Takenpakket van het O team, Secretariële ondersteuning en aantal

Transcriptie

1 O-team taken en planning I:\OPLEIDING EN NASCHOLING\OPLEIDING\HAO-ONDERWIJS\O-team\O team taken en planning.doc Inleiding Het Opleidersteam (O team) stelt zich ten doel het ontwikkelen en uitvoeren van onderwijs aan opleiders, toetsing van het funktioneren van opleiders en het werven van opleiders. Hiervoor is communicatie en afstemming met opleiders en de huisartsopleiding onontbeerlijk. De taken van het O team zijn hier direct van afgeleid: 1. Werving en selectie van nieuwe opleiders 2. Deskundigheidsbevordering van opleiders 3. Ontwikkelen en uitvoeren van kwaliteitsbeleid tav opleiders 4. Communicatie en PR 5. Afstemmen van beleid intern (huisartsopleiding) en etern. In de volgende paragraaf (I) worden deze weergegeven en worden de activiteiten, die bij iedere taak genoemd. (In bijlage I worden de 5 taken en activiteiten omschreven). Daarnaast wordt het aantal geschatte Fte voor verschillende activiteiten aangegeven. Ook wordt stilgestaan bij de secretariële ondersteuning. Deel II is een voorstel tot prioritering. In deel III wordt een schets gegeven van de nieuwe organisatie van het O team Doel van dit stuk is uiteindelijk met het coördinatie overleg te komen tot het stellen van prioriteiten voor het O team, om deze zo spoedig mogelijk uit te kunnen voeren I fte s Takenpakket van het O team, Secretariële ondersteuning en aantal In het nu volgende schema worden de activiteiten behorend bij de 5 taken van het O team aangegeven en of er tot op heden al dan niet iemand verantwoordelijk was voor deze taak (wel = en niet = niemand ) Ook wordt aangegeven of er voor een taak een is. Waar mogelijk wordt het aantal Fte s voor een activiteit, of meerdere activiteiten samen, weergegeven. We gaan hierbij uit van onze eigen ervaring en van de ervaring van de opleiding van de VU en Nijmegen. Deze instituten hebben vrij gedetailleerd beschreven hoeveel fte zij hebben voor de verschillende taken en activiteiten. In het schema staat 0,1 voor een halve dag per week, en 0,05 voor 2 uur per week. De aanduiding <0,05 wil zeggen dat een taak klein is en/of periodiek wordt uitgevoerd. Als er project achter een activiteit staat betekent dit dat het een tijdelijke activiteit is waarin wat ontwikkeld wordt en daarna wordt uitgevoerd. 1

2 Taken O team O team Hao coordinator FTE Taak 1. Werving en selectie van nieuwe opleiders en monitoren bestaand opleiders bestand werving van opleiders ( o.a. ambassadeurs) (1) vacatu Tot 0,2 kennismakingsgesprekken 1 introductiecursus (0,1 Leonie Bijlard) monitoren zieke opleiders, opleiders in de wacht (1) Vacature voor zieke opleiders X (voorlopig) 0.05 Taak 2. Deskundigheidsbevordering van opleiders Organiseren Leergangen en bemensen (2) bepalen inhoud Leergangen ontwikkelen nieuwe Leergangen verbeteren bestaande Leergangen (vlgs landelijk scholingsplan) uitvoeren Leergangen en hao docenten project project organiseren 2-daagse (1) tot 0,2 uitvoeren 2-daagse (1) en hao docenten Nijmegen heeft idem 2 daagse en 0,2 hiervoor staan 0,1 jan m 0,1 Elske organiseren LHK-toets voor opleiders project eterne opleiders 0,1 onderwijs medewerkers HA-praktijk

3 Taak 3. Kwaliteitsbeleid Opleiders beschrijven kwaliteitsbeleid (3) actualiseren van hao evaluaties, deze uitzetten, verzamelen en screenen (3) functioneringsgesprekken voeren met opleiders (2) Koppelingsprocedure: profielen en leerwerkplannen en koppelingen doornemen evaluatiegesprekken voeren met opleiders die niet goed funktioneren en ontkoppelingen nav ontkoppelingen(1) RGS vernieuwing erkenning opleiders (1) enquete houden onder opleiders (1 per 3 jaar) (2) stimuleren accreditatie opleidingspraktijken (2) kwaliteitssysteem Goede Opleiders Taak 4. Communicatie en PR jan / ,6* voor een berekening zie bijlage II voorlopig project Nieuwsbrief Op Leiden (2 per jaar) Jaarverslag blackboard website I schijf Taak 5. Afstemming beleid m.b.t. opleiders intern en etern met fase coordinatoren 0,3= Jan met coordinator aios voortgang 3

4 onderwijs commissie coordinatie overleg O team Fase I overleg Fase II overleg secretariaat scholing staf werkgroep staf opleiders lovah Landelijke werkgroep Opleiders Leidse opleiders vereniging of vertegenwoordiging van opleiders project Amsterdam (Vu) en Nijmegen voeren (vrijwel) alle hierboven beschreven taken en activiteiten uit, behalve eterne opleiders. In Amsterdam heeft men hiervoor 18/10 fte (en nog een aantal oproepkrachten die samen voor ongeveer 0,1 werken) voor nodig = 19/10, in Nijmegen 21/10. Conclusie; voor het uitvoeren van de genoemde taken en daarbij behorende activiteiten is minimaal 20/10 fte nodig Ter vergelijking: in Leiden was het aantal fte ma 15/10, sinds Elske en Leonie voor het O team ook O team taken verrichten: Jan: 6/10 Joke: 3/10 Greet: 3/10 Elske: 2/10, Leonie: 1/10. Helaas hebben we slechts een korte periode met dit aantal fte s kunnen werken. Secretariele ondersteuning In Nijmegen en Amsterdam heeft men resp 13/10 en 15/10 aan secretariële ondersteuning voor alle voornoemde taken. Conclusie: voor de secretariële ondersteuning van alle genoemde taken is minimaal 14/10 nodig. In Leiden hebben we Marjolein (0,7) en Esther (0,4) ondersteuning voor het O team, totaal 11/10, ondersteuning van het secretariaat III Organisatie van een nieuw O team Hoe de s voor de eerste prioriteiten worden ingevuld is afhankelijk van de organisatie van het nieuwe O team. Daarom geven we hier een schets van. De uitgangspunten voor deze nieuwe organisatie zijn: 4

5 - Het O team moet voldoende huisarts gehalte hebben; minimaal 50% dient huisarts te zijn. (nu 0,3 ha vs 0,5 gw) Alleen dan kunnen opleiders zich voldoende identificeren met het O team en kan er een goede werkrelatie met hen ontstaan. - Het O team dient niet alleen voldoende Hao gehalte te hebben (in de vorm van opleiders als O team lid), maar ook voldoende Opleidingsinstituut gehalte ( in de vorm van stafleden als O team lid) nu 0,8 instituut - Nieuwe O team leden hebben een aanstelling van een halve tot 1 dag per week (0,1 tot 0,2). 0,75 nodig Dit heeft als voordeel dat het makkelijker is om huisartsen voor het O team werkzaam te krijgen, dan wanneer geworven wordt voor grotere aanstellingen. Ieder O team wordt een eigen verantwoordelijkheid gegeven door binnen zijn/haar aanstelling enkele afgebakende klussen te geven. Deze vallen hoofdzakelijk binnen de taakgebieden werven/selectie/bewaken bestand deskundigheidsbevordering kwaliteitsbeleid en/of communiceren en pr. - Omdat het O team zal bestaan uit een groep van 5 tot 10 O teamleden is een goede coördinatie van groot belang. Om deze te versterken krijgt de O team coördinator een coördinatie maatjes waarmee hij overlegt over beleidsmatige zaken. Dit zijn de de voorzitter van het Kwaliteitsbeleid zijn (huisarts) en de mede organisator van de Tweedaagse (huisarts) - De drie hoofdtaken van het O team zijn werven/selectie/bewaken bestand; deskundigheidsbevordering en kwaliteitsbeleid. Kwaliteitsbeleid wordt binnen deze hoofdtaken organisatorisch onderscheiden met een eigen voorzitter. In Nijmegen en Amsterdam is met een dergelijke opzet goede ervaring opgedaan. Hiermee wordt het belang van kwaliteit en toets beleid onderstreept en helder onderscheiden van de andere taken - De O team leden komen in het begin 1 keer in de maand bij elkaar; als iedereen is ingewerkt een keer in de 6 weken. - Ervaren opleiders die bekend staan als uitstekende opleiders kunnen een taak hebben binnen het O team, ipv het volgen van leergangen of een 2 daagse, nb als mentor van beginnende opleiders of binnen het taakgebied kwaliteit als uitvoerders van f gesprekken. De organisatie van het O team wordt in figuur 1 geschetst. De activiteiten die het snelst moeten worden ingevuld zijn in rood geschreven De s die zijn ontstaan door het vertrek van Joke van Greet zullen worden ingevuld door een huisarts of staflid met een beperkte aanstelling (1/2 tot 1 dag) waarbinnen zij naast de hoofdactiviteit die hij/zij uitvoert ook andere kleine taken doet. Welke dat zijn is afhankelijk van de 2 e of 3 e prioriteiten en van de grootte van de aanstelling van de kandidaat. 5

6 Secretaresse Marjolein vd Burg O team coördinator 0,67Fte Secretaresse Esther van Zelst O team lid 0,1 of 0,2 fte Kwaliteitsbeleid + X taken Voorzitter Huisarts Kwaliteitsbleid 0,44 Fte met X taken O O team lid 0,1 of 0,2 fte Kwaliteitsbeleid + X taken Elske van Pienbroek 0,22 2 daagse en Zieke opleiders TEAM O team lid 0,1 of 0,2 fte Organiseren leergangen + X taken Leonie Bijlard 0,11 fte werven + 2 daagse Marcia Dorresteijn 0,11 fte werven O team lid 0,1 of 0,2 fte Kwaliteitsbeleid + X taken O team lid 0,1 of 0,2 fte Deskundigheidsbevordering + X taken Vertegenwoordiger Leidse opleiders Bij een aanstelling van 0,1 kan een O team lid een van de hoofdtaken doen (werven, kwaliteit, of deskundigheidsbevordering) en daarnaast 2 of 3 0,05 activiteiten. Bij een aanstelling van 0,2 kunnen er activiteiten van 2 hoofdtaken wordt gedaan en 5 tot 6 0,05 activiteiten.(zo leert de ervaring van de VU) 6

7 Bijlage I I Het takenpakket van het O-team In onderstaande beschrijving van de taken wordt ook aangegeven of iemand verantwoordelijk is voor de taak en zo ja, wie. Ook wordt aangegeven of er voor de betreffende taak een actieplan gemaakt is. Hierin worden de verschillende activiteiten en planning hiervan beschreven die staan voor het uitvoeren van de betreffende taak. Taak 1 Werven en selectie van nieuwe opleiders en bewaken bestaand opleidersbestand 1.1 Werven en selecteren van nieuwe opleiders Omschrijving: plannen maken voor het werven van nieuwe opleiders (waaronder een jaarlijks contact met Ambassadeurs huisartsopleiders), het daadwerkelijk werven van huisartsopleiders onder de huisartsen in de regio en het houden van kennismakingsgesprekken op de praktijk. Daarnaast het organiseren en geven van een introductiecursus en op grond daarvan selecteren van hen die opleider kunnen worden. Verantwoordelijke O-team leden: Werven en kennismakingsgesprekken: Leonie Bijlard, Werven via Ambassadeurs:, Selectie, introductiecursus: en Leonie Bijlard 1.2 Monitoring van bestaand opleidersbestand Omschrijving: opleiders die ziek worden, ontkoppeld worden, of om een andere reden (bv verbouwing of privé omstandigheden) een periode niet kunnen opleiden registreren en met hen contact onderhouden. Zieke opleiders wordt ook een attentie gestuurd. Beoordelen of en wanneer zij het opleiden kunnen hervatten. Verantwoordelijke O team leden Registratie: secretariaat Contact onderhouden en beoordelen:, voorlopig Actieplan : neen Taak 2 Deskundigheidsbevordering van opleiders : 2.1 Leergangen organiseren, bemensen. Omschrijving: Het organiseren van niveau gericht onderwijs voor opleiders, waarin zij kunnen werken aan hun competenties, volgens het competentie profiel van de huisartsopleider (van beginnend, naar gevorderd, naar ervaren). Er voor zorgen dat iedere leergang bemenst is met Hao docenten Verantwoordelijke O-team leden: Vacature, 2.2 Bepalen inhoud leergangen, verbeteren bestaande leergang en nieuwe leergangen ontwikkelen 7

8 Omschrijving: Zorgdragen voor inhoud van de leergangen, onderlinge samenhang tussen de leergangen en afstemmen met het landelijke scholingsplan voor opleiders en landelijke ontwikkelingen (bv academisering opleiders en praktijk-accreditatie) Een nieuwe leergang wordt jaarlijks georganiseerd voor ervaren opleiders. Hierbij wordt gebruik gemaakt van ideeën van zusteropleidingen. Verantwoordelijke O-team leden: niemand 2.3 Organiseren en houden van een tweedaagse voor Huisartsopleiders Omschrijving: organiseren van een jaarlijkse meerdaagse nascholing voor alle actieve huisartsopleiders, waarbij aandacht besteedt wordt aan onderwerpen waarin opleiders getraind worden verbeterpunten die komen uit het Gear kwaliteitsysteem, actuele onderwerpen, en onderwerpen waarin geïnteresseerd zijn. Verantwoordelijke O-team leden:, 2.4 LHK toets voor opleiders Omschrijving: Het organiseren en stimuleren van opleiders voor het maken van een LHK toets zodat zij deze eens in de 2 of 3 jaar daadwerkelijk maken. Verantwoordelijke O-team leden: niemand Actieplan: Stuk geschreven over de stand van zaken 2.5 Project eterne opleiders Omschrijving: het bevorderen van de didactische deskundigheid van eterne opleiders en het borgen van een kwaliteitssysteem voor eterne opleiders. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van instituten die hierin ervaring hebben; VU Amsterdam, Nijmegen Verantwoordelijke O-team leden: niemand Actieplan: neen, wel een projectplan 2.6 Onderwijs medewerkers HA-praktijk Omschrijving: het organiseren van didactisch onderwijs voor dokters assistenten en praktijk ondersteuners. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van andere instituten die hier ervaring hebben: VU Amsterdam, Nijmegen, Groningen Verantwoordelijke O team leden: niemand Taak 3 Uitvoeren van Kwaliteitsbeleid opleiders : 3.1 Beschrijven kwaliteitsbeleid Omschrijving: het schrijven van een kwaliteitsbeleid en dit actualiseren volgens de laatste ontwikkelingen en afstemmen met het hao parallel onderwijs in fase I en II. De fase coördinatoren zijn verantwoordelijk voor het hao parallel onderwijs Verantwoordelijke O team leden: 8

9 3.2 het actualiseren van hao evaluaties, deze uitzetten, verzamelen en screenen Omschrijving: het verzamelen van betrouwbare informatie over het functioneren van de actieve huisartsopleiders en het actualiseren van de hao evaluaties (van aios, stafleden en van hao docenten) waar nodig. Tevens het screenen van de ingevulde hao evaluaties Verantwoordelijke O-team leden: niemand Actieplan: neen 3.3 het voeren van functioneringsgesprekken Omschrijving: het houden van functioneringsgesprekken en opvolgen van hierin gemaakte afspraken m.b.t. de verdere ontwikkeling van de opleider. Verantwoordelijke O team leden: niemand, gebaseerd op de manier waarop we het deden. Er is een stuk geschreven met mogelijkheden over hoe nu verder. 3.4 voeren van functionerings gesprekken met niet goed functionerende opleiders en ontkoppelde opleiders Omschrijving: evaluatie gesprekken voeren met niet goed functionerende opleiders en met ontkoppelde opleiders. Vervolgens met niet goed functionerende opleiders verbeterpunten afspreken, opvolgen en toetsen. Verantwoordelijke O team leden: niemand 3.5 RGS Vernieuwen erkenning opleiders Omschrijving: Het checken of een opleider aan de eisen voldoet om vernieuwing van zijn erkenning te krijgen. Dit afstemmen met hao evaluatie gegevens. Zorgdragen dat betreffende opleiders hun profiel actualiseren en het leerwerkplan van de opleidingspraktijk bijstellen waar nodig Verantwoordelijke: 3.6 Hao enquête Omschrijving: het houden van een enquête gehouden onder opleiders (eens in de 3 jaar), waarin hun tevredenheid en wensen tav het instituut en het onderwijs aan aios en scholing en begeleiding tav opleiders wordt gepeild. Maken van een verslag van de resultaten en opstellen van de belangrijkste verbeterpunten uit de enquête resultaten. Dit jaar zou weer een enquête gehouden moeten worden. Verantwoordelijke O team leden: niemand Actieplan: neen 3.7 Accreditatie van opleidingspraktijken stimuleren Omschrijving: het bijhouden van het overzicht van de stand van zaken hieromtrent en van hier opstellen van een beleid om de opleiders die nog niet zijn geaccrediteerd hiertoe te stimuleren. Hen stimuleren om hun praktijk te laten accrediteren en het organiseren van steun en scholing hieromtrent ism de reos. Op dit moment is 65 % van de opleiders geaccrediteerd of hiermee bezig. Verantwoordelijke: niemand. 9

10 Actieplan: neen: wel een overzicht van de stand van zaken. 3.8 Kwaliteitssysteem goede opleiders Omschrijving: het ontwikkelen van een beleid waarin goed opleiden gestimuleerd en beloond wordt. Het zorgdragen voor het uitvoeren van dit beleid Verantwoordelijke: niemand Actieplan: neen Taak 4 Verzorgen van Communicatie en PR : 4.1 Communicatie in de vorm van Nieuwsbrief, Website, Blackboard, I-schijf Het verzorgen van de communicatie met opleiders, stafleden en coördinatie overleg van de huisartsenopleiding via een nieuwsbrief en verschillende digitale kanalen over de uitgevoerde taken en activiteiten van het O team en de resultaten hiervan Verantwoordelijke O-team leden: Nieuwsbrief:, Website: niemand Blackboard: vacture en Esther van Zelst I schijf: niemand Actieplan: alleen voor de Nieuwsbrief Taak 5 Afstemmen beleid 5.1 Overleg met overleg secretariaat, huisartsopleiders, aios, coördinatoren, stafleden, andere instituten Het voeren van overleg noodzakelijk om de hiervoor genoemde taken af te stemmen en uit te kunnen voeren. Het afstemmen van het beleid met de opleiders vraagt om etra aandacht. Verantwoordelijke O-team leden: Fase coördinatoren: Coordinator aios voortgang: Onderwijscommissie: Coördinatie overleg: O team: Fase I overleg: Fase II overleg Secretariaat: Scholing staf: niemand Werkgroep Staf Opleiders of vertegenwoordiging opleiders project Lovah Leiden: 10

11 Bijlage II Bronnen Hao VUMC Taakverdeling en formatie Hao team per 1 maart Jaarverslag Hao team sept 2012-sept 2013 Vervolgopleiding tot Huisarts Nijmegen 11