Datum: 18 november 2015 Versie: 0.6 Status: concept. Plan van Aanpak Project Dekkingsplan 2.0

Transcriptie

1 Datum: 18 november 2015 Versie: 0.6 Status: concept Plan van Aanpak Project Dekkingsplan 2.0

2 Inhoudsopgave 1. Aanleiding en achtergrond Opdrachten Opdracht 1: afhechten dekkingsplan Doelstelling Resultaat Afbakening Uitgangspunten Kaders Opdracht 2: voorbereiden dekkingsplan Doelstelling Resultaat Afbakening Uitgangspunten Kaders Projectbeheer Projectorganisatie Planning Communicatie Risico s Schatting benodigde budget en capaciteit Budget Geschatte benodigde capaciteit

3 1. Aanleiding en achtergrond Beleidsplan brandweer Fryslân Op 19 maart 2015 heeft het Algemeen Bestuur van de VRF het Beleidsplan Brandweer Fryslân de koers naar toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân vastgesteld. Hiermee is het beleidsmatige en financiële kader voor onze brandweerorganisatie voor de periode bepaald. Het beleidsplan richt zich op het beschrijven van de wijze waarop we de komende jaren de brandweerzorg in Fryslân veilig, efficiënt en effectief uitvoeren, op welke wijze we de medewerkers stimuleren in hun eigen ontwikkeling en hoe we de koers naar een toekomstbestendige brandweerzorg in Fryslân uitzetten. Ons beleidsplan bestaat uit twee sporen, te weten: 1. verder bouwen aan de staande organisatie; 2. doorontwikkeling naar toekomstbestendige brandweerzorg. Programma Brandweerzorg 2.0 In deze beleidsperiode bouwen we verder met elkaar aan de staande organisatie (spoor één). We richten ons op de ontwikkeling van medewerkers, het optimaal inzetten van competenties, communicatie en interne en externe verbinding. Ook pakken we die processen en producten aan, die nog niet (geheel) zijn geharmoniseerd, gaan door met het borgen hiervan en gaan voor kwaliteitsverbetering. Gelijktijdig met het verder bouwen aan de staande organisatie is spoor 2 ingezet. De doorontwikkeling naar toekomstbestendige brandweerzorg. Hiervoor is het programma Brandweerzorg 2.0 opgezet. Brandweerzorg 2.0 bestaat uit de projecten incidentrisicoprofiel, dekkingsplan 2.0, paraatheid 2.0, risicobeheersing verbreed: Brandveilig Leven, operationele informatievoorziening en lerende organisatie. Het MT-Brandweer heeft op 19 mei 2015 het plan van aanpak programma Brandweerzorg 2.0 vastgesteld. De belangrijkste punten uit het plan van aanpak zijn: uitvoering programma in de staande organisatie; projecten in de lijn, programmaregie centraal; rol-, taakverdeling en verantwoordelijkheden helder. separaat communicatieplan voor het gehele programma; beschikbaar budget ,-. Het dekkingsplan brandweer Het dekkingsplan brandweer beschrijft de voor de brandweer geldende opkomsttijden en een beschrijving van de aanwezigheid van brandweerposten in de gemeenten alsmede de overige voorzieningen en maatregelen, noodzakelijk voor de brandweer om daaraan te voldoen. Het dekkingsplan wordt door de wetgever gezien als de kwaliteitsmeter van de brandweerzorg met een borging voor het minimale zorgniveau. Het dekkingsplan 1.0 Het Algemeen Bestuur van de VRF heeft op 27 maart 2013 het dekkingsplan 1.0 vastgesteld, waarbij de normtijden gebaseerd zijn op het Besluit veiligheidsregio s (Bvr). Bij 18% van de gebouwen in Fryslân is voorzien dat de brandweer aanwezig is binnen de normtijd. Overschrijding van de normtijd is toegestaan, mits deze gemotiveerd wordt. Het bestuur dient voor elk gebouw (per locatie) waar afgeweken wordt van de normtijd de keuze en de mate van de afwijking te motiveren. Overschrijding van de maximale opkomsttijd van 18 minuten is niet toegestaan. Dekkingsplan 1.0 geeft aanbevelingen voor doorontwikkeling van het dekkingsplan. In deze doorontwikkeling is ook het opstellen van een motivering opgenomen. Het Algemeen Bestuur heeft op 19 september 2013 besloten de resultaten van het onderzoek RemBrand af te wachten voordat gestart wordt met de doorontwikkeling. RemBrand Het veiligheidsberaad heeft opdracht gegeven tot het onderzoek RemBrand. De opdracht was: Benoem criteria (of indicatoren) die van invloed zijn op de brandveiligheid in Nederland. Bij deze opdracht is aangegeven dat de prestaties van de brandweer op dit moment hoofdzakelijk gemeten worden door de wettelijke opkomsttijden en dat een onafhankelijk instituut tijdens RemBrand fase 1 heeft laten zien dat deze manier van meten niet proportioneel is en de lading niet dekt. 3

4 RemBrand wil meer balans brengen in de benadering van brand en brandveiligheid: het gaat bij brandweerzorg niet alleen om opkomsttijden en voertuigbezetting, maar ook om risicobewustzijn en preventie. Waar voorheen preventie en repressie als communicerende vaten met elkaar verbonden werden (meer rookmelders = minder kazernes), toont RemBrand aan dat brandveiligheid niet op die strikte manier benaderd kan worden en introduceert hiermee een nieuw gedachtegoed. Meer preventie is dus niet automatisch minder repressie. Voor de opkomsttijden is een gebiedsgerichte benadering gekozen. Dit resulteert in drie risicogebieden met bandbreedten in opkomsttijden. We verlaten, als de minister de bandbreedten opneemt in de wet, dus de opkomsttijd per object (bijv. woonhuis 8 min, ziekenhuis 6 min). Vacuüm Voor de toepassing van de normtijden uit RemBrand is het noodzakelijk dat de Wet veiligheidsregio s aangepast wordt. De verwachting is dat dit pas over drie tot vier jaar gebeurt. Dit betekent dat de VRF op dit moment geen motivering heeft voor de overschrijding van de normtijden en hiermee afwijkt van het Besluit veiligheidsregio s. Het bestuur is hierop aanspreekbaar en loopt hierdoor risico. Het is noodzakelijk om een motivering op te stellen en hiermee het dekkingsplan 1.0 af te hechten en te voldoen aan het Besluit veiligheidsregio s. Het ministerie van Veiligheid en Justitie heeft een handreiking opgesteld: registratie afwijkingen opkomsttijden en motivatie. In deze handreiking is de afwijking per locatie geherdefinieerd en is een pragmatisch advies opgesteld. Gelijktijdig met het afhechten van dekkingsplan 1.0 kan gestart worden met de voorbereiding van het dekkingsplan 2.0 dat is afgestemd op RemBrand. Scenario s voorbereiding dekkingsplan 2.0 De verwachting is dat het resultaat van RemBrand een nieuwe invulling van de opkomsttijden geeft door middel van bandbreedten. Deze bandbreedten uit RemBrand sluiten beter aan bij de inrichting van de provincie Fryslân en de brandweerorganisatie daarin. Echter, ook bij toepassing van de opkomsttijden uit RemBrand vraagt het een investering in de brandweerorganisatie om aan de maximale opkomsttijd van 18 minuten te voldoen. Het is op dit moment nog niet bekend hoe RemBrand verankerd wordt in wetgeving. Een scenario waar het uitgangspunt is dat afwijking van de bandbreedten niet is toegestaan is voorstelbaar, echter uitwerking van dit scenario is op dit moment niet opportuun. Door de oogharen heen kijkend betekent dit een minimale uitzetting van 4 miljoen euro. Hiermee worden bij een aantal posten vrijwilligers gekazerneerd zodat sneller uitgerukt kan worden na een melding. Dit geeft naast een financiële uitdaging ook een uitdaging om voldoende vrijwilligers bereid te vinden om aan een dergelijk rooster mee te doen. Daarnaast zet het de motivatie onder druk. Feitelijk breiden we de organisatie uit, voor een klus die er niet is. Vanaf 1 januari 2014 is de brandweer in Fryslân geregionaliseerd. Voor deze datum was de brandweerzorg gemeentelijk (al dan niet in samenwerking) georganiseerd. Het tweede scenario is het bepalen van een optimale efficiënte, effectieve en veilige repressieve brandweerorganisatie op de schaalgrootte van de VRF en afgestemd op de aanwezige risico s en binnen de huidige begroting. Het verwachte tekort op termijn van de kapitaalslasten is hierin niet verwerkt. In dit scenario is de kracht van de huidige organisatie met vrijwilligers het uitgangspunt en kan met de efficiencywinst deze beleidsperiode blijvend ingezet worden op harmonisering, kwaliteitsverbetering en doorontwikkeling van de brandweerzorg. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan het vastgestelde beleidsplan Brandweer Fryslân Een derde scenario is het opvangen van het verwachte tekort op termijn op de kapitaallasten. Dit tekort is ontstaan doordat er bij de regionalisering onvoldoende kapitaallasten mee zijn overgegaan van de gemeenten naar de VRF. Het exacte tekort en het moment wanneer het zich voordoet wordt op dit moment onderzocht. Hoe hierop ingespeeld kan worden zal met het bestuur worden besproken. Indien dit tekort opgevangen moet worden door de VRF gaat dit ten koste van de repressieve slagkracht in de binnensteden. Om kleine branden in dichtbebouwde binnensteden zoals bijv. Sneek, Bolsward, Leeuwarden, Dokkum ook klein te houden is de snelle komst van een 2e tankautospuit van belang. Door inkrimping van de repressieve organisatie of herverdeling van materieel zal de 2 e tankautospuit van verder weg moeten komen waardoor een effectieve en veilige inzet onder druk komt te staan. Inkrimping heeft ook effect op de borging van paraatheid. In de 4

5 kleinere woonkernen en het buitengebied wordt om de paraatheid te garanderen van twee kanten aangereden. De 2 e tankautospuit zal nu van verder weg moeten komen. Gemiddeld genomen heeft Fryslân 2 tot 3 grote brandweerinzetten per jaar. Bij grootschalige inzetten zoals bij de kaasfabriek in Gerkesklooster of de spekjesfabriek in Harlingen worden vanuit de gehele regio mensen en middelen ingezet. De posten die niet zijn ingezet vormen de restdekking voor een gelijktijdige inzet. Inkrimping van de repressieve organisatie zorgt ervoor dat de restdekking risicovol is. Tot slot zorgt de opvang van het tekort ervoor dat de uitvoering van het vastgestelde beleidsplan Brandweer Fryslân in de wacht gezet wordt. Voor de kwaliteitsverbetering en harmonisering zijn financiële middelen nodig. Deze financiële middelen worden verkregen door ombuiging van budgetten. Indien het tekort uit de bestaande middelen opgevangen moet worden, is ombuiging niet mogelijk. De voorbereiding op het dekkingsplan 2.0 richt zich vooralsnog op de uitwerking van scenario 2. Dit scenario sluit het best aan bij hoe de brandweerzorg van oudsher is georganiseerd in Fryslân, de kwaliteitsslag die de brandweer op dit moment maakt en bij de bestuurlijke ambities, verwachtingen en verantwoordelijkheden. Minder branden, minder slachtoffers en minder schade. Daarnaast heeft dit scenario de flexibiliteit om indien nodig eenvoudig in te spelen op dwingende verankering van RemBrand in wetgeving of gewijzigde financiële kaders. Opdrachten Bovenstaand vertaalt zich naar twee opdrachten binnen het project Dekkingsplan 2.0: opdracht 1 afhechten dekkingsplan 1.0 : stel een motivatie op voor de mate van afwijking van de opkomsttijden uit het Besluit veiligheidsregio s 1 ; opdracht 2 voorbereiden dekkingsplan 2.0 : werk scenario 2 uit en bepaal een efficiënte, effectieve en veilige repressieve organisatie. 1 Besluit veiligheidsregio s artikel lid 2 5

6 2. Opdrachten 2.1. Opdracht 1: afhechten dekkingsplan 1.0 Stel een motivatie op voor de mate van afwijking van de opkomsttijden uit het Besluit veiligheidsregio s; Doelstelling De doelstelling van opdracht 1 is: het Algemeen Bestuur van de VRF heeft in 2016 een motivering vastgesteld voor de mate van afwijking van de normtijd bij die gebouwen in Fryslân waar de brandweer voorzienbaar niet binnen de normtijd aanwezig is en stelt voor die objecten aanvullende maatregelen voor. Hiermee wordt voldaan aan het Besluit veiligheidsregio s Resultaat Het resultaat van opdracht 1 is: een document waarin de motivering wordt gegeven voor de mate van afwijking van de normtijd voor die objecten waarbij voorzienbaar is dat de brandweer de normtijd niet haalt en welke tot object herleidbare aanvullende maatregelen worden getroffen. Tevens is beschreven hoe de motivering wordt uitgevoerd en hoe rapportage en verantwoording plaatsvinden Afbakening De afbakening van opdracht 1 is: het resultaat voorziet niet in het terugbrengen van de opkomsttijd; uitvoering van de motivering, rapportage en verantwoording vindt in de lijn plaats en is geen onderdeel van het resultaat Uitgangspunten De uitgangspunten voor opdracht 1 zijn: Het vastgestelde dekkingsplan 1.0 is uitgangspunt voor het opstellen van een motivatie en het voorstellen van aanvullende maatregelen; De handreiking registratie afwijkingen opkomsttijden en motivatie d.d. 22 november 2012 van het ministerie van Veiligheid en Justitie; De voorgestelde aanvullende maatregelen worden gevormd door Brandveilig leven, operationele informatievoorziening, doelgericht oefenen en/of afgestemde repressie Kaders De kaders voor opdracht 1 zijn: Wet en Besluit veiligheidsregio s Incidentrisicoprofiel Fryslân 6

7 2.2. Opdracht 2: voorbereiden dekkingsplan 2.0 Met het ontstaan van de geregionaliseerde brandweer in Fryslân als onderdeel van de VRF op 1 januari 2014 is de schaalgrootte waarop brandweerzorg in Fryslân is georganiseerd overgegaan naar de schaalgrootte van de veiligheidsregio. De repressieve brandweerzorg is nog niet getoetst aan de hand van deze nieuwe schaalgrootte op een efficiënte, effectieve en veilige inrichting en afgestemd op het incidentrisicoprofiel van Fryslân Doelstelling De doelstelling van opdracht 2 is: het Algemeen Bestuur van de VRF heeft in 2016 inzicht in hoe de repressieve brandweerorganisatie efficiënt, effectief en veilig ingericht moet zijn om een optimale dekkingsgraad te behalen die is afgestemd op het incidentrisicoprofiel van Fryslân, past binnen de huidige begroting en gedragen wordt door de vrijwilligers en beroeps Resultaat Het resultaat van opdracht 2 is: een uitgangspuntendocument voor de brandweerzorg in Fryslân, dat input is voor het ontwerp van de repressieve organisatie; een ontwerp van een efficiënte, effectieve en veilige inrichting van de repressieve organisatie waarin binnen de huidige begroting en afgestemd op het incidentrisicoprofiel beschreven is: wat de optimale dekkingsgraad is van de brandweer in Fryslân voor de drie risicogebieden gebaseerd op onderzoek RemBrand; wat de verwachte opkomsttijd is van de brandweer per risicogebied in Fryslân voor: o de 1 e en 2 e tankautospuit; o het 1 e red- en/of hulpverleningsvoertuig; o het 1 e duik- en/of oppervlaktereddingsteam; o het team bestrijding ongeval gevaarlijke stoffen; waar de brandweerkazernes staan; waar welk repressief brandweermaterieel staat, en hoe per brandweerkazerne de paraatheid is geborgd Afbakening De afbakening van opdracht 2 is: daadwerkelijke implementatie maakt geen onderdeel uit van het resultaat Uitgangspunten De uitgangspunten voor opdracht 2 zijn: de uitkomsten van het onderzoek RemBrand; de uitkomsten van het project Paraatheid 1.0; het incidentrisicoprofiel Fryslân; een brandweerpost wordt beoordeeld op de toegevoegde waarde in de totale brandweertaken; de organisatie is paraat, paraatheid vanuit meerdere posten; niet alle posten 24/7 inzetbaar Kaders De kaders voor opdracht 2 zijn: de brandweer begroting 2015, excl opvang tekort op de kapitaallasten; Visie op vrijwilligheid; Uitruk op Maat. 7

8 3. Projectbeheer 3.1. Projectorganisatie Bij de inrichting van de projectorganisatie staat betrokkenheid van de gehele organisatie centraal. De Bestuurscommissie Veiligheid is opdrachtgever van het project. Voor de aansturing heeft de Bestuurscommissie Veiligheid een stuurgroep ingesteld. Met de stuurgroep worden de inrichting van het project en de fasen in het project verder voorbereid. De regionaal commandant brandweer is opdrachtnemer en heeft vanuit het MT Brandweer Dirk de Vries aangesteld als projectleider. De projectleider wordt ondersteund door een projectsecretaris. Voor opdracht 1 zal een deelprojectleider worden ingezet. Het deelprojectteam van opdracht 1 zal bestaan uit medewerkers van de vakgebieden planvorming, risicobeheersing en vakbekwaamheid en tevens voorzien zijn van beleidsmatige ondersteuning. Voor opdracht 2 vormt de projectleider samen met de projectleden de projectgroep. In het projectteam zal specifieke kennis en kunde worden samengebracht van alle vier de vakgebieden en waarbij een specifieke plek is ingeruimd voor vrijwilligers en collega s van bedrijfsvoering. Voor de dagelijkse voortgang en voorbereiding is een kernteam samengesteld die wordt gevormd uit leden van het projectteam. Tevens zal de projectgroep regelmatig klankborden met medewerkers, OR, overleg gemeentesecretarissen (OGS) en clusterhoofden. BC-V AC-V Stuurgroep OR Reg. cdt MT-Brw OGS Projectleider Opdracht 1 Opdracht 2 deel projectleider deel projectteam kernteam projectteam Klankbordgroepen beroeps/ vrijwilligers projectondersteuning clusterhoofden De bestuurlijke stuurgroep bestaat uit: De heer Apotheker gemeente Súdwest Fryslân, portefeuillehouder brandweer, voorzitter; De heer Gerbrandy gemeente Achtkarspelen; De heer Van Klaveren gemeente Weststellingwerf; De heer Sluiter gemeente Harlingen. 8

9 3.2. Planning Opdracht 1 Looptijd Resultaat Besluitvorming start januari 2016 afronding november 2016 Een document waarin de motivering wordt gegeven voor de mate van afwijking van de normtijd ( 2.1.2) BC-V november 2016 Opdracht 2 Looptijd Resultaat Besluitvorming Deel 1 start januari 2016 afronding november 2016 Uitgangspuntendocument ( 2.2.2) BC-V november 2016 Deel 2 start november 2016 afronding juni 2017 Ontwerp inrichting repressieve organisatie ( 2.2.2) BC-V juli Communicatie Voor het slagen van het project is openheid, duidelijkheid en zorgvuldigheid van belang. Communicatie is een wezenlijk onderdeel hiervan. Zonder draagvlak bij onze medewerkers, vrijwilligers en beroeps, is doorontwikkeling van de brandweerzorg niet mogelijk. Betrokkenheid wordt georganiseerd door een klankbordgroep in te stellen en vrijwilligers/beroeps participeren in de projectgroep. De clusterhoofden worden nadrukkelijk betrokken bij het project voor kennis en kunde en als schakel naar de vrijwilligers en beroeps. Daarnaast wordt de OR betrokken bij het project. Voor het programma brandweerzorg 2.0 wordt een actieplan communicatie opgesteld. Het project Dekkingsplan 2.0 krijgt hierin een prominente rol. Het communicatieplan beschrijft doelgroep, doelstelling, boodschap, middelen, planning, organisatie, monitoring en evaluatie. 5. Risico s Mogelijk risico Niet voldoende draagvlak bij vrijwilligers/beroeps, bestuur, OR Projectplanning die niet worden gehaald, waardoor niet voldaan wordt aan de verwachting Inzicht in verankering RemBrand in wetgeving die niet aansluit bij project Financiële tegenvallers(= hogere uitgaven dan begroot) Anticiperende maatregel(en) Betrokkenheid door klankbordgroepen en deelname in project, actief delen van informatie en voortgang met bestuur en OR Projectleider bewaakt planning Ontwikkelingen verankering worden nauwgezet gevolgd Afweging en uitgifte budget besluitvorming in MT- Brandweer 9

10 6. Schatting benodigde budget en capaciteit 6.1. Budget Het project wordt weggezet, conform afspraken programma brandweerzorg 2.0, in de lijn. Voor de kosten voor deelprojectleider, projectsecretaris en communicatieadviseur is dekking uit de post reserve kwaliteitsverbetering voorzien: deelprojectleider (opdracht 1) ± ,- projectsecretaris ± ,- communicatieadviseur + middelen ± , Geschatte benodigde capaciteit Functie Te verwachten inzet in uren Periode Projectleider 400 uur 2016/1 e helft 2017 Projectsecretaris 1200 uur 2016/1 e helft 2017 Communicatieadviseur 200 uur 2016/1 e helft 2017 Opdracht 1 Deelprojectleider 600 uur Jan 2016 november 2016 Projectleden 100 uur Jan 2016 november 2016 Opdracht 2 Kerngroepleden 300 uur 2016/1 e helft 2017 Beleidsondersteuning (tevens kerngroep) 500 uur 2016/1 e helft 2017 Projectleden 200 uur 2016/1 e helft