Notulen gebruikersoverleg zorg Salaris

Transcriptie

1 Notulen gebruikersoverleg zorg Salaris Locatie: Visma, Amersfoort Datum: 3 juni 2013 Tijd: uur Aanwezig: Organisatie Deelnemer Telefoon Careyn Rémi Lesparre r.lesparre@aveant.nl Vivent Wilie van Koolwijk w.vankoolwijk@vivent.nl Savant Henk de Lange h.delange@savant-zorg.nl Savant Carla Eichhorn c.eichhorn@savant-zorg.nl Vérian Joop van Raan joopvanraan@verian.nl Viattence Alette Aderibigbe salaris@viattence.nl Viva! Mariam Ahmed m.ahmed2@vivazorggroep.nl Viva! Cindey Ekkebus c.ekkebus@vivazorggroep.nl Erasmusbrug Elly in t Veen ellyintveen@erasmusbrug.nl Pantein Teus Korporaal t.korporaal@pantein.nl De Wever Anja Voets a.voets@dewever.nl De Wever Asha Dihalu a.dihalu@dewever.nl Allerzorg Gerard van Putten gerard.vanputten@allerzorg.nl Aafje Wilma Schimmel wilma.schimmel@aafje.nl Omring Marja Mol (voorz.) mmol@omring.nl De Passerel Jaqueline Hoogeslag jacqueline.hoogeslag@de-passerel.nl Thuiszorg West-Brabant Peter Suijkerbuijk psuijkerbuijk@twb.nl Florence Mark Hilhorst mark.hilhorst@florence.nl Vierstroom Margré Wassenaar m.wassenaar@vierstroom.nl Omring Trudy Schoone tschoone@omring.nl Florence Martin van der Knaap martin.van.der.knaap@florence-zorg.nl Aanwezig van Visma: Luuk Bruekers (accountmanager), Margreet Doornbosch (Productmanager), Fer de Groot (Productspecialist), Femke Melchels (notulist)

2 To do: Nr. Acties Actiehouder Datum 1. Benaderen klanten deelname gebruikersoverleg Luuk Bruekers 1 juli 2. Intro gebruikersgroep schrijven Ronnie en Marja 10 juni 3. Lijst invullen met modules die in gebruik zijn Deelnemers 7 okt gebruikersoverleg 4. Data gebruikersoverleggen 2014 vaststellen Luuk Bruekers 7 okt 5. Mutatieverslagen accountant ( ) samenvatting Mariam Ahmed nvt aanleveren aan Margreet. NB. Mariam heeft op vrijdag 31 mei een voorstel naar Margreet g d. Margreet zal de komende maanden de requirements maken van een nieuw of aangepast mutatierapport. Dit zal zij bespreken met Miriam en Cindey. Daarna zal Visma kunnen besluiten of en wanneer deze aanpassing gemaakt kan worden. 6. Reiskosten MKS ( ) Wilie gaat uitleg verstrekken Wilie van Koolwijk 15 juli over inrichting aan gebruikersgroepzorg@visma.com 7. Input aanleveren t.b.v. Autorisatie overzicht ( ) Marja Mol 15 juli 8. Excel export ( ) Wilma Schimmel 15 juli Zie actielijst voor verzoek van Gerard. Aanleveren informatie over convertible programma gebruikersgroepzorg@visma.com 9. Document loonaangifte bij premiekortingen staat er geen minnetje voor. Jacqueline t callnummer naar Margreet. gebruikersgroepzorg@visma.com Margreet zorgt voor terugkoppeling naar Jacqueline Jacqueline 1 juli 10. Klacht belastingdienst over de aangifte gewerkte uren, ze missen verlof/verzuim. Mariam t callnummmer naar Margreet. Beter als belastingdienst naar % dienst betrekking kijkt. Mark Hilhorst / Mariam Ahmed 11. Wensenlijst opstellen naast notulen Luuk Bruekers 7 sept. 12. Volgende gebruikersoverleg Deelnemers 7 okt. gebruikersoverleg 1 juli 1. Algemeen Marja Mol (voorzitter): Welkom Femke Melchels notuleert. Nieuwe deelnemers worden voor gesteld. 2. Notulen vorige vergadering zijn vastgesteld. 2.1 Opmerkingen / vragen a. Wilie: Reiskosten MKS ( ) I. Deadline niet gehaald wegens omstandigheden Nieuwe deadline: 15 juli. b. Wilie: Loonbeslagen ( )

3 I. In een aantal brieven van deurwaarders staat organisaties niet zomaar mogen stoppen met incasseren. Organisatie blijken hier verschillende berichten over te krijgen. c. Marja: Autorisatie overzicht ( ) I. Marja heeft geen input geleverd aan Margreet Nieuwe deadline: 15 juli. d. Rondvraag punt SEPA I. Trudy (Rabobank) verlonen gaat goed via SEPA II. Wilma beaamt dit (ING) 3. Evaluatie stuurgroep 17 mei bijeenkomst, 5 instellingen lid stuurgroep, 4 instellingen waren aanwezig + Margreet en Luuk In de bijeenkomst is besproken: o Hoe verder o Leden gebruikersgroep o Verspreiding notulen o Contact Aanleiding; Blij met opkomst van deze groep. Efficiëntie wordt soms niet gehaald van de bijeenkomst. Wisselende opkomst is lastig voor opvolging acties. Acties worden niet goed uitgezet. Vrijblijvendheid is soms te groot. Doel is daadkrachtiger te worden. 3.1 Hoe willen we verder: Stuurgroep maximaal 6 leden. o 2 x per jaar bijeenkomst. o De stuurgroep zoekt nog 1 lid. Gebruikersgroep salaris max. 10 personen (10 instellingen). Gebruikersgroep HRM max. 10 personen (10 instellingen). o 3 x per jaar bijeenkomst. Gebruikersbijeenkomst uitnodigen alle gebruikers. o 1-2 x per jaar. o Doel: Elkaar ontmoeten en kennis delen. Stuurgroep denkt dat dit beter gaat werken. Ze gaan evalueren hoe deze opzet werkt. In de gebruikersgroep worden geen bugs behandeld. 3.2 Leden gebruikersgroep: Goed inhoudelijk bekend met product. Actieve rol: aanspreekpunt voor gebruikers in regio meer contact met klant en Visma minder als de tussenschakel. Vragen worden naar overige gebruikers meegenomen. o Contactpersoon regioklanten. o Contactpersoon voor nieuwe klanten. o Meedenken in reacties wensen. o Mede organiseren gebruikersdag. - Dit vraagt wel meer van de persoon die in de gebruikersgroep zit. Het is een interactievere rol, doordat deze meer contacten krijgt in de regio.

4 a. Marja: Hoe denken jullie hier over? b. Jacqueline: goed idee, nu is het een te grote groep. c. Asha: hoeveel tijd gaat hier daadwerkelijk in zitten? Dat is vanuit werkgevers perspectief ook van belang. Ik mis een contactpersoon wel. d. Margreet: Van belang dat je als contactpersoon fungeert voor vragen. Het moet je geen dag in de maand gaan kosten. Het is handig in de regio. Doel is om op de gebruikersdag meer gebruikers te bereiken. e. Trudy: In het verleden heeft een organisatie ons opgezocht als referentie. Dus lijkt me een goed plan meer netwerk te creëren. f. Henk: Vind het een goed idee, ook om praktijkervaringen uit te wisselen en je eigen netwerk regionaal op te bouwen. Keerzijde is dat je de helft van deze groep hier niet meer ontmoet. g. Wilma: Ik heb er wel behoefte aan welke gebruikers er in mijn regio zitten, zodat je ervaringen met elkaar kunt delen in de eigen regio. Ik wil dieper op de materie in. h. Martin: Hoe gaan we het overleg aan? Marja geeft aan dat je dit zelf kunt regelen met je collega s in de regio. Wie is de karrentrekker? Dat is degene die in de gebruikersgroep zit. i. Remi: Als gebruikersgroep lid zou ik input gaan vragen in mijn regio. j. Asha: Worden overige gebruikers alle klanten die buiten gebruikersgroep vallen geïnformeerd? k. Ronnie: Zij ontvangen een voorstel / introductie van de gebruikersgroep waarin informatie staat over doelstelling en organisatie. In de stuurgroep kijken we naar de verdeling van de HR/Salaris per regio. We zullen inventariseren bij alle gebruikers wie hieraan mee willen doen. Wellicht zijn er organisaties die niet benaderd willen worden door collega instellingen en hier niet aan mee willen werken. Conclusie: De gebruikersgroep is het erover eens dat de nieuwe opzet het proberen waard is en de voordelen worden erkend. De praktische invulling reist nog wat vragen. Opmerkingen: Ook bij de salaris groep is de wens er voor een actuele lijst met klanten en welke modules zij hebben. I. Doel: contact zoeken bij collega s en uitwisselen van vragen en gebruikerservaring. II. Opmerking Wilma: Misschien stellen klanten het wel niet op prijs hier dat zij benaderd worden. III. Luuk gaat klanten benaderen met het verzoek of zij vernoemd willen worden in de gebruikersgroep, benaderd willen worden voor vragen en of zij de notulen van het gebruikersgroep overleg willen ontvangen. IV. Klanten die hierop in gaan ontvangen een introductie/historie van de gebruikersgroep, de lijst met in te vullen modules + de notulen van het gebruikersoverleg.

5 V. De deelnemers van het gebruikersoverleg + de klanten die mee doen vullen de lijst in met de modules die zij in gebruik hebben en sturen deze naar Luuk voor 15 juli. VI. Luuk stuurt de ingevulde lijst met gebruikte modules per klant voor 31 juli naar deelnemers gebruikersoverleg + klanten die mee doen. NB. We gaan gebruik maken van Google Drive om eenvoudig deze gegevens te verzamelen. Jullie ontvangen separaat aan de notelen de informatie hierover. 3.3 Verspreiden notulen Alle gebruikers ontvangen notulen van overleg gebruikersgroep indien zij mee willen werken. Contact o Organisaties verdelen per lid gebruikersgroep. o adres: gebruikersgroepzorg@visma.com 4. Korte presentatie nieuwe release door Margreet Doornbosch Definitieve versie september Loonkostenverdeling aanpassing o Beschikbaar in persoonsgegevens Er komst uitgebreide informatie op de service website. De presentatie wordt verspreid. TWK meldingen o Onterechte meldingen zijn aangepast o Waarschuwing of error duidelijker Loonbeslag o Mogelijk om bepaalde componenten uit te sluiten zoals een reiskostencomponent. Ziekengeld, meeruren, ort grote aanpassing salaris o Details presentatie Fer Salariscomponenten o Relatie persoonsgegevens toegevoegd; Reiskosten Vaste bedragen Garantie toelage Uitbetalingsregeling Optimalisatie opleidingen o Aantal schermen verbeterd o Eenvoudig koppelen meerdere werknemers aan opleidingen o Meta gegevens velden onzichtbaar maken als ze niet gebruikt wordt. o Tip: gratis webinar 27 juni Zoek werknemer o A la google searchbar voor naam / sofinummer/ werknemersnummer o Zoeken werknemer kan over alle bedrijven Werving & Selectie nieuwe module o Oplevering deze zomer o Contact Luuk voor meer informatie Cockpit nieuw startscherm

6 o Afwezig vandaag o Gebeurtenissen (incl. Olap) o Link naar to do Uitbreiding workflow plus Webinar 27 juni Persoonsgegevens o Meer velden te wijzigen o Velden toegevoegd o Nieuwe secties Rapporten / exporten o Filter soort aanstelling o Werknemer ziek uit dienst o Verzuimtrends op basis werknemer i.p.v. contracten o Vrij te definiëren rapport Medewerkers verplaatsen o Export / import medewerkers makkelijker via Excel bestand (cvs) App Meer informatie volgt voor de nieuwe release! 5. Presentatie - Ziekengeld berekening Aanpassingen worden in versie 18 uitgeleverd. Meer informatie volgt. De PowerPoint presentatie wordt verspreidt naar aanwezigen. Vragen/opmerkingen a. Teus: Therapeutisch werken (telt wel als hersteld 100% salariëring) I. Margreet: Dit punt is niet meegenomen in nieuwe release. b. Teus: Stopt hij ook automatisch na het 2 de ziektejaar met betalen? I. Margreet: doet hij niet. c. Martin: Wordt er een melding gegeven bij staffel uitkerings % ziekengeld (wanneer medewerkers gekort moet worden)? I. Hoe kunnen we dit opvolgen? Ik kan als salarisadministrateur niet weten (grijs gebied) wanneer medewerker gekort wordt? Manager bepaalt dit. II. Margreet: We kunnen een melding naar de manager laten versturen vanuit Verzuim Web. d. Joop: Kun je de staffels uitzetten / pauzeren? I. Fer: Je kunt aan iedere ziekengeld regeling een aparte staffel koppelen. II. Margreet: Het is moeilijk deze generiek te maken omdat de uitvoering verschilt. e. Automatisch bepalen pensioengrondslag bij gedeeltelijk hersteld. I. Is nog steeds een vervelend ding en de behoefte vanuit de groep is er nog steeds. Margreet geeft aan dat er de wens om aanpassing voor ziekengeld heel breed was Om toch een deel van de functionaliteit te kunnen aanpassen hebben we een keuze moeten maken. Een klein deel van de wensen paste niet meer in deze release.

7 f. Margreet: Leggen jullie therapeutisch werken vast? I. Groep: Niet allemaal overwegend wel. g. Martin: Minimum vakantiegeld en eindejaarsuitkering? I. Jacqueline geeft aan dat zij hier een aparte regeling voor hebben. h. Martin: Bij het volledig/gedeeltelijk hersteld zijn ziekengeld staat nog steeds op de eerste regel op de loonstrook. NB. Margreet en Martin hebben dit na de vergadering besproken. De vraagstelling betrof ziektedagen in percentage van het verzuimpercentage. Martin en Margreet betwijfelen beiden of dit een mogelijkheid uberhaupt mag en of we dit willen mbt andere functies die aan deze dagen gekoppeld zijn. i. Cindy: Staffel 1 e jaar e jaar 70%, kan je hier in variëren? I. Fer: Je kunt de verdeling zelf maken als je over twee jaar maar aan de 100% en 70 % houdt. j. Teus: Berekening 70%, wanneer gaat hij in? I. Margreet: Advies is een maand later (achteraf). k. Teus: Kan je het uitzetten? I. Fer: Hij gaat vanaf de nieuwe versie altijd berekenen. Je moet bij de ziekengeld berekening alle reducties uitzetten als je er niet mee wilt werken. l. Martin: Kun je ziekengeld berekening op individueel (medewerker) uitzetten? I. Fer: Ja, dan berekent hij hem niet. 6. Openstaande punten Reiskosten ( ) Deadline niet gehaald wegens omstandigheden (Willie) Nieuwe deadline: 15 juli. 70% loon 2 de ziektejaar ( ) Blijft nog open, in de nieuwe release is dit afgehandeld. Voor PGGM (pensioen) is hij nog niet afgerond. Verwerkingen loonbeslagen ( ) Margreet: Voor loonbeslagen hebben we voor de componenten een vinkje toegevoegd of hij uitbetaald moet worden of dat hij mee gaat in het loonbeslag. Mutatieverslagen accountant ( ) Hebben Cindy en Mariam input voor aangeleverd. Margreet betrekt Cindy en Miriam tijdens de ontwerpperiode. Autorisatie overzicht ( ) 1 april wordt 15 juli voor input van Marja Mol.

8 Late Twk s ( ) Dit is aangepast in de nieuwe release. Punt mag van de actielijst. Meer-uren verzuim parttime wijziging ( ) Toegelicht in de nieuwe release. Punt mag van de actielijst. Bij Asha is dit vervallen door een antwoord van Actiz. Wilma heeft een ander antwoord van Actiz op dezelfde vraag. Wilma en Asha nemen samen contact op. Proforma berekening ( ) Gerard: Invoeren periode variabelen. Doen wij via extern bestand. Wij willen dan een proforma berekening maken van invoeren periode variabelen. Dit kost veel handelingen. Kan dit proces makkelijker? Margreet: dus je wenst een knop aanmaken en berekeningen run besturing in één keer. Wilma: Waarom gebruiken jullie geen Raet pro forma? Martin: Of interactieve periode variabelen? Margreet gaat met techneuten in samenspraak of dit technisch mogelijk is. Afhankelijk van de technische mogelijkheid en de prioritering wordt een besluit genomen. Ingangsdatum wijziging ( ) Gerard: In de salariscomponent kun je geen datum opgeven wanneer dit in zou moeten gaan. Bij TWK komen er veranderingen wat het lastig maakt. Margreet: Dit is een lastige en heeft te maken met de bouw van T&S. We zijn al wel bezig om de fout gevoeligheden weg te werken en aan het onderzoeken welke opties hier in zitten. Dit gaat door naar release Margreet komt hier volgende keer (7 okt.) op terug qua opties en bepalen vervolgstappen. Excel export ( ) Gerard: Het is niet mogelijk te exporteren naar Microsoft het is handig als je dit ook bij andere bestanden kunt doen. Margreet; Gerard, kun je me aangeven welke bestanden je hier graag in zou willen? Wilma: wij hebben hier een convertible (programma) voor aangeschaft en dat werkt prima. Daarmee kun je ieder willekeurig PDF omzetten naar Excel. De accountant heeft dit bij Wilma s weten goed gekeurd. Wordt gebruikt bij het Standenregister. Asha heeft deze vraag als call ingediend en antwoord van Visma dat we hier niets mee doen. Wilma levert hier informatie over aan Margreet. Import ( ) Asha: Wij werken met extern roosterpakket. Soms komen uren binnen op afgesloten contract/dienstverband. Dit kunnen we vlekkeloos verlonen zonder melding van let op: afgesloten dienstverband. Wanneer je handmatig doet krijg je wel een melding. Wij willen dus graag een melding van let op afgesloten dienstverband bij knop importeren periode variabelen. Margreet: Wij zijn alle calls omtrent periode variabelen aan het verzamelen om te kijken wat we hierin kunnen aanpassen voor de volgende release. De groep beaamt dat dit een belangrijk punt is.

9 7. Rondvraag a. Asha: Uitleg berekening ziekengeld? Consultants kunnen het nu uitleggen aan de klant. In de volgende release komt een uitleg over de berekening in de release notes. In geval Asha eerder uitleg wil kan zij contact opnemen met Fernando om consultancy te bespreken. b. Wilma: Wij worstelen met oudere werknemers (boven 65). We hebben uitval. Groep: Je moet in de laatste periode de afrekening doen of een nieuw werknemersnummer toekennen. Denk ook aan TWK s. Er is een instructie in de cliënt. Bij procedures staat een procedure 65+ (aow-gerechtigde). c. Jacqueline: document loonaangifte bij premiekortingen staat er geen minnetje voor. Jacqueline t callnummer naar Margreet d. Mark: We hebben een brief van de belastingdienst ontvangen met klacht over de aangifte gewerkte uren, ze missen verlof/verzuim. Mariam t callnummmer. Beter als belastingdienst naar % dienst betrekking kijkt. e. Martin: Ik mis een regeling voor minimum eindejaarsuitkering gekoppeld aan leeftijd. Antwoord groep: dit kan je zelf ingeven. Je moet hem op VVT zetten. f. Cindy: aanleveren journaalpost het % dat mee gaat in de journaalpost wijkt af van % deelbetrekking (FTE s). Wilma en Asha geven aan bekend te zijn met het probleem. g. Wilie: Code 50 doet vreemd. Je moet hem niet meerdere keren aanmaken geeft Elly aan. Deze bug is opgelost in volgende release. h. Teus: Bij belastingformulieren die geprint geworden staat geen verwijzing (belastingnummer). Teus maakt hiervoor een call aan.