Handleiding Mobility Online Erasmus Placement - Erasmus Belgica Placement - Non Erasmus Placement

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Handleiding Mobility Online Erasmus Placement - Erasmus Belgica Placement - Non Erasmus Placement"

Esther Maes
6 jaren geleden
Aantal bezoeken:

Handleiding Mobility Online Erasmus Placement - Erasmus Belgica Placement - Non Erasmus Placement Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over

1 Handleiding Mobility Online Erasmus Placement - Erasmus Belgica Placement - Non Erasmus Placement Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over internationale studie of stage, zie A. VOOR DE MOBILITEIT: AANVRAAGDOSSIER MOBILITY ONLINE Vooraf: Nomination form Voordat je de application work flow in Mobility Online kan doorlopen, moet je een nomination form ingevuld hebben met je keuzes je registreren in mobility online (login en paswoord aanmaken) Daaropvolgend wordt je aanvraag door ons gecheckt op volledigheid, en wordt je toegewezen aan één van de keuzes die je opgegeven hebt in het nomination form. Zodra dat gebeurd is ontvang je een confirmation mail en kan je starten met het aanvraagdossier voor je mobiliteitsperiode. STAP 1: Inloggen persoonlijke workflow Open je persoonlijke workflow in Mobility Online via de login link die je hiervoor hebt aangekregen in de mail Confirmation of registration of login via de algemene link met je persoonlijke login en wachtwoord. Nadat je bent ingelogd zie je in de workflow een overzicht van alle stappen die je moet doen om je aanvraag te vervolledigen. Je ziet ook wat al gebeurd is, door wie, en wanneer. Door in de rechtse kolom te klikken kan je naar de desbetreffende stap gaan (ook later, als je dingen wil aanpassen). Wij kunnen geen dossiers aanvragen waarop wijzigingen met de hand aangebracht werden. Alle aanpassingen moeten in Mobility Online doorgevoerd worden. STAP 2: Application form aanvullen Selecteer Display/edit application data

- 2 - Daaropvolgend wordt je application form geopend.

gegevens aan, of pas aan wat aangepast moet worden.

2 - 2 - Daaropvolgend wordt je application form geopend. Klik eerst Forward to update en vul dan de ontbrekende gegevens aan, of pas aan wat aangepast moet worden. De data van je buitenlandse stage moeten zo accuraat mogelijk ingevuld worden. Raadpleeg hiervoor de opleiding voor de exacte data van de stageperiode. STAP 3: Personal data invullen Selecteer Complete personal data in de workflow en vul onderstaande gegevens in. Klik dan op create.

3 - 3 - Je krijgt volgend bericht. Selecteer Back to the application workflow om verder te gaan. STAP 4: Application form downloaden en afdrukken Selecteer Print application form om je application form te downloaden of rechtstreeks af te drukken. Kies de optie Opslaan zodat je het kan opslaan als pdf en later kan printen. (Je hebt een geprinte versie nodig omdat er handtekeningen op moeten komen.) Controleer of alle gegevens correct zijn en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. Klik op Display/Edit Application Data of Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. Indien alles correct is onderteken je het application form en bezorg je het aan je departementale coördinator internationalisering. STAP 5: Learning agreement for traineeship (niet van toepassing voor non-erasmus placement) Selecteer Print learning agreement for traineeship om het learning agreement for traineeship te downloaden. Kies de optie Opslaan. Je kan het document dan opslaan als een word document. Controleer of alles klopt en verbeter indien nodig. Ga terug naar de workflow om je gegevens te updaten. (Display/Edit application Data of Complete personal data). Je zal zien dat de gegevens op je learning agreement for traineeship automatisch aangepast worden. STAP 6: Learning agreement for traineeship laten invullen en ondertekenen door stageplaats (niet van toepassing voor non-erasmus placement) Het programmavoorstel moet verder aangevuld worden door de student. Na afstemming met de stageplaats en de opleiding vul je de lege velden op pagina 2 van het learning agreement for traineeship digitaal in. Daarna stuur je het agreement naar de stageplaats met de vraag om de informatie van de ontvangende instelling/bedrijf aan te vullen en de overeenkomst ondertekend terug te sturen. In sommige gevallen staat het stagebedrijf erop om het learning agreement for traineeship zelf in te vullen. In dat geval stuur je de Word-versie van het document digitaal door naar je stageplaats en bezorg je een ingevulde en ondertekende versie aan je departementale coördinator internationalisering. Vergeet dit document zelf niet te tekenen. Het is toegestaan om een gescande versie van het learning agreement for traineeship in te leveren, maar zorg er dan voor dat het om een kwaliteitsvolle en duidelijke scan gaat.

4 - 4 - STAP 8: Financieel contract afdrukken (niet van toepassing voor non-erasmus placement) Print het financieel contract. Alle informatie verschijnt automatisch op dit document; je dient zelf niets aan te vullen. Bezorg het financieel contract met een originele handtekening aan de departementale coördinator. STAP 9: Documenten nalezen en ondertekenen Lees alle documenten nog eens na, verbeter indien nodig en onderteken voor akkoord. Om aanpassingen te kunnen maken klik op Display/Edit application Data of op Complete personal data. Scroll helemaal naar beneden en klik op forward to update. Breng de wijzigingen aan en klik nadien op update (personal details) om de wijzigingen te bewaren. De gegevens op je documenten zullen automatisch aangepast worden. Denk eraan om de gewijzigde documenten opnieuw uit te printen. STAP 10: Goedkeuring en handtekeningen departement en opleiding Bezorg de documenten aan de departementale coördinator internationalisering ter goedkeuring. Hij/zij zorgt voor de nodige handtekeningen vanuit de opleiding of het departement en brengt je op de hoogte als er wijzigingen moeten aangebracht worden. STAP 11: Centrale goedkeuring Na de goedkeuring door departement en opleiding volgt de goedkeuring door de centrale dienst internationalisering. Zodra de documenten goedgekeurd en ondertekend zijn worden ze geüpload in Mobility Online waar je ze kan raadplegen en downloaden. Zodra alle goedgekeurde documenten geüpload zijn, krijgt je aanvraagdossier de status completed. STAP 12: Code of conduct Zodra je application form wordt goegekeurd en geüpload in Mobility Online, moet je de code of conduct printen. Lees dit document aandachtig. We verwachten dat de student deze regels en afspraken naleeft tijdens zijn/haar verblijf in het buitenland. Print het certificate international study period en de verklaring m.b.t. de verzekering (indien nodig).

5 - 5 - B. AAN HET EINDE VAN DE MOBILITEIT STAP 13: Transcript of traineeship afdrukken of Print Certificate End of placement Bij Erasmus placement / Erasmus Belgica Placement: Op het einde van je stage print je het Transcript of traineeship af en laat je het door jouw stagebegeleider invullen. Bij Non-Erasmus Placement: Op het einde van je stage print je het Certificate End of Placement af en laat je dit door jouw stagebegeleider invullen. STAP 14: Transcript of traineeship of Certificate End of Placement uploaden Het ingevulde en ondertekende document upload je in Mobility Online. Bezorg eveneens een papieren versie aan je departementale coördinator internationalisering. STAP 15: Financiële enquête invullen Vul de financiële enquête in met een overzicht van de typische onkosten m.b.t. je internationale stage. Veel succes! Dienst internationalisering PXL 19/04/2017

Vergelijkbare documenten

Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Placement/Erasmus Belgica Placement / non-erasmus Placement

Handleiding Mobility Online Online application Erasmus Placement/Erasmus Belgica Placement / non-erasmus Placement Deadlines Meer info over de procedures en deadlines vind je in de informatiebrochure over