Stad Antwerpen College van burgemeester en schepenen

Transcriptie

1 Samenstelling: mevrouw Leona Detiège, burgemeester; de heren Leo Delwaide, Marc Van Peel, mevrouwen Chantal Pauwels, Kathy Lindekens, Ann Coolsaet, de heren Eric Antonis, Erwin Pairon, Tuur van Wallendael, Dirk Grootjans, Luc Bungeneers, schepenen; de heer Paul Thewissen, waarnemend secretaris; de heer Freddy Vandekerckhove, adjunct-stadssecretaris. Zitting van woensdag 2 april Iedereen aanwezig, behalve de heer Freddy Vandekerckhove, adjunct-stadssecretaris. Informatie- en districtswerking A-Punt 2 Externe communicatie. Optimalisering en herschikking van de budgetten drukwerk voor externe communicatie. Concretisering beleidsrichtlijn (Jaarnummer 3489) Op 7 augustus 2002 gaf het college van opdracht aan informatie & districtswerking om het globale drukbudget te reorganiseren. Dit besluit geeft weer hoe de kredieten van de stedelijke externe communicatie worden herschikt. Agendapunt, college, gewone zitting, 07/08/2002, jaarnummer 8769; Agendapunt, college, gewone zitting, 11/12/2002, jaarnummer 14308; Agendapunt, college, gewone zitting, 18/12/2002, jaarnummer 14809; Agendapunt, gemeenteraad, gewone zitting, 05/11/2002, jaarnummer 2555 Motivering Voorgeschiedenis Op 7 augustus 2002 besliste het college om informatie & districtswerking de publicaties voor externe communicatie centraal te laten coördineren (jaarnummer 8769). Zo moest informatie & districtswerking een aantal criteria en instrumenten opstellen om de globale code externe communicatie te beheren. Daartoe moest financiën de toenmalige codes voor extern drukwerk centraliseren. Stafdienst/audit kreeg de opdracht een reorganisatievoorstel uit te werken. Met besluit van 11 december 2002 bepaalde het college welke instrumenten informatie & districtwerking kon inzetten om de externe communicatie te coördineren. De districten en de bedrijfseenheden kregen de opdracht om in overleg met informatie & districtswerking communicatieplanningen optestellenenomvoordeaanmaakvan externecommunicatieproducten een visum te vragen aan informatie & districtswerking. Op 18 december 2002 (jaarnummer 14809) ten slotte keurde het college de criteria goed aan de hand waarvan de communicatieplanningen en visumaanvragen kunnen worden beoordeeld: doelgroep: grootte, mediaconsumptie, beschikbaarheid van specifieke databanken communicatiedoel: voorlichting, beleidsinformatie, PR en reclame, inspraak en interne communicatie levensduur of houdbaarheid van de boodschap: datum- of periodegebonden, afhankelijk van wetswijzigingen, onveranderlijk gratis publiciteit of ruimte die de commerciële media zelf spontaan besteden aan de desbetreffende stedelijke boodschappen. Pagina 1 van 8

2 Met hetzelfde besluit van 7 augustus 2002 (jaarnummer 8769) richtte het college een collegiale werkgroep op onder voorzitterschap van schepen Bungeneers en schepen Pauwels. Deze werkgroep diende de lijsten met stedelijke publicaties te herschikken en te bepalen welke publicaties zouden worden vervangen door opname in De Antwerpenaar of in publiciteitsmagazines. In dit kader kreeg informatie & districtswerking de opdracht om in 2003 een compensatie van minstens EUR teweeg brengen op het globale drukbudget. Vandit bedrag zou EUR worden ingezet voor de centrale aankoop van mediaruimte en het resterende bedrag voor de reorganisatie van de externe communicatie. Dit besluit presenteert het voorstel van de collegiale werkgroep om de stedelijke publicaties te herschikken en om daarbij in een eerste fase EUR te compenseren op het globale budget voor externe communicatie. Feiten en context In het kader van het besluit van 7 augustus 2002 over de centrale coördinatie van de externe communicatie werden de volgende opdrachten gerealiseerd. De stafdienst/audit inventariseerde in het rapport A het personeelsnetwerk met taken op het vlak van externe communicatie. Volgens de auditdienst kwamen de volgende knelpunten naar voren: er is in sommige bedrijfseenheden geen of bijna geen centrale controle op externe publicaties een behoorlijk deel van het externe drukwerk wordt niet door consulenten of deskundigen communicatie behandeld sommige bedrijfseenheden of delen ervan hebben een eigen huisstijl of werken eraan. Deze knelpunten onderstreepten de nood aan een centrale coördinatie van de externe communicatie. Informatie & districtswerking heeft naar aanleiding daarvan een reorganisatievoorstel uitgewerkt waarin informatie & districtswerking/communicatie wordt omgevormd tot een servicecentrum dat ervoor moet zorgen dat de boodschappen van de districten, de bedrijfseenheden en de satellietorganisaties op de meeste opportune wijze worden gecommuniceerd. Als servicecentrum biedt informatie & districtswerking op basis van dienstverleningsovereenkomsten aan de bedrijfseenheden en de districten een aantal externe centrale communicatiekanalen aan zoals De Antwerpenaar, De Antwerpenaar op ATV, de centrale media-aankoop, de infolijn, de stadswinkel en het stedelijk wijkoverleg. Informatie & districtswerking geeft ook advies als de districten, de bedrijfseenheden of de satellietorganisaties nieuwe communicatiekanalen of producten willen ontwikkelen. Daartoe bouwt informatie & districtswerking/communicatie een coördinatiecel uit. Daarnaast hebben de communicatiedeskundigen en consulenten in de bedrijfseenheden en de districten viermaandelijkse communicatieplanningen opgemaakt die nu systematisch met de medewerkers van de coördinatiecel van informatie & districtswerking worden besproken en bijgesteld. Vanaf 12 februari 2003 werd dienstnota D van kracht. Deze dienstnota bepaalt dat er voor de aanmaak van een externecommunicatieproduct een visum moet worden gevraagd aan de coördinatiecel van informatie & districtwerking. Pagina 2 van 8

3 In het kader van de opdracht om minstens EUR te compenseren op het globale drukbudget werden de volgende stappen gezet. In de begroting 2003 (bijlage bij het besluit van 5 november 2002 met jaarnummer 2555) werd de centrale code voor externe communicatie opgenomen, namelijk 2003/56201/030/10/02/0300. Deze code werd door financiën verhoogd met EUR. Daarenboven werd op basis van het collegebesluit van 7 augustus 2002 (jaarnummer 8769) EUR ingeschreven op de begrotingscode 2003/56204/124/48/00/0300 om de reorganisatie van de externe communicatie te bekostigen. Ten slotte heeft informatie & districtwerking op basis van het referentiejaar 2001 de stedelijke publicaties doorgelicht. Hiervoor werden de criteria gehanteerd die het college op 18 december 2002 heeft goedgekeurd (jaarnummer 14809). Deze doorlichting resulteerde in een lijst van 28 publicaties die in aanmerking komen om te worden geïntegreerd in De Antwerpenaar of in een nieuw kanaal voor een specifieke doelgroep, en in een lijst van 44 advertentiecampagnes. Informatie & districtwerking/stafdienst kon van 14 van de 28 publicaties en van 40 van 44 advertentiecampagnes de kredietcodes en de bestede kredieten achterhalen. Deze publicaties en advertenties zijn geel gemarkeerd in de bijlagen 1 en 2. Op 1 april 2003 presenteerde informatie & districtswerking het voorstel om de stedelijke publicaties en advertenties te optimaliseren en te herschikken aan het managementcomité. Het managementcomité keurde dit voorstel goed. Argumentatie Deze paragraaf licht toe hoe de beide lijsten (bijlagen 1 en 2) tot stand zijn gekomen en welke publicaties zij bevatten. Tot slot schetst deze paragraaf hoe zowel de herschikking van de publicaties als van de advertenties een huisstijl noodzakelijk maakt. De publicaties vervat in de bijlage 1: te herschikken publicaties, werden in eerste instantie geselecteerd op basis van de doelgroep voor wie ze bestemd zijn. Het referentiejaar van deze selectie is Publicaties mee te nemen in De Antwerpenaar Publicaties voor een breed publiek met een informatief karakter die bovendien ook heel wat extra distributiekosten met zich brengen, kunnen beter worden opgenomen in De Antwerpenaar in print of op ATV. Zo bereiken ze meer mensen en brengen ze ook geen extra distributiekosten meer mee. Publicaties voor een geografisch eng omschreven publiek kunnen om dezelfde redenen beter worden geïntegreerd in De Antwerpenaar. Heel deze integratieoefening vergt wel dat De Antwerpenaar in print geregeld wordt uitgebreid met extra katernen of dat er extra uitzendingen worden voorzien op ATV. Publicaties te versmelten tot één publicatie Publicaties bestemd voor eenzelfde duidelijk omschreven doelgroep kunnen beter worden samengevoegd en versmolten tot een publicatie. Zo vermijden we dat deze doelgroep zelf zeer veel inspanningen moet doen om de gezochte informatie bij elkaar te sprokkelen. Publicaties om te bouwen naar een elektronische nieuwsbrief Pagina 3 van 8

4 Publicaties voor een individueel aanduidbare doelgroep die ook via te bereiken is, vormen we beter om tot elektronische publicaties of nieuwsbrieven. Op deze wijze kunnen we zowel drukwerkkosten als verzendingskosten elimineren. Goedkoper te produceren publicaties Daarnaast bevat de bijlage 1 een aantal publicaties die op basis van hun doel of functie werden geselecteerd. Vooral publicaties met een duidelijke PR- of reclamefunctie kunnen goedkoper of in een beperktere oplage worden geproduceerd. Totnogtoe werden een aantal van deze publicaties per post naar een zeer groot adressenbestand gestuurd. We kunnen zowel distributie- als drukkosten besparen door de brochures via andere kanalen te promoten: via De Antwerpenaar, via antwerpen.be of eventueel via een persoonlijke mailing met een brief of folder. Het is vervolgens aan de geïnteresseerde burgers om een specifieke brochure op te vragen of om de website te raadplegen. De bijlage 2: over te nemen advertenties geeft weer hoeveel advertentieruimte de stedelijke diensten en satellietorganisaties in 2001 hebben aangekocht. Wanneer deze advertentieruimte centraal wordt aangekocht via een mediacentrale, kan de stad 20 tot 30 % op de kostprijs van deze advertentieruimte besparen. Dit blijkt uit de marktverkenning die informatie & districtswerking de voorbije maanden heeft uitgevoerd. Informatie & districtswerking stelt dan ook voor om het bedrag dat in 2001 aan advertentieruimte werd uitgegeven, te verschuiven naar het budget voor de centrale aankoop van mediaruimte. Dit principe werd al door het college goedgekeurd op 26 februari 2003 (jaarnummer 2125) bij de beperkte verlenging van het bestek voor de aankoop van personeelsadvertenties. Bijlage 3 bevat de satellietorganisaties die in aanmerking komen voor de aankoop van advertentieruimte via het raamcontract van de stad. De ontwikkeling van nieuwe publicaties voor specifieke doelgroep, van elektronische nieuwsbrieven en van sjablonen voor stedelijke advertenties veronderstellen dat de stad beschikt over een herkenbare huisstijl. De huisstijloperatie die de stad Gent de voorbije jaren heeft opgezet, laat duidelijk zien dat een huisstijl ervoor zorgt dat het stadsbestuur zich coherenter bij de bevolking kan profileren. Financiële gevolgen In de begroting 2003 werden de volgende kredieten ingeschreven: Kredietcode Bewerking Datum 2003/56201/030/10/02/ EUR 5 november /56204/124/48/00/ EUR 5 november 2002 Bij begrotingswijziging 2 van 2003 zullen deze verhogingen op de volgende manier worden gecompenseerd: Kredietcode Bewerking Datum Kredietcodes uit artikel EUR 2 april /56201/030/10/02/ EUR 2 april /56204/124/48/00/ EUR 2 april 2003 Pagina 4 van 8

5 Het gecompenseerde bedrag van EUR zou, als volgt, worden besteed: EUR voor de centrale media-aankoop (zoals bepaald in het collegebesluit van 7 augustus 2002 met jaarnummer 8769) EUR voor de reorganisatie (in plaats van EUR zoals bepaald in het collegebesluit van 7 augustus 2002 met jaarnummer 8769) EUR voor extra katernen in De Antwerpenaar of extra uitzendingen op ATV. Aangezien informatie & districtswerking/stafdienst nu niet beschikt over de kredietcodes van een aantal publicaties en advertentiecampagnes, zal informatie & districtswerking bij de volgende begrotingswijziging of begroting in een tweede of derde fase nieuwe compensatievoorstellen voorleggen aan het college. Besluit Artikel 1 Om de effectiviteit en de efficiëntie van de externe communicatie te verhogen, keurt het college het principe goed dat informatie & districtswerking de stedelijke publicaties herschikt door: zoveel mogelijk publicaties te integreren in De Antwerpenaar zoveel mogelijk publicaties te versmelten tot nieuwe publicaties voor specifieke doelgroepen zoveel mogelijk publicaties om te bouwen tot een elektronische nieuwsbrief de oplage van zoveel mogelijk publicaties te beperken zoveel mogelijk publicaties goedkoper te produceren Met deze herschikking garandeert informatie & districtswerking aan de districten, de bedrijfseenheden en satellietorganisaties een compensatie voor de gereorganiseerde publicaties. Artikel 2 Het college keurt het principe goed dat het raamcontract voor de centrale media-aankoop minstens de aankoop omvat van de advertentieruimte die de districten, de bedrijfseenheden en de satellietorganisaties in 2001 aankochten. Artikel 3 Het college geeft opdracht aan informatie & districtswerking om: een coördinatiecel uit te bouwen in samenwerking met de districten, de andere bedrijfseenheden en de satellietorganisaties de stedelijke publicaties, te herschikken zoals voorgesteld in bijlage 1: te herschikken publicaties het raamcontract voor de centrale aankoop van mediaruimte voor te bereiden tegen 30 april 2003 op basis van de bijlage 2: over te nemen advertenties en van de communicatieplanningen voor 2003 van de districten, de bedrijfseenheden en de satellietorganisaties een overkoepelend advertentieplan op te maken om een voorstudie aan te vatten over de verdere ontwikkeling van een huisstijl. Pagina 5 van 8

6 Artikel 4 De stadsontvanger regelt de financiële aspecten, zijnde de vermindering van de onderstaande codes ten bedrage van EUR ten voordele van de centrale code externe communicatie, bij de begrotingswijziging 2 en 3, als volgt (*): Omschrijving Gecumuleerd bedrag Kredietcode Beschikbaar krediet na verlaging Kredietverlaging EUR 2003/10400/030/10/05/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/13109/124/48/08/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/56101/124/48/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/56201/030/10/01/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/56201/124/48/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/70000/030/10/01/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/70700/123/02/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76002/030/10/01/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76210/332/03/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76211/332/03/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76212/332/03/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76215/332/03/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76216/332/03/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76300/124/02/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76400/030/10/01/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/80101/030/10/01/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/87600/123/06/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/93000/030/10/01/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76417/332/02/12/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/76313/332/02/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/83301/332/02/00/ EUR Kredietverlaging EUR 2003/77124/332/02/00/ EUR TOTAAL EUR (*) In bijlagen 1 en 2 zijn de publicaties en advertenties waarvan de kredietcodes in beeld werden gebracht, met geel gemarkeerd. Artikel 5 De stadsontvanger regelt de financiële aspecten, zijnde de compensatie van de kredietverhogingen in de begroting 2003, als volgt: Pagina 6 van 8

7 Omschrijving Bedrag Kredietcode Beschikbaar krediet na bewerking Kredietverhoging EUR 2003/56201/030/10/02/ EUR als subkrediet van 2003/13500/123/02/04/0300 Kredietverlaging EUR 2003/56204/124/48/00/ EUR Artikel 6 Om informatie & districtswerking toe te laten nieuwe compensatievoorstellen uit te werken, geeft het college opdracht aan de volgende diensten om tegen 30 april 2003 de kredietcodes door te geven aan stafdienst/audit waarop de volgende publicaties of advertentiecampagnes worden verrekend: Dienst Publicatie of advertentiecampagne BZ/DSO Het stadsmagazijn BZ/DSO Badblad BZ/SEN Nieuwsbrieven voor senioren BZ/SEN Top Hat-nieuwsbrief BZ/WK folders Opsinjoren wijkwerking CISO advertentie Oude Badhuis CS/CCC overkoepelend museafolder CS/M programma s stedelijke musea CS/SD Pandoerakrant CS/SR Flanders Handball Cup SD/ER Zoom in op Antwerpen SD/ER Citymarketingbrochure SOMA Nieuwsbrief Spoor Noord SPRA Nieuwsbrief Winkelcentramanagement TA Vacature-advertenties TA abc-magazine VE/P PV-magazine VE/P folders en flyers De Blauwe Lijn Artikel 7 Hetcollegegeeftopdrachtaan: Dienst SD/AUD ID/COM Taak om de kredietcodes van de hogervermelde publicaties en advertenties tegen 15 mei 2003 door te geven aan informatie & districtswerking/stafdienst om nieuwe compensatievoorstellen uit te werken voor de volgende begrotingswijziging of voor de volgende begroting. Kopiëen: 18 exemplaren Aan: Aantal: Actie: FI/BB 1 voor dossier Pagina 7 van 8

8 FI/AC 1 voor dossier ID/SD/FI 1 voor kennisname ID/SD 1 voor kennisname ID/COM 1 voor gevolg BZ/DSO 1 voor gevolg BZ/SEN 1 voor gevolg BZ/WK 1 voor gevolg CISO 1 voor gevolg CS/CCC 1 voor gevolg CS/M 1 voor gevolg CS/SD 1 voor gevolg CS/SR 1 voor gevolg SD/ER 1 voor gevolg SOMA 1 voor gevolg SPRA 1 voor gevolg TA 1 voor gevolg VE/P 1 voor gevolg Pagina 8 van 8