Changepoint training - NL Freelance consultants. 31 Augustus 2018

Transcriptie

1 Changepoint training - NL Freelance consultants 31 Augustus 2018

2 Vooraleer we beginnen... Microfoon uitschakelen, aub Duur van de sessie ca. 20 min Q&A ca. 10 min

3 Agenda 1. DEMO 2. FAQ 3. HELP

4 DEMO

5 DEMO Inloggen / paswoord veranderen / uitloggen Tasks? Submitten van tijd Aanpassen van reeds geregistreerde tijd Toevoegen/ vervangen adressen On-call NIEUW: stuur timesheet naar je adres

6 FAQ

7 Kan mijn timesheet pre-filled worden? Dit is momenteel niet mogelijk in Changepoint Dit wordt intern verder besproken

8 Hoe sluit ik mijn timesheet af? In Changepoint sluit je timesheets niet meer af, maar submit je tijd Dit submitten van tijd dient voor elke week apart te gebeuren Je kan echter wel al op voorhand je tijd registreren in Changepoint; het is niet zo dat je dit pas kan zodra de week voorbij is

9 Worden er reminders uitgestuurd naar consultants om hun timesheets te vervolledigen? Ja, tot nu toe op manuele basis, maar in de volgende maanden wordt ook dit geautomatiseerd

10 Ontvangt de klant mijn timesheet en wat gebeurt er na het uitsturen van de timesheets? Ja, we hebben dit proces overgenomen van (ex-)randstad Professionals Indien de klant niet antwoordt binnen enkele dagen wordt er gefactureerd op basis van de verstuurde timesheet

11 Wanneer worden timesheets verstuurd en wat is de trigger? Enkel verstuurd indien er een adres gelinkt is aan de timesheet (consultant voegt mailadressen toe) Het versturen van de timesheets verloopt via batch, maar wordt manueel opgestart dit geeft ons tijdelijk nog net iets meer controle Trigger = submitted time (een timesheet wordt niet meer geclosed, maar tijd wordt submitted )

12 In welk formaat worden timesheets uitgestuurd? In pdf-formaat gestuurd Gelijkaardig aan het oude formaat dat bekend is van de ENET Timesheeting-applicatie Voor freelancers wordt de mail vanuit Changepoint verstuurd na afloop van de maand / voor medewerkers wordt de mail vanuit de oude ENET-timesheeting-applicatie verstuurd

13 Hoe kunnen klanten timesheets tekenen? Momenteel: Download van de timesheet door de consultant (of print door klant) + handtekening ---> inscannen en bezorgen aan timesheets@ausy.be Proces aan het onderzoeken om de klant elektronisch te laten goedkeuren

14 Hoe registreer ik vakantie of ziekte in CP? Voorlopig kan je dit nog niet registreren en is dit ook niet noodzakelijk (want jullie zijn freelancers ) De afwezigheidsdagen mogen gewoon leeg gelaten worden er hoeft NIETS ingevuld te worden, ook geen 0 Binnenkort komt er een update en zal de mogelijkheid om deze niet-projectgerelateerde uren te registreren worden ingevoerd Hierover wordt apart gecommuniceerd

15 Is er een mobiele app? Ja, die wordt momenteel door ons getest Hier wordt spoedig meer over gecommuniceerd

16 Ik krijg laat of geen feedback op mijn vragen...? Vertraging door verhoogde werkdruk Business Support Team er worden extra medewerkers aangenomen

17 Hoe verloopt het proces van facturatie en betaling? Factuur zo vroeg mogelijk sturen naar Facturatiegegevens: AUSY CONSULTING NV Esperantolaan Leuven BTW BE Meeste freelancers betaald in de helft van de maand, in lijn met (ex-)randstad Professionals Ter herhaling: Wij engageren ons tijdens de moeilijke periode volgend op de implementatie van Changepoint tot het respecteren van de contractuele betalingstermijnen (zijnde 30 dagen). Het is onze bedoeling om de vervroegde betalingstermijn van Randstad Professionals over te nemen, echter zal dit moeilijk zijn om dit te realiseren in de eerste maanden na de fusie (voor uw prestaties over juli en augustus). Vanaf september prestaties rekenen wij erop de vervroegde betalingscyclus te kunnen garanderen.

18 Proces voor onkostennota s? Aparte factuur te versturen naar Getekende onkostennota (door BDP) samen met alle bewijzen toe te voegen bij de factuur BDP bezorgt originele docs aan Finance Wijziging in 2019 onkostennota s zullen dan ook in Changepoint worden afgehandeld

19 HELP

20 HELP Trainingsmateriaal beschikbaar op: LOGIN issues (lost password, blocked...): TIMESHEETING + process questions & issues: changepoint@ausy.be INVOICING & PAYMENTS issues: finance@ausy.be EXPENSE NOTES & general questions: BDP + zie FAQ

21 QUESTIONS?

22