bevestiging, herinnering en uitnodiging

Transcriptie

1 bevestiging, herinnering en uitnodiging Het gebeurt iedereen wel eens: de afspraak helemaal vergeten... Maar voor u betekent dat een een lege stoel. Daarom kunt u nu automatisch per een bevestiging van de afspraak sturen. Direct nadat u de afspraak in de agenda zet krijgt de klant een met daarin de datum en de tijd van de afspraak. En als u dat wilt kan er automatisch een dag voor de afspraak nog een herinnering worden gestuurd. Naast de bevestiging en de herinnering kunt u uw klanten nu ook een nieuwe dienst aanbieden: het sturen van een uitnodiging voor een nieuwe afspraak. Een aantal weken na de laatste afspraak krijgt de klant automatisch een een link naar de website om een nieuwe afspraak te maken. U kunt zelf per klant instellen na hoeveel weken u deze mail wilt versturen.

2 Configuratiemogelijkheden U kunt per salon bepalen hoe en of uw salon de klant per wil benaderen ten aanzien van afspraken. U vindt deze mogelijkheid bij de tab Salons onder Instellingen. Kies dan uw salon en ga naar . Deze instellingen bepalen uw salon beleid en gelden als standaard instelling voor alle klanten. Op klant niveau kunt u overigens alsnog aangeven of een bevestiging, herinnering en/of uitnodiging gewenst is en na hoeveel weken de herinnering gestuurd moet worden. U kunt dus per klant afwijken van het salon beleid. Deze instellingen kunt u vinden op de klantkaart door te klikken op het tandwieltje naast het adres van de klant. Daarnaast kan tijdens het maken van de afspraak aangeven of voor de specifieke afspraak gestuurd mag worden. De klant beslist dus uiteindelijk of deze een van u wil ontvangen of niet. Let op! Een herinnering of uitnodiging wordt alleen gestuurd als er al eerder een bevestiging is gestuurd. Als u de bevestiging uitzet zullen de andere s ook automatisch uitgezet worden.

3 Bevestiging Bij het maken van een afspraak kunt u zelf aangeven of er een bevestiging gestuurd wordt door middel van een aankruisvakje. Staat het aankruisvakje uit, dan zal er geen bevestiging gestuurd worden, staat het aankruisvakje aan, dan zal zodra u op Bewaar klikt de bevestiging verstuurd worden. Afhankelijk van de salon instellingen en de instellingen op de klantkaart zal het aankruisvakje standaard al aangevinkt zijn. U hoeft dan geen extra handelingen te doen en de klant krijgt automatisch de bevestiging. Als er op de klantenkaart aangegeven is dat er geen toestemming is voor het verzenden van , of er is geen adres opgegeven, dan zal het aankruisvakje grijs worden en kan hij niet aangezet worden. Let op! Bij het maken van een online afspraak zal altijd een bevestiging gestuurd worden. Dit kan niet uitgezet worden.

4 Voorbeeld Behalve de adresgegevens van de salon is de inhoud van de niet aan te passen. Deze mogelijkheid zal binnenkort worden toegevoegd. De inhoud ziet er als volgt uit: Uw afspraak bij Time Out Kappers Groningen Lewenborg Bedankt voor het maken van een afspraak bij Time Out Kappers Groningen Lewenborg. uw afspraak is op 13 mei 2013, om 14:00 uur Heeft u nog vragen, of wilt u uw afspraak veranderen, neem dan a.u.b. contact op met onze salon. Time Out Kappers Groningen Lewenborg Kajuit CT Groningen lewenborg@timeoutkappers.nl U krijgt deze omdat u uw adres heeft doorgegeven in onze salon. Wilt u geen verdere meer ontvangen, neem dan contact op met onze salon: Tel Onze excuses voor het ongemak. powered by De bevestiging bevat standaard een icalendar.ics bestand met relevante details van de afspraak. Deze kan door de klant rechtstreeks in de meest gangbare agenda s worden toegevoegd.

5 Herinnering De dag voordat de afspraak, wordt begin van de middag een herinnering verzonden. Dit bericht heeft als enige functie de klant te herinneren aan de afspraak van de volgende dag. Let op! Een herinnering wordt alleen gestuurd als er al eerder een bevestiging is gestuurd. Als u de bevestiging uit zet zal de herinnering ook automatisch uitgezet worden. Voorbeeld Behalve de adresgegevens van de salon is de inhoud van de niet aan te passen. Deze mogelijkheid zal binnenkort worden toegevoegd. De inhoud ziet er als volgt uit: HERINNERING: Time Out Kappers Groningen Lewenborg We willen u graag herinneren dat u onlangs een afspraak heeft gemaakt bij Time Out Kappers Groningen Lewenborg. we verwachten u op 13 mei 2013, om 14:00 uur Heeft u nog vragen, of wilt u uw afspraak veranderen, neem dan a.u.b. contact op met onze salon. Time Out Kappers Groningen Lewenborg Kajuit CT Groningen lewenborg@timeoutkappers.nl U krijgt deze omdat u uw adres heeft doorgegeven in onze salon. Wilt u geen verdere meer ontvangen, neem dan contact op met onze salon: Tel Onze excuses voor het ongemak. powered by

6 Uitnodiging U kunt een aantal weken na de laatste afspraak automatisch een uitnodiging sturen voor het maken van een nieuwe afspraak. U kunt de een standaard termijn opgeven bij de salon instellingen, maar hier ook per klant van afwijken. Als een klant binnen de termijn zelf al een nieuwe afspraak heeft gemaakt, dan zal de uitnodiging natuurlijk niet verstuurd worden. Let op! Een uitnodiging wordt alleen gestuurd als er al eerder een bevestiging is gestuurd. Als u de bevestiging uit zet zal de uitnodiging ook automatisch uitgezet worden. Voorbeeld Behalve de adresgegevens van de salon is de inhoud van de niet aan te passen. Deze mogelijkheid zal binnenkort worden toegevoegd. De inhoud ziet er als volgt uit: UITNODIGING: Time Out Kappers Groningen Lewenborg Graag herinneren wij u eraan dat het tijd is voor uw volgende kapsalon bezoek! Boek uw afspraak via de App, online of bel voor een nieuwe afspraak. Het is 6 weken geleden dat u bij Time Out Kappers Groningen Lewenborg bent geweest Een mooie coupe behoud u met een regelmatig bezoek aan de kapper. Een paar weken zijn snel voorbij en u kunt natuurlijk zomaar vergeten, dat het al weer tijd is voor een bezoek aan de kapsalon. Daarom versturen wij u deze persoonlijke herinnering, zodat u weet wanneer het weer tijd is om weer naar de kapper te gaan. U geeft in de salon zelf aan na hoeveel weken u graag naar de kapper wilt, en wij sturen vervolgens een herinnering! Bedankt en graag tot gauw! Time Out Kappers Groningen Lewenborg Kajuit CT Groningen lewenborg@timeoutkappers.nl U krijgt deze omdat u uw adres heeft doorgegeven in onze salon. Wilt u geen verdere meer ontvangen, neem dan contact op met onze salon: Tel Onze excuses voor het ongemak. powered by