Het besluitvormingsproces over gemeentelijk vastgoed

Transcriptie

1 1 Het besluitvormingsproces over gemeentelijk vastgoed Het besluitvormingsproces binnen de gemeentelijke organisatie tijdens een huisvestingsvraag over beleidsondersteunend vastgoed Timo van den Noort Delft, vrijdag 15 april 2011

2 2 Case Nationaal Muziekkwartier Enschede Theater, poppodium, muziekcentrum etc. ( m 2 ) Eigendom gemeente Enschede Beleidsondersteunend vastgoed (Mac Gillavry, 2006) Ondersteund beleidsveld cultuur December 1994 initiatief genomen Mei 2004 definitief raadsbesluit November 2008 officiële opening Totale kosten 45,820,000,-

3 3 Diagnose Het ontwerp Conclusie Diagnose De gemeente Professionalisering Probleemstelling Vraagstelling Casestudies De gemeente Professionalisering Het procesmodel Fasering Beantwoording Toepassing Probleemstelling Rolverdeling Eindconclusie Vraagstelling Informatiestromen Initiatieffase Casestudies

4 4 De gemeente Kaderstellend en controlerend orgaan Besturend orgaan Uitvoerend orgaan

5 5 Professionalisering Implementatie private vastgoedmanagement theorieën (Dewulf, 1999) Vastgoed vijfde bedrijfsmiddel (Joroff, 1993) Gecentraliseerd gemeentelijk vastgoedbeheer Vastgoedportefeuille 40 tot 47 miljoen m 2 (Teuben, 2007) Druk op professionalisering (Tazelaar, 2010) Transparantie Efficiëntie Effectiviteit

6 6 Probleemstelling Gemeentelijk vastgoed professioneler Problemen besluitvormingsproces gemeentelijk vastgoed Rekenkameronderzoeken Positievere exploitatiebegrotingen Onvolledige documenten Hogere investerings- en exploitatiekosten dan verwacht Politieke onrust Extra subsidies benodigd Verantwoording portefeuillehouder Mediapubliciteit Bestuurlijke verwachte oplossing niet evenaart De oplossing uit het ambtelijk apparaat gewenste oplossing

7 7 Vraagstelling Hoe verloopt het besluitvormingsproces binnen het bestuurlijk en ambtelijk apparaat tijdens de initiatieffase van een huisvestingsvraag over beleidsondersteunend vastgoed? Op welke manier benadert het ambtelijk apparaat het proces? Op welke manier benadert het bestuurlijk apparaat het proces? Hoe verhouden deze benaderingen zicht ten opzichte van elkaar? Hoe kun je als ambtelijk apparaat, vastgoedbeheer, sturen op de bestuurlijke benadering?

8 8 Initiatieffase Initiatieffase Besluit tot projectopdracht (Kor, 1997) Invloed bouwkosten, beschikbaarheid informatie (Gerritse, 2005) Besluitvormingsproces Start: agenderen initiatief Eindigt: definitief raadsbesluit (besluit tot uitvoering) Tijdsduur: vb. Enschede 9 jaar en 5 maanden

9 9 Casestudies Casestudies gemeenten Poppodium gebouw T in Bergen op Zoom Voorzieningenhart t Hert in Nijmegen Nationaal Muziekkwartier in Enschede De Nieuwe Bibliotheek in Almere Raadsstukken Interviews, 3 perspectieven (Dewulf, 1999) Organisatie: portefeuillehouder Financiën: vastgoedmanager Gebruiker: beleidsmaker Procesbeschrijvingen Cross case analyse

10 10 Diagnose Het ontwerp Conclusie Diagnose De gemeente Professionalisering Probleemstelling Vraagstelling Casestudies De gemeente Professionalisering Het procesmodel Fasering Beantwoording Toepassing Probleemstelling Rolverdeling Eindconclusie Vraagstelling Informatiestromen Initiatieffase Casestudies

11 11 Het besluitvormingsprocesmodel Fasering Rolverdeling Informatiestromen

12 12 Fasering (1) Input: initiatief (imagoverbetering Enschede Muziekstad ) Oriëntatiefase Onderzoek: beoogd doel Resultaat: raadsvoorstel verhogen aanbod cultuur Programmafase Onderzoek: type voorziening Resultaat: raadsvoorstel nieuwbouw theater + poppodium Projectvoorbereidingsfase Onderzoek: variant voorziening Resultaat: raadsvoorstel theaterzaal + poppodium, m 2 voor 45,8 miljoen Output: definitief raadsbesluit (uitvoeringsbesluit theater 18,000 m 2 )

13 13 Fasering (2) Afbakening proces Concretisering initiatief Vastgoedbeheer, vijf competenties (Joroff, 1993) Oriëntatiefase: strateeg en ondernemer Programmafase: handelaar Projectvoorbereidingsfase: controller en uitvoerder

14 14 Fasering (3) Oriëntatiefase onderzoek beoogd beleidsdoel Programmafase onderzoek type voorziening Project voorbereidingsfase onderzoek variant voorziening

15 15 Rolverdeling (1) Bestuurlijk apparaat, besturend orgaan Politieke bestuurder Korte termijn, gekozen, gericht op score Politieke rationaliteit (Snellen, 1987) Streven naar haalbare oplossing (draagvlak binnen politiek) Afweging op basis van belangen, macht Ambtelijk apparaat, uitvoerend orgaan Ambtelijke manager Lange termijn, werknemer, gericht op resultaat Wetenschappelijke rationaliteit (Snellen, 1987) Streven naar beste oplossing (haalbaarheid binnen kaders) Afweging op basis van normen, argument

16 16 Rolverdeling (2) Bestuurlijk apparaat Haalbare oplossing Ambtelijk apparaat Beste oplossing

17 17 Informatiestromen (1) Zeven belanghebbenden, vijf niveaus 1 e niveau (huurder, beleidsdienst, vastgoedbeheer) 2 e niveau (sectordirecteur) 3 e niveau (portefeuillehouder) 4 e niveau (college van B&W) 5 e niveau (gemeenteraad) Formele proces Officiële GO/NOGO Raadsbesluit na 5 e niveau Publiek toegankelijk

18 18 Informatiestromen (2) Iteratief proces NOGO Herzien oplossing Binnen / buiten fase vb. museum naar theater Toename tijdsduur Informele proces Informele toetsing Inzien mogelijkheden vb. fractieoverleg Afname iteraties

19 19 Informatiestromen (3) Iteratief proces Iteratief proces Iteratief proces Informeel proces Informeel proces Informeel proces

20 20 Diagnose Het ontwerp Conclusie Diagnose De gemeente Professionalisering Probleemstelling Vraagstelling Casestudies De gemeente Professionalisering Het procesmodel Fasering Beantwoording Toepassing Probleemstelling Rolverdeling Eindconclusie Vraagstelling Informatiestromen Initiatieffase Casestudies

21 21 Beantwoording (1) Hoe verloopt het besluitvormingsproces in de initiatieffase van een huisvestingsvraag?

22 22 Beantwoording (2) Op welke manier benadert het ambtelijk apparaat het proces? Wetenschappelijke rationaliteit Streven naar de beste oplossing Op welke manier benadert het bestuurlijk apparaat het proces? Politieke rationaliteit Streven naar de haalbare oplossing

23 23 Beantwoording (3) Hoe verhouden deze benaderingen zich? 1. Gewenste oplossing Zowel beste, als de haalbare oplossing 2. Bestuurlijke oplossing Geen beste, wel haalbare oplossing 3. Ambtelijke oplossing Wel beste, geen haalbare oplossing 4. Ongewenste oplossing Zowel geen beste als haalbare oplossing Streven naar de gewenste oplossing Bestuurlijke oplossing, bij aanpassing kaders Bevoegdheid bestuurlijk apparaat

24 24 Beantwoording (4) Hoe kan het ambtelijk apparaat, vastgoedbeheer, sturen bij een bestuurlijke oplossing? Beheersen vastgoedportefeuille Weten wat je hebt en waarom je hebt Aanwezigheid Oriëntatiefase: strateeg, gegevens vastgoedportefeuille Programmafase: handelaar, mogelijkheden vastgoedportefeuille Projectvoorbereidingsfase: controller, kostencalculatie Ondersteuning bestuurder, realiseren bestuurlijke ambities Kanshebbende initiatieven Minder doordachte initiatieven

25 25 Toepassing Proces beheersen Fasering Rolverdeling Informatiestromen Ervaringsfeit Invloed bouwkosten Beschikbaarheid informatie Professionalisering Transparantie Efficiëntie Effectiviteit

26 26 Eindconclusie Tijdens het besluitvormingsproces in de initiatieffase kan het bestuurlijk apparaat besluiten de haalbare oplossing te realiseren, ondanks dat de oplossing volgens het ambtelijk apparaat niet de beste oplossing is binnen de vastgestelde kaders, het is dan aan het bestuurlijk apparaat om de vastgestelde kaders te wijzigen, echter moet men dan wel ten alle tijden het proces blijven beheersen.

27 27

28 28 Literatuur BEKKERING, T., GLAS, H., KLAASSEN, D. & WALTER, J Management van processen; succevol realiseren van complexe initiatieven, Schiedam, het Spectrum. DE BIS, N. & VERKERK, B. G Gemeentelijk vastgoed als bedrijfsmiddel? : gemeentelijk georganiseerd volgens het CREM-principe. Master Graduation, Technische Universiteit Eindhoven. DEWULF, G. P. R. M., DEN HEIJER, A. C., DE PUY, L. & VAN DER SCHAAF, P Het managen van vastgoed binnen een publieke organisatie, Delft, DUP Science. GERRITSE, C Kosten-Kwaliteitsturing, Delft, DUP Science. JOROFF, M., LOUARGAND, M., LAMBERT, S. & BECKER, F Strategic management of the fifth resource: corporate real estate. MAC GILLAVRY, S. D. G Verantwoord vastgoedbezit door gemeenten. Master Graduation, Amsterdam School of Real Estate. NOORDEGRAAF, M. & TEEUW, M. M Publieke identiteit; Eigentijds organiseren in de publieke sector. Bestuurskunde. SNELLEN, I. T. M Boeiend en geboeid; Ambivalenties en ambities in de bestuurskunde, Heeze. TAZELAAR, J. & SCHONAU, W Professioneel gemeentelijk vastgoed; stand van professionalisering bij gemeenten. Amersfoort: Twynstra Gudde. TEUBEN, B. J. J., WALDMANN, M. & HORDIJK, A. C An Inventory of Municipal Real Estate; The case of the Netherlands. ERES London, UK. VAN HARMERSVELD, M Droom, Wens en Werkelijkheid. In: EINDHOVEN, R. G. (ed.). Eindhoven: Gemeente Eindhoven. Bron afbeelding Muziekkwartier: geraadpleegd op 31 januari 2011 Bron afbeelding Voorzieningenhart t Hert: geraadpleegd op 9 maart 2011 Bron afbeelding Poppodium Gebouw T: geraadpleegd op 10 januari 2011 Bron afbeelding De Nieuwe Bibliotheek: geraadpleegd op 3 februari 2011