Handleiding Mobility Online Erasmus Study-Erasmus Belgica Study-Non Erasmus Study

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Handleiding Mobility Online Erasmus Study-Erasmus Belgica Study-Non Erasmus Study"

Raphaël de Koning
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Handleiding Mobility Online Erasmus Study-Erasmus Belgica Study-Non Erasmus Study Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of

1 Handleiding Mobility Online Erasmus Study-Erasmus Belgica Study-Non Erasmus Study Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of stage, zie A. VOOR DE MOBILITEIT: AANVRAAGDOSSIER MOBILITY ONLINE Vooraf: Nomination form Voordat je de application work flow in Mobility Online kan doorlopen, moet je een nomination form ingevuld hebben met je keuzes je registreren in mobility online (login en paswoord aanmaken) Daaropvolgend wordt je aanvraag door ons gecheckt op volledigheid, en wordt je toegewezen aan één van de keuzes die je opgegeven hebt in het nomination form. Zodra dat gebeurd is ontvang je een confirmation mail en kan je starten met het aanvraagdossier voor je mobiliteitsperiode. STAP 1: Inloggen persoonlijke workflow Open je persoonlijke workflow in Mobility Online via de login link die je hiervoor hebt aangekregen in de mail Confirmation of registration of login via de algemene link met je persoonlijke login en wachtwoord. Nadat je bent ingelogd zie je in de workflow een overzicht van alle stappen die je moet doen om je aanvraag te vervolledigen. Je ziet ook wat al gebeurd is, door wie, en wanneer. Door in de rechtse kolom te klikken kan je naar de desbetreffende stap gaan (ook later, als je dingen wil aanpassen). Wij kunnen geen dossiers aanvragen waarop wijzigingen met de hand aangebracht werden. Alle aanpassingen moeten in Mobility Online doorgevoerd worden. STAP 2: Application form aanvullen Selecteer Display/edit application data

- 2 - Daaropvolgend wordt je application

Klik eerst Forward to update en vul dan de

moeten zo accuraat mogelijk ingevuld worden.

2 - 2 - Daaropvolgend wordt je application form geopend. Klik eerst Forward to update en vul dan de ontbrekende gegevens aan, of pas aan wat aangepast moet worden. De data van je buitenlandse studieperiode moeten zo accuraat mogelijk ingevuld worden. Raadpleeg hiervoor de academische kalender van de gastinstelling. STAP 3: Personal data invullen Selecteer Complete personal data in de workflow en vul onderstaande gegevens in. Klik dan op create.

3 - 3 - Je krijgt volgend bericht. Selecteer Back to the application workflow om verder te gaan. STAP 4: Application form downloaden en afdrukken Selecteer Print application form om je application form te downloaden of rechtstreeks af te drukken. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. (Je hebt een geprinte versie nodig omdat er handtekeningen op moeten komen.) Controleer of alle gegevens correct zijn en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. Klik op Display/Edit Application Data of Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. Indien alles correct is, onderteken je het application form en bezorg je het aan de departementaal coördinator internationalisering. STAP 5: Financieel contract afdrukken (niet van toepassing voor non-erasmus Study) Print het financieel contract. Alle informatie verschijnt automatisch op dit document; je dient zelf niets aan te vullen. Bezorg het financieel contract met een originele handtekening aan je departementaal coördinator. STAP 6: Learning agreement aanmaken Selecteer Complete learning agreement. Voeg de vakken toe die je zal volgen aan de gastinstelling. Dit doe je door te klikken op het linkse icoontje (links van No courses found! ): Vul alle gegevens van het opleidingsonderdeel in en klik op Create : Course unit code: de code van het opleidingsonderdeel aan de gastinstelling (studiegids informatie gastinstelling). Course unit title: de naam van het opleidingsonderdeel aan de gastinstelling. Number of ECTS credits: het aantal studiepunten (ECTS) van het opleidingsonderdeel.

- 4 - Kies daarna Enter next record om het volgende opleidingsonderdeel in te vullen.. Als je alle opleidingsonderdelen hebt ingevuld kies dan voor Back to general overview.

Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles ondertekend moet worden. Controleer of alles correct is en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om de gegevens te updaten.

4 - 4 - Kies daarna Enter next record om het volgende opleidingsonderdeel in te vullen.. Als je alle opleidingsonderdelen hebt ingevuld kies dan voor Back to general overview. STAP 7: Learning agreement printen Selecteer Print learning agreement om het learning agreement te downloaden. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles ondertekend moet worden. Controleer of alles correct is en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om de gegevens te updaten. STAP 8: Documenten nalezen en ondertekenen Lees alle documenten nog eens na, verbeter indien nodig en onderteken voor akkoord. Om aanpassingen te kunnen maken klik op Display/Edit application Data of op Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. De gegevens op je documenten zullen automatisch aangepast worden. Denk eraan om de gewijzigde documenten opnieuw uit te printen. STAP 9: Goedkeuring en handtekeningen departement en opleiding Bezorg de documenten aan de departementaal coördinator internationalisering ter goedkeuring. Hij/zij zorgt voor de nodige handtekeningen vanuit de opleiding of het departement en brengt je op de hoogte als er wijzigingen moeten aangebracht worden.

- 5 - STAP 10: Centrale goedkeuring Na goedkeuring door het departement en de opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering.

Zodra alle goedgekeurde documenten geüpload zijn, krijgt je aanvraagdossier de status completed.

5 - 5 - STAP 10: Centrale goedkeuring Na goedkeuring door het departement en de opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering. Zodra de documenten goedgekeurd en ondertekend zijn, worden ze geüpload in Mobility Online waar je ze kan raadplegen en downloaden. Zodra alle goedgekeurde documenten geüpload zijn, krijgt je aanvraagdossier de status completed. STAP 11: Code of conduct/certificate international study period/declaration insurance Zodra je application form wordt goegekeurd en geüpload in Mobility Online, moet je de code of conduct printen. Lees dit document aandachtig. We verwachten dat de student deze regels en afspraken naleeft tijdens zijn/haar verblijf in het buitenland. Print het certificate international study period en de verklaring m.b.t. de verzekering (indien nodig). B. TIJDENS DE MOBILITEIT STAP 12: Learning agreement aanpassen Klik op Create changes om je learning agreement aan te passen. Klik op het vuilbakje om cursussen te verwijderen; Klik op Enter further courses om cursussen aan jouw learning agreement toe te voegen

- 6 - Vul de course title en de number of ECTS credits in en selecteer create. Om meer cursussen toe te voegen, Klik op enter next record. Als je klaar bent, klik op back to general overview.

Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles ondertekend moet worden.

6 - 6 - Vul de course title en de number of ECTS credits in en selecteer create. Om meer cursussen toe te voegen, Klik op enter next record. Als je klaar bent, klik op back to general overview. STAP 13: Learning agreement changes afdrukken Selecteer Print learning agreement om het aangepaste learning agreement te downloaden. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. Je hebt een geprinte versie nodig omdat alles ondertekend moet worden. Controleer of alles correct is en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om de gegevens te updaten. STAP 14: Learning agreement changes downloaden Klik op Download learning agreement changes om je goedgekeurde learning agreement te downloaden. C. AAN HET EINDE VAN DE MOBILITEIT STAP 15: Certificate end of study en transcript of records afdrukken Op het einde van je stage moet je je certificate end of study en transcript of records printen en laat het door de gastinstelling invullen. STAP 16: Certificate end of study en transcript of records uploaden De ingevulde en ondertekende documenten moet je in Mobility Online uploaden. Bezorg eveneens een kopie aan je departementaal coördinator internationalisering. Let erop dat de opleidingsonderdelen op je TOR overeenkomen met de opleidingsonderdelen op je LA (changes). Zowel de naam als het aantal studiepunten moet identiek zijn!

7 - 7 - STAP 17: Financiële enquête invullen Vul de financiële enquête in met een overzicht van de typische onkosten m.b.t. je internationale stage. Veel succes! Dienst internationalisering PXL 19/04/2017

Vergelijkbare documenten

Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Study/ Erasmus Belgica Study/ non-erasmus Study

Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Study/ Erasmus Belgica Study/ non-erasmus Study Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale