Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2012

Transcriptie

1 Zaaknummer: OOPPL06 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2012 Collegevoorstel Inleiding De gemeente heeft al vele jaren een subsidierelatie met Stichting Heusdens Buro voor Toerisme (HBT). In 2009 zijn afspraken voor meerdere jaren vastgelegd in het Convenant 2009 t/m In dit voorstel wordt uw college gevraagd de uitvoeringsafspraken en budgetsubsidie voor 2012 vast te stellen. Feitelijke informatie Het Convenant 2009 t/m 2012 is een raamwerk van taken waarover de gemeente en de stichting zijn overeengekomen dat de stichting deze de komende jaren uitvoert. Als leidraad bij het convenant is een meerjarenbegroting gevoegd. Het convenant vormt de basis voor de subsidierelatie en is als bijlage bij dit voorstel opgenomen. Bij het opstellen van het convenant was het uitgangspunt dat de subsidie grotendeels de vaste kosten van de stichting dekt. Jaarlijks worden er uitvoeringsafspraken gemaakt met de stichting. Deze afspraken bestaan uit concrete, meetbare doelen en zijn als voorwaarde verbonden aan de budgetsubsidie van de stichting. In mei 2011 is een aanvraag ingediend om in 2012 wederom voor subsidie in aanmerking te komen. Daarnaast is in juni 2011 een brief van de stichting ontvangen waarin zij aangeeft dat zij in 2012 een begrotingstekort verwacht. Naar aanleiding van deze brief heeft een gesprek plaatsgevonden met het bestuur van de stichting. Afgesproken is de subsidieafspraken voor 2012 op basis van resultaatafspraken gemaakt worden. Bij het opstellen van het convenant is een koppeling gemaakt met de loonkosten. Hierdoor zat de gemeente de afgelopen jaren vaak erg dicht op de bedrijfsvoering. Voor 2012 heeft de gemeente op basis van de meerjarenbegroting de maximale subsidie 2012 bepaald. Vervolgens zijn er met de stichting afspraken gemaakt over de te behalen resultaten, zonder te kijken naar de specifieke ureninzet. Het Convenant loopt volgend jaar af. In 2012 moet daarom ook nagedacht worden over de wijze van samenwerking en subsidiëring ingaande Afweging Om de begroting sluitend te krijgen heeft het HBT een aantal wijzigingen doorgevoerd in de ureninzet van het personeel en is gekeken naar het rendement van activiteiten. Op basis hiervan is besloten om in 2012 niet verder te gaan met: - Het verzenden van de toeristische nieuwsbrief; - Werkgroep productontwikkeling; - Organisatie opening van het toeristisch seizoen en de toerisme trofee; - Passantenwandelingen buiten de vesting; - Nieuw drukwerk (routes, boekjes en folders). Nieuwe projecten worden enkel gestart als de kosten (incl. uren) uit het project gefinancierd kunnen worden. 1

2 Zaaknummer: OOPPL06 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2012 Openingstijden bezoekerscentrum Daarnaast stelt de stichting voor op de openingstijden van het bezoekerscentrum te wijzigen. - Op maandagochtend open om 11 uur in plaats van om 9.00 uur. Dit is gelijk aan de openingstijden van het streekarchief. - Op zondag sluiten om uur in plaats van om uur. - In winterperiode op zaterdagochtend sluiten. De ervaring leert dat het op deze momenten erg rustig is, de impact voor de bezoeker is minimaal. Uitvoeringsbesluit De stichting heeft aangegeven in 2012 de volgende resultaten te willen behalen: 1. Ze willen dè portaalfunctie vervullen voor de toerist; 2. Toeristische ondernemers willen dat de stichting hen helpt aan meer klandizie; 3. Ze willen de eigen inkomsten vergroten, om hierop steeds beter in te kunnen zetten. Op basis van het convenant, de focus van de stichting en het maximale subsidiebedrag zijn concrete uitvoeringsafspraken gemaakt. De afspraken zijn in goed overleg met de stichting tot stand gekomen en verwerkt in het uitvoeringsbesluit Dit is als bijlage bij dit voorstel gevoegd. Budgetsubsidie 2012 De meerjarenbegroting welke in 2010 is geactualiseerd vormt de basis voor de subsidie. Om te komen tot het subsidiebedrag 2012 zijn de bedragen geïndexeerd. Daarnaast heeft de gemeenteraad in zijn vergadering van 11 november 2010 besloten om de komende jaren een bezuinigingsmaatregel van jaarlijks 1% door te voeren op alle subsidies. Loonkosten Voor de loonkosten geldt de gemiddelde CBS-index voor CAO-lonen in de gesubsidieerde sector. Voor 2012 ten opzichte van 2011 geldt een index van 1%. In 2011 zijn de loonkosten ook geïndexeerd met 1%. Daarnaast is er in 2011 een bezuiniging van 1% doorgevoerd. Omdat de indexering en bezuiniging tegen elkaar wegvallen, is het bedrag gelijk met de meerjarenbegroting. Huisvesting De component huisvestingskosten wordt geïndexeerd met 0 % ten opzichte van In 2011 was eveneens een index van 0% van toepassing. Ten opzichte van het bedrag dat is opgenomen in de meerjarenbegroting dient 2% bezuinigd te worden. Open Monumentendag De component Open Monumentendag wordt niet geïndexeerd. Ten opzichte van het bedrag dat is opgenomen in de meerjarenbegroting dient 2% bezuinigd te worden. Onderdelen subsidie Meerjarenbegroting 2012 Budgetsubsidie 2012 Loonkosten* , ,-- Huisvestingskosten** , ,-- Open Monumentendag 6.000, ,-- Totaal , ,-- 2

3 Zaaknummer: OOPPL06 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2012 Rechtmatigheid Op basis van de subsidieverordening van de gemeente Heusden moet een subsidieverzoek in juli het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de subsidie is ontvangen wordt worden aangevraagd. Voor de subsidie 2012 is tijdig een verzoek ontvangen. Inzet van Middelen In de gemeentelijke begroting is voor het HBT voor ,-- beschikbaar. Voor de vastgestelde budgetsubsidie ad ,-- kan geconcludeerd worden dat deze past binnen de beschikbare middelen. Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 3

4 Zaaknummer: OOPPL06 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2012 BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 3 januari 2012; besloten: - de uitvoeringsafspraken 2012 voor het Heusdens Buro voor Toerisme vast te stellen; - daarin ook op te nemen dat verbinding moet worden gezocht met het gouverneurshuis; - het Heusdens Buro voor Toerisme voor 2012 een budgetsubsidie te verlenen van ,--. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 4

5

6

7

8

9

10

11 Meerjarenbegroting HBT, versie 2010 Onderdelen subsidie Loonkosten* , , ,00 medewerkers -A , , ,00 vrijwilligers -B 3.043, , ,00 projectmanager -C , , ,00 Huisvestingskosten** , , ,00 Open Monumentendag 6.000, , ,00 Totaal , , , ,00 * Exclusief jaarlijkse indexering op basis van de gemiddelde CBS-index voor CAO-lonen in de gesubsidieerde sector. ** Exclusief indexering huur A. (104 uur) Brutoloon, sociale premies werkgever, vakantiegeld, pensioenpremies, toeslag feestdagen 100%, jubilarissen personeel, toeslag zondagdiensten, vergoeding woon-werkverkeer, ziekengeldverzekering NN + Arbo, verzekering WGA B. (11,25) Vergoeding, reiskostenvergoeding C. ( uur, uur, uur) Brutoloon, sociale premies werkgever, vakantiegeld, pensioenpremies, vergoeding woon-werkverkeer, ziekengeldverzekering NN + Arbo, verzekering WGA.

12 Uitvoeringsbesluit 2012 Versie: 23 november 2011 Fiat bestuur HBT: 5 december 2011 In het Convenant 2009 t/m 2012 is een algemene beschrijving opgenomen van de structureel te verrichten taken. Jaarlijks worden uitvoeringsafspraken gemaakt waarin is opgenomen welke doelstellingen binnen de taken behaald moeten worden. Onderstaande afspraken zijn in overleg tussen het bestuur van het Heusdens Buro voor Toerisme en de gemeente Heusden tot stand gekomen. Het nakomen van de afspraken en het behalen van de gestelde doelen zijn voorwaarde voor de toekenning van de subsidie. De budgetsubsidie is opgebouwd uit drie componenten: - Loonkosten - Huisvestingskosten - Budget Open Monumentendag Basis voor afspraken zijn de beleidskaders van de gemeente, maar ook de wens van de stichting om in 2012 de volgende resultaten te behalen: 1. Ze willen dè portaalfunctie vervullen voor de toerist; 2. Toeristische ondernemers willen dat ze hen helpen aan meer klandizie. 3. Ze willen de eigen inkomsten vergroten, om hierop steeds beter in te kunnen zetten. Doelstellingen 2012 Algemeen Openingstijden van het HBT/Bezoekerscentrum: Winter (oktober t/m maart): o Maandag uur o Dinsdag t/m vrijdag uur o Zaterdag en zondag uur Zomer (april t/m september): o Maandag uur o Dinsdag t/m vrijdag uur o Zaterdag uur o Zondag uur Administratie Doorlopend wordt het adressen- en informatiebestand van toeristische bedrijven en instellingen in de gemeente actueel gehouden. Eén keer per jaar vindt een extra controle plaats. Arrangementen Het arrangementenaanbod wordt flink opgeschoond. Hierover worden gesprekken gevoerd met alle participanten (nu: 54). Inzet is verhoging van kwaliteit en originaliteit van het aanbod. Dat kan ten koste gaan van de kwantiteit Er wordt een verdere efficiencyslag gemaakt in het proces reserveringen. Winst op arrangementen is minimaal gelijk aan de winst in 2010, ,-. Evenementen Er wordt ondersteuning geboden aan organisaties die evenementen willen organiseren, bv. door promotie, het leggen van verbindingen en het delen van kennis op dit gebied * *

13 Projectorganisatie van Open Monumentendag 2012: thema Monumenten en Groen Voorbereiding jubileum HBT in 2013 Gastheerschap In overleg met de gemeente wordt gekeken wat de mogelijkheden zijn om diverse ruimtes in het bezoekerscentrum commercieel te gaan verhuren. Gemeentelijke dienstverlening Aan het begin van het jaar wordt geëvalueerd hoe de serviceverlening vanuit de gemeentelijke servicepunten verloopt en of deze bijstelling behoeft Gesprekspartner Meedenken / bijdragen aan toekomstplannen voor het bezoekerscentrum Meedenken / input leveren voor het Sociaal Economisch Plan Projectmanagement Nieuwe projecten worden gestart als de kosten (OOP en uren) uit het project gefinancierd kunnen worden. Promotie Het aantal unieke bezoekers per maand van de site ligt 15% hoger dan in 2011 Verwerking van huisstijl Rijk Heusden in promotionele uitingen De site eindigt op drie belangrijke zoektermen: Heusden Rijk Heusden Heusden Toerisme, in de top drie van zoekmachines Alle pagina s van de site worden voorzien van de juiste keywords, discriptions en titles Minimaal 50 links naar onze site op websites van derden Verbeteringen doorvoeren op de site op minimaal 2 punten. Koppeling met Brabantbrede toeristische database TRIPLE Functionele inzet van minimaal twee nieuwe media (Twitter, Facebook, LinkedIn, Zoover) Minimaal 5 promotionele artikelen in landelijk / bovenregionale bladen Actieve acquisitie bij touringcarbedrijven Minimaal 2 keer per jaar een uitgebreide mailing aan potentiële klanten Inzet van promotieteam tijdens locale evenementen (minimaal 5 keer) Onderzoek naar gebruik aanbiedingensites Uitbrengen van zakelijke nieuwsbrief n.a.v. vergaderingen platform R&T (4 x per jaar) Minimaal 2 promotionele uitingen in samenwerking met stichting Rijk Heusden Afstemmen evenementenkalender met kalender op de gemeentelijke website Onderzoek naar de haalbaarheid van digitale informatiezuilen (i.o.m. gemeente) Rijk Heusden Actieve rol bij het motiveren van partijen om aan te sluiten bij stichting Rijk Heusden Aansluiten bij vergaderingen als adviseur en aanjager Rondleidingen Winst op rondleidingen is minimaal gelijk aan 2010, ,-.

14 Samenwerking Inspelen op samenwerkingsmogelijkheden in de regio (Groene Woud / Den Bosch, Land van Heusden en Altena, Midden-Brabant/Langstraat) als deze zich voordoen HBT neemt het initiatief om een projectmatige samenwerking met Waalwijk en Loon op Zand op te zetten en uit te bouwen Servicepunten Aan het begin van het jaar wordt geëvalueerd hoe de serviceverlening vanuit de toeristische servicepunten verloopt en of deze bijstelling behoeft Winkel Herkenbaarheid van de winkel van buitenaf vergroten i.o.m. gemeente Winst op de winkel (inclusief bonnen en entreebewijzen) is minimaal gelijk aan 2010, 8.450,-. Samenwerking vanaf 2013 Voor de jaren 2013 en verder moeten nieuwe afspraken gemaakt worden. In 2012 moet het gesprek gestart worden over de wijze waarop subsidie verstrekt gaat worden en voor welke taken. Toerisme krijg steeds meer een regionale insteek, dat vergt een steeds professionelere organisatie. Wat de gemeente betreft is de Code Culturale Governance een leidraad voor het verdere professionaliseringsproces. Budgetsubsidie Voor 2012 is afgesproken dat er bij het bepalen van de subsidie niet meer zo specifiek gekeken wordt naar de bedrijfsvoering van de stichting. De meerjarenbegroting welke in 2010 is vastgesteld is het uitgangspunt geweest. Bezuinigingsmaatregel De gemeenteraad van Heusden heeft in zijn vergadering van 11 november 2010 besloten om de komende jaren een bezuinigingsmaatregel van 1% door te voeren op alle subsidies. Deze is van toepassing op alle onderdelen van de subsidie. Loonkosten De meerjarenbegroting welke in 2010 is vastgesteld is als uitgangspunt genomen. Hierop is een indexatie van 1 % van toepassing. Huisvestingskosten De stichting betaalt huurkosten en servicekosten. De indexatie op dit deel van de subsidie is vastgesteld op 0%. Open Monumentendag De stichting ontvangt jaarlijks een vast bedrag voor de organisatie van Open Monumentendag. Voor het programma wordt tijdig een plan en begroting ingediend. Dit deel van de subsidie wordt niet geïndexeerd. Loonkosten ,- Huisvestingskosten ,- Open Monumentendag 5.880,- Totaal ,- Uitbetaling

15 De subsidie wordt bij wijze van voorschot in twee delen aan uw stichting overgemaakt. Het eerste deel in januari en het tweede deel in juli. Verantwoording en afrekening - De stichting verantwoordt vóór 1 juli 2013 de besteding van subsidiegelden door middel van een financieel en inhoudelijk verslag. Het financieel verslag bevat een exploitatierekening over het boekjaar 2012 en een balans met toelichting en gaat vergezeld van een verklaring van een daartoe gecertificeerd administratiekantoor of accountant. Het inhoudelijk verslag geeft een weergave van de uitgevoerde activiteiten, het aantal verrichte activiteiten en de bereikte resultaten, alsmede een kwalitatieve weergave van de uitgevoerde werkzaamheden. Beide op basis van dit uitvoeringsbesluit. - Ieder kwartaal vindt een evaluatie over het functioneren van de stichting plaats, waarbij deze subsidiebeschikking als ijkpunt dient. De stichting levert hiervoor een kwartaalrapportage aan. Op basis van deze rapportage kunnen nadere afspraken gemaakt worden over het takenpakket alsmede de financiën. Wanneer in de loop van het subsidiejaar de verwachting bestaat dat de stichting de genoemde taken en doelstellingen niet kan realiseren, treedt de stichting onmiddellijk in overleg met de gemeente. Indien de gemeente het in de loop van het jaar wenselijk acht dat de stichting haar activiteiten wijzigt, zal de gemeente in overleg treden met de stichting. - Als de stichting heeft gerealiseerd wat is overeengekomen in de subsidiebeschikking, heeft de stichting het recht op het volledige subsidiebedrag. Hierbij wordt afgerekend op basis van de geleverde prestaties. Indien doelstellingen niet gehaald worden heeft dit een korting op de subsidie tot gevolg, tenzij dit met aannemelijke argumenten kan worden onderbouwd. - Overschotten of tekorten komen ten goede, respectievelijk ten laste, van de exploitatie van uw stichting. Als uw stichting niet of niet volledig heeft gerealiseerd wat er is afgesproken leidt dit tot terugvordering van (een gedeelte van) de subsidie. Ten behoeve van het opvangen van tekorten of het toevoegen van overschotten aan subsidiegelden is het uw stichting toegestaan een algemene of egalisatiereserve te vormen van maximaal 15% van het in 2011 geldende subsidiebudget aan het einde van het boekjaar. Als de reserve groter wordt, wordt de overschrijding teruggevorderd door de gemeente Heusden. Daarnaast is het de stichting toegestaan om in overleg met en na goedkeuring van de gemeente bestemmingreserves te vormen.