Releasenotes Talent Versie 1.58

Transcriptie

1 Releasenotes Talent Versie 1.58 Release datum Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende.

2 Inhoud 1 Algemeen... 3 Instructies... 3 Berichten... 4 Integratie Workflow Plus en Persoonsgegevens... 4 Engelse help verwijderd Module Persoonsgegevens... 6 Invoernotities bij acties... 6 Massamutaties exporteren... 7 Periodesalarissen importeren... 7 Reiskosten - Reisdagen... 8 Contract algemeen Cao-code (Ext) Module Verzuim... 9 Eerste weekend ziek... 9 Artikel 29B ZW... 9 Sjabloon gewijzigd Module Elektronisch dossier Module Workflow Plus Beschikbare tijd voor het uitvoeren van een taak Procedurenotities heten nu Invoernotities Invoernotitie bij het starten van een workflow Invoernotities in het startscherm Invoernotities bij uitvoeren van taken van de workflow Ander adres voor Dynamisch, betrokken werknemer Module Applicatiebeheer Verbeteringen standaard werknemerexport Meer filtermogelijkheden Naar adres sturen Massadump Export ArboNed/Arbo Unie Werknemersgroep Foutbeheer exporten Bij standaardbankrekening geen arbeidsvoorwaarden Afgehandelde aanvraagnummers

3 1 Algemeen Voor u liggen de releasenotes van Talent versie 1.58 die voor u wordt geïnstalleerd op zaterdag 12 maart U hoeft hier niets voor te doen. We hebben wijzigingen doorgevoerd om de informatie voorziening en HR-processen binnen uw organisatie te verbeteren. Ook hebben we veel aandacht besteed aan de exporten. Hieronder vindt u deze punten uitgewerkt. Instructies In deze versie is het mogelijk om zelf een instructie pagina maken en aan uw eindgebruikers te tonen. Elke organisatie heeft zijn eigen processen en met deze optie kunt u in een willekeurige pagina in het systeem uw werknemers van uw informatie voorzien. Dit is als volgt in te richten. Alle gebruikers die geautoriseerd zijn voor functie SYS.91 krijgen een extra icoontje rechtsboven in de pagina: Door op dit icoontje te klikken kunnen zij helpteksten, instructies, notities of andere aantekeningen toevoegen aan de pagina: U kunt teksten uit bestaande documenten naar de instructies kopiëren door de tekst te selecteren, dan te kopiëren met de toetscombinatie Ctrl + C en vervolgens met Ctrl + V te plakken in het onderhoudsscherm. Dit werkt ook voor afbeeldingen. Als een tekst bij een pagina is opgeslagen dan zien alle gebruikers een extra icoontje waarmee ze de tekst kunnen inzien: 3

4 In de planning staat om het ook mogelijk te maken een bedrijfsdocument als nstructie te gebruiken. Berichten In diverse modules is in het menu Onderhoud de functie Berichten beschikbaar. Deze berichten zijn voor diverse toepassingen te gebruiken, afhankelijk van de module. In deze versie is een nieuwe optie beschikbaar waarmee u kunt voorkomen dat de berichten nog steeds worden gestuurd, ook al is de werknemer inmiddels uit dienst: Automatisch wordt het vinkje aangezet bij Altijd. U kunt dit zelf desgewenst aanpassen. Integratie Workflow Plus en Persoonsgegevens Acties In deze release is ook veel aandacht besteed aan de integratie van de procedures in de optionele module Workflow Plus en de acties in de module Persoonsgegevens. Het was al mogelijk om een Workflow Plus-procedure te starten vanuit een actie en andersom om een actie te starten vanuit een Workflow Plus-procedure. In deze versie kunt u notities inzien die in het proces zijn gemaakt zowel in de actie als in de procedure. Ook in het Geïntegreerd workflowoverzicht zijn deze invoernotities te zien. Zie paragraaf 2.1 Invoernotities bij acties en paragraaf 5.5 Invoernotities bij uitvoeren van taken 4

5 van de workflow. Engelse help verwijderd Als u ook Engels als bedrijfstaal hebt ingeschakeld dan zien de gebruikers die Engels als voorkeurstaal (Internet Explorer) c.q. standaardtaal (Chrome) hebben ingesteld, nu toch de Nederlandse help-tekst. Omdat de helppagina s in het Engels veelal onvolledig waren, hebben wij deze verwijderd. In volgende versies van Talent zullen wij alleen voor de belangrijkste pagina s weer Engelse help-tekst gaan meeleveren. 5

6 2 Module Persoonsgegevens Invoernotities bij acties Bij de acties Nieuwe werknemer, Nieuw contract en bij zelf gedefinieerde actietypes kan nu door degene die de actie initieert een tekst worden ingevoerd. Dit is mogelijk als de optie Invoernotities gebruiken is ingeschakeld op de onderhoudspagina. U kunt desgewenst de invoernotitie verplicht stellen en bij Sjabloon invoernotities een voorbeeldtekst invullen. Tijdens de actie zijn de notities in te zien en kunnen nieuwe notities toegevoegd worden. Als u gebruik maakt van de optionele module Workflow Plus dan kan een actie gestart worden vanuit een Workflow Plus-procedure. In dat geval zijn de notities die al zijn ingevoerd in de procedure ook zichtbaar bij de invoernotities van de actie. Ook in het Geïntegreerde workflowoverzicht kunt u alle instructies bekijken die in het proces zijn vastgelegd. Aan het eind van iedere regel in het overzicht is daarvoor een icoontje beschikbaar. 6

7 Massamutaties exporteren In Massamutaties zijn de opties geen schalen en CATS-schalen toegevoegd. Zodra u de optie Exporteren selecteert, kunt u zien welke mutaties u kunt exporteren. Als u een export uitvoert en er zijn resultaten dan wordt het bestand gedownload: Periodesalarissen importeren Het is nu ook in de functie Massamutaties mogelijk om een bestand te importeren. In de vorige versie moest dit via de functie Persoonsgegevens > Acties > Import. Hier ziet u een voorbeeld van een export van Periode salaris (geen schalen): Bij het importeren van periode salaris is het belangrijk dat u het soort salaris invult. Dit kan zijn uren of periode. Op basis hiervan wordt de waarde uit salaris(100%) of uurloon gebruikt. Bij algemene schalen wordt er niet gekeken naar salaris(100%) of uurloon maar u moet wel een soort salaris aangeven. Als u gebruik maakt van de velden overwerk-, reis- en/of ORT-uurloon en deze velden zijn leeg, dan worden deze op basis van de inrichting in de betreffende werknemersgroep voor u berekend (zie ook paragraaf 6.3). Ongedaan maken niet mogelijk Let op! Ongedaan maken van een import is niet mogelijk. U kunt wel de correctie toepassen en vervolgens opnieuw importeren. 7

8 Reiskosten - Reisdagen Het is nu mogelijk om het aantal reisdagen per week in te voeren met decimalen. U kunt het aantal decimalen van het veld Reisdagen p.w. op maximaal 4 zetten in de metadata in de sectie Reiskosten in de groep Salaris overig. Contract algemeen Cao-code (Ext) Het is nu mogelijk om een keuzelijst te gebruiken bij het veld Cao-code (Ext). Dit kunt u inrichten bij de vrije velden voor de sectie Contract Algemeen. Door de optie Lijst maken aan te vinken kunt u uw eigen codes inclusief omschrijving invoeren. De omschrijvingen kunnen dan worden geselecteerd bij het invoeren, zie afbeelding. Let op! Als u gebruik wilt maken van deze optie dan dient u een consultant in te schakelen om alle bestaande codes om te zetten naar een lijst, zodat dit blijft werken voor alle werknemers. Als een keuzelijst is gemaakt dan worden de geselecteerde omschrijvingen gebruikt bij de export naar Nedap ONS. Zolang er geen keuzelijst is, blijft de oude situatie gehandhaafd waarbij de ingetypte code werd gebruikt. 8

9 3 Module Verzuim Eerste weekend ziek Er is nu een nieuwe optie beschikbaar waarmee kan worden aangegeven dat de werknemer ingeroosterd was in het eerste weekend van de ziekte. De optie is niet beschikbaar bij zwangerschapsverlof. De optie kunt u beschikbaar maken bij Ziek melden, Ziekte bevestigen, Verzuim bewerken en Historisch verzuim invoeren. Dit is in te stellen in de verzuimdefinitie op het tabblad Velden: De ingevulde waarden worden verzonden naar het UWV als u gebruik maakt van de UWV-koppeling. Artikel 29B ZW In de verzuimdefinities voor vangnetverzuim (verzuimtype = Ziekte van arbeidsgehandicapte ) is op het tabblad Velden ook de nieuwe optie Reden toepassen artikel 29B ZW beschikbaar. Als het veld in gebruik is dan is het veld zichtbaar op de actiepagina: Als gekozen wordt voor Arbeidsovereenkomst op grond van artikel 7 WSW dan moet ook een bedrag worden ingevuld bij WSW-subsidie exclusief werkgeverspremies. De ingevulde waarden worden verzonden naar het UWV als u gebruik maakt van de UWV-koppeling. Sjabloon gewijzigd Het UWV heeft een kleine wijziging aangebracht in het document voor het plan van aanpak. U kunt de 9

10 overeenkomstige sjabloon kopiëren naar het huidige bedrijf: 4 Module Elektronisch dossier Er zijn drie samenvoegvelden verwijderd uit de groep Contract. Deze tags zijn nu alleen nog te vinden door geen groep te kiezen: Wij raden u af om deze tags nog te gebruiken omdat ze niet altijd de juiste informatie geven. Deze contract ingangsdatum tags geven de mutaties weer die op het contract plaatsvinden; zoals het nieuwe aantal contracturen of de vorige positie. Dit kunt u met onderstaande tags in een document plaatsen. AFDELINGSNUMMER_CONTRACT_OP_DATUM AFDELINGSNUMMER_CONTRACT_VOLGEND_OP_DATUM AFDELINGSNUMMER_CONTRACT_VORIG_OP_DATUM CONTRACTFACTOR_OP_DATUM CONTRACTFACTOR_VOLGENDE_OP_DATUM CONTRACTFACTOR_VORIGE_OP_DATUM CONTRACTUREN_OP_DATUM CONTRACTUREN_VOLGENDE_OP_DATUM CONTRACTUREN_VORIGE_OP_DATUM FUNCTIENUMMER_CONTRACT_OP_DATUM FUNCTIENUMMER_CONTRACT_VOLGENDE_OP_DATUM FUNCTIENUMMER_CONTRACT_VORIGE_OP_DATUM 10

11 5 Module Workflow Plus Beschikbare tijd voor het uitvoeren van een taak Bij het samenstellen van een procedure is nu een nieuw veld beschikbaar waarmee u op kunt geven hoeveel tijd beschikbaar is voor de taak. Het ingevulde aantal dagen wordt opgeteld bij het aantal dagen dat is ingevuld bij Te laat na voor gecontroleerde taken. 11

12 Procedurenotities heten nu Invoernotities Bij het uitvoeren van een taak zijn twee tekstvelden beschikbaar: 1. Notities, om iets te noteren wat ook in de volgende taken zichtbaar moet zijn. 2. Commentaar, een opmerking specifiek voor deze taak. In overeenstemming met de module Persoonsgegevens noemen wij de notities nu Invoernotities. De invoernotities zijn ook zichtbaar in de acties in Persoonsgegevens. Invoernotitie bij het starten van een workflow Bij het starten van een workflow is het nu mogelijk om een notitie in te voeren. Bij de procedure kunt u instellen of de notitie beschikbaar is en zo ja of deze verplicht is: Invoernotities in het startscherm Als bij de procedure is ingesteld dat een invoernotitie verplicht of optioneel is, dan moet of kan bij het starten van de procedure een notitie worden ingevoerd. Ook nieuw hier is dat de omschrijving van de procedure zichtbaar is. 12

13 Invoernotities bij uitvoeren van taken van de workflow De notitie die bij het starten van de workflow is ingevoerd, is zichtbaar in het taakscherm: Ook kunnen nieuwe notities worden toegevoegd. Deze blijven de hele workflow zichtbaar. Als de workflow gestart is vanuit een actie in Persoonsgegevens zijn ook de notities zichtbaar die in de actie zijn gemaakt. En andersom, als een actie onderdeel uitmaakt van de workflow dan zijn de notities die in de workflow zijn gemaakt, zichtbaar tijdens de actie. Ander adres voor Dynamisch, betrokken werknemer In Talent worden berichten voor werknemers standaard verstuurd naar het adres van het soort Werk van de werknemer, zoals dat is vastgelegd in Persoonsgegevens. In Workflow Plus is het nu mogelijk om van deze regel af te wijken. Bij Prioriteit kunt u de volgorde desgewenst instellen op Privé,Werk. Als u de optie geadresseerde vervangen aanvinkt dan kan bij het uitvoeren van de taak het adres handmatig worden ingevuld. Deze opties kunt u bijvoorbeeld toepassen als u arbeidsovereenkomsten verstuurt naar nieuwe medewerkers die nog geen adres op het werk hebben. 13

14 6 Module Applicatiebeheer Verbeteringen standaard werknemerexport Meer filtermogelijkheden De standaard werknemerexport (dit is een optionele module) heeft nu extra filtermogelijkheden, waarmee u kunt instellen welke gegevens wel/niet geëxporteerd moeten worden. In voorgaande versies was het alleen mogelijk om voor verlof- en ziektegegevens aan te geven of deze gegevens wel of niet geëxporteerd moesten worden. Vanaf deze versie is dat ook mogelijk voor Adres, Afdeling, Deskundigheidsniveau, , Functie, Reiskosten, Rooster, Salaris, Soort dienstverband, Telefoon en Werknemer vrije velden. U kunt hiermee bijvoorbeeld een export zonder salarisgegevens maken Naar adres sturen Nieuw in deze versie is dat u de gegevens ook naar een of meer adressen kunt laten sturen. Kies bij Doel de optie en vul ook de overige gegevens in die nodig zijn (Afzender, Onderwerp, adres en indeling) Massadump Ook nieuw in de standaard werknemerexporten is de mogelijkheid om een automatische massadump van de werknemersgegevens te maken. Voorheen kon dat alleen handmatig via de functie Export werknemergegevens. Standaard worden alleen mutaties geëxporteerd. Door bij Exporttype te kiezen voor Alles krijgt u alle gegevens. Let op! Een volledige dump kost veel tijd. Plan maximaal één dump per dag in. Wij onderzoeken nog of het mogelijk is om de export te versnellen. 14

15 Export ArboNed/Arbo Unie Het is nu mogelijk om deze exporten via het HTTPS-protocol te laten verlopen. In de vorige versie was alleen FTP beschikbaar. Het HTTPS-protocol is veiliger omdat de informatie versleuteld over het internet gaat. Werknemersgroep U kunt bij een werknemersgroep aangeven of de overwerk-, reis- en/of ORT-uurloon bij een salarismutatie automatisch opnieuw berekend moet worden. 15

16 Foutbeheer exporten Er zijn drie nieuwe opties toegevoegd aan de pagina Foutbeheer waarmee u de opgetreden fouten kunt verwijderen van de lijst: Opnieuw: de laatste actie nogmaals proberen. Opnieuw genereren: de inhoud van de export opnieuw aanmaken en versturen. Verwijderen: de regel wordt verwijderd zonder verdere actie. De gekozen acties worden pas uitgevoerd nadat u op Akkoord of Toepassen hebt geklikt. Bij standaardbankrekening geen arbeidsvoorwaarden Als u bij een bankrekening aanvinkt dat dit de standaard bankrekening van het bedrijf is, dan is het niet meer mogelijk om arbeidsvoorwaarden toe te voegen. De knop Arbeidsvoorwaarden toevoegen wordt onzichtbaar gemaakt. Eventuele al gekoppelde arbeidsvoorwaarden Payroll worden ontkoppeld. 16

17 7 Afgehandelde aanvraagnummers Callnummer C , C , C , C Omschrijving Wanneer de instellingen van een bericht werden aangepast dan had dat geen invloed op de al ingeplande berichten. Als bijvoorbeeld de ontvanger werd aangepast dan kreeg de oude ontvanger de of de taak. Dit is gewijzigd. De ontvanger e.d. worden nu pas bepaald op de geplande datum. C Automatische massadump werknemersgegevens. Zie paragraaf C , C , C C , C , C Soort helpfunctie op het scherm waarmee medewerkers uitleg krijgen over wat ze bij welke velden moeten invullen. Zie paragraaf 1.1 Instructies. Versturen van een naar dynamisch, betrokken medewerker naar privé adres werknemer. Zie paragraaf 5.6. C Wens: bij combinatie van Workflow Plus-taken Actie Persoonsgegevens meer Workflow Plus-taken, de taken na de actie laten wachten tot de actie is afgerond. Deze wens is afgewezen. U kunt de taken na de actie opnemen in een tweede procedure en deze door de actie laten starten. C De omschrijving van de procedure wordt nu getoond bij het starten van de workflow. C Bij het starten van een workflow in Workflow Plus werden geen procedures getoond als men module Workflow Plus koos. Nu worden dezelfde acties getoond als bij de keuze Alle. C In Verlof > Onderhoud > Instellingen is het opschrift van de eerste veldenset gewijzigd van Uitbetalen verlof bij uit dienst in Salaris. C De functie Eigen overzichten (klassieke stijl) heet nu Eigen overzichten. 17