Rapportage onderzoeksopdrachten bij Zomernota 2011

Transcriptie

1 Rapportage onderzoeksopdrachten bij Zomernota 2011 Vooraf: Hieronder treft u de uitwerking (in een enkel geval de stand van zaken) van de onderzoeksopdrachten die wij vermeldden in de bijlage "Lijst van onderzoeken" bij de brief aan de raad van 18 februari 2011 ter zake van Keuzes voor de Toekomst. De uitkomsten van deze onderzoeken treft u tevens in het Meerjarenoverzicht resultaten onderzoeksopdrachten. Deze cijfermatige uitkomsten zijn opgenomen in de Zomernota. 1

2 Inhoudsopgave: Onderzoek Wethouder minder Slanke en hoogwaardige organisatie Verbetering efficiency in relatie tot reductie formatie Beoordeling effecten sociaal statuut Frictiekosten formatiereductie / informatiehuishouding / kwaliteitsmedewerkers Verhoging precariobelasting Regionale samenwerking: WWB / efficiency Tomin WSW besparingen Regionaal Bureau Leerlingzaken Financiering taken jeugdzaken, onderwijs en sport Onderwijsbegeleiding Korting activiteiten Versa welzijn Maatschappelijke opvang binnen rijksbijdrage Huishoudelijke verzorging WWZ reduceren indicatiekosten Effectiviteit regionale zorgketen Bezuinigingen WMO Brede school Eigen bijdrage peuterspeelzalen ,03 Peuterspeelzaalwerk Hilversum Millenniumgemeente Kostenbesparing GAD GNR-contract Milieubescherming VAT ISV GREX-, IP-, ISV reductie i.r.t. formatiereductie Efficiency marktbeheer Subsidies evenementen Monumentenzorg Ombuigingen cultuur Taakstelling Veiligheidsregio Bureau wijkzaken Visie op wijkaanpak Taakstelling Gewest G&V Subsidies sport Tarieven sport Bezuinigingen sport Vangnetregeling schoolzwemmen Effectiviteit handhaving Verhoging legestarieven Taakreductie bij plantoetsing Efficiency WABO-invoering omgevingsdienst Versobering programma fietsverbindingen HOV /14.04 Parkeerinkomsten Formatiereductie wegens afloop Plan Wegen RO-capaciteit bestemmingsplanactualisering Herijking contract SBS 160 blz. 2

3 Resultaat onderzoeksopdracht Wethouder minder Onderzoeksopdracht Onderzoek de kostenbesparing als het aantal wethouders vanaf 2014 wordt teruggebracht van vijf naar vier. Resultaat Wat betreft de lopende collegeperiode heeft de coalitie gekozen voor vijf wethouders. Na de verkiezingen van maart 2014 kan het volgende college ervoor kiezen te volstaan met vier wethouders. Een wethouder minder leidt tot een besparing van per jaar. Dit is inclusief overhead. Mogelijk te realiseren resultaat per subfunctie: getallen x Resultaat:

4 Resultaten onderzoeksopdracht Slanke en Hoogwaardige organisatie Doel opdracht: Beschrijf de uitgangspunten en hoofdlijnen van het soort gemeente dat Hilversum op middellange termijn ( ) wil zijn op basis van het uitgangspunt slank en hoogwaardig. Visiedocument 19 mei

5 1. Visie op de doorontwikkeling naar een hoogwaardige en slanke organisatie Hilversum staat voor een grote en belangrijke bezuinigingsopgave. Deze opgave vraagt om een fundamentele herbezinning. Waar staan en gaan we voor en hoe geven we daar invulling aan? Welke positie willen we hebben in de regio, wat is onze relatie met Amsterdam en Utrecht? Maar deze bezuinigingsopgave vraagt ook een fundamentele bezinning op de vraag: wat doen wij als gemeente nog zelf, wat is onze rol en bijdrage aan de samenleving en wat voeren anderen uit? En hoe faciliteren we dat? Want één ding is duidelijk: als we met minder geld toch zoveel mogelijk maatschappelijk resultaat willen neerzetten, kunnen we niet alles door het ambtelijke apparaat laten doen. Maatschappelijke vraagstukken gaan over de fysieke inrichting van de woonomgeving (bijvoorbeeld de structuurvisie) en over de sociale samenhang in de samenleving en de rol die de overheid daarin vervult. De gemeente Hilversum wil deze fysieke en sociale opgaven uitvoeren vanuit de opvatting: maximale zelfredzaamheid van burgers, bedrijven en instellingen, waarbij met elkaar de gewenste en afgesproken maatschappelijke resultaten gerealiseerd moeten worden. Hilversum wil dit doen op een innovatieve en duurzame wijze. Het middenstuk van onderstaand figuur beschrijft als het ware de identiteit van Hilversum. Oftewel wie zijn we. Deze identiteit kent de accenten zoals verwoord in het collegeprogramma de Bakens Verzetten, inclusief de ambitie om te komen tot een slanke en hoogwaardige organisatie. De stip op de horizon is het einddoel waar de komende jaren naar toegewerkt wordt: Zelfredzame samenleving. Hoogwaardige organisatie. Deze nota geeft de richting aan, de uitgangspunten en de hoofdlijnen die nodig zijn om die stip te halen. Om er voor te zorgen dat er een eenduidig begrip is over het model 1, wordt dit beknopt en bloksgewijs hieronder toegelicht. Het primaat ligt bij de politiek. 1 Op hoofdlijnen eerder weergegeven in de notitie College en Hilversum op de kaart, april

6 De stip op de horizon De doorontwikkeling van de gemeente Hilversum heeft een einddoel: `de stip op de horizon. Deze stip maakt duidelijk waar we voor gaan, en wat we daarvoor nodig hebben. We gaan uit van een zelfredzame Hilversumse samenleving. Een samenleving die zich steeds beter zelf kan redden met de publieke voorzieningen. We kijken naar mogelijkheden van zelfredzaamheid en vormen een vangnet waar nodig. Het gewenste maatschappelijk effect is leidend bij de rolneming. De politieke ambities Het collegeprogramma geeft de inhoudelijke en politieke richting aan voor de stad en voor de ambtelijke organisatie. Onder het motto `de bakens verzetten kiest het college voor - daadkracht (in beleid, in bestuur, in feitelijke realisatie) - open bestuur (transparant, laagdrempelig, interactief) - veiligheid - stedenbouwkundige kwaliteit - geen sociale uitsluiting - gedegen financieel beleid (gerichte keuzes, efficiënte en doelmatige uitvoering) en daarbij een slanke en hoogwaardige ambtelijke organisatie. Positionering De positionering wordt verwoord in Hilversum, mediastad in het groen. Met mediastad willen we ons niet beperken tot stad van de omroepen. We willen een centrum zijn voor brede mediagerelateerde, digitale en creatieve dienstverlening. En voor kennisplatforms op deze gebieden. Het gaat niet alleen om wat we nu zijn (uitgangspositie) maar vooral om wat we willen zijn. Vanuit zoveel mogelijk aspecten van het beleid van Hilversum zal de te bereiken positionering onderbouwd en bewezen moeten worden. Missie De missie van de organisatie is Burgers, Bezoekers en Bedrijven centraal: werken aan een zelfredzame samenleving op een innovatieve en duurzame wijze. Dit is wat ons in de kern drijft. Dienen van het publieke belang door het centraal stellen van burgers, bedrijven en bezoekers. Het resultaat dat wij met het centraal stellen van onze doelgroepen willen bereiken is dat we voor hen werken aan een samenleving die zich uitstekend kan redden met publieke voorzieningen die gekenmerkt worden door innovatie en duurzaamheid. 6

7 Organisatiecultuur De organisatiecultuur is ondersteunend aan de missie en gaat over mentaliteit. Een mentaliteit die in de vezels van de organisatie moet zitten. Kernbegrippen die het college voor Hilversum gedefinieerd heeft zijn: klantgericht, initiatief, samenwerking en samenlevingsgericht. Het is essentieel dat de cultuurwaarden echt betekenis krijgen voor iedereen die bij de gemeente werkt. En dat iedereen het ook in zijn of haar dagelijkse werk weet te vertalen. Rolneming Pak je echte rol, is waar het om gaat bij rolneming. Dat betekent dat je als medewerker en manager werkt met de juiste focus, vanuit een integrale en gecoördineerde aanpak. Het College stuurt op hoofdlijnen en de Raad stelt de kaders en controleert. Bestuur en CMT hebben daarbij een voorbeeldfunctie. Handel vanuit de juiste rolneming: geef sturing die aansluit op de visie en geef vanuit de visie vorm aan een Slanke en Hoogwaardige organisatie. Om die echte rol te kunnen pakken, is het cruciaal stil te staan bij de vragen: Wat voor gemeente zijn we en willen we zijn? Welke rol is dan passend om in te vullen in samenhang met instellingen, ondernemers en bewoners? Deze rol kan per programma en zelfs onderdeel van een programma verschillen. Telkens zullen we de afweging maken waarbij het afwegingskader is opbrengsten/kosten, risico s en bestuurskracht. Hilversum wil met minder middelen maximaal maatschappelijk effect behouden en realiseren. Daarbij streven wij naar een andere rol: waar dat kan verschuift de rol van de gemeente bijvoorbeeld van de gemeente regelt het naar de drie overige rollen met bijpassende werkwijze. In figuur 2 worden de verschillende vormen van sturing en rolneming in een kwadrant weergegeven. 7

8 Figuur 2: vormen van sturing en rolneming De gemeente regelt het is het kwadrant waar we nu grotendeels in acteren. In dit kwadrant zorg je met vast of extern personeel voor de producten. Ook het uitbesteed werk waarbij je volledig zeggenschap over het eindproduct houdt, valt in dit kwadrant. Bij de gemeente en partner staan samen aan de lat staat coproductie centraal. Het gaat hier om wettelijke taken die met een partner worden uitgevoerd. Te denken valt aan PPS constructies, Convenanten en Gemeenschappelijke regelingen. De sturing vindt dus via deze regelingen gezamenlijk met een partner (vaak een mede-overheid) plaats. Belangrijk hierbij is in gesprek te zijn en te blijven over wie verantwoordelijk is en hoe deze verantwoordelijkheid wordt ingevuld. Een wettelijke taak die in deze rol uitgevoerd wordt is bijvoorbeeld onderwijshuisvesting maar ook taken op gebied van veiligheid. De gemeente draagt haar steentje bij is gericht op het faciliteren van initiatieven van anderen. De gemeente stelt middelen, capaciteit of gebouwen beschikbaar om ervoor te zorgen dat (vaak niet wettelijke) doelen worden bereikt. Het betekent in de praktijk de reflex weerstaan om initiatieven van derden (alsnog) over te nemen. Een beleidsveld waar deze rolneming voor geschikt zou kunnen zijn is bijvoorbeeld cultuur. De kunst bij de gemeente laat anderen presteren is het verleiden van de partner om zich als eigenaar te gedragen en deze ook aan te spreken op resultaat. Of de bewuste keuze maken om geen rol/positie in te nemen. Niet wettelijke werkzaamheden op tal van beleidsterreinen zouden kunnen passen bij deze rolinneming. Essentie van het model is dat er bewust voor een rol wordt gekozen. In de praktijk zal een beweging ingezet worden van de gemeente regelt het naar de andere kwadranten: co-creatie voor wettelijke taken en een mogelijke verschuiving naar de rechterkant voor niet wettelijke taken. Overigens is een omgekeerde beweging ook denkbaar, met name als de risico s onbeheersbaar worden of de resultaten achterblijven. 8

9 Doorontwikkeling naar slank en hoogwaardig Het maken van een bewuste keuze over rolneming, heeft consequenties voor de organisatie die slank en hoogwaardig moet worden. Slank door: - een andere externe rolneming, - intern procesgericht/systeem gericht te gaan werken en - gerichte keuzes over de uitvoering te maken (bijvoorbeeld co-creatie, faciliteren initiatief derden) Hoogwaardig omdat de gemeentelijke organisatie vanuit een andere rolopvatting met andere partijen samen verantwoordelijk is voor het behalen van maatschappelijke resultaten. Daarbij zijn medewerkers het belangrijkste kapitaal. In 2011 worden fundamentele stappen gezet. Voor de interne organisatie wordt de gewenste visie verder uitgewerkt; voor alle beleidsvelden worden de te bereiken maatschappelijk resultaten benoemd en de rolnemingen bepaald. De keuze voor de rolneming wordt per domein bekeken. Dit kan in de praktijk betekenen dat, bijvoorbeeld, uitvoering en beleid in een verschillende rolneming (kwadrant) zitten. Hoofdstuk 2 en 3 gaan dieper in op de lading van de termen Slank en Hoogwaardig. 9

10 2. Slank Wat wordt er bedoeld met slank? Met de term slank worden een tweetal zaken nagestreefd. Enerzijds verwijst de term slank naar een organisatie die een duidelijke focus heeft in haar werkzaamheden. Een organisatie die slechts doet wat ze (wettelijk) moet doen of waar het bestuur nadrukkelijk voor gekozen heeft. De organisatie heeft in de uitvoering een hoge kwaliteit in het vaandel staan. Deze definiëring van slank levert niet per se een bezuiniging op. Taken uitbesteden maakt de ambtelijke organisatie immers wel slank, maar kan soms net zo duur (of wellicht duurder) zijn dan taken zelf uitvoeren. Anderzijds betekent slank een organisatie met minder mensen. Een organisatie die efficiënt en effectief bemand is voor de taak waar zij voor staat. Specifieke expertise en piekmomenten zullen door middel van externe inhuur ingevuld moeten worden, waardoor het ambtelijke apparaat slank kan zijn, maar ook flexibel. Hoewel er sprake is van twee principieel andere zaken, namelijk organisatie ontwikkeling en bezuinigen, willen we bevorderen dat het werken aan een slanke en hoogwaardige organisatie een bezuiniging oplevert. Hoe slank is de gemeente Hilversum nu? Uit de gegevens van de benchmark van Berenschot in 2010 (zie bijlage 1) en de afname van de inhuur budgetten in 2010 blijkt dat de gemeente Hilversum gemiddeld en op onderdelen al relatief slank - in termen van formatie- aan de start verschijnt van dit reorganisatie traject. Slank: Hoe nu verder? De ambitie slank te worden is niet nieuw. Het is een aandachtspunt waar de organisatie zich al langere tijd van bewust is. De financiële crisis heeft ertoe geleid, dat wij net als andere gemeenten, extra kritisch naar ons uitgavenpatroon kijken. Op basis daarvan zijn er reeds verschillende bezuinigingsinitiatieven ingezet. Zo zijn er eind 2010 bezuinigingsopdrachten geformuleerd ten behoeve van de begroting van 2011, voornamelijk gericht op quickwins en een klein gedeelte efficiency. In 2011 is ten behoeve van de begroting 2012 gewerkt aan bezuinigingsopgaven gericht op efficiency en takenreductie: 1. Efficiënter werken Efficiënter werken is een continue verantwoordelijkheid van het management. Door efficiënter te werken kan hetzelfde werk door minder mensen worden uitgevoerd. Zowel de primaire taken als de overhead kosten lenen zich voor een efficiencyslag. 2. Takenreductie De organisatie kan slanker worden door minder taken uit te voeren. Zowel binnen de primaire processen als binnen de ondersteunende processen kan onderzocht worden wat de wettelijke taken van de gemeente zijn en/of waar we ons op willen focussen. De taken die boven het wettelijke niveau worden uitgevoerd kunnen opnieuw politiek worden afgewogen. Er is nog een derde mogelijkheid om slanker te worden. Naast efficiënter werken en het reduceren van taken kan de gemeente op bepaalde terreinen ook een andere rol innemen. Doordat deze mogelijkheid niet per definitie kostenbesparend is en meer tijd in beslag neemt om te onderzoeken werd deze zoekrichting nog niet meegenomen in de bezuinigingsopgaven voor de begroting Andere rolneming: slank en hoogwaardig Zoals hierboven gezegd kan de gemeente ervoor kiezen een taak niet meer uit te voeren. In dit geval neemt de formatie af en wordt er een besparing gerealiseerd. Ook indien de gemeente ervoor kiest om 10

11 meer met anderen samen te werken of om partijen te faciliteren in plaats van zelf activiteiten uit te voeren kan dit een neerwaarts effect hebben op de formatie. Parallel aan dit bezuinigingstraject is er een proces ingang gezet waarin de diensten binnen onze organisatie een verkenning hebben uitgevoerd naar mogelijke aanvullende maatregelen. Maatregelen die leiden tot een slanke en hoogwaardige organisatie. Het resultaat van deze verkenning is opgespitst in harde (aanvullende) scenario s die direct kunnen leiden tot een fte reductie (op basis van efficiënter werken en takenreductie) en zachte scenario s die een andere rolneming impliceren, politieke keuzes en/of wel bijdragen aan een slanke organisatie maar niet per definitie kostenbesparend zijn. Hiervoor zullen nog aanvullende onderzoeksopdrachten geformuleerd worden om de kosten en opbrengsten beter in beeld te krijgen. Daarnaast zijn er aan deze scenario s diverse randvoorwaarden met betrekking tot hoogwaardigheid verbonden waaraan onze organisatie pas over enkele jaren kan voldoen. Cyclisch voortschrijdend bezuinigingsproces De aard van de activiteiten verandert dus in de loop van de tijd. In de tweede periode ligt het accent op bezuinigingen door efficiency en takenreductie. Het karakter van de bezuinigingen wijzigt echter. Gaande het traject worden de bezuinigingsactiviteiten minder en worden de activiteiten inzake de organisatieontwikkeling belangrijker. Dit komt doordat de randvoorwaarden die betrekking hebben op de hoogwaardigheid van de organisatie steeds belangrijker worden. Indien hier geen navolging aan gegeven wordt, kunnen de beoogde activiteiten ten aanzien van verdergaande bezuinigingen ook niet worden uitgevoerd. Dit proces is weergegeven in tabel 1 TABEL 1 AARD VAN DE ACTIVITEITEN GEZIEN IN DE VOORTSCHRIJDENDE TIJD Begroting 2011 Begroting 2012 Begroting 2013 Begroting 2014 bezuinigingen: activiteiten nemen af in de tijd quick wins efficiency taken taken quick wins efficiency taken quick wins taken taken quick wins taken efficiency taken hoogwaardiger door andere rolneming efficiency efficiency slanker door toenemend effect bezuinigingen organisatieontwikkeling: activiteiten nemen toe in de tijd Verwachte afname van de gemeentelijke formatie In onderstaande tabel zijn de activiteiten zoals beschreven in tabel 1 vertaald in de verwachte fte reductie. Fte reductie voortkomend uit procesefficiency en uit takenreductie worden los van elkaar getoond. Daarbij is tevens de formatiereductie van de dienst Stad benoemd. Formatie wordt binnen dienst Stad gereduceerd als gevolg van een afname van projecten (investeringen en grondexploitaties). De huidige omvang van personeelskosten kan niet meer volledig worden weggeschreven op projecten omdat er daar minder van zijn. Deze logische consequentie is bij de behandeling van het raadsvoorstel over vroegtijdig afsluiten grondexploitaties in februari 2011 al onderkend. De precieze aantallen van de formatiereductie zijn nu in de tabel weergegeven. Het subtotaal van de tweede bezuinigingsronde komt naar verwachting neer op 54,7 fte. 11

12 De `harde opbrengsten uit de verkenning van de diensten naar mogelijke aanvullende maatregelen kunnen op korte termijn leiden tot nieuwe zoekrichtingen die deels in de 2 e en deels in een 3 e bezuinigingronde worden uitgezet. In de tabel is weergegeven dat deze nieuwe zoekrichtingen na een eerste inschatting een mogelijke opbrengst van 25,5 fte hebben. De `zachte scenario s`die de verkenning van de diensten heeft opgeleverd zijn terug te vinden onder `andere rolneming door gemeente. Hiervoor dienen nog aanvullende onderzoeksopdrachten geformuleerd te worden om de kosten en opbrengsten beter in beeld te krijgen. Tabel 2: verwachte fte reductie op basis van de 2 e bezuinigingsronde en aanvullende opdrachten slank en hoogwaardig. opdracht Proces efficiency Verbetering efficiency i.r.t. reductie formatie 2% -14,0 0,7-16,5-21,5-22, Wethouder minder (minder ambtelijke ondersteuning) -1,0-1, Regionale samenwerking/efficiency -1, Effeciency marktbeheer -0,5-0,4-0,4-0,4-0, /13.04 Effectiviteit handhaving -5,5-1,0-2,0-2,2-2,2 Totaal (=bezuiniging) -22,0-0,7-18,9-24,1-26,1 Proces efficiency DS en minder projecten (grondexploitaties en investeringsprojecten) GREX-, IP-, ISV reductie i.r.t. formatiereductie -4,0-5,0-6,0-8,0-9, efficiency dienst Stad (=geen bezuiniging) -8,3-8,3-11,6-12,6 Totaal -4,0-13,3-14,3-19,6-21,6 Totaal taakreductie (ingrepen in takenpakket) Onderwijshuisvesting -1, Monumentenzorg business case -0,8-0,8-0,8-0, Ombuigingen cultuur -1,0-1,6-1,6-1,6-1, Bureau wijkzaken -3,0-3, Taakreductie bij plantoetsing -0,5 Totaal -4,0-2,4-2,4-2,4-6,9 subtotaal fte's opdrachten versus uitwerking 2e ronde -30,0-16,4-35,6-46,2-54,7 2e ronde Nieuwe zoekrichtingen (stelposten in begroting 2012) (=bezuiniging) Slank en hoogwaardig (reductie ondersteunende taken) -4,0-4,5-10,5-10,5 Nieuwe opdrachten (B&W, diensten, consultatie bewoners) 0,0-3,0-13,0-15,0 Beoogde reductie op personeel in begroting e en 3e ronde -34,0-16,4-43,1-69,7-80,2 2e en 3e ronde Andere rolneming door gemeente (=geen bezuiniging) 0,0 0,0 0,0 p.m. Toelichting tabel 2 In de afzonderlijke zoekopdrachten vindt u een nadere toelichting over bovengetoonde formatiereductie. De uitkomsten van de opdrachten verbetering efficiency; proces efficiency DS en minder projecten en opdracht; slank en hoogwaardig en nieuwe opdrachten worden in deze nota toegelicht. Procesefficiency Opdracht verbetering efficiency: Voor alle gemeentelijke taken is bezien waar taken efficiënter uitgevoerd kunnen worden. Veel efficiency winst kan behaald worden door digitalisering van processen, zowel in de ondersteuning als in het primaire proces. Voorbeelden hiervan zijn het digitaal afhandelen van inkomende- en uitgaande facturen, van poststromen, van het subsidieproces, 12

13 van bouw- en wabodossiers en van e-diensten. Daarnaast kan efficiency ingeboekt worden door procesoptimalisatie (afhandeling bezwaarschriften, in combinatie met digitalisering), door gelijksoortige processen te bundelen (administratieve taken, secretariële ondersteuning) en door personeel breder en flexibeler inzetbaar te maken (o.a. front office Publiekszaken). Vanuit de efficiencywinst financieren wij nieuwe functies die nodig zijn voor de transformatie van onze organisatie opdracht Proces efficiency (reductie fte s) 0,7-16,5-21,5-22,5 (in 1000 euro s) besparing in geld kosten digitalisering en principal toolbox netto besparing opdracht efficiency Voor digitalisering zijn investeringen nodig. De kost gaat voor de baat uit. In het jaar 2012 resulteert dit in een nadeel van circa 6 ton euro. Vanaf 2015 zal er een voordeel zijn van ongeveer 1,3 miljoen euro structureel. 13

14 Proces efficiency dienst Stad en minder projecten (grondexploitaties en investeringsprojecten) Opdracht proces efficiency DS en minder projecten: Binnen de dienst Stad worden, op basis van de gemeentebrede een kostentoerekening systematiek, vaste personeelkosten deels gedekt vanuit een variabele activiteitenbasis (grondexploitaties, IBP, infra en onderhouds -investeringen). Zodra dit activiteiten niveau structureel daalt ontstaat er een dekkingsprobleem. Dit fenomeen doet zich thans voor 2. De dienst Stad stelt maatregelen voor die een combinatie zijn van efficiencymaatregelen in de bedrijfsvoering én het doorvertalen van het lagere activiteitenniveau naar een slankere organisatie. Nieuwe projecten zullen niet automatisch met de huidige formatie worden uitgevoerd Proces efficiency DS en minder projecten (grondexploitaties en investeringsprojecten) -13,3-14,3-19,6-21,6 (reductie fte s) (in 1000 euro s) besparing in geld geen dekking als gevolg van afname projecten netto nadeel opdracht projecten Vanaf 2012 zal er sprake zijn van een negatief saldo van 0,6 miljoen euro. Dit ontstaat doordat een deel van het toegerekende personeel cijfermatig niet mee beweegt met de afname van projecten (bijvoorbeeld afdelinghoofden) en er nog wat projecten doorlopen die juist versneld moeten worden. Het dekkingsprobleem is een gemeentebreed probleem. De dienst Stad neemt in het oplossen ervan een aanzienlijk deel voor haar rekening. Ook de ondersteunende functies, voornamelijk geconcentreerd in de dienst Bestuur, dragen bij aan de oplossing. In dit kader moet een deel van de bovengenoemde efficiency besparing bij opdracht en nog in te vullen taakstelling bij opdracht als bijdrage worden gezien. De afname van de formatie betekent hier geen bezuiniging omdat de financiering van de formatie door de projecten werd opgebracht. Met het wegvallen van de projecten vervalt dus de dekkingsbasis voor het personeel. Nieuwe zoekrichtingen Opdracht slank en hoogwaardig: De formatie die hier vermeld is, betreft formatie van ondersteunende functies. Ondersteunende functies zullen in een vaste verdeelsleutel (26%-74%) ten aanzien van de functies in het primaire proces in formatie dalen. Met andere woorden we reduceren altijd in ondersteunende functies als de formatie in het primaire proces daalt Nieuwe zoekrichtingen slank en hoogwaardig 0,0-4,5-10,5-10,5 (in 1000 euro's) netto besparing nieuwe opdrachten Nieuwe opdrachten: De nieuwe zoekrichtingen worden als stelpost in de begroting 2012 meegenomen. Ze zullen voornamelijk binnen de dienst inwoners vallen. De zoekrichtingen worden aangevuld met de resultaten van de consultatie van de bewoners en de medewerkers. De Quickwins 2 In de zomernota zullen de finale cijfers worden opgenomen. 14

15 zullen direct meegenomen worden in de begroting van De lijst met voorstellen voor aanvullende maatregelen van het college zullen in de begroting van 2012 opgenomen worden als opdrachten Nieuwe opdrachten 0,0-3,0-13,0-15,0 (in 1000 euro's) netto besparing nieuwe opdrachten Andere rolneming door de gemeente Binnen de dienst inwoners worden verschillende taken uitgevoerd die zich goed lenen voor een rolverandering. Zo zouden bijvoorbeeld het streekarchief en de belasting mogelijk geregionaliseerd kunnen worden en het WWZ loket uitbesteed kunnen worden. Hiervoor dienen nog aanvullende onderzoeksopdrachten geformuleerd te worden om de kosten en opbrengsten beter in beeld te krijgen. Het accent voor potentiële rolverandering ligt zoals gezegd vooral bij de dienst inwoners, dienst stad kan echter ook geraakt worden. Bijvoorbeeld inzake de Regionale Uitvoering Dienst (RUD). Vanuit bezuinigingsoptiek zou het kunnen zijn dat het beoogde resultaat al na de 2 e of 3 e ronde behaald is. Maar vanuit onze visie zullen we verder gaan. We behouden onze aandacht voor een juiste rolneming. Om de organisatie daadwerkelijk te kunnen transformeren is het nodig door te pakken. Daarmee voorzien we het bestuur van een sterk, modern ambtelijk apparaat dat het bestuur helpt ambities op een doortastende wijze waar te maken. Frictiekosten Ons college stelt in de zomernota 2011 een aanzienlijke formatiereductie voor. De formatie reductie komt voort uit procesefficiency en uit takenreductie. Daarnaast wordt formatie gereduceerd als gevolg van een afname van projecten (investeringen en grondexploitaties) waardoor personeelskosten niet meer volledig kan worden weggeschreven op projecten. In de zomernota 2011 wordt een formatie reductie voorgesteld van 16,4 in 2012 oplopend tot 54,7 in Daarnaast zetten wij nieuwe bezuinigingsonderzoeken in gang en verwachten wij bij de begroting 2013 aanvullend 25,5 formatieplaatsen te reduceren. Reductie van formatie heeft frictiekosten tot gevolg. Deze kosten ontstaan doordat we wettelijk verplicht zijn medewerkers wiens functie verdwijnt of substantieel wijzigt, begeleiding naar werk, juridische ondersteuning en omscholing te bieden. Ook ontstaan wachtgelden of FPU kosten voor degene die geen passend werk binnen de gemeente Hilversum of elders kunnen vinden. Bij een formatiereductie van 80,2 fte zullen de totale frictiekosten naar schatting 4 miljoen bedragen. Wij stellen voor om voor het totaal aan verwachtte frictiekosten een bestemmingsreserve te vormen in Hierdoor ontstaat er in de reguliere exploitatie van 2011 een nadeel van 4 miljoen. Bovengenoemde raming van de frictiekosten is gebaseerd op ervaringscijfers van de reorganisatie Perspectief voor de Toekomst (jaar ). 15

16 De formatieve en financiële consequenties zijn samengevat in onderstaande tabellen. Tabel vier laat zien dat de organisatie 4,8 miljoen euro bezuinigt op personeelskosten in Na correctie van de dekking van de afgesloten grondexploitaties en noodzakelijke investeringen in het kader van een hoogwaardige organisatie, resteert ongeveer 2,8 miljoen euro. Tabel 3: samenvatting verwachte fte reductie. opdracht e ronde (begroting 2012) proces efficiency -22,0-0,7-18,9-24,1-26,1 proces efficiency DS en minder projecten -4,0-13,3-14,3-19,6-21,6 taakreductie -4,0-2,4-2,4-2,4-6,9 subtotaal fte's opdrachten versus uitwerking (cumulatief) -30,0-16,4-35,6-46,2-54,7 2e en 3e ronde (begroting 2013) nieuwe zoekrichtingen (stelposten in begroting 2012) -4,0 0,0-7,5-23,5-25,5 subtotaal fte's opdrachten versus uitwerking (cumulatief) -34,0-16,4-43,1-69,7-80,2 Tabel 4: Financiële vertaling in fte formatie reductie 2e ronde -16,4-35,6-46,2-54,7 formatie reductie 2e en 3e ronde -16,4-43,1-69,7-80,2 in 1000 euro fte 2e en 3e ronde; besparing in euro s (fte x 60) minus kosten efficiency minus kosten dekkingsprobleem grexen saldo besparing agv reductie formatie frictiekosten bij 80,2 fte 4000 investeren in personeel (reeds in begroting opgenomen)

17 Medezeggenschap De Concern Regie Groep (CRG) heeft ervoor gekozen een actieve rol te nemen in dit proces. Zij heeft een toehoorder in de stuurgroep bezuinigingen. Ook heeft zij de frequentie van vergaderen verhoogd om de ontwikkelingen goed te kunnen volgen. In april heeft ze een projectgroep -volgens de nieuwe formule van MZ Samen- in het leven geroepen om medewerkers te betrekken. Nadat het college van burgemeester en wethouders op 24 mei het voorstel over de Zomernota heeft vastgesteld, zullen de hierin verwoorde hoofdlijnen aan de CRG worden voorgelegd. Na de besluitvorming van de zomernota door de gemeenteraad (medio juli) zal het CRG medio september een uitwerking ontvangen waarin de hoofdlijnen voor de tweede ronde zijn uitgewerkt naar functieniveau. Ook hierop kan de CRG een reactie geven. Het traject zal, zoals in dit hoofdstuk is weergegeven, niet leiden tot grote veranderingen in de structuur van de organisatie, wel kan het zijn dat er enkele afdelingen binnen een dienst zullen worden samengevoegd. In dat geval zal de CRG apart worden geconsulteerd. Bij de reorganisatie zullen we ons sociaal statuut volgen. Direct na besluitvorming in de gemeenteraad medio juli zal het formele overleg met de bonden in het Georganiseerd Overleg worden gestart over o.a. een Sociaal Plan. Uitgangspunt bij de voorgenomen reorganisatie is dat er zo weinig mogelijk gedwongen ontslagen zullen komen. Via natuurlijk verloop en niet invullen van vacatures proberen we tot de gewenste formatiereductie te komen. Dat wil nog niet zeggen dat het profiel van achterblijvende medewerkers automatisch past op nieuwe of vrijvallende functies. Met medewerkers waarvan de functie vervalt, zal in eerste instantie gekeken worden naar een passende functie conform ons sociaal statuut. In overleg met de medewerker zullen zo nodig afspraken gemaakt worden over extra opleiding of training. Als ondanks een zorgvuldig traject er geen passende functies of adequate functievervulling mogelijk is, sluit het college een gedwongen ontslag niet uit. Duurzame organisatieontwikkeling Samenvattend kan vastgesteld worden dat de gemeente Hilversum anticipeert op een continue maar gefaseerd proces van bezuinigen en ontwikkelen. De efficiency zal naar verwachting stijgen met de verdere ontwikkeling naar een organisatie waar initiatief en pro-activiteit centraal staan (fase 3 Organisatie Ontwikkel model). De gefaseerde aanpak maakt het mogelijk te anticiperen op het natuurlijk verloop binnen onze organisatie waardoor de frictiekosten gereduceerd worden. Bovendien hebben we ervoor gekozen zoveel mogelijk met eigen mensen te doen. De spankracht van de organisatie moet daarop toegerust zijn. Deze vorm van organisatie ontwikkeling heeft een transformatie tot gevolg. De belangrijkste verandering van de nieuwe dienst is niet de structuur, maar vooral de gewenste verandering van de cultuur. Deze processen hebben alles te maken met voorbeeldgedrag, met elkaar aanspreken, constructieve feedback geven en het ontwikkelen van gedragsconcepten. Ook hiervoor is tijd, aandacht en vasthoudendheid nodig. Het is een proces van langere adem. Bovendien is in eerdere trajecten, zoals Perspectief voor de Toekomst, gebleken dat het lastig is om een duurzame verandering snel en vooral blijvend te realiseren. Zonder een goed verankerde meerjarige visie groeit de organisatie snel weer naar het oude niveau. Dit is de reden dat wij nu vanuit een goed omschreven en gedeelde toekomstvisie slank en hoogwaardig gaan werken aan organisatieontwikkeling, waarbij wij een gefaseerde ontwikkeling voorstaan, gekoppeld aan het proces van de P&C-cyclus. Het is verbouwen met de winkel open, op beheerste wijze, rekening houdend met het feit dat de wereld om ons heen voortdurend in verandering is en blijft. Met andere woorden: een gefaseerde aanpak is beter voor het personeel en de organisatie en geeft op termijn een beter resultaat voor Hilversum. 17

18 3. Hoogwaardig Het college heeft als doelstelling te komen tot een hoogwaardige organisatie. Vanaf 2009 is de transformatie naar een hoogwaardige organisatie onder de vlag Organisatie in Positie voortvarend ingezet. In dit hoofdstuk beschrijven we wat we verstaan onder een hoogwaardige organisatie, welke processen in gang zijn gezet en met welk doel. Een hoogwaardige organisatie is een randvoorwaarde voor efficiënt werken. Wat is een hoogwaardige organisatie? Een hoogwaardige organisatie, zoals wij die nastreven heeft een aantal kenmerken: 1. Raad, College en organisatie zijn rolvast (zie hoofdstuk 1). 2. Medewerkers en leidinggevenden denken vanuit externe rolneming en beschikken over de juiste competenties. Dit wordt onder andere ondersteund door het Management Development traject en de Hilversum Academie 3. Medewerkers zijn resultaatgericht en zijn breed inzetbaar. Dit wordt onder andere ondersteund door een duidelijke functionering- en beoordelingscyclus en een vereenvoudigd functiegebouw 4. De organisatie is bereikbaar, transparant en levert producten binnen vastgestelde termijnen Dit wordt onder andere gefaciliteerd door Zaken voor Elkaar 5. De organisatie beschikt over een goede toegankelijke adequate informatiehuishouding Dit wordt gerealiseerd via een aantal verbetertrajecten op het gebied van informatiehuishouding 6. De organisatie beschikt over een beheerssysteem voor complexe projecten Dit wordt gerealiseerd door de invoering en integratie van een Principal Toolbox in onze processen en organisatie. 7. De organisatie is proces georiënteerd in 2012 en systeem georiënteerd in Dit wordt gemeten met het Overheid Ontwikkelmodel 1. Raad, College en organisatie zijn rolvast Het College stuurt op hoofdlijnen en de Raad stelt de kaders en controleert. De organisatie bewaakt de kaders en voert ze uit. 2. Medewerkers denken vanuit de externe rolneming en beschikken over de juiste competenties. Medewerkers, waaronder ook de leidinggevenden, denken vanuit de externe rolneming en de daarbij behorende vraag. Zij brengen aan de voorkant van een proces de vraag in kaart en kunnen, afhankelijk van de situatie hierop acteren. Zij zijn zich bewust van de gemeentelijke visie, de omgeving en mogelijkheden in de Hilversumse samenleving. Dit betekent investeren in relaties (zelfredzaamheid) innovatief werken en een duurzame samenleving bevorderen. De competenties van de medewerkers zijn bewonersgericht, initiatief, samenwerking en samenlevingsgericht Medewerkers richten zich naar de vraag van de klanten (bewoners, bedrijven en bezoekers), zonder daarbij diens eigen rol en verantwoordelijkheid over te nemen. De medewerker toont initiatief, en is sterk gericht op samenwerking, zowel binnen als buiten de organisatie. Met het management development programma en de Hilversum Academie investeert de organisatie in medewerkers en biedt zij instrumenten om doelen te bereiken. 3. Medewerkers zijn resultaatgericht en breed inzetbaar Medewerkers hebben een duidelijk beeld wat van hen verwacht wordt en gaan voor resultaat Resultaten neerzetten is een belangrijk kenmerk van een hoogwaardige organisatie. Uit het recentelijk gehouden Medewerkers Tevredenheid Onderzoek 2010 komt onder meer naar voren dat het vergroten van de resultaatgerichtheid van de organisatie een belangrijke voorwaarde is om de tevredenheid te verbeteren. Het stellen van duidelijke doelen, gekoppeld aan afspraken en een 18

19 heldere functionering/beoordelingscyclus is de geëigende manier om dit aan te pakken. Vanaf januari 2012 gaan we de gesprekscyclus: resultaatgesprek, functioneringsgesprek, beoordelingsgesprek verder ontwikkelen en trainen we leidinggevenden op het voeren van deze gesprekken. Medewerkers breder inzetbaar. Specifieke inhoudelijk functiebeschrijvingen waarvan we er meer dan 300 hebben, zullen in de toekomst worden vervangen door minder dan 50 functiebeschrijvingen. Daarmee creëren we een randvoorwaarde voor een bredere inzetbaarheid en interne mobiliteit. In 2011 zijn we een VNG-pilot gestart. 4. De organisatie is bereikbaar, transparant en levert producten binnen vastgestelde termijnen Zaken voor Elkaar: bereikbaar, transparant en op tijd Het programma zaken voor elkaar gaat een belangrijke bijdrage leveren aan verbetering van de gemeentelijke dienstverlening. In 2015 wil de gemeente haar dienstverlening optimaal hebben ingericht. De invoering van de zaakgerichte werkwijze levert een belangrijke bijdrage aan de overgang van de activiteitengerichte fase (fase 1) naar procesgericht (fase 2) en uiteindelijk systeemgericht werken (fase 3). Zaakgericht werken betekent dat de zaak, oftewel de vraag van de klant bepalend is voor het handelen. De dienstverlening is in hoge mate digitaal. Een voorbeeld is de digitalisering van de melding openbare ruimte. De melding komt binnen bij het klantcontactcentrum, wordt afhankelijk van de aard van de melding doorgezet naar verschillende vakafdelingen die binnen een afgesproken tijd hun product leveren. Via het klantcontactcentrum wordt de klant weer ingelicht over de afhandeling. Omdat het om een digitaal proces gaat, kan de klant zijn zaak volgen (transparant ). Hoogwaardig betekent hier dat niet de planning van een afdeling bepalend is voor het werk van medewerkers maar de vraag van de cliënt, en dat de organisatie hierop is ingericht. De lijnverantwoordelijkheid zal in de toekomst in het proces belegd worden. 5. De organisatie beschikt over een goed toegankelijke adequate informatiehuishouding Informatiehuishouding optimaal: toegankelijk, uitwisselbaar en betrouwbaar Een hoogwaardige organisatie heeft de beschikking over een informatiehuishouding die toegankelijk is, actueel en onderling raadpleegbaar. Digitale archivering is een logische afsluiting van een proces en gebeurt centraal. Er zijn geen aparte papieren archieven. Gebruikers zorgen ervoor dat alle informatie actueel en toegankelijk blijft volgens vastgestelde standaarden. Bewoners en bedrijven hoeven slechts een keer hun gegevens te verstrekken. Door koppeling van bestanden kunnen deze gegevens voor een veelheid van zaken gebruikt worden. Privacy van gegevens is gewaarborgd. 6. De organisatie beschikt over een beheerssysteem voor grote complexe projecten Dit wordt gerealiseerd door de invoering van Principal Toolbox. Uit het recentelijk gehouden onderzoek van de Rekenkamer naar grote projecten is naar voren gekomen dat de professionalisering van projectmatig werken aandacht behoeft. De relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, financiële planning en voortgangsbewaking en het omgaan met deelbelangen en de politieke dimensie zijn daarbij van belang. De gemeentebrede ontwikkeling en invoering van Principal Toolbox draagt hiertoe bij. 7. De organisatie is proces georiënteerd in 2012 en systeem georiënteerd in 2015 Overheid Ontwikkelmodel In 2007 heeft het college besloten tot systematische doorontwikkeling van de organisatie op basis van een specifiek kwaliteitsbeleid. Gekozen is voor het Kwaliteitsmodel Nederlandse Overheid (KOmodel), nu het OO model geheten(organisatie Ontwikkelmodel). Op basis van gehouden audits werd vastgesteld dat de werkwijze van de organisatie hoofdzakelijk incident gedreven is (fase 1). De opgave was om procesmatig te gaan werken als het gaat om de primaire processen (fase 2). Op deze wijze is de voorspelbaarheid van levering van producten groter en kan er constante kwaliteit geleverd worden. Bij een hoogwaardige organisatie hoort een gemeentelijke organisatie die zich kenmerkt door een 19

20 gedeelde visie, integrale afstemming, samenwerking over diensten heen en duidelijke rolneming. Een organisatie waar initiatief en pro-activiteit centraal staan (fase 3). Overigens is het OO model een model dat meet waar een organisatie staat en dus de (tussen)resultaten en voortgang in organisatieontwikkeling zichtbaar maakt. Het bereiken van fase 3 is een randvoorwaarde om een hoogwaardige organisatie te kunnen zijn. 20

21 Uit bovenstaande kenmerken van hoogwaardig valt samen te vatten dat in een hoogwaardige organisatie: - iedereen rolvast is (1). - medewerkers het belangrijkste kapitaal zijn en we investeren in de ontwikkeling van medewerkers (2 en 3). - de basisvoorwaarden voor een hoogwaardige organisatie op orde zijn (4,5,6) - we de organisatieontwikkeling monitoren (7) Wanneer we aan deze kenmerken voldoen, dan levert de gemeente de resultaten op tijd én naar tevredenheid van de samenleving. 21

22 4. Communicatie en de visie op de organisatie Een slanke en hoogwaardige organisatie waarin zelfredzaamheid, innovatie en duurzaam belangrijke peilers zijn, dat is de ambitie. Het interne communicatieplan zal voortborduren op de weg die reeds twee jaar geleden in het kader van organisatieontwikkeling (Organisatie in Positie) is ingezet. In de communicatie staat een aantal uitgangspunten centraal: 1. Heldere richting en mijlpalenplan De visie op de organisatie wordt door het CMT opgesteld en vastgesteld door het college. Daarna wordt de organisatie uitgenodigd om mee te praten over de effecten van de ontwikkelingen voor de eigen werkomgeving. In het communicatieplan worden de mijlpalen en activiteiten zichtbaar gemaakt, als ook een vertaling van de informatie naar de verschillende doelgroepen. 2. Voortbouwen op OiP concept Het ontwikkelen van de organisatie is een transformatieproces dat stapsgewijs plaatsvindt. Het bestaande beeld zal dan ook worden gebruikt en verder worden ontwikkeld. De centrale noemer is organisatieontwikkeling. Daaronder vallen alle trajecten zoals beschreven in hoofdstuk Management centrale rol De managementlaag is het schakelpunt in de communicatie. Om die reden is het van belang te investeren in de afdelingshoofden en sectiechefs of teamleiders. Zij zullen de visie zich eigen moeten maken, uitdragen in hun voorbeeldfunctie en deze vervolgens doorvertalen naar de eigen afdeling. Het is cruciaal dat zij de essentie ervan, de missie, de bijhorende waarden concreet kunnen maken voor hun directe omgeving. 4. Dichtbij en eenduidig De visie zal goed beklijven als de betekenis ervan voor de eigen omgeving vertaald is. De inhoud zal dichtbij de beleving van de medewerkers moeten staan. De aanpak van de communicatie rondom de bezuinigingen staat beschreven in een aparte communicatieplanning. Belangrijk onderdeel in deze aanpak is de consultatie van de inwoners van Hilversum als ook een consultatieronde onder de medewerkers. In de maand mei zullen inwoners van Hilversum via een online instrument worden gevraagd ideeën aan te dragen waarop bezuinigd kan worden. Dit is dus een open consultatie en iedereen staat het vrij om met voorstellen te komen. In de maand april zal onder de medewerkers een vergelijkbare exercitie plaatsvinden. Ook zij zullen worden gevraagd met voorstellen te komen die leiden tot bezuinigingen. 22

23 BIJLAGE 1: Verdieping hoofdstuk 2: slank Hoe slank is de gemeente Hilversum nu? Benchmark gegevens Eind 2009 is een benchmark op de ondersteunende functies uitgevoerd. Uit deze benchmark blijkt dat Hilversum qua formatie een fractie (0,6 fte) onder het gemiddelde in de grootteklasse scoort. Vergeleken met de groep meest efficiënte gemeenten zet Hilversum ruim 10 fte meer in op staf en ondersteuning. Door zowel efficiency als taakreductie kan de formatie dus met 10 fte s worden bijgesteld. In 2010 is door Berenschot in het kader van een onderzoek naar inhuur van derden een benchmark uitgevoerd naar de formatieomvang van de gemeente Hilversum. Uit deze benchmark blijkt dat de uitvoeringskosten van de activiteiten van Hilversum op het gemiddelde niveau liggen van de referentiegemeenten. De formatie van Hilversum is in vergelijking met gemeenten van vergelijkbare omvang 22% lager (ofwel circa 166 fte s lager). Het verschil ligt vooral bij de uitvoerende werkzaamheden (taken zoals parkeertoezicht, groenvoorziening, zwembaden, et cetera). De formatie voor beleidsfuncties en staf en ondersteuning is gelijk aan het gemiddelde van de referentiegemeenten. Dit laatste komt overeen met de benchmark uit Uit dit onderzoek naar de inhuur van derden is niet af te leiden hoeveel procent efficiency er binnen de primaire processen gehaald kan worden. De resultaten van dit onderzoek zijn reeds aan het college voorgelegd. Toen is de nuancering aangebracht dat de score op efficiency te relateren is aan de het feit dat de organisatie hoofdzakelijk incident gedreven is (fase 1). De efficiency zal naar verwachting stijgen met de verdere ontwikkeling naar een organisatie waar initiatief en pro-activiteit centraal staan (fase 3). Ontwikkeling van het inhuurbudget vanaf 2009 De inhuurbudgetten 2011 ( 7 miljoen) zijn ten opzichte van 2009 ( 13,5 miljoen) ongeveer de helft afgenomen. De verklaring is dat er gedurende twee jaar bijsturing op de inhuurbudgetten heeft plaatsgevonden, waardoor meer eigen personeel wordt ingezet en minder wordt ingehuurd. De in de begroting opgenomen taakstellingen zijn daarmee gerealiseerd. Daarnaast zijn er in 2010 en 2011 minder incidentele budgetten verleend. In de meerjarenbegroting is al een besparing ingeboekt van anticiperend op de omzetting van inhuur contracten naar vaste contracten. De formatie neemt daarmee toe met 8 fte. Een onderdeel van de inhuur budgetten is ook de inhuur vanwege vacature ruimte. De verwachte inhuur op vacatures ( 2.6 miljoen) zal door de sturing van het CMT in 2011 nog eens 10% lager zijn. Het college kiest voor een slanke organisatie. Dit betekent echter ook dat specifieke expertise en piekmomenten door middel van externe inhuur ingevuld zullen worden, waardoor het ambtelijke apparaat slank kan zijn, maar ook flexibel. Daardoor zal er altijd sprake zijn van externe inhuur. 23

24 Resultaten onderzoeksopdracht Verbetering efficiency in relatie tot reductie formatie Inleiding Opdracht houdt in: Reduceer de personeelsformatie door de efficiency van de administratieve handelingen binnen de primaire en ondersteunende processen te vergroten, door middel van verbetering resultaatgericht werken, procesoptimalisatie, opleiding en digitalisering en standaardisering. Hiertoe worden budgetten voor digitalisering beschikbaar gesteld. In deze nota wordt een onderbouwing gegeven van de benodigde budgetten voor digitalisering, noodzakelijk om de gewenste 2% reductie van de personeelsformatie te bereiken. Tevens wordt een onderbouwing gegeven van de besteding van het eerder beschikbaar gestelde budget van voor De in deze nota genoemde FTE s vormen dus géén aanvulling op in andere nota s genoemde FTEreductie maar worden puur benoemd om aan te kunnen geven dat er een positieve business case is. Samenhang in de besluitvorming Deze nota moet in samenhang worden gezien met de zoekopdrachten per dienst. In de invulling van de zoekopdracht zal per dienst worden aangegeven op welke plekken zij voorstellen de FTE reductie te bereiken. Vaststelling van deze reductie vraagt ook om positieve besluitvorming ten aanzien van de middelen zoals in deze nota gevraagd. Nog niet alle investeringen! In dit stuk kunnen helaas (nog) niet alle benodigde investeringen worden meegenomen omdat de visieen planvorming voor efficiencymaatregelen nog niet afgerond is voor de diensten Inwoners en Stad. De bijbehorende investeringen in digitaliseren zijn, zoals aangegeven, volgend op deze plannen. Deze investeringen zullen daarom worden meegenomen in een aanvullende nota, die gelijktijdig met de nog op te stellen plannen zal worden aangeboden. 24

25 Uitgangspunten Met de inrichting van Triple C van Logica (GovUnited) wordt de basis gelegd voor de informatieinfrastructuur die bij veel onderdelen van deze nota een randvoorwaardelijke rol speelt. Randvoorwaardelijk voor het kunnen digitaliseren van een proces binnen het zaaksysteem en/of voor de digitale opslag van documenten in het document management system (DMS) van GovUnited. De financiering van deze basis is al geregeld. In dit stuk wordt per onderdeel benoemd waar de aanwezigheid van zaaksysteem en/of DMS een randvoorwaarde is voor een bepaalde bezuiniging maar worden de basiskosten niet benoemd. De financieringsvragen in dit stuk betreffen de aanvullende financiering voor investeringen of diensten van leveranciers die noodzakelijk zijn. In deze nota wordt tevens een onderbouwing meegegeven voor de die in een eerder stadium al toegekend is voor 2011! Het is mogelijk dat er nog enige verschuivingen tussen de jaren 2011 t/m 2014 noodzakelijk zijn als gevolg van mogelijke capaciteitsproblemen van onze interne organisatie maar hooguit met een uitloop naar Gemeentebreed Planning & Control De afdelingen Planning & Control willen een besparing in FTE bereiken van 1,5 door het verminderen van administratieve handelingen bij de begroting en jaarrekening. Dit willen zij bereiken door: 1. Het opmaken van de jaarrekening direct in Key2Financiën te doen (kan binnen bestaande licentie), waardoor dubbel invoer voorkomen wordt; 2. Het toevoegen van toelichtingen bij de jaarrekening via een ondersteunende tool, gekoppeld aan Key2Financiën, uit te voeren in plaats van via het knippen en plakken vanuit Word In het linkerdeel van de onderstaande tabel staan de bezuinigingsmaatregel(en), in welk jaar deze uitgevoerd worden en of er componenten van Triple C (GovUnited) nodig zijn voor de realisatie. In het rechterdeel van de tabel staan de totale te verwachten kosten per jaar. Componenten Bezuinigingsmaatregel GovUnited Investeringen, diensten en exploitatie per jaar e-form. jaar DMS en/of zaaksyst Totaal Aanschaf module toelichtingen jaarrekening 2011 nee nee Investering Exploitatie éénmalig Exploitatie structureel