Sociaal jaarverslag 2014

Transcriptie

1 Capricorn Security Service bv Sociaal jaarverslag 2014 Wij maken op onze eigen wijze veiligheid en leefbaarheid mogelijk voor iedereen in onze werkomgeving Capricorn Security Service B.V. Bleiswijkseweg PB Zoetermeer Telefoon:

2 Inhoud Voorwoord Toekomst gericht ontwikkelen Mens en Milieu Samenwerken aan nieuwe kansen Pagina 3 Pagina 7 Human Resource Focus op ontwikkeling Bijzondere projecten Werken aan de toekomst Pagina 4 Pagina 8 Aanpak ziekteverzuim Balans tussen werken prive Operationeel Flexibiliteit en inzetbaarheid Pagina 5 Pagina 9 Communicatie Digitalisering Medewerker tevredenheid Creëren van betrokkenheid Pagina 6 Pagina 10 2

3 Voorwoord Toekomst gericht denken en handelen Investeren Om mensen ruimte te bieden voor een persoonlijke groei moet het met een bedrijf goed gaan. Na alle genomen maatregelen in voorgaande jaren hebben we ons doel, om de operationele afdeling zo efficiënt mogelijk in te richten, gerealiseerd. De sterke economische tegenslag heeft ons in de afgelopen jaren gedwongen om maatregelen te nemen die er toe hebben geleid dat we van een aantal collega s afscheid hebben moeten nemen. Des al niet te min mogen we er als organisatie trots op zijn dat we, door de maatregelen van de voorgaande jaren, in staat zijn geweest om dit tot een minimum te beperken. Investeren betekent ook kennis krijgen en op peil houden. De oplossingen die hierbij bedacht zijn om met beperkte kosten toch de nodige kennis upgrade te kunnen uitvoeren hebben ervoor gezorgd dat onze mensen op de hoogte blijven van de ontwikkelingen. Voor de verankering van onze dienstverlening is ook binnen bepaalde groepen gezocht naar optimalisering van de dienst en de uitvoering daarvan. Social Media Binnen Capricorn is sociaal media een middel wat niet gebruikt wordt. Twitter, Hyves en Facebook zijn voor Capricorn geen middelen waar we dagelijks actief mee zijn. Onze website echter is een mogelijkheid tot communiceren waarvan Capricorn vindt dat dit een toegevoegde waarde heeft wat verder ontwikkeld moet worden. Binnen de digitale snelweg heeft Capricorn wel zijn plaats weten te vinden als het gaat om communicatie naar de medewerkers. Daar waar we in het verleden nog veel per traditionele post deden maken we nu gebruik van de mail adressen van onze medewerkers om hen te informeren over belangrijke organisatorische zaken. Ons info mail adres wordt nog steeds veel gebruikt door kandidaat beveiligers die zich aanmelden om bij Capricorn in dienst te treden. Dit is een prettige ontwikkeling omdat hierdoor de kosten van werving beperkt blijven. Vooruitkijken Capricorn heeft zoals gezegd in de afgelopen jaren in zwaar weer gezeten. Doordat we als Beveiligingsbedrijf een goede naam hebben en onze inspanningen welke geleverd zijn, mogen we stellen dat we ons zelf uit het dal hebben weten te halen. Dat betekent dan ook dat we de toekomst met vertrouwen tegemoet kunnen zien. De eerste tekenen van herstel hebben zich laten zien met als gevolg dat onze order portefeuille aan het toenemen is. Wel moeten we ons bewust zijn dat we met elkaar ons tot het uiterste zullen moeten blijven inspannen om gezamenlijk ons werkgelegenheid te waarborgen. Samen zullen we moeten werken aan een Capricorn waar de klant niet omheen kan. 3

4 Human resource Ook in moeilijke tijden investeren in mensen Bezetting In 2014 is de uitstroom groter geweest dan de instroom. Dit als gevolg van de recessie waar wij mee te maken hebben gekregen. Dit heeft er toe geleid dat contracten niet verlengd werden. De instroom die wel heeft plaats gevonden is een combinatie van vervangen van noodzakelijke functies en een uitbreiding op het gebied van receptionistes. Uitstroom Einde contract Eigen verzoek VUT / pensioen / WIA Gedwongen Ontwikkeling Zoals al gezegd is het van belang om te blijven investeren in onze mensen. Het gegeven dat Capricorn een gezonde mix heeft van parttime en fulltime contracten en een acceptabele verhouding tussen vaste en tijdelijke contracten maakt dat wij het aandurven om onze mensen te stimuleren om zich te ontwikkelen. Veelal wordt de behoefte van deze ontwikkeling kenbaar gemaakt in de functionering- en ontwikkelingsgesprekken die jaarlijks door de teamleiders met hun mensen worden gehouden. Dat wij er nog niet in geslaagd zijn om te zorgen dat alle medewerkers tenminste 1 maal per jaar een functioneringsgesprek krijgen betekent niet dat wij het niet belangrijk vinden. De organisatie Dienstverband zal alles in het werk stellen om te zorgen dat ook die collega s die dit gesprek nog niet gehad hebben er in de loop van 2015 wel één gaan krijgen. Van de 145 medewerkers die voor een FOG in aanmerking komen hebben 90 collega s het FOG ontvangen In 2014 zijn wij doorgegaan met het maken van een inhaalslag op het gebied van de BHV certificering. Voor de BHV training zijn hebben we de samenwerking met de bestaande opleider voortgezet. Medewerkers hebben enthousiast gereageerd op de samenwerking. Samen met dit opleidingsinstituut hebben we een kader opgezet van waaruit wij op basis van prioriteitsstelling alle collega s kunnen laten deelnemen zodat zij zich gecertificeerd BHV-er mogen noemen. Naast de BHV training heeft Capricorn opnieuw met de lokale overheid de samenwerking gecontinueerd voor het opleiden van beveiligers. voltijd deeltijd BHV nieuw 35 BHV herhaling 70 EHBO herhaling 0 Praktijkopleider 4 Beveiliger 2 8 4

5 Aanpak ziekteverzuim Zorg voor aandacht en ondersteuning Verzuim Capricorn heeft in 2014 het ziekteverzuim beter onder controle dan in voorgaande jaren. Dat het verzuim percentage hoger is dan gewenst heeft alles te maken met langdurige zieken. De samenwerking met de teamleiders was hierbij van cruciaal belang. Zij zijn als eerste aanspreekpunt de spilfunctie tussen medewerker en organisatie. Het gaat hierbij dan vooral om het korte verzuim. Juist door de inspanning van de teamleider is gebleken dat medewerkers zich beter bewust zijn van het gevolg van verzuim. De frequentie van ziekmelding is in onderstaande tabel weergegeven. Verzuim frequentie ziekmeldingen 70 medewerkers 78 medewerkers 1 ziekmeldingen 34 medewerkers 23 medewerkers 2 ziekmeldingen 29 medewerkers 21 medewerkers 3 ziekmeldingen 10 medewerkers 11 medewerkers 4 ziekmeldingen 10 medewerkers 5 medewerkers 5 of meer ziekmeldingen 8 medewerkers 8 medewerkers Het streven van Capricorn voor 2014 was om het verzuimcijfer op maximaal 5,0% te krijgen. Het is ons gezamenlijk niet gelukt om dit voor elkaar te krijgen. Het uiteindelijke cijfer is hier op 5,24 uitgekomen. Het verzuim in 2014 is sterk beïnvloed geweest door de situatie van langdurige zieken. De piek welke in periode 5 te zien is, is daar dan ook het gevolg van. De pieken wel zich voordoen hebben als oorzaak een griep golf. 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0, Verzuim perc ,12 5,00 4,36 5,20 4,54 4,82 6,10 4,95 5,15 6,15 6,30 5,20 5,25 Doelstelling 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 5,00 Dat verzuim de aandacht verdient is ook een zaak welke in 2014 duidelijk is gebleken. Aandacht van teamleiders en directie is dan ook iets wat in 2015 gecontinueerd en waar nodig versterkt zal worden. Het gaat hierbij dan vooral om de hoog frequent verzuim. 5

6 Communicatie Informatie uitwisseling en werkoverleg Informatie Om onze collega s geïnformeerd te houden over onze organisatie is het van belang dat wij met elkaar regelmatig overleg hebben. Dat teamleiders hierbij een belangrijke rol spelen dat moge duidelijk zijn. Daarom is ook in 2014 de kwartaal bijeenkomst tussen teamleiders en directie voortgezet. In deze bijeenkomsten wordt gesproken over zaken die zijn geweest en wat we daarvan geleerd hebben. Ook is hierin aandacht besteed hoe wij omgaan met de toekomst. Vragen als wat verdiend onze aandacht en hoe kunnen wij onze dienstverlening verbetering zijn steeds onderwerpen van gesprek geweest. Doordat wij onze teamleiders goed informeren zijn zij weer in staat om hun medewerkers in het werkoverleg wat gevoerd ook te informeren. Ontwikkelingen Om beter geïnformeerd te zijn over de behoefte aan informatie heeft Capricorn in 2014 een onderzoek laten uitvoeren in samenwerking met de universiteit van Amsterdam. Dit onderzoek was er met name op gericht om de beleving van de medewerkers in beeld te krijgen over de wijze waarop wij communiceren. Dit rapport, wat ook besproken is met de ondernemingsraad, heeft de basis gevormd voor onze gezamenlijke discussie. Doel hierbij was om te bepalen welke behoefte aan informatie bestaat er bij de medewerkers en hoe krijgen we deze informatie het beste bij hen. De uitkomst is dat wij zowel de moderne communicatie methode, de digitale snelweg, als de conventionele communicatie middelen zullen blijven inzetten. Van belang is met name de frequentie en de continuïteit. Werkoverleg Binnen verschillende teams is vorig jaar werkoverleg gevoerd op reguliere basis. Een aantal afdelingen hebben hier nog geen gebruik van kunnen maken. Oorzaak hiervoor was voornamelijk het niet hebben van een directe teamleider die voor dit overleg de voorbereidingen kon treffen zodat het ook een effectief werkoverleg zou zijn. Het werkoverleg wat heeft plaats gevonden is vooral gericht geweest op de activiteiten binnen het eigen team. De voorstellen die gedaan zijn, zijn ook uitgevoerd om te zorgen dat onze dienstverlening nog beter werd. Om het werkoverleg beter in te bedden heeft de nieuw aangesteld manager operation een plan opgesteld waarin afspraken omtrent werkoverleg SMART zijn opgenomen Voor 2015 zal ook het werkoverleg verdere implementatie kennen zodat wij als organisatie maximaal geïnformeerd zullen zijn. Het zal daarnaast niet alleen gericht moeten zijn op het eigen team maar ook op organisatorische ontwikkeling en op ontwikkelingen welke een direct verband met de dienstverlening hebben. Internet en . In 2014 is het gebruik van internet en verder doorgevoerd. Er is een bewuste keus gemaakt om niet van zaken als Face book en Twitter gebruik te maken. Belangrijkste argument hiervoor is dat bij gebruik van deze social media het belangrijk is om dit ook consequent en correct vol te houden. Juist daarom zijn wij van mening zijn dat onze focus niet op de social media gericht moet zijn maar op onze mensen en opdrachtgevers 6

7 Mens en Milieu Samenwerken aan nieuwe kansen Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Zoals Capricorn heeft verwoord in haar toekomst visie willen wij het begrip MVO verder uitrollen binnen onze onderneming. Naast het gegeven dat een MVO beleid ook bij opdrachtgevers een belangrijk item is, zal Capricorn haar verantwoordelijkheid voor mens en milieu verder dienen te ontwikkelen. Capricorn doet dit door samenwerking te zoeken met maatschappelijke projecten zoals het project wijkstewards. Hiermee bewerkstelligt Capricorn in samenwerking met de gemeente dat minder kansrijke mensen een tweede kans krijgen op een maatschappelijk bestaan. Het nieuwe rijden Het milieu is voor Capricorn een onderdeel in haar beleid waar zij oog voor wil hebben. Zo hebben wij gezocht naar mogelijkheden om het gebruik van onze mobiele surveillance auto s verantwoord te maken. Door de introductie van Het nieuwe rijden wat in de afgelopen jaren is opgestart dit onderwerp meer aandacht gekregen. Door de extra aandacht welke hieraan is gegeven is het brandstofverbruik en de uitstoot van CO2 verminderd. Sponsoring. Capricorn sponsort diverse maatschappelijke organisaties. KIKA, Stichting Familieverblijf, Kinderopvang Flamingo en Opkikker zijn maatschappelijke organisaties die in 2013 op steun van Capricorn konden rekenen. Capricorn zal ook in 2015 deze ondersteuning voort zetten. In welke mate en op welke manier zal steeds worden afgestemd op de beschikbare middelen. 7

8 Bijzondere projecten Werken aan de toekomst Commerciële activiteiten Commercieel gezien is het voor Capricorn in 2014 opnieuw een zwaar jaar geweest. De groei welke wij voor ogen hadden hebben wij niet weten te realiseren. Dit kwam deels doordat er veel tijd en aandacht besteed diende te worden aan onze bestaande klanten en deels doordat het binden van nieuwe klanten aan ons bedrijf door de naweeën van de economische crisis waardoor potnetiele klanten een afwachtende houding aannamen. PAC meldkamer Capricorn heeft in samenwerking met Siemens de inzet in de PAC meldkamer geoptimaliseerd. Naast de basis bezetting heeft Capricorn nu ook een flexibele schil beschikbaar zodat wij ten alle tijden de bezetting voor de PAC kunnen waarborgen. Nieuwe opdrachten Om te komen tot het uitbreiden van ons werkgebied is er in 2014 besloten om de werving van een account manager in gang te zetten. Het onderhouden van bestaande klanten, wat gewenst en noodzakelijk is, vraagt van de huidige commerciële groep zodanig veel tijd dat uitbreiding van omzet naar de mening van de directie alleen mogelijk is als hier ook extra effort in kan worden gestoken. Opdrachten portefeuille De uiteindelijke portefeuille omvang is in onderstaand grafiek weergegeven. orderportefuille Omzet 8

9 Operationeel Flexibiliteit en inzetbaarheid Klant ontwikkelingen Het vak van beveiliger wordt steeds geavanceerder. Werd in het verleden gevraagd om standaard beveiliging, tegenwoordig gaat het steeds vaker om een hospitality service die meer neigt naar service manager dan naar strakke beveiliger. Dit maakt dan ook dat er veel flexibiliteit gevraagd wordt van onze mensen. Natuurlijk zijn er nog steeds objecten waar de nadruk ligt op het registreren van in- en uitgaande goederen en personenvervoer. Zo kennen wij een aantal grote projecten waar de nadruk ligt op registratie. Dit soort projecten die wij voor grote klanten uitvoeren leggen met name veel druk op het begrip veiligheid. Naast deze klanten zijn er echter steeds meer klanten die gericht zijn op service. Er wordt hier steeds vaker gesproken over een gastheer of gastvrouw als het gaat om beveiliging. Capricorn is op vele projecten succesvol als het gaat om deze nieuwe manier van beveiliging. Job satisfactie Klanttevredenheid is voor Capricorn een belangrijk begrip. Om dit in de praktijk waar te maken is het van belang dat de medewerker goed in zijn vel zit. Capricorn is van mening dat de medewerker alleen maar goed in zijn vel kan zitten als hij het werk wat hij doet ook leuk vindt. Door verschillende klanten zijn wij dan ook geprezen om het feit dat onze mensen zeer vakkundig zijn. Capricorn wil dan ook haar bestaande beleid hierin niet aanpassen maar continueren. Dat wil zeggen dat wij blijven luisteren naar mensen die signalen afgeven wanneer zij bijvoorbeeld van object willen ruilen. Inzetbaarheid Door een optimalisering van de roosters is het mogelijk geweest om de leegloop in 2014 tot een minimum te beperken. Hiervoor was in veel gevallen een goede communicatie nodig zodat medewerkers ook konden begrijpen waarom bepaalde stappen werden gezet. Dat dit soms tot wat frictie leidde is iets wat niet geheel kon worden voorkomen. Wel is het goed te constateren dat bij alle collega s het besef aanwezig is dat het in voorkomende gevallen geven en nemen is. Het bereikte resultaat, een efficiency van 84,01% is zeer goed te noemen. Verlof Het saldo aan beschikbare vrije dagen was in begin 2014 zeer hoog. Het gemiddeld aantal verlof uren was, buiten het verlofrecht van 2014, 78 uur per medewerker aan het begin van het jaar. Uiteindelijk is dit afgenomen naar 60 uur gemiddeld per medewerker. Het streven was om dit terug te dringen tot maximaal 40 uur per medewerker. Wij zullen in 2015 opnieuw aandacht geven aan het terugdringen van bovenmatig verlofrecht. Motivatie hiervoor is dat het verlof een middel is om even wat tijd voor jezelf te creëren. 9

10 Medewerker tevredenheid Ontwikkeling vormt de toekomst Medewerker beleving Het begrip medewerker tevredenheid is doorgaans een beladen term. Want wie bepaalt of de medewerker tevreden is en als het gevraagd wordt krijg je dan een sociaal gewenst antwoord of spreekt de persoon zich uit? Het komt zeker voor dat medewerkers terughoudend zijn in het zich uitlaten over de organisatie. Toch is het van groot belang dat iedereen in de organisatie de mogelijkheid heeft om zijn bevindingen te uiten. Capricorn blijft dan ook haar medewerkers stimuleren om zich constructief op te stellen naar de organisatie om zodoende gezamenlijk tot verbetering te komen. Belangrijke middel hierbij is het werkoverleg wat door de teamleiders verder geoptimaliseerd zal worden. Toekomstige ontwikkeling Capricorn mag zich als organisatie terecht een platte organisatie noemen. Binnen ons bedrijf is er slechts sprake van 3 werkniveau s. Hierdoor zijn wij in staat om een ieder in ons bedrijf de kans te geven zijn of haar zegje te doen. Dit leid er toe dat wij in ons continue verbeteringsproces een ieder kunnen betrekken die dit wil. Teamleiders vormen hierbij een sleutelpositie. Doordat wij in 2014 de functie van manager operation weer invulling hebben kunnen geven kunnen wij als organisatie een gecontroleerde sturing aan de operatie geven. De manager operation is hierbij een spilfunctionaris die in samenwerking met teamleiders in de behoefte van de klant en medewerker voorziet. De kansen die zich zullen voordoen zullen in 2015 geen toevalligheid zijn maar zullen worden gecreëerd door zorgvuldig beleid te voeren. Dat het hier niet alleen om commerciële kansen gaat mag duidelijk zijn. Medewerkers die zich positief ontwikkelen zullen binnen de organisatie de mogelijkheid krijgen om zich verder te ontwikkelen zodat zij naar de toekomst kijkend van toegevoegde waarde zullen zijn en blijven. Capricorn is een bedrijf is wat in beweging is en zal blijven, doordat onze processen beschreven en gecertificeerd zijn, is het voor een ieder inzichtelijk hoe wij werken. Op deze wijze kan Capricorn voor haar klanten en medewerkers de toekomst met vertrouwen tegemoet te treden. ISO