Het is hier toch zeker (g)een hotel, of wel?

Transcriptie

1 Zorg in control? Zorgcontrol dus! Het is hier toch zeker (g)een hotel, of wel? Maarten Kouws Bertine van Winkel

2 Introductie

3 Wat gaan we doen? Wat verstaan wij onder zorgcontrol? Zorglogistiek versus hotellogistiek Zorgcontrol Tips voor na het weekend

4 Wat verstaan we onder zorgcontrol? Planning & control Accountmanagement Frontoffice Zorgcontrol is het bedrijfsmatig beheersen van de initiële zorgvraag tot en met de facturatie en informatievoorziening. Productieregistratie

5 De relevantie van zorgcontrol anno 2015 en verder

6 De relevantie van zorgcontrol anno 2015 en verder Wat cijfers van een bijeenkomst OIZ (Vereniging van Organisaties voor ICT in de Zorg) 90% van de aanwezigen (100) heeft problemen met de Wmo declaraties 60% (van de 50) heeft problemen met de declaraties van Zvw.

7 Hoe zien we zorgcontrol als financials het liefst?

8 Het is hier toch zeker geen hotel, of wel?

9 Het is hier toch zeker geen hotel, of wel?

10 Het is hier toch zeker geen hotel, of wel?

11 Het is hier toch zeker geen hotel, of wel?

12 Hotellogistiek vs zorglogistiek Client Zorgvraag Indicatie Keuze aanbieders Keuze Afname van zorg services Betaling Ervaring delen Portfolio Aanbieder Strategie Zorgverkoop Contract Promotie cliënt Verkoop cliënt Zorg plannen Zorg Factur eren Inform atie

13 Kunnen we iets leren van het hotelwezen?

14 Zorgcontrol in zijn 4 aspecten Accountmanagement

15 Accountmanagement

16 Accountmanagement Monitoring / bewaking afspraken Klant & marktontwikkeling Verkoop en contract beheer Product Wat is de toegevoegde waarde?

17 Accountmanagement De grootste uitdagingen / veranderingen anno 2015: Borging van accountmanagement in de organisatie Veel contractpartijen met verschillende contracten en wijze waarop contracten worden afgesloten Monitoren van de contractvoorwaarden in de organisatie en terugkoppeling naar de financiers Beperkte invloed op de uitkomsten van de contractering??? Beperkte ervaring met verkoop en communicatie

18 Accountmanagement Borging accountmanagement Wie is verantwoordelijk voor het accountmanagement binnen uw organisatie Hoe lopen de communicatielijnen

19 Accountmanagement

20 Accountmanagement Veel (nieuwe) contractpartijen Verschillende procedures en deadlines Juridische consequenties

21 Accountmanagement Verkoop & communicatie Zorg voor structurele naamsbekendheid en imago bij zorginkopers op basis van je meerwaarde en resultaten. Bouw een persoonlijke band op. Weet hoe het inkoopproces van de inkopende partij werkt: procedure, planning, deadlines en stem intern af. Zorg voor multi-level relatie- en accountmanagement. Betrek uitvoerende professionals, naast directie en beleid. Investeer in tijd, kennis en vaardigheden van zorgverkoop. Zoals relatie- en accountmanagement, sales, aanbesteden, onderhandelen. Zorg voor up-to-date klant en marktinzicht, toets dit aan je productportfolio. Deel successen!

22 Accountmanagement Frontoffice Wat is met welke partij afgesproken? Productieregistratie Planning en control Wat is met welke partij afgesproken? Welke omzetplafonds hebben we afgesproken?

23 Accountmanagement Investeer in relatie / accountmanagement en de communicatie hierover binnen je organisatie Heb oog voor de juridische consequentie van (nieuwe) contracten.

24 Frontoffice Frontoffice

25 Frontoffice De voordeur van de organisatie Stemt af met ketenpartners Bemiddelt tussen zorgvraag en aanbod Zorgt dat de organisatie beschikt over de juiste cliëntgegevens Ondersteunt de organisatie met relevante informatie in het zorglogistieke proces: Wachtlijstinformatie Blijft bij in - en informeert over actuele wet- en regelgeving

26 Frontoffice Analyse van de klantvraag Klantgegevens ingeven in systeem (ook prospects) Afstemmen vraag en aanbod Toewijzen aan juiste vorm van zorg (eventueel ook wachtlijst) Extra gegevens toevoegen: bijvoorbeeld gewenste services Beëindigen contact met bijvoorbeeld mail, brief met bevestiging

27 Frontoffice De grootste uitdagingen / veranderingen anno 2015: Beschikken over meer kennis: per bekostigingsstroom. Financiers weten het ook niet altijd Wijze waarop beschikkingen binnenkomen anders; Lokale kaders nog onvoldoende ontwikkeld en wijzigen soms nog; Continu vertalen van gemaakte afspraken met financiers naar de praktijk / uitvoering Sneller schakelen met primaire proces;

28 Frontoffice Feedback: Wat speelt er in het veld? Sociale kaart Juiste, tijdige en volledige invoer van cliëntgegevens Accountmanagement Productieregistratie Planning en control Juiste, tijdige en volledige clientgegevens m.b.t. planning en wachtlijsten

29 Frontoffice Beschik over kundig personeel: HBO functie met zorginhoudelijke kennis en salescapaciteiten Zorg dat de FO beschikt over de juiste en actuele informatie m.b.t. bezetting en gemaakte afspraken

30 Productieregistratie en -facturatie Productieregistratie

31 Productieregistratie en -facturatie Controlecentrum en de kassa van de zorginstelling Aanjager en vraagbaak voor primaire proces m.b.t. mutaties doorgeven en productie verwerken Spin in het web tussen frontoffice, primair proces en planning & control

32 Productieregistratie en -facturatie De grootste uitdagingen / veranderingen anno 2015: Systeeminrichting is belangrijk: weet wat je levert en wat je mag leveren per financier; Diversiteit in eisen van de financiers mbt administratieve verantwoording: ondanks iwmo standaarden stelt 80% van de gemeenten aanvullende administratieve eisen (Dollekamp & Weerheim, 2015); Doorlooptijd van productie afsluiten en verwerken mutaties verhogen om sneller te kunnen reageren Proces wordt complexer en daardoor duurder

33 Productieregistratie en facturatie Accountmanagement Structureel terugkoppeling van geleverde productie irt afspraken inbedden Frontoffice Voeden met actuele cijfers vwb bezetting en realisatie binnen afspraken Planning & Control Juiste verwerking van productie irt afspraken in financiële administratie

34 Productieregistratie Beschouw processen opnieuw: knippen en plakken is onvoldoende Zorg dat je flexibel bent en over de juiste capaciteit beschikt. Denk eventueel na over outsourcing

35 Planning en control Planning & control

36 Planning & control De grootste uitdagingen / veranderingen anno 2015: Intern: Juiste vertaling van gerealiseerde omzet in de financiële administratie (FA) Continue bewaking van en sturing op gerealiseerde productie irt afspraken per financier Vertaling van opgelegde eisen door financiers in geautomatiseerde systemen is niet altijd mogelijk Juiste en tijdige oplevering van managementinformatie aan zorgteams Risico s voor wat betreft: liquiditeit (40% van de gemeente doet aan bevoorschotting, 60% betaalt achteraf met termijn van dagen) solvabiliteit: hoge investeringen in WMO (P. Dollekamp & Weerheim)

37 Planning & control Gemeente Jaarafspraak Tot en met april Gerealiseerd t/m april Over/onderproductie TOTAAL , , , ,02

38 En wat we dan echt kunnen boeken als omzet! Gemeente Jaarafspraak Tot en met april Gerealiseerd t/m april Over/onderproductie Daadwerkelijke opbrengst Andorra , , , , ,47 Belgie 2.601,60 867,20 867,20-867,20 Cyprus , , , , ,60 Duitsland , , , , ,40 Ecuador , , , , ,87 Frankrijk , , , , ,40 Gambia , , , , ,73 Hongarije , , , , ,60 Indonesie , , , , ,66 Jordanie , , , , ,47 Kameroen , , , , ,70 Litouwen , , ,00 865, ,08 Maleisie , , , , ,58 TOTAAL , , , , ,76 Niet gehonoreerde overproductie ,39

39 Planning & control De grootste uitdagingen / veranderingen anno 2015 Extern: Verantwoording op inhoudelijke en administratieve parameters (landelijke en lokale eisen en parameters) Aantal en strekking van controleverklaring(en) van externe accountant Blijvende onzekerheid over prijs en volumes

40 Planning & Control Praktische haalbaarheid van administratieve vereisten Stuurinformatie voor opname cliënten Accountmanagement Frontoffice Productieregistratie

41 Planning & Control Flexibiliseren overhead, overhead mee laten bewegen met omzet Borging in processen en werkelijkheid toetsen aan processen

42 Vragen? BEDANKT VOOR DE AANDACHT!