Informeert. Justitiële Informatiedienst. Ingebruikname nieuwe release GCOS. Centralisatie ZyLAB/LURIS. IND-archief in CDD succesvol geschoond

Transcriptie

1 Justitiële Informatiedienst Informeert Juni 2015 Voorwoord > Centralisatie ZyLAB/LURIS > Centralisatie ZyLAB/LURIS Ingebruikname nieuwe release GCOS IND-archief in CDD succesvol geschoond IND-archief in CDD geschoond > Nieuwe release GCOS > Dag van de Keteninformatisering 2015 > DWS proeftuin Noord-Nederland > Werkconferentie Enterprise Architectuur VenJ > JEP nieuwe stijl Aansluiting IND op het Handels register van KvK > Operationele Unit Leonardo > De documentatie over rechtshulpverzoeken in het Landelijk Uniform Registratiesysteem Internationale Rechtshulp (LURIS) wordt met ZyLAB opgeslagen. De opslag gebeurde nog decentraal, maar dat is op 20 april 2015 veranderd naar centraal. Lees meer > Het Geïntegreerd Casusoverleg Ondersteunend Systeem (GCOS) is in beheer bij de Justitiële Informatiedienst. De eigenaar van het systeem is de Directie Jeugdsancties en Jeugdbeleid van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Veel Veiligheidshuizen maken gebruik van GCOS. Met succes is eind maart 2015 de tweede release geïmplementeerd. Lees meer > Op zaterdag 25 april 2015 is de aanpassing schoning archieven Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) succesvol afgerond. Er zitten nu zo n 24 miljoen documenten in het IND-archief. Het IND-archief wordt gebruikt als één van de belangrijke bronnen van documenten voor de diverse ketenpartners in de vreemdelingenketen. Lees meer >

2 Voorwoord Johan Wiltvank kijkt vooruit Veel plannen en ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de Justitiële Informatiedienst. Met andere woorden: de Justitiële Informatiedienst zit er middenin, aldus algemeen directeur Johan Wiltvank. Wij informeren u er graag over. Vervanging en vernieuwing kernsystemen Scannen PV s in Proeftuin Noord-Nederland Architectuurtraject Justitiële Informatiedienst Samenwerkingsverband met de Nationale Politie Vervanging en vernieuwing kernsystemen Wij hebben ons voorgenomen om onze kernsystemen, waaronder het Justitieel Documentatie Systeem (JDS), de Strafrechtsketendatabank (SKDB) en het Centraal Digitaal Depot (CDD), in de komende jaren te vervangen en te vernieuwen. Eind vorig jaar is een start gemaakt met vervanging van de onderliggende huidige technische infrastructuur. De aanpak telt drie fasen: stabiliseren, optimaliseren en vernieuwen. De eerste stap stabiliseren hangt samen met wat het technisch noodzakelijk onderhoud genoemd wordt. Daar is een begin mee gemaakt en dat wordt vooral dit en volgend jaar uitgevoerd. Volgend jaar willen we met de slag optimalisatie beginnen en daarna volgt het vernieuwen. Dit doen we samen met het departement en in samenspraak met onze ketenpartners. De vervanging en vernieuwing van onze kernsystemen is noodzakelijk om op langere termijn de continuïteit van onze dienstverlening te kunnen garanderen, om in de toekomst te kunnen blijven voldoen aan de wensen en eisen van ketenpartners en om veranderingen in wet- en regelgeving te kunnen blijven volgen.

3 Voorwoord Johan Wiltvank kijkt vooruit Veel plannen en ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de Justitiële Informatiedienst. Met andere woorden: de Justitiële Informatiedienst zit er middenin, aldus algemeen directeur Johan Wiltvank. Wij informeren u er graag over. Vervanging en vernieuwing kernsystemen Scannen PV s in Proeftuin Noord-Nederland Architectuurtraject Justitiële Informatiedienst Samenwerkingsverband met de Nationale Politie Scannen PV s in Proeftuin Noord-Nederland Op 8 mei jl. is er een evaluatie geweest van de eerste fase (het scannen) in de proeftuin Noord-Nederland (onderdeel van het programma Digitaal Werken in de Strafrechtketen (DWS)). Het scannen voor de proeftuin betekent dat alle stukken in enkelvoudige en meervoudige kamerzaken (waaronder de processen-verbaal van de politie) door het OM Noord-Nederland aan ons op papier worden aangeleverd. Die stukken worden in de loop van de ochtend gescand en dezelfde dag digitaal teruggeleverd naar het OM. Dit is een eerste mijlpaal in deze proeftuin. De koppeling met GPS is hierin een belangrijk onderdeel geweest. Het is mooi om te zien dat dit in samenwerking tussen het OM en de Justitiële Informatiedienst op een succesvolle manier is opgeleverd.

4 Voorwoord Johan Wiltvank kijkt vooruit Veel plannen en ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de Justitiële Informatiedienst. Met andere woorden: de Justitiële Informatiedienst zit er middenin, aldus algemeen directeur Johan Wiltvank. Wij informeren u er graag over. Vervanging en vernieuwing kernsystemen Scannen PV s in Proeftuin Noord-Nederland Architectuurtraject Justitiële Informatiedienst Samenwerkingsverband met de Nationale Politie Architectuurtraject Justitiële Informatiedienst Medio vorig jaar is besloten om de architectuurfunctie binnen de Justitiële Informatiedienst te versterken. Het gaat hierbij om de inrichting van de architectuurfunctie en ook het inzichtelijk maken van de huidige architectuursituatie. Ook wordt de doelarchitectuur voor de toekomstige ontwikkelingen in kaart gebracht. Inmiddels zijn we halverwege. De IST-situatie is beschreven en er ligt een voorstel voor de inrichting van de architectuurfunctie. Het besluit is genomen om in ieder geval de eerste functie (lead architect) te gaan werven. Verder is er een eerste concept voor een doelarchitectuur opgeleverd, deze zal rondom de zomer worden afgerond. Uiteraard zal de architectuur die we hier ontwikkelen in lijn zijn met datgene wat er op ketenniveau wordt afgesproken.

5 Voorwoord Johan Wiltvank kijkt vooruit Veel plannen en ontwikkelingen, zowel binnen als buiten de Justitiële Informatiedienst. Met andere woorden: de Justitiële Informatiedienst zit er middenin, aldus algemeen directeur Johan Wiltvank. Wij informeren u er graag over. Vervanging en vernieuwing kernsystemen Scannen PV s in Proeftuin Noord-Nederland Architectuurtraject Justitiële Informatiedienst Samenwerkingsverband met de Nationale Politie Samenwerkingsverband met de Nationale Politie Wij hebben in overleg met de politie afgesproken om op een aantal terreinen nauwer te gaan samenwerken. Hier is een intentieverklaring voor ondertekend. Dit betekent de realisatie van een aantal gemeenschappelijke voorzieningen. De op korte termijn meest in het oog springende is de realisatie van de ketenadapter. Dit is een voorziening waarbij het mogelijk wordt gemaakt dat oudere systemen van de politie (bijvoorbeeld Papos) geleidelijk gemigreerd kunnen worden naar de nieuwe systemen die worden ontwikkeld in het kader van het programma Executie & Signalering. Tijdens deze migratie moet de politie in staat blijven om met de systemen van bijvoorbeeld het CJIB te kunnen blijven praten. Verder worden er stappen gezet om de basisregistraties verder te ontsluiten (o.a. het BRP en handelsregister) en wordt er onderzocht in hoeverre we een aansluiting kunnen maken van Summ-IT op het Centraal Digitaal Depot. Tevens wordt gekeken naar de inzet van federatieve services en het maken van een verbinding tussen de Strafrechtsketendatabank (SKDB) en de politiesystemen.

6 ZyLAB/LURIS Centralisatie ZyLAB/LURIS Succesvolle oplevering van één centrale database voor internationale rechtshulpverzoeken De documentatie over rechtshulpverzoeken in het Landelijk Uniform Registratiesysteem Internationale Rechtshulp (LURIS) wordt met ZyLAB opgeslagen. De opslag gebeurde nog decentraal, maar dat is op 20 april 2015 veranderd naar centraal. Het LIRC (Landelijk Internationaal Rechtshulp Centrum), AIRS (Afdeling Internationale Rechtshulp in Strafzaken) en IOS (Internationale Overdracht Strafvonnissen) maken hier gebruik van. ZyLAB is een ontwikkelaar van software voor o.a. document- en kennismanagement. Als beheerder van LURIS maakt de Justitiële Informatiedienst voor de documentopslag gebruik van ZyLAB. In deze documentopslag kan gezocht worden via een index of full-text. LURIS is een registratiesysteem voor internationale rechtshulpverzoeken, zowel uitgaand als inkomend. De eigenaar is het Parket-Generaal (OM). De Justitiële Informatiedienst doet al vanaf 2002 het beheer van LURIS. Internationale rechtshulpverzoeken variëren van een kentekenbevraging in het buitenland bijvoorbeeld tot een uitleveringsverzoek van een persoon. Officiële aanvraag via LURIS Gerrit Weeink, functioneel beheerder bij de Justitiële Informatiedienst: Binnen Europa kunnen landen op grond van het Verdrag van Prüm in elkaars DNA-databanken kijken zonder daarvoor eerst een rechtshulpverzoek voor aan te vragen. Lees verder >

7 ZyLAB/LURIS Centralisatie ZyLAB/LURIS Succesvolle oplevering van één centrale database voor internationale rechtshulpverzoeken Mochten ze een hit vinden dan kunnen ze een rechtshulpverzoek indienen. Dat werkt tien keer sneller. De Wet wederzijdse erkenning en tenuitvoerlegging vrijheidsbenemende en voorwaardelijke sancties (WETS) is ook een mooi voorbeeld: wanneer je in Europa een straf opgelegd hebt Er is één onderhandeling, er wordt één contract opgesteld, er is één prijsafspraak op centraal niveau. gekregen en je wilt dit uitzitten in Nederland, dan is dat nu je recht. De officiële aanvraag moet wel via LURIS gedaan worden en deze wordt daarin ook geregistreerd, maar het is een recht. Van lokaal naar centraal beheer Voorheen kenden we negen lokale ZyLAB-databases die verspreid over het land bij politie en OM stonden, vervolgt Gerrit. Deze werden ook door een lokale ICT-beheerdienst onderhouden. Het was erg lastig en het kostte veel tijd om een nieuwe versie van de software landelijk uit te rollen. Vandaar de keuze om dit terug te brengen naar één centrale database voor LURIS en dus voor ZyLAB. Wat levert het op voor de ketenpartner? Documenten opvragen gaat sneller en is goedkoper: er is één onderhandeling, er wordt één contract opgesteld, er is één prijsafspraak op centraal niveau. Ook is de manier waarop de documenten worden getoond nu overal hetzelfde, waardoor Lees verder >

8 ZyLAB/LURIS Centralisatie ZyLAB/LURIS Succesvolle oplevering van één centrale database voor internationale rechtshulpverzoeken het resultaat van een zoekvraag eenvoudiger te interpreteren is. Dat leverde voor de eindgebruiker tot nu toe veel problemen op. Dit had te maken met de verschillende versies bij de negen afzonderlijke locaties. Voor centrale opslag waren de documenten in het verleden te groot, maar met de Zoeken op tekst, op afbeelding en zelfs op tekst in een afbeelding is mogelijk. huidige technologie is de bandbreedte van het netwerk wel toereikend. Om welke documenten gaat het? De documenten zijn de officiële aanvragen om rechtshulp: dit zijn behoorlijke pakken juridische A4-tjes en alle communicatiedossiers (van bijvoorbeeld advocaten) bij het afhandelen en afronden van zo n rechtshulpverzoek. Nieuwe situatie De methode van archivering is een stuk consistenter. In de eerste versie werd een document als één document gearchiveerd, ook als het bijvoorbeeld een afbeelding bevatte. Nu wordt deze ook als afzonderlijke afbeelding gearchiveerd. Wanneer deze ook nog tekst bevat, dan wordt het voor een derde keer gearchiveerd zodat je ook op die tekst kan zoeken.

9 CDD IND-archief in CDD succesvol geschoond Klaar voor gebruik in de keten Op zaterdag 25 april 2015 is de aanpassing schoning archieven Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) succesvol afgerond. Er zitten nu zo n 24 miljoen documenten in het IND-archief. Het IND-archief wordt gebruikt als één van de belangrijke bronnen van documenten voor de diverse ketenpartners in de vreemdelingenketen. Naast de IND kunnen nu ook andere partners in de vreemdelingenketen, middels een uitwisselingsmechanisme, gebruik maken van de documenten die door de IND in het archief zijn geplaatst (de zogenaamde ketendocumenten). Onderzoek naar kwaliteit van archieven Om de garantie te kunnen geven dat de juiste documenten worden uitgeleverd aan de ketenpartners werd door de IND een onderzoek naar de kwaliteit van het archief uitgevoerd. Dit bleek, volgens de norm die IND hanteerde, onvoldoende ondanks dat in de laatste periode de kwaliteit van het archief sterk verbeterd was. Archief met 24 miljoen documenten De IND en de Justitiële Informatiedienst zijn anderhalf jaar geleden het schoningstraject gestart, waarbij het eindresultaat een archief moest zijn, met daarin de juiste documenten en metadata. Het resultaat is een archief met 24 miljoen documenten. Voorheen was dit 8 miljoen, maar gaandeweg het traject werd besloten meer documenten op te slaan en ook de uit het IND-informatiesysteem (INDIS) geconverteerde documenten aan het archief in CDD toe te voegen. Intensieve samenwerking Om het eindresultaat mogelijk te maken, zijn wijzigingen in INDIGO en CDD doorgevoerd. Er is een compleet nieuw archief beschreven en gebouwd. Daarop zijn alle documenten gedownload uit INDIGO, fysiek overgebracht naar de Justitiële Informatiedienst en ingelezen in het CDD, waarna in de laatste weken de metadata volgden. Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven. Kwalitatief, hoogstaand archief Na dit intensieve, ruim anderhalf jaar durende project staat er een kwalitatief, hoogstaand archief dat klaar is voor de toekomst. De meerwaarde komt door het uitwisselingsmechanisme binnen de keten. Het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) maakte er al gebruik van en met de op 28 maart 2015 in productie genomen release CDD is ook de Dienst Terugkeer & Vertrek (DT&V) aangesloten. DT&V kan nu ook documenten in het CDD plaatsen en de voor hen bedoelde ketendocumenten ophalen vanuit de archieven van bijvoorbeeld de IND. De overige ketenpartners in de vreemdelingenketen kunnen binnen afzienbare tijd volgen.

10 GCOS Het Geïntegreerd Casusoverleg Ondersteunend Systeem (GCOS) is in beheer bij de Justitiële Informatiedienst. De eigenaar van het systeem is de Directie Jeugdsancties en Jeugdbeleid van het ministerie van Veiligheid en Justitie. Veel Veiligheidshuizen maken gebruik van GCOS. Met succes is eind maart 2015 de tweede release geïmplementeerd. Ingebruikname nieuwe release GCOS Met goed resultaat werd eind vorig jaar de eerste release in het project Door ontwikkeling Geïntegreerd Casusoverleg Ondersteunend Systeem (GCOS) gelanceerd. De wijzigingen werden beschreven en uitgewerkt en de release werd getoetst bij de gebruikers. Het oordeel was positief en er werd gestart met de bouw. Inmiddels is de tweede release eind maart geïmplementeerd. Deze vernieuwde versie van GCOS is voor alle gebruikers beschikbaar. Regionaal beheerder GCOS Ewout Verboom: Tijdens de sprintdemo heb ik een goede indruk gekregen van de aanpassingen in de tweede release. Naast alle functionele verbeteringen ben ik heel blij met de verbeteringen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. Een van de mooiste is de consistentie in de schermen en de knoppen. Het is voor het eerst dat er op die manier naar GCOS is gekeken en dat gaat direct positieve veranderingen op leveren voor de gebruikers. Ook de nieuwe functionaliteiten voor ZSM vind ik een belangrijke stap. Het feit dat ZSM nu ook over de grenzen van de eigen regio kan kijken, is een enorme winst. Veel voorkomende criminaliteit daadkrachtig, snel, passend en efficiënt aanpakken. Die werkwijze staat centraal in het programma ZSM. ZSM, dat is: Zo Snel, Slim, Selectief, Simpel, Samen en Samenlevingsgericht Mogelijk. Lees verder >

11 GCOS Procesondersteuning samenwerking jeugdzorg Het ministerie van Veiligheid en Justitie realiseert wenselijke verbeteringen in GCOS. Hierdoor kan GCOS beter bijdragen aan effectieve en efficiënte samenwerking tussen lokale overheden, justitiële partners en zorgpartners, en ondersteunt GCOS het verantwoord delen van informatie. GCOS is dus een procesondersteunend systeem, waar binnengekomen meldingen beoordeeld worden op het wel of niet doorzetten tot een te bespreken casus. Bij het bespreken van de casus biedt het de mogelijkheid om afspraken vast te leggen en kan de uitvoering daarvan gemonitord worden. Dit systeem is sinds oktober 2013 in beheer bij de Justitiële Informatiedienst. De eigenaar van het systeem is de Directie Jeugdsancties en Jeugdbeleid van het ministerie van Veiligheid en Justitie. 27 van de 33 Veiligheidshuizen maken gebruik van GCOS. Lees meer over de gerealiseerde ver beteringen en implementatie van GCOS in Nieuwsbrief 4 GCOS nu toekomstbestendig. Begin april 2015 is een Handreiking vernieuwd GCOS gereed gekomen. Deze handreiking geeft inzage in wat de verbeteringen in GCOS betekenen voor de organisatie en werkprocessen rondom casusoverleggen. De concrete gerealiseerde verbeteringen in GCOS op een rij Flexibiliteit GCOS ondersteunt casusoverleg op maat GCOS is flexibel ingericht om te voldoen aan de ontwikke lingen in en rond de Veiligheidshuizen. Vaste kaders bleken ongeschikt om com plexe casussen te behandelen. Met deze aanpassingen voldoet GCOS aan de behoefte om kaderoverstijgend te kunnen werken. Privacy GCOS ondersteunt zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens Op het gebied van privacy zijn grote verbeteringen gerealiseerd. De opslag van gegevens en de toegang tot gegevens (autorisatie) zijn aangepast, zodat zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens wordt ondersteund. Verbindingen GCOS ondersteunt informatie-uitwisseling met andere omgevingen In het vernieuwde GCOS zijn nieuwe verbindingen gerealiseerd. Zo biedt GCOS ZSM de mogelijkheid op de hoogte te komen van de casuïstiek van de Veiligheidshuizen. Sturing GCOS levert managementrapportages Het vernieuwde GCOS biedt een set aan (standaard) managementrapportages. Deze rappor tages maken het makkelijker om te sturen op de behandeling van multiprobleemcasussen. Daarnaast leveren de rapportages informatie die meer mogelijkheden bieden voor de ver antwoording aan de gemeente. GUI voor een gebruiks vriendelijk GCOS De Grafische User Interface van GCOS is sterk verbeterd. Gebruikers kunnen hierdoor gemak kelijker en intuïtiever door de schermen navi geren, wat GCOS dus veel gebruiksvriendelijker maakt.

12 Dag van de Keteninformatisering 2015 Dag van de Keteninformatisering 2015 Op 21 mei 2015 vond de Dag van de Keteninformatisering plaats in de Meervaart in Amsterdam. Organisaties, waaronder de Justitiële Informatiedienst, die werkzaam zijn binnen, voor en met de vreemdelingenketen presenteerden zich op deze dag. De dag bestond uit plenaire sessies, een informatiemarkt, diverse presentaties en workshops. (Samen)werken aan kwaliteit in de vreemdelingenketen Het Programma Keteninformatisering had in samenwerking met de (keten-) partners en de Directie Regie van het Ministerie van Veiligheid en Justitie een afwisselend programma samengesteld. Onderwerpen als datakwaliteit, biometrie in relatie tot identiteitsvaststelling, begrippenkader voor informatie-uitwisseling, Digitaal 2017, ketentransacties, grensmanagement, privacy, raakvlakken met de strafrechtketen, kwamen op deze dag aan de orde. Met alleen infrastructuur ben je er niet Tijdens het plenaire programma werd de zaal van harte welkom geheten door directeur-generaal Vreemdelingenzaken, Jan-Kees Goed. In zijn verhaal benadrukte hij het belang om verder te kijken dan de techniek als het om keteninformatisering gaat. Na afloop van het plenaire programma vonden drie workshoprondes plaats. De workshops van de Justitiële Informatiedienst: Identiteitsvaststelling en registratie van vreemdelingen Peter van den Bosch en Merel Zwaaneveld van de Justitiële Informatiedienst verzorgden samen met Pieter Zwart, directie Regie, de workshop Identiteitsvaststelling en registratie van vreemde lingen in het strafrecht (VRIS). Er werd een korte toelichting gegeven op de registratie en het gebruik van persoonsgegevens en biometrie van vreemdelingen in de straf Lees verder >

13 Dag van de Keteninformatisering 2015 rechtsketen en vreemdelingenketen. Daarbij werd het verband gelegd met de registratie bij de gemeenten. De drie in deze ketens gebruikte informatiesystemen: SKDB (Strafrechtsketendatabank), BVV (Basisvoorziening Vreemdelingen) en BRP (Basisregistratie Personen) zijn onderling gekoppeld en de vastgelegde informatie wordt, afhankelijk van autorisaties, gedeeld met ketenpartners. Na een korte inleiding over de huidige systemen en CDD: documenten kunnen direct, tijd- en plaatsonafhankelijk gevonden worden. onderlinge afhankelijkheden, werd een toelichting gegeven op het gebruik van het vernieuwde systeem Basisvoorziening Identiteitsvaststelling (BVID) waarmee aangehouden verdachten kunnen worden geïdentificeerd en geregistreerd. Bij vreemdelingen in het strafrecht leidt dit tot gelijktijdige registratie in zowel de SKDB als de BVV. Hiermee wordt voor een groot deel de problemen ondervangen dat iemand in de vreemdelingenketen onder een heel andere identiteit bekend is als in de strafrechtsketen. De interactie met de deelnemers leverde daarna een constructieve discussie op tijdens de bespreking van de casussen en het debat. Onder de motorkap van het CDD Karin Leers en Wim van Belzen van de Justitiële Informatiedienst verzorgden samen met Hans Waalwijk van de Hogeschool van Amsterdam de workshop Onder de motorkap van het Centraal Digitaal Depot. De workshop startte met een opdracht: de minister zoekt het besluit x op een bepaalde datum genomen en het bezwaar y op een bepaalde datum aangeleverd. Het lukte de meesten niet om de twee stukken binnen de tijd in de dikke ordner terug te vinden. Daarin biedt het Centraal Digitaal Depot (CDD) direct meerwaarde: documenten zijn daarin duurzaam digitaal opgeslagen en kunnen direct, tijd- en plaatsonafhankelijk gevonden worden. Karin Leers legde vervolgens uit hoe de aansluiting op het CDD verloopt: Met Lees verder >

14 Dag van de Keteninformatisering 2015 de organisatie die gebruik wil maken van het CDD maken we een analyse waaruit blijkt wat er moet gebeuren om het eigen primaire processysteem inhoudelijk en technisch goed aan te sluiten op het CDD en maken we een rapport voor de inrichting van het e-depot. Op basis van deze analyse en het rapport maken we gezamenlijk een plan van aanpak, op basis waarvan het e-depot gerealiseerd en geïmplementeerd wordt. Elke ketenpartner krijgt zo zijn eigen e-depot en is daarvoor zelf verantwoordelijk (is eigenaar van zijn digitale archief ). Uitwisseling van digitale documenten is mogelijk met de ketenpartners die ook op het e-depot zijn aangesloten. De Justitiële Informatiedienst zet ook voor sommige ketenpartners de fysieke documenten om naar digitale via de scanstraat. We ontzorgen onze ketenpartners ook op het gebied van bewaartermijnen en vernietigingsregimes. Kennispartner van de Justitiële Informatiedienst Hans Waalwijk betoogde dat het denken over archiveren moet veranderen. Archiveren is niet iets ouds, het begint bij de creatie van het stuk. Stukken moeten in het proces zo worden opgeslagen dat de integriteit daarvan is gewaarborgd. Documenten moeten bijvoorbeeld ook in de rechtspraak worden gebruikt. Dit vereist nieuw denken en inrichting van informatieverwerkende processen, aldus Waalwijk. Hij legde uit hoe de fysieke wereld met alle dossiers en kopieën verandert naar een digitale wereld met digitale virtuele entiteiten (bijvoorbeeld stukken) en toegang tot die stukken middels autorisatie. Hij betoogde verder dat het denken in termen van dossiers contraproductief is bij digitaal werken. Verander het denken in dossiers naar denken in documentaire informatie objecten. Het CDD werkt als een e-depot voor documentaire objecten. Netwerkmomenten Tussen de workshoprondes door was er volop gelegenheid om te netwerken en de informatiemarkt te bezoeken. E-brochure Centraal Digitaal Depot Er is een digitale brochure over het Centraal Digitaal Depot beschikbaar dat de kern van deze gemeenschappelijke voorziening beschrijft.

15 DWS DWS-proeftuin Noord-Nederland Justitiële Informatiedienst gestart met digitaliseren van processen-verbaal Op 16 februari jl. zijn wij gestart met het digitaliseren van stukken voor enkel voudige kamer zittingen van het arron dissementsparket Noord-Nederland. Uiteindelijk is het de bedoeling dat alle partijen in de strafrechtsketen hun papieren stukken voor alle zaakstromen kunnen laten digitaliseren. In de proeftuin wordt ervaring opgedaan met het digitaliseren van deze stukken voor de strafrechtsketen. Naar aanleiding van het besluit van de stuurgroep DWS van 10 juni 2015 wordt in de tweede helft van 2015 het arrondissementsparket Oost-Nederland op deze voorziening aangesloten. De doelstelling van het programma Digitaal Werken in de Strafrechtsketen (DWS) is om vanaf 2016 het digitaliseringsproces landelijk uit te voeren. De proeftuin Noord-Nederland is een onderdeel van het programma DWS. De processen-verbaal worden vooralsnog op het parket Noord-Nederland verzameld. Alle stukken die in het primaire processysteem van het OM kunnen worden behandeld, worden apart gezet en drie keer per week door de Dienst Vervoer & Ondersteuning van DJI naar de Justitiële Informatiedienst gebracht. Bij de Justitiële Informatiedienst worden de stukken op dezelfde dag gescand en digitaal aangeleverd aan het OM in hun GPS-systeem. Onderzocht wordt nog of de processenverbaal rechtstreeks van de Politie naar de Justitiële Informatiedienst kunnen worden vervoerd, waarmee de doorlooptijd van de behandeling verder wordt verkort. De komende periode wordt in het project gewerkt aan een aantal verbeteringen: Verkrijgen van substitutie, zodat de papieren stukken na digitalisering vernietigd mogen worden Digitalisering van stukken voor meervoudige-kamer zittingen Verbeteren van de efficiëntie van het digitaliseringsproces, zodat deze geschikt is voor landelijke uitrol Deze situatie blijft bestaan tot de informatie uitwisseling digitaal kan plaatsvinden. Digitalisering van papieren stukken zal dan steeds minder noodzakelijk worden.

16 Enterprise Architectuur VenJ Werkconferentie Enterprise Architectuur VenJ Architecten moeten de taal van de managers spreken psg en CIO Nicole Stolk over de ontwikkeling van de Enterprise Architectuur voor VenJ Op 28 en 29 april was de tweedaagse werkconferentie over de Enterprise Architectuur VenJ. In het Haagse NHhotel bogen zo n dertig bedrijfsarchitecten van verschillende organisatieonderdelen en VenJ-brede programma s zich gezamenlijk over de stand van zaken op dit gebied. Albert Kappe, Pim Keizer en Bart Dekker waren vanuit de Justitiële Informatiedienst aanwezig. De deelnemers kregen extra inspiratie mee van psg en CIO Nicole Stolk: Architecten moeten de taal van de managers spreken. Op 22 januari stelde de CIO-Raad VenJ de (management)samenvatting van de Enterprise Architectuur vast. Het doel van de tweedaagse bijeenkomst was de praktische uitwerking verder handen en voeten te geven. Ook werd gesproken over het toepassen van de Enterprise Architectuur, met name binnen de VenJ-brede programma s en projecten. Ambities De CIO van VenJ vertelde waarom het ontwikkelen van een gemeenschappelijke Enterprise Architectuur volgens haar hard nodig is. We werken in toenemende mate in netwerkverbanden. Niet alleen intern binnen VenJ, maar ook met onze partners buiten het ministerie, met andere overheden, gemeenten en partners daarbuiten, zoals advocaten en jeugdinstel lingen. Het is belangrijk om goede af spraken te maken over hoe wij met elkaar van de informatiesnelweg gebruik maken. Want daar rijden we met z n allen overheen. Lees verder >

17 Enterprise Architectuur VenJ Eenheid in digitale taal Soms loopt het moeizaam, informatie komt niet aan of er worden verschillende definities gebruikt, waardoor we elkaar niet altijd begrijpen. Laten we ervoor zorgen dat we komen tot een betere informatiehuishouding, te beginnen binnen ons departement. Dit klonk Pim Keizer, gegevensarchitect bij de Justitiële Informatiedienst, als muziek in de oren. Keizer: Wij kunnen organisaties hierbij perfect ondersteunen door dezelfde digitale taal te spreken, hiervoor hebben wij binnen de Justitiële Informatiedienst het elektronisch berichtenverkeer en onderhoud gegevenswoordenboeken als dienst in huis. Zo kunnen wij een bijdrage leveren om ervoor te zorgen dat de informatiehuishouding van VenJ steeds beter op orde komt. Ik verwacht dat het over vier jaar normaal is dat we rechts zittingen digitaal afdoen. Enterprise Architectuur VenJ in vogelvlucht Geen doel op zich Architectuur is geen doel op zich, aldus de CIO van VenJ. Het gaat er om de knelpunten en vraagstukken van het management op te lossen. Haar advies: Blijf in jullie uitwerking van de Enterprise Architectuur vooral concreet en houdt de ondersteuning van het beter functioneren van het primaire proces in je achterhoofd. Want dan ga je als architect de taal van de manager spreken, en gaat architectuur ook voor hen leven. Verwachtingen Hoe ver denkt u dat we over drie jaar zijn? vraagt een van de deelnemers zich hardop af. Ook hier een heldere visie vanuit de CIO VenJ: De eerste stap is om te zorgen dat de basis infrastructurele zaken op orde zijn. Dus alles wat met basisregistraties te maken heeft, met cloudvorming, alle aansluitingen op generieke voorzieningen. Albert Kappe, senior informatiearchitect bij de Justitiële Informatiedienst: Gemeenschappelijke infra en aansluiting op generieke voorzieningen, daar zijn wij van de Justitiële Informatiedienst van! De volgende stap volgens Stolk is er voor zorgen dat al het papierwerk gedigitaliseerd is. Bij het CJIB en de IND zijn ze daar al ver mee. Bij andere organisatie onderdelen weer wat minder. Maar ik geloof dat het veel sneller gaat dan we denken. Bart Dekker, senior adviseur bij de Justitiële Informatiedienst: Ook bij het digitaliseren van papier en digitaal uitwisselen kunnen onze scanstraat en het Centraal Digitaal Depot van de Justi tiële Informatiedienst een grote ondersteunende rol spelen voor de VenJ onderdelen. Stolk vervolgt: Ik verwacht dat het over vier jaar normaal is dat we rechts zittingen digitaal afdoen. Dat het de gewoonste zaak van de wereld is dat het OM de processen-verbaal digitaal van de politie doorgestuurd krijgt.

18 JEP JEP nieuwe stijl De Justitiële Informatiedienst is gevraagd om zelf JEP certificaten te ontwikkelen om de huidige certificaten te vervangen. De afgelopen maanden is hier hard aan gewerkt. Eind mei zijn wij gestart met het omwisselen van alle in gebruik zijnde certificaten. Alle bestaande JEP gebruikers krijgen een bericht dat hun nieuwe persoonsgebonden JEP certificaat klaarligt. Ook nieuwe gebruikers kunnen deze nieuwe JEP certificaten aanvragen. Omwisselingen certificaten en veranderingen Voor de gebruiker van JEP zal er weinig, zichtbaar, veranderen. Net als nu met JEP nieuwe stijl, kunt u op afstand inloggen op uw werkplek. Binnenkort krijgt u op uw zakelijk adres een brief met pincode. Uw bevoegd aanvrager ontvangt uw pas of USB-stick. U spreekt met uw bevoegd aanvrager een moment af waarop u het JEP certificaat ophaalt. De certificaten hoeven dus niet meer door de Justitiële Informatiedienst, in persoon, aan u te worden uitgereikt, zoals tot nu toe wel het geval was. Bij het ophalen checkt u beiden dat het certificaat dat u ontvangt inderdaad voor u bestemd is. U kunt het nieuwe certificaat direct gebruiken. De oude software blijft gewoon werken en er hoeft geen nieuwe software te worden geïnstalleerd. Nieuwe gebruikers dienen de bijbehorende software wel te installeren. De eerste keer dat u het nieuwe certificaat gebruikt, zult u de vraag krijgen of u het JST/ROOTCA certificaat wilt installeren. U klikt op ja en kunt, op dezelfde manier als u gewend was, inloggen. Nieuwe aanvragen digitaal Nieuwe aanvragen worden in het vervolg digitaal ingediend. De aanvrager voert zijn of haar gegevens in en voegt een kopie identiteitsbewijs bij. Hierna gaat de aanvraag digitaal door naar de bevoegd aanvrager. Als deze akkoord is met de aanvraag gaat deze vervolgens naar de Justitiële Informatiedienst waar de gegevens nogmaals worden gecontroleerd. Daarna wordt het certificaat geproduceerd. De certificaathouder (aanvrager) krijgt een brief met pincode toegestuurd en de bevoegd aanvrager het certificaat. De certificaathouder en de bevoegd aanvrager spreken af om de pas/usb-stick over te dragen. Ten slotte installeert de certificaat houder de benodigde software. Nieuwe procedures De tijd tussen aanvraag en ontvangst van de brief met pincode zal met deze nieuwe procedure veel korter zijn dan tot nu toe het geval was, namelijk maximaal acht werkdagen ten opzichte van de tot dusver gebruikelijke zes tot acht weken.

19 Aansluiting KvK Aansluiting IND op het Handels register van KvK De Justitiële Informatiedienst heeft medio april als ontwikkelaar en beheerder van het koppelpunt BCS (Basisregistratie Communicatie Service) de IND als eerste organisatie in Nederland via een zogeheten digitaal koppelpunt aangesloten op het Handelsregister van de KvK. In een intensieve samenwerking tussen de Kamer van Koophandel (KvK), de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Nationale Politie en de directie Informatisering en Inkoop van het ministerie van Veiligheid en Justitie kwam de aansluiting tot stand. Gegevens uit authentieke registratie Deze koppeling maakt het mogelijk om opgevraagde gegevens voortaan digitaal over te nemen. Dit voorkomt fouten (bijvoorbeeld door verkeerd overtikken); versnelt en verbetert het werkproces; verhoogt de betrouwbaarheid (overgenomen gegevens zijn uit de authentieke registratie gehaald) en ontlast ondernemingen/bedrijven, omdat eenmaal aangeleverde gegevens niet meer worden opgevraagd. Waarom is dit koppelpunt belangrijk voor VenJ? Voor het uitvoeren van de wettelijke taken maken de VenJ onderdelen (o.a. IND) gebruik van authentieke gegevens die opgeslagen zijn in een basisregistratie. Het Handelsregister is dé basisregistratie van alle rechtspersonen en ondernemingen in Nederland. Overheidsorganisaties zijn verplicht gegevens uit deze registraties te gebruiken. Met de digitale aansluiting op het Handelsregister geeft VenJ ook uitvoering aan het realiseren van een digitale overheid.

20 Leonardo Operationele Unit Leonardo Sinds 2012 is binnen VenJ het Leonardo systeem (Oracle) in gebruik voor ondersteuning van de financiële administratie. Binnen Leonardo maakt de Justitiële Informatiedienst deel uit van de Operationele Unit (OU) van DGRR. Andere deelnemers in deze OU zijn de Hoge Raad, het College Bescherming Persoonsgegevens, het College voor de Rechten van de Mens en het Nederlands Register Gerechtsdeskundigen. De deelnemende partijen in de OU DGRR hebben begin 2014 een dienstverleningsovereenkomst afgesloten met daarin opgenomen de onderlinge afspraken over de dienstverlening op het gebied van financiën. De Justitiële Informatiedienst neemt hierbij het grootste deel van de dienstverlening voor haar rekening, waaronder het scannen en inlezen van de facturen, de ordonnateursfunctie (de controle op de facturen voordat deze het betaalcircuit ingaan), het functioneel beheer en de kasbeheerdersfunctie voor wat betreft de eerste ondertekening. Vanaf dag één hadden we de gezamenlijke insteek om van deze samenwerking een succes te maken. Hans van Swieten, senior medewerker bedrijfsvoering bij de Hoge Raad der Nederlanden: Ik vind de OU DGRR een excellent samenwerkingsverband. Elkaars kwaliteiten en deskundigheid worden tussen de DGRR-collega s optimaal benut. Ons samenwerkingsverband is de eerste virtuele Shared Service Organisatie van het MVenJ. De samenwerking met de Justitiële Informatiedienst is prima! Vanaf dag één hadden we de gezamenlijke insteek om van deze samenwerking een succes te maken. Vorige maand hadden we een bijeenkomst bij de Justitiële Informatiedienst om elkaar persoonlijk te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen. Dit onder genot van een hapje en drankje en een rondleiding. Kortom een geslaagde bijeenkomst! Als ik kijk naar de ontwikkelingen zouden wij als DGRR diensten ons nog verder kunnen professionaliseren, bijvoorbeeld op het gebied van Inkoop. Als je kijkt naar de invoering van Digiinkoop, dan zie je dat Leonardo landelijk gezien niet stil staat. Vanaf maart 2015 voert de Justitiële Informatiedienst ook werkzaamheden uit voor het Schadefonds Geweldsmisdrijven. Deze werkzaamheden beperken zich in eerste instantie tot het inlezen van de facturen (scannen en inlezen in Leonardo) en deels tot de crediteurenadministratie.

21 Justitiële Informatiedienst De Justitiële Informatiedienst maakt het integer en integraal persoonsbeeld binnen de justitiële ketens toegankelijk door digitale justitiële informatie voor de ketenpartners te ontsluiten: veilig, op tijd, op maat en op niveau. Wij faciliteren daarmee de informatie-uitwisseling in de keten en bieden een actieve ondersteuning aan ketenwerkprocessen. Tijdige en juiste informatie voor de partners maakt rechtspleging effectiever en efficiënter wat uiteindelijk bijdraagt aan een veilige en rechtvaardige samenleving. Colofon De Justitiële Informatiedienst Informeert is een uitgave van de Justitiële Informatiedienst Redactie: Communicatie, met dank aan ieders bijdrage Reacties, abonnementen en opzeggingen: Vormgeving: Ineke Oerlemans De Staat aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade, van welke aard ook, die verband houdt met risico s verbonden aan het elektronisch verzenden van berichten. The State accepts no liability for damage of any kind resulting from the risks inherent in the electronic transmission of messages.