Wat zijn de taken van een toezichthouder? In het genoemde collegebesluit is vastgelegd dat de toezichthouder:

Transcriptie

1 TOEZICHT IN HET SOCIAAL DOMEIN JAARVERSLAG 2018

2 INLEIDING Wat is toezichthouden in het Sociaal Domein? De gemeente SWF heeft in het kader van de Jeugdwet en Wmo met een kleine 300 (zorg)aanbieders een contract. De belangrijkste taak van de toezichthouder Sociaal Domein bestaat uit het toetsen van de kwaliteit van de geboden ondersteuning aan onze inwoners. In het verlengde hiervan wordt ook gecontroleerd op (on)rechtmatigheid. In 2015, 2016 en een deel van 2017 was het toezichthouden in de gemeente SWF belegd bij de GGD; dit betrof reactief toezicht. Het college heeft in 2017 een medewerker van de gemeente SWF aangewezen als toezichthouder Sociaal Domein met de focus op de Wmo. Wat zijn de taken van een toezichthouder? In het genoemde collegebesluit is vastgelegd dat de toezichthouder: Onderzoek uitvoert naar aanleiding van incidenten en calamiteiten. Onderzoeken uitvoert naar de kwaliteit en rechtmatigheid aan de hand van toetsingsinstrumenten. Functionele relaties onderhoudt met aanbieders in het Sociaal Domein. Relevante informatie uitwisselt met de contractmanager van de gemeente(n). Acties m.b.t. gecontracteerde partijen afstemt met contractbeheer. Zich een mening vormt en de observaties bespreekt met de aanbieder in een open gesprek dat gericht is op kwaliteitsverbetering. Schriftelijke rapportages maakt van de bezoeken en deze conform afspraak terugkoppelt aan de gemeente. Gevaarlijke of onwenselijke situaties signaleert en passende acties onderneemt. De contractmanager van de gemeente(n) gevraagd en ongevraagd adviseert over passende maatregelen bij ongewenste situaties. Het digitale meldpunt beheert en inkomende meldingen beoordeelt. De gemeente adviseert over beleidskeuzes m.b.t. de focus en prioritering van het toezicht. In 2018 is in dit kader onderzoek gedaan naar de zorgboerderijen. Deelneemt aan regionale en provinciale overlegvormen. Beginperiode De beginperiode stond vooral in het teken van het (proactief) onderzoek naar de kwaliteit van de zorgboerderijen waar wij een contract mee hebben. Dit onderzoek is begin 2018 afgerond en bevat een aantal belangrijke conclusies en aanbevelingen. Daarnaast vergde ook het onderzoeken van een vermeende calamiteit, incidenten en signalen m.b.t. andere (zorg)organisaties reactief onderzoek- de nodige tijd. De vermeende calamiteit bleek na nader onderzoek een ernstig incident te zijn. Een calamiteit is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van een voorziening en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een cliënt heeft geleid. Een aanbieder is verplicht iedere calamiteit of vorm van geweld te melden aan de toezichthouder. Een incident is een -in vergelijking met een calamiteit- relatief lichte verstoringen van de dagelijkse gang van zaken in een instelling. Te denken valt aan een fout, een ongeluk, een bijna ongeluk. Het verschil tussen een calamiteit of een incident is voor zorgaanbieders niet altijd even duidelijk. Bij twijfel of onduidelijkheid is het zeer aan te bevelen dat de aanbieder toch melding doet van de misstand. De toezichthouder kan dan zelf besluiten om al dan niet nader onderzoek in te stellen.

3 Een signaal is een teken waarmee een persoon wijst op een in zijn ogen ontoelaatbare situatie. Tevens is er een begin gemaakt met het toetsen op rechtmatigheid. De tijd ontbrak om hier intensief mee bezig te gaan. Echter de signalen werden wel geregistreerd en er is een inschatting gemaakt op basis van de ernst en of acuut handelen nodig was. De signalen zijn voor een deel door de gebiedsteammedewerkers zonder tussenkomst van de toezichthouder- besproken met de zorgaanbieder en afgehandeld. Later stadium In een later stadium is er door middel van presentaties- de nodige tijd geïnvesteerd in het leggen van contacten met de gebiedsteammedewerkers; de ogen en oren wat betreft het signaleren van klachten, incidenten en calamiteiten. In dit kader is er ook samenwerking gezocht met toezichthouders Wmo van andere Friese gemeenten hetgeen geresulteerd heeft in de oprichting van een Fries Platform Toezicht Wmo. Intern zijn de banden met de contractmanager, de contractbeheerder, adviseurs juridische en veiligheidszaken, collega s bezwaar en beroep en niet te vergeten de handhavers/toezichthouders participatiewet aangescherpt. Aantallen en aard van de signalen In 2018 zijn er 41 signalen van uiteenlopende aard onderzocht waarbij onderscheid is gemaakt in signalen aangaande kwaliteit (31) en signalen aangaande rechtmatigheid (10). Om een indruk te krijgen van de signalen volgt hieronder een overzicht. Bedenkingen over geboden zorg. Intimidatie van en door medewerkers. Beschermd wonen: inclusiecriteria en exclusiecriteria niet duidelijk. Vermeende individuele fraude: gedeclareerde uren voor niet verleende diensten. Onterecht ingediende declaraties. Verschillende vormen van PGB-fraude; zie ook hoofdstuk 2. Ruimhartig interpreteren van de beschikking. Indicaties die worden gebruikt voor reistijd. Discussies over de zwaarte van de afgegeven indicaties. Ontbreken van registratie voor dagbesteding en individuele begeleiding. Vrijwilligers die in aanraking zijn geweest met de politie. Signalen over de veiligheid en hygiëne. Signalen over bejegening stagiaires. Fraude met opleidingsniveau: niet kunnen overleggen van betreffende diploma s. Cliënten die tegen betaling ingezet worden om klussen te doen. Onprofessioneel gedrag hulpverlener. Onvoldoende bezettingsgraad en bereikbaarheid in de nacht. No-shows waarvan de uren wel in rekening worden gebracht. Bewindvoering, mentorschap en curatorschap die zwaar onder de maat zijn. Postadressen (bij Pand 6) waar de post niet op wordt gehaald. Twee scenario s m.b.t. signalen Genoemde signalen komen voor een groot deel binnen via de medewerkers van de gebiedsteams. Echter ook cliënten zelf weten de toezichthouder steeds beter te vinden. Soms zijn het de (zorg)organisaties die melding maken van een incident of calamiteit.

4 Eerste scenario: gebiedsteammedewerker neemt voortouw Meestal lossen de gebiedsteammedewerkers de signalen zelf op, al dan niet in samenspraak met de toezichthouder. Dit hangt af van de ernst en de frequentie van het signaal in de zin dat een niet ernstig en incidenteel signaal wordt opgepakt door de gebiedsteammedewerker. Tweede scenario Echter bij aanhoudende signalen of ernstige signalen neemt de toezichthouder het voortouw in het oppakken van de signalen. Al naar gelang de ernst van het signaal gebeurt dit door middel van een telefonisch overleg, een werkbezoek, een inspectie of een combinatie van deze opties. Toetsen op kwaliteit Op basis van de Wmo en Jeugdwet worden organisaties getoetst op kwaliteit. Dit betekent dat er wordt gekeken of de geboden ondersteuning aan de cliënten conform wettelijke kaders en contractafspraken verloopt. Als leidraad hiervoor dient een lijst met 24 vragen (zie bijlage 1). De focus lag op de Wmo maar ook de Jeugdwet kwam aan bod. Toetsen op (on)rechtmatigheid In het verlengde hiervan ligt het toetsen op (on)rechtmatigheid. Onrechtmatigheid is het (on)bewust in rekening brengen van zorg in de zin dat de declaratie niet overeenkomt met de mate van geleverde zorg of dat de zorg onterecht wordt gedeclareerd. Bedenk hierbij dat het lang niet altijd bewust gaat maar vaak ook onbewust in de zin van onwetendheid. Aantallen aanbieders, cliënten, trajecten, ZIN s en PGB s In het kader van de Jeugdwet zijn er 164 aanbieders en 2778 cliënten. In het kader van de Wmo zijn er 120 aanbieders en 3801 cliënten. Ongeveer de helft van de 284 aanbieders biedt ondersteuning aan onze cliënten. Het totaal aantal cliënten Jeugdwet en Wmo bedraagt Van dit aantal zijn er 6447 op basis van ZIN en 132 op basis van PGB. 5 soorten toezicht Wat het toezicht betreft, zijn er 5 verschillende soorten te onderscheiden, te weten: 1. Preventief toezicht Doel van dit toezicht is vast te stellen of er sprake is van gebrek aan kwaliteit van de zorg en zo ja in welke mate. Dit gebeurt over het algemeen bij nieuwe aanbieders. 2. Proactief toezicht Dit gebeurt op basis van vooraf vastgestelde risico s en selectie van thema s en zorgaanbieders. Het onderzoek naar de zorgboerderijen is hier een voorbeeld van. 3. Reactief toezicht Dit betreft toezicht op basis van signalen over klachten, incidenten en calamiteiten waarbij er sprake is van toezicht achteraf. Dit is niet te plannen. 4. Het uitvoeren van steekproeven 5. Toezicht op (on)rechtmatigheid

5 TOETSEN OP KWALITEIT Er zijn signalen binnengekomen over 31 organisaties die met kwaliteit te maken hebben. Deze zijn intern en soms ook extern besproken en op basis hiervan is actie ondernomen in de zin van overleg, werkbezoek, inspectie of een combinatie van genoemde opties. Dit betreft reactief onderzoek. Conclusies Van de onderzochte organisaties -betreft zowel Wmo als Jeugdwet- hebben 20 hun zaken (inmiddels) goed voor elkaar in de zin dat ze voldoen aan de wettelijke eisen. Eén organisatie heeft er na een onafhankelijk onderzoek door externe toezichthouders voor gekozen te stoppen. 6 van de 10 organisaties zijn begin 2019 opnieuw bezocht. Al de 6 zorgaanbieders hebben een ZIN-contract (Zorg In Natura). Voor wat betreft de kwaliteit kan gesteld worden dat deze redelijk tot goed op orde is en dat er geen directe vervolgacties nodig zijn. De zaken die nog niet helemaal op orde zijn, vormen geen gevaar voor de veiligheid noch betreft het zaken die slechte zorg doen vermoeden. Er lopen nog onderzoeken naar 4 van de 10 organisaties. De uitkomsten hiervan worden voor de zomervakantie verwacht. Aanbevelingen Het blijkt nodig aanbieders te blijven beoordelen op de kwaliteit. Daarnaast hebben aanbieders soms plannen tot uitbreiding of zullen zij pas in de loop van 2019 op volle sterkte draaien. Van de 20 organisaties die hun zaken redelijk tot goed voor elkaar hebben is het aan te bevelen 5 er van in 2019 opnieuw te bezoeken. TOETSEN OP RECHTMATIGHEID Over 6 organisaties en 4 personen zijn signalen binnengekomen die met rechtmatigheid te maken hebben. Het betreft geen grote fraudezaken. De signalen zijn intern en soms ook extern besproken en op basis hiervan is actie ondernomen in de zin van overleg, werkbezoek of een combinatie van genoemde opties. Conclusie en aanbeveling Met het oog op de personele bezetting en expertise is er in 2018 voor gekozen vooral in te zetten op het toetsen op kwaliteit en minder intensief onderzoek te doen naar de signalen over rechtmatigheid. Ook gezien het feit dat het zoals het zich laat aanzien- niet om grote bedragen gaat. Er wordt/is een toezichthouder rechtmatigheid aangesteld. Het is aan te bevelen dat hij/zij de betreffende zaken oppakt. Juridische consequenties Hierbij is het van belang te benadrukken dat onderzoeken naar onrechtmatigheid zeer arbeidsintensief zijn en er bovendien tot op heden geen ervaring noch expertise is opgebouwd. Het vergt per casus een nauwkeurig gestructureerde en doordachte aanpak. Niet in de laatste plaats vanwege de mogelijk verregaande juridische gevolgen zoals bij voorbeeld een terugvordering.

6 ONDERZOEK NAAR ZORGBOERDERIJEN Omvang en opzet proactief onderzoek Voor het onderzoek zijn 18 zorgboerderijen waar wij een contract mee hebben- middels een vragenlijst benaderd; alle 18 hebben de lijst ingevuld. Voor een verdiepingsslag zijn 12 zorgboerderijen bezocht door de contractbeheerder en de toezichthouder. Op basis van artikel 6.1 van de Wmo dit betreft 5 verplichtingen voor de aanbieders- zijn 16 vragen geformuleerd die als leidraad hebben gediend voor het onderzoek. Inmiddels is deze lijst uitgebreid tot 24 vragen. Zie bijlage 1. Slotconclusie vragenlijsten Uit de ingevulde vragenlijsten valt op te maken dat de zorgboerderijen over het algemeen aan de wettelijke eisen voldoen. Dit zogenaamde proactieve onderzoek op basis van een thema- is gebeurd op basis van 18 ingevulde vragenlijsten die middels hoor en wederhoor zijn vastgelegd. Een aandachtspunt is het SMART formuleren van de doelen die de cliënten geacht worden te bereiken. Een derde van de ondervraagden geeft aan dat dit lastige materie is. Een ander aandachtspunt is de aanwezigheid van een kwaliteitssysteem. Alle organisaties geven aan hier aan te voldoen maar er is de nodige diversiteit in de systemen. Tot slot is er veel behoefte aan het delen van de resultaten van het onderzoek. Bij voorkeur door een door de gemeente georganiseerde bijeenkomst. Slotconclusies interviews De interviews hebben ten opzichte van de ingevulde vragenlijsten belangwekkende aanvullende informatie opgeleverd. Zo is het contact met de gemeente over het algemeen goed en zijn de lijnen met de gebiedsteams kort. Het beleid van gemeenten varieert en ook de vergoedingen voor de verschillende vormen van ondersteuning lopen uiteen. Het vervoer en het vinden van geschikte vrijwilligers is een continu aandachtspunt. Dit geldt ook voor het opstellen van de ondersteuningsplannen vanuit de gemeente en vooral hoe deze plannen door de aanbieders vervolgens in zorgplannen, begeleidingsplannen, behandelplannen, samenwerkingsplannen worden vertaald. Ongeveer een derde van de zorgboerderijen heeft aangegeven deze vertaling SMART- complexe materie te vinden. Aanbevelingen Het is aan te bevelen dat de gemeente SWF de conclusies met de betreffende zorgboerderijen deelt. Op individuele basis is dit voor een groot deel al gebeurd. Wat de risico s en thema s betreft, is het aan te bevelen beschermd wonen, omgaan met verwarde personen, bewindvoering, dagbesteding in relatie tot reintegratie en de privacywetgeving te onderzoeken. Hier is in 2018 voor een deel beschermd wonen en bewindvoering- al een begin mee gemaakt. Het is aan te bevelen zowel de gebiedsteams als ook het jaarlijks verplichte cliëntervaringsonderzoek te betrekken bij en mee te nemen in het onderzoek naar genoemde thema s en risico s.

7 SLOTCONCLUSIES, AANBEVELINGEN EN BLIK OP DE TOEKOMST Conclusies en aanbevelingen Goed geoliede informatieketen Er kan worden geconcludeerd dat cliënten, zorgaanbieders en gebiedsteammedewerkers de toezichthouder Sociaal Domein inmiddels goed weten te vinden. Dit geldt ook voor de toezichthouders/handhavers van participatie, collega s van juridische en veiligheidszaken, de contractbeheerder en contractmanager. Dit betekent dat de signalen over kwaliteit en rechtmatigheid snel in het bezit zijn van de toezichthouder. Ook de contacten met het Veiligheidshuis Fryslân, het Regionaal Informatie- en Expertisecentrum (RIEC) en vooral met de toezichthouders van andere (voornamelijk) Friese gemeenten zijn goed hetgeen heeft geresulteerd in een Fries platform Toezicht Wmo dat maandelijks vergadert en relevante informatie deelt; uiteraard met inachtneming van de privacy. Het is aan te bevelen door te gaan op de ingeslagen weg in zin dat het onderhouden van de interne en externe contacten met dezelfde intensiteit wordt gecontinueerd. Toezicht op kwaliteit Wat het toezicht op kwaliteit betreft kan worden geconcludeerd dat van de 31 onderzochte organisaties -betreft zowel de Wmo als de Jeugdwet- 20 hun zaken (inmiddels) redelijk tot goed voor elkaar hebben. Eén organisatie heeft er na een onafhankelijk onderzoek door externe toezichthouders voor gekozen te stoppen. Er lopen nog onderzoeken naar 4 organisaties; de uitkomsten hiervan worden halverwege 2019 verwacht. 6 organisaties zijn begin januari 2019 opnieuw bezocht. Voor wat betreft de kwaliteit kan gesteld worden dat deze redelijk tot goed op orde is en dat er geen directe vervolgacties nodig zijn. Met name de onderzoeken n.a.v. signalen over beschermd wonen en bewindvoering waren intensief en tijdrovend maar hebben uiteindelijk het gewenste resultaat opgeleverd. Het is aan te bevelen door te gaan op de ingeslagen weg. Toezicht op rechtmatigheid Met het oog op de personele bezetting en expertise is er in 2018 voor gekozen vooral in te zetten op het toetsen op kwaliteit en minder intensief onderzoek te doen naar de signalen over rechtmatigheid. Ook gezien het feit dat het zoals het zich laat aanzien- niet om grote bedragen gaat. Er wordt/is een toezichthouder rechtmatigheid aangesteld. Het is aan te bevelen dat hij/zij de betreffende zaken oppakt. Hierbij is het van belang te benadrukken dat onderzoeken naar onrechtmatigheid zeer arbeidsintensief zijn en er bovendien tot op heden geen ervaring noch expertise is opgebouwd. Het vergt per casus een nauwkeurig gestructureerde en doordachte aanpak. Niet in de laatste plaats vanwege de mogelijk verregaande juridische gevolgen zoals bij voorbeeld een terugvordering. Onderzoek naar zorgboerderijen Wat het onderzoek naar de 18 zorgboerderijen betreft, kan worden geconcludeerd dat de zorgboerderijen over het algemeen aan de wettelijke eisen voldoen. Dit zogenaamde proactieve onderzoek op basis van een thema- is gebeurd op basis van 18 ingevulde vragenlijsten die middels hoor en wederhoor zijn vastgelegd. Een aandachtspunt is het SMART formuleren van de doelen die de cliënten geacht worden te bereiken. Een derde van de ondervraagden geeft aan dat dit lastige materie is. Een ander aandachtspunt is de aanwezigheid van een kwaliteitssysteem. Alle organisaties geven aan hier aan te voldoen maar er is de nodige diversiteit in de systemen. Tot slot is er veel behoefte aan het delen van de resultaten van het onderzoek. Bij voorkeur door een door de gemeente georganiseerde bijeenkomst. Op individuele basis is dit voor een groot deel al gebeurd.

8 Blik op de toekomst Misdaad ontdekt lucratieve zorgfraude kopt de LC zaterdag 16 maart De strekking van het artikel is dat zorgfraude in de noordelijke provincies in opmars is, met name in de (grote) steden. Ook wordt er geconcludeerd dat fraude met PGB s in de praktijk lastig te bestrijden is aangezien de verantwoordelijkheid bij de cliënt ligt. Desalniettemin is het aan te bevelen hier zo spoedig mogelijk intensief mee bezig te gaan. Dit is een mooie taak voor de nieuw aan te stellen toezichthouder rechtmatigheid. Werkzaamheden per pijler in 2019 M.b.t. de beschreven pijlers is het aan te bevelen de volgende werkzaamheden uit te voeren. 1. Preventief toezicht. Voorstel is zoveel mogelijk nieuwe aanbieders -2 per maand- te bezoeken en te onderzoeken. 2. Proactief toezicht. Voorstel is om in 2019 de dagbesteding als thema te kiezen. 3. Reactief toezicht. Dit is niet te plannen. Voorstel is om door te gaan op de ingeslagen weg van Het uitvoeren van steekproeven. Voorstel is 2x per maand -willekeurig- een bezoek af te leggen aan 1 van de 284 organisaties waar wij in het kader van genoemde wetten een contract mee hebben. 5. Toetsen op rechtmatigheid. Voorstel is dit zo spoedig mogelijk intensief op te pakken met de focus op (PGB-)fraude; mede op grond van het landelijk beeld m.b.t. (PGB-) fraude. Hier is ook een rol voor de gebiedsteams weggelegd. Dit is zeer arbeidsintensief. Voor de rest is het aan te bevelen door te gaan op de ingeslagen weg aangezien het afgelopen jaar heeft aangetoond dat de integrale (keten)aanpak loont.

9 BIJLAGE 1: VRAGENLIJST VOOR HET TOETSEN OP KWALITEIT Verplichtingen voor aanbieders (artikel 3.1 van de Wmo) De aanbieder draagt er zorg voor dat de voorziening van goede kwaliteit is. De voorziening is veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht. De voorziening is afgestemd op de reële behoefte van de cliënt. De voorziening voldoet aan de professionele standaard. De voorziening respecteert de rechten van de cliënt. Om te checken of aan deze verplichtingen is/wordt voldaan, dienen onderstaande vragen als leidraad voor het toetsen op kwaliteit. 1. Heeft iedere cliënt een ondersteuningsplan? 2. Worden de plannen aantoonbaar in samenspraak met de cliënt opgesteld? 3. Hoeveel cliënten zijn er momenteel en hoeveel komen er uit onze gemeente? 4. Hoeveel cliënten zijn er op basis van ZIN en hoeveel op basis van een PGB? 5. Zijn de doelen SMART geformuleerd? 6. Is er een voortgangsrapportage? 7. Is de ondersteuning veilig? 8. Zijn er in- en exclusiecriteria ofwel op basis waarvan worden cliënten toegelaten? 9. Zijn er presentielijsten waarop bijvoorbeeld wordt bijgehouden hoe vaak per week er gebruik wordt gemaakt van de dagbesteding? 10. Worden de plannen afgestemd op de zorg van andere disciplines en op de afspraken die met deze instellingen zijn gemaakt? 11. Wordt er gebruik gemaakt van een format bij het opstellen van de plannen? 12. Worden de cliënten gewezen op hun rechten en hun plichten? 13. Is er een klachtenregeling voor cliënten? 14. Is er een procedure aanwezig over de werkwijze bij incidenten? 15. Is er een procedure aanwezig over de werkwijze bij calamiteiten en (seksueel) geweld? 16. Wordt in de procedure aangegeven op welke wijze calamiteiten en (seksueel) geweld wordt gemeld? 17. Worden incidenten, en voorvallen van calamiteiten en (seksueel) geweld geregistreerd? 18. Is er van iedere medewerker een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) aanwezig? 19. Zijn de vereiste diploma s van de medewerkers aanwezig? 20. Hoeveel medewerkers zijn er momenteel in dienst en hoeveel uren werken zij? 21. Is er veel verloop onder het personeel? 22. Wordt er ter ondersteuning van de cliënten-ook gewerkt met vrijwilligers? Hoeveel zijn dit er en hoeveel uren werken zij? 23. Over wat voor opleiding beschikken de vrijwilligers? 24. Met welk kwaliteitssysteem wordt er gewerkt?