Vitar Release Vitar People Attendance Manager Version Release Notes. Vitar Software International Ltd. 22 April 2015

Transcriptie

1 Vitar Release Vitar People Attendance Manager Version Release Notes Vitar Software International Ltd 22 April 2015

2 Vitar Release PAM Release Notes BELANGRIJKSTE WIJZIGINGEN Import Personeelsleden/gegevens Contactpersoon Import gegevens Bezoekers Wijzigingen bij het verzenden van afspraken via Nieuwe sjablonen voor het uitprinten van papieren badges Complete Verwijdering van de geschiedenis van de aanwezigheden en gegevens van de eerder geregistreerde bezoekers

3 Import Gegevens Personeelsleden Voortaan kunnen de gegevens van de Personeelsleden / Contactpersonen geimporteerd worden in de Vitar applicatie. De import kan enkel via een csvbestand dat onderstaande elementen bevat: first_name,last_name,telephone,ext, ,is_user,settings,username,pass,department,staff_num,sms Gary,Thompson,,,gthomposon@testco.com,1,administrator,gthomposon@testco.com,gary,testdept,, Harry,Wilson,,,hwilson@testco.com,1,staff,hwilson@testco.com,harry,testdept,, Mike,Freeburg,,,,0,,,,testdept,, De Vitar app. toont vervolgens het volgende scherm ter bevestiging: is_user staat voor het al dan niet verlenen van gebruikersrechten en wordt aangegeven met 1 of 0 om respectievelijk wel dan geen gebruikersrechten voor het gebruik van de Vitar app. toe te kennen; settings zijn de gebruikersrechten: administrator, reception of staff voor respectievelijk rechten van Beheerder, Receptie of enkel het boeken van afspraken van dit personeelslid; username is de gebruikersnaam (omwille van de authenticiteit moet dit hetzelfde adres zijn van het betrokken personeelslid). Enkel Voornaam / Familienaam en Afdeling zijn verplicht in te vullen velden.

4 Import Gegevens Personeelsleden Wanneer men aan een Personeelslid gebruikersrechten wil toekennen om in te loggen en de Vitar app. te gebruiken, zal het adres / gebruiksrecht (Personeelslid / Receptie / Beheerder) en paswoord als verplichte velden dienen ingevuld te worden. Om het CSV bestand te importeren, gaat men naar het onderdeel <<Instellingen>> van de Vitar applicatie en selecteer het tabblad Import en vervolgens het CSV bestand dat de vereiste gegevens bevat. Klik vervolgens op Bewaar Wijzigingen. De Data in het gekozen CSV bestand zal verschijnen om geïmporteerd te worden. Controleer de gegevens op de lijst en indien goed bevonden, klik op de Import toets. Indien wijzigingen aangebracht moeten worden, verbeter deze door in de desbetreffende velden de gewenste tekst in te voeren en klik pas daarna op de Import toets. Rood gemarkeerde tekst dient vooraf verbeterd te worden om de Import toe te laten. Elke regel dient ingevuld te worden met namen: een niet-ingevulde regel zal de import van de data onmogelijk maken. Wanneer het bestand aan de voorwaarden voldoet om geïmporteerd te worden, zal de toets Import onderaan verschijnen. Klik hierop wanneer de afgebeelde tekst correct is en een medeling zal de import bevestigen. Personeelsleden met gebruikersrechten zullen bij de eerste aanmelding in de Vitar app. gevraagd worden een nieuw en persoonlijk paswoord in te voeren. Tip: Download de Sample CSV en wijzig overeenkomstig de gebruikersrechten administrator / reception staf of geen gebruikersrechten 0 de persoonsgegevens van het personeelslid / contactpersoon in dit voorbeeld.

5 Import Gegevens van Bezoekers Het CSV-bestand om de data te importeren moet als volgt opgesteld zijn: first_name,last_name,company_name,title,visitor_type,start_date,start_time,end_date,end_time Marc,De Lange,ABC NV,N/A,Bezoeker, ,13:30, ,15:00 Veerle,De Korte,ABC NV,N/A,Bezoeker, ,13:30, ,15:00 Let op het gebruik van de Internationale ISO-datumnotatie JAAR.MAAND.DAG yyyy.mm.dd Belangrijk: alle bezoekers worden geimporteerd naar de Site en Locatie zoals standaard aangegeven is op het scherm << ID aanmaken >>. Om dit CSV-bestand te importeren, open de Vitar App. / Instellingen / Import Visitors. Klik vervolgens op Browse (Bladeren) en selecteer dit opgeslagen CSV-bestand en vervolgens op Bewaar Wijzigingen. De data van dit CSV-bestand zal verschijnen als klaar voor import. Controleer een laatste maal de gegevens om indien nodig nog wijzigingen aan te brengen. Klik dan op de Import toets onderaan. Om de import van de data zichtbaar te maken dient men wel een refresh te doen (bvb. venster Overzicht sluiten en opnieuw openen). Alle afspraken zullen geïmporteerd worden in het venster <<Overzicht>> /Afspraken van de Vitar App. Alle gegevens kunnen nog afzonderlijk bewerkt worden w.o. toevoegen van een foto, vooraleer de bezoek(st)er ingecheckt wordt.

6 Verbeteringen bij het bevestigen van afspraken met (van toepassing voor een toekomstig bezoek) Indien alle 3 opties aangevinkt zijn (Instellingen / Opties / Verzend een notificatie naar bezoekers + Verzend een naar de contactpersoon van de bezoeker + Include confirmation link in Visitor ), worden s verstuurd naar de bezoeker en de contactpersoon ter bevestiging van de gemaakte afspraak. Dit vermeldt de details van het bezoek en de Onderrichtingen betreffende Veiligheid of Huisregels van het te bezoeken Bedrijf of Organisatie. Vervolgens wordt er opnieuw een tweede verstuurd naar de bezoeker en de contactpersoon met een ICS kalender bijlage zodat de elektronische agenda van beiden ge-update worden. Om dit mogelijk te maken worden er voorlopig twee s verstuurd met betrekking tot de gemaakte afspraak, zowel naar de bezoeker als naar de contactpersoon. De eerste bevat de details van de gemaakte afspraak en de voorwaarden om het bedrijf te betreden, de andere bevat de bijlage met optie om de afspraak op te slaan in de elektronische kalender.

7 Nieuwe formaten voor Papieren Badges Twee nieuwe formaten van papieren badges werden ontworpen: A6 en A6 Small. A6 is afgeleid van de vorige Custom A Large Pass. De A6 is ontworpen om de datagegevens van de bezoeker op de juiste plaats af te drukken, te weten 31mm van de bovenste rand van de badge wat toelaat voorbedrukte passen te gebruiken met op deze zone de afdruk van het logo. Dit is voor gebruik van printers waar bij de Voorkeursinstellingen het formaat A6 voorzien is. A6 Small is afgeleid van de vorige Custom A Small Pass. De A6 is ontworpen om de datagegevens van de bezoeker op de juiste plaats af te drukken, te weten 21mm van de bovenste rand van de badge wat toelaat voorbedrukte passen te gebruiken met op deze zone de afdruk van het logo. Dit is voor gebruik van printers waar bij de Voorkeursinstellingen het formaat A6 voorzien is. Vergewis of uw printer geschikt is voor het drukken van de badge A6 en doe een testafdruk. Ga hiervoor naar de website naar het onderdeel <<Support Vitar>> / Aanbevolen Randapparatuur en maak uw keuze voor Testafdruk A6 of Testafdruk A6 Small

8 Complete Verwijdering van de geschiedenis van de aanwezigheden en gegevens van de eerder geregistreerde bezoekers Een knop Delete All History is toegevoegd onderaan het venster <<Rapport Aanwezigheden>>. Het activeren van deze knop heeft tot gevolg dat alle geregistreerde datagegevens betreffende eerdere aanwezigheden / bezoek compleet gewist wordt. Alle data betreffende eerder bezoek wordt eveneens gewist van het Amazon Platform en de lijst van Vorige Opzoeking Bezoeker OPGELET VOOR ONGEWILDE VERWIJDERING VAN ALLE DATA: Indien snel aangevraagd kan de verloren data mogelijks nog via de tijdelijke Back-up gerecupereerd worden. Wanneer op verzoek en binnen kort tijdsbestek de data teruggezet kan worden, zal dit extra werk in voorkomend geval gefactureerd worden aan de klant.