PARAGRAAF 4. Bedrijfsvoering

Transcriptie

1 PARAGRAAF 4 Ontwikkelingen 1. Inleiding Op dit moment zijn er veel ontwikkelingen rondom de gemeentelijke organisatie. Elk van de genoemde ontwikkelingen heeft effect op de organisatie. Er wordt een globale indicatie gegeven van het effect en van het tijdpad waarop deze ontwikkelingen zich zullen voordoen. 2. bezuinigingen formatie In het coalitieakkoord staat (hfdst 1 onder ambtelijke organisatie ), dat er voorstellen worden gedaan voor de opgenomen besparingen op de ambtelijke organisatie. Bij de begroting 2010 is een taakstelling tot vermindering van de formatie opgenomen, oplopend van in 2010 naar in Daarnaast is er in het kader van de samenwerking met buurgemeenten een taakstelling in 2013 van voor formatie (en voor andere kosten). In 2013 is de totale taakstelling op formatie dus Bij het door ons gehanteerde gemiddelde bedrag van de loonkosten per formatieplaats betreft het 8 fte. De taakstelling voor 2010 is ingevuld. Na het overzicht van de formatie (hierna in onderdeel Personeelszaken) wordt een specificatie gegeven van de invulling. Er zijn ideeën over de invulling van de forse (nieuwe) taakstelling voor 2011 ( ). In de bezuinigingslijst (de onderlegger bij het coalitieakkoord en bij de bedrijfsvoering) is aangegeven welke activiteiten worden stopgezet resp. verminderd. Tevens is aangegeven hoeveel uren daarmee gepaard gaan. In het coalitie-akkoord (hfdst. 9) staat dat deze uren worden aangewend ter invulling van de taakstelling op de formatie, die bij de vaststelling van de begroting 2010 is opgenomen. Totaal gaat het om uren (iets meer dan 3,5 fte). Niet alle bespaarde uren kunnen direct worden omgezet in klinkende munt, het gaat nl. vaak om (kleine) onderdelen van functies. Verder leeft de wens om door middel van een reorganisatie twee fte s in de top te kunnen besparen. Daarnaast kan door een wijziging bij de buitendienst in totaal één fte worden bespaard bij de functies opzichter en wijkbeheer. Om dit feitelijk door te kunnen voeren, moeten de huidige functionarissen wel van de FPU gebruik maken. Wij willen hiervoor een FPU-stimuleringsregeling treffen. Onder 7 wordt op deze regeling ingegaan. 3. (mogelijk) verplichte samenwerking Er is onduidelijkheid over het wel of niet moeten vormen van regionale uitvoeringsdiensten (RUD s) voor taken van Bouwen en Milieu (vergunningen, toezicht en handhaving). Op basis van de huidige stand van de discussie (sep10) lijkt het er op, dat er een zekere vorm van RUD zal (moeten) ontstaan. VROM heeft voorstellen gedaan ten aanzien van verplichte basistaken voor de RUD s. Daarnaast zijn kwaliteitscriteria opgesteld (op basis van inputgegevens; deze zijn zodanig dat zelfs gemeenten er niet aan kunnen voldoen; er komen output-criteria, maar die zijn waarschijnlijk slechts deels bruikbaar; de vergaande input-criteria zullen waarschijnlijk op de een of andere wijze een rol blijven spelen). Als de kwaliteitscriteria zo blijven of slechts iets worden bijgesteld en de basistaken worden vastgesteld, zoals ze nu voorliggen, dan kan een groot deel van de backoffice-taken van Bouwen en Milieu niet meer in onze gemeente worden uitgevoerd. De uitvoering van het kleine overblijvende deel wel, maar dat levert vanwege versnippering dan juist problemen op. Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 141

2 De gemeente blijft aanspreekpunt voor de burgers, dus blijven we de burgers informatie geven over mogelijkheden en procedures, aanvragen innemen en beschikkingen afgeven. Nieuw is dan, dat we in de tijd tussen aanvraag en beschikking extra aandacht moeten geven aan de communicatie tussen gemeente en RUD en dat we case-manager zijn. Globaal lijkt er een uitgebreide front-office in het gemeentehuis te blijven (omdat het echte werk blijft en we de RUD moeten betalen die o.b.v. de kwaliteitscriteria hoger gekwalificeerde mensen in dienst heeft en we in de front-office meer mensen moeten aanhouden voor de communicatie met de RUD en als case-manager, worden de kosten door de komst van de RUD dus hoger). De uitkomsten van lopend landelijk overleg Rijk, VNG, IPO en lopend provinciaal overleg Provincie Overijssel en gemeenten worden afgewacht. Als de RUD s doorgaan, is de beoogde datum van invoering 1 januari Indien voldoende kritische massa aanwezig is, is onze eerste voorkeur om de RUD-taken in DSZ-verband uit te voeren (zie volgende punt). 4. intensiveren van samenwerking met buurgemeenten Door de gemeentesecretarissen is dit voorjaar een Visie op de verdere samenwerking tussen Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland met de naam Samen op pad opgesteld. Het doel is om op meerdere terreinen intensiever te gaan samenwerken. Dit moet leiden tot vermindering van kwetsbaarheid, verbetering van kwaliteit en besparing op kosten. T.a.v. de kosten is een doelstelling van 5 % tot (ambitieus) 20 % van de bedrijfsvoeringkosten van de betreffende taak opgenomen. Er wordt men name gedacht aan taken op het gebied van bedrijfsvoering (in de ruimste zin). Op het gebied van bedrijfsvoering wordt de samenwerking volgens het Visiedocument zoveel mogelijk vorm gegeven door middel van shared services, waarbij taken worden gebundeld en de medewerkers die deze taken uitvoeren, worden ondergebracht bij de bestaande gemeentehuizen: taak 1 in gemeentehuis 1, taak 2 in gemeentehuis 2, taak 3 in gemeentehuis 3, enz. Volgens dat document wordt bij (vormende) beleidstaken gekozen voor een netwerkorganisatie als organisatievorm. Daarbij gaat het dan vooral om kennis uitwisselen, ervaringen delen en op projectmatige basis samenwerken. In het coalitie-akkoord is hierover o.a. opgenomen (hfdst. 1 regionale samenwerking ): Streven naar zoveel mogelijk samenwerking met andere gemeenten. Er wordt actief gezocht naar nieuwe en of intensievere vormen van samenwerking waarbij Staphorst kan participeren als volwaardige partner. De samenwerking zo ruim mogelijk en niet op onderdelen van taken. Samenwerking heeft geen gevolgen voor de front-office-functie. Besparing 25 % op de loonsom en de producten die gezamenlijk worden ingekocht. Onderzoek naar vorming regionale pool van backofficemedewerkers te huisvesten in bestaande gemeentehuizen. Bij het opzetten van Regionale Uitvoeringsdiensten (RUD) heeft het de voorkeur aansluiting te zoeken bij de bestaande samenwerking DSZ. Op basis van deze uitgangspunten hebben de afdelingshoofden van de drie gemeenten per taakveld een voorstel ingediend. Het ene voorstel gaat ver, het andere niet (en soms niet ver genoeg). De voorstellen moeten nader worden uitgewerkt. Het laat zich aanzien, dat er meerdere shared services komen (met behoorlijke besparingen). Naast ICT kunnen worden genoemd Belastingen, Personeelszaken, RUD (tenzij DSZ-schaal te klein is; zie boven), Welzijn en (bureautaken) Brandweer. Dat betekent, dat meerdere taken buiten ons gemeentehuis zullen worden geplaatst, maar dat er ook taken door ons voor het grotere verband zullen worden verricht (taak 1 is ICT, komt in Staphorst, dus gaan taak 2 en 3 naar D en Z, voor taak 4 t/m 6 ook weer spreiding). Medewerkers gaan weg en medewerkers voor andere taken komen terug. Dit heeft tot gevolg, dat de omvang van de diverse organisatieonderdelen, zoals die zich de komende jaren gaan ontwikkelen zeer onzeker is. Dit maakt het lastig om de organisatie nu toekomstvast aan te passen. 5. ontwikkelingen ten aanzien van dienstverlening Veel nieuwe ontwikkelingen beogen de dienstverlening aan de burger te verbeteren. Kenmerk van veel van deze ontwikkelingen is, dat onderdelen van de organisatie van elkaar afhankelijk worden. Drie voorbeelden: - de invoering van de Wabo (alle fysieke leefomgevingsvergunningen die voor het realiseren van een plan nodig zijn, in één keer behandelen/verlenen en dat binnen een bepaalde tijd); Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 142

3 - basisregistraties (de gegevens in die administraties zijn goed en moeten goed worden gehouden; bijv. verplicht gebruik van GBA-gegevens in andere bestanden; éénmalige gegevensuitvraag); - het streven om de gemeenten in 2015 het aanspreekpunt van de burgers te maken voor alle overheidsdiensten. Dat betekent dat de gemeente ook vragen moet beantwoorden over producten van de provincie en het rijk. Volgens deskundigen moet voor deze ontwikkeling een Klant Contact Center (KCC) worden ingevoerd. De back-office moet er voor zorgen dat het KCC (front-office) de goede antwoorden heeft. Door al deze ontwikkelingen worden allerlei bestaande verhoudingen en (vroeger) logische taakverdelingen op z n kop gezet. Afdelingen kunnen een product niet meer alléén leveren, ze worden afhankelijk van diensten of producten van andere afdelingen (bijv. van de afdelingen die de basisregistraties op orde houden; frontoffices zijn afhankelijk van informatie uit de backoffice; sommige afdelingen adviseren een andere afdeling over een deelvergunning binnen de WABO). Dat betekent dat we moeten nadenken hoe we in het licht van die ontwikkelingen vorm gaan geven aan de dienstverlening. Dat nadenken is nog meer nodig als er bij de bezuinigingen fors wordt gesneden in de formatie. Welke kwaliteit van dienstverlening willen we leveren en welke kunnen we dan nog leveren? 6. reorganisatie De bovenstaande ontwikkelingen leiden tot een wijziging in de manier van werken, in de cultuur van werken (o.a. de afhankelijkheid van elkaar) en van de organisatiestructuur (het laatste punt wordt ook in het coalitie-akkoord genoemd in hfdst. 1 bij ambtelijke organisatie ). De ontwikkelingen hebben bovendien allemaal invloed op de organisatie: - De bezuinigingen leiden tot minder mensen die het werk moeten uitvoeren; - De vrijwillige samenwerking kan leiden tot grotere organisatie-eenheden als taken in Staphorst (in de lijnorganisatie) worden ondergebracht; - De vrijwillige en de verplichte samenwerking kan leiden tot kleinere organisatie-eenheden als taken uit Staphorst worden weggehaald en in Dalfsen of Zwartewaterland of elders worden ondergebracht; - De ontwikkelingen ten aanzien van dienstverlening kunnen er ook toe leiden dat er wijzigingen in de organisatie moeten worden aangebracht. Door deze ontwikkelingen worden (weinig) afdelingen groter en veel afdelingen kleiner. Er zit nu al een onevenwichtigheid in de grootte van de afdelingen. Die wordt deels nog verder vergroot Een aantal jaren geleden heeft het college geconcludeerd, dat we te veel en te kleine afdelingen hebben. De afspraak is toen gemaakt, dat als zich de gelegenheid voordoet (gedacht werd met name aan het vertrek van leidinggevenden), zal worden gekeken naar de mogelijkheden om te komen tot minder en grotere afdelingen. We komen pas toe aan de vraag: welk organisatiemodel past hier het beste bij? op het moment dat de gevolgen van de bovenstaande ontwikkelingen duidelijk zijn. In het coalitieakkoord staat (hfdst. 1 onder ambtelijke organisatie ) dat de organisatie dient te worden doorgelicht op effectiviteit. Daarmee hebben de coalitiepartijen bedoeld, dat het externe bureau een belangrijke rol speelt bij het richting geven aan de nieuwe organisatiestructuur, een structuur die moet leiden tot een efficiënte en effectieve organisatie. Het tijdpad dat wij willen volgen, ziet er als volgt uit (deels afhankelijk van de snelheid van besluitvorming door andere gemeenten over de samenwerking): - In 2010 vindt er intern al discussie plaats over uitgangspunten voor de nieuwe organisatie; - In 2010 wordt er door de raad een krediet ad gevoteerd (ten laste van begroting 2011) voor het inschakelen van een extern bureau voor de doorlichting van de organisatie op effectiviteit en het richting geven aan de nieuwe organisatiestructuur; - Uitgaande van het visiedocument samenwerking DSZ en de uitkomsten van het onderzoek naar alle mogelijke vormen van samenwerken binnen DSZ is ook in 2010 duidelijk wat de gevolgen zijn van de samenwerking in DSZ-verband; - Het externe bureau start op 3 januari 2010 met haar werkzaamheden; - Dit leidt in de eerste helft van 2011 tot een voorstel voor de nieuwe organisatiestructuur; - daarna worden de stappen gezet om in 2011 de organisatiewijziging door te voeren. Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 143

4 7. FPU-stimuleringsregeling Door het vaststellen van een FPU-stimuleringsregeling wil het college bereiken, dat zeker gesteld kan worden dat de plekken vrijkomen, die een belangrijke rol spelen bij de reorganisatie (leidinggevenden en opzichter/wijkbeheer). Als we de regeling niet invoeren, komen die plekken (via FPU) mogelijk pas vrij per 1 mei resp. 1 juli 2012 (of als men niet van de FPU gebruik maakt pas in 2014). Dan zitten we bij de reorganisatie met boventallig personeel (en dat moeten we ook zelfs langer- betalen). Een regeling mag (i.v.m. fiscale faciliteiten) alléén worden ingevoerd als die voor iedereen in dezelfde leeftijd geldt en niet slechts voor een paar mensen. Er kan op twee manieren worden omgegaan met de kosten en de besparing: a. Besparing (per saldo) in de diverse jaren als de kosten ten laste van dat jaar worden gebracht. Jaren Saldo besparing , , , , ,00 b. Besparing als de kosten t.l.v. een te vormen voorziening komen Jaren Saldo besparing , , , , ,00 In dit geval moet een voorziening ad worden gevormd. De raad dient bij variant b voor deze aanvullende fpu-kosten via een begrotingswijziging eenmalig een krediet ter beschikking te stellen. De dekking kan plaatsvinden uit de reserve zonder bestemming. Uit de gevormde voorziening worden dan de komende 4 jaar de extra gelden uit onttrokken. Bij de afwegingen is nog van belang, dat er direct sprake van een structurele besparing als de kosten via een voorziening worden afgedekt. Bij het begrotingstoezicht eist de Provincie dat de bezuinigingen concreet zijn ingevuld. De Provincie telt alléén de structurele besparingen mee. In de laatste variant zijn de structurele besparingen al in het jaar 2012 maximaal. Het college is voornemens een FPU-stimuleringsregeling vast te stellen en komt ten aanzien van de kosten daarvan met een voorstel overeenkomend met variant b (zie punt 7): de kosten van de regeling worden ten laste van een te vormen voorziening gebracht. Nog vóór de begrotingsraad zal de raad worden voorgesteld het benodigde krediet te voteren. 8. Reorganisatie Gelet op alle ontwikkelingen die er spelen en het aangegeven tijdpad is het zeer verstandig te wachten met de reorganisatie tot Gelet op de invoering van de WABO per 1 oktober kan er v.w.b. het taakonderdeel monumentenzorg een andere insteek noodzakelijk zijn. Als we nu besluiten tot het doorvoeren van een reorganisatie, moeten we over 1 à 1,5 jaar opnieuw reorganiseren. Dat geeft veel onrust (en dat naast de onrust bij mensen die hun taak in Dalfsen of Zwartewaterland moeten gaan uitvoeren). De ervaring elders is dat onrust leidt tot productieverlies. Personeelszaken Sommige onderdelen van de volgende tekst zijn hierboven ook al aangestipt. Hier wordt er wat breder op ingegaan. Organisatieontwikkeling In onze dynamische gemeentelijke werkomgeving wordt continue gewerkt aan de doorontwikkeling van de organisatie. Naast het op orde houden van zaken wordt de ontwikkeling steeds meer gericht op de blik naar buiten. In het verlengde hiervan wordt steeds meer de nadruk gelegd op de integraliteit binnen de organisatie en dus minder op de afzonderlijke organisatieonderdelen. Begrippen als efficiënt en klantgericht werken, optimalisering dienstverlening, digitalisering, zullen ook in 2011 in het teken staan van doorontwikkeling. Steeds meer zal de klantwens centraal komen te staan. In 2010 is gestart met een oriënterende fase om te komen tot een andere organisatieopzet. In 2011 zal dit verder worden uitgewerkt. Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 144

5 Werkprocessen zullen geanalyseerd en verbeterd worden en bovendien beter op elkaar worden afgestemd. Dit betreft met name de meest cruciale gemeentelijke producten. De gemeente heeft de ambitie om binnen nu en 2 jaar een procesgeoriënteerde organisatie te zijn. Een tweede ambitie is het koppelen van de procesbeschrijvingen aan een postregistratiesysteem/ document management systeem. Daardoor is op termijn workflow-management mogelijk. Nu ook in 2011 door de economische situatie geen uitbreiding van de capaciteit mogelijk is, zal de beschikbare tijd meer opgaan in uitvoeringszaken en minder gericht zijn op ontwikkeling van nieuw beleid. Ook in 2011 zal de in gang gezette intergemeentelijke samenwerking op diverse vakgebieden worden geïntensiveerd. Personeelsbeleid Een belangrijk onderdeel, misschien zelfs wel het belangrijkste onderdeel, binnen de bedrijfsvoering is het personeel. Op de begroting van de gemeente vormt dit dan ook een aanzienlijke uitgavenpost. Uiteindelijk zijn het vooral de medewerkers van de gemeente die in belangrijke mate invulling geven aan de bestuurlijke doelstellingen en de wensen van de klanten. Dit maakt ook meteen duidelijk dat personeel een onderdeel is waarin geïnvesteerd moet (blijven) worden. Nu door bezuinigingsmaatregelen verhoging van het opleidingsbudget niet tot de mogelijkheid behoort, zal in 2011 selectief moeten worden omgegaan met opleidingsbehoeften en wensen van medewerkers. Ons college heeft bij de vaststelling van de begroting 2010 een taakstelling gekregen ten aanzien van de formatie. Over de periode van 2011 tot en met 2013 gaat het om de volgende bedragen: Voorstel college , , ,- Aangenomen amendement tot verhoging van de taakstelling (Rv 3nov09) , , ,- Samenwerking met andere gemeenten (1 fte) ,- Totale taakstelling formatie , , ,- Deze bezuinigingstaakstelling dwingt ons tot herschikking van taken en activiteiten en het minder of niet meer doen van werkzaamheden. In het organisatieontwikkeltraject zal hieraan de nodige aandacht worden besteed. Het daadwerkelijk kunnen laten vervallen van een aantal arbeidsplaatsen willen wij realiseren door het stimuleren van het vervroegd uittreden van oudere medewerkers. Dit alles tegen de achtergrond dat de bezuinigingsoperatie niet mag leiden tot gedwongen ontslagen. Naar onze mening is het mogelijk om gedwongen ontslagen te voorkomen door oudere medewerkers, overigens op vrijwillige basis, op een vroeger moment gebruik te laten maken van de fpu-regeling. Dit kan door deze potentiële fpu-ers een zgn. fpu-stimuleringsarrangement aan te bieden. Arbeidsomstandigheden Het beleid is erop gericht om de verantwoordelijkheid decentraal op afdelingsniveau te houden. De centrale arbo-coördinatie is vormgegeven door een VGW-werkgroep met participatie vanuit de ondernemingsraad. Voor de uitvoering van de arbowetgeving beschikken wij over een opgeleide bedrijfshulpverleningsorganisatie die jaarlijks minimaal één keer een ontruimingsoefening organiseert. Ziekteverzuim Ziekteverzuim is niet los te zien van het sociale beleid; het is direct verbonden met de zorg voor de kwaliteit van arbeid, organisatie en medewerkers. Verzuim is voor een belangrijk deel te beïnvloeden, waarbij het management (leidinggevenden) een sleutelpositie vervult met betrekking tot preventie van verzuim en begeleiding van zieke medewerkers. Ook in 2011 zal naast verzuimbegeleiding aandacht worden besteed aan preventie. Het nog af te sluiten nieuw arbocontract met de andere DOORSZgemeenten zal gebaseerd zijn op verzuim eigen regie. De DOORSZ-gemeenten gebruiken de tweede helft van 2010 om ervaring op te doen met deze nieuwe vorm van arbodienstverlening, waarna in 2011 definitieve afspraken gemaakt kunnen worden. Doel van eigen regie is uiteindelijk de verzuimbegeleiding effectiever te laten verlopen, waardoor het verzuim nog verder kan dalen en kostenbesparingen kunnen worden gerealiseerd. Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 145

6 In de nieuwe werkwijze vindt het verzuimspreekuur met de bedrijfsarts op eigen locatie plaats. Hierdoor kunnen acties gerichter worden uitgevoerd. Personeelsformatie: Hieronder wordt de personeelsformatie aangegeven, zoals deze wordt verwacht voor het jaar De in 2010 geschrapte formatieruimte (zie na het overzicht) is hierin verwerkt. Organisatie-onderdeel Formatie 31dec07 Formatie 31dec08 Formatie 31dec09 formatie begr. 10 formatie begr. 11 Griffier 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 Notuliste 0,1389 0,1389 0,1389 0,1389 0,0000 Gemeentesecretaris 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 Burgemeester en wethouders 3,2500 3,2500 3,2500 3,2500 3,2500 Totaal bestuur e.d. 5,3889 5,3889 5,3889 5,3889 5,2500 Sector Grondgebied Sectordirecteur 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 Bovenformatief i.v.m. reïntegratie 0,5278 0,5278 0,5278 0,5278 Afd.Reo, tot 2005 Bouwen en Wonen 7,6130 7,5019 7,5019 8,5575 7,5019 Afd. Brandweer 3,0000 3,0000 2,0000 2,0000 2,0000 Afd. Bouwen en Milieu, tot 2005 Milieu 11, , , , ,9826 Afd. Openbare Werken binnen 8,3978 8,3978 8,3978 9,3978 8,3978 Afd. Openbare Werken buiten 19, , , , ,0000 Totaal sector Grondgebied 50, , , , ,4101 Sector Inwonerszaken Sectordirecteur Inwonerszaken 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 1,0000 Afd. Burgerzaken 5,1316 5,3889 5,3889 5,3889 5,3889 Afd. Sociale Zaken 6,2003 8,0059 8,0059 8,0059 7,0702 Afd. Welzijn (gem.huis) 6,4487 6,6066 6,6066 6,6066 6,6066 Afd. Bestuursondersteuning 9,7570 9, ,0400 9,5956 9,5956 Afd. Belastingen Interne zaken 14, , , , ,3539 Afd. Financiën 7,0000 7,0000 7,0000 7,0000 7,0000 Afd. Personeelszaken 3,0000 3,0000 3,0000 3,0000 3,0000 Totaal sector Inwonerszaken 52, , , , ,0152 Sector Inwonerszaken / afd. Welzijn ("buitengebieden") Sporthal 2,0000 2,0000 2,0000 2,0000 2,0000 Museumboerderij 1,5001 1,5001 1,5001 1,5001 1,5001 Dienstencentrum 0,5556 0,5556 0,5556 0,5556 0,5556 Mortuarium 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 Gymzaal Staphorst 0,4444 Totaal 4,0557 4,0557 4,0557 4,0557 4,5001 TOTAAL 113, , , , ,1754 Stagiaires en oproepkrachten Oproepkrachten kantine 0,2940 0,2532 0,2612 0,3312 0,2612 Oproepkrachten bode 0,6056 0,1872 0,2671 0,3318 0,4893 Oproepkrachten dienstencentrum 0,0267 0,0000 0,0000 0,0000 0,0000 Oproepkrachten sporthal 0,0994 0,1418 0,1636 0,1418 0,1636 Oproepkrachten maandmarkt IJhorst 0,0395 Babsen 0,1000 0,1138 0,1122 0,1138 0,1326 Stagiaires grondgebied 1,0000 2,6667 3,5556 Stagiaires inwonerszaken 2,0000 1,0000 6,2223 6,2223 1,1257 2,6960 2,8041 9, ,8641 TOTAAL inc.opr.kr + stag. 114, , , , ,0395 Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 146

7 Bezuinigingstaakstelling Taakstelling Gerealiseerd in 2010: - Urenvermindering M. S.: niet ingevuld Vacature grijs-groen: vervallen Restant vacature R. S.: vervallen Vacature notuliste: niet ingevuld Urenvermindering J. K.: niet ingevuld Totaal verwerkt in begroting 2011 (afger.) Taakstelling Cijfers Het A+O fonds maakt jaarlijks aan de hand van de gegevens uit de personeelsadministratie een overzicht waarbij een aantal kerngegevens van de gemeenten op een rij worden gezet. Aan de hand hiervan kunnen de belangrijkste kengetallen over de personele samenstelling van de gemeente met gemiddelden van verschillende gemeenten worden vergeleken. De gegevens van de bezetting 2009 zien er als volgt uit: Naar geslacht vrouw man Gemeente Staphorst 43,7% 56,3% Gemiddelde over deelnemende gemeenten A+O fonds 45,9% 54,1% Naar leeftijd Gemiddelde leeftijd Staphorst 44,3 AenO fonds 45,6 Naar dienstverband Voltijd Deeltijd Gem. deeltijd % Staphorst 61,9% 38,1% 84,3% AenOfonds 59,5% 40,5% 87,0% Naar dienstjaren Gemiddelde aantal dienstjaren Staphorst 11,2 AenO fonds 10,3 Alle overzichten zijn inclusief raadsgriffie en exclusief vacatures, oproepkrachten, stagiaires, raad, college en vrijwillige brandweer. Grafieken De grafieken geven de situatie weer over het begrotingsjaar Alle overzichten zijn inclusief raadsgriffie en exclusief vacatures, oproepkrachten, stagiaires, raad, college en vrijwillige brandweer. Bij de grafiek van de salariscategoriën is uitgegaan van het fulltime salaris per maand. Personeelssterkte per leeftijdcategorie Aantal dienstverbanden mannen vrouwen Leeftijdcategorie Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 147

8 Personeelssterkte per percentage deelbetrekking Aantal dienstverbanden % deelbetrekking Personeelssterkte per salariscategorie Aantal dienstverbanden < > Salariscategorie Personeel van derden. Binnen het samenwerkingsverband Doorsz is in mei 2009 besloten de inhuur van tijdelijk personeel gezamenlijk op te maken met als doel het realiseren van een besparing en het invoeren van een efficiënte werkwijze t.a.v. de inhuur van extern tijdelijk personeel, alsmede het waarborgen van de kwaliteit van het ingehuurd personeel. Nadat hierover een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure is gehouden, is per perceel aan 3 inschrijvers de gunning verleend. Het betreft de volgende percelen: ruimte en ontwikkeling; bouw- en woningtoezicht en milieu; civiele techniek en groen en financiën Met deze leveranciers is een raamovereenkomst gesloten die op 8 juni 2009 is ingegaan. In eerste instantie dient inhuur nu plaats te vinden via deze leveranciers. Wanneer men geen geschikte medewerker kan leveren, dan is de gemeente vrij om de zoekvraag aan anderen voor te leggen. Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 148

9 Werkprocessen In 2006 is in Doorsz-verband begonnen de (primaire) processen van de gemeente te beschrijven om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Een vrij groot aantal is inmiddels beschreven. De werkprocessen zijn op intranet geplaatst om de inbedding in de organisatie gestalte te geven. Een goede beschrijving van de werkprocessen is een voorwaarde om digitalisering van de dienstverlening te realiseren. In 2010 zal extra aandacht worden besteed aan het efficiënter maken van de vastgestelde werkprocessen. Levensfasebewust personeelsbeleid Levensfasebewust personeelsbeleid is een verplicht item uit de CAO. Vanuit de VNG/LOGA zijn er duidelijke aanzetten gegeven om lokaal tot beleidsbepaling te komen op dit gebied. In onze gemeente is een klankbordgroep geformeerd om concrete actiepunten te formuleren. De OR neemt ook deel in deze werkgroep. Levensfasebewust personeelsbeleid richt zich niet alleen op oudere medewerkers, maar op alle leeftijdscategorieën. Elke levensfase brengt andere behoeften met zich mee. Onze organisatie probeert aan de wensen en behoeften van de medewerkers tegemoet te komen door zo veel mogelijk maatwerk te leveren. De bevolking vergrijst en ook in Staphorst wordt de komende jaren een relatief grote uitstroom verwacht, met een piek in Door de krappere arbeidsmarkt zullen we steeds meer gebruik maken van andere wervings- en selectie kanalen dan de gebruikelijke (regionale) dagbladen. De keuze van het kanaal is afhankelijk van de aard en niveau van de functie. Bijkomend probleem is dat er steeds minder personeel met ruime ervaring beschikbaar is. Hierdoor zijn we steeds vaker genoodzaakt mensen zonder dan wel met geringe ervaring aan te nemen, die vervolgens nog helemaal ingewerkt en opgeleid moeten worden. Samenwerking bij inkoop In het kader van de intergemeentelijke samenwerking tussen de D(O)O(R)SZ-gemeenten is eind 2008 een plan van aanpak opgesteld door de werkgroep inkoopprofessionalisering. Doel en opdracht van deze werkgroep was om te komen met voorstellen tot verdere professionalisering van het inkoopbeleid binnen de gemeente Dalfsen, Ommen, Staphorst en Zwartewaterland. Een en ander wordt ingevuld met ondersteuning van een extern bureau te weten WINadvies uit Nijmegen i.c.m. CBP uit Apeldoorn. Het plan van aanpak bestaat uit: 1. Vaststelling Inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarbij behorende -voorwaarden In 2009 zijn in de afzonderlijke gemeenten het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de daarbij behorende inkoopvoorwaarden vastgesteld door de colleges van B&W en/of commissies/raden. De diverse inkoopbeleidsplannen verschillen uiteraard weinig van elkaar. Er zijn alleen kleine verschillen aangebracht in de diverse drempelbedragen die zijn vastgesteld voor de te hanteren aanbestedingsprocedure (enkelvoudig onderhands, meervoudig onderhands, openbaar en Europees). Voor de budgetbeheerders en houders is er een voorlichtingsbijeenkomst geweest, waarin door WIN advies de consequenties die het nieuwe beleid heeft, in de uitvoering van het werk van de gemeentelijke organisatie (de inkoopprocessen), aan de orde zijn gekomen. 2. Inkoophandboek/inkoopkalender In 2010 zal het inkoophandboek gereed zijn. Het handboek moet worden gezien als een verdere uitwerking van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid. In het handboek zal diverse informatie worden opgenomen, over hoe te komen tot een aanbesteding, welke punten extra aandacht verdienen (duurzaamheid, dossiervorming, procedures, vastlegging contracten in het contractenboek, etc.). Daarnaast zullen er een aantal formats worden ontwikkeld. Bijvoorbeeld voor offerte aanvragen, afschrijvingen, etc. De inkoopkalender is een instrument om de diverse aanbestedingtrajecten inzichtelijk te krijgen en in de tijd te plaatsen. Het inkoophandboek en de inkoopkalender worden opgesteld door de inkoopadviseur (zie punt 3). 3. Organisatorisch inbedding van de inkoopadviesfunctie In februari 2010 is het college akkoord gegaan met de aanstelling van een externe inkoopadviseur voor gemiddeld 1 dag in de week voor de duur van 1 jaar. Naast professionalisering van de inkoop heeft de inkoopadviseur de taakstelling zijn/haar kosten terug te verdienen door betere inkoopresultaten. Eind 2010/begin 2011 zal geëvalueerd worden of aan de taakstelling is voldaan en er een vervolg komt aan de inkoopadviesfunctie. Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 149

10 Informatievoorziening en Automatisering De informatievoorziening en automatisering zijn een wezenlijk onderdeel van onze bedrijfsvoering. De automatiseringsnotitie en het realisatieplan E-voorzieningen (EGEM-i) zijn een leidraad voor de implementatie van trajecten. In 2011 zal de focus vooral gericht zijn op de uitvoering van het realisatieplan E-voorzieningen en het opbouwen van een gezamenlijke hard- en softwareomgeving met de gemeenten Dalfsen en Zwartewaterland in het kader van de ICT-samenwerking. Uiteraard zullen er ook de nodige (vervangs)investeringen gedaan worden. Ook hier zal afstemming gezocht worden met de beide partnergemeenten. ICT-samenwerking Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland Op basis van het adviesrapport van WagenaarHoes van september 2008 hebben de gemeenten Dalfsen, Staphorst en Zwartewaterland besloten om, als kopgroep, te starten met het intensiveren van de ICT-samenwerking. Voor de verdere uitwerking van de intensivering van de samenwerking is een plan van aanpak opgesteld en door de stuurgroep geaccordeerd (na afstemming met de ICT-afdelingshoofden en I&Acoördinatoren). In het plan van aanpak wordt uitgegaan van drie fases. De 1e fase is bedoeld om de verdere uitwerking van de intensievere ICT-samenwerking voor te bereiden. Deze fase is in 2009 afgerond met als voorstel om de in de 2 e fase (de opbouwfase) een gezamenlijke hardware-omgeving in Staphorst op te bouwen en parallel hieraan de medewerkers ICT van de 3 gemeenten in Staphorst te huisvesten. Verder is er een competentieprofiel opgesteld voor een poolmanager met het voorstel deze voor maximaal 2 jaar aan te stellen. De verwachting is de werving in 2010 af te ronden. Genoemde voorstellen zijn in 2009 door de colleges vastgesteld. De opbouwfase (van uiterlijk 2 jaar) wordt gevolgd door een go-no go moment en zal bij een go leiden tot de definitieve situatie (3 e fase). Door deze intensivering van de samenwerking op ICT-gebied is het nodig op andere vakgebieden taken te bundelen en de medewerkers die deze taken uitvoeren onder te brengen in één van de andere bestaande gemeentehuizen. Net als bij de ICT-samenwerking is hier ook het uitgangspunt van de samenwerking om gezamenlijk te streven naar kwaliteitsverbetering, vermindering van de kwetsbaarheid en het realiseren van kostenbesparingen (de zgn. 3 K s). Financiën a. Accountantsdienst verlening Per 1 januari 2011 loopt het huidige contract voor uitvoering van de accountantsdienstverlening af. In september 2010 is gestart met de voorbereidende werkzaamheden voor de periode 2011 tot en met De aanbesteding wordt gezamenlijkheid met de gemeente Dalfsen uitgevoerd. Op basis van het totaal aan te besteden bedrag (drempelbedrag) moet dit Europees worden aanbesteed. In het voorjaar zal een gunningsvoorstel worden gedaan. b. Uitvoering financiële verordening Ter uitvoering van de financiële verordening ex. art. 212 Gem.wet dienen in 2011 de volgende (bijgestelde) nota s ter vaststelling aan uw raad te worden aangeboden. Het betreffen: - nota bedrijfsvoering - primaat: gemeentesecretaris; - nota verbonden partijen. - primaat: afdeling financiën. c. Kaderstelling bij begroting De financiële verordening schrijft voor dat de raad in de laatste maand voor het zomerreces een kadernota vaststelt. Door deze nota wordt de raad in de gelegenheid gesteld met betrekking tot de meerjarenbegroting haar kaderstellende rol in te vullen. Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 150

11 Doordat het nieuwe college eerst per 1 juni 2010 is geïnstalleerd kon om praktische redenen aan bovenstaande taakstelling geen uitvoering worden gegeven. In het voorbereidende traject was het niet mogelijk het vorige demissionaire college besluitvormend bij de opstelling te betrekken. Daarbij kwam nog, dat het ministerie van Binnenlandse Zaken eerst medio juni de zogenaamde mei-circulaire naar de gemeenten heeft laten uitgaan. Overigens bevatte deze circulaire vanwege de demissionaire status van de regering Balkenende-IV weinig relevante informatie. d. AO/IC- en Art. 213A Gem.wet-onderzoeken De medewerker AO/IC verricht de interne onderzoeken om de rechtmatigheid, juistheid en volledigheid te kunnen vaststellen van de verschillende werkprocessen. Op basis van de diverse aanbevelingen worden werkprocessen/administratieve procedures verder verbeterd en ontwikkeld, waardoor risico s op fouten verder worden verkleind. Op basis van deze uitkomsten zal de accountant overgaan tot het afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening Ook bewaakt wordt door de medewerker de voorgang en controleert hij de bevindingen van deze interne- en de art. 213A onderzoeken (onderzoeken in het kader van doelmatigheid en doeltreffendheid). Onduidelijk is in hoeverre de verplichting gehandhaafd blijft voor het uitvoeren van de 213a onderzoeken. Door de Bestuurs Academie Nederland (BAN) is een nieuwe onderzoeksmethode (BAN-model) ontwikkelt die beter aansluit bij de gemeentelijke organisatie. Mede gelet op de organisatieontwikkeling zal er een evaluatie plaats vinden over de invulling van deze onderzoeken. e. Programmabegroting (doorontwikkelen) Een sluimerend aandachtspunt is het doorontwikkelen van de programmabegroting. Qua inhoud gebeurt dit automatisch. De aanpassing van de lay-out, presentatie zou, zo is het gevoel, kunnen worden verbeterd. Dit aspect heeft tot op heden geen aandacht gekregen omdat andere zaken prioriteit kregen. Deze status: niet de hoogste prioriteit, blijft dat houden. Zeker nu er sprake is van een aanstaande organisatieaanpassing en mogelijk samenwerking met andere gemeenten. f. Participatie in werk- en stuurgroepen De afdeling financiën participeert in een aantal werk- en projectgroepen. g. Intergemeentelijke samenwerking Om kosten te besparen worden mogelijkheden onderzocht om als DSZ-gemeenten intensiever te gaan samenwerken. Basis vormt het visiedocument Samen op Pad. Een mogelijkheid is om bepaalde uitvoeringsgerichte taken samen te voegen en deze op 1 locatie uit te voeren. Dit kan in de vorm van een shared-service. In dit verband is een onderzoek gestart van de financiële administratie. Beheerkosten Kosten Huisvesting begr begr rek rek rek Gemeentehuis Gemeentewerkplaats Toelichting: Gemeentehuis is inclusief huisvesting politie Automatiseringskosten begr begr rek rek.2008 rek Kosten derden Eigen uren Toelichting Eigen uren: Inclusief met ingang van 2008 uren die voor DOORSZ worden ingezet. Materieel Open. Werken begr begr rek rek.2008 rek Vervoermiddelen Gereedschappen Traktie Toelichting:De hogere kosten traktie komt door de aanschaf van de nieuwe vrachtauto met een kapitaallast van Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 151

12 Gemeente Staphorst Paragrafen pagina 152