Onderwerp: Beleggen toezichthoudende functie en vaststellen protocol calamiteitenonderzoek Wmo

Transcriptie

1 Adviesnota Datum: Managementteam Algemeen bestuur Dagelijks bestuur Onderwerp: Beleggen toezichthoudende functie en vaststellen protocol calamiteitenonderzoek Wmo Advies: Inhoud (wat willen wij bereiken en/of wat gaan wij doen in maximaal 2 zinnen?) 1. De functie toezichthouder op calamiteiten gedurende een jaar ( t/m ) te beleggen bij de medewerker interne controle (IC) en/of de toezichthoudende functionaris gegevensbescherming (TFG) voor 2 uren per week. 2. In te stemmen met de volgende werkwijze: de toezichthouder heeft een regiefunctie bij het afhandelen van calamiteiten, het daadwerkelijke onderzoek wordt verricht door een externe partij of zorgaanbieder. 3. In te stemmen met het maken van contractafspraken met een externe partij voor 1) het doen van calamiteitenonderzoek en 2) het uitbesteden van de regiefunctie voor het geval er calamiteiten of geweldsincidenten plaatsvinden die niet met de huidige capaciteit kunnen worden afgehandeld. 4. Opdracht te geven aan de Projectorganisatie Sociaal Domein (POSD) om het proactief toezicht in 2018 in te richten. 5. Het nieuwe protocol Wmo Calamiteitenonderzoek vast te stellen en het oude protocol in te trekken. Netto kosten (wat mag/gaat het kosten?) Geschatte kosten tussen 0,- en ,-. Dekking (ten laste van welk budget?) Advieskosten (niet meegenomen in herziene begroting 2018). Besluit Managementteam: Besluit: Datum: Besluit Algemeen bestuur: Besluit: Datum: Besluit Dagelijks bestuur: Besluit: Datum: Paraaf directeur: Paraaf secretaris: Paraaf secretaris: 1 van 8

2 Afgestemd met/behandeld in team: Naam Paraaf Projectteam Communicatie Interne controle N. Oostijen N. Janssen R. Venema Hoofdredacteur: M. Venema Paraaf: Teamleider: H. Zondervan Paraaf: a. Aanleiding en centrale vraag Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wmo 2015 en het toezicht daarop. Hoe de gemeente dat toezicht invult laat de wetgever vrij. Wel is de gemeente verplicht een toezichthoudende ambtenaar aan te wijzen voor het toezicht op calamiteiten tijdens de levering van Wmo-ondersteuning. 1 Calamiteiten zijn niet altijd te voorkomen, maar door zorgvuldig onderzoek te doen, kan er wel geleerd worden van deze gebeurtenissen. Dat maakt het risico op herhaling kleiner. In Noordwest-Friesland (NWF) is daarom in oktober 2015 door het dagelijks bestuur (DB) een toezichthouder Wmo aangewezen en een calamiteitenprotocol vastgesteld. 2 Echter na ervaring uit de praktijk blijkt dat het huidige calamiteitenprotocol moet worden geactualiseerd. Daarnaast is de wijze waarop de toezichthoudende functie nu is belegd tijdelijk en is die niet berekend op een potentiële toename van calamiteiten of geweldsincidenten. De Stuurgroep POSD heeft daarom opdracht gegeven om middels een projectgroep een beter calamiteitenprotocol te ontwikkelen en te komen tot een herbeoordeling van de wijze waarop de toezichthoudende functie is belegd. 3 In navolging van die opdracht wordt het Algemeen Bestuur (AB) van de Dienst gevraagd om het nieuwe protocol Wmo calamiteitenonderzoek vast te stellen en in het kader daarvan een besluit te nemen over de invulling van de functie toezichthoudende ambtenaar kwaliteit. b. Afbakening, aansluiting bij eerder vastgesteld beleid Dit voorstel geeft nadere invulling aan verantwoordelijkheden op grond van de Wmo Wmo 2015 De gemeente (in ons geval de Dienst) draagt zorg voor de continuïteit en kwaliteit van Wmovoorzieningen. 4 Dat betekent dat voorzieningen die door zorgaanbieders op grond van de Wmo 2015 worden verstrekt o.a. veilig, doeltreffend, doelmatig en cliëntgericht moeten zijn. 5 1 Art. 6.1 Wmo De aanwijzing van de toezichthouder Wmo is op grond van artikel 5 lid 1 sub a van de Gemeenschappelijke Regeling gemandateerd aan het Dagelijks Bestuur van de Dienst. 3 POSD-Adviesnota Wmo-calamiteitenprotocol d. d. 21 maart Art lid 2 Wmo Art. 3.1 Wmo van 8

3 Het college (in ons geval DB) moet personen aanwijzen die belast zijn met het houden van toezicht op deze wettelijke kwaliteitseisen. 6 Hoe de gemeente (Dienst) het toezicht op kwaliteit invult, laat de wetgever vrij. Wel wordt er een onderscheid gemaakt in proactief en reactief toezicht. Proactief toezicht Proactief toezicht bestaat uit activiteiten die erop gericht zijn vroegtijdig en preventief te onderzoeken en op te sporen of de uitvoering van de Wmo 2015 door gecontracteerde zorgaanbieders voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. Dit kan door middel van bijvoorbeeld risicoanalyses, een meerjarige planning van toezichtactiviteiten, actief handelen op signalen vanuit contractbeheer of jaarlijkse cliëntervaringsonderzoeken. In NWF worden een aantal van deze onderdelen al uitgevoerd als onderzoek naar de kwaliteit van de Wmoondersteuning, maar een visie en concrete aanpak voor proactief toezicht is er nog niet. Reactief toezicht Reactief toezicht betekent dat de toezichthouder aangewezen wordt voor reactieve activiteiten. De toezichthouder komt dan in actie wanneer door de zorgaanbieders melding wordt gedaan van een calamiteit of geweldsincident of wanneer daar concrete signalen van zijn. Dit voorstel strekt zich enkel tot het reactieve toezicht. Het proactieve toezicht moet zorgvuldig worden ingericht. Alleen dan kan op een effectieve manier worden gestuurd op kwaliteit van Wmo-ondersteuning. De ontwikkeling van het proactieve toezicht vraagt meer aandacht, tijd en een multidisciplinaire aanpak. Meldplicht Wanneer er sprake is van een mogelijke calamiteit of geweldsincident, dan moet de zorgaanbieder dit melden bij de toezichthoudende ambtenaar van de gemeente (in ons geval de Dienst). 7 Die meldplicht geldt voor alle zorgaanbieders waar de gemeente een relatie mee heeft ( jegens het college gehouden is ). Dat betekent dat gecontracteerde zorgaanbieders melding moeten doen van een calamiteit of geweldsincident wanneer die plaatsvindt bij de zorg in natura die zij leveren. De wet is onduidelijk over de vraag of die meldplicht ook geldt voor aanbieders die vanuit een pgb zorg leveren. Dit is vooral het geval bij zorg die vanuit een pgb wordt geleverd door het sociaal netwerk. Gezien de onduidelijkheid vanuit de wet strekt dit voorstel zich enkel tot zorgaanbieders die gecontracteerd zijn. Uiteindelijk moet door middel van proactief toezicht gestuurd worden op kwaliteit bij alle Wmo-ondersteuning, ook die uit een pgb. Dit is de beste manier om een calamiteit te voorkomen. Calamiteitenprotocol DB-Advies oktober 2015 Als laatste buigt dit voorstel zich over het calamiteitenprotocol. Een calamiteit is een nietbeoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van een 6 Art. 6.1 Wmo Art. 3.4 Wmo van 8

4 voorziening en die tot een ernstig schadelijk gevolg voor of de dood van een cliënt heeft geleid. 8 Wanneer de zorgaanbieder melding doet van een calamiteit of geweldsincident, moet de toezichthouder Wmo vaststellen of daar daadwerkelijk sprake van is (vooronderzoek). Indien dat het geval is, zijn vervolgacties nodig, waaronder een vervolgonderzoek. Dit vraagt een vastgelegde werkwijze, het calamiteitenprotocol. In oktober 2015 is een protocol vastgesteld, echter wordt op nader verkregen inzichten uit de praktijk een nieuw protocol voorgelegd in dit advies. c. Advies Het AB wordt gevraagd om: 1. De functie toezichthouder op calamiteiten gedurende een jaar ( t/m ) te beleggen bij de medewerker interne controle (IC) en/of de toezichthoudende functionaris gegevensbescherming (TFG) voor 2 uren per week. 2. In te stemmen met de volgende werkwijze: de toezichthouder heeft een regiefunctie bij het afhandelen van calamiteiten, het daadwerkelijke onderzoek wordt verricht door een externe partij of zorgaanbieder. 3. In te stemmen met het maken van contractafspraken met een externe partij voor 1) het doen van calamiteitenonderzoek en 2) het uitbesteden van de regiefunctie voor het geval er calamiteiten of geweldsincidenten plaatsvinden die niet met de huidige capaciteit kunnen worden afgehandeld. 4. Opdracht te geven aan de Projectorganisatie Sociaal Domein (POSD) om het proactief toezicht in 2018 in te richten. 5. Het nieuwe protocol Wmo Calamiteitenonderzoek vast te stellen en het oude protocol in te trekken. d. Argumenten In deze paragraaf wordt toegelicht waarom voor dit advies is gekozen. 1.1 Medewerker interne controle en toezichthoudende functionaris gegevensbescherming beschikken over de zelfde competenties als de benodigde competenties van een toezichthouder Het Ministerie van Binnenlandse Zaken stelt dat toezicht aan de volgende eisen moet voldoen: selectief, slagvaardig, samenwerkend, onafhankelijk, transparant en professioneel. Dit zijn competenties die bij de medewerker interne controle (IC) aanwezig zijn en die ook verwacht worden van de toezichthouder. In oktober 2015 is daarom bewust gekozen om het reactief toezicht tijdelijk te beleggen bij de medewerker interne controle tot het proactieve toezicht is vormgegeven. Deze argumentatie is nog steeds van toepassing, met de aanvulling van de functie toezichthoudende functionaris gegevensbescherming (TFG). De competenties van deze functie sluiten net als die van de medewerker interne controle goed aan bij de benodigde competenties van een toezichthouder. Vanwege flexibiliteit is deze functie toegevoegd aan het advies. 8 Art Wmo van 8

5 Ten tweede hebben de medewerker interne controle en de toezichthoudende functionaris gegevensbescherming korte lijnen met inkoop en beleid, wat gunstig is voor het geval er bijsturing of contractuele actie nodig is naar aanleiding van een calamiteit. Ook hebben zij relatief korte lijnen met de gemeente waar een calamiteit zich kan voordoen, zodat de communicatie over en afhandeling van een calamiteit goed kan verlopen. Het bestuur van de gemeente kan namelijk bevraagd worden. 1.2 Tijdsbelasting is hetzelfde als in 2017 In 2015 is de toezichthoudende functie voor 2 uren per week belegd bij de medewerker interne controle. De medewerker had deze uren voor het onderzoeken van meldingen en het eventueel regie voeren op calamiteiten. De afgelopen jaren hebben geen calamiteiten plaatsgevonden, maar heeft de medewerker wel veel uiteenlopende meldingen ontvangen die niet altijd thuishoorden bij zijn functie. Het onderzoeken van die meldingen kostte veel tijd en energie wat niet altijd paste binnen de 2 uren. Dit was het gevolg van een onduidelijk calamiteitenprotocol. Met het nieuwe protocol Wmo calamiteitenonderzoek is een duidelijkere afbakening gecreëerd, waardoor de verwachting is dat de toezichthouder zich meer kan richten op het onderzoeken en beoordelen van beter afgebakende signalen en het voeren van regie indien er sprake is van een calamiteit. Naar verwachting zijn 2 uren per week voldoende, omdat er nu een duidelijkere afbakening is in functie en protocol. Het voorstel is daarom om het aantal uren hetzelfde te laten als in 2015 en 2016 (2 uren per week). De enige wijziging is dat met die 2 uren nu ook geschoven kan worden tussen de medewerker interne controle en toezichthoudende functionaris gegevensbescherming (beide team financieel beheer) ten behoeve van de flexibiliteit. 2. Onderzoek verrichten naar een calamiteit is een specifieke deskundigheid De voorgestelde werkwijze houdt in dat de toezichthouder meldingen ontvangt van de zorgaanbieder en stelt vast of er daadwerkelijk sprake is van een calamiteit of geweldsincident. Uit dit oordeel moet blijken of verder onderzoek verplicht (calamiteit) of wenselijk is. Het onderzoek naar de calamiteit vraagt een specifieke deskundigheid, waardoor het wenselijk is om het vervolgonderzoek door een gespecialiseerde externe partij uit te laten voeren. Bij grotere zorgaanbieders is er de mogelijkheid om het onderzoek door de zorgaanbieder zelf uit te laten voeren. Zij beschikken over meer kennis, omdat zij in de regel vaker te maken hebben met calamiteiten, omdat zij op een andere schaalgrootte werken en zich hierin hebben gespecialiseerd. Meer informatie over de werkwijze in bijlage Potentiële calamiteiten kunnen niet worden afgehandeld met de huidige capaciteit Op basis van onderzoek blijkt dat er in potentie meer calamiteiten plaats kunnen vinden in Noordwest-Friesland dan nu het geval is. Die hoeveelheid kan dan niet opgevangen worden door de huidige medewerker IC of TFG met 2 uren per week. Tegelijkertijd is het niet wenselijk om hier meer uren per week voor te reserveren, wanneer er geen of nauwelijks 5 van 8

6 calamiteiten plaatsvinden. De invulling van deze functie kan opnieuw bezien worden als ook het proactieve toezicht is vormgegeven. De nieuwe functie kan dan zowel proactief als reactief toezicht uitvoeren. Het voorstel is daarom nu om de huidige werkwijze voort te zetten en een externe partij te contracteren voor het geval er meer calamiteiten of geweldsincidenten plaatsvinden. Daarnaast is het voorstel om zo spoedig mogelijk te beginnen met de ontwikkeling van het proactieve toezicht, zodat de functie per vollediger kan worden belegd met meer aandacht voor preventie en kwaliteit. 3.2 Maatschappelijke verantwoordelijkheid en juridische plicht om calamiteiten goed af te handelen De Dienst en gemeenten lopen een maatschappelijk en juridisch risico als een calamiteit niet tijdig en volledig in overeenstemming met de wetgeving kan worden afgehandeld. Een gebrek aan capaciteit mag er niet toe leiden dat calamiteiten of geweldsincidenten niet of onzorgvuldig worden onderzocht. Daarvoor is het maatschappelijke en juridische risico te groot, gezien de (sociale) media vaak betrokken is bij calamiteiten. Het advies is daarom om een externe partij te contracteren die op een deskundige wijze onderzoek kan doen in het geval er sprake is van meerdere calamiteiten die niet onderzocht kunnen worden binnen de reguliere werkzaamheden van de toezichthoudende ambtenaar (medewerker IC of TFG). 4.1 Gemeente is verantwoordelijk voor kwaliteit van Wmo-ondersteuning De gemeente, in ons geval de Dienst, is op grond van de Wmo 2015 verantwoordelijk voor de kwaliteit van geleverde Wmo-ondersteuning in Noordwest-Friesland. Het gaat hier om ondersteuning aan inwoners uit onze gemeenten met als doel dat zij zichzelf kunnen redden en kunnen deelnemen aan de samenleving. Die ondersteuning moet goed zijn. Toezicht op de kwaliteit van de ondersteuning is een belangrijk middel om dit te realiseren. Het is van belang om dat middel goed in te zetten door niet alleen aandacht te hebben voor het reactieve deel (handelen naar aanleiding van signalen), maar ook door aan de voorkant aandacht te hebben voor het preventieve deel (risicoanalyses, cliëntervaringsonderzoeken, contractbeheer, toezichtactiviteiten, etc.). Op die manier kan beter worden gestuurd op de kwaliteit van de Wmo-ondersteuning en kunnen calamiteiten zo veel mogelijk worden voorkomen. 4.2 De toezichthoudende functie kan pas effectief worden belegd als het gehele toezichtbeleid is vormgegeven Zoals hiervoor al kort is benoemd, kan de toezichthoudende functie pas met voldoende fte en op een effectieve manier worden ingericht als het gehele toezicht-beleid (proactief en reactief) is vormgegeven. Bij ontwikkeling van dit beleid moet aandacht zijn voor preventief handelen ter verbetering van de kwaliteit en voor sturend handelen naar aanleiding van meldingen van calamiteiten. Wanneer dat beleid gereed is, kan de functie op een doeltreffende manier worden belegd met aandacht voor preventie (voorkomen incidenten) en reactie op signalen. 6 van 8

7 5. Oude calamiteitenprotocol bleek onuitvoerbaar na situaties in de praktijk Naar aanleiding van ervaringen uit de praktijk blijkt dat het calamiteitenprotocol van 2015 te breed is ingezet. Dat betekent dat er geen duidelijke afbakening is. Met als gevolg dat de toezichthoudende ambtenaar meldingen en signalen ontving over veiligheid, fraude, kwaliteit en handhaving, terwijl de functie oorspronkelijk was belegd voor het afhandelen van calamiteiten. De wijze waarop de functie was belegd was niet berekend op deze meldingen en signalen. Tegelijkertijd zijn nieuwe medewerkers aangesteld die zich bezig houden met het toezicht en de handhaving op de rechtmatigheid van verstrekte voorzieningen. Om duidelijkheid te creëren was het protocol uit 2015 aan vernieuwing toe. Het bestuur wordt daarom gevraagd om het nieuwe protocol vast te stellen, zodat er een duidelijkere afbakening is en de toezichthoudende ambtenaar (medewerker IC / FTG) zich kan concentreren op het voeren van regie op en afhandelen van calamiteiten. e. Kanttekeningen en risico s Er is een zorgvuldige inschatting gemaakt van het potentieel aantal calamiteiten. De verwachting is dat de begrote kosten ( 0,- t/m ,-) voldoende zijn om bij calamiteiten zorgvuldig onderzoek te doen. De kans, hoewel (erg) klein, bestaat echter altijd dat er meer calamiteiten plaatsvinden dan is berekend. Dat brengt meer extra kosten met zich mee. f. Financiële consequenties De toezichthouder ontvangt meldingen van zorgaanbieders en stelt vast of er daadwerkelijk sprake is van een calamiteit of geweldsincident. Uit dat oordeel moet blijken of verder onderzoek gewenst of verplicht is. Voor het uitvoeren van de regiefunctie beschikt de toezichthouder over circa 100 uren per jaar (dat is begroot). Mocht er verder onderzoek nodig zijn, dan wordt dat onderzoek uitgevoerd door een externe partij of een zorgaanbieder. Dat brengt extra kosten met zich mee, ca ,- per onderzoek. Het kan ook voorkomen dat er tegelijkertijd meerdere calamiteiten plaatsvinden die de toezichthouder niet met zijn reguliere 100 uren per jaar af kan handelen. In een dergelijke situatie is het wenselijk om ook de regiefunctie uit te besteden aan een externe partij. Daar zijn kosten aan verbonden. Naar inschatting zijn die kosten voor 2018 tussen de 0,- en de ,-. Dit blijft afhankelijk van het aantal calamiteiten. Echter heeft er de afgelopen jaren geen calamiteit plaatsgevonden (wel signalen) en is de verwachting dat de kosten de ,- niet overstijgen. 7 van 8

8 f1.totale kosten van de investering of uitgaaf Minimaal 0,- t/m ,-. f2. Bijdrage van derden N.v.t. f3. Incidentele of structurele kosten Incidenteel in f4. Financiële consequentie is wel of niet binnen de begroting te verantwoorden Niet. f5. Dekking vanuit budget Advieskosten. g. Procedures, uitvoering en planning Na akkoord geeft de projectgroep uitvoering aan een implementatieplan, waarin onder andere alle betrokken partijen worden geïnformeerd over het besluit en het nieuwe protocol. h. Communicatie Na akkoord geeft de projectgroep uitvoering aan een implementatieplan, waarin onder andere alle betrokken partijen worden geïnformeerd over het besluit en het nieuwe protocol. i. Bijlagen Bijlage 1: Protocol Wmo Calamiteitenonderzoek. Bijlage 2: Schema processtappen. 8 van 8