Notulen vergadering oudervereniging de Pontus. Datum: 13 juni 2018 Locatie: Koffiecorner SMH Notulist: Yvette Tax

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Notulen vergadering oudervereniging de Pontus. Datum: 13 juni 2018 Locatie: Koffiecorner SMH Notulist: Yvette Tax"

Leopold de Winter
5 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Notulen vergadering oudervereniging de Pontus Datum: 13 juni 2018 Locatie: Koffiecorner SMH Notulist: Tax Aanwezig: Hyun-Sook Poppelaars-Fens, Tax, Adrienne van den Broek, Ursula Gelderblom, Wendy Sprenkels, Sabine Haadsma, Marjolein Hagenaars, Jan van de Bovenkamp, Helga Oomen, Petra van Dorst, Carolien van Aalten Afwezig: van den Bergh, Cindy de Jong, Patricia de Rooij, Wendy van Sprundel, Jeanine van Riel, Saïda van der Woude, Bianca Kools, Alex van de Bosch, Jacqueline Oostdijk Aanwezig namens het team: Anneke & Barry 1 Opening door voorzitter: 1.1 Hyun-Sook opent de vergadering om 20:05 uur en heet de aanwezigen welkom. 2 Mededelingen voorzitter: 2.1 Aftreden voorzitter en secretaris Voor zowel Hyun-Sook als is dit de laatste vergadering en tot op heden is er voor beide functies geen opvolger. Indien dit zo blijft dan schrijven de statuten het volgende voor: - indien er geen voorzitter is, dan wordt deze taak overgenomen door de overige leden van het bestuur. In dit geval is dat alleen. Bij afwezigheid van wijst hij iemand aan die de betreffende vergadering leidt. - indien er geen secretaris is, dan zal deze taak op toerbeurt door alle leden op zich genomen moeten worden. dient dan vooraf iemand aan te wijzen die de agenda maakt en verspreid en die de notulen maakt. De statuten dienen overgedragen te worden, maar niet alle exemplaren mogen bij 1 persoon liggen. Hyun-Sook geeft haar kopie aan Adrienne, die neemt dat in bewaring tot er een nieuwe voorzitter is. De kopie van, gaat met het 1

2 overige papierwerk en digitale zaken van de secretaris naar. De hamer en sleutel van SMH worden overgedragen aan. De sleutels van de Keen draagt over aan Wendy Sprenkels. Carolien zal tot er een nieuwe secretaris is het postvak van SMH met enige regelmaat regelen, Wendy doet dit op de Keen. Post kan geopend worden en overgedragen aan de persoon voor wie het bestemd is. 2.2 Potentiële nieuwe leden Er zijn 2 ouders aanwezig, die mogelijk interesse hebben om zich aan te sluiten bij de oudervereniging. Wieteke (moeder van Nova, groep 1/2 locatie SMH) en Sulaika (moeder van Cayle en Chloe, groep 3 locatie Keen). Zij zullen na de vergadering laten weten of zij zich definitief willen aansluiten. 3 Notulen vorige vergadering We lopen de actiepunten door: - : oproep nieuwsbrief is geplaatst - : afspraak gemeente ivm carnaval wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering - : mailen draaiboek afscheid groep 8 is gedaan - : opstarten nieuwe locatie schoolreis groep 3/4, is gepland - : lay-out brieven is verstuurd aan iedereen - /Jan: Google Drive wordt deze vergadering opnieuw besproken - Hyun-Sook: is contact over geweest met school (Judith) - Adriënne: Privacywetgeving, stappenplan g d en heeft het bestuur al een voorstel gestuurd, dus dat loopt. Carolien Wendy Noot: Wieteke heeft al laten weten zich niet aan te sluiten, Sulaika sluit zich wel aan. Verder geen opmerkingen, de notulen worden goedgekeurd. 4 Vragen en mededelingen team: Barry vraagt namens het team of het mogelijk is om vanuit de OV ranja en een koekje te verzorgen, net als bij de kleutermusical. Dit wordt direct ter stemming gebracht: 11 voor, 0 tegen. Ranja en bekers zijn er nog op voorraad, zal koekjes kopen en deze bij groep 8 bezorgen. 2

3 Ursula vraagt m.b.t. de Koningsspelen aan het team wat doen we komend jaar met groep 1. Voor de kinderen is het een teleurstelling dat ze er niet bij mogen zijn en ook vanuit ouders komt er veel commentaar. Een oplossing zou zijn om het vergelijkbaar met Carnaval te doen, dus groep 1 vrij op donderdag en dan op vrijdag naar school. Anneke zal dit overleggen met Ruud. Ursula vraagt ook hoe het nu zit met de indeling van het team voor de verschillende werkgroepen, want ook de afgelopen activiteiten kwam het weer regelmatig voor dat de ingedeelde leerkrachten er op de dag zelf niet waren en er zitten ook niet altijd leerkrachten van beide locaties in een werkgroep en dat is niet handig. Barry geeft aan dat hij dit al aan Ruud en Judith heeft doorgegeven; alleen leerkrachten in een werkgroep als de activiteit op hun werkdag is en altijd van elke locatie 1 persoon. geeft aan dat de kalender waarschijnlijk vertraging oploopt, omdat zij vanuit school de data nog steeds niet heeft ontvangen. Barry zal hierover contact opnemen met Judith. Anneke Barry Barry Ingekomen post: Er is geen post. 6 Gedane activiteiten: 6.1 Kleutermusical (11 april) Coördinatie: Adriënne Ranja en chips verzorgd, ging prima. 6.2 Koningsspelen (20 april) Coördinatie: Ursula, Patricia en Helga De dag zelf is goed verlopen, de aanloop was moeizaam. Ursula vraagt zich af of we het volgend jaar wel op dezelfde manier moeten doen. 6.3 Schoolvoetbaltoernooi (30 april, 1 en 2 mei) Coördinatie: Helga Helga heeft dit last-minute opgepakt, dus was even doorwerken. Het ging uiteindelijk heel goed, alle info werd snel op de schoolapp geplaatst. De meeste teams werden compleet aangeleverd, dus dat scheelde veel werk. De dagen zelf zijn goed verlopen, 2 teams zijn door naar de regiofinales. 3

4 6.4 Schoolfeest (16 mei) Coördinatie: en Wendy Zowel de dag zelf als de aanloop zijn prima verlopen, de kinderen hebben genoten ondanks het iets mindere weer. De evaluatie moet nog gepland worden. 6.5 Avondvierdaagse (28-31 mei) Coördinatie: Adriënne en Wendy Het was weer erg leuk, in totaal 722 deelnemers vanuit De Pontus (totaal betalende deelnemers). Jan geeft aan dat de route niet altijd even praktisch was voor deze grote aantallen, Adriënne geeft aan dat we dat soort zaken vooral naar de organisatie moeten mailen als ouders. En er wordt opgemerkt dat het toch wel erg vervelend is dat de studiedag op vrijdag dit jaar is vervallen, omdat de kinderen echt moe zijn na een week lopen. 7 Komende activiteiten: 7.1 Afscheid Groep 8 Coördinatie: Marjolein en Carolien Het cadeau dit jaar is een handdoek van Decathlon met een label met Pontus logo i.p.v. bedrukking. Een van beide gaat een woordje doen tijdens de afscheidsavond op 4 juli, mocht dit niet lukken dan laten ze dat aan Hyun-Sook of weten. 7.2 Afscheidsfoto Coördinatie: en Wendy Er komt ook een afscheidsfoto. Deze wordt zoals aan het begin van het jaar besproken niet gemaakt door de fotograaf, zij levert alleen de digitale bestanden aan. maakt daar een kaart van, waarop ook alle bijbehorende namen vermeld staan. De kosten voor het drukken zijn ca. 100, deze kosten zijn niet gebudgetteerd dus daar moet over gestemd worden; 11 voor, 0 tegen. 7.3 Schoolkalender Coördinatie: en Adriënne Zoals eerder in de vergadering aangegeven, ontbreken alle data vanuit school. Het is de vraag of de kalender voor de vakantie naar de drukker kan. Zo niet, dan wordt hij niet op de 2 e schooldag uitgedeeld maar pas later die week. 4

5 7.4 Schoolreis 2018/2019, bestemming groep 3/4 () Uit de evaluatie van 2017 kwam naar voren dat we Dippie Doe liever willen vervangen door een aantal minder goede ervaringen. Vorige vergadering hebben een aantal mensen aangegeven hiermee te willen helpen. Volgende week wordt een mogelijke locatie bezocht. Hierover zal ook afstemming zijn met het team. 8 Rondvraag: 8.1 Werkgroepen zal nog voor einde schooljaar het overzicht mailen en invullen. Draagt het daarna over aan. 8.2 Pontus shirts + mascottes Hyun-Sook zoekt iemand die het beheer van de shirts en mascottes wil overnemen. Wendy neemt dit op zich. 8.2 Draaiboeken in Google Drive zal nog een account in Google aanmaken voor de OV en daar aan gekoppeld een Google Drive. Ze zal een indeling maken en deze vullen met de documenten die zij heeft. Dus alle standaard documenten komen hier in te staan, denk aan declaratieformulier, excel bestand met tijdsplanning alle activiteiten, werkgroepindeling en adreslijst. Maar ook agenda s en notulen en per werkgroep een map waar alle belangrijke documenten en draaiboeken opgeslagen dienen te worden. Wendy Daarna wordt dit gedeeld met alle leden en het verzoek om eigen werkgroepen aan te vullen. draagt daarna beheer over, tot er een nieuwe secretaris is. kan de rechten per map veranderen van lezen naar wijzigingen aanbrengen voor de coördinatoren. Er moet volgend jaar even gekeken worden hoe het loopt en er moeten regels voor gemaakt worden. Belangrijk is wel dat alle coördinatoren hun draaiboeken en zeker ook evaluaties consequent opslaan in de Drive. ALLEN!!! 9. Sluiting Om uur sluit Hyun-Sook de vergadering. 5

Vergelijkbare documenten

Notulen vergadering oudervereniging de Pontus. Datum: 28 september 2016 Locatie: Koffiecorner SMH Notulist: Yvette Tax

Notulen vergadering oudervereniging de Pontus Datum: 28 september 2016 Locatie: Koffiecorner SMH Notulist: Yvette Tax Aanwezig: Hyun-Sook Poppelaars-Fens, Jacco van den Bergh, Yvette Tax, Pascale Mathon,