Stand van Zaken Coördinator Diensten n.a.v. GEAR 2013

Transcriptie

1 Stand van Zaken Coördinator Diensten n.a.v. GEAR 2013 Huisartsopleiding Leiden Public Health en Eerstelijnsgeneeskunde S.O. KLAPWIJK-STRUMPHLER 23 MAART 2016

2 Huisartsopleiding Leiden Kwaliteitsverbeterplan Coördinator Diensten Organisatie: Afdeling: Adres: Titel: Onderdeel: Auteur(s): Houder: Beheerder: Bestandsnaam en pad: Leids Universitair Medisch Centrum PHEG - Huisartsopleiding Postbus RC Leiden, Kwaliteitsverbeterplan Coördinator Diensten Beleid Huisartsopleiding S. Klapwijk-Strumphler Coördinatieoverleg W. de Ruijter C:\Users\mlmschuivens\Desktop\Kwaliteitsverbeterplan Coördinator Diensten.doc Versie: 1.0 Gemaakt op datum: Status: Definitief Actualisatie op datum: Autorisator: Coördinatie Overleg Autorisatie op datum: Pagina s: 1-6

3 Kwaliteitsverbeterplan coördinator diensten Versie 0.2 datum Kwaliteitsverbeterplannen Huisartsopleiding LUMC 2014 Kwaliteitsverbeterplan Coördinator Diensten (betreft leren dienstdoen op de post) Inleiding Het dienstdoen op de post zorgt ervoor dat de aios leert om zelfstandig verschillende handelingen uit te voeren en zelfstandig verschillende situaties op te lossen. Op deze manier beschikt de aios aan het einde van de opleiding over de competenties om zelfstandig dienst te doen. Huidige situatie Uit het GEAR rapport (verslag audit Huisartsopleiding LUMC) komt naar voren dat de rol van de opleidingscoördinator op de huisartsenpost (HAP) zowel bij aios als opleiders onvoldoende bekend is. Er is een opleidingscoördinator op enkele huisartsenposten (niet duidelijk is of die er daadwerkelijk zijn en hoe zij hun werkzaamheden invullen). Daarnaast is er binnen de Huisartsopleiding sprake van een coördinator diensten (voorheen Marinella Langendoen, zij heeft deze taak heeft overgedragen aan Sophie Klapwijk- Strumphler). Wat betreft de rol coördinator diensten is er nog onduidelijkheid voor de HAP s, de opleidingscoördinatoren op de HAP, de groepsbegeleiders, de opleiders en de aios. Het is nog niet duidelijk bij wie ze terecht kunnen met vragen rondom het dienstdoen op de post. Definities Opleidingscoördinator op de HAP: Ter borging van de kwaliteit van de Huisartsopleiding Leiden is een aparte functionaris verantwoordelijk voor de coördinatie van de opleiding van aios op de huisartsenpost. De opleidingscoördinator op de HAP fungeert als een verbindingspersoon tussen de bij de opleiding van de aios op de post betrokken partijen (opleiders, aios, huisartsenpost, opleidingsinstituut). Coördinator Diensten: De coördinator Diensten onderhoudt contacten met alle opleidingscoördinatoren op de huisartsenposten behorende bij de Huisartsopleiding Leiden. Dit zijn 5 huisartsenposten. De bedoeling is dat deze coördinator Diensten alle posten een keer per jaar bezoek. Met behulp van een format van de SBOH wordt er op verschillende punten gekeken of alles naar behoren loopt. Gewenste situatie Wat betreft de rol coördinator diensten is er duidelijkheid voor de HAP s, de opleidingscoördinatoren op de HAP, de groepsbegeleiders, de opleiders en de aios. Het is duidelijk bij wie ze terecht kunnen met vragen rondom het dienstdoen op de post. Pagina 2 van 6

4 Kwaliteitsverbeterplan coördinator diensten Versie 0.2 datum Doelen: 1. Goede contacten met de directeuren van de HA posten. 2. Een duidelijke begeleidingsstructuur voor opleidingscoördinatoren op de HAP. 3. Groepsbegeleiders maken gebruik van de Leidraad diensten. 4. Opleiders maken gebruik van de Leidraad diensten en weten wie ze moeten benaderen bij vragen. 5. Voor de AIOS is de informatie duidelijk. Activiteiten: 1. Verzamelen van alle gegevens van de huisartsenposten en contactpersonen. Deze mailen en op de hoogte stellen van de nieuwe coördinator diensten. Coördinator diensten bezoekt alle directeuren en overlegt, hierbij wordt gebruik gemaakt van de checklist. 2. Verzamelen van gegevens van de opleidingscoördinatoren op de HAP. Deze mailen en op de hoogte brengen van de nieuwe coördinator diensten. Coördinator diensten verzorgt een overleg met alle opleidingscoördinatoren op de HAP als groep en per individu. Er wordt gekeken naar de taakomschrijving van de opleidingscoördinatoren op de HAP en deze bijeenkomst wordt gezien als een startbijeenkomst voor verdere uitwisseling en om te bespreken welke ondersteuning gewenst is. 3. De staf wordt betrokken bij de mogelijkheden van de coördinator diensten en het gebruik van de aanwezige documenten. Hiervoor zal de onderwijsstaf in het najaar gebruikt worden. 4. De opleiders zullen worden betrokken in de reglementen en mogelijkheden via zowel het instituut (coördinator diensten), de opleidingscoördinatoren op de HAP, de huisartsenpost, de groepsbegeleiders en uiteraard ook door de AIOS zelf. 5. De AIOS kunnen de nodige documenten raadplegen via Blackboard. Resultaat: 1. Geregeld contact met de directeuren van HAP en jaarlijks bezoek 2. Samenwerking tussen de opleidingscoördinatoren op de HAP onderling en kwartaal bijeenkomsten met de coördinator diensten. De lijnen worden korter 3. Groter draagvlak en kennis van de implementatie AIOS op de post bij de staf. 4. Contact tussen opleidingscoördinatoren op de HAP en opleiders en Leidraad diensten wordt goed gebruikt door opleiders. 5. Door het goed vindbaar zijn van het materiaal zullen AIOS hier beter gebruik van maken. Tijdspad 2014 Stap 1 en 2: april, mei juni Stap 3 en 4: augustus, september, oktober Stap 5: november, december. Pagina 3 van 6

5 Kwaliteitsverbeterplan coördinator diensten Versie 0.2 datum HO LUMC Kwaliteitsverbeterplan Titel Verbeterplan Coördinator diensten (betreft het leren dienstdoen op de post) Afdeling PHEG-Huisartsopleiding Eigenaar Sophie Klapwijk-Strumphler Datum Versie 0.3 Onderwerp van het verbeterplan Coördinator diensten functie en actieplan Domein en subdomein Domein 4 Leeromgeving 4b Onderwijs & begeleiding op de huisartsenpost Motivatie van de keuze voor het onderwerp Coördinator diensten was niet duidelijk aanwezig wat wel wenselijk is. Die is aangesteld en gaat nu contacten verbeteren Beschrijving situatie Huidige situatie Gewenste situatie/concreet verbeterdoel (SMART) 1. Geen contact met directeuren HAP 1. Geregeld contact met de directeuren HAP en jaarlijks bezoek 2. Geen duidelijk contact met de opleidingscoördinatoren op de HAP 3. Gering draagvlak en kennis van implementatie AIOS op de post 4. Geen contact met instituut en opleidingscoördinatoren op de HAP 5. Niet duidelijk waar AIOS al het benodigde materiaal en richtlijnen kunnen vinden 2. Samenwerking tussen de opleidingscoördinatoren op de HAP onderling en kwartaal bijeenkomsten met de coördinator diensten. Lijnen worden korter 3. Groter draagvlak en meer kennis over de implementaties AIOS op de post bij de staf. 4. Contact tussen opleidingscoördinatoren op de HAP en opleiders aanwezig en Leidraad diensten wordt goed gebruikt door opleiders. 5. Door het goed vindbaar zijn van het materiaal zullen AIOS hier beter gebruik van maken. Pagina 4 van 6

6 Kwaliteitsverbeterplan coördinator diensten Versie 0.2 datum Plan van aanpak Projectorganisatie Naam Afdeling Projectrol Sophie Klapwijk-Strumphler PHEG Coördinator diensten Hoofdactiviteiten Wie Wanneer Status 1. Verzamelen alle gegevens van de huisartsenposten en contactpersonen. Deze mailen en op de hoogte stellen van de nieuwe coördinator diensten. Coördinator diensten bezoekt alle directeuren en overlegt, hierbij wordt gebruik gemaakt van de checklist. 1. Sophie en secretares se 1. April Mei Juni 1. Medio april: lijst gegenereerd, directeuren, opleidingscoördinatoren op de HAP op de hoogte, afspraken gemaakt. 2 posten bezocht 2 posten afspraak Status dec: Alle posten bezocht 2. Verzamelen van gegevens van de opleidingscoördinatoren op de HAP. Deze mailen en op de hoogte brengen van de nieuwe coördinator diensten. Coördinator diensten verzorgt een overleg met alle opleidingscoördinatoren op de HAP als groep en per individu. Er wordt gekeken naar de taakomschrijving van de opleidingscoördinatoren op de HAP en deze bijeenkomst wordt gezien als een ondersteunende bijeenkomst. 3. De staf wordt betrokken in de aanwezige documenten en mogelijkheden. Hiervoor zal onderwijsstaf in het najaar voor gebruikt worden. 4. De opleiders zullen worden betrokken in de reglementen en mogelijkheden via zowel het instituut (coördinator diensten), de opleidingscoördinatoren op de HAP, de huisartsenpost, de groepsbegeleiders en uiteraard ook door de AIOS zelf. 5. De AIOS kunnen de nodige documenten raadplegen via Blackboard 2. Sophie 2. April Mei Juni 3. Sophie 3. Aug Sep Okt 4. Sophie 4. Aug Sep Okt 5. Sophie 5. Nov Dec 2. Half april opleidingscoördinatoren op de HAP hebben mail ontvangen. Eerste afspraak voor een jaargesprek is gemaakt. Inmiddels proberen vacature voor DBBD proberen in te vullen. December. Vacature voor DBBD is ingevuld. Er zijn jaargesprekken geweest met 2 opleidingscoördinatoren op de HAP Status december bijeenkomst 3 opleidingscoördinatoren op de HAP en de coördinator diensten 3. Dit is naar 2015 opgeschoven 4. Ook dit is naar 2015 opgeschoven 5. Medio april is de informatie op BB gestroomlijnd en geactualiseerd. In mei ook weer enkele documenten op BB Pagina 5 van 6

7 Kwaliteitsverbeterplan coördinator diensten Versie 0.2 datum aangepast Hoofdactiviteiten in tijdspad Start Mijlpaal Eind Leren dienst doen op de post 1 jan dec 2014 Begroting Hoofdactiviteiten in uren en kosten Wie Hoeveel Realisatie Coördinator diensten heeft 2 uur per week Sophie Klapwijk 2 uur x 52 weken minus vakantie en feestdagen Knelpunten Oplossingen Besluitenlijst en voortgangsbewaking Besluit Wie Datum Ingang Coördinator diensten valt onder het Hoofd van de opleiding W de Ruijter Wouter de Ruijter 1 januari 2014 Pagina 6 van 6

8 op-leiden nieuwsbrief voor opleiders 11 INFORMATIEF Opleidingscoördinatoren op de huisartsenposten SHR, Samenwerkende Huisartsendiensten Rijnland Even voorstellen: Mijn naam is Ingrid Arnold en ik ben sinds 2011 opleidingscoördinator bij de SHR. Vanaf 1991 ben ik huisarts in Leiderdorp, ik heb sindsdien ook veel onderwijstaken op de afdeling verricht voor bijvoorbeeld het studentenonderwijs en het postacademisch onderwijs. In de periode heb ik promotieonderzoek gedaan naar onverklaarde klachten in de huisartspraktijk. Op de SHR organiseer ik de introductiecursus voor de nieuwe aios in Leiderdorp en Alphen. Daarnaast word ik betrokken bij alle kwesties die de aios en de opleiders aangaan. Als aios of opleiders vragen hebben of opmerkingen dan hoor ik dat graag! combinatie van 2 taken waar ik affiniteit mee heb. Als opleidingscoördinator ben je een brug tussen alle partijen die betrokken zijn bij de opleiding van de AIOS. Op de SMASH werk ik veel samen met de coördinator kwaliteit, de coördinator patiëntveiligheid en het secretariaat. We organiseren 2 maal per jaar een introductiecursus. Ook kunnen de AIOS deelnemen aan de voor huisartsen verplichte AED training. Dit jaar zijn we gestart met de training urgentie gericht triëren, bedoeld voor derdejaars AIOS die zelfstandig telefoondiensten gaan draaien. De uitdaging is de AIOS tijdens de opleiding te laten groeien in het zelfstandig diensten doen, zodat ze na de opleiding ook dit onderdeel van ons vak voldoende beheersen. Huisartsenpost Zoetermeer Mijn naam is Jan Klopper. Ik ben huisarts in ruste (wat een vreselijke term, alsof je al in je kist ligt) en sinds 2007 opleidingscoördinator bij HAP Zoetermeer. We zorgen voor ongeveer inwoners en zijn dus een kleine (gezellige) HAP. In Zoetermeer zijn 67 huisartsen gevestigd en op de HAP komen nog eens zo n 50 waarnemers langs. De aios worden door de coördinatrice van de HAP en mij ontvangen en geïntroduceerd op de post, ik geef een PP presentatie en de coördinatrice geeft een rondleiding. Als een aios niet genoeg diensten kan doen omdat de opleider veel verkoopt is het aan mij om een goede regeling te treffen. Dat is in 6 jaar eenmaal gebeurd. We bezinnen ons nu op nieuwe taken voor de HAP, zoals AED cursussen voor de aios. Ook denken we aan feedback programma s. Ik geniet van het enthousiasme van de aios. Jan Klopper jan@kloppernet.nl Ingrid Arnold i.a.arnold@lumc.nl SMASH, Stichting Mobiele Artsen Service Haaglanden Mijn naam is Ellemieke Boogaart, sinds 1989 huisarts op Scheveningen. Sinds 2009 ben ik opleidingscoördinator bij de SMASH, een grote HAP met 4 locaties, een praktijkgebied met inwoners, contacten per jaar en gemiddeld 80 AIOS. Ik heb in het verleden meerdere jaren met plezier in het bestuur van SMASH gezeten. Inmiddels ben ik ook alweer enkele jaren opleider en toen de functie van opleidingscoördinator beschikbaar kwam leek mij dat een prachtige Ellemieke Boogaart hrboogaart@xs4all.nl VACATURE BIJ HAPM, HuisArtsenPost Midden-Holland voor een OPLEIDINGSCOÖRDINATOR Voor omschrijving zie handreiking De opleidingscoördinator op de huisartsenpost. Voor informatie S.O.Klapwijk-Strumphler@lumc.nl

9 op-leiden nieuwsbrief voor opleiders 12 OPROEP Beoordelaars consultvoering gezocht! DDDB, Dokters Dienst Duin-en Bollenstreek Mijn naam is Irvine Velberg. Per 1 december 2014 zal ik gaan starten als opleidingscoördinator op de DDDB in Voorhout, de doktersdienst van de Duin-en Bollenstreek. Zelf ben ik 15 jaar praktiserend huisarts in Katwijk en 10 jaar huisarts-opleider met veel plezier en voldoening. Er werd mij gevraagd om de taak van opleidingscoördinator op mij te nemen. Daar heb ik wel even over na moeten denken. Maar het idee om een aanspreekpunt te zijn voor de aios en opleiders op de post sprak mij wel aan. Omdat het een functie is die nog ontwikkeld moet worden, zal er gezocht moeten worden om deze functie een goede vorm en inhoud te geven. Het lijkt mij een uitdaging om de samenwerking tussen de DDDB, het huisartsinstituut en de (aankomende)collegae meer vorm te geven. Bent u iemand die graag kritisch naar consultvoering kijkt? En vindt u het leuk om aios te helpen hun consultvoering te verbeteren? Wij werven voortdurend nieuwe beoordelaars voor het panel van huisartsen die aios-consulten beoordelen met de MAAS-Globaal. Wij doen dat zowel onder de net afgezwaaide aios als onder u als opleiders. Alle opleiders krijgen in de leergangen 2 dagdelen over het beoordelen met de MAAS-Globaal. Maar om beoordelaar consultvoeren te worden is intensieve training opgezet. Als u deze hebt doorlopen kunt u participeren in het beoordelaarspanel. Om te kijken of dit iets voor u is geven wij hier informatie. Alvorens ingezet te worden als (onafhankelijk) beoordelaar van de consultvoering van aios krijgt u als aspirant-beoordelaar een training, bestaande uit 3 à 4 bijeenkomsten van 2,5 uur. Daarna houdt u deze vaardigheid op peil door twee keer per jaar opfristrainingen/verdiepingsbijeenkomsten bij te wonen. U ontmoet daarbij uw collega-beoordelaars, deelt uw ervaringen met elkaar en houdt zodoende uw beoordelingsvaardigheden scherp. De training en de opfrisbijeenkomsten zijn geaccrediteerd en worden als intercollegiale toetsingsuren gehonoreerd. Gemiddeld doen wij 2 maal per jaar, in februari en september, een beroep op u als beoordelaar. U zult dan gevraagd worden 3 consulten van een aios te beoordelen en de aios te voorzien van feedback. Beoordeling van de consulten kan heel goed thuis of op de praktijk in uw eigen tijd gebeuren. Wel vragen wij van u om de beoordeling te doen en af te ronden binnen 14 dagen nadat u hiervoor bent uitgenodigd. De consulten worden digitaal aangeleverd. De financiële vergoeding hiervoor bedraagt 200 euro. Bent u geïnteresseerd of kent u een collega die geïnteresseerd is in communicatieve vaardigheden van huisartsen en een paar keer per jaar tijd wil vrijmaken voor het beoordelen van videoconsulten? Meldt u dan aan bij Katelijne van Oostveen, secretaresse, per mail: k.r.h.m.van_oostveen@lumc.nl. Begin december start er weer een training. Bij voldoende belangstelling kunnen we in het voorjaar van 2015 een tweede aspirant-training organiseren. Irvine Velberg velbergid@hotmail.nl Wij bieden: - Scholing in het beoordelen van gesprekstechnieken waar je als huisarts zelf ook veel voordeel van hebt in je eigen consultvoering - De mogelijkheid om op een andere manier met je vak bezig te zijn - De mogelijkheid om een actieve bijdrage te leveren aan de opleiding van onze toekomstige collega s - Extra accreditatiepunten die gelden als intercollegiale toetsingsuren. Geurt Essers, onderwijscoördinator

10 Huisartsopleiding Leiden Jaarplan 2015 Coördinator Diensten Organisatie: Afdeling: Adres: Titel: Onderdeel: Auteur(s): Houder: Beheerder: Bestandsnaam en pad: Leids Universitair Medisch Centrum PHEG - Huisartsopleiding Postbus RC Leiden, Jaarplan 2015 Coördinator Diensten Beleid Huisartsopleiding S. O. Klapwijk-Strumphler S. O. Klapwijk-Strumphler S. O. Klapwijk-Strumphler I: Opleiding/ Medewerkers / Klapwijk/ Coordinator Diensten /Gear/ Jaarplan Coördinator Diensten versie 2015.doc Versie: 1.0 Gemaakt op datum: Status: definitief Actualisatie op datum: Autorisator: S. O. Klapwijk-Strumphler Autorisatie op datum: Pagina s: 1-6

11 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Huisartsopleiding LUMC Jaarplan Coördinator Diensten Inleiding Het dienstdoen op de post zorgt ervoor dat de aios leert om zelfstandig verschillende handelingen uit te voeren en zelfstandig verschillende situaties op te lossen. Op deze manier beschikt de aios aan het einde van de opleiding over de competenties om zelfstandig dienst te doen. Definities Opleidingscoördinator op de HAP: Ter borging van de kwaliteit van de Huisartsopleiding Leiden is een aparte functionaris verantwoordelijk voor de coördinatie van de opleiding van aios op de huisartsenpost. De opleidingscoördinator op de HAP fungeert als een verbindingspersoon tussen de bij de opleiding van de aios op de post betrokken partijen (opleiders, aios, huisartsenpost, opleidingsinstituut). Coördinator Diensten: De coördinator Diensten onderhoudt contacten met alle opleidingscoördinatoren op de huisartsenposten behorende bij de Huisartsopleiding Leiden. Dit zijn 5 huisartsenposten. De bedoeling is dat deze coördinator Diensten alle posten een keer per jaar bezoek. Met behulp van een format van de SBOH wordt er op verschillende punten gekeken of alles naar behoren loopt. Huidige situatie Er is een opleidingscoördinator op alle huisartsenposten waarvan duidelijk is hoe zij hun werkzaamheden invullen. Daarnaast is er binnen de Huisartsopleiding sprake van een coördinator diensten, Sophie Klapwijk- Strumphler. Wat betreft de rol coördinator diensten is er nog onduidelijkheid voor de HAP s, de opleidingscoördinatoren op de HAP, de groepsbegeleiders, de opleiders en de aios. Het is nog niet duidelijk bij wie ze terecht kunnen met vragen rondom het dienstdoen op de post. Gewenste situatie eind 2015 Wat betreft de rol coördinator diensten is er duidelijkheid voor de HAP s, de opleidingscoördinatoren op de HAP, de groepsbegeleiders, de opleiders en de aios. Het is duidelijk bij wie ze terecht kunnen met vragen rondom het dienstdoen op de post Pagina 2 van 6

12 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Doelen 2015: 1. Goede contacten met de directeuren van de HA posten. 2. Een duidelijke begeleidingsstructuur voor opleidingscoördinatoren op de HAP. 3. Groepsbegeleiders maken gebruik van de Leidraad diensten. 4. Opleiders maken gebruik van de Leidraad diensten en weten wie ze moeten benaderen bij vragen. 5. Voor de AIOS is de informatie duidelijk. Activiteiten: 1. Coördinator diensten bezoekt wederom alle directeuren en overlegt, hierbij wordt gebruik gemaakt van de checklist. 2. Coördinator diensten verzorgt een overleg met alle opleidingscoördinatoren op de HAP als groep en per individu. Er wordt gekeken naar de taakomschrijving van de opleidingscoördinatoren op de HAP en deze bijeenkomst wordt gezien als een startbijeenkomst voor verdere uitwisseling en om te bespreken welke ondersteuning gewenst is. 3. De staf wordt betrokken bij de mogelijkheden van de coördinator diensten en het gebruik van de aanwezige documenten. 4. De opleiders zullen worden betrokken in de reglementen en mogelijkheden via zowel het instituut (coördinator diensten), de opleidingscoördinatoren op de HAP, de huisartsenpost, de groepsbegeleiders en uiteraard ook door de AIOS zelf. 5. De AIOS kunnen de nodige documenten raadplegen via Blackboard. Resultaat: 1. Geregeld contact met de directeuren van HAP en jaarlijks bezoek 2. Samenwerking tussen de opleidingscoördinatoren op de HAP onderling en kwartaal bijeenkomsten met de coördinator diensten. De lijnen worden korter 3. Groter draagvlak en kennis van de implementatie AIOS op de post bij de staf. 4. Contact tussen opleidingscoördinatoren op de HAP en opleiders en Leidraad diensten wordt goed gebruikt door opleiders. 5. Door het goed vindbaar zijn van het materiaal zullen AIOS hier beter gebruik van maken. Tijdspad 2015 Januari 2015 Opleidings Coördinatoren afspraak plannen Februari 2015 Contracten Tripartite, Maart 2015 Bijeenkomst coördinatoren April 2015 Aanstellen coördinatoren Mei 2015 Jaargesprekken Plannen, Juni 2015 x Juli 2015 x Augustus 2015 x September 2015 Bijeenkomst organiseren. In Fase 1 en Fase 2 overleg uitleg over functie, tranchgelden en Leidraad Oktober 2015 Bezoeken van resterende posten. November 2015 Plannen tweede tranche gelden controleren hoe ver de posten zijn December 2015 Bijeenkomst coördinatoren. Bezoeken laatste posten Pagina 3 van 6

13 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum HO LUMC Jaarplan Titel Jaarplan 2015 Coördinator diensten Afdeling PHEG-Huisartsopleiding Eigenaar Sophie Klapwijk-Strumphler Datum Versie 1.0 Onderwerp van het jaarplan Coördinator diensten functie en jaarplan 2015 Beschrijving situatie Huidige situatie Gewenste situatie/concreet verbeterdoel (SMART) 1. Beter contact met posten 1. Geregeld contact met de directeuren HAP en jaarlijks bezoek aanhouden 2. Duidelijker contact met de opleidingscoördinatoren op de HAP 3. Beter draagvlak en kennis van implementatie AIOS op de post 4. contact met instituut en opleidingscoördinatoren op de HAP 5. Duidelijk waar AIOS al het benodigde materiaal en richtlijnen kunnen vinden, nu ook voor opleiders en Staf duidelijk 2. Samenwerking tussen de opleidingscoördinatoren op de HAP onderling en kwartaal bijeenkomsten met de coördinator diensten. Lijnen worden korter 3. Nog groter draagvlak en meer kennis over de implementaties AIOS op de post bij de staf. 4. Geregeld contact tussen opleidingscoördinatoren op de HAP en opleiders aanwezig en Leidraad diensten wordt goed gebruikt door opleiders. 5. Door het goed vindbaar zijn van het materiaal zullen AIOS hier beter gebruik van maken en ook de Staf en de opleiders Pagina 4 van 6

14 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Plan van aanpak Projectorganisatie Naam Afdeling Projectrol Sophie Klapwijk-Strumphler PHEG Coördinator diensten Hoofdactiviteiten Wie Wanneer Status 1. Coördinator diensten bezoekt alle directeuren en overlegt, hierbij wordt o.a. gebruik gemaakt van de checklist. 1. Sophie 1. Door het jaar heen 1. Status dec: Alle posten bezocht 2. Coördinator diensten verzorgt een overleg met alle opleidingscoördinatoren op de HAP als groep en per individu. Er wordt gekeken naar de taakomschrijving van de opleidingscoördinatoren op de HAP en deze bijeenkomst wordt gezien als een ondersteunende bijeenkomst o.a. voor het bespreken van de tweede tranche gelden 3. De staf wordt betrokken in de aanwezige documenten en mogelijkheden. Hiervoor zal onderwijsstaf in het najaar voor gebruikt worden. 4. De opleiders zullen worden betrokken in de reglementen en mogelijkheden via zowel het instituut (coördinator diensten), de opleidingscoördinatoren op de HAP, de huisartsenpost, de groepsbegeleiders en uiteraard ook door de AIOS zelf. 5. De AIOS kunnen de nodige documenten raadplegen via Blackboard 2. Sophie 2. Door het jaar heen 3. Sophie 3. Aug Sep Okt 4. Sophie 4. Door het hele jaar heen 5. Sophie 5. Nov Dec 2. Status december 3 bijeenkomsten gehad opleidingscoördinatoren met de coördinator diensten. Allen hebben een jaar gesprek gehad, Nieuwe coördinatoren 3 stuks tevens kwartaal gesprekken. 3. Status december 2015 Dit is in fase 1 overleg en in fase 2 overleg gebeurd 4. Status december 2015 In een HAO par een pilot gedraaid met een onderwijs vorm. Dit zal in 2016 verder worden gedoceerd. In de nieuwsbrief van januari staat een uitgebreid stuk over coördinator diensten en opleidingscoördinatoren incl smoelen blad 5. Status december De info wordt vaak ververst door de secretaresse Hoofdactiviteiten in tijdspad Start Mijlpaal Eind Leren dienst doen op de post 1 jan dec 2015 Begroting Hoofdactiviteiten in uren en kosten Wie Hoeveel Realisatie Coördinator diensten heeft 2 uur per week Sophie Klapwijk- Strumphler 2 uur x 52 weken minus vakantie en feestdagen Pagina 5 van 6

15 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Knelpunten Oplossingen Besluitenlijst en voortgangsbewaking Besluit Wie Datum Ingang Coördinator diensten valt onder het Hoofd van de opleiding Tony Poot Tony Poot 1 januari 2014 Pagina 6 van 6

16 LEIDSE LIJNEN nieuwsbrief voor PHEG-relaties 01 Jaargang 1 nummer 1 december 2015 Een uitgave van Public Health en Eerstelijnsgeneeskunde REDACTIONEEL (Vernieuwde) Kennismaking Leidse Lijnen zult u denken, alweer een nieuw blad. Voor een deel zijn we nieuw, maar dit blad is een loot uit een al langere bestaande stam: Op-Leiden. Dat was het blad voor de huisartsopleiders, verbonden aan de afdeling Public Health en Eerstelijns Geneeskunde van het LUMC. Maar deze afdeling bestaat uit veel meer dan alleen de huisartsopleiding. We hebben ook een opleiding tot Specialist Ouderengeneeskunde, bij ons horen ook de disciplines Public Health en Medische Antropologie, we geven onderwijs aan studenten, we doen wetenschappelijk onderzoek en we bemoeien ons via netwerk en kwaliteit door nascholing, kaderopleidingen en zorginnovatie met ons werkgebied in en rond Leiden en Den Haag. Wij hopen dat de lijnen die we in dit nummer hebben getrokken, uw aandacht trekken en u inspireren. Wij wensen u namens de redactie en de afdeling een inspirerend 2016! Jan Mulder Mattijs Numans Margot de Waal Inhoudsopgave Met Leidse Lijnen willen we over de schuttink jes heen kijken, naar al die taken en disciplines. We willen de verschillende disciplines met elkaar verbinden door naar al onze relaties lijnen te trekken: de huisartsen, de specialisten ouderengeneeskunde, de onderzoekers, en alle organisaties waarmee we samenwerken. Zo kunnen we elkaar op ideeën brengen, stimuleren en van elkaar leren. De focus in onze berichten ligt op de mensen die werken op de afdeling PHEG en onze relaties. Wie heeft dat onderzoek gedaan, wie heeft dat onderwijsprogramma ontwikkeld of gevolgd? Wat drijft hem? Wat inspireert haar? Zo hebben we een interview met een AIOS ouderengeneeskunde die promotie onderzoek doet (Maaike Scheffers). En met een huisartsstaflid van de huisartsopleiding die gaat promoveren (Petra van Peet). Ook kunt u lezen over het plan om AIOS huisartsgeneeskunde coassistenten te laten opleiden. Over lijnen gesproken.. U vindt in dit blad interviews, korte verslagen van evenementen, plannen en zeker ook foto s van de mensen waar het om draait. In onze digitale nieuwsbrief die u onlangs per mail heeft ontvangen - kunt u doorklikken naar de details en interessante links. Redactioneel 1 Interview met Petra van Peet 2 Coassistenten in de huisartspraktijk 3 Werkconferentie Campus Den Haag 3 In memoriam Tjalling Zandstra 3 Interview met Sanne Verkleij 4 GAIA-punten voor opleiden van aios 4 Leidse OpleidersTweedaagse 5 Interview met Maaike Scheffers-Barnhoorn 6 Leren dienst doen op de HAP in de lift 7 Organogram Diensten 8 Opleidingscoördinatoren op de HAP 9 Opleidersavond studentenonderwijs Nieuwe opleiders huisartsgeneeskunde 11 Regionetwerkdag 11 Interview met Gerald Kalsbeek Belangrijke data Even voorstellen: nieuwe medewerkers PHEG 14

17 leidse lijnen nieuwsbrief voor PHEG-relaties 7 INFORMATIEF Leren dienst doen op de HAP in de lift De Huisartsopleiding Leiden heeft sinds 1 januari 2014 een Coördinator Diensten: Sophie Klapwijk- Strumphler. Zij is als Coördinator Diensten verantwoordelijk voor de succesvolle uitvoering van het kwaliteitverbeterplan Leren dienst doen op de post. Het dienst doen op de post zorgt ervoor dat de aios leert om zelfstandig handelingen uit te voeren en situaties op te lossen. Op deze manier beschikt de AIOS aan het einde van de opleiding over de competenties om zelfstandig dienst te doen. In december 2013 vond een evaluatie Opleiden op de post plaats. De verschillende steden werden met elkaar vergeleken. De Huisartsopleiding Leiden bezette op deze ranglijst nog de laatste plek. Ook in de NIVEL-enquête van 2014 gaf slechts 38% van de aios in Leiden aan tevreden te zijn over de organisatie van leren dienst doen op de post. Er werd in die enquête een mening gevraagd over stellingen over dienstdoen op de huisartsenpost. Vragen werden gesteld over de introductie cursus, de ondersteuning en het in staat stellen van het behalen van de leerdoelen van de AIOS. Ook in GEAR (Gecombineerde Evaluatie en Audit Ronde), het kwaliteitssysteem van de huisartsopleidingen, kwam bij de Huisartsopleiding Leiden het onderdeel onderwijs en begeleiding op de huisartsenpost (Domein 4 b) als verbeterpunt naar boven. Het ontbreken van een duidelijke coördinator diensten werd als verbeterpunt aangedragen. Aandachtspunten daarbij waren de Implementatie van de Leidraad, de aanstelling en de herkenbaarheid van Opleidingscoördinatoren op de huisartsenposten. Genoeg redenen voor een stevig kwaliteitsverbeterplan. Ondertussen is de Huisartsopleiding Leiden heel veel verder en is er een flinke inhaalslag gemaakt. Inmiddels heeft de Huisartsopleiding Leiden een mooi team van opleidingscoördinatoren op de Huisartsenposten (waarover elders in deze uitgave meer). Via een organogram is het voor iedereen helder hoe de verantwoordelijkheden zijn en lijnen lopen (zie afbeelding organogram). Onder meer over de vergoeding en ondersteuning. Vergoeding De huisartsenpost krijgt van de SBOH een HDS-vergoeding (huisartsen dienst structuur). Deze is verdeeld in een eerste en tweede tranche. De 1e tranche bedraagt 70 per 1 fte aios per maand en wordt maandelijks verstrekt. Deze is bestemd voor faciliteiten zoals spreekkamers, introductiecursus etc. De 2e tranche bedraagt eveneens 70 per 1 fte aios per maand. Deze wordt niet direct verstrekt maar wordt toegevoegd aan de reservering voor de HDS bij de SBOH. Deze wordt pas verstrekt na goedkeuring van een aanvraag voor onderwijs of projecten. Alle opleidingscoördinatoren zijn nu druk bezig met deze projecten en het organiseren van onderwijs. Waarschijnlijk is dat voor de Opleiders en AIOS nu al goed zichtbaar. Blackboard Op Blackboard zou iedereen nu makkelijker de nodige informatie moeten kunnen vinden. De exacte locatie is: Huisartsopleiding Algemeen> Huisartsopleiders>diensten en huisartsenposten Daarin staan alle benodigde bestanden. Zoals: de Leidraad ; De checklist beoordeling zelfstandig dienst doen; gegevens opleidingscoördinatoren op de huisartsenposten; declaratie waarnemend opleider, etc. De Huisartsopleiding Leiden blijft doorgaan met verbeteren want we kwamen van ver (uit de kelder?). Het leren dienst doen in Leiden zit nu echt in de lift met Sophie Klapwijk-Strumphler als Coördinator Diensten. Sophie Klapwijk-Strumphler

18 leidse lijnen nieuwsbrief voor PHEG-relaties 8 INFORMATIEF Organogram Diensten Huisartsopleiding HUISARTSOPLEIDING Huisartspost HUISARTSENPOST SMASH Den Haag Opleidingscoördinator HAP Ellemieke Boogaart AIOS en HAO Directeur Willem Regout Hoofd HO Anneke Kramer Adjunct hoofd Tony Poot Coördinator Diensten Sophie Klapwijk Strumphler DDDB Voorhout Opleidingscoördinator HAP Irvine Velberg Midden Holland Gouda Opleidingscoördinator HAP Dies Teunissen AIOS en HAO Directeur Els Koster AIOS en HAO Directeur Marjolijne Hanegraaf SHR Leide n/rdorp, Alphen Opleidingscoördinator HAP Ingrid Arnold AIOS en HAO Directeur Henk Langelaar SGZ Zoetermeer Opleidingscoördinator HAP Klaas Wind AIOS en HAO Directeur Bernardine de Keyzer

19 leidse lijnen nieuwsbrief voor PHEG-relaties 9 INFORMATIEF: VOORSTELLEN Opleidingscoördinatoren op de huisartsenpost (HAP) SHR Leiderdorp, Alphen Even voorstellen: Mijn naam is Ingrid Arnold en ik ben sinds 2011 opleidingscoördinator bij de SHR. Vanaf 1991 ben ik huisarts in Leiderdorp, ik heb sindsdien ook veel onderwijstaken op de afdeling verricht voor bijvoorbeeld het studentenonderwijs en het postacademisch onderwijs. In de periode heb ik promotieonderzoek gedaan naar onverklaarde klachten in de huisartspraktijk. Op de SHR organiseer ik de introductiecursus voor de nieuwe aios in Leiderdorp en Alphen aan den Rijn. Daarnaast zijn we dit jaar gestart met extra onderwijs aan de aios gericht op de spoedeisende zorg. Ik ben betrokken bij alle kwesties die de aios en de opleiders aangaan dus als aios of opleiders vragen hebben of opmerkingen dan hoor ik dat graag! i.a.arnold@lumc.nl SGZ Zoetermeer Even voorstellen: Ik ben Klaas Wind, en sinds september 2015 opleidingscoördinator voor de huisartsopleiding, voor de Huisartsenpost Zoetermeer en Benthuizen. Dit is een relatief kleinschalige post, met maar 52 aangesloten praktijken. Mijn taak als coördinator zoek ik in het faciliteren en optimaliseren van het leren dienstdoen als huisarts. Daarbij zie ik de coördinator als tussenpersoon tussen het opleidingsinstituut, de Huisartsenpost, de SBOH en de opleiders en aios en niet te vergeten de patiënten. Wat ik met alle belanghebbenden bereiken wil is dat de aios op een veilige en efficiënte manier goede huisartsgeneeskundige hulp buiten kantooruren leren te geven. Dit lukt wat mij betreft vooral in goede samenwerking en afstemming met deze verschillende belanghebbende partijen. Zelf heb ik vanaf 1996 in een gezondheidscentrum in Zoetermeer gewerkt als huisarts, en begeleidde daar coassistenten in mijn praktijk, en in het gezondheidscentrum met 3 praktijken werden in de andere praktijken ook aios tot huisarts opgeleid. De afgelopen drie jaar werkte ik daarnaast 2 dagen per week voor de regionale ambulancediensten in Haaglanden. Ik ben voor jullie vragen of opmerkingen per bereikbaar op k.wind@sgzoetermeer.nl. Midden Holland Gouda Dies Teunissen: de werkzaamheden buiten kantooruren vragen andere vaardigheden van een aios. Van de huisartsenposten mag verwacht worden dat zij een optimale leeromgeving verzorgt voor de aios. Het creëren van deze optimale leer/werksituatie is de opdracht die wij als opleidingscoördinator huisartsenpost hebben meegekregen. Graag maak ik gebruik van uw ideeën om van de huisartsenpost een professionele opleidingsomgeving te maken, met een duidelijke rol voor iedereen; aios, opleider en huisartsenpost. Dies Teunissen, huisarts in Gouda en voor het 2e jaar opleider. dies.teunissen@stalmanteunissen.nl SMASH Den Haag Mijn naam is Ellemieke Boogaart, sinds 1989 huisarts op Scheveningen. Sinds 2009 ben ik opleidingscoördinator bij de SMASH, een grote HAP met 4 locaties, een praktijkgebied met inwoners, contacten per jaar en gemiddeld 50 aios. Ik heb in het verleden meerdere jaren met plezier in het bestuur van de SMASH gezeten. Inmiddels ben ik ook alweer enkele jaren opleider en toen de functie van opleidingscoördinator beschikbaar kwam leek mij dat een prachtige combinatie van 2 taken waar ik affiniteit mee heb. Als opleidingscoördinator ben je een brug tussen alle partijen die betrokken zijn bij de opleiding van de AIOS. Op de SMASH werk ik veel samen met de coördinator kwaliteit, de coördinator patiëntveiligheid en het secreta riaat. We organiseren 2 maal per jaar een introductiecursus. Ook kunnen de aios deelnemen aan de voor huisartsen verplichte AED training. Vorig jaar zijn we gestart met de training urgentie gericht triëren, bedoeld voor 3e jaars aios die zelfstandig telefoondiensten gaan draaien. We hebben hard gewerkt aan een aios knop op het besloten deel van de website van de SMASH. Via deze aios knop is snel duidelijk welke aios er op dat moment verbonden zijn aan de SMASH, 1e of 3e jaars, bij welke opleider, of er een geldig AED certificaat is en of de zelfstandigheidsverklaringen, nodig voor het zelfstandig dienst doen, aanwezig zijn. Elke AIOS krijgt een eigen inlogcode voor dit Intranet. Voor vragen ben ik te bereiken via hrboogaart@xs4all.nl. Huisartsenpost Duin en Bollenstreek Mijn naam is Irvine Velberg. Ik ben 16 jaar praktiserend huisarts in een solopraktijk in Katwijk. Dit jaar hebben we alweer de 11e aios in de praktijk. 1 december 2014 ben ik gestart als opleidingscoördinator op de huisartsenpost Duin en Bollenstreek in Voorhout, het is een taak die mij goed bevalt. Als opleidingscoördinator probeer ik het aanspreekpunt te zijn voor zowel de collega s op de huisartsenpost als ook voor de aios. Daarnaast proberen we samen met het bestuur van de huisartsenpost meer invulling te geven aan het leren leren van de aios op de post. Een belangrijke rol op de huisartsenpost in Voorhout in dit proces hebben zowel de directeur Els Koster, als ook de functionaris kwaliteit Roos Woudsma.Een voorbeeld hiervan is de feedback module die beschikbaar is gesteld voor de aios. Daarnaast zijn we dit jaar in september gestart met een introductiecursus voor de nieuwe aios op de dokterspost.volgend jaar hoop ik weer wat meer over de vorderingen te kunnen vertellen. velbergid@hotmail.nl

20 Huisartsopleiding Leiden Jaarplan 2016 Coördinator Diensten Organisatie: Afdeling: Adres: Titel: Onderdeel: Auteur(s): Houder: Beheerder: Bestandsnaam en pad: Leids Universitair Medisch Centrum PHEG - Huisartsopleiding Postbus RC Leiden, Jaarplan 2016 Coördinator Diensten Beleid Huisartsopleiding S. O. Klapwijk-Strumphler S. O. Klapwijk-Strumphler S. O. Klapwijk-Strumphler I: Opleiding/ Medewerkers / Klapwijk/ Coordinator Diensten /Gear/ Jaarplan Coördinator Diensten versie 2016.doc Versie: 1.0 Gemaakt op datum: Status: definitief Actualisatie op datum: Autorisator: S. O. Klapwijk-Strumphler Autorisatie op datum: Pagina s: 1-5

21 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Huisartsopleiding LUMC Jaarplan Coördinator Diensten Inleiding Het dienstdoen op de post zorgt ervoor dat de aios leert om zelfstandig verschillende handelingen uit te voeren en zelfstandig verschillende situaties op te lossen. Op deze manier beschikt de aios aan het einde van de opleiding over de competenties om zelfstandig dienst te doen. Definities Opleidingscoördinator op de HAP: Ter borging van de kwaliteit van de Huisartsopleiding Leiden is een aparte functionaris verantwoordelijk voor de coördinatie van de opleiding van aios op de huisartsenpost. De opleidingscoördinator op de HAP fungeert als een verbindingspersoon tussen de bij de opleiding van de aios op de post betrokken partijen (opleiders, aios, huisartsenpost, opleidingsinstituut). Coördinator Diensten: De coördinator Diensten onderhoudt contacten met alle opleidingscoördinatoren op de huisartsenposten behorende bij de Huisartsopleiding Leiden. Dit zijn 5 huisartsenposten. De bedoeling is dat deze coördinator Diensten alle posten een keer per jaar bezoek. Met behulp van een format van de SBOH wordt er op verschillende punten gekeken of alles naar behoren loopt. Huidige situatie Er is een opleidingscoördinator op alle huisartsenposten waarvan duidelijk is hoe zij hun werkzaamheden invullen. Daarnaast is er binnen de Huisartsopleiding sprake van een coördinator diensten, Sophie Klapwijk- Strumphler. Er is veel gaande over de tweede tranche gelden. Er worden veel wielen uitgevonden. De Leidraad diensten wordt betrekkelijk geïmplementeerd. Gewenste situatie eind 2016 Duidelijk voor de HDS wat goede projecten zijn. Best practice etc. Blijvende goede verstandhouding en verbeteren opleidingsklimaat op de huisartsen posten. Verbetering implementatie Leidraad diensten. Mogelijk komt de nieuwe versie in 2016 uit. Pagina 2 van 5

22 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Doelen 2016: 1. Goede contacten met de directeuren van de HA posten behouden 2. Betere implementatie van de Leidraad diensten op de HAP 3. Beter gebruik van de Leidraad diensten in de HO Leiden inclusief het digitale portfolio. 4. Opleiders maken gebruik van de Leidraad diensten en weten wie ze moeten benaderen bij vragen. Activiteiten: 1. Coördinator diensten bezoekt wederom alle directeuren en overlegt, hierbij wordt gebruik gemaakt van de checklist, en overlegt over de tweede tranche gelden. 2. Coördinator diensten verzorgt een overleg met alle opleidingscoördinatoren op de HAP als groep en per individu. 3. Digitale portfolio controleren en kijken wat secretarieel nodig is om Leidraad te implementeren in de HO. 4. Tijdens HAO par onderwijs geven in de maanden maart, april, mei. Opleidings coördinatoren zien te motiveren om ook hier aandacht aan te besteden. Resultaat: 1. Geregeld contact met de directeuren van HAP en jaarlijks bezoek 2. Samenwerking tussen de opleidingscoördinatoren op de HAP onderling en kwartaal bijeenkomsten met de coördinator diensten. De lijnen worden korter 3. Ook bij de HO Leiden wordt de Leidraad goed gebruikt. 4. Leidraad diensten wordt goed gebruikt door opleiders. Tijdspad 2016 Januari 2016 Februari 2016 Eerste bijeenkomst opleidings coördinatoren, Maart 2016 Plan maken voor onderwijs in HAO par April 2016 HAO par Mei 2016 Portfolio onderzoek Juni 2016 x Juli 2016 x Augustus 2016 x September 2016 Bezoeken posten en jaargesprekken Oktober 2016 Bezoeken van resterende posten. November 2016 Tweede tranche gelden voor 2016? December 2016 Bijeenkomst coördinatoren. Bezoeken laatste posten HO LUMC Jaarplan Titel Jaarplan 2016 Coördinator diensten Afdeling PHEG-Huisartsopleiding Eigenaar Sophie Klapwijk-Strumphler Datum Versie 1.0 Onderwerp van het jaarplan Coördinator diensten functie en jaarplan 2016 Pagina 3 van 5

23 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Beschrijving situatie Huidige situatie Gewenste situatie/concreet verbeterdoel (SMART) 1. Beter contact met posten 1. Geregeld contact met de directeuren HAP en jaarlijks bezoek aanhouden 2. Duidelijker contact met de opleidingscoördinatoren op de HAP 3. bij de HO Leiden wordt de Leidraad matig goed gebruikt 4. De leidraad ( huidige versie) wordt maar matig gebruikt door de opleiders 2. Samenwerking tussen de opleidingscoördinatoren op de HAP onderling en kwartaal bijeenkomsten met de coördinator diensten. Lijnen worden korter 3. Ook bij de HO Leiden wordt de Leidraad goed gebruikt 4. Duidelijk hoe de opleiders de ( nieuwe) Leidraad kunnen/moeten gebruiken Plan van aanpak Projectorganisatie Naam Afdeling Projectrol Sophie Klapwijk-Strumphler PHEG Coördinator diensten Hoofdactiviteiten Wie Wanneer Status 1. Coördinator diensten bezoekt alle directeuren en overlegt. 1. Sophie 1. Door het jaar heen Coördinator diensten verzorgt een overleg met alle opleidingscoördinatoren op de HAP als groep en per individu. 2. Sophie 2. Door het jaar heen Sophie 3. April Portfolio bestuderen en met secretariaat overleggen 4. Onderwijs geven in de HAO par. 4. Sophie 4. Maart April Mei Hoofdactiviteiten in tijdspad Start Mijlpaal Eind Leren dienst doen op de post 1 jan dec 2016 Begroting Hoofdactiviteiten in uren en kosten Wie Hoeveel Realisatie Coördinator diensten heeft 2 uur per week Knelpunten Sophie Klapwijk- Strumphler Oplossingen 2 uur x 52 weken minus vakantie en feestdagen Pagina 4 van 5

24 Jaarplan coördinator diensten Versie 1.0 datum Besluitenlijst en voortgangsbewaking Besluit Wie Datum Ingang Tony Coördinator diensten valt onder het Hoofd van Poot/Anneke de opleiding en het waarnemend Hoofd Kramer 1 januari 2016 Pagina 5 van 5