Samenvatting projectplan Kwaliteit en Vergelijkbaarheid

Transcriptie

1 Projectdoelstellingen resultaten De doelstelling van het project Kwaliteit en is het vergroten van het lerend vermogen van de veiligheidsregio s en het verbeteren van de samenwerking. Door kwaliteitszorg meer eenduidig vorm te geven en meer te realiseren, kunnen veiligheidsregio s beter van elkaar leren. Verbeteren, bijvoorbeeld door het adapteren van best practices, wordt makkelijker: hoe doen anderen het en wat kan ik daar zelf als regio van leren? Dit kan leiden tot meer effectiviteit en efficiency en tot een betere (organisatie van) risico- en crisisbeheersing. Meer maakt regio-overschrijdende samenwerking makkelijker, zowel in koude als in warme fase. Het project leidt tot drie resultaten van het project Kwaliteit en 1 : 1. Een landelijke visie op kwaliteit, kwaliteitszorg en 2. Een referentiemodel kwaliteit 3. Een vastgesteld en beschreven proces, vergelijkingsthema s en instrumenten voor Activiteiten en planning Resultaat 1: een landelijke visie op kwaliteit, kwaliteitszorg en Het project start met het opstellen van de landelijke visie op kwaliteit, kwaliteitszorg en. Zo ontstaat een gemeenschappelijk beeld en gezamelijke taal: waar hebben we het wel en niet over? Er leven nu nog teveel beelden op bestuurlijk en ambtelijk niveau over deze begrippen en de na te streven doelen. Dit leidt tot spraakverwarring en belemmert het daadwerkelijk van de grond komen van landelijke initiatieven op het gebied van kwaliteit, kwaliteitszorg en. Deze landelijke visie dient vervolgens als input voor de overige twee projectresultaten. Om te komen tot een landelijke visie worden de volgende activiteiten, uitgezet in tijd, verricht: Nr. Activiteit Beschrijving tussenresultaat Planning 1 Inventariseren van reeds ontwikkelde visies 2 Ontwikkelingen in kaart brengen, intern en extern Inzicht van in het land gehanteerde begrippen en visies op kwaliteit, kwaliteitszorg en Inzicht in ontwikkelingen (intern en extern) die gevat moeten worden in de landelijke visie. Januari maart Januari maart 1 Alle bestaande instrumenten, projecten en activiteiten op landelijk en regionaal niveau blijven bestaan en worden in dit project in samenhang met elkaar gebracht, vanuit een gezamenlijk beeld van kwaliteitszorg, een referentiemodel voor regionale kwaliteitszorgsystemen en afspraken over. In dit project wordt in feite de schil om al deze initiatieven gebouwd en deze wordt bestuurlijk verankerd. 1/7

2 3 Wegen en beoordelen Eerste grove outline van de visie, inclusief uitgangspunten voor de toepassing en een begrippenlijst. Januari maart 4 Toetsen en verfijnen met stakeholders Getoetste en gedeelde visie. Samen met interne en externe stakeholders, van strategisch, tactisch en operationeel niveau, bouwen we verder aan de visie. Dit gebeurt op 1 dag en interactief. Vragen die centraal staan zijn: wordt het eerste concept herkend? Wat mist er nog? Is er draagvlak voor en waarin zit de toegevoegde waarde? Het doel van deze sessie is te komen tot aanscherping op inhoud, draagvlak en eigenaarschap. Maart/april 5 Afronden visie Visie die bestuurlijk vastgesteld kan worden. Op basis van stap 4 wordt de visie gecompleteerd. April 6 Afspraken voor implementatie, borging, beheer en doorontwikkeling Afspraken voor implementatie, borging, beheer en doorontwikkeling, als onderdeel van de bestuurlijke besluitvorming. April 7 Besluitvorming Een door het VB vastgestelde visie. Start in mei Resultaat 2: een referentiemodel kwaliteit Het project levert een referentiemodel kwaliteit op. Dit is een kader waarbinnen regio s hun eigen kwaliteitszorg vorm geven. Het beschrijft welke thema s/elementen in het regionale kwaliteitszorgsysteem gevat moeten worden. Dit maakt het vergelijken, leren en samenwerken tussen regio s en op landelijk niveau mogelijk. In het referentiemodel kwaliteit wordt niet vastgelegd wat kwaliteit is (wanneer is iets wel of niet goed). Het beschrijft de onderdelen die terug moeten komen in het regionale kwaliteitszorgsysteem. Voor het referentiemodel kwaliteit geldt een aantal uitgangspunten c.q. randvoorwaarden: 1. Het referentiemodel kwaliteit bevat geen inhoudelijke indicatoren/parameters De uitkomst van het project is niet een overzicht van indicatoren en normen waaraan de veiligheidsregio s dienen te voldoen. Dit hebben veiligheidsregio s zelf reeds bepaald en ook hiertoe loopt een aantal landelijke initiatieven (o.a. RemBrand en het WODC-onderzoek). Wel levert het project een overzicht van thema s op die terug moeten komen in het regionale kwaliteitszorgsysteem. 2. Alle veiligheidsregio s behouden hun eigen kleur en identiteit De 25 veiligheidsregio s hebben allemaal een eigen kijk op hun organisatie, een eigen filosofie, dan wel denkbeeld, over hoe ze willen werken. Deze eigen inzichten en behoeften (voor zover deze passen in de eisen die de wetgever aan een veiligheidsregio stelt) moeten te passen zijn in het te ontwikkelen referentiemodel kwaliteit. Om te komen tot het referentiemodel kwaliteit worden de volgende activiteiten, uitgezet in tijd, verricht: 2/7

3 Nr. Activiteit Beschrijving tussenresultaat Planning 1 Input referentiemodel spiegelen aan landelijke visie kwaliteit, kwaliteitszorg en 2 Opstellen conceptreferentiemodel 3 Organiseren roadshow per regio 4 Toetsen en verfijnen met stakeholders 5 Afronden referentiemodel kwaliteit Eerste schets referentiemodel, gespiegeld aan visie. In de netwerken kwaliteit van Brandweer en GHOR is al nagedacht over het referentiemodel kwaliteit. Het reeds ontwikkelde materiaal vormt het startpunt voor het te ontwikkelen referentiemodel. Dit wordt gespiegeld aan de net opgeleverde visie (resultaat 1) en waar nodig aangepast/aangevuld/geactualiseerd. Concept-referentiemodel kwaliteit. Welke elementen worden in het referentiemodel opgenomen en welke onderdelen krijgen een verplichtend karakter? Resultaat is een conceptreferentiemodel kwaliteit. Landelijke kennismaking met conceptreferentiemodel. Om het referentiemodel kwaliteit daadwerkelijk in de veiligheidsregio s te laten landen, is actieve kennisoverdracht en input nodig. Daarom wordt een roadshow georganiseerd waarin projectleden alle 25 veiligheidsregio s bezoeken. De medewerkers van de veiligheidsregio (afhankelijk van de aard van de regio worden doelgroepen bepaald) maken via de roadshow actief kennis met de landelijke visie (resultaat 1) en krijgen voorlichting over de opzet van het referentiemodel kwaliteit. Input uit deze roadshow wordt verwerkt in het conceptreferentiemodel. Getoetst en gedeeld referentiemodel kwaliteit. Samen met interne en externe stakeholders, van strategisch, tactisch en operationeel niveau, bouwen we verder aan het referentiemodel. Dit gebeurt op 1 dag en interactief. Vragen die centraal staan zijn: wordt het eerste concept herkend? Wat mist er nog? Is er draagvlak voor en waarin zit de toegevoegde waarde? Het doel van deze sessie is te komen tot aanscherping op inhoud, het verkrijgen van draagvlak en het bewerkstelligen van eigenaarschap. Referentiemodel dat bestuurlijk vastgesteld kan worden. Op basis van stap 4 wordt het referentiemodel gecompleteerd. Q3 Q3 Q4 3/7

4 6 Afspraken voor implementatie, borging, beheer en doorontwikkeling Afspraken voor implementatie, borging, beheer en doorontwikkeling, als onderdeel van bestuurlijke besluitvorming. 7 Besluitvorming Een door het VB vastgesteld referentiemodel kwaliteit. Q Resultaat 3: proces, thema s en instrumenten voor Het derde projectresultaat is een (vastgesteld) proces dat beschrijft hoe veiligheidsregio s onderling de vergelijking organiseren en hoe tot meer gekomen wordt. Als onderdeel van het vergelijkingsproces worden ook gezamenlijke thema s genoemd waarop in ieder geval vergeleken wordt. Het proces beschrijft en bepaalt hoe reeds ontwikkelde instrumenten (zoals visitaties, prestatieindicatoren, kwaliteitsnormen, etc.) ingezet worden voor vergelijking danwel welke instrumenten nog ontwikkeld moeten worden. Elk thema vraagt immers om een ander instrument/kader. Het te ontwikkelen proces maakt het mogelijk dat veiligheidsregio s onder meer hun kosten, organisatie, bedrijfsvoering, risicobeoordeling, capaciteitsanalyse en besluitvorming (beleidsplan, crisisplan, risicoprofiel, begroting) vergelijkbaar maken. Doel hiervan is het versterken van het lerend vermogen en het bevorderen van de samenwerking door onderlinge vergelijking. Vergelijken kan op verschillende niveaus: landelijk tussen alle 25 regio s, maar ook op kleinere schaal. Denk hierbij aan regio s met specifieke overeenkomsten die juist daarop willen vergelijken, leren en samenwerken. Deze variaties in vergelijkingsschaal worden in het project meegenomen. In het vergelijkingsproces (projectresultaat 3) worden per gedefinieerd thema diverse aspecten uitgewerkt: Welke onderwerpen aan de orde komen en hoe die vastgesteld worden Welke doelen de vergelijking dient Welk(e) niveau(s) meegenomen worden in de vergelijking Hoe het vergelijken in de praktijk plaats vindt (wie, waar) Welke frequentie aangehouden wordt Hoe tot vergelijkbare eenheden (definities) gekomen wordt Welke vorm de vergelijking kent (bijvoorbeeld een benchmark voor bedrijfsvoeringthema s 2 en visitaties voor organisatieontwikkeling) Om te komen tot een proces, thema s en instrumenten voor worden de volgende activiteiten, uitgezet in tijd, verricht: Nr. Activiteit Beschrijving tussenresultaat Planning 1 Inventariseren bestaande instrumenten ten aanzien van Overzicht van bestaande vergelijkingsinstrumenten. Er zijn al veel instrumenten ontwikkeld die vergelijken mogelijk maken. Deze instrumenten worden 2 In het Algemeen Overleg dd. 25 september heeft de minister van Veiligheid en Justitie de Tweede Kamer toegezegd dat er in ieder geval een benchmark wordt gehouden over de onderwerpen omvang overhead en staf. 4/7

5 op overzichtelijke wijze met elkaar in verband gebracht en toegelicht. 2 Thema s bepalen Overzicht van thema s waarop gerealiseerd wordt. moet toegevoegde waarde hebben voor de regio s, wil men er actief aan meewerken en daadwerkelijk leren en samenwerking bevorderen. Daarom vormt het inventariseren van thema s waarop regio s willen vergelijken een onderdeel van dit project. Deze thema s worden vervolgens geïncorporeerd in het vergelijkingsproces., 3 Thema s koppelen aan instrumenten Toepassing van instrumenten waarmee regio s kunnen vergelijken. Nadat de thema s waarop vergeleken gaat worden zijn bepaald, wordt gekeken of er al instrumenten bestaan die de beoogde vergelijking mogelijk maken (welk instrument kun/moet je hiervoor inzetten?). Als er nog geen passend instrument bestaat voor een thema, dan kan dit ontwikkeld worden (dit valt echter buiten de scope van het project). Ook kan het nodig zijn om bestaande instrumenten te actualiseren., 4 Opstellen procesontwerp Een proces voor vergelijken In het proces wordt beschreven hoe veiligheidsregio s zich met elkaar gaan vergelijken, zowel overall als per thema. Het proces wordt binnen de projectgroep opgesteld en afgestemd met de stuurgroep. 5 Toetsen en verfijnen Getoetst en gedeeld systeem voor vergelijken. Samen met interne en externe stakeholders, van strategisch, tactisch en operationeel niveau, bouwen we verder aan het vergelijkingsproces, de thema s en instrumenten. Dit gebeurt op 1 dag en interactief (dezelfde dag als voor het referentiemodel). Vragen die centraal staan zijn: wordt het eerste concept herkend? Wat mist er nog? Is er draagvlak voor en waarin zit de toegevoegde waarde? Het doel van deze sessie is te komen tot aanscherping op inhoud, draagvlak en eigenaarschap., Q4 6 Afronden proces, thema s en instrumenten voor vergelijken Proces, thema s en instrumenten die bestuurlijk vastgesteld kunnen worden. Op basis van stap 4 wordt het systeem voor vergelijken gecompleteerd. 5/7

6 7 Afspraken implementatie, borging, beheer en doorontwikkeling Afspraken voor implementatie, borging, beheer en doorontwikkeling, als onderdeel van bestuurlijke besluitvorming. 8 Besluitvorming Een door het VB vastgesteld systeem voor vergelijken. Q Business case Onderstaande tabel geeft aan hoe het project Kwaliteit en bijdraagt aan de algemene doelstellingen van de Strategische Agenda Versterking Veiligheidsregio s. Ook wordt aangegeven wat het de primaire doelgroep, de veiligheidsregio s, oplevert. Projectresultaat Bijdrage aan doelstellingen Toegevoegde waarde voor veiligheidsregio s 1 Landelijke visie op kwaliteit, kwaliteitszorg en 2 Referentiemodel kwaliteit Samenwerking: een gezamenlijk beeld en gezamenlijke taal bevorderen samenwerking Kwaliteit en : een meer uniforme wijze van het organiseren en definiëren van kwaliteit Leren: een gezamenlijke taal vergemakkelijkt het leren Samenwerking: door een gelijke indeling van het kwaliteitsmanagement, is samenwerking makkelijker Kwaliteit en : een meer uniforme wijze van het organiseren van kwaliteitszorg maakt informatie-uitwisseling en vergelijken makkelijker, wat kan leiden tot kwaliteitsverbetering. Leren: het referentiemodel maakt het makkelijker om van elkaar te leren, omdat informatieuitwisseling en vergelijken beter mogelijk is. Een landelijke visie helpt de veiligheidsregio om de eigen kwaliteitszorg verder te professionaliseren en zo aan de wettelijke eis te voldoen. Het referentiemodel kwaliteit helpt de veiligheidsregio om de eigen kwaliteitszorg verder te professionaliseren en zo aan de wettelijke eis te voldoen. 6/7

7 3 Proces voor Samenwerking: elkaar vergelijken laat zien waar verbetermogelijkheden bestaan, waar men elkaar kan versterken, etc. Kwaliteit en : door vergelijken en het adapteren van best practices kan de kwaliteit verbeteren. Efficiency en effectiviteit: vergelijken biedt inzicht in hoe anderen organiseren. Dit maakt het mogelijk om effectieve en efficiënte best practices in de eigen organisatie te adapteren. Leren: vergelijken heeft tot primair doel om van elkaar te leren (hoe kan het slimmer/beter/goedkoper/ ) Het organiseren van vergelijken en helpt de veiligheidsregio om de eigen organisatie te optimaliseren, door te leren van anderen en best practices te adapteren. Op sommige thema s moet aggregeerbaarheid met de nationale risicobeoordeling mogelijk zijn. Dit met als doel om een betere risico-afweging (en daarop gebaseerde inzet/uitbreiding van capaciteiten) mogelijk te maken op zowel landelijk als regionaal niveau. 7/7