Kunnen freelancers ook toetreden? de Vlaamse overheid kunnen er afnemen van het door hen afgesloten raamcontract?

Transcriptie

1 Topic Vraag Antwoord Overeenkomst leverancier - PS Wat zijn leveranciers? Iedereen die een btw-nummer heeft wordt als leverancier beschouwd. Overeenkomst leverancier - PS Communicatie klant Kunnen freelancers ook toetreden? Welke klanten van de Vlaamse overheid kunnen er afnemen van het door hen afgesloten raamcontract? Ja, als zij over een btw-nummer beschikken. Een van de vereisten van het contract is dat de toegang voor freelancers gevrijwaard is. Hieronder vind je ook welke entiteiten/organisaties gebruik kunnen maken van het contract (zoals gestipuleerd in het basiscontract met de Vlaamse overheid) Volgende entiteiten kunnen Werkaanvragen indienen bij de ICT-Dienstverlener en kunnen dus de hoedanigheid van Klant hebben: alle entiteiten die deel uitmaken van de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap en/of Vlaamse Gewest: dit zijn de 13 Vlaamse ministeries (departementen en IVA s zonder rechtspersoonlijkheid), de kabinetten van de Vlaamse ministers en het Vlaams Parlement; alle entiteiten die onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen doch een van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest onderscheiden rechtspersoonlijkheid hebben (Extern of Intern Verzelfstandigde Agentschappen, Strategische Adviesraden); alle Vlaamse openbare instellingen (VOI s): dit zijn entiteiten met eigen rechtspersoonlijkheid die niet onder één van de 13 beleidsdomeinen van de Vlaamse administratie vallen maar krachtens oprichtingsdecreet /- besluit hetzij werden ingedeeld in één van de categorieën bedoeld in de Wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut (VOI type A of VOI type B) hetzij onder een andere vorm van controle of beheer van de Vlaamse Gemeenschap of het Vlaamse Gewest vallen (VOI type suï generis); De Vlaamse Gemeenschapscommissie; De lokale en provinciale besturen zoals hierna omschreven: de gemeenten en de districten; de provincies;

2 de andere gemeentelijke en provinciale instellingen, met inbegrip van de verenigingen zonder winstoogmerk waarin één of meer gemeenten of de provincies minstens de helft van de stemmen in één van de beheersorganen heeft of de helft van de financiering voor haar rekening neemt; de verenigingen van provincies en gemeenten, bedoeld in de wet van 22 december 1986 betreffende de intercommunales, en de samenwerkingsvormen zoals geregeld in het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking; de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, hierna O.C.M.W.'s te noemen, en de verenigingen, bedoeld in Titel VIII van het decreet betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 19 december 2008; Overeenkomst leverancier - PS Kan De Lijn hier ook gebruik van maken? Ja, zij kunnen hier ook gebruik van maken, naast hun bestaande raamovereenkomsten (zie tekst topic 3). Wie moet zich registreren? Krijg ik een aparte omgeving in Connecting voor elke klant? Als een kandidaat geweigerd wordt voor 1 bepaalde klant, kan hij dan wel nog voorgesteld worden voor andere klanten? De firma (=rechtspersoon gekoppeld aan het BTW nr) moet zich registreren. Binnen een firma kunnen er verschillende gebruikers opgegeven worden. Neen, alle aanvragen voor de verschillende klanten krijg je in 1 overzicht te zien. Ja, want klanten kunnen enkel hun eigen klantomgeving zien: een klant kan niet zien dat een kandidaat in een andere selectie bij een andere klant niet weerhouden is.

3 Hoe zal het voorstellen van de kandidaten gebeuren (cv's en dergelijke)? Is het de bedoeling om dat ook online in te geven? Werkt de login die we momenteel hebben in Connecting ook voor de (andere) aanvragen van Public-Sourcing? Ja. Eens je geregistreerd bent zal je een mailnotificatie krijgen als er een project binnenkomt dat beantwoordt aan de specialisaties die je voor je eigen firma opgegeven hebt. Op dat moment kan je cv s voorstellen via de tool. Cv s kunnen worden opgeladen in Word, pdf,... Op het moment dat je de cv samen met een prijsvoorstel hebt ingediend (= offerte), zal deze zichtbaar worden voor de klant. Ja, u hoeft zich niet nogmaals te registreren. Tarief/prijs Zijn er prijzen bepaald voor een aantal profielen? Ja. Er is een catalogus opgemaakt door de Vlaamse Overheid met profielbeschrijvingen en maximumtarieven. Deze catalogus zal ter beschikking worden gesteld Mogen we profielen aan een hogere prijs dan de maximumprijs voorstellen? Technisch is dit mogelijk. Als je hoger gaat dan de maximumprijs krijg je een verwittiging dat je hoger indient, het systeem gaat niet blokkeren. Je staat uiteraard in concurrentie met bedrijven die gelijkaardige profielen kunnen aanbieden aan een lager tarief. Moeten we een fee betalen om toe te kunnen treden tot de marktplaats? Moeten we een fee betalen bovenop onze tarieven voor de dienstverlening van Public-Sourcing? Neen, toegang is gratis. Neen, Public Sourcing rekent hiervoor een vergoeding aan de klant aan, dus niet aan de leveranciers.

4 Tarief/prijs Tarief/prijs Communicatie klant Wij hebben profielen die aan de website bijvoorbeeld werken voor de verkiezingen aan 200% tarief, zoals op zondag bij de VRT, hoe wordt dat opgevangen in systeem? Wat is de beoogde doorlooptijd vanaf het moment van de aanvraag tot aanwerving? Als we eenmaal akkoord krijgen dat de contactpersoon die is voorgesteld zal worden aangenomen, wanneer krijgen we dan het contract of dienen we nog 3 of 4 weken te wachten op handtekening? Wie bepaalt de termijn van de opdracht? Zijn er indexaties van het contract? Wat is de betalingstermijn? Facturatie, purchasegebeuren? Wat we vandaag ook merken in openbare opdrachten, als omschrijvingen niet coherent zijn met facturatie dan zal de factuur niet doorgaan? Hoe gaat dat gebeuren? In principe moet een tarief all-in zijn. Bij het doorgeven van een aanvraag dient de klant aan te geven of er in de week en/of in het weekend en/of eventueel met wachtdiensten gewerkt wordt. Een all-in bij public sourcing is met normale verplaatsing en werktijden. Binnen de week gaan de kandidaten geshortlist worden. Contractueel is een termijn van 10 werkdagen voorzien. Je dient niet te wachten op een handtekening, daar verschillende stappen in het proces zijn geautomatiseerd naar goedkeuring toe. Alles inclusief goedkeuring is terug te vinden in de module contract in connecting-expertise. De klant. Per aanvraag wordt de termijn bepaald. Neen. 50 dagen factuurdatum (cfr overeenkomst Vlaamse overheid) Zowel het contractbeheer, als tijdsbeheer, als facturatie wordt getriggerd door Connecting in het proces. Dus als de timesheet goedgekeurd is gaat het automatisch over naar facturatie. Er is een volledige digitaal facturatieproces opgezet. U kan ook een factuur op papier afdrukken. De goedkeuring van timesheets kan u dan nog steeds op papier of mail laten gebeuren.

5 Wat met verlenging van een bestaand contract? De definitie van verlenging is contractueel vastgelegd, en de termijn kan nooit meer dan 20% van het oorspronkelijke budget bedragen. Indien de 20% overschreden wordt dient er altijd een nieuwe lancering naar de marktplaats te gebeuren. Concreet voorbeeld: indien overeenkomst voor 100 mandagen gesloten is, kan de verlenging maar voor max 20 mandagen gebeuren. Indien de diensten langer gewenst zijn, moet de vraag opnieuw gelanceerd worden. Is er een maximum aantal cv's per leverancier dat gepost mag worden? Momenteel niet, de kwaliteit van de kandidaten zal gemonitord worden. Een klassiek VMSsysteem zorgt ervoor dat je als gebruiker van het systeem toegang krijgt tot scorecards, vendor X heeft 20 kandidaten voorgesteld en daar waren er maar 3 goed van. Dat wordt wel gemonitord. Zijn er leveranciers die niet mogen leveren? Procedures RSZattesten (en andere)? Neen, als u geregistreerd bent op het platform zal u de aanvragen ontvangen. Er wordt u gevraagd zich akkoord te verklaren met de algemene voorwaarden. Die stipuleren dat u in orde bent met RSZ, btw etc. Op aanvraag dienen de documenten aangeleverd te kunnen worden, maar ze worden niet standaard opgevraagd. Moeten leveranciers een minimale omzet kunnen aantonen om in aanmerking te komen? Wanneer moet er vervanging voorzien worden? Neen, de vo heeft gekozen voor maximaal bereik, maximale transparantie. Als de kandidaat negatief wordt beoordeeld in de eerste 10 dagen, dan zal er vervanging gevraagd worden, alsook bij een afwezigheid van meer dan 5 werkdagen. De vervanging dient te gebeuren door een kandidaat met vergelijkbare competenties. Public Sourcing zal op dat moment de aanvraag voor een nieuwe kandidaat lanceren.

6 Communicatie klant Ziet de leverancier wie de aanvraag gelanceerd heeft (departement, entiteit, )? Kunnen we de plaats van tewerkstelling (locatie) zien op het moment van de aanvraag? Wie keurt de uren van de contractor goed? Hoe verloopt het goedkeuringsproces van de gepresteerde uren? Ja, dit is zichtbaar in de aanvraag. Ja De klant. De uren dienen aan de klant te worden aangeboden op de eerste maandag volgend op de laatste werkdag van de maand, en dienen de gepresteerde uren per dag en een toelichting te bevatten. Op het moment dat de contractor zijn uren bevestigt, zal de klant ze ter goedkeuring ontvangen. Op het einde van diezelfde week zal Public-Sourcing controleren welke timesheets niet ingediend zijn en welke goedkeuringen nog niet in orde zijn. Public-Sourcing zal op dat moment de klanten en de leveranciers aanspreken. Maandelijks wordt er een rapport voorgelegd waarin de opvolging van het aantal dagen tot goedkeuring wordt gegarandeerd. In bijlage ook het bijhorend extract uit de service portfolio: Het voorleggen van prestatiestaten aan de Klant m.b.t. de geleverde prestaties. De prestatiestaten worden bij voorkeur wekelijks, maar minstens maandelijks ter goedkeuring voorgelegd aan de Klant. De Klant keurt de in de betrokken maand uitgevoerde prestaties goed door aanvaarding van de voorgelegde prestatiestaten. Dit proces gebeurt bij voorkeur volledig elektronisch

7 Overeenkomst leverancier - PS Overeenkomst leverancier - PS Communicatie klant Gaat het om weekof maandprestaties? Welke profielen kunnen er via dit contract geleverd worden? Kan de lijst worden uitgebreid tot andere profielen dan ICTprofielen? Wie is verantwoordelijk voor onderhandeling? Maandprestaties, maar de contractors dienen dit wekelijks op te volgen. De scope beperkt zich tot ICT profielen. Dit is niet contractueel voorzien. Public-Sourcing faciliteert de onderhandeling. Het is de klant zelf die finaal zijn akkoord dient te geven. Prijs is naast competenties en ervaring 1 van de elementen die de keuze van de kandidaten bepaalt. Wie zorgt voor de goedkeuring van het budget? Het is de Klant die de vraag voor het ICT-profiel lanceert en ook daadwerkelijk een bestelling plaatst is verantwoordelijk om de nodige budgetten te reserveren. Neutraliteit Welke zekerheid hebben we dat de consultants die wij doorgeven niet worden doorgegeven aan collega's? Dat die niet worden gebruikt voor andere kanalen bij Public- Sourcing? Er zijn 3 elementen die dit garanderen: 1: contractueel: Public-Sourcing mag zelf geen kandidaten aanbieden..

8 2. PS is gehouden aan de wetgeving op de privacy en mag de info van de kandidaten of leveranciers enkel in het kader van tewerkstelling bij de Vlaamse overheid gebruiken 3: : over alle data wordt gerapporteerd. Connecting expertise doet daarbovenop extra security checks. Indien er misbruik vastgesteld wordt, is dit een reden voor het beëindigen van het contract Neutraliteit Neutraliteit Public- Sourcing? Public sourcing is een entiteit binnen USG. In het contract staat dat de leverancier moet kunnen aantonen dat hij vendor neutraal is en hij zelf geen kandidaten mag aanbieden. Leveranciers die behoren tot de USG groep worden op dezelfde manier behandeld als andere leveranciers. Alle aanvragen worden op hetzelfde moment aan iedereen kenbaar gemaakt en bij elke aanvaarde/geweigerde kandidaat zit een argumentatie. Indien meerdere partijen dezelfde contractor voorstellen, wie krijgt dan voorrang? Hoe krijgen we terugkoppeling over de voorgestelde kandidaat? Wie zijn de recruiters? De leverancier die als eerste de kandidaat heeft voorgesteld en die daar een schriftelijk (mail ok) akkoord van de contractor voor kan voorleggen in het geval van betwisting. In de VMS-tool krijg je zowel bij het afwijzen als het accepteren een korte reden (vb. prijs, competenties, andere kandidaat voorgesteld of kandidaat reeds voorgesteld door andere partij). Recruiters met +10jaar ervaring in het rekruteren van ICT-profielen, het freelancenetwerk van recruiters zal worden meegeschaald met het volume van de aanvragen.

9 Hoe loopt het selectieproces en op basis waarvan worden de keuzes gemaakt? Eerst longlist door recruiter op basis van harde competenties meegegeven in aanvraag, en prijs. Kandidaten op longlist zijn direct zichtbaar voor klant, waardoor hij indien gewenst kan ingrijpen op het proces. Klant kan indien gewenst zelf kandidaten shortlisten die hij zeker wil overhouden. Daarnaast zal de recruiter telefonisch contact opnemen met de kandidaten om te verifiëren of ze de aangegeven competenties wel degelijk bezitten. Indien positief: kandidaten op shortlist. Klant bepaalt welk van de geshortliste kandidaten hij op interview wil ontvangen (wordt rechtstreeks geregeld tussen klant en leverancier). Daarna maakt de klant zijn uiteindelijke keuze. Kwaliteitscontrole: rapporten over dit hele proces worden maandelijks aan het opdrachtgevend bestuur (e-ib) bezorgd. Mogen wij rechtstreeks contact opnemen met de klant om de competenties te bespreken? Neen. Tot aan het moment dat de kandidaat uitgenodigd wordt om op interview te gaan, mag er geen contact met de klant zijn, om te vermijden dat de klant overstelpt wordt door honderden telefoontjes. Werkwijze: vraag richten aan recruiter, recruiter neemt contact op met klant en geeft feedback. Kan bij een nieuwe vacature of een latere fase dezelfde kandidaat aangeboden worden? Hoe ziet de tijdslijn van de implementatie eruit? Ja, dat kan/mag. Alle data worden gelogd;, Als een consultant wordt geweigerd voor een aanvraag, dan wil dat niet zeggen dat hij zal geweigerd worden voor een volgende opdracht. Op 2 juni zullen AWV, LNE en VRT het systeem gaan gebruiken in een pilootfase. Digipolis volgt, ook in het kader van het pilootproject, in de loop van de zomer. Alle andere klanten kunnen instappen vanaf 1 oktober 2014, de datum waarop het contract volledig operationeel wordt.

10 Communicatie PS/contact Wat is het te verwachten volume? Wie mogen we contacteren in het geval we bijkomende vragen hebben? Geen exacte cijfers beschikbaar. Ramingen tussen 30 en 50 miljoen per jaar, zij het dat klanten niet verplicht zijn dit contract te gebruiken. Voor Public-Sourcing: Dieter De kerpel op 0485/ , op 03/ , of via mailbox Voor Connecting- Expertise: Peter de Buck op 0496/ of via Hoeveel leveranciers kunnen aanbieden? Het aantal leveranciers dat kan aanbieden is niet beperkt en hangt af van het profiel en de specialiteiten die leveranciers hebben opgegeven. Contractueel is bepaald om niet met voorkeursleveranciers maar alle vragen naar de hele markt te sturen. Kan de klant onze performantie evalueren? Ja. De Klant krijgt spiderdiagram met 25 Key performance indicatoren ter beschikking die hij kan afzetten tegenover andere leveranciers/leveranciersgroepen of met zelfde leverancier in andere periode. Leveranciers krijgen nooit info/grafieken van andere leveranciers te zien.