Notulen vergadering oudervereniging de Pontus. Datum: 28 september 2016 Locatie: Koffiecorner SMH Notulist: Yvette Tax

Transcriptie

1 Notulen vergadering oudervereniging de Pontus Datum: 28 september 2016 Locatie: Koffiecorner SMH Notulist: Yvette Tax Aanwezig: Hyun-Sook Poppelaars-Fens, Jacco van den Bergh, Yvette Tax, Pascale Mathon, Adrienne van den Broek, Alex van de Bosch, Bianca Kools, Moniek Hop, Helga Oomen, Wendy Sprenkels, Nicole Ruimers, Jacqueline Oostdijk, Patricia de Rooij, Afwezig: Wendy van Sprundel, Natascha de Roon, Cindy de Jong, Ursula Gelderblom, Jan van de Bovenkamp, Jeanine van Riel, Saïda van der Woude Aanwezig namens het team: Barry 1 Opening door voorzitter: 1.1 Hyun-Sook opent de vergadering om 20:10 uur en heet de aanwezigen welkom. 2 Mededelingen voorzitter: 2.1 Er zijn 5 potentieel, nieuwe leden aanwezig en Hyun-Sook vraagt hen zich voor te stellen. Keen: Petra van Dorst en Carolien Boeren SMH: Chantal Vosselmans, Carolien van Aalten, Marjolein Hagenaars 3 Notulen vorige vergadering Bij 4.1 staat dat als data voor de schoolreis 28 en 29 juni zijn vastgesteld. Pascale geeft aan dat op de kalender 18 en 19 mei vermeld staan. Yvette geeft aan dat de schoolkalender klopt, de data zijn later door school nog aangepast. Barry bevestigd dit. Bij 8.3 staat dat er nog geen coördinator een verzoek voor extra budget heeft ingediend. Pascale geeft aan dat zij dit al wel had gedaan. Dit wordt bevestigd. Het is ontvangen door Yvette en Hyun-Sook en meegenomen in het voorstel naar Jacco. 1

2 Er zijn verder geen opmerkingen en de notulen worden goedgekeurd. 4 Vragen en mededelingen team: 4.1 Barry geeft aan dat er vanuit het team is aangegeven dat zij het jammer vinden dat de afscheidsfoto van groep 8 al aan het begin van het jaar wordt genomen. Hij wil graag weten of wat daar de reden van is? Pascale geeft aan dat we voor het eerst werken met een nieuwe schoolfotograaf en dat zit niet in het pakket. De foto s blijven dezelfde prijs, maar de nieuwe fotograaf neemt er wel 4x meer tijd voor. Dit zorgt ook voor betere en mooiere foto s als het goed is. Moniek neemt het nog even op met de fotograaf om te kijken of het toch tot de mogelijkheden behoort. 4.2 Barry heeft een overzicht van de verdeling van de werkgroepen van het team. Hij mailt dit naar Hyun-Sook. Dit overzicht wordt toegevoegd aan deze notulen als bijlage. Moniek neemt contact op met fotograaf Yvette toevoegen aan mail notulen 4.3 Barry geeft aan dat hij al mail heeft ontvangen voor het kersthandbaltoernooi, maar heeft gezien dat Yvette ook bij de geadresseerden staat en er dus verder nog niets mee heeft gedaan. Yvette geeft aan dat zij het inderdaad ook heeft ontvangen en dat het door de OV opgepakt zal worden. 5 Ingekomen post: Facturen Van Heezen schoolfotografie worden meegenomen door Jacco. Pascale geeft aan dat de OV niet akkoord gaat met de factuur en dat zij contact opneemt met de fotograaf. Pascale neemt contact op met Van Heezen Folders Lobbes & Abca Kids worden meegenomen door Jacqueline voor de Sinterklaas werkgroep. De nationale schoolreisgids gaat met Yvette mee. 6 Gedane activiteiten: 6.1 Sponsorwerkgroep / Schoolkalender Coördinatie: Adriënne & Yvette Is heel goed verlopen, positieve feedback gehad over de lay-out. Er zijn tot op heden slechts 2 kalenders retour i.v.m. fouten. 2

3 7 Komende activiteiten: 7.1 Schoolfotograaf Coördinatie: Pascale & Moniek Loopt, de fotografen zijn 3/4 oktober op locatie SMH en 6/7 oktober op locatie de Keen. Er wordt nog extra hulp gevraagd voor 4 oktober, Hyun-Sook geeft aan dit wel te willen doen. 7.2 Korfbaltoernooi Coördinatie: Jacqueline & Nicole De brieven zijn uitgedeeld en inschrijfformulieren worden volgende week donderdag weer opgehaald. Het toernooi is op donderdag 27 oktober in de ochtend voor alle groepen. Er zal nog een herhaling in de nieuwsbrief geplaatst worden. 7.3 Sinterklaas Coördinatie: Jacqueline & Bianca (schaduw: Nicole & Pascale) De werkgroep is opgestart. Ursula Gelderblom heeft zich wegens familieomstandigheden teruggetrokken, zij wordt vervangen door Jacqueline. Er zijn minder leden van het team opgenomen in de werkgroep, waarvan er ook een op de dag zelf niet aanwezig zullen zijn. Er zal worden bekeken hoe dit uitpakt voor de uitvoering en worden meegenomen in de evaluatie. Er zijn een aantal offertes opgevraagd voor een nieuwe show bij Arto Laros (van schoolfeest) en bij Stichting Ondersteuning Podiumkunsten Roosendaal. De show van vorig jaar viel erg tegen, vandaar dat er voor een andere partij gekozen wordt. Vorig jaar wilden de andere scholen op de Keen geen Sinterklaas bij de aankomst op school. Dit jaar zal voor De Pontus sowieso een Sint aankomen bij de Keen. Eerste werkgroepoverleg is 5 oktober en op 16 november wordt er ingepakt bij Wendy van Sprundel. Uitbetaling van de klaskado s aan leerkrachten was laat vorig jaar. Er is gevraagd of er een oplossing is om dat te versnellen? Leerkrachten mogen 3

4 digitaal declareren met een scan van de originele bon. 8 Rondvraag: 8.1 Kersthandbaltoernooi Yvette vraagt wie dit van haar wil overnemen, Moniek zal dit doen. Yvette zorgt voor overdracht. 8.2 Kerst Hier zijn, zeker op locatie SMH, extra leden nodig. Moniek geeft aan wel te willen helpen bij Kerst i.p.v. bij Sint. Ook Alex wil plaatsnemen in deze werkgroep. De vrijdag na de kerstviering is géén vrije dag, staat ook op de kalender. De aanvangstijd op vrijdag is later door Christian aangepast, zijn leerkrachten wel op de hoogte? Yvette vraagt dit na. Yvette draagt over aan Moniek Yvette werkgroeplijst aanpassen Yvette neemt contact op met Christian Voor 6 december is dit overigens ook nog aangevraagd om later te starten. Dit is nog in behandeling. 8.3 Overkoepelend budget In de vorige vergadering is al gesproken over een overkoepelend budget voor zaken die ingekocht worden voor één activiteit en vervolgens vaak ook gebruikt worden door volgende activiteiten, omdat er veel over is. Denk bijvoorbeeld aan bekers, ranja, borden, bestek etc. Er is door het bestuur gekozen voor een nieuwe aanpak, we willen zoveel mogelijk met ranja gaan werken en de wicky s afschaffen. Hogere groepen drinken dit ook niet, daar komt het altijd van terug bij sporttoernooien. Voor de Ranja zal ook extra ondersteunend materiaal aangeschaft, zoals tap jerrycans. Er moet wel ruimte zijn om dit alles op te slaan, dus het OV moet opgeruimd worden. De opgestapelde kerstbomen veroorzaken een gevaarlijke situatie, dus er wordt voorgesteld om die voortaan in de klassen op te slaan. Bianca communiceert dit naar Christian en prikt hiervoor een datum. Bianca neemt contact op met Christian Als het budget wordt geaccordeerd tijdens de ALV zal het verspreid worden. Tot die tijd moeten de coördinatoren even overleg met het bestuur over aanschaf van de betreffende artikelen. 4

5 8.4 Declaratieformulieren De declaratieformulieren worden opgenomen in de notulen. Alleen declaraties met een volledig ingevuld formulier worden in behandeling genomen. 8.5 Kascontrole Jacco geeft aan een datum te prikken met Marian en Alex voor de kascontrole voorafgaand aan de ALV op 2 november. Jacco mailt formulier aan Yvette Yvette voegt formulier toe aan notulen Jacco datum prikken 9 Sluiting: 9.1 Hyun-Sook sluit de vergadering om 21:15 uur. Volgende vergadering is op 19 oktober om uur. 5