Inkoopbeleid 2009 geconsolideerde tekst Nota Inkoopbeleid 2009 en Aanbestedingsprotocol 2009

Transcriptie

1 Inkoopbeleid 2009 geconsolideerde tekst Nota Inkoopbeleid 2009 en Aanbestedingsprotocol 2009

2 Documentgegevens onderwerp omschrijving titel Inkoopbeleid 2009 geconsolideerde tekst Nota Inkoopbeleid 2009 en Aanbestedingsprotocol 2009 opgesteld door taakgroep Inkoop, unit Strategie & Advies T. (010) F. (010) E. opdrachtgever gemeente Capelle aan den IJssel Rivierweg AR Capelle aan den IJssel Postbus AB Capelle aan den IJssel T. (010) F. (010) I. versie 0.1 uitgavedatum Copyright Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enig andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente Capelle aan den IJssel. Aan deze uitgave kunnen geen rechten worden ontleend 2

3 Inhoudsopgave 1. INLEIDING ORGANISATIEBELEID DE MISSIE VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE UITGANGSPUNTEN VOOR DE INKOOPFUNCTIE WAT IS INKOPEN? WETTELIJK EN GEMEENTELIJK KADER EUROPESE RICHTLIJNEN EN NATIONALE REGELGEVING CAPELSE REGELGEVING CAPELS INKOOPBELEID DE AMBITIE DE KLANTEN DE ORGANISATIE WIE KOOPT WAT IN? DE MARKT DE MARKT GEANALYSEERD LEVERANCIERSMANAGEMENT

4 Samenvatting In de evaluatie van de Nota Inkoopbeleid 2002 is geconstateerd dat wij onze inkoopfunctie op orde hebben. Al zijn verbeteringen altijd mogelijk, er is geen noodzaak het beleid radicaal aan te passen. Natuurlijk is er wel een aantal zaken dat anno 2009 is veranderd ten opzichte van Er zijn bijvoorbeeld duidelijk meer eisen en wensen op het gebied van maatschappelijk verantwoord inkopen. Daarnaast levert de evaluatie van de Nota Inkoopbeleid 2002 input voor de actualisatie van het beleid. Op de volgende manier zijn de conclusies uit de evaluatie verwerkt in het nieuwe Inkoopbeleid: De bestuurlijke ambitie De gemeente Capelle aan den IJssel heeft als ambitie om onder gecontroleerde omstandigheden, eerlijk en integer zaken te doen met integere leveranciers, professioneel in te kopen volgens de geldende richtlijnen en door gestuurd in te kopen een bijdrage te leveren aan een duurzame samenleving.is blijven staan. De bestuurlijke uitgangspunten zijn opnieuw omschreven: beheersbaarheid, rechtmatigheid/transparantie/integriteit, doelmatigheid/efficiency, maatschappelijk verantwoord inkopen en aandacht voor het midden- en kleinbedrijf vormen de actualisatie van transparantie en openbaarheid, integriteit en bedrijfseconomische aspecten. Daarbij springen twee zaken naar voren: o Maatschappelijk verantwoord inkopen heeft een prominente plaats gekregen in het beleid; o Bevoorrechten van lokale leveranciers is binnen de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet mogelijk, maar het beleid voorziet er wel in dat lokale leveranciers altijd bij meervoudig onderhandse aanbestedingen worden betrokken. Het Inkoopbeleid 2009 geeft de wettelijke en gemeentelijke kaders aan waarbinnen wij onze inkoopfunctie uitvoeren. Vervolgens gaan we in op de bestuurlijke uitgangspunten en ambities, waarbij maatschappelijk verantwoord inkopen en aandacht voor het midden- en kleinbedrijf een duidelijke plaats hebben gekregen. 4

5 1. Inleiding De gemeente Capelle aan den IJssel heeft als ambitie om onder gecontroleerde omstandigheden, eerlijk en integer zaken te doen met integere leveranciers, professioneel in te kopen volgens de geldende richtlijnen en door gestuurd in te kopen een bijdrage te leveren aan een duurzame samenleving. Anno 2009 is deze ambitie uit 2002 nog altijd actueel, zij het geplaatst in het tijdsbeeld van 2009 en verder. Daarbij zoeken we ook (meer) naar aansluiting van het inkoopbeleid op het gemeentebrede beleid. Dit onderhavige document is de geconsolideerde tekst van de Nota Inkoopbeleid 2009 dat op 31 maart 2009 door het College van Burgemeester en Wethouders is vastgesteld, aangevuld met relevante aspecten uit het Aanbestedingsprotocol Allereerst staan we stil bij ons organisatiebeleid en het daaruit voortvloeiende inkoopbeleid. Vervolgens komen we bij de procesmatige kant van het inkopen. We benoemen de klant en de (leveranciers)markt. 5

6 2. Organisatiebeleid 2.1. de missie van de gemeentelijke organisatie Wij zijn een resultaatgerichte organisatie en voelen ons medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van leven en werken van burgers, bedrijven en instellingen in de stad. Een professionele en daadkrachtige organisatie waar Capellenaren graag een beroep op doen, het bestuur op kan bouwen en medewerkers trots op zijn. Wij spelen adequaat in op ontwikkelingen in de samenleving, verbeteren voortdurend en behoren tot de top van Nederland. De missie heeft te maken met onze waarden en identiteit. Wie zijn we, wat zijn onze waarden, hoe willen we met onze medewerkers, burgers, bedrijven en de politiek omgaan? In het kort gezegd staat in de missie datgene waar wij als organisatie voor staan en wat we samen willen uitdragen uitgangspunten voor de inkoopfunctie We spannen ons in het organisatiebeleid zo goed mogelijk uit te voeren. De inkoopfunctie levert hier een belangrijke bijdrage aan. Uit de organisatiemissie volgen een aantal hoofdlijnen voor het organisatiebeleid. De doelstellingen voor de inkoopfunctie zijn afgeleid van deze organisatiedoelstellingen: klantgericht werken; van aanbodgestuurd naar vraaggestuurd; van reactief naar proactief; marktverkenning vooraf en anticiperen op ontwikkelingen; van procesgericht naar visiegericht. De uitgangspunten voor de inkoopfunctie die hieruit naar voren komen zijn: We willen de inkoopstromen beheersbaar en bestuurbaar inrichten; We streven naar rechtmatigheid, optimale transparantie en integriteit, zowel voor opdrachtnemer als opdrachtgever; We streven ernaar de beschikbare middelen zo doelmatig en efficiënt mogelijk in te zetten, waarbij maatschappelijk verantwoord inkopen het uitgangspunt is; We besteden aandacht aan de mogelijkheden het midden en klein bedrijf te betrekken bij onze aanbestedingen. De afdelingshoofden zijn integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van het beleid van de gemeente en voor alle inkopen binnen hun afdeling. De inkoopfunctie is hieraan adviserend en ondersteunend wat is inkopen? Onder inkopen verstaan we alle activiteiten waar een factuur van een externe partij tegenover staat. Het gaat niet alleen om het kopen van goederen, maar ook om het huren en leasen van roerende zaken. De term inkopen kunnen we in dit verband gelijkstellen aan aanbesteden. aanbesteden is het volgen van een inkoopprocedure met als doel het sluiten van (raam)overeenkomsten voor diensten, leveringen en werken. 6

7 Het inkoopproces is onder te verdelen in strategische, tactische en operationele inkoop. Strategische inkoop is gericht op de ontwikkeling van de positie en activiteiten van de inkoopfunctie binnen een organisatie op middellange tot lange termijn. Hiervoor worden voorwaarden gecreëerd om activiteiten op alle niveaus effectief en efficiënt te kunnen uitvoeren. Onderdelen van strategische inkoop zijn bijvoorbeeld het opstellen van inkoopbeleid, inkoopdoelstellingen en het vaststellen van de hoofdlijnen voor leveranciers- en contractmanagement. De tactische en de operationele inkoop is meer gericht op het daadwerkelijk inkopen en zijn weer onder te verdelen in de fasen: 1. specificeren; het omschrijven van de eigenschappen waaraan de in te kopen dienst, levering of werk moet voldoen om te beantwoorden aan het gestelde gebruiksdoel 2. selecteren; het zoeken en kiezen van ondernemers die (kunnen) voldoen aan de opgestelde specificatie en bijbehorende criteria 3. contracteren; het aangaan van een verbintenis met de ondernemer die als beste uit de selectie en gunning is gekomen 4. bestellen; het plaatsen van een inkooporder (afroepen uit een overeenkomst) bij de geselecteerde ondernemer(s) 5. bewaken; het controleren of een ondernemer zijn afspraken nakomt en het eventueel ondernemen van de nodige acties indien een ondernemer van de afspraken afwijkt 6. nazorg; het nemen van acties om de bestelcyclus correct af te handelen inclusief factuurafhandeling, dossiervorming, beoordelen en vastleggen leveranciersprestaties, et cetera 7. evalueren; het bespreken van het uitgevoerde inkoopproces en indien nodig ondernemen van acties (bijstelling, verlengen of beëindigen overeenkomst, start nieuwe aanbesteding, et cetera) Om de professionaliteit en kwaliteit van de tactische inkoopactiviteiten te borgen, is een standaard werkwijze op het gebied van inkoop- en aanbesteden vastgelegd in het Aanbestedingsprotocol Dit Aanbestedingsprotocol is een uitgebreide handleiding met eenduidige procedures en richtlijnen voor het daadwerkelijk inkopen van diensten, leveringen en werken. Deze interne handleiding is bestemd voor alle medewerkers die betrokken zijn bij aanbestedingen. Hiermee zorgen wij ervoor dat aanbestedingen op een eenduidige wijze, transparant, objectief en verantwoord verlopen. 7

8 3. Wettelijk en gemeentelijk kader 3.1. Europese richtlijnen en nationale regelgeving De Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn sinds de jaren negentig van kracht voor alle overheidsaanbestedingen. Hoewel de term richtlijnen mogelijk anders doet vermoeden, gaat het hier om wettelijke voorschriften waarvan de overheid voor haar inkoop gebruik moet maken. Het doel van de Richtlijnen is vrij handelsverkeer tussen de Europese lidstaten te bewerkstelligen, alle leveranciers die daarvoor geschikt zijn een kans op overheidsopdrachten te geven, en te waarborgen dat overheden bij hun inkoop transparant zijn, niet discrimineren en hun geld doelmatig besteden. De regels voor de inkoop door de overheden zoals die zijn vastgelegd in de algemene Europese Richtlijn 2004/18/EG, zijn per 1 december 2005 in de Nederlandse wetgeving geïmplementeerd door middel van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) van 16 juli 2005 (Staatsblad 408 van 2005) zoals laatstelijk gewijzigd door het besluit van 7 december 2005 (Stb. 650). De Europese richtlijnen beschrijven de hoofdlijnen. In de praktijk is er ruimte voor verschillende interpretaties. Voor de goede uitvoering van de Europese Richtlijnen is niet alleen kennis van de richtlijnen zelf maar ook van de jurisprudentie vereist. In de Europese Richtlijnen zijn de drempelbedragen opgenomen, waarboven Europees aanbesteden verplicht is. Daarnaast hebben wij zelf een standpunt ingenomen over het nationaal aanbesteden. De Europese drempelbedragen worden tweejaarlijks door de Europese Commissie aangepast. In Europees verband zijn er duidelijke afspraken gemaakt over maatschappelijk verantwoord inkopen: per 2010 moet de rijksoverheid voor 100% duurzaam en sociaal inkopen. Op grond van afspraken tussen het Rijk en de VNG moeten gemeenten in 2010 tenminste 75% van hun inkopen duurzaam hebben aanbesteed Capelse regelgeving aanbestedingsprotocol Als gemeente willen wij ons houden aan de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. De (wettelijke) regels, procedures en richtlijnen die komen kijken bij het inkopen van diensten, producten en (bouw)werken hebben wij vastgelegd in een praktische handleiding, het aanbestedingsprotocol. Wij onderscheiden vier vormen van marktbenadering. Deze vormen zijn: 1. Enkelvoudig onderhands, waarbij wij zelf een geschikte marktpartij uitkiezen. Er is geen sprake van concurrentie tussen marktpartijen. 2. Meervoudig onderhands, waarbij wij minimaal drie marktpartijen uitkiezen, om een offerte uit te brengen. Hierdoor is sprake van beperkte concurrentie. 3. Openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie. Wij plaatsen nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke marktpartijen uit Nederland en eventueel uit het buitenland. Met voorafgaande selectie wordt uit de geïnteresseerde marktpartijen een aantal marktpartijen geselecteerd die worden uitgenodigd een offerte uit te brengen. 4. Europees aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie. Wij plaatsen op Europees niveau én nationaal een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle Europese marktpartijen. Welke marktbenadering wij kiezen is onder meer afhankelijk van de aard van de opdracht en de geraamde opdrachtwaarde, de zogeheten drempelwaarde. 8

9 Drempelbedragen ( ) Aanbestedingsprocedure Diensten & Leveringen Werken Verplicht Alternatief < < I. Enkelvoudig onderhands II doch < doch < II. Meervoudig onderhands III of IV doch < EU-drempel doch < EU-drempel III. Openbaar IV EU-drempel EU-drempel IV. Europees - Bij iedere aanbesteding worden onze inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard en/of wordt door ons een schriftelijke overeenkomst opgesteld. Bij incidentele gevallen kunnen wij (gedeeltelijk) instemmen met in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden. Deze uitzonderingen worden door ons altijd juridisch getoetst. rechtmatigheidcontrole Onze accountant toetst jaarlijks de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven, vooral in het kader van de Europese richtlijnen. duurzaam inkopen Uiterlijk in 2010 willen wij de aspecten van maatschappelijk verantwoord inkopen meewegen in ieder inkooptraject. Het gaat daarbij om het hanteren van milieu- en sociale criteria. 9

10 4. Capels inkoopbeleid 4.1. de ambitie De gemeente is een juridische eenheid en wordt als zodanig beschouwd als één aanbestedende dienst. De bevoegdheid om overeenkomsten die voortkomen uit een Europese aanbesteding af te sluiten, ligt bij het College van Burgemeester en Wethouders. We hebben, zoals al eerder verwoord, de volgende bestuurlijke uitgangspunten vastgesteld voor de inkoopfunctie: 1. inkoopstromen beheersbaar en bestuurbaar inrichten Het inkoopproces dient op basis van gegevens en inzicht bestuurbaar en beheersbaar te worden en te blijven. 2. rechtmatigheid, transparantie en integriteit Het inkopen gebeurt volgens de daarvoor geldende Europese en nationale wetgeving en het gemeentelijk inkoopbeleid. Dat betekent het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van leveringen, diensten en werken om mee te dingen naar opdrachten van de gemeente. We besteden openbaar aan. Onderdeel van dit uitgangspunt is het bevorderen transparantie en de noodzakelijke beheersmaatregelen voor waarborging van de integriteit. 3. doelmatigheid en efficiency We bevorderen de doelmatigheid van de bestedingen door het doel van een aanbesteding vooraf te formuleren en daarbij een toegespitste strategie te gebruiken. Doelmatigheid wordt ook nagestreefd door centraal in te kopen (bijvoorbeeld via raamcontracten), door gezamenlijk met andere organisaties in te kopen, en door aan te sluiten bij de (mantel)contracten van andere organisaties. De gunningcriteria laagste prijs en economisch meest voordelige inschrijving worden steeds tegen elkaar afgewogen binnen het keuzeproces om te komen tot een geschikte aanbestedingsstrategie. Hierbij wordt met de keuze voor een geschikte strategie niet alleen bedoeld het juist toepassen van de aanbestedingsregels en -drempels, maar zeker ook het optimaal benutten van de mogelijkheden van selectie- en gunningcriteria en contractvormen. 4. maatschappelijk verantwoord ondernemerschap We stellen bij zo veel mogelijk inkopen criteria op het gebied van duurzaamheid. Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij de mens gaat het dan om zaken als het voorkomen van kinderarbeid, fraude, discriminatie et cetera. Bij milieu gaat het erom milieu en natuur zo min mogelijk te belasten en bij financiën gaat het erom de beschikbare budgetten zo doelmatig mogelijk te besteden. Ons beleid is gericht op het bevorderen van een duurzame leefomgeving. Duurzaam inkopen houdt in dat bij elke aanbesteding aandacht wordt besteed aan de mogelijkheid duurzaamheidaspecten op te nemen bij selectie- en gunningcriteria. Voorbeelden van deze aspecten zijn herbruikbare grond- en hulpstoffen, biologische schoonmaakproducten, gebruik van duurzame energie in het productieproces. Ondernemers mogen van ons verwachten dat medewerkers die betrokken zijn bij inkoop op de hoogte te zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Onze medewerkers zijn verplicht deze mogelijkheden te gebruiken en bij ieder inkoopvraagstuk de balans tussen mens, milieu en financiën af te wegen. Dit gebeurt als volgt: Bij aanvang van elk inkooptraject worden de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkend; In het programma van eisen wordt waar relevant duurzaamheidaspecten opgenomen; 10

11 Duurzaamheid wordt expliciet meegenomen bij de beoordeling van de leveranciers en aanbiedingen, door dit waar mogelijk op te nemen in de selectie- en gunningcriteria; Afspraken over duurzaamheid worden expliciet opgenomen in overeenkomsten. Uiterlijk in 2010 willen wij de aspecten van maatschappelijk verantwoord inkopen meewegen in ieder inkooptraject. Daarnaast willen wij ons houden aan de afspraken tussen het Rijk en de VNG, waarin overeengekomen is dat in 2010 tenminste 75% van de inkopen duurzaam moet zijn aanbesteed. Ook social return is een beleidsuitgangspunt. Hiermee willen wij mensen in kansarme posities de kans bieden hun afstand tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Deze afstand kan ontstaan zijn door lichamelijke of geestelijke beperkingen, gebrek aan scholing, door (langdurige) ziekte en door taalproblemen. Het gaat hierbij om mensen in uitkeringssituaties, jongeren die leerwerkplaatsen nodig hebben, en mogelijk nog andere doelgroepen. De aanbestedingen die het meest voor social return in aanmerking komen, zijn bijvoorbeeld: (grote) infrastructurele en bouwkundige werken, schoonmaak, catering, groenonderhoud, beveiliging en onderhoudswerkzaamheden. Wij zullen bij dergelijke aanbestedingen aandacht vragen voor dit onderwerp. Het programma van eisen geeft ondernemers duidelijkheid over de randvoorwaarden die wij stellen bij social return. Daarnaast nodigen wij ondernemers in de gunningcriteria uit aan te geven welke mogelijkheden zij zien voor social return. Enerzijds stellen wij minimumeisen, anderzijds nodigen wij ondernemers uit met creatieve ideeën te komen. De doelstelling is dat bij aanbestedingen zoals hierboven genoemd, steeds minimaal 5% social return wordt behaald. Daarbij hanteren wij als definitie van social return: Bij diensten en leveringen: voor minimaal 5% van de aanneemsom, uitgedrukt in mensuren, worden mensen zoals beschreven in deze paragraaf ingezet, hetzij binnen de uitvoering van de opdracht op locatie van de gemeente, hetzij op locatie van de leverancier, hetzij bij een andere opdracht van de leverancier. Bij werken: voor minimaal 5% van het aantal fysieke fte s dat ingezet wordt om het werk te realiseren, worden mensen zoals beschreven in deze paragraaf ingezet, hetzij binnen de uitvoering van de opdracht op locatie van de gemeente, hetzij op locatie van de aannemer, hetzij bij een andere opdracht van de aannemer. De werkzaamheden dienen wel binnen de Capelse regio uitgevoerd te worden. 5. aandacht voor het Midden- en Kleinbedrijf We hanteren de beginselen van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit bij al onze inkopen. Dat betekent dat alle potentiële leveranciers gelijke kansen hebben. Een voorkeursbehandeling van lokale ondernemers is volgens de (Europese) wet- en regelgeving niet toegestaan. We vinden het echter onze maatschappelijke plicht ook kleinere en lokale bedrijven gelegenheid te geven een opdracht voor de gemeente uit te voeren. Dit krijgt op twee manieren gestalte: Bij het opstellen van de inkoopstrategie wordt steeds beoordeeld of er mogelijkheden te creëren zijn voor kleine(re) en/of lokale ondernemers door bijvoorbeeld het opdelen van een opdracht in percelen. Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen wordt altijd minimaal één lokale partij uitgenodigd een offerte uit te brengen. Verder besteden we specifieke aandacht aan het informeren van deze ondernemers: Door het uitgeven van een brochure waarin het inkoopbeleid wordt toegelicht; Door het houden van informatieve bijeenkomsten, waar informatie wordt gegeven over het opstellen van een offerte en de eisen die wij hieraan stellen; Door het publiceren van alle aanbestedingen op 11

12 5. De klanten 5.1. De organisatie De gemeente Capelle aan den IJssel is onderverdeeld in diverse afdelingen, die allemaal in meerdere of mindere maten producten, diensten en werken inkopen. Het meest actuele organisatieschema is in te zien op onze website Al deze afdelingen kunnen klant van uw organisatie zijn. De gemeente Capelle aan de IJssel is echter één juridische entiteit en gelijksoortige inkoopbehoeften worden dan ook zoveel mogelijk gebundeld ingekocht. Dit is niet alleen verplicht door de wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden, maar ook uit het oogpunt van efficiency en doelmatigheid is dit wenselijk. Door het bundelen van soortgelijke inkoopbehoeften kan een optimaal resultaat worden behaald Wie koopt wat in? Binnen de gemeente wordt gewerkt volgens een gecoördineerd inkoopmodel. In dit model vindt het inkopen zoveel mogelijk autonoom binnen de afdelingen plaats. De taakgroep Inkoop is verantwoordelijk voor het opstellen van het inkoopbeleid, adviseert de afdelingen bij aanbestedingen en initieert vanuit haar coördinerende rol gemeentebrede aanbestedingen. De afdelingen hebben een eigen verantwoordelijkheid met betrekking tot aanbestedingen. De kaders zijn echter centraal vastgelegd. De tactische inkoop vindt decentraal plaats door een multidisciplinair inkoopteam, samengesteld onder leiding van een projectleider, die afkomstig is van de afdeling met de meeste belangen bij het project. Voor een aantal inkooppakketten is de taakgroep Inkoop initiator van projecten. Het betreft hier inkooppakketten die gemeentebreed voorkomen, zoals elektriciteit en gas. Vanuit de taakgroep wordt hiervoor het multidisciplinaire team georganiseerd. Werken Werken worden vooral door de afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de (inrichting van) openbare ruimten aanbesteed. Het gaat hierbij om werken zoals scholen, kunstwerken, bruggen, jongerencentrum, wegen, et cetera. Diensten Door alle afdelingen wordt dienstverlening ingekocht. Het gaat hierbij om catering, beveiliging, juridische ondersteuning, terugdringen schoolverzuim, opleidingen, adviesdiensten, et cetera. Leveringen Ook leveringen worden door alle afdelingen ingekocht. Te denken valt aan meubilair, materialen voor onderhoud, speeltoestellen, computers, software en dergelijke. 12

13 6. De markt Onder het begrip markt verstaan we in dit verband het geheel aan ondernemers die in potentie de inkoopbehoeften van de gemeente zouden kunnen invullen De markt geanalyseerd Om inzicht te krijgen in het belang dat bepaalde inkooppakketten (redelijk soortgelijke groepen producten en diensten) voor de organisatie hebben en de mate waarin de organisatie hiervoor afhankelijk is van bepaalde leveranciers, wordt minimaal eens per jaar een inkoopportfolio opgesteld de zogeheten spend analyse. De hoogte van het inkoopvolume en de (ontstane) afhankelijkheid van een leverancier voor levering van de producten/diensten bepalen de positie van het betreffende inkooppakket in de matrix. Tevens is het van belang om inzicht te verkrijgen in en kennis te hebben van de leveranciersmarkt van de inkooppakketten. Hiervoor zijn diverse analysetools bruikbaar. Aan de hand van dit inzicht kan vervolgens voor ieder inkooppakket afzonderlijk een specifieke inkoopbenadering/- strategie worden opgesteld. De wijze van inkopen is afhankelijk van de positie van het inkooppakket in de matrix: voor strategische producten is een verregaande vorm van samenwerking de aangewezen weg, waar voor routineproducten scherpe concurrentiestelling voorhanden ligt. Strategische kwadrant Strategische producten en diensten hebben een hoog inkooprisico en een grote financiële omvang. De strategie op hoofdlijnen: Uitgangspunt: voor deze groep goederen en diensten willen wij alleen overeenkomsten met ondernemers waarmee een serieuze, bevredigende samenwerkingsrelatie bestaat. Richting: onderhouden van bevredigende relaties én afbouwen van onbevredigende relaties richting hefboom goederen en diensten (verminderen afhankelijkheid, kwetsbaarheid en inkooprisico, zie hierna). Kernvraag: voor de onbevredigende relaties: is het mogelijk alternatieven te creëren dan wel te gebruiken, andere producten, andere technologie (ofwel, afbouwen en beëindigen huidige relatie). Hefboomkwadrant Voor hefboomproducten is het zonder meer mogelijk alternatieven te vinden, maar het belang is groter door de totale omvang van het pakket: een relatief kleine prijsstijging of kwaliteitdaling heeft daardoor toch een groot effect. 13

14 De strategie op hoofdlijnen: Uitgangspunt: het hefboomkwadrant mag zo vol mogelijk zijn, een positieverandering zal in principe slechts bij uitzondering worden nagestreefd. Richting: positie zoveel mogelijk handhaven en, indien wenselijk en mogelijk, bewegen naar strategische goederen en diensten (ontwikkeling van partnership). Kernvraag: op welke wijze kan de gemeente de best mogelijke overeenkomst uit de markt bewerkstelligen en, indien wenselijk en mogelijk, is de leverancier bereid en in staat tot een strategische samenwerking, zodat deze meer gaat bijdragen aan de doelstellingen van de gemeente? Routinekwadrant Dit zijn producten en diensten met een laag inkooprisico en geringe invloed op het functioneren van de organisatie. Als de leverancier van kantoorartikelen niet meer kan leveren, is een vervangende leverancier heel snel gevonden. Het onderhouden van diepgaande relaties staat met dit soort leveranciers dan ook niet hoog op de agenda. De strategie op hoofdlijnen: Uitgangspunt: het routinekwadrant moet zo leeg mogelijk zijn en moet in principe alleen gevuld zijn met artikelen die afzonderlijk ingekocht moeten worden. Richting: Kernvraag: zo mogelijk naar de hefboom goederen en diensten. is het mogelijk producten te bundelen en bij één enkele leverancier onder te brengen, zodat de concurrentiepositie van de gemeente verbetert en er minder arbeidsintensieve handelingen nodig zijn voor het verkrijgen van deze producten/diensten? Knelpuntkwadrant De financiële waarde van knelpunt producten is minder, maar omdat de toelevering minder vanzelfsprekend is vormen ze wel een risico voor de bedrijfsvoering. Een voorbeeld hiervan vormen voor de gemeente de paspoorten. In geld geen groot inkooppakket, maar als er te weinig paspoorten aangeleverd worden is dat een groot probleem. De strategie op hoofdlijnen: Uitgangspunt: dit soort producten en diensten moet er zo min mogelijk zijn. Richting: zo mogelijk naar routine producten en diensten. Kernvraag: is het mogelijk alternatieven te creëren en/of te gebruiken, andere producten, bundeling met andere producten, andere technologie of leverancier? 6.2. Leveranciersmanagement De wijze waarop wij met onze opdrachtnemers omgaan, maakt onderdeel uit van ons leveranciersmanagement, het onderhouden van de leveranciersrelatie. Een afgesloten overeenkomst heeft immers pas toegevoegde waarde als het ook door beide partijen zoals afgesproken wordt uitgevoerd. Hiertoe overleggen wij periodiek met onze opdrachtnemer(s). De frequentie en diepgang worden bepaald door de aard van de opdracht. 14