Notulen ledenvergadering van de V.V.E. Justus van Effenhof

Transcriptie

1 Notulen ledenvergadering van de V.V.E. Justus van Effenhof Gehouden op: woensdag 16 april 2014 Plaats: Wijkcentrum Overdie, Ruusbroechof 97 Alkmaar Aanvang: uur Bestuursleden: Voorzitter: Joop Muijs Secretariaat: Rob Klop Algemeen bestuurslid Anton van Nimwegen Algemeen bestuurslid Peter Korse Notulist: I. Schoof Aantal aanwezigen: 24 personen (24 stemgerechtigd en 4 volmachten) Agenda: 1. Voorwoord. 2. Opening van de vergadering. 3. Vaststellen aantal stemgerechtigden en machtigingen. 4. Oproep gegadigde voor de eventuele vrijkomende bestuursfunctie. 5. Mededeling: ingekomen stukken / brieven. 6. Vaststellen notulen VvE Algemene Ledenvergadering van Financieel jaar 2013: (bijlage) - balans , verenigingsreserve, jaaropgave 2013, aandeel per woning. - exploitatie overzicht - inkomsten / uitgaven. - dechargering financiële stukken (mevr. Knol & heer Bosman) - aanstellen nieuwe commissie financiële stukken (heer Bosman &...) - verantwoording mandaat. (zie formulier: rooster en verantwoording mandaat ) 8. Meerjarenonderhoudsplan 2013 (MJOP) 9. Bespreking begroting 2014 (bijlage) 10. Mededelingen behandelen: binnengekomen stukken en brieven. 11. Huishoudelijk reglement: accorderen 12. a. informatie voorstellen 2014 b. stemming voorstellen Rondvraag. 14. Sluiting. Voorwoord Joop Muijs wil graag de vrijwilligers bedanken die zich het afgelopen jaar hebben ingezet. Opening van de vergadering De vergadering wordt geopend om uur en Joop Muijs bedankt iedereen voor het komen. Irene Schoof zal de notulen van deze Algemene Ledenvergadering opstellen. Vaststellen aantal stemgerechtigden en machtigingen Bij binnenkomst is door de aanwezigen een presentielijst getekend. Hieruit is gebleken dat er 28 stemgerechtigden zijn, waarvan 24 personen aanwezig en 4 volmachten. Derhalve is het mogelijk om te stemmen. Oproep gegadigde voor de eventuele bestuursfunctie Joop Muijs doet een oproep voor de eventuele vrijkomende bestuursfunctie, maar hierop komen geen reacties. Mededelingen Joop Muijs geeft door dat de mededelingen later in de vergadering zullen worden behandeld. Vaststellen notulen VVE ALV Rob Klop neemt de notulen door van de ALV 2013 De heer Hazes heeft een opmerking over pagina 5 plasvorming patio, dit staat niet op de actiepuntenlijst, hoewel hier wel in de notulen naar verwezen wordt. Dit is juist en het bestuur zal hier nog nader op terugkomen. Rob Klop neemt de actiepuntenlijst punt voor punt door. Organiseren fietstocht 2014 is nog een puntje van aandacht en zal door Anton van Nimwegen worden opgepakt. Notulen van de ledenvergadering van de VVE Justus van Effenhof d.d. april 2014 pagina 1

2 Financieel jaar 2013 Joop Muijs behandelt het exploitatie overzicht- inkomsten / uitgaven. exploitatie overzicht- inkomsten / uitgaven / balans , verenigingsreserve, jaaropgave 2013, aandeel per woning Er zijn geen vragen of opmerkingen over het financieel jaaroverzicht 2013 en wordt goedgekeurd. VVE Justus van Effenhof dechargering financiële stukken De kascommissie bestond in 2013 uit mevrouw Knol en de heer Bosman. Mevrouw Knol geeft aan dat de stukken zijn gecontroleerd en bedankt de penningmeester. Het bestuur wordt hierbij over 2013 decharge verleend. aanstellen nieuwe commissie financiële stukken Voor het controleren van de financiële stukken voor het jaar 2014 treedt mevrouw Knol af. Het bestuur verzoekt om een vrijwilliger, waarbij mevrouw Bakker zich aanmeldt. Mevrouw van Nimwegen biedt zich aan als reserve. De commissie zal in 2014 derhalve bestaan uit de heer Bosman en mevrouw Bakker. verantwoording mandaat Joop Muijs bespreekt de bijlage met verantwoording mandaat. Hierover zijn geen vragen. Meerjarenonderhoudsplan 2014 Joop Muijs legt uit, dat hij elk jaar het MJOP aanpast om dit up-to-date te houden. Hierover zijn verder geen vragen. Bespreking begroting 2014 Het bestuur vraagt goedkeuring voor de begroting van De heer Lodewijks verzoekt om 6x per jaar de glasbewassing te doen. Joop Muijs geeft aan dat hierover nu geen beslissing kan worden genomen en dat tijdens de ALV van 2015 hierover moet worden gestemd. Verder wordt de begroting goedgekeurd. Bespreken begroting lift Er is besloten om met de firma Trust in zee te gaan omdat ze een totaal pakket aanbieden, om zowel de besturing als de bekabeling en de frequentieregelaar te vervangen. Dit jaar hebben we ook nog recht op 6% BTW over arbeidsloon voordeel i.p.v. 21% BTW. Er is ook een offerte opgevraagd om extra sensoren te laten plaatsen in de liftdeuren om de deuren beter open te houden. Dit punt is opgenomen in het stemformulier. Cor legt uit dat er met een totale revisie hopelijk alle toekomstige problemen worden ondervangen. De lift zal bij vervanging 5 dagen buiten gebruik zijn. Het bestuur biedt aan om bewoners te helpen met boodschappen, indien ze hiervoor zelf geen hulp kunnen regelen. Joop Muijs geeft aan dat het voordeel van BTW ongeveer 1200 euro is. Joop Muijs vraagt goedkeuring voor het reviseren van de lift. Het onderhoud van de lift is nu ondergebracht bij de firma Hopman. Dit zal door Trust worden overgenomen. De vergadering stemt hiermee in. Mededelingen behandelen: binnengekomen stukken en brieven Nuon contract Nuon 3-jarig contract loopt eind mei af. Joop Muijs zal andere bedrijven gaan benaderen wat daar nog te halen valt. De heer Hazes verzoekt om alle bewoners op de hoogte te stellen voordat de beslissing gevallen is en geeft aan dat hij vindt dat de bewoners hierover beslissen en niet het bestuur zelf. Joop Muijs stelt voor om de bewoners te berichten, zodra hier een voorstel in is gekomen met het verzoek om te reageren binnen 14 dagen met retour in de witte bus. De heer Hazes is akkoord met dit voorstel. Gladheid op de galerij Joop Muijs legt uit dat de galerij op de 2 e en 3 e verdieping glad zijn bij neerslag. De heer Hazes vraagt of er geen ruwe laag overheen gelegd kan worden met ribbels of een ruwe laag. Peter Korse geeft aan dat het mogelijk is om er een epoxylaag overheen aan te brengen. Het nadeel is dat het langer nat blijft. Peter Korse zal de mogelijkheden nader onderzoeken en komt hier op terug. Afstellen automatische deur De firma Stuifbergen heeft de deur weer afgesteld en in overleg met Joop Muijs hier geen rekening voor gestuurd. Notulen van de ledenvergadering van de VVE Justus van Effenhof d.d. april 2014 pagina 2

3 Firma Vorwerk Joop Muijs heeft met de firma Vorwerk afgesproken dat de kosten voor schoonmaakwerkzaamheden in 2014 niet worden verhoogd. De heer Hazes stelt voor om de relatie met Vorwerk goed te houden en dan niet te beknibbelen op een paar tientjes. Huishoudelijk Reglement Het bestuur stelt voor dat als er in de toekomst aanpassingen moeten komen op het HR, dat de aanpassing in de eerstvolgende ALV wordt goedgekeurd en daarna wordt toegevoegd aan het HR in een supplement. De heer Lodewijks stelt voor dat de HR elke 2 jaar nagelopen wordt. HR artikel 2.12 Joop Muijs geeft aan dat de parkeerbeugel met omschrijving is toegevoegd aan het HR. De heer Ruijter geeft aan dat hij de parkeerbeugel heeft laten plaatsen en hierover heel tevreden is. De heer Lodewijks vraagt of het niet handiger is om de wegsleepregeling te handhaven a circa 275 euro. Rob Klop geeft aan dat je aanspraak kan maken op een wegsleepregeling, maar dat je dan zelf de kosten hiervoor betaalt. De heer Hazes ziet het gehele probleem van wild parkeren niet. Noodaccu s Joop Muijs legt uit dat er in de gang van de bergingen noodaccu s zitten die niet werken. Ze ondersteunen de noodverlichting in de gang als de stroom uit valt. De firma Koster kan dit repareren. Kosten 286,92 inclusief BTW. Glasbewassing IB Trading Joop Muijs geeft aan dat de kosten van de glasbewassing iets duurder is geworden, maar dat daar tegenover staat dat nu ook de ramen van de begane grond worden mee genomen. Mevrouw Bakker en mevrouw Ten Dam geven aan dat de ramen van de slaapkamer nat worden als de glazenwasser is geweest en dat deze ramen niet worden meegenomen. Joop Muijs legt uit dat het klopt dat de ramen van de slaapkamer niet worden meegenomen. De bewoners kunnen deze ramen zelf lappen. Dit volgens het genomen besluit van 6 mei Ontwikkelingen alternatieve stroomopwekking Ontwikkelingen op de markt voor alternatieve stroomopwekking blijft de aandacht van het bestuur houden. Ingekomen brieven Er is een brief van de heer Erkamp binnen gekomen dat de slangenhaspel kleeft en is verouderd. Hij heeft een aanbieding gezien bij Lidl voor 40 euro en biedt aan deze te halen en op te hangen. De vergadering is hiermee akkoord en Rob Klop reageert dat de heer Erkamp het bonnetje bij hem kan inleveren. Onvoldoende berichtgeving van het bestuur naar de bewoners Joop Muijs geeft aan te hebben vernomen dat bewoners vinden dat het bestuur te weinig informatie verstrekt en vraagt hiervoor een toelichting aan de bewoners. De heer Lodewijks reageert hierover dat de informatie te onduidelijk en te kort is. De heer Leinarts heeft geen pc en vindt de berichtgeving in het mededelingenkastje onhandig. Ook mevrouw Laan- Feld heeft geen pc en verzoekt om de informatie in haar brievenbus te kunnen krijgen. Joop Muijs zal de informatie in de brievenbussen doen van degene die geen hebben. De heer Hazes geeft aan dat de informatie te beknopt is en dat de mandaat geldt voor spoedeisende zaken en niet voor gewone dingen als verlichting die 600 euro heeft gekost. Nieuwe afrit arcadialaan te smal Er zijn bewoners die de nieuwe afrit Arcadialaan naar de rijweg als te smal ervaren. Mocht een ieder zich niet in deze huidige nieuwe situatie kunnen vinden, dan kan men hierover contact opnemen met de gemeente. De heer Hazes vindt een haakse bocht onhandig om de stoep op te kunnen komen met de fiets of scootmobiel. Heer Hazes zegt dat als de vergadering vindt dat de situatie onveilig is, dat het bestuur in dienst staat van de vergadering en het bestuur hierover contact moet opnemen met de gemeente. Hierover wordt gestemd en het merendeel van de vergadering vindt dat het bestuur contact moet opnemen met de gemeente. Het bestuur biedt aan om een brief naar de gemeente te sturen om dit aan te kaarten. Notulen van de ledenvergadering van de VVE Justus van Effenhof d.d. april 2014 pagina 3

4 HR 2013 kanttekening bewoner Nadat het HR akkoord is bevonden, heeft het bestuur alsnog op- aanmerkingen over het HR ontvangen. Joop Muijs legt uit dat in 2010 een HR is neergelegd en in 2013 is er een nieuw HR opgemaakt. Over het vernieuwde HR is in de ALV van 2013 gestemd en is akkoord bevonden, het is derhalve niet mogelijk om het goedgekeurde HR zomaar weer aan te passen zonder goedkeuring van de leden. De heer Lodewijks reageert dat in het punt Algemeen de omschrijving voorzitter wettelijk niet is toegestaan. Joop Muijs geeft aan dat dit zo in het HR van 2010 vermeld stond, en stelt voor om de punten van de heer Lodewijks in een supplement toe te voegen en daarover te stemmen in de ALV De heer Lodewijks geeft tevens aan dat het HR aangeeft dat er gerechtelijke stappen ondernomen kunnen worden door het bestuur, als een bewoner de regels niet naleeft. Waarom is dat niet gebeurd en waarom is de desbetreffende persoon niet aangesproken. Joop Muijs legt uit dat het bestuur reeds verschillende stappen heeft ondernomen, door meerdere personen echter zonder het gewenste resultaat. Het heeft de aandacht van het bestuur en volgende bestuursvergadering zal dit weer worden besproken. De heer Bosman vraagt of het bestuur ook al geprobeerd heeft om inzake artikel 3.3 de betrokken persoon aan te spreken die het maximaal aantal huisdieren overschrijd. Hij heeft er geen last van, maar dit staat ook in het HR. De heer Hazes reageert dat er met het bestuur is afgesproken dat hun aantal huisdieren in de bestaande situatie wordt afgebouwd. De huidige aantal honden worden derhalve gedoogd, op voorwaarde dat de bestaande situatie wordt afgebouwd en er geen nieuwe huisdieren bij komen. De heer Bosman verzoekt om hierover ook een supplement op te stellen. Joop Muijs geeft aan dat de supplementen worden opgesteld in De VVE is akkoord met accordering HR. Hekwerk als tuinafscheiding als ingekomen brief door de heer Lodewijks De heer Lodewijks heeft een paar foto s gemaakt van appartementencomplex de Princenhof en wil dit indienen als tuinidee. Hierbij worden er terrasmuurtjes gemaakt op de begane grond van het complex. Het bestuur heeft in de stemvoorstellen een tuinplan aangedragen en de heer Bosman verzoekt uitstel hiervan zodat de heer Lodewijks de gelegenheid heeft om zijn idee uit te werken. De heer Lodewijks stelt voor om in het najaar nogmaals om de tafel te gaan zitten als extra ALV en wil hiervoor graag een commissie vormen die hem hiermee kan helpen. Mevrouw Ten Dam, mevrouw Van Nimwegen en mevrouw Vendel, alsmede de heer Hazes melden zich hiervoor aan en zullen gezamenlijk de tuincommissie vormen. Verzoek gazon vervangen door kunstgras voor minder onderhoud De heer Bek heeft het voorstel bij het bestuur ingediend en er zijn nog meer bewoners die hier oren naar hebben. Anton van Nimwegen legt uit dat kunstgras ook onderhoud nodig heeft en dat de kosten ongeveer ,-- euro zijn. De interesse voor dit punt is afgenomen. Informatie over de te stemmen voorstellen Kastanjeboom De heer Lodewijks geeft aan dat hij een parkeerplaats van Woonwaard heeft gekregen, omdat bij de bouw van het complex de kastanjeboom niet is verwijderd. Op de oorspronkelijke parkeerplaats, staat de kastanjeboom en vandaar dat Woonwaard de heer Lodewijks een leenparkeerplaats heeft gegeven. De heer Lodewijks legt uit dat als de boom gekapt wordt, kan het zijn dat Woonwaard de parkeerplaats weer terugvordert zodat de heer Lodewijks geen parkeerplaats meer heeft. Joop Muijs geeft aan dat er dan over dit punt niet gestemd kan worden. Kastje bij de voordeur Mevrouw Bakker werkt zelf in de zorg en legt uit dat dat verzorgers niet meer met sleutels van bewoners mogen lopen. Vandaar dat er besloten is om een kastje bij de voordeur te plaatsen. De kastjes zijn niet inbraakgevoelig, de kosten zijn voor degene die bezorgd worden. Mevrouw Bakker benadrukt dat als er tegen het kastje gestemd wordt, dat je je buren hun zorg ontneemt. Joop Muijs legt uit dat de kosten van het kastje bij de voordeur van het complex word vergoed door de VVE. Stemming: voorstellen (stemformulier) Joop Muijs geeft aan dat de stemformulieren geteld en gecontroleerd zijn door mevrouw Knol en de heer Bosman. Er moet een 2/3 e meerderheid zijn om het voorstel door te gaan. Er zijn 26 stemmen geteld, derhalve moeten er dus 17 stemmen minimaal voor zijn. Notulen van de ledenvergadering van de VVE Justus van Effenhof d.d. april 2014 pagina 4

5 Vervolg: stemming voorstellen (stemformulier) Mevrouw Knol neemt de stemmen door Ja Nee Blanco Tuinplan begane grond: wordt verzet Kastanjeboom vervangen: stemming vervalt Voortuintje vervangen door betonnen plantenbak a 430, Sleutelschakelaar vanuit centrale hal naar binnenbergingen - Vervangen door drukknop Vervangen door paslezer Sleutelkastje buitengevel complex voor zorg bewoners Zonnepanelen eventuele aanschaf in Gevelreiniging/ impregneren buitenring - hotwaterstralen inclusief stelpost reparatie: zandstralen incl. voegen uithakken en opnieuw voegen: Lek dubbelglas aan de buitengevel vervangen op kosten VVE deursensoren langs de liftdeur Bestuursfunctie P. Korse Nieuwjaarsreceptie betalen vanuit de VvE pot Bankje in de centrale hal plaatsen leden hebben hun stembiljet niet ingeleverd, vandaar 2 stemmen minder, dit had geen gevolg voor de uitslag. Rondvraag Mevrouw Vendel biedt aan het bankje te kopen. Rob Klop legt uit dat vanwege de brandweer verordening het bankje niet aan de zijkant mag en geeft door dat het bonnetje van het bankje bij hem kan worden ingediend. Rob Klop verzoekt om de stekker van de scootmobiel van zijn vrouw niet meer uit de oplader te halen. De meter die er hangt is geplaatst door de WMO en de stroomkosten worden door Rob Klop zelf betaalt. Mocht iemand een probleem hebben met het opladen van de scootmobiel in de algemene ruimte, meld dit dan. Mevrouw Knol geeft door dat het terrasscherm tussen haar en de heer Mors een barst in is gekomen. Kan dat vervangen worden? Joop Muijs geeft aan dat het wel vervangen kan worden, mevrouw Knol wordt verzocht zelf contact op te nemen met de verzekering van de VVE De heer Laamers verzoekt om dozen in de papiercontainers s.v.p. samen te vouwen. De heer Leinarts bedankt het bestuur voor deze avond. Joop Muijs bedankt normaals alle vrijwilligers voor hun inzet. Sluiting De vergadering wordt door Joop Muijs gesloten om uur en bedankt iedereen voor hun komst. Actiepuntenlijst Datum actie wie gereed Gevelreiniging bestuur Plasvorming patio bestuur Energie contract bestuur Organiseren fietstocht 2014 Anton van Nimwegen Gladheid galerij Peter Korse Afrit Arcadialaan brief aan gemeente sturen bestuur Supplementen opstellen HR bestuur ALV Gedoogbeleid huisdieren supplement bestuur ALV Verzoek 6x glasbewassing de heer Lodewijks bestuur ALV Verzoek bijlage nummeren voor de ALV de heer Bek bestuur Reparatie noodaccu s bestuur Vervangen haspel de heer Erkamp Realiseren bankje in hal centrale entree mevrouw Vendel Nieuwsbrief bestuursvergadering bestuur Aangetekende brief de heer Mors bestuur ALV extra tuinplan tuincommissie/ bestuur Organiseren Nieuwjaarsborrel 2015 mevr. ten Dam / mevr. Vendel Tuincommissie commissie tuinplan Notulen van de ledenvergadering van de VVE Justus van Effenhof d.d. april 2014 pagina 5