Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2010

Transcriptie

1 Zaaknummer: FOPL03 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2010 Collegevoorstel Inleiding De gemeente heeft al vele jaren een subsidierelatie met Stichting Heusdens Buro voor Toerisme (HBT). In 2009 zijn afspraken voor meerdere jaren vastgelegd in het Convenant 2009 t/m In dit voorstel wordt uw college gevraagd de uitvoeringsafspraken en budgetsubsidie voor 2010 vast te stellen. Feitelijke informatie Het Convenant 2009 t/m 2012 is een raamwerk van taken waarover de gemeente en de stichting zijn overeengekomen dat de stichting deze de komende jaren uitvoert. Dit is tevens de basis voor de budgetsubsidie die de stichting jaarlijks ontvangt. Als leidraad is bij het convenant een meerjarenbegroting gevoegd. Het convenant is als bijlage bij dit voorstel opgenomen. Jaarlijks worden er uitvoeringsafspraken gemaakt met de stichting. Deze afspraken bestaan uit concrete, meetbare doelen die de stichting binnen haar reguliere takenpakket moet behalen en uit projecten welke zij moeten uitvoeren. De uitvoeringsafspraken zijn als voorwaarden verbonden aan de budgetsubsidie van de stichting. In juli 2009 is een aanvraag ingediend om in 2010 wederom voor subsidie in aanmerking te komen. In 2008 is gestart met deze nieuwe wijze van subsidiëring om een professionaliseringsslag bij de stichting teweeg te brengen. Inmiddels zijn de effecten hiervan goed merkbaar. In de afgelopen jaren zijn veel gegevens verzameld welke nu als basis kunnen dienen voor verbeteringen en het benoemen van meetbare doelstellingen. Het bestuur is bezig met het opzetten van een visie voor de komende jaren en met de campagne Rijk Heusden ligt duidelijk de nadruk op het promoten van de hele gemeente Heusden. Hierbij zoekt de stichting in steeds grotere mate samenwerking met de gemeente, ondernemers en organisaties in de gemeente. Afweging Begroting 2010 Op 15 december 2009 heeft de stichting een begroting ingediend voor Op basis hiervan zijn de gemeente en de stichting in gesprek gegaan over de te maken uitvoeringsafspraken. De begroting komt niet helemaal overeen met de meerjarenbegroting: - Het percentage ziekteverzuim waar in de begroting rekening mee wordt gehouden is bijgesteld van 6,25 naar 4 % op basis van de ervaringen in 2008 en De bruto ureninzet voor 2010 voor medewerkers en vrijwilligers samen wordt hiermee teruggebracht van 117,5 naar 115,25 uur. De stichting heeft aangegeven 104 uur medewerkers in te willen zetten en 11,25 uur vrijwilligers. - Bij de meerjarenbegroting is geen rekening gehouden met de kosten voor de WGAverzekering. Wethouder Dijkstra heeft aangegeven dat deze kosten meegenomen mogen worden bij de te subsidiëren loonkosten voor 2010, de premie voor 2010 bedraagt 450,-. - Conform besluit van het college zijn de gesubsidieerde projecturen voor de manager teruggebracht naar 6 uur per week. Overige projecturen zijn voor rekening van de stichting. 1

2 Zaaknummer: FOPL03 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) In de meerjarenbegroting is geen rekening gehouden met de indexering van de subsidie, conform de kadernota subsidies is de component lonen in de subsidie geïndexeerd met 3,4 % en het overige deel met 0,5%. De bijdrage voor de organisatie van Open Monumentendag is niet geïndexeerd. - De totale loonkosten voor de medewerkers zijn hoger dan is opgenomen in de meerjarenbegroting die bij het convenant behoort. De stichting heeft aangegeven dat zij bij het opstellen van de meerjarenbegroting is uitgegaan van de exacte situatie in 2009 en zij nergens een marge heeft ingebouwd. Dit jaar heeft er een wisseling in het personeel plaatsgevonden en worden er vaker kortere diensten gewerkt, waardoor met name de reiskosten hoger uitvallen. De periodieke stijging van de loonkosten was wel in de begroting opgenomen, maar deze was niet doorgerekend in de algemene overleguren en de berekening voor de toeslagen. Subsidie 2010 In de uitvoeringsafspraken, welke als bijlage bij dit voorstel zijn gevoegd, zijn concrete afspraken opgenomen voor de reguliere taken. Daarnaast is een overzicht opgenomen van projecten waaraan de stichting dit jaar medewerking verleent. De uitvoeringsafspraken zijn voorwaarde bij het verlenen van de budgetsubsidie Voorgesteld wordt om de volgende budgetsubsidie te verlenen, hierin zijn bovengenoemde wijzigingen meegenomen. Budgetsubsidie ,- Opgebouwd uit de onderdelen: Loonkosten ,- Huisvestingskosten ,- Open Monumentendag 6.000,- Meerjarenbegroting. Omdat enkele wijzigingen effect hebben op de meerjarenbegroting die bij het Convenant 2009 t/m 2012 is vastgesteld wordt voorgesteld om in te stemmen met de bijgevoegde (aangepaste) meerjarenbegroting. Deze kan als basis dienen voor de begroting van de komende jaren. Rechtmatigheid Op basis van de subsidieverordening van de gemeente Heusden moet een subsidieverzoek in juli het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de subsidie ontvangen wordt worden aangevraagd. Voor de subsidie voor 2010 is tijdig een verzoek ontvangen. Uitbetaling Omdat de subsidie pas nu wordt verleend zijn er in 2010 al een aantal voorschotten van in totaal ,-- betaald aan de stichting. Voorgesteld wordt om het restant subsidiebedrag in één keer bij wijze van voorschot aan de stichting te verstrekken. Inzet van Middelen Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 2

3 Zaaknummer: FOPL03 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT)

4 Zaaknummer: FOPL03 Onderwerp Subsidieafspraken Heusdens Buro voor Toerisme (HBT) 2010 BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 12 oktober 2010; besloten: - de uitvoeringsafspraken 2010 voor het Heusdens Buro voor Toerisme vast te stellen. - het Heusdens Buro voor Toerisme voor 2010 een budgetsubsidie te verlenen van ,--. - in te stemmen met de voorgestelde dekking voor de budgetsubsidie. - in te stemmen met de aangepaste meerjarenbegroting van het Heusdens Buro voor Toerisme. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 4

5

6

7

8

9

10

11 Uitvoeringsbesluit 2010 Op basis van de afspraken in het Convenant 2009 t/m 2012 worden jaarlijks uitvoeringsafspraken gemaakt. Onderstaande afspraken zijn in overleg tussen het bestuur van het Heusdens Buro voor Toerisme en de gemeente Heusden tot stand gekomen. Het nakomen van de afspraken en het behalen van de gestelde doelen zijn voorwaarde voor de toekenning van de subsidie. De budgetsubsidie is opgebouwd uit drie componenten: - Loonkosten - Huisvestingskosten - Budget Open Monumentendag De out of pocketkosten van de genoemde projecten zijn geen onderdeel van de budgetsubsidie en zijn daarom niet meegenomen. Taken In het Convenant 2009 t/m 2012 is een algemene beschrijving opgenomen van de structureel te verrichten taken. Jaarlijks wordt er bepaald welke doelstellingen binnen de taken behaald moeten worden. De komende jaren moeten de afspraken steeds concreter en meer meetbaar worden. Doelstellingen 2010 Algemeen - Openingstijden van het HBT/Bezoekerscentrum: Maandag t/m vrijdag uur Zaterdag uur Zondag uur Administratie - Minimaal eenmaal dit jaar wordt het complete adressen- en informatiebestand van toeristische bedrijven en instellingen in de gemeente geheel gecontroleerd. Arrangementen - Minimaal 5 nieuwe bouwstenen toevoegen aan het arrangementenaanbod. - Minimaal drie speciale Rijk Heusden arrangement worden ontwikkeld. - Actief aanbieden van meerdaagse arrangement in samenwerking met verblijfsrecreatieve bedrijven in de gemeente. - Omzet blijft minimaal gelijk met het gemiddelde van de afgelopen drie jaar, zijnde ,-. - Winst op de arrangementen wordt door efficiëntere werkwijze en extra aanbod verhoogd met minimaal 1% ten opzichte van het gemiddelde van de afgelopen 3 jaar. - Nieuwe arrangementenfolder ontwikkelen om de arrangementen beter onder de aandacht van bezoekers te brengen. Evenementen - Het HBT biedt ondersteuning bij de evenementen die in het kader van WaterRijk Heusden 2010 wordt georganiseerd. Gesprekspartner - Actieve rol bij het motiveren van partijen om mee te doen aan WaterRijk Heuden en Rijk Heusden. * *

12 Promotie - De stichting heeft een actieve rol bij het ontwikkelen en uitvoeren van het marketingplan voor de campagne RijkHeusden. - Drukwerk van de stichting dat vernieuwd wordt en nieuwe producten worden altijd in Rijk Heusden stijl opgemaakt. - Het plaatsen van advertenties geschiedt in 2010 in overleg met de gemeente, kosten hiervoor worden voor 50% door de stichting en voor 50% door de gemeente betaald. Indien mogelijk worden andere partijen benaderd om te participeren in advertenties. - Informatiefolder ontwikkelen, welke wordt uitgebracht in het Nederlands, Engels en Duits en gratis wordt verstrekt aan bezoekers. - De site van de stichting en Rijk Heusden eindigen op drie belangrijke zoektermen in de top drie van zoekmachines. - Onderzocht wordt welke zoektermen het meest belangrijk zijn voor toeristen van de gemeente Heusden. - Het aantal unieke bezoekers per maand van de Rijk Heusden site stijgt met minimaal 15 % ten opzichte van dezelfde maand van vorig jaar. Rondleidingen - Op minimaal vijf locaties worden rondleidingen georganiseerd in het kader van WaterRijk Heusden De omzet op rondleidingen stijgt met minimaal 5% ten opzichte van het gemiddelde van de laatste 3 jaar, zijnde ,-. - De winst op rondleidingen stijgt met minimaal 1% ten opzichte van het gemiddelde van de laatste 3 jaar, dit kan omdat er meer rondleidingen worden georganiseerd en omdat er efficiënter gewerkt wordt. - Er wordt geïnvesteerd in het kennisniveau van de gidsen door het inrichten van een gidsenbibliotheek en door het invoeren van feedbackwandelingen. Samenwerking - De stichting zoekt proactief contact met ondernemers en organisaties, o.a. detailhandel en horeca, om de relatie verder uit te bouwen en te kijken welke producten zij samen op de markt kunnen zetten. Servicepunten - Er worden servicepunten ingericht bij de UIT-punten in de bibliotheken. - De servicepunten in de gemeentehuizen worden opnieuw ingericht en medewerkers worden opnieuw ingelicht. Winkel - De omzet van de winkel stijgt met minimaal 5% ten opzichte van het gemiddelde van de afgelopen 3 jaar, ,-. Dit is exclusief verkoop van bonnen en entreebewijzen. - De winst van de winkel stijgt met minimaal 1% ten opzichte van het gemiddelde van de afgelopen 3 jaar. Dit kan door beter aanbod en nieuwe producten. Projecten Project Omschrijving Uren manager Wandelknooppuntennetwerk Manager neemt deel in de werkgroep 15 Werving cruiseschepen 30 WaterRijk Heusden 2010 Meedenken bij opzetten en uivoering 200 geven aan themajaar. Oa routes Plan Rijk Heusden Meedenken en uitvoering geven aan een 70

13 deel van het marketingplan Budgetsubsidie Loonkosten ,- Huisvestingskosten ,- Open Monumentendag 6.000,- Totaal ,- Loonkosten Toeslag bruto netto In het Convenant 2009 t/m 2012 wordt uitgegaan van een percentage van 17,5 % voor improductieve uren. Dit percentage bestaat uit 6,25 % ziekte, 10,75% vakantie en 0,5 % bijzonder verlof. Gebleken is dat er gerekend is met een te hoog percentage voor ziekteverzuim, daarom is dit bijgesteld naar 4%. In totaal wordt dus gerekend met 15,25 % voor improductieve uren. Indexering ten opzichte van 2009 Voor de loonkosten geldt de gemiddelde CBS-index voor CAO-lonen in de gesubsidieerde sector. Voor 2010 ten opzichte van 2009 geldt een index van 3,4%. Deze is niet van toepassing op de lonen voor vrijwilligers omdat men hier gebonden is aan de belastingvrije norm van 4,50 per uur. Manager De manager heeft wekelijks 16 uur netto voor de uitvoering van reguliere taken. Daarnaast is voor projecten in 2010 in de meerjarenbegroting rekening gehouden met 6 uur netto voor het uitvoeren van projecten in In totaal 22 uur netto, en afgerond 26 uur bruto. Deze worden uitbetaald conform salaristabel VVV schaal 10,12. Medewerkers/Vrijwilligers Voor medewerkers en vrijwilligers samen is wekelijks 100 uur netto opgenomen, bruto is dit 115,25 uur. Het HBT heeft aangegeven in uur medewerkers in te zetten en 11,25 uur vrijwilligers. Functie Bruto-uren per week Loonkosten per jaar in * Medewerkers ,- Vrijwilligers 11, ,- Projectmanager ,- Totaal ,- * Op basis van de Notitie uitgangspunten personeelszaken HBT 2009, zoals in het Convenant 2009 t/m 2012 is vastgelegd, aangevuld met de WGA verzekering. Huisvestingskosten De stichting betaald huurkosten en servicekosten. Dit deel van de subsidie wordt geïndexeerd met de 0,5% ten opzichte van Voor 2010 bedraagt de subsidie ,- Open Monumentendag De stichting ontvangt jaarlijks een vast bedrag voor de organisatie van Open Monumentendag. Voor het programma wordt tijdig een plan en begroting ingediend. Dit deel van de subsidie bedraagt 6.000,- en wordt niet geïndexeerd.

14 Uitbetaling De gemeente heeft al diverse voorschotten aan de stichting betaald. Het resterende deel wordt naar aanleiding van dit besluit bij wijze van voorschot in één keer aan uw stichting overgemaakt. Verantwoording en afrekening - De stichting verantwoordt vóór 1 juli 2011 de besteding van subsidiegelden door middel van een financieel en inhoudelijk verslag. Het financieel verslag bevat een exploitatierekening over het boekjaar 2010 en een balans met toelichting en gaat vergezeld van een verklaring van een daartoe gecertificeerd administratiekantoor of accountant. Het inhoudelijk verslag geeft een weergave van de uitgevoerde activiteiten, het aantal verrichte activiteiten en de bereikte resultaten, alsmede een kwalitatieve weergave van de uitgevoerde werkzaamheden. - Ieder kwartaal vindt een evaluatie over het functioneren van de stichting plaats, waarbij deze subsidiebeschikking als ijkpunt dient. De stichting levert hiervoor een kwartaalrapportage aan. Op basis van deze rapportage kunnen nadere afspraken gemaakt worden over het takenpakket alsmede de financiën. Wanneer in de loop van het subsidiejaar de verwachting bestaat dat de stichting de genoemde taken en doelstellingen niet kan realiseren, treedt de stichting onmiddellijk in overleg met de gemeente. Indien de gemeente het in de loop van het jaar wenselijk acht dat de stichting haar activiteiten met bepaalde producten of diensten uitbreidt, zal de gemeente in overleg treden met de stichting. - Als de stichting heeft gerealiseerd wat is overeengekomen in de subsidiebeschikking, heeft uw stichting het recht op het volledige subsidiebedrag. Hierbij wordt afgerekend op basis van de geleverde prestaties en het totaal aantal gemaakte uren per functie, met het in de uitvoeringsafspraken genoemde aantal als maximum. Indien doelstellingen niet gehaald worden heeft dit een korting op de subsidie tot gevolg, tenzij dit met aannemelijke argumenten kan worden onderbouwd. - Overschotten of tekorten komen ten goede, respectievelijk ten laste, van de exploitatie van uw stichting. Als uw stichting niet of niet volledig heeft gerealiseerd wat er is afgesproken leidt dit tot terugvordering van (een gedeelte van) de subsidie. Ten behoeve van het opvangen van tekorten of het toevoegen van overschotten aan subsidiegelden is het uw stichting toegestaan een algemene of egalisatiereserve te vormen van maximaal 15% van het in 2010 geldende subsidiebudget aan het einde van het boekjaar. Als de reserve groter wordt, wordt de overschrijding teruggevorderd door de gemeente Heusden. Daarnaast is het de stichting toegestaan om in overleg met de gemeente bestemmingreserves te vormen.