Welkom! Samen succesvol

Transcriptie

1 Welkom!

2 Zorgcontrol in proces(s) Uitdagende workshop over het dichter bij elkaar brengen van zorg en business control 21 april 2016

3 Petra Dollekamp Sinds 2008 in dienst bij AAG Coördinator zorgregistratie/verantwoording Adviseur op het gebied van: Bedrijfsvoering zorg Bedrijfseconomische en bedrijfskundige achtergrond New Business, Innovatie en Ondernemerschap Verandermanagement Bedrijfseconomie Recente opdrachten Coördinator /BID manager transitie langdurige zorg Reorganisatie, outsourcing en inrichting ondersteunende processen Inrichten zorgcontrolcylus VG/VVT organisatie Selectietrajecten voor een ander ECD

4 Wie ben ik? 4

5 Agenda Actualiteiten, praktijkontwikkelingen en veranderende risico s Zorgcontrol anno 2016 Integratie zorg en business control na transitie/transformatie

6 Actualiteiten, ontwikkelingen & veranderende risico s

7 Wat waren de voorspellingen? Transitie dreigt chaos te worden (VNG, GGZ Nederland, november 2014) Declaratiechaos bij gemeenten (Zorgvisie, feb. 2015) Steeds meer administratieve rompslomp voor aanbieders (Actiz, mei 2015) Gemeenten laten hoop op goedkeurende accountantsverklaring varen (fd, december 2015) Accountants waarschuwden vergeefs voor zorgchaos (fd, jan 2016) De NBA pleit voor het opstellen van overeenkomsten tussen gemeenten en zorginstellingen om tot een finale afrekening van zorgkosten over 2015 te komen (NBA, feb 2016)

8 Wie van u heeft al een goedkeurende verklaring van de accountant over boekjaar 2015?

9 Tour door het land (40 care aanbieders) Hoe staan we ervoor een jaar na de transitie? Mini Quiz uitkomsten

10 Mini Quiz Hoe staan we er voor? Vraag 1 Hoeveel procent van de bezochte aanbieders heeft accountmanagement en contractbeheer ingebed in de organisatie? A. Minder dan 40% B. Tussen de 40 en 70% C. Meer dan 70% B. 45% Bij het merendeel van de aanbieders wordt commerciëler gedacht over het verkopen van dienstverlening. Contractbeheer wordt veelal als een formaliteit beschouwd. -> Dit geldt ook over de verkoop voor 2016, wel is meer aandacht voor andere vormen van dienstverlening en afrekensystematieken

11 Mini Quiz Hoe staan we er voor? Vraag 2 Hoeveel procent van de bezochte aanbieders kan op zorginhoudelijke resultaten rapporteren en sturen? A. Minder dan 40% B. Tussen de 40 en 70% C. Meer dan 70% A. 25% Gemeenten hanteren uiteenlopende instrumenten voor inhoudelijke verantwoording en bereikte resultaten 80% van de aanbieders ontwikkelt op dit moment rapportages voor financiers om op resultaten te kunnen rapporteren. Het sturen op resultaten is een volgende stap voor Q1 van % van de gesproken aanbieders heeft dit proces al op orde.

12 Mini Quiz Hoe staan we er voor? Vraag 3 Hoeveel procent van de bezochte aanbieders heeft een adequaat debiteurenbeheer volledig inricht? A. Minder dan 40% B. Tussen de 40 en 70% C. Meer dan 70% A. (30%) 85% heeft problemen met Wmo declaraties, 55% met Zvw declaraties 70% van de gesproken aanbieders overweegt een strak debiteuren- en incassoproces in te richten, maar is hier nog niet toe gekomen, omdat de focus eerst bij het interne controle proces ligt. -> Gemeenten bevoorschotten steeds minder (nog 20%)

13 Mini Quiz Hoe staan we er voor? Vraag 4 Hoeveel procent van de bezochte aanbieders heeft het interne controleproces op orde? A. Minder dan 40% B. Tussen de 40 en 70% C. Meer dan 70% A. 20% Het merendeel van de aanbieders moet de interne processen na de transitie nog op elkaar afstemmen en een duidelijke vertaalslag maken naar interne controle en verantwoording. -> Er worden stappen gemaakt door jaarafsluiting 2015

14 Andere ervaringen uit de praktijk.. Het Wlz proces loopt goed (conform AWBZ). De inhoudelijke transformatie is ingezet, rapporteren op resultaten volgt. Het overgrote deel van de aanbieders declareert, de afwikkeling met gemeenten blijkt lastig. De juridische kant in het contracteringsproces is veelal onderbelicht. Administratieve complexiteit niet verminderd in verloop van boekjaar Ingewikkelde declaratieprocessen in combinatie met budgetplafonds. De diverse afrekensystematieken (p*q, trajectfinanciering, populatie, lumpsum) zijn onvoldoende ingebed in administratieve- en controleprocessen. 80% van de gemeenten heeft naast contract en standaarden, aanvullende administratieve eisen.

15 Bedrijfseconomische risico s na transitie Administratieve chaos met verschillen in vastlegging/verantwoording Omzetbepaling is lastig, waardoor onzekerheden in exploitatie/jaarwerk optreden Liquiditeitsproblemen door facturatieproblematiek en hoge betaaltermijnen Solvabliteitsproblemen door hoge investeringen in de Wmo Het monitoren van afspraken versus realisatie (rondrekening) is beperkt mogelijk Financiële meerjarenscenario s lastig te bepalen Blijvende onzekerheid over prijs en volumes; basis voor reorganisaties Inrichting van systemen complex door verschillende afrekensystematieken Compliancerisico s i.r.t. toezichthouders Kwaliteit- en continuïteitsrisico s door het ontbreken van concrete stuurinformatie Het controledossier bij aanbieders moet op orde komen

16 Zorgcontrol anno 2016 Control in een situatie van ontwikkeling en (georganiseerde?) chaos

17 Vindt u dat zorgcontrol meer uit moet gaan van de kracht van het zelforganiserende vermogen van zorgteams? Ja / Nee??

18 De uitdaging in de transformatie versus zorgcontrol Bedrijfsmatige gevolgen Taakstellingen primair proces en ondersteunende diensten Kostprijzen Verantwoording Beeldvorming intern Beeldvorming extern Vivantes in de gemeente Relatie- en netwerk opbouw samenwerkingspartners Concurrenten Omzetoptimalisatie Accountmanagement Planning & Control Innovatie zorgproces Innovatie ondersteuning Stimuleren automatiseren en digitale ondersteuning Planning &control cyclus Aanpassen bedrijfsprocessen RISICO- MANAGEMENT (Strategische) analyse transformatie Resultaatmanagement Positie in de markt Dienstportfolio Arrangenmenten en partners Kwaliteit

19 Wat verstaan we onder zorgcontrol? A. Omzetoptimalisatie E. Planning & control B. Resultaatmanagement D. Cashmanagement C. Administratie en verantwoording

20 Zorgcontrol anno 2015 Voorbereiden jaar T Cyclus jaar T Q3/Q4 T-1 Verkoop / tariefafspraken Q4 T-1 Juridische check Q4 T-1 Contractering Jaar T Bewaking A. Omzetoptimalisatie B. Resultaatmanagement Afspraken Zorg plannen Zorg leveren Monitoren resultaten Rapporteren inhoudelijke resultaten Bijsturen C. Administratie en verantwoording Afspraken Zorg planning Zorgproductie Controle volledigheid / juistheid Signaleren Facturatie en behandelen uitval Omzet en declaratie in boekhouding Managementrapportage Bijsturen D. Cashmanagement Facturatie Behandelen uitval Debiteurenbeheer Monitoren inkomende kasstromen Incassomanagement E. Planning & Control Planning Bewaking levering binnen bandbreedte afspraken Aansluitingen Rapporteren afwijkingen Bijsturen (contractering of proces) POTENTIELE TOESTROOM INSTROOM DOORSTROOM/UITSTROOM WORKFLOWMANAGEMENT Account-management & Contractbeheer Front Office Zorgteams Backoffice Zorgteams/ Kwaliteit/Back Office Gezamenlijk ONDERSTEUNENDE SYSTEMEN IN VASTLEGGING EN INFORMATIEVOORZIENING (SIGNALERING) PROCES AAG, Petra Dollekamp

21 Zorgcontrol (1) A. Omzetoptimalisatie +T Invloed op contractering

22 Zorgcontrol (2) B. Resultaatmanagement C. Administratie en verantwoording Sturen op resultaten

23 Een tool van AAG: Keuzehulp boekingsgangen in de zorg

26 Zorgcontrol (3) D. Cashmanagement E. Planning en Control Beheersen

27 De grootste uitdagingen zorgcontrol Toenemend belang accountmanagement inbedden Inrichten en integreren (ondersteunende) processen Structureel monitoren contractafspraken met verloop in de praktijk Zichtbaar maken van en sturen op inhoudelijke resultaten De rondrekening van binnenkomst cliënt tot factuur Vaststellen van de omzet / grip krijgen op onzekerheden in de omzet Heroverweging systeemkeuzes (inhoudelijk en verantwoording) Inrichten cashmanagementproces Informatievoorziening in het proces op orde brengen > transitieproof intern controleproces

28 Integratie zorg en business control

29 Basis voor beleggen van verantwoordelijkheden in het zorgcontrolproces Centrale vraag: Wie doet wat in het proces van instroom, doorstroom en uitstroom van cliënten in relatie tot de afgesloten contracten met de financiers en de verantwoording daarover?

30 Integratie zorg en business control: Afstemmen van processen; workflowmanagement Accountmanagement & Contractbeheer Gezamenlijk Front Office Zorgteams Backoffice Zorgteams/ Kwaliteit/Back Office Ofwel.. Verantwoordelijkheden op de juiste plek (her)beleggen Client centraal stellen en toch recht doen aan kaders vraagt coördinatie en integratie van disciplines

31 Systemen ECD Financieel administratief Informatievoorziening Ondersteunend en niet frustrerend

32 Mensen Zorgprofessionals: administratieve taken Administratieve medewerkers: taken verschuiven en worden herbelegd Zorg voor begrip voor elkaars professionele inzichten en kwaliteiten Andere competenties Verwachtingenmanagement!

33 Wie is waarvoor verantwoordelijk? Een aanzet Omzetoptimalisatie Verkoop & contractbeheer Voorportaal en controle beschikkingen/indicaties Resultaatmanagement Kwaliteitscirkel (afspraken met de cliënt versus levering) Sturen op inhoudelijke en financiële resultaten Sturen afspraken en resultaten op contractniveau Accountmanagement & Contractbeheer Front Office Zorgteams Zorgteams Accountmanagement & Contractbeheer Administratievoering, produceren cijfers, geven van inzicht, verantwoording, cashmanagement Backoffice Kaders, signalering, informatievoorziening, advies Samen Planning succesvol & Control

34 Tips voor het kaasprotocol Bedrijfsmodel gericht op ondernemerschap, om de bedrijfseconomische risico s te spreiden en beperken (zorgcontrol bij zorgteams) > faciliteren met kaders Positioneer accountmanagement als de verbindende schakel in het zorgcontrolproces Introduceren van eenheid van taal op inhoud om gestructureerd te kunnen rapporteren en sturen (classificatiesystemen) Inbedden van het contracteringsproces in de planning & controlcyclus