VERENIGING HUZAREN VAN BOREEL. Huishoudelijk reglement

Transcriptie

1 VERENIGING HUZAREN VAN BOREEL Huishoudelijk reglement Rev. : 1 3 voor gebruikconcept aanpassingen nieuwe Verenigingsvorm Datum : 30 september maart 2015 Inhoud Artikel 1. Algemeen 1.1 Vereniging Huzaren van Boreel 1.2 Doel huishoudelijk reglement 1.3 Begripsbepalingen Schriftelijk Veteraan Nieuwe Verenigingsvorm Slapende afdelingen Artikel 2. Doel van de Vereniging 2.1 Behartigen belangen van niet-leden 2.2 Ondersteunen besturen Artikel Einde lidmaatschap 3.2 Buitengewone leden Artikel 4. Contributie/Financiële verplichtingen 4.1 Algemeen 4.2 Afdracht afdelingen 4.3 Nieuwe leden en donateurs 4.4 Uitzonderingen 4.5 Bedrag contributie Artikel 5. Bestuur 5.1 Algemeen 5.2 Algemeen bestuur en Dagelijks bestuur 5.3 Werkzaamheden bestuursleden Voorzitter Vice-voorzitter Secretaris Penningmeester Lid 5.4 Bestuursverkiezing Rooster van aftreden Kandidaatstelling voor een bestuursfunctie Bekend stellen kandidaatstelling bestuur Artikel 6 Algemene vergaderingen 6.1 Bekend stellen algemene vergaderingen 6.2 Registratie aanwezige stemgerechtigde leden 6.3 Voorstellen 6.4 Agenda 6.5 Besluiten 6.6 Stemmen Tellen van de stemmen Stemmen bij volmacht 6.7 Jaarstukken 6.8 Decharge van het bestuur Artikel 7 Geldmiddelen 7.1 Bestemming geldmiddelen 7.2 Toestemming gebruik geldmiddelen 1

2 7.3 Begroting Artikel 8 Ledenlijst Artikel 9 Verenigingsorgaan Artikel 10 Commissies 10.1 Algemeen Instellen commissie Benoeming leden Begroting Uitgaven Rapportage 10.2 Kascommissie Benoeming Zittingsduur Taak commissie Bevoegdheid Rapportage Dechargeren bestuur Artikel 11 Declaraties Artikel 12 Wijziging huishoudelijk reglement 2

3 VERENIGING HUZAREN VAN BOREEL Huishoudelijk reglement (concept) Artikel 1. Algemeen 1.1 Vereniging Huzaren van Boreel De Vereniging Huzaren van Boreel, hierna te noemen de Vereniging, is een overkoepelend orgaan van de bij haar aangesloten afdelingen. 1.2 Doel huishoudelijk reglement Dit huishoudelijk reglement beschrijft (nadere) uitvoeringsbepalingen van de Statuten van de Vereniging. 1.3 Begripsbepalingen Schriftelijk Door middel van brief, telefax of of een boodschap die via een ander gangbaar communicatiemiddel wordt overgebracht en op schrift kan worden ontvangen Veteraan Een gewezen militair met de Nederlandse nationaliteit die het Koninkrijk heeft gediend in oorlogsomstandigheden of daarmee overeenkomende situaties, inclusief vredesmissies in internationaal verband Nieuwe verenigingsvorm Om de organisatie van de Vereniging te vereenvoudigen en heersende misverstanden over het lidmaatschap bij leden weg te nemen is in 2014 door het bestuur voorgesteld, en tijdens de Algemene Vergadering van 4 juni 2014 door de leden bekrachtigd, om geen onderscheid meer te maken tussen de verschillende afdelingen; iedereen wordt algemeen lid van de (hoofd) Vereniging (zie Statuten art. 5.6.a). De administratieve aanpassing worden verwerkt na goedkeuring van de aanpassingen van het Huishoudelijk reglement tijdens de ALV Slapende afdelingen De afdelingen krijgen een slapende status, dit om te voorkomen dat de Statuten moeten worden aangepast. Met het voorgaande vervalt ook de verplichting van de afdeling, zoals genoemd in de Statuten art. 15 en 16, tot het overleggen van een jaarverslag. Zolang de status van de afdelingen als slapend wordt aangemerkt vervallen ook alle verplichtingen welke in de statuten worden toegekend aan de afdelingen of haar respectievelijke besturen. Artikel 2. Doel van de Vereniging 2.1 Behartigen belangen van niet-leden Daar waar in de statuten wordt gesproken over het behartigen van belangen van regimentsgenoten en oud-regimentsgenoten die geen lid zijn van de Vereniging wordt dit namens het Algemeen bestuur bepaald door het Dagelijks bestuur. 2.2 Ondersteunen besturen Daar waar in de statuten wordt gesproken over het ondersteunen van besturen wordt met name, maar niet alleen, bedoeld de besturen van de reünie verenigingen de leden door hun hoge leeftijd mogelijk niet meer in staat zijn deze taken zelf uit te voeren. 3

4 Artikel 3. Lidmaatschap 3.1 Einde lidmaatschap Het beëindigen van het lidmaatschap dient door het lid schriftelijk te worden bevestigd aan het Secretariaat of, in geval van opzegging door de Vereniging, aan het lid. 3.2 Buitengewone leden In aanvulling op de Statuten kunnen ook echtgenotes/echtgenoten en (geregistreerde) partners van leden als buitengewoon lid toegelaten worden. Artikel 4. Contributie/Financiële verplichtingen 4.1 Algemeen Contributie/Financiële verplichtingen van de afdelingen, leden, buitengewone leden of donateurs dienen te worden voldaan door storting of overschrijving op het bankrekeningnummer van de Vereniging. 4.2 Afdracht afdelingen <vervallen> De afdelingen dragen per lid eens per jaar een tijdens de Algemene ledenvergadering vastgesteld bedrag af aan de Vereniging. De afdelingen geven hiertoe, uiterlijk één maand na het einde van het boekjaarjaar, het ledenaantal per einde van het boekjaarjaar op aan de Penningmeester en de Secretaris van de Vereniging. Zij dragen aan de hand van deze aantallen, uiterlijk twee kalendermaanden na het einde van het boekjaar, de vastgestelde bijdrage af aan de Vereniging. 4.3 Nieuwe leden en donateurs Nieuwe leden van de Verengingen, niet zijnde afdelingsleden, en donateurs betalen bij aanvang van hun lidmaatschap de door de Algemene ledenvergadering vastgestelde bijdrage. Indien zij zich aanmelden voor 1 juli wordt er betaling van een volledig jaar gevraagd, verrekening vindt plaats bij aanmelding.zij die zich aanmelden na 1 juli betalen voor het lopende jaar geen bijdrage Uitzonderingen Indien een lid vanwege persoonlijke omstandigheden niet in staat is de contributie te voldoen dan kan het Algemeen bestuur geheel of gedeeltelijke vrijstelling van betaling verlenen. 4.5 Bedrag conributie Bij de in de Statuten (art. 9a) genoemde opbouw van de contributie wordt de component t.b.v. de afdeling op nul gesteld; het vast te stellen contributiebedrag komt geheel ten goede aan de (hoofd) Vereniging. Artikel 5. Bestuur 5.1 Algemeen Aan het Algemeen bestuur gerichte stukken van enig belang, zulks ter beoordeling van het Dagelijks bestuur, worden op de eerstvolgende bestuursvergadering aan de bestuursleden bekend gesteld. 5.2 Algemeen bestuur en Dagelijks bestuur Het Algemeen bestuur bestaat uit de Voorzitter, Vice-voorzitter, Penningmeester en Secretaris en een vertegenwoordiger van de categorie oud-veteranen, kpls en manschappen, onderofficieren en officieren alle voorzitters van de aangesloten afdelingen. De Voorzitter, Vice-voorzitter, Penningmeester en Secretaris van de Vereniging vormen het Dagelijks bestuur. 4

5 5.3 Werkzaamheden bestuursleden Voorzitter -Heeft de algemene leiding van de Vereniging -Heeft de leiding van de bestuurs- en Algemene ledenvergadering(en) -Ziet er op toe dat de genomen besluiten worden uitgevoerd -Heeft het recht te allen tijden inzage te nemen van hetgeen van de Vereniging berust bij de overige bestuursleden -Bij afwezigheid wordt hij vervangen door achtereenvolgens de Vice-voorzitter, Secretaris, Penningmeester of het oudste aanwezige bestuurslid. Bij afwezigheid bij een vergadering van het Dagelijks bestuur wordt hij vervangen door de Vice-voorzitter Vice-voorzitter -Vervangt de Voorzitter bij diens afwezigheid Secretaris -Heeft de leiding van het secretariaat. -Is belast met het voeren van de correspondentie. -Houdt register van de ingekomen- en verzonden stukken. -Maakt de notulen van de vergadering en legt deze ter goedkeuring voor aan de eerstvolgende vergadering. -Is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. -Tekent alle stukken die van het Algemeen bestuur en het Dagelijks bestuur uitgaan. -Draagt zorg voor het bijeenroepen van de vergaderingen en bijeenkomsten. -Maakt het jaarverslag op. -Is belast net de zorg voor het archief. - Zorgt voor de actuele informatie betreffende de Vereniging bij relevante instanties (onder meer de Kamer van Koophandel, Veteranenplatform, e.d.) Penningmeester -Zorgt voor het innen en beheren van de geldmiddelen en de onder hem berustende die aan de Vereniging toebehorenwaardepapieren. -Is verantwoordelijk voor een overzichtelijke boekhouding. -Kan alleen tussentijds aftreden nadat de financiële administratie door de Kas commissie is gecontroleerd en in orde bevonden. -Alle uitgaven door de Penningmeester gedaan moeten zijn gewettigd door de lopende verplichtingen van de Vereniging of besluiten van het Dagelijks bestuur, het Algemeen bestuur of de Algemene ledenvergadering. Alle betalingen geschieden tegen afgifte van een kwitantie. -Brengt minstens twee weken voor de Algemene ledenvergadering schriftelijk verslag uit aan het Algemeen bestuur van zijn financieel beheer over het afgelopen boekjaar en dient een begroting ter goedkeuring in voor het volgende boekjaar. -Verschaft minstens twee weken voor de Algemene ledenvergadering inzage in de financiële administratie aan de Kascommissie. -Legt in de Algemene ledenvergadering namens het bestuur rekening en verantwoording af over het financieel beleid tijdens het afgelopen verenigingsjaar Lid - Assisteert secretaris en Penningmeester. 5.4 Bestuursverkiezing Rooster van aftreden Aftreden gebeurt voor de eerste maal overeenkomstig het volgende rooster; -na het derde jaar de Voorzitter. 5

6 -na het vierde jaar de Secretaris en de Vice-voorzitter. -na het vijfde jaar de Penningmeester Kandidaatstelling voor een bestuursfunctie Voor een functie in het Dagelijks bestuur kunnen tot uiterlijk (vier) weken voor de Algemene ledenvergadering kandidaten worden gesteld door het bestuur of door ten minste drie leden. Kandidaatstellingen door leden dienen schriftelijk te worden gedaan aan het secretariaat van de Vereniging Bekend stellen kandidaatstelling bestuur Het bestuur dient drie weken voor de datum van de Algemene ledenvergadering de kandidaatstelling bekend te maken. Leden van de afdelingen worden geïnformeerd via het bestuur van de betreffende afdeling. Artikel 6 Algemene ledenvergaderingen 6.1 Bekend stellen Algemene ledenvergaderingen Algemene ledenvergaderingen zullen bekend worden gemaakt onder vermelding van datum, plaats en tijd alsmede de agenda van deze vergadering. Het Dagelijks bestuur draagt zorg voor bekendmaking. 6.2 Registratie aanwezige stemgerechtigde leden Voor aanvang van de Algemenen ledenvergadering wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd waarop alle stemgerechtigde leden hun naam en handtekening plaatsen. Alleen die leden van wie de naam en handtekening op deze presentielijst voorkomt kunnen aan de stemming(en) deelnemen. De secretaris controleert de wettige status van de aanwezigen. 6.3 Voorstellen Stemgerechtigde leden kunnen voorstellen indienen bij het Algemeen bestuur. Het Algemeen bestuur is verplicht deze voorstellen in de Algemene ledenvergadering te behandelen. Deze voorstellen moeten tenminste veertien dagen voor de vergadering schriftelijk aan het Algemeen bestuur kenbaar zijn gemaakt. 6.4 Agenda De agenda van de Algemene ledenvergadering vermeldt tenminste; Zie Statuten artikel 16. De agenda wordt vermeld bij de uitnodiging tot het bijwonen van de vergadering. 6.5 Besluiten De Algemene ledenvergadering neemt slechts besluiten over onderwerpen die op de agenda zijn vermeld. 6.6 Stemmen Tellen van de stemmen Bij schriftelijke stemming(en) benoemt de Voorzitter een commissie van drie stemgerechtigde leden als stemmentellers, geen kandidaat in die stemming zijnde. Deze commissie dient zich aan de hand van de presentielijst ervan te overtuigen dat het aantal stembiljettengelijk is aan het aantal stemgerechtigde aanwezigen vermeerderd met het aantal volmachten Stemmen bij volmacht Stemmen bij volmacht voor een ander stemgerechtigd lid is toegestaan onder de volgende voorwaarden; 6

7 -de volmacht moet schriftelijk zijn. -de volmacht moet aangeven naam, adres en handtekening van de volmachtgever en het agendapunt waarvoor de volmacht geldt. -de volmacht moet aangeven naam en adres van diegene aan wie de volmacht is verstrekt. -een gevolmachtigde kan maximaal namens twee andere leden bij volmacht stemmen. -volmachten dienen voor aanvang van de vergadering aan de Secretaris persoonlijk te worden afgegeven. 6.7 Jaarstukken Het Dagelijks bestuur publiceert uiterlijk 14 dagen voor aanvang van de Algemene ledenvergadering de verkorte notulen. De volledige notulen en het financieel verslag van het afgelopen jaar liggen vanaf een half uur voor de vergadering voor de stemgerechtigde leden ter inzage. 6.8 Decharge van het bestuur De goedkeuring van de jaarstukken strekt tot decharge van het bestuur. Artikel 7 Geldmiddelen 7.1 Bestemming geldmiddelen De geldmiddelen zijn bestemd voor; -het houden van vergaderingen, herdenkingen, reünies en andere bijeenkomsten. -het uitgeven van een verenigingsblad. -het onderhouden van de website. -andere activiteiten en aanschaffingen die bedoeld zijn het doel van de Vereniging te bereiken. -beheer en administratie. 7.2 Toestemming gebruik geldmiddelen Uitgaven van de beherende gelden moeten in overeenstemming zijn met het in dit artikel opgesomde activiteiten.als de te maken uitgaven niet door de in dit artikel worden gedekt dient de Penningmeester hiertoe vooraf toestemming te vragen en te verkrijgen van tenminste twee leden van het Dagelijks bestuur. Is de Penningmeester daarin nalatig dan kan hij voor de gedane uitgave(n) persoonlijk worden aangesproken evenals als achteraf niet alsnog toestemming voor deze handeling wordt verkregen. 7.3 Begroting Het Dagelijks bestuur legt de begroting voor het komende boekjaar uiterlijk 2 maanden voor het einde van het boekjaar ter goedkeuring voor aan het Algemeen bestuur. Artikel 8 Ledenlijst Algemene leden en donateurs worden bijgehouden op een namenlijst.. De Secretaris verzamelt uiterlijk een maand na het einde van het boekjaar de ledenlijsten van de afdelingen. Artikel 9 Verenigingsorgaan De website van de Vereniging geldt als het verenigingsorgaan Artikel 10 Commissies 10.1 Algemeen Instellen commissie Indien nodig kan het Algemeen bestuur een commissie instellen. De commissie wordt ingesteld voor een bepaalde tijdsduur en heeft een specifieke taak en doel. 7

8 Benoeming leden De leden van deze commissie worden benoemd door het Algemeen bestuur, zij kiezen uit hun midden een voorzitter en zo nodig een secretaris Begroting De commissie stelt een concept begroting op en legt deze binnen een met het Algemeen bestuur afgesproken termijn ter goedkeuring voor aan het Algemeen bestuur Uitgaven De voorzitter van de commissie controleert alle uitgaven terzake en voorziet deze van zijn handtekening voor akkoord alvorens deze ter betaling aan de penningmeester van de Vereniging aan te bieden Verantwoording Een door het Algemeen bestuur ingestelde commissie is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan het Algemeen bestuur Rapportage Jaarlijks of binnen een andere vooraf afgesproken termijn, brengt de commissie schriftelijk verslag uit aan het Algemeen bestuur. Dit verslag bevat ook een financieel verslag. Het Algemeen bestuur kan ook tussentijds om een rapportage verzoeken Kascommissie Benoeming De Algemene ledenvergadering benoemt 2 leden en één reserve lid, niet behorend tot het Algemeen bestuur, tot Kascommissie Zittingsduur De leden worden gekozen voor een periode van 3 jaar. Ieder jaar treedt één lid af en is niet herkiesbaar. Het reserve lid treedt in zijn/haar plaats Taak commissie De Kascommissie is belast met de controle over het beheer van de geldmiddelen op juistheid, volledigheid en rechtmatigheid Bevoegdheid De Kascommissie heeft te allen tijde het recht inzage van de bescheiden te nemen en zo zij dit nodig oordeelt aan haar te doen overdragen, dan wel inlichtingen in te winnen over het financiële beheer in de ruimste zin Rapportage Jaarlijks, uiterlijk drie kalendermaanden na afsluiting van het boekjaar brengt zij schriftelijk verslag uit van haar bevindingen aan het Algemeen en de Algemene ledenvergadering. Het verslag van de Kascommissie dient schriftelijk en door beide controleurs getekend overhandigd te worden aan het Algemeen bestuur Dechargeren bestuur De Kascommissie verzoekt aan het eind van haar verslag de Algemene ledenvergadering het Bestuur wel of niet te dechargeren over het afgelopen boekjaar van de Verenigings. Artikel 11 Declaraties 8

9 Voor het bijwonen van bijeenkomsten, vergaderingen of herdenkingen kunnen bestuursleden, of een door het bestuur daartoe verzocht lid, declaraties voor reis- en verblijfskosten bij de Penningmeester worden ingediend. Artikel 12 Wijziging huishoudelijk reglement 12.1 Het wijzigen, waaronder ook aanvullingen, van dit reglement is alleen mogelijk door middel van een daartoe strekkend besluit van de Algemene ledenvergadering De voorgestelde wijziging(en) moet(en) volledig op de agenda van de Algemene ledenvergadering worden vermeld. 9