Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel

Transcriptie

1 Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel Een methodiekbeschrijving voor het uitvoeren van interdisciplinaire expertbijeenkomsten

2 Versiebeheer: Versie: 1.0 Datum: Augustus 2015 Opgesteld door: Bruno Goddijn (Veiligheidsregio Noord- en Oost- Gelderland) Janine Tan (Veiligheidsregio Brabant -Zuidoost) Marijn Emans (Veiligheidsregio Limburg-Noord) Vastgesteld door: Programmaraad Crisisbeheersing & Rampenbestrijding (11 november 2014) Netwerk Regionaal Risicoprofiel (25 november 2014)

3 Achtergrond Risico s zijn zeker niet altijd uit te sluiten maar vaak wel beïnvloedbaar. Het beïnvloeden van risico s is een samenspel tussen verschillende partners en de Veiligheidsregio. Zo werken we samen aan een veiligere omgeving voor onze burgers. Maar hoe doe je dit in de praktijk? Dit document beschrijft een pragmatische methodiek voor het uitvoeren van een gezamenlijke beïnvloedingsanalyse met als resultaat praktische verbetermaatregelen. Om daadwerkelijk een bijdrage te leveren aan de veiligere omgeving voor de burger, is het essentieel om de resultaten uit deze analyse (de verbetermaateregelen) te borgen. Doelstelling Inzichtelijk maken welke beïnvloedingsmogelijkheden de Veiligheidsregio en haar multi-en interdisciplinaire ketenpartners (hierna partners genoemd) reeds inzetten om het risico te beheersen. Betreft beïnvloedingsmogelijkheden in alle fasen van veiligheidsketen: risicobeheersing, crisisbeheersing en nafase. Maar ook in de ondersteunende processen als informatiemanagement, kwaliteitszorg en kennismanagement. (Beantwoording hoofdvraag 1: Wat doen we al om een risico te beheersen? ) Identificeren van zwakke plekken en blinde vlekken. Formuleren van risicoreducerende maatregelen (vaak ook verbetermaatregelen genoemd) die de Veiligheidsregio en haar partners kunnen treffen om het risico te verlagen, of te accepteren. (Beantwoording hoofdvraag 2: Wat kunnen we meer, minder of ánders doen? ) Resultaat / wat levert het op Gezamenlijke beeldvorming en inzicht in taak-, rol- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen Veiligheidsregio en haar partners. Inzicht in de gezamenlijke inspanningen die verricht worden om het betreffende risico te beheersen. Gezamenlijk inzicht in knel- en aandachtspunten en dilemma s bij de beheersing van het risico. Risicoreducerende maatregelen (generiek en specifiek) gericht op de knel- en aandachtspunten voor eigen organisatie en de partners. Inzicht in de efficiency van de risicoreducerende maatregelen. Sturingsinformatie voor het beleidsplan en de jaarplannen van de Veiligheidsregio en haar partners. Een basis gefundeerde risicoacceptatie en besluitvorming. Afbakening In deze methodiekbeschrijving wordt er vanuit gegaan dat de risico s uit het risicoprofiel al geprioriteerd zijn door het bestuur en er een selectie heeft plaatsgevonden van de nader te analyseren risico s. De methodiek kan per risico, of voor een set van risico s, doorlopen worden. Betreft géén toetsing van monodisciplinaire prestatie-eisen zoals in de wet beschreven. Betreft géén toetsing van basisvereisten crisisbeheersing zoals vastgelegd in het Besluit veiligheidsregio s. De Veiligheidsregio en haar partners zijn en blijven zélf verantwoordelijk voor besluitvorming over, en implementatie van risicoreducerende maatregelen. Methodiekbeschrijving Het stappenplan is een handreiking voor het uitvoeren van een beïnvloedingsanalyse. Afhankelijk van het onderwerp kunnen stappen toegevoegd of overgeslagen worden. Dit is maatwerk. Ter ondersteuning van de stappen zijn voorbeelden opgenomen in de bijlagen. Deze dienen ter illustratie. Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 3

4 1. Opdrachtverstrekking. Zorg voor een duidelijke opdracht van management, veiligheidsdirectie en/of bestuur voor het uitvoeren van gezamenlijke analyses van prioritaire risico s. Hierdoor zorg je dat je voldoende mensen en middelen ter beschikking krijgt voor uitvoering werkzaamheden. Daarnaast zorgt het voor borging van het proces en voor draagvlak van de uiteindelijke resultaten. Betrokken opdrachtgever / portefeuillehouder Projectleider Management kolommen; Veiligheidsdirectie Bestuur 2. Opstellen projectplan. Stel een projectplan op waarin je met je opdrachtgever afspraken maakt over o.a. het doel, resultaat, planning, capaciteit, financiën en communicatie. Laat dit projectplan vaststellen door het management van de verschillende kolommen. Projectleider Opdrachtgever Management van kolommen Bijlage 1: Voorbeeld projectplan 3. Formeer multidisciplinaire projectgroep. Formeer een multidisciplinaire projectgroep waarin de verschillende kolommen zijn vertegenwoordigd. Zorg voor een gezonde mix tussen beleidsschrijvers en inhoudsdeskundigen en tussen denkers en doeners. De project groep is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de analyses en de organisatie van de expertbijeenkomsten. Zorg voor legitimatie van de projectgroep. Spreken zij namens hun achterban of zitten ze er op eigen titel? Dit bepaalt de gedragenheid van de conclusies en aanbevelingen Projectleider Projectgroepleden Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 4

5 4. Gezamenlijke beeldvorming en 1e analyse van prioritair risico door de projectgroep. Om in gezamenlijkheid te kunnen komen tot beïnvloedingsmaatregelen is een uniforme beeldvorming van prioritaire risico wenselijk. Beantwoording van de onderstaande vragen kan hier bij helpen: 1) Context scenario. a. Is er een scenariobeschrijving? b. Waar kan het incidenttype in de regio plaatsvinden? (bv. aangeven op topografische kaart). c. Heeft het incidenttype zich (elders) al eens voorgedaan? d. Wat zijn de consequenties als het incident zich voordoet? e. Heeft het onderwerp maatschappelijke aandacht (kranten, tv, sociale media etc.) f. Heeft het onderwerp politieke en bestuurlijke aandacht? Sluit aan bij scenariobeschrijvingen uit regionaal risicoprofiel en scherp deze (eventueel al in overleg met de experts) aan waar nodig Maak hierbij gebruik van bijvoorbeeld de risicokaart, incident- en rampbestrijdingsplannen, evaluaties, convenanten, statistieken etc. Mate waarin externe partners zijn betrokken Projectgroep Externe partners Achtergrondinformatie: bestuurlijke netwerkkaarten: eid.nl 2) Beschrijven wettelijk kader. a. Is er wet- en regelgeving van toepassing op dit incidenttype? Zo ja, welke? b. Wat zijn hierin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende partijen? c. In welke mate wordt in de Veiligheidsregio voldaan aan / uitvoering gegeven aan wet- en regelgeving? Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 5

6 3) Opstellen actoren analyse / krachtenanalyse. Inventariseer welke deskundigen (experts en beleidschrijvers) zowel intern en extern betrokken zijn bij het beheersen van het betreffende risico. Sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande structuren (afdelingen & netwerken). Breng dit in kaart. 4) Breng in kaart welke beïnvloedingsmogelijkheden de veiligheidsregio en haar partners hebben om het risico te beheersen. Bijlage 2: Format actorenanalyse en krachtenanalyse Bijlage 3a en 3b: Voorbeeldlijsten beïnvloedingsmogelijkheden 5. Benaderen interne en externe deskundigen. Benader ruim van tevoren de interne en externe deskundig voor deelname aan expertbijeenkomst(en). Leg hierbij goed uit wat het doel van de bijeenkomst is, wat de bijeenkomst moet opleveren en wie er iets met het resultaat gaat doen. Geef duidelijk aan wat er van verwacht wordt. Stuur al informatie toe van tevoren. Juiste beeldvorming over doel bijeenkomst bij Projectleider Let op de grootte van de groep bij expertsessies. Een te grote groep werkt remmend. Ideaal is 8 tot 12. Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 6

7 6. Voorbereiding expertbijeenkomsten. Zorg dat de ruim van tevoren aanvullende informatie krijgen zodat ze zich goed kunnen voorbereiden. Stuur bijvoorbeeld de eerder gemaakte overzichtslijst met beïnvloedingsmogelijkheden toe. Bereid de bijeenkomst zelf ook goed voor. Denk aan: - Methodische aanpak expertbijeenkomst, zoals: o Brainstormsessie o Mindmappen o Vlinderdassen o Presentatie door zelf o Post-it s o. - Randvoorwaarden: o Geschikte ruimte(s) en opstelling o o o o o Koffie, eten en drinken Dagvoorzitter (zonder belang, enthousiasmerend, bewaker van proces en tijd) Presentatie (o.a. doel van de bijeenkomst en programma) Middelen (whitebord, pennen, flipover etc.) Jezelf verplaatsen in de Maatwerk per sessie Projectleider Projectgroepleden Methodieken voor organiseren expertbijeenkomst. enken.com/brainstor mtechnieken.php Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 7

8 1. Begin met toelichting op het doel van de bijeenkomst: o Waarom zijn we bij elkaar? o Wat gaan we vandaag doen? o Wat moet deze dag opleveren? o Wat gaan we doen met het resultaat? Methodische aanpak en flexibiliteit hierin Betrokkenheid (interactief!) Open en veilige sfeer Tijdsduur Projectleider Dagvoorzitter Interne en externe 2. Presentatie resultaten 1 e analyse projectgroep: o Wat doen we allemaal al om risico te beheersen? (huidige beïnvloedingsmogelijkheden) o Wat zijn recente en nog te verwachten ontwikkelingen? 7. Expertbijeenkomst. 3. Interactief deel: o Inventariseer, aan de hand van methodische aanpak zoals in stap 7, mogelijke risicoreducerende maatregelen. Het gaat hierbij om (interne en externe) maatregelen in alle fasen van veiligheidsketen: risicobeheersing, crisisbeheersing en nafase. Maar ook in de ondersteunende processen als informatiemanagement, kwaliteitszorg en kennismanagement. 4. Afsluiting o Samenvatting resultaten o Toelichting op vervolg (bijvoorbeeld aankondiging tweede bijeenkomst) o Op welke momenten zullen we terugkoppelen en op welke wijze Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 8

9 8. Samenvatten resultaten expertbijeenkomst en terugkoppeling aan. Vat de resultaten van stap 7 (de expertbijeenkomst) samen en stel een lijst met risicoreducerende maatregelen op. Koppel dit terug met de en vraag om feedback. Dit zorgt voor gedragenheid van resultaat en betrokkenheid. Tijdige, heldere en bondige terugkoppeling Longlist met concrete risicoreducerende maatregelen Projectleider Projectgroepleden Interne en externe Bijlage 4: Voorbeeldlijst risicoreducerende maatregelen. 9. Weging van maatregelen (2 e expertbijeenkomst). Doel Deze stap is bedoeld om de resultaten uit stap 7 en 8 (de risicoreducerende maatregelen) ten opzichte van elkaar te wegen. Uitvoering Daadwerkelijke weging vindt bij voorkeur plaats door de van de expertbijeenkomsten, bijvoorbeeld in een 2 e bijeenkomst (voor voorbereiding beenkomst, zie stap 6). Door alle betrokken uit de expertsessie een bijdrage te geven in dit proces kom je tot een objectief gewogen uitkomst. Gedragenheid over methodiek bij Projectleider Projectgroepleden Interne en externe Bijlage 5a en 5b: Voorbeeld wegingsinstrument voor risicoreducerende maatregelen. 10. Opstellen rapportage. Leg de resultaten van stap 7, 8 en 9 vast in een rapportage met hierin: o Bevindingen o Conclusies o Gewogen risicoreducerende maatregelen Leg het conceptrapport ter consultatie voor aan de van de expertbijeenkomsten. Korte en heldere rapportage Helder gedefinieerde actiehouders Denk goed na over borging van maatregelen Projectleider Projectgroepleden Interne en externe Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 9

10 11. Besluitvorming. Leg de rapportage, inclusief verbeteradviezen, ter besluitvorming voor aan management kolommen en bestuur veiligheidsregio en betrokken externe actoren. Zorg na besluitvorming voor terugkoppeling naar expertbijeenkomsten. Goede ambtelijke voorbereiding besluitvorming Projectleider Management kolommen Bestuur Veiligheidsregio Management externe actoren 12. Borging en uitvoering verbeteradviezen. Zorg voor borging van maatregelen, bijvoorbeeld door: Generieke aanbevelingen als input voor beleidsplan Borging van concrete risicoreducerende maatregelen in (jaar)plannen van afdelingen en/of werkgroepen Adressering van risicoreducerende maatregelen bij partners Opvolging van de verbeteradviezen periodiek te monitoren en hierover te rapporteren Zorgen voor draagvlak bij betrokken lijnmanagement Projectleider (Lijn)management Dit is een natuurlijk moment van overdracht vanuit projectorganisatie naar lijnorganisatie. Beïnvloedingsanalyse prioritaire risico s regionaal risicoprofiel 10