgangspunten vastgelegd: De burger kan kiezen op welke manier hij zaken doet met de gemeenten Alle contactkanalen zijn beschikbaar De burger hoeft zijn gegevens maar 1 x aan to leveren De burger weet waar hij terecht kan en wordt niet van het kastje naar de muur gestuurd De burger heeft inzicht in de status van zijn aanvraag De burger heeft recht op juiste, volledige en actuele informatie op maat Vanaf de start van OVER-gemeenten hebben we gewerkt aan het verbeteren van de dienstverlening. In 2011 hebben we de benchmark 'Waar staat je gemeente gebruikt als eerste meting van de klanttevredenheid van de inwoners van de aangesloten gemeenten Oostzaan en Wormerland. De klanttevredenheid van de inwoners van de beide gemeenten is de afgelopen jaren gestegen. De klantwaardering in de gemeente Oostzaan is gestegen van een 6,6 naar een 7,6. In Wormerland van een 7,6 naar een 7,8. Het landelijk genniddelde is een 7,6. We zijn er trots op dat we dit hebben gerealiseerd in de periode dat we ook druk bezig waren met het vormgeven van de organisatie , , ,6 7,5 7, ,6 1, cijfers klanttevredenheid 2007 t/m Dienstverlening Wormertand -a-- DiensIvedening Oostzaan Deze begroting is opgesteld in april De benchmark Waar staat je gemeente is gepland voor najaar De herijking van het dienstverleningsconcept is nog niet uitgevoerd. 5

12 Een greep uit de resultaten op het gebied van dienstverlening: Introductie dienstverlening op afspraak Webcare Procesherontwerp toegepast op vijf processen Afhandeling lokale belastingvragen door KCC Voorbereiding gekantelde werkwijze Wmo: keu kentafelgesprekken Verruimen openingstijden om producten of te halen Inrichten WMO loket waardoor inwoners weer bij hun eigen gemeente terecht kunnen met hulpaanvragen Kwaliteitshandvest Herijking dienstverleningsconcept Kwaliteitshandvest iinisan) a (1146.1) ft I * 10, At PLaat "Kwaliteitshandvest" zie bijlage 2 Wat gaan we doen in 2014? Vervolgstappen 2014 en verder Medio 2011 is het i-nup, de overheidsbrede implementatieagenda voor dienstverlening en e-overheid, namens Rijk, gemeenten en andere overheidspartners vastgesteld. Het i-nup bouwt voort op het NUP (Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e- overheid) en beschrijft de resultaatverplichtingen die (onder meer) gemeenten uiterlijk 1 januari 2015 behaald dienen te hebben op het gebied van e-overheid, basisregistraties en standaardisatie. Op de online Interactieve Stelselplaatl is te zien hoe de verschillende basisregistraties onderling meer dan twintig verbindingen met elkaar hebben. De landelijke stand van zaken en actuele planning met betrekking tot het leggen van de relaties en het doorleveren van gegevens wordt ook in deze plaat weergegeven. Medio 2013 is een uitvoeringsprogramma dienstverlening vastgesteld met daarin een toekomstbestendig en klantgericht Klantcontactcentrum (KCC) concept. Dit is vertaald in een routekaart voor 3 jaar, waarin ook de gewenste investeringen op ict gebied zijn opgenomen. In 2014 gaan we onder meer aan de slag met: Verdere implementatie zaakgericht werken Procesherontwerp 6

13 KCC ontwikkeling Dienstverlening op afspraak Uitbreiden van digitale producten Basisregistratie Personen Basisregistratie Grootschalige Topografie Voorbereiding uitvoering decentralisaties Zaakgericht werken Zaakgericht werken is een werkwijze waarmee we een efficiente en tijdige afhandeling organiseren en de burger zeif inzicht heeft in de status van de afhandeling van zijn aanvraag. In 2013 hebben we een nieuw zaaksysteem aangeschaft en een start gemaakt met het inrichten daarvan voor de processen postregistratie en WMO. In 2014 gaan we meer processen inrichten waarbij we een keuze maken voor die processen die in 2013 zijn herontworpen op basis van de LEAN-methode zoals subsidies en verstrekking bijzondere bijstand. Procesherontwerp In 2013 hebben we een pilot voor procesherontwerp uitgevoerd, waarbij vijf processen (Wmo, omgevingsvergunning, subsidies, bestuurlijke besluitvorming en bijzondere bijstand) zijn aangepakt. Met behuip van de leanmethodiek herontwerpen de medewerkers de werkprocessen met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te vergroten en de doorlooptijden te verkorten. Hiermee richten we de processen klantgerichter en slimmer in. Het resultaat van de pilot verantwoorden we in de zomerrapportage In 2014 gaan we aan de slag met vijf andere processen. KCC ontwikkeling Media 2013 is het Dienstverleningsconcept 'Op weg naar vraaggestuurde dienstverlening' herijkt. De gemeentebesturen van beide gemeenten hebben hier het kwaliteitsniveau van hun lokale dienstverlening bepaald, en eventueel keuzen gemaakt in de mate waarin klanten warden gestimuleerd om zoveel mogelijk gebruik te maken van het meest efficiente en effectieve kanaal (kanaalsturing). Uitgangspunt in de organisatie van het KCC blijft: medewerkers zijn bij verschillende loketten inzetbaar; overbrengen van eenvoudige producten en de informatievoorziening naar de 1e lijn; zoveel mogelijk producten klaar terwijl u wacht. Dienstverlening op afspraak Bij klantgerichte dienstverlening hoort tegenwoordig ook dat de klant zeif bepaalt wanneer hij naar de gemeente komt. Bovendien is het inzetten van het werken op 7

14 afspraak een mooi instrument om de wachttijden te verminderen. Voor de bedrijfsvoering betekent werken op afspraak een verbetering voor het inroosteren van medewerkers. Dienstverlening op afspraak betekent ook meer huisbezoeken. Basisregistratie Grootschalige Topografie De Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) is een gedetailleerde digitale kaart van heel Nederland. Daarin worden alle objecten als gebouwen, wegen, water, spoorlijnen en groen op een eenduidige manier vastgelegd. Als de kaart klaar is, dan kunnen alle overheden deze gebruiken als ondergrond voor uiteenlopende doelen. De BGT is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. Basisregistraties maken eenmalig inwinnen en meervoudig gebruik mogelijk. Door de gegevens in de BGT eenduidig op te slaan, zijn ze herbruikbaar voor alle overheidsorganisaties die deze gegevens nodig hebben. Opnieuw inwinnen of intekenen van dezelfde gegevens is dus niet meer nodig. Voor uitvoering van de BGT, Wet kenbaarheid publieksrechtelijke beperkingen (Wkbp) en basisregistratie ondergronden (BRO) is in 2013 in regionaal verband een opdracht geformuleerd om gezamenlijk te onderzoeken of de ontwikkeling en het beheer van deze wettelijke verplichtingen regionaal kan worden uitgevoerd waarbij de gemeente Purmerend - zoals ook reeds bij de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) het geval is - eventueel de beheertaak op zich kan nemen. Basisregistratie Personen Voor 1 juli 2015 dienen de gemeenten Oostzaan en Wormerland aangesloten te zijn op de Basisregistratie Personen (BRP). De lokale GBA-bestanden van beide gemeenten gaan daarbij op in een grote, door het Rijk beheerde basisregistratie. Dit is een omvangrijke operatie die gepaard gaat met het verder reduceren van dubbele opslag van gegevens. Dit heeft ook grote gevolgen voor de informatiehuishouding van beide gemeenten en de systemen waarop deze zijn gebaseerd. De gemeenten moeten de gegevens die betrekking hebben op hun eigen inwoners in de BRP gaan bijhouden in een nieuw systeem, de zogenaamde burgerzakenmodule. De extra functionaliteiten die aan de huidige GBA-systemen zijn gekoppeld om de dienstverlening (o.a. rijbewijzen, paspoortuitgifte) en de bedrijfsvoering (o.a. onderzoeks- en naturalisatiedossiers) ondersteunen, zijn niet voorzien in de burgerzakenmodule en moeten opnieuw worden ingekocht met mogelijk een aanbestedingsprocedure. Klantgerichte dienstverlening en uitbreiden digitale producten Om kianten de mogelijkheid te bieden om 24 uur per dag I 7 dagen per week antwoorden te kunnen vinden op vragen die zij hebben over gemeentelijke producten wordt de informatievoorziening op onze websites verder verbeterd, en de vindbaarheid van producten vergemakkelijkt. Daarnaast breiden we het aantal digitaal aan te vragen 8

15 producten uit met minimaal 10. Naast het digitaal optimaliseren van onze dienstverlening is ook de fysieke vormgeving van ons KCC-dienstverleningsconcept een belangrijk punt van aandacht. Uitgangspunt is dat wij onze dienstverlening Iokaal aanbieden. Wij vertalen ons dienstverleningsconcept naar een klantgerichte en vernieuwende gemeentewinkel-formule. 00- Voorbereiding uitvoering Decentralisaties Gemeenten krijgen de komende jaren een groot aantal nieuwe taken in het maatschappelijke domein. De gemeenten Wormerland en Oostzaan worden vanaf 2014 verantwoordelijk voor de re-integratie en participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, en wordt vanaf 2015 ook verantwoordelijk voor de totate jeugdzorg en voor de ondersteuning, begeleiding en verzorging van mensen met een beperking. Voor de overheveling van taken op het gebied van jeugdzorg en de Wmo treft OVERgemeenten in 2014 voorbereidingen om deze taken vanaf 2015 adequaat in onze dienstverlening to kunnen integreren. Meer over onze visie op dienstverlening: 9

16 VERGROTEN PROFESSIONALITEIT 110 Wat gaan we doen in 2014? In 2014 gaan we aan de gang met: Slim samenwerken in Zaanstreek-Waterland Pre mediation vervolg Control Kwaliteitsmanagement Relatie bestuur OVER-gemeenten Onderzoeken 212 en 213a Kwaliteit raadsvoorstellen Programmatisch werken Slim Samenwerken in Zaanstreek-Waterland Door de 3 decentralisaties is de samenwerking in de regio is versterkt. Ook de verplichte regionalisering van de brandweer heeft ertoe geleid dat actief onderzocht wordt of en op welke wijze ondersteunende taken gezamenlijk kunnen worden uitgevoerd. Op het gebied van vastgoedinformatie is ook onderzoek gestart naar mogelijkheden het beheer gezamenlijk uit to voeren, zoals dat ook bij de basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) al gebeurt. OVER-gemeenten doet actief mee aan deze ontwikkelingen. Pre mediation vervolg OVER-gemeenten heeft vanaf 2012 een pilot gedraaid met pre mediation. De resultaten van die proef zijn zeer bemoedigend. Zowel bezwaarmakers als medewerkers zijn positief over de nieuwe werkwijze. De toepassing van pre mediation heeft geleid tot de intrekking van een groot aantal bezwaarschriften. In de periode tot 2014 lag de focus vooral op de toepassen van mediation bij handhavingszaken. Vanaf 2014 willen we de focus meer verleggen naar de voorkant van het proces. We beginnen dan met invoering bij WMO en vervolgens bij vergunningen Control Voor de bedrijfsvoering is het opstellen van een intern controleplan van belang geweest voor het uitvoeren van controles op de processen bouwvergunningen, WMO, kasmutaties en controle op de salarissen en personele kosten. Ook is de informatieverstrekking richting budgetbeheerders gestructureerd en worden periodiek budgetoverzichten verstrekt. Het uitvoeren van de p&c cyclus is in 2013 volgens planning verlopen. 10

17 Het verder in control komen is een proces dat meerdere jaren beslaat. Op basis van de managementletter en de adviezen daarin leggen we het Dagelijks Bestuur jaarlijks een verbeterplan voor. Kwaliteitsmanagement De kwaliteitsregisseur is verantwoordelijk voor het monitoren en verder uitbreiden van het kwaliteitshandvest. De opgave voor de kwaliteitsregisseur is om op een creatieve manier management en medewerkers feedback te geven over de behaalde resultaten en ze te verleiden om zelf verbeteringen voor te stellen. De kwaliteitsregisseur heeft een onafhankelijke positie in de organisatie. Relatie bestuur OVER gemeenten AB en DB OVER-gemeenten Jaarlijks komen we tenminste 6x met het DB en 4x met het AB bij elkaar. In 2014 kunnen we de aanbevelingen verwerken uit de gehouden evaluatie in Als start voor de nieuwe periode na de verkiezingen zullen we met een apart programma komen voor de nieuwe DB- en AB-leden. Gemeenteraden In 2013 hebben we de begroting en jaarrekening besproken in de gezamenlijke raadswerkgroep ter voorbereiding van de raadsbehandelingen. Doel van de agendering is te komen tot een gezamenlijk gedragen advies. Voor 2014 stellen we voor om deze ingezette werkwijze voort te zetten. In het eerste kwartaal van 2014 besteden we aandacht aan de in 2013 gehouden evaluatie van de GR OVER-gemeenten. Als start voor de nieuwe periode na de verkiezingen komen we met een apart programma voor de gemeenteraden. Colleges Per gemeente maken we een overdrachtsdossier dat de nieuwe collegeleden van beide gemeenten kunnen gebruiken bij het inwerken. Daarnaast stellen we een introductieprogramma op waarin aandacht wordt besteed aan werkwijze, opleiding en cultuur. Onderzoeken 212 en 213a De controller neemt de regie op de tijdige uitvoering van deze verplichte onderzoeken. Dienstverlening aan raden In 2013 is in samenspraak met raadsleden uit de beide gemeenten een nieuw format ontwikkeld voor de raadsvoorstellen. De directie ziet toe op het goede gebruik van dit 11

18 format. In 2014 willen we normen opstellen voor het tijdig afhandelen van vragen en gedane toezeggingen aan de gemeenteraden. Deze gemaakte afspraken gaan we monitoren. Programmatisch werken In 2013 is een voorzichtige start gemaakt met het resultaat gericht organiseren. Ons uitgangspunt is dat we slim organiseren en samenwerken. In 2014 willen we het onderwerp Goed Werknemerschap op programmatische wijze uitwerken. Ook willen we uit de beide college-/raadsprogramma's een onderwerp programmatisch uitvoeren. 12

19 AANTREKKELIJKHEID OP ARBEIDSMARKT / GOED WERKGEVERSCHAP Wat gaan we doen in 2014? In 2014 gaan we aan de gang met: Onze manier van werken Resultaatgericht werken Evaluatie competenties Huisvesting Kennis delen en laboratorium regio Great place to work Ehrm Strategische personeelsplanning Persoonlijk arbeidsvoorwaardenbudget Inzetbaarheid medewerkers Onze manier van werken ONZE MANIER VAN WERKEN De afgelopen jaren heeft OVER-gemeenten doorlopend gewerkt aan het moderniseren van de DE BURGER VERANDERT === 11:10=111 NET WERKEN VERANDERT manier waarop wij ons werk doen. Hierbij is vaak de term Het Nieuwe Werken gevallen. Inmiddels hebben wij een eigen manier van werken ontwikkeld waarin we resultaten boeken door vertrouwen, vrijheid en verantwoordelijkheid centraal to zetten. De wereld blijft veranderen en daarmee ook onze manier van werken. Ook in 2014 blijven we ons dagelijks afvragen of zaken slimmer kunnen. Het ieel:www =1111i MM 'NMI Ilk amosisti=cfimimilimme MENTAAL DIGITAAI FYSIE1( 11 11: I I 9A sturen vanuit visie, ambities en waarden wordt "Onze manier van werken", zie bijlage 3 steeds meer de basis waarmee we onze moderne organisatie richting geven. Het vertalen van deze beginselen naar de praktijk is een uitdaging waarbij oog voor diversiteit belangrijk is. Van iedere medewerker en leidinggevende wordt verwacht dat hij of zij op het eigen niveau de vertaling naar het werk maakt. Vanuit gemeenschappelijk doelen geven medewerker en leidinggevende samen vorm aan de manier waarop en het tempo waarin we daar invulling aan geven. 13

20 Resultaatgericht werken Onze manier van werken is gebaseerd op vertrouwen in medewerkers en het bieden van vrijheid in de manier waarop zij hun werk organiseren. Dit maakt ons een aantrekkelijke organisatie om voor te werken. Vrijheid en vertrouwen zijn in onze manier van werken onlosmakelijk verbonden met het resultaatgericht werken waarin medewerkers hun verantwoordelijkheid nemen bij het realiseren van de afgesproken resultaten en het ontwikkelen van competenties op individueel niveau. In 2011 zijn we met behulp van de Performance Management Cyclus resultaatgericht gaan werken. Bij de start hebben we onszelf 3 jaar de tijd gegeven om het resultaatgericht werken in de vingers te krijgen. We hebben onszelf daarmee geen eenvoudige opdracht gegeven. Resultaatgericht werken beheers je niet van de een op de andere dag, het is een leerproces. In 2014 evalueren we de twee leerjaren die achter ons liggen en bepalen we of en waar de koers moet worden bijgesteld. Bovendien registeren manager en medewerker in 2014 vanaf het eerste gesprek in de gesprekkencyclus de resultaten in ons digitale E-HRM platform. Uit een enquete van de ondernemingsraad die in het eerste kwartaal van 2013 is gehouden, blijkt dat we op de goede weg zijn met resultaatgericht werken. ambitie 7 8 V Afdelingsdoelen Individuele resultaten uale)insaj *JPA taave4 Samenhang PMC en ambitie Evaluatie competenties In 2011 hebben leidinggevenden en medewerkers de competenties voor de organisatie en functiefamilies bepaald. De 3 organisatiecompetenties en 18 functiecompetenties vormen samen ons functiewoordenboek dat bij het resultaatgericht ontwikkelen wordt gebruikt. Door competenties te kiezen, geven we prioriteit aan de aandachtsgebieden waarop wij ons als organisatie en medewerkers willen ontwikkelen. Dit doen we vanuit de 14

21 onderliggende gedachte dat het ontwikkelen van medewerker en organisatie bijdraagt aan het halen van de gestelde doelen. OVER-gemeenten!evert in een dynamische omgeving haar producten en diensten. Verandering is aan de orde van de dag. Dit vraag om het periodiek evalueren van de keuzes die we hebben gemaakt. In 2014 evalueren we met onze medewerkers het OVERgemeenten competentiewoordenboek. Het doel is dat de richting waarop wij ons ontwikkelen, in lijn blijft met de actuele ontwikkelingen waarop wij een antwoord willen hebben. Huisvesting De manier waarop wij werken is aan verandering onderhevig. Dat heeft ook zijn weerslag op onze eisen aan de fysieke werkomgeving. De werkomgeving is van invloed op de prestaties van medewerkers. Sams is er behoefte aan een stille plek, terwijl op een ander moment juist een inspirerende ruimte nodig is waarin collega's tot creatieve oplossingen kunnen komen. In het vierde kwartaal van 2013 is door het bestuur van OVER-gemeenten een plan voor de huisvesting vastgesteld. Voor 2014 stellen we voor om door te gaan met de praktische aanpak waarmee we de werkruimtes bekijken en veranderen. Naast de aanwezige flexplekken en vaste kamers voegen wij activiteitgebaseerde ruimtes toe. Een enthousiaste groep medewerkers maakt het mogelijk om op eigen kracht en tegen minimale kosten de werkomgeving te ontwikkelen. Tegelijkertijd kijken we in 2014 kritisch naar het gebruik van de twee gemeentehuizen in zijn geheel. De ontmoetingsfunctie van het kantoor wordt belangrijker terwijl we het schrijven van een beleidsnotitie soms ook thuis doen. Dit maakt de behoefte aan kantoorruimte anders dan dat we van oudsher gewend zijn. Wanneer dit actueel wordt en daar behoefte aan is, leveren wij de besturen een visie op de huisvesting van OVERgemeenten. Dit doen we uiteraard in het licht van de actuele financiele en bestuurlijke situatie op dat moment. Kennis delen en laboratorium regio De context van OVER-gemeenten is een veranderde wereld waarin steeds meer behoefte is aan samenwerking en kennisuitwisseling. Tegelijkertijd is er gewoonweg minder geld. OVER-gemeenten moet efficienter werken in een maatschappij waarbij het aantal samenwerkingsverbanden alleen maar toeneemt. Daar komt nog eens bij dat taken door de Rijksoverheid op afstand worden geplaatst en waar nodig worden uitbesteed. Te midden van deze toenemende complexiteit en 'vernetwerkte' samenleving doet onze professionele medewerker zijn werk. 15