Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen

Transcriptie

1 E overheid E-Overheid Informatiebeleidsplan Borger-Odoorn, Coevorden, Emmen E-Overheid in de versnelling door samenwerking.

2 VERSIEBEHEER SAMENVATTING 1. E OVERHEID INLEIDING E-OVERHEID NADER BESCHOUWD ONDERWERPEN VAN DE NOTA 6 2. ONTWIKKELINGEN INVLOEDEN UIT DE OMGEVING INTERNE ONTWIKKELINGEN E-OVERHEID EN INK RICHTINGGEVENDE UITSPRAKEN EN LEIDENDE PRINCIPES INVALSHOEKEN TOELICHTING OP DE THEMA S RICHTINGEVENDE UITSPRAKEN ONTWIKKELPLATEAUS SYNERGIE DOOR STANDAARDISATIE DE BOUWSTENEN VOOR E-OVERHEID DE BOUWSTENEN GEORDEND DEFINITIES EN OMSCHRIJVINGEN BOUWSTENEN EN HET NUP AANSTURING EN FINANCIELE ASPECTEN KOSTENMODEL EN KOSTENVERDELING STURING VAN DE SAMENWERKING HET REALISATIEPLAN 46 BIJLAGEN A. BRONVERMELDING B. UITWERKING WORKSHOPS

3 Versie Datum Status Steller Verspreid aan Omschrijving concept Frank te Winkel I Overleg en Realisatieteam jan. 09 concept Frank te Winkel I overleg en Realisatieteam Toevoeging hoofdstuk 5 en samenvatting febr feb mrt maart maart oktober 2009 concept Frank te Winkel I overleg en Realisatieteam Aanpassingen nav 2 daagse concept Frank te Winkel I overleg en Matrix bouwstenen vs Realisatieteam projecten toegevoegd. concept Frank te Winkel I overleg en Tekst van Coevorden Realisatieteam toegevoegd (pg 15, 16) Concept Frank te Winkel Redactie op tekst Marit Anholts Concept Frank te Winkel Erik Faber, Bert Tekst over ASP toegevoegd Looden Definitief Besluit college B&W Opdrachtgever: Stuurgroep BOCE Programmaleider: Erik Faber Egem I adviseur: Johan Niemeijer I adviseurs: Johan Niemeijer, Ellen Bakker, Bert Looden, Frank te Winkel

4 Samenvatting. De afgelopen jaren zijn er grote veranderingen in gang gezet bij de (semi) overheid. De blik is meer naar buiten gericht en burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties worden als klant door de overheid benaderd. Een overheid die ICT inzet om haar bedrijfsvoering en dienstverlening beter en efficiënter te maken, wordt ook wel aangeduid met de term elektronische overheid (E-Overheid). De gemeenten Borger Odoorn, Coevorden en Emmen hebben recentelijk besloten om gezamenlijk de E-Overheid verder te realiseren. De samenwerking is tot stand gekomen n.a.v. een onderzoek door het adviesbureau Zenc dat heeft uitgewezen dat er goede argumenten zijn om tot een samenwerking op dit terrein te komen. Die samenwerking moet verder handen en voeten gegeven worden op basis van een gezamenlijk geformuleerde visie, strategie en actieprogramma. De visie bestaat uit leidende principes en richtinggevende uitspraken over hetgeen de gemeenten met de E-Overheid willen bereiken. De strategie spitst zich toe op de route die gevolgd wordt om de gewenste situatie te bereiken. Die route verloopt via zogenaamde ontwikkelplateaus. Waarbij elk plateau een stabiele tussenfase is op weg naar het einddoel. Visie en strategie zijn synoniem met het begrip richten. Vervolgens zijn er middelen en oplossingen nodig om de gewenste resultaten te bereiken. Dit zijn de bouwstenen waarmee de E-Overheid wordt gevormd. Ze moeten in een bepaalde samenhang (architectuur) en volgorde worden ingezet. Dit is het inrichten van de E-Overheid. Ten slotte moeten er ook daadwerkelijk activiteiten verricht worden. Het realisatieplan moet duidelijk maken, wie, wat, wanneer gaat doen. Deze nota gaat in op het richten en inrichten van de informatievoorziening en ICT voor E-Overheid. Het actieprogramma staat in een afzonderlijk document beschreven: het Realisatieplan. E-Overheid is complex. De afgelopen jaren zijn tal van initiatieven op dit vlak in gang gezet. Innovatie in de ICT is daarbij een belangrijke aanjager geweest. Maar ICT is niet voldoende om E-Overheid tot een succes te maken. De ICT focus beperkt zich veelal tot applicaties, gegevens, infrastructuur, beheer en beveiliging. Terwijl ook vanuit andere invalshoeken naar de E-Overheid moet worden gekeken. Daarbij gaat het om thema s als dienstverlening, burgerparticipatie, ketenpartners, medewerkers, bedrijfsvoering, processen en architectuur. De BOCE gemeenten pakken vanuit al die verschillende invalshoeken de E-Overheid gezamenlijk op. Die integrale aanpak zorgt er voor, dat organisatieontwikkeling en de inzet van ICT met elkaar in balans blijven. Het realiseren van gemeenschappelijke voorzieningen en bouwstenen vraagt om de bereidheid van de gemeenten om op onderdelen te standaardiseren en dezelfde oplossingen te kiezen. Er wordt echter niet gewerkt vanuit een strakke blauwdruk. De gekozen aanpak - waarin de nadruk ligt op datgene wat noodzakelijk en generiek is - biedt voldoende ruimte voor lokale inkleuring en autonomie. De gemeenten staan voor de uitdaging om te zorgen dat ze op tijd voldoen aan de wettelijke verplichtingen die aan de gemeenten zijn opgelegd in het kader van E-Overheid. Het Nationaal Uitvoerings Programma dienstverlening en E-Overheid (NUP) vormt de belangrijkste neerslag van die verplichtingen. Anderzijds ligt er de uitdaging voor de gemeenten om verder te gaan dan hetgeen wettelijk verplicht is en de ambities te realiseren zoals die o.a. zijn neergelegd in bestuurlijke programma s en INK trajecten. 4

5 1. E-Overheid 1.1 Inleiding De afgelopen jaren zijn er grote veranderingen in gang gezet bij de (semi) overheid. De blik is meer naar buiten gericht en burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties worden als klant van de overheid benaderd. Deze klantbenadering uit zich in een streven naar betere dienstverlening en communicatie met de klant: sneller, betrouwbaarder, transparanter en met een minimum aan administratieve lasten. Gevolg voor de overheid zelf is, dat ze intern anders moeten gaan werken en de informatievoorziening anders moet inrichten. Informatie- en communicatietechnologie (ICT) wordt in deze ontwikkelingen als een onmisbaar instrument gezien. Een overheid die ICT inzet om haar bedrijfsvoering en dienstverlening beter en efficiënter te laten wordt ook wel aangeduid met de term elektronische overheid (E- Overheid). Op lokaal niveau kunnen we dan spreken van elektronische gemeente. Nederland was een van de eerste Europese landen die met een actieprogramma s voor de elektronische overheid van start ging. In 1994 werd het eerste nationale ICT-programma geïntroduceerd. Sindsdien heeft deze impuls zich op zowel nationaal als lokaal niveau vertakt in een groot aantal andere actieprogramma s en implementatieprojecten. Met name gemeenten zien zich geconfronteerd met een omvangrijke agenda om de E-Overheid te realiseren. De gemeente is bij uitstek geschikt als dé overheidspoort voor een groot deel van de elektronische diensten aan de samenleving. De gemeente is daarbij degene die zelf de diensten levert, of doorverwijst naar andere partners in de dienstverleningsketen. De impact voor gemeenten om uitvoering te geven aan de agenda voor de E-Overheid is groot. Ze moeten er niet alleen voor zorgen dat informatie en diensten online beschikbaar komen, maar tevens zorgen dat interne processen beter verlopen en naadloos aansluiten op de processen van andere ketenpartners in de gehele keten van dienstverlening. Gemeenten worden sinds enkele jaren ondersteund door het landelijke programma EGEM, dat is opgericht door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en de Vereniging van Nederlandse gemeenten. Het loopt tot EGEM ontwikkelt samen met gemeenten standaarden, referentiemodellen, deelt kennis en adviseert gemeenten bij de invoering van de E-Overheid E-Overheid nader beschouwd Wat moeten we precies verstaan onder E-Overheid? Daarvoor zijn verschillende definities in omloop. De belangrijkste elementen in die definities zijn: betere dienstverlening aan de klant. een efficiëntere overheid. vernieuwende technologieën, in casu ICT. organisatorische veranderingen. nieuwe vaardigheden. De inrichting van de elektronische overheid vloeit voort uit wensen van burgers en bedrijven, gericht op een snelle, goedkope en transparante dienstverlening door organisaties in het publieke domein. Het merendeel van de diensten van organisaties in het publieke domein moet via het Internet verleend kunnen worden. Dit medium leent zich voor een dienstverlening, gedurende 24 uur per dag,7 dagen in de week. Toegankelijkheid is een ander 5

6 belangrijk item. De afname van elektronische diensten moet vanaf elke denkbare locatie mogelijk zijn. Gegevens die al bij de overheid bekend zijn, moeten niet opnieuw aan burgers en bedrijven worden gevraagd. Dat betekent, dat overheidsorganisaties gegevens over burgers met elkaar moeten delen en uitwisselen. De administratieve lasten voor burgers moeten daardoor fors gereduceerd worden. Overheidsdiensten moeten vanuit het oogpunt van de klant zoveel mogelijk in samenhang worden aangeboden. Bijvoorbeeld m.b.t. een levensgebeurtenis als trouwen of een geboorte. Bij de levering van een samengestelde dienst kunnen meerdere organisaties betrokken zijn. Geïntegreerde dienstverlening, wordt ook wel one-stop-shopping genoemd. De overheid moet ook transparanter worden. In algemene zin geldt, dat voor het publiceren van zaken als wet- en regelgeving, publicaties en aankondigingen. Informatie daarover moet voor iedereen toegankelijk zijn op het Internet. In het bijzonder moet ook de individuele burger inzage hebben in de stand van de zaken die hij bij de overheid heeft lopen, bijvoorbeeld een vergunningaanvraag. Naast de relatie tussen de gemeente als dienstverlener en de burger als klant zijn er nog andere rolverdelingen te onderscheiden. In al deze relaties kan de E-Overheid ondersteunend zijn. Rol gemeente: Politieke organisatie Dienstverlener Regeltoepasser en handhaver Ontwikkelaar Beheerder Uit J. Hiemstra, Presterende gemeenten (2003) Rol burger: Kiezer Klant Onderdaan Partner Gebruiker 1.3 Onderwerpen van de nota. Het vorm geven en inrichten van de E-Overheid is complex. Gemeenten vervullen daarbij een sleutelrol, omdat ze op lokaal niveau opereren en dicht bij burgers staan. Ze worden daarbij niet alleen geconfronteerd met technische vraagstukken, maar ook met aanpassingen in de structuur, en processen van de organisatie. Daarnaast moeten zachtere factoren als houding en gedrag van medewerkers worden beïnvloed De afgelopen jaren hebben de gemeenten Borger Odoorn, Coevorden en Emmen (BOCE gemeenten) - ieder voor zich - gewerkt aan het leggen van de eerste bouwstenen als basis voor de E-Overheid. We kunnen bouwstenen verdelen in: Conceptuele bouwstenen voor de inrichting van de organisatie, processen en de informatiehuishouding (referentiemodellen, methoden, informatie-architecturen standaards, e.d.) Technische bouwstenen in de vorm van ICT hardware en software oplossingen. De bouwstenen moeten niet klakkeloos worden toegepast, maar in juiste samenhang en volgorde. Dat houdt in dat er gewerkt moet worden vanuit een coherente visie en strategische aanpak voor de E-Overheid. Veel gemeenten kiezen er daarom voor om, met elkaar te gaan samenwerken. Meer dan de helft van de gemeenten is op dit moment betrokken bij één of meer samenwerkingsverbanden. De intensiteit en de onderdelen waarop men samenwerkt 6

7 variëren. Van kennisdeling tot gezamenlijke implementaties van ICT oplossingen. De gemeenten Borger Odoorn, Coevorden en Emmen hebben recentelijk besloten om gezamenlijk de E-Overheid te realiseren. Dat gebeurt op basis van een gemeenschappelijke visie en strategie. De visie bestaat uit leidende principes en richtinggevende uitspraken over hetgeen de gemeenten met de E-Overheid willen bereiken. De aanpak spitst zich vervolgens toe op de route die gevolgd wordt om de gewenste situatie te bereiken; de strategie. Die route verloopt via zogenaamd ontwikkelplateaus. Waarbij elk plateau een stabiele tussenfase is op weg naar het einddoel. Strategie is op hoofdlijnen geformuleerd en moet concreet vertaald worden in een actieprogramma. Deze acties staan in de vorm van projecten in het Realisatieplan, dat geen onderdeel uitmaakt van deze nota. E-Overheid bestaat uit verschillende aspecten en onderdelen. Om daarvoor een coherente visie en strategie te kunnen ontwikkelen is een architectuurbenadering nuttig. Daarvoor wordt gebruik gemaakt van een veel gebruikt architectuurmodel van de E-Overheid, dat drie lagen onderscheidt: De bedrijfslaag. De informatielaag. De technische laag. Elke laag bestaat uit verschillende bouwstenen. De bedrijfslaag heeft betrekking op de bedrijfsomgeving en gaat over de structuur en de samenhang van diensten en producten, de processen waarmee die diensten en producten worden gemaakt en de organisatieonderdelen die deze processen uitvoeren. De informatielaag beschrijft de samenhangende structuur van de informatievoorziening in een organisatie. Daarbij gaat het om informatiesystemen (applicaties), gegevens (content) en de wijze waarop applicaties onderling zijn gekoppeld (applicatie-integratie). Bovendien omvat de informatielaag de manier waarop de informatievoorziening bijdraagt aan de doelstellingen van de organisatie. De technische laag ten slotte omvat de beschrijving van de ICT-onderdelen in een organisatie: wat ze zijn, wat ze doen en vooral ook hoe ze met elkaar in verband staan. De informatielaag is dé verbindende laag en geeft aan hoe de informatievoorziening moet worden ingericht om een bijdrage te kunnen leveren aan enerzijds de doelstellingen van de organisatie in de bedrijfslaag). Anderzijds geeft de informatielaag richting aan de invulling van de technische laag. In deze nota worden over elke laag richtinggevende uitspraken gedaan. De drie gemeenten staan voor de taak om de E-Overheid te realiseren, met de bijbehorende verplichtingen en binnen de geboden speelruimte. De gemeenten moeten rekening houden 7

8 met ondelinge verschillen in ambitie en mogelijkheden. Om het samenwerkingsproces in goede banen te kunnen leiden, worden er een aantal leidende principes voor de samenwerking geformuleerd. Ook het vertrekpunt verschilt per gemeente. Bij de ene gemeente moet extra aandacht worden besteed aan de techniek, bij de andere gemeente geldt dat de focus ligt op de inrichting van de werkprocessen en bij weer een andere gemeente gaat het bijvoorbeeld hoofdzakelijk om houding en gedrag. Op basis van het INK managementmodel is een positiebepaling gedaan, in het bijzonder op het gebied van informatievoorziening en ICT. Het gezamenlijk optrekken naar een volwassen niveau van E-Overheid moet tegen de achtergrond van dit INK model worden geplaatst. De indeling van deze nota is als volgt. Het volgende hoofdstuk (2) biedt een overzicht van invloeden uit de omgeving en de interne ontwikkelingen die relevant zijn voor de realisatie van de E-Overheid. Bij de interne ontwikkelingen wordt ook een beknopte beschrijving van de huidige situatie per gemeente gegeven. In hoofdstuk 3 staan richtinggevende uitspraken over de gewenste eindtoestand en de leidende principes die daarbij gevolgd moeten worden. Die uitspraken en principes hebben dus betrekking op de bedrijfsvoering, informatievoorziening en de techniek. Hoofdstuk 4 beschrijft op hoofdlijnen hoe de gemeenten de gewenste situatie via een plateauplanning willen bereiken. In het laatste hoofdstuk worden in de context van het Nationaal Uitvoerings Programma (NUP) de bouwstenen voor de E-Overheid beschreven. Die bouwstenen zijn bedoeld om op de verschillende architectuurlagen invulling te geven aan de E-Overheid. De bouwactiviteiten zelf staan in een afzonderlijk document beschreven. 8

9 2. Ontwikkelingen 2.1 Invloeden uit de omgeving De afgelopen jaren is er landelijk een groot aantal initiatieven en programma s gestart om de E-Overheid te realiseren. Gemeenten hebben daarbij een grote - veelal opgelegde - verantwoordelijkheid gekregen. Dit heeft onderhand tot een (over)volle uitvoeringsagenda heeft geleid. Dit hoofdstuk biedt een overzicht van speerpunten en ontwikkelingen, die van invloed zijn op die agenda. Dat overzicht moet helpen bij het oriënteren op alles wat speelt of nog op de gemeente afkomt. Die oriëntatie moet weer input zijn voor het formuleren van ambities en prioriteiten. Met het NUP is recentelijk een belangrijke landelijke afspraak tot stand gekomen, waaraan gemeenten zich moeten houden. Alvorens het NUP te behandelen, wordt een aantal daaraan voorafgaande ontwikkelingen geschetst, die mede tot de totstandkoming van het NUP hebben geleid. Naast het NUP hebben deze ontwikkelingen ook invloed op andere onderdelen van gemeentelijke ICT agenda. Actieprogramma Andere Overheid Dit programma is eind 2003 vastgesteld. Doelen van het actieprogramma: Het streven naar een betere en efficiëntere overheid wordt gekoppeld aan het elektronische loket. Het streven naar administratieve lastenverlichting wordt vertaald naar het principe dat de overheid bij burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties niet meer vraagt naar gegevens, die bij de overheid al bekend zijn. Het streven naar het verlagen van de regellast wordt vertaald naar minder (complexe) regelgeving, die samenhangend en consistent is en bovendien goed controleerbaar en handhaafbaar. Het vergroten van burgerparticipatie oftewel de betrokkenheid van de burger bij de vorming en uitvoering van beleid. de invoering van vraagsturing ook in het elektronisch loket - waarbij het aanbod van de overheid is gebaseerd op de vragen van burgers, bedrijven en maatschappelijke organisaties. ketenregie in complexe sectoroverschrijdende uitvoeringsketens door onder andere de inzet van ICT. Dit moet leiden tot een efficiëntere samenwerking in ketens en verbetering van de dienstverlening. 9

10 Op weg naar de elektronische overheid Deze notitie is medio 2004 door het Kabinet uitgebracht. De belangrijkste doelstellingen zijn: in 2007 vindt 65% van de publieke dienstverlening via internet plaats. overheidsorganisaties gaan hun overheidsinformatie actief voor het publiek ontsluiten. er komt een elektronisch systeem waarmee burgers en bedrijven zich bij de overheid éénduidig bekend kunnen maken en dat tevens de basis vormt voor veilige elektronische communicatie tussen burgers, bedrijven en de overheid. burgers en bedrijven hoeven bepaalde gegevens nog maar één keer aan te leveren bij de overheid. Overheidsorganisaties stoppen met het vragen van gegevens aan burgers en bedrijven die elders binnen de overheid al beschikbaar zijn. de organisaties in het publieke domein gaan beter samenwerken door gegevens uit te wisselen. de overheid gaat voor haar communicatie, zowel intern als met de buitenwereld, Open Standaarden gebruiken (en vergroot daarmee haar leveranciersonafhankelijkheid). Beter presteren met ICT: Vervolg Rijksbrede ICT-agenda In juni 2005 verschenen met als speerpunt de standaardisatie die nodig is om gegevensuitwisseling binnen en met de overheid te vergemakkelijken. Burgerservicecode Medio 2004 opgesteld met (kwalitatieve) normen voor digitale contacten tussen aan de ene kant burgers, bedrijven, instellingen en aan de andere kant de overheid E-Overheid zorgt dat alle kanalen (balie, post, telefoon, en internet) beschikbaar zijn. De burger kiest. De overheid zorgt dat de burger niet van het kastje naar de muur wordt gestuurd en treedt op als één concern. De overheid maakt rechten en plichten van de burger inzichtelijk. De overheid levert juiste, volledige en actuele informatie, afgestemd op de situatie van de burger. De burger kan volstaan met éénmalige aanlevering van zijn of haar gegevens. De overheid houdt de burger op de hoogte van het verloop van procedures waar die bij betrokken is. De burger kan eenvoudig klachten kwijt. De overheid herstelt fouten en compenseert tekortkomingen. De overheid stelt de benodigde informatie beschikbaar, zodat de burger prestaties van overheden kan vergelijken, volgen, controleren en beoordelen. De burger kan meedenken en zijn belangen zelf behartigen. De overheid biedt informatie en middelen. De burger weet wat de overheid met zijn gegevens doet (privacy). Publieke Dienstverlening, Professionele gemeenten. Opgesteld door de Commissie Jorritsma in 2005 en bevat een visie op gemeentelijke dienstverlening waarbij gemeenten binnen tien jaar voor de burger dé poort tot de overheid zijn. Gemeenten werken dan aanbodgestuurd en vraaggericht: de klant staat centraal. Gemeenten passen multichanneling toe om hun klanten te bedienen. Gemeenten sturen er op dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van (web) self-service. Er is één centraal telefoonnummer maar ook de fysieke loketten blijven bestaan. ICT is een productiefactor van dienstverlening. Er is kennis en kunde over ICT toepassingen en er wordt volop en noodzakelijk gebruik gemaakt van ICT. 10

11 Gemeenten werken optimaal samen met zowel publieke- als private ketenpartners. Gemeenten maken gebruik van shared services: er zijn vergaande afspraken gemaakt over standaard-processen en produkten, over de wijze van samenwerking om te sharen en over gezamenlijk opdrachtgeverschap. Gemeenten vinden het heel gewoon om zichzelf te normeren over de kwaliteit van dienstverlening. Gemeente heeft Antwoord, Visie vastgesteld in 2006 door de Vereniging Directeuren Publieksdiensten (VDP). In de beschreven visie is het gemeentelijk Klant Contact Centrum (KCC) een herkenbare ingang voor de hele overheid. Veel gemeenten werken met de bouwstenen en ontwikkelfasen die in deze publicatie zijn beschreven. In 2008 is Antwoord 2 verschenen, dat de visie verder uitwerkt. Antwoord is opgenomen in het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en E-Overheid (NUP). NUP Om meer samenhang in het scala aan E-Overheidsprogramma s aan te brengen is recentelijk (1 december 2008) door Rijk, provincies, waterschappen en gemeenten een verklaring opgesteld over het Nationaal Uitvoeringsprogramma dienstverlening en E-Overheid (NUP). Het NUP legt de prioriteit bij bouwstenen die vóór eind 2010 moeten worden gerealiseerd en van belang zijn voor de basisinfrastructuur van de E-Overheid. Daarnaast zal de ontwikkeling van basisvoorzieningen die niet opgenomen zijn in het NUP, de komende jaren gewoon doorgaan. De prioritaire basisvoorzieningen zijn geclusterd rond bepaalde thema s. Basisinfrastructuur E toegang 1. Webrichtlijnen 2. Samenwerkende catalogi (onderdeel overheid heeft antwoord) 3. Antwoord voor bedrijven 4. Mijn Overheid.nl 5. Overheid heeft Antwoord E-authenticatie 6. DigiD Burger 7. Gemeenschappelijke machtigings- en vertegenwoordigingsvoorziening (GMV) 8. DigiD bedrijven Nummers 9. Burger Service Nummer (BSN) Basisregistraties 10. Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA) 11. Registratie Niet Ingezetenen (RNI) 12. Nieuw Handelsregister (NHR) 13. Basisregistratie Adressen en Gebouwen 14. Topografie 15. Kadaster 16. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT, GBKN) E-informatie uitwisseling 17. Overheidsservicebus 18. Terugmeldfaciliteit 19. Gemeenschappelijke ontsluiting basisregistraties (GOB) Tussen de 19 basisvoorzieningen is verschil in abstractie. DigiD is bijvoorbeeld concreter dan een bouwsteen als Overheid heeft Antwoord. Ook verschillen per bouwsteen de activiteiten 11

12 die de gemeente moet verrichten. Aansluiten op overheidsservicebus is hoofdzakelijk een technisch vraagstuk. Voor de implementatie van een basisregistratie moet organisatorisch ook veel geregeld worden. De generieke basisvoorzieningen in het NUP zijn verbonden aan een zestal voorbeeldprojecten uit lopende beleidsinitiatieven. Deze voorbeeldprojecten vormen de speerpunten, die aan moeten tonen, dat de basisvoorzieningen van de E-Overheid bijdragen op diverse beleidsterreinen. 1. Het omgevingsloket/de wet algemene bepaling omgevingsrecht (Wabo). 2. Digitaal klantdossier werk & inkomen. 3. Landelijk digitaal loket Schoolverlaten. 4. WMO/Regelhulp. 5. Verwijsindex risicojongeren. 6. Dienstenloket van de Dienstenrichtlijn. Het NUP vormt voor de gemeenten Borger Odoorn, Coevorden Emmen het belangrijkste kader voor de gezamenlijke E-Overheid agenda voor de komende jaren. Naast de genoemde programma s zijn er nog andere trends die in de oriëntatie moeten worden meegenomen. Ketensamenwerking. Een trend is die van de samenwerking in ketens. Een belangrijk aspect hiervan ligt in de gegevensoverdracht tussen de ketenpartners. Het voordeel is dat gegevens die aan de bron worden vastgelegd, ook in andere informatiesystemen kunnen worden gebruikt, waardoor hinderlijke fouten worden voorkomen. Het samenwerken in de keten zal leiden tot het saneren van dubbele processen; zo zal een intake van een klant voor meederde processen slechts éénmaal behoeven plaats te vinden. Binnen de overheid beginnen diverse informatieketens te ontstaan. Een voorbeeld is de uitvoering van de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen waarvoor rondom een perceel alle beperkingen (gemeente, rijk, waterschap) in één overzicht bij elkaar moeten komen. Een ander voorbeeld is de uitvoering van de wetgeving rondom de SUWI, waarin gemeenten met CWI en UWV moeten komen tot één logisch informatietraject. Ketensamenwerking van gemeenten met woningbouwcorporaties, scholenkoepels, zorginstellingen, nutsvoorzieningen, sportkoepels, etc. zal in de komende jaren steeds meer vereist zijn. E democracy Op het gebied van E-Participatie en E-Democratie zijn de ontwikkelingen op dit moment nog beperkt. Wel is het landelijke beleid erop gericht ook hier met behulp van ICT te komen tot nieuwe vormen van interactie tussen burgers en overheid. E-Participatie staat voor het betrekken van burgers bij besluitvorming van politieke organen en overheidsorganisaties met behulp van inzet van ICT. Een goed ingerichte gemeentelijke informatiehuishouding maakt het mogelijk alternatieve beleidskeuzes inzichtelijk voor te leggen aan burgers, inclusief beschikbare budgetten. De eerste stap daarbij is het transparant maken van informatie over het gemeentelijke beleid en de uitvoering ervan. Dat geeft burgers de mogelijkheid de overheid te controleren en te beïnvloeden. Onderzoek toont aan dat het een sterk zelfregulerende invloed heeft en dus leidt tot betere prestaties van de overheid. Een vervolg op het transparant maken van informatie, is het actief betrekken van burgers bij allerlei overheidsprocessen. ICT en internet kunnen het participatieproces ondersteunen. 12

13 Open standaarden en open source Eén van de doelstellingen van het beleid inzake de elektronische overheid is het realiseren van een integraal opererende en als eenheid optredende overheid. Dat lukt alleen als ook landelijk op systeemniveau alle onderdelen van de E-Overheid met elkaar berichten of gegevens kunnen uitwisselen. Het koppelen van informatiesystemen valt onder het begrip interoperabiliteit. Een belangrijke randvoorwaarde voor het succesvol koppelen van systemen is het gebruik van open oftewel gemeenschappelijke en voor alle partijen beschikbare standaarden. Alleen dan kan op een kosteneffectieve wijze een op landelijk niveau goed functionerende elektronische overheid worden gerealiseerd. Een standaard is open indien deze voldoet aan de volgende eisen: de standaard is goedgekeurd en zal worden gehandhaafd door een not-for-profit organisatie en de lopende ontwikkeling gebeurt op basis van een open besluitvormingsprocedure, die toegankelijk is voor alle belanghebbende partijen (consensus of meerderheidsbeschikking enz.). de standaard is gepubliceerd en over het specificatiedocument van de standaard kan vrijelijk worden beschikt of het is te verkrijgen tegen een nominale bijdrage. Het intellectuele eigendom met betrekking tot mogelijk aanwezige patenten - van (delen van) de standaard is onherroepelijk ter beschikking gesteld op een royalty-free basis. er zijn geen beperkingen omtrent het hergebruik van de standaard. Andere standaarden zijn in mindere of meerdere mate gesloten en veelal eigendom van één bedrijf dat de standaard naar eigen keuze kan wijzigen. De inhoud van zo'n standaard kan dan onderhevig zijn aan commerciële overwegingen. Dat is niet altijd in het belang van de klant. Het beperkt ook de duurzaamheid van zo'n standaard. Discussies over de noodzaak van Open Standaarden zijn eigenlijk niet meer aan de orde. Open Standaarden moeten! Software is Open Source Software indien: de broncode van de software vrij beschikbaar is. in het licentiemodel het intellectueel eigendom en het (her)gebruik van de software en bijbehorende broncode dusdanig is geregeld dat de licentienemer de broncode mag inzien, gebruiken, verbeteren, aanvullen en distribueren. Eén en ander betekent dat een partij die de software aanpast deze in principe weer vrij beschikbaar stelt. De vrijheid om Open Source Software aan te passen leidt er ook toe dat belanghebbenden gezamenlijk werken aan het verbeteren en uitbreiden van de software. Open Source Software is soms een goed zakelijk alternatief voor leveranciersgebonden software en kan ook andere voordelen voor overheidsorganisaties hebben, maar het is niet voorwaardelijk. Er kan sprake zijn van duidelijke nadelen en risico s. Door de keuze voor Open Source Software kunnen traditionele zekerheden zoals de garantstelling van een commerciële leverancier voor de kwaliteit van het product en de ondersteuning van het product wegvallen. Daarom is het belangrijk een keuze voor Open Source Software goed te onderbouwen en voorafgaand aan zo n keuze een risico-analyse en een TCO-analyse op te stellen.. Het Kabinet is met een actieplan gekomen Nederland Open in Verbinding, een actieplan voor het gebruik van open standaarden en open source bij de (semi) publieke sector. De doelstellingen van dit actieplan zijn van toepassing op de rijksoverheid, de medeoverheden en de (semi-) publieke sector: 1. vergroten van de interoperabiliteit tussen en met de verschillende bouwstenen en vormen van dienstverlening van de E-Overheid door versnelling aan te brengen in het gebruik van open standaarden. 13

14 2. verminderen van de afhankelijkheid van leveranciers bij het gebruik van ICT door versnelde inzet van open standaarden en open source software. 3. bevorderen van een gelijk speelveld op de softwaremark en voorts het bevorderen van de innovatie en de economie door het gebruik van open source software krachtig te stimuleren en bij opdrachten de voorkeur te geven aan open source software bij gelijke geschiktheid. Belangrijke randvoorwaarden voor dit actieplan zijn: de continuïteit en betrouwbaarheid van de elektronische overheidsdienstverlening voor burgers en bedrijven komen niet in gevaar. de administratieve lasten voor burgers en bedrijven mogen niet stijgen. Het Kabinet gaat het gebruik van open standaarden binnen de (semi-)publieke sector bevorderen. De hoofdlijn daarbij is: gebruik open standaarden, of kom met een zeer goed verhaal waarom dit niet mogelijk is en geef aan wanneer open standaarden wel toegepast worden. Dit is het principe van comply-or-explain and commit. Als in januari 2009 uit metingen blijkt dat dit onvoldoende effect heeft gehad, zullen de mogelijkheden en de meerwaarde voor wettelijke verankering van het principe voor de (semi)publieke sector nader worden onderzocht. Bij open source software gaat het om een forse inspanningsverplichting. Het Kabinet wil dat bij aanbestedingen en inkooptrajecten van software voor nieuw- of verbouw en contractverlenging de aanbieders van open source software daadwerkelijk in de praktijk dezelfde kansen krijgen en bij gelijke geschiktheid voorlopig ook de voorkeur ter bevordering van de markt voor open source software in Nederland Gemeenten moeten in januari 2010 een implementatiestrategie ontwikkeld hebben voor de aanbesteding, inkoop en het gebruik van open source software. Beveiliging en privacy De afhankelijkheid van de elektronische informatievoorziening neemt verder toe. In de bedrijfsvoering worden steeds meer handelingen zonder menselijke tussenkomst verricht. Dat stelt hoge eisen aan de integriteit van de informatiesystemen en aan de toegang tot de informatiesystemen. Dit stelt op haar beurt weer eisen aan beveiliging van de fysieke ruimten, aan de toepassingsprogrammatuur, aan de toegang tot het netwerk. Die toegang geldt voor de geautoriseerde gebruikers, die (onder meer) moeten werken met goede wachtwoorden. De toegang betreft ook het aanbrengen van voldoende barrières voor niet-geautoriseerden, zoals hackers, virussen, spammers. In de dienstverlening naar de klanten van de gemeente komen daar de thema s van vertrouwen en betrouwbaarheid bij. Als de burger gegevens aanlevert, is de noodzaak dat er vertrouwen is dat de gegevens gebruikt worden voor het doel waarvoor ze zijn geleverd. Op terreinen waar klanten op afstand communiceren met de overheid, worden zaken als identificatie, authenticiteit, autorisatie en legitimatie steeds belangrijker. Voor het verstrekken van gemeentelijke producten is de absolute zekerheid vereist, dat het ook werkelijk de juiste persoon betreft, die het product aanvraagt. Om dit zeker te stellen, zullen nieuwe producten worden geïntroduceerd bijvoorbeeld op het gebied van de zogenaamde biometrische kenmerken (stem, iris, vingerstand, of andere lichaamseigen kenmerken). 14

15 2.2 Interne ontwikkelingen Hiervoor zijn externe kaders geschetst waar de drie gemeenten mee te maken hebben. E- Overheid heeft een onafwendbaar, onvoorwaardelijk en onuitstelbaar karakter. De BOCE gemeenten zijn de afgelopen jaren al op eigen wijze aan de slag gegaan met gedachtenvorming, ontwerpen, implementeren en/of gebruiken van onderdelen van de E- Overheid. Er kunnen een aantal gemeenschappelijke thema s worden onderscheiden. Dienstverlening Het verbeteren van de dienstverlening is door alle drie de gemeenten reeds opgepakt. De gemeente Emmen heeft in 2005, op basis van een dienstverleningsconcept, reeds een structuurkanteling doorgemaakt en werkt sindsdien met een concernbreed opgezet Klant Contact Centrum (KCC) dat klantcontacten afhandelt. Tevens is in 2008 een nieuwe publiekshal in gebruik genomen. Na de aanpassing van de structuur en huisvesting, is de aandacht vooral gericht op: Het aantal diensten dat het KCC volledig zelfstandig kan afhandelen. Het zover mogelijk verleggen van de knip in de processen naar de voorkant. Het KCC verricht daarbij de standaardactiviteiten en de backoffice de meer specialistische taken. De integratie van logisch bij elkaar horende werkprocessen in de backoffice, bijvoorbeeld vergunningverlening. De snelheid van afhandeling van aanvragen, bijvoorbeeld d.m.v. een flitsvergunning. De normering van de dienstverlening o.b.v. een Kwaliteitshandvest. Zo veel mogelijk elektronische diensten aanbieden in het elektronische loket (prioriteit ligt bij de bulkdiensten) Vergelijkbare ontwikkelingen spelen ook in Borger Odoorn en Coevorden. In Borger Odoorn is in mei 2008 een startnotitie Frontoffice ontwikkelingen verschenen, waarin lange termijn doelstellingen zijn geformuleerd voor dienstverlening en de vorming van een frontoffice. Borger Odoorn sluit daarmee aan bij de landelijke ontwikkelingen zoals de Burger Service Code en de het programma Antwoord 2. Inmiddels zijn de eerste stappen gezet. Coevorden heeft haar ambities vastgelegd in de Bedrijfs- en Besturingsfilosofie en het onderliggende Dienstverleningsconcept. Belangrijk onderdeel hierin is de in 2009 afgeronde kanteling van een aanbodgestuurde naar vraaggestuurde organisatie. Alle klantcontacten met burger en bedrijf komen samen in de Publieksservice. Dit is in lijn met het dienstverleningsconcept waarin expliciet staat opgenomen dat De vraag van de klant wordt behandeld via één loket en dat dit loket verschillende verschijningsvormen zal hebben zoals digitaal, telefonisch of fysiek. In de nota Systemen & informatie; Op weg naar 2015 Coevorden@Antwoord (okt 2008). Daarin staat het ontwikkelpad beschreven om te komen tot een volwassen KCC, dat steunt op vier bouwstenen: Producten/diensten en kanalen. Processen, besturing en organisatie. Systemen en informatie. Leiderschap en medewerkers. De route ernaar toe is opgebouwd uit vijf fasen, conform het groeifasenmodel van Antwoord 2 Dienst geeft Antwoord. 15

16 Kanaal geeft Antwoord. Frontoffice geeft Antwoord. Gemeente geeft Antwoord. Overheid geeft Antwoord. In de aanpak ligt de nadruk sterk op de borging van besturing en het implementeren van handvatten om greep te krijgen op de processen en systemen. ICT is slechts ondersteunend en de kern van de opdracht is procesherontwerp (BRP) en implementatie. e-diensten In 2005 heeft de gemeente Emmen voor het eerst beleidskaders voor elektronische dienstverlening vastgelegd in het Informatie Meerjaren Ontwikkelings Plan (imop ). Inmiddels worden een aantal diensten aangeboden in het elektronisch loket op de gemeentesite. Een standaard dienst kent grofweg vijf niveaus: 1. er wordt alleen informatie over een product verstrekt. 2. er kan een formulier van de website worden gedownload voor het aanvragen van het product, waarna het na invulling en ondertekening per post wordt ingestuurd. 3. er kan via de website een kaal elektronisch formulier worden ingevuld dat vervolgens ook elektronisch kan worden verzonden. De verdere afhandeling vindt daarna op de traditionele wijze plaats. 4. er kan via de website een vooringevuld elektronisch formulier worden ingevuld en verstuurd (intake met DigiD en Internetkassa). 5. het gewenste product kan volledig elektronisch worden aangevraagd en geleverd. Gegevens uit het formulier worden automatisch weggeschreven in backofice systemen (volledige transactie). De ambitie van de gemeente Emmen ligt - voor zover van toepassing - bij het aanbieden van diensten op niveau 5. Een aantal diensten wordt reeds op dit niveau aangeboden (waaronder afspraak maken on-line). In Coevorden is in het Dienstverleningsconcept expliciet opgenomen dat producten en diensten die digitaal verstrekt kunnen worden, digitaal worden aangeboden. Coevorden deelt de ambitie van de gemeente Emmen om het niveau van deze digitale dienstverlening vervolgens zo hoog mogelijk te leggen. Kanaalintegratie (multichannel) De gemeenten willen over alle kanalen heen dezelfde informatie aan de klant kunnen verstrekken. Dat wordt kanaalintegratie of multi-channeling genoemd. Informatie over contacten, aanvragen, lopende zaken en verstrekkingen aan klanten via balie, telefoon, post en internetkanaal moeten centraal vanuit één bron ontsloten kunnen worden. Om die bron te voeden moeten verschillende systemen gekoppeld worden, zoals een zaken- en gegevensmagazijn en systemen voor berichtenverkeer (broker), werkstroombeheersing (workflow), contentmanagement en documentmanagement. Met een functie als Mijn Loket of de Persoonlijke Internet Pagina krijgen burgers via Internet inzage in de eigen klantgegevens.. De gemeente Emmen werkt sinds begin 2008 onder Dimpact vlag met de gemeenten Enschede en Zwolle samen aan de ontwikkeling van een medewerkerportaal. Medewerkers van de gemeente krijgen toegang tot deze klantgegevens via het medewerkersportaal. Deze applicatie wordt door de leverancier Atos gebouwd. De eerste versie van deze applicatie moet 16

17 in het eerste kwartaal van 2009 operationeel zijn bij Emmen. In de loop van 2009 zal Dimpact het medewerkerportaal ook beschikbaar stellen aan Borger Odoorn en Coevorden. Zaakgericht werken Zaakgericht werken staat bij alle drie de gemeenten nog in de kinderschoenen. Een zaak wordt omschreven als een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Een zaak kan extern geïnitieerd worden door een burger, bedrijf of organisatie. Voorbeelden zijn: het behandelen van een aanvraag voor een vergunning of uitkering, het verstrekken van een paspoort, het verstrekken van informatie op aanvraag, of het afhandelen van een klacht of melding. Een zaak kan ook in gang worden gezet door de gemeente zelf, zoals het controleren van het naleven van vergunningvoorwaarden. Van elke zaak moeten in ieder geval de basiskenmerken worden vastgelegd, zodat de zaak gevolgd kan worden en de kwaliteit van de afhandeling kan worden gewaarborgd. Zaakgericht werken vraagt om duidelijke afspraken over de inhoud, beheer en gebruik van de zaakgegevens. Het leidt ook tot een geheel andere manier van werken van de organisatie en verschuiving in taken, rollen en verantwoordelijkheden. Een zaakgerichte manier van werken is een voorwaarde voor een hoog niveau van dienstverlening, al dan niet langs elektronische weg. Zowel Emmen, Borger Odoorn als Coevorden moeten nog een visie en strategie ontwikkelen op het zaakgericht werken. Documentmanagement In Borger Odoorn, Coevorden en Emmen lopen vergelijkbare trajecten om binnengekomen poststukken te scannen en deze als digitaal document, voorzien van bepaalde kenmerken (metadata), op te slaan in een document managementsysteem. De systemen verschillen per gemeente qua techniek, maar zijn functioneel vergelijkbaar en zorgen ervoor dat documenten gelijktijdig en onafhankelijke van plaats en tijd ontsloten kunnen worden. Het systeem zorgt tevens voor verdere afhandeling en beheer van de werkstromen rond documenten. Hiervoor is reeds vermeld dat de gemeenten een visie ontwikkelen op zaakgericht werken. Zaken kunnen via meerdere kanalen worden opgestart. Via balie, telefoon en e-loket worden zaken rechtstreeks in het zakensysteem ingevoerd. Fysieke poststukken worden gescand en als document opgeslagen in het DMS. Omdat deze documenten betrekking (kunnen) hebben op een zaak, moeten ze ontsloten kunnen worden via het zakensysteem. Daarvoor moet informatie over digitale poststukken tussen het DMS en Zakensysteem worden uitgewisseld. Figuur. vraagstuk van kanaalcoördinatie voor een willekeurige gemeente 17

18 Basisregistraties Bijzondere aandacht verdienen de binnengemeentelijk registraties met basisgegevens. Dit zijn gegevens die op een plek worden bijgehouden en op meerdere plaatsen (in meerdere processen) worden gebruikt. Het gebruik van basisgegevens bevordert de doelmatigheid en kwaliteit van de gegevenshuishouding en komt daarmee niet alleen de interne bedrijfsvoering ten goede, maar ook de dienstverlening, belastingheffing, beleidsvorming, handhaving, e.d. Alle drie de gemeenten zijn reeds gestart om de gegevenshuishouding op orde te krijgen. Het opzetten van binnengemeentelijke basisregistraties blijkt geen sinecure. Naast technische problemen, heeft dit organisatorische oorzaken. De gemeente Emmen heeft in het kader van het imop het project Gegevenshuis opgezet. Als eerste is begonnen met het op orde brengen van de basisgegevens adressen en gebouwen. (BAG). In de tweede helft van 2008 is ook het project voor de basisregistratie Personen gestart. De gemeenten Coevorden en Borger Odoorn zij eveneens gestart met het opzetten van de basisregistraties BAG en Personen. In ieder geval moeten de drie gemeenten de aansluiting op de landelijke basisregistratie BAG medio 2009 hebben gerealiseerd. Ten aanzien van de BAG is er bewust niet gekozen voor intensieve samenwerking, omdat dit project bij elke gemeente al in een ver gevorderd stadium is en samenwerking geen meerwaarde meer heeft. In het kader van het NUP is afgesproken dat de volgende landelijke basisregistraties voor eind 2010 zijn gerealiseerd: Gemeentelijke Basisregistratie Personen (GBA). Registratie Niet Ingezetenen (RNI). Nieuw Handelsregister (NHR). Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG). Topografie. Kadaster.. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT ook bekend als Grootschalige Basiskaart Nederland (GBKN). Met het oog op aansluiting op een aantal van die basisregistraties, moet de gemeente - afhankelijk van de lokale omstandigheden - rekening houden met een forse inspanning. Voor elke gemeente afzonderlijk zal een (tijdig uitgevoerde) impactanalyse daarover duidelijkheid moeten geven. Als gevolg van wettelijke verplichtingen om aan te sluiten op het landelijk stelsel van basisregistraties is er extra druk komen te staan op het binnengemeentelijk gebruik van de verschillende basisregistraties. Dit wordt als kans gezien om de gegevenshuishouding intern op orde te krijgen. Naast de verplichting om aan te sluiten, zal de aanpak dus ook gericht moeten zijn op de binnengemeentelijke oplossing. Om dit te bewerkstelligen, participeert de gemeente Emmen met Zwolle en Enschede in de ontwikkeling van een open source datadistributiesysteem (D3S). Dit systeem moet de huidige distributiesystemen van Centric en Getronics vervangen en de basisgegevens tussen aangesloten backofficesystemen gaan uitwisselen. De verwachting is, dat de gemeenten Borger Odoorn en Coevorden dit datadistributiesysteem ook af zullen nemen Website en portalfunctionaliteit Coevorden en Emmen zullen in 2009 met een geheel vernieuwde website komen, gebaseerd op een open source contentmanagementsysteem. Borger Odoorn is in 2007 met een nieuwe website gekomen. Alle drie de gemeenten moeten nog het nodige doen en hun (vernieuwde) 18

19 website aanvullen met on line informatiediensten zoals bekendmakingen en lokale regelgeving. Daarnaast willen ze multimediale en interactieve diensten aanbieden, zoals het live kunnen volgen van raadsvergaderingen en participatie bij processen voor beleidsontwikkeling of politieke besluitvorming. Op de landelijke monitor Overheid.nl worden de ontwikkelingen op het terrein van de elektronische overheid in kaart gebracht. De waarde van de monitor geeft slechts een indicatie en is geen absoluut oordeel. Het is de ambitie van alle drie de gemeenten om elk jaar beter te scoren. Goed gewaardeerde websites kunnen bijdragen aan het imago van de gemeenten. Als de website van de gemeente hét portaal moet worden voor de overheid, dan zal de site ook portalfunctionaliteit moeten hebben en naadloos moeten kunnen integreren met andere informatiesystemen. De informatie die voorheen exclusief tot het domein van de gemeentesite behoorde, moet ook beschikbaar komen in informatiesystemen van ketenpartners. Voorbeelden van integratie zijn informatie uit de producten en dienstencatalogus die beschikbaar is in het Medewerkerportaal of het gebruik van een zoekmachine, die ook over de grenzen van de eigen site heen in andere gegevensbronnen zoekt. Geografische informatie Geo-informatie omvat alle plaatsgebonden informatie. Deze informatie kan grafisch worden gepresenteerd in de vorm van kaarten, lucht- en satellietfoto's en een belangrijke rol spelen in de relatie tussen burger en gemeente. Informatiediensten en elektronische aanvragen kunnen met digitale kaarten worden ondersteund. Kaartmateriaal kan gekoppeld worden aan administratieve data en ondersteunen bij calamiteiten, hulpverlening, handhaving en toezicht. Ook binnen de gemeentelijke organisatie kan kaartmateriaal ondersteunend zijn bij uitvoerende activiteiten, zoals het toetsen van een bouwaanvraag of bij beleidsontwikkeling. Alle drie gemeenten zoeken naar meerwaarde van geo-informatie bij het leveren van interne of externe diensten. Emmen is op dat gebied self-supporting omdat het een zelfmetende gemeente is. Borger Odoorn en Coevorden zijn afhankelijke van derde partijen. Het digitaal verstrekken van geo-informatie krijgt ook een verplicht karakter. In het kader van de nieuwe Wet op de Ruimtelijke Ordening (nwro) of de Wet Informatievoorziening Ondergrondse Netwerken zijn alle gemeenten verplicht om geo-informatie conform standaards digitaal aan bepaalde afnemers te leveren. Managementinformatie Managementinformatie laat zich niet makkelijk definiëren. Afhankelijk van de te kiezen invalshoek, kunnen verschillende soorten managementinformatie worden onderkend. Soort Beleidsinformatie Stuurinformatie Beheersinformatie Verantwoordingsinformatie (en toezichtinformatie) Bestandsinformatie Omschrijving Informatie rond de uitkomst van de doelstellingen van de organisatie, zoals vastgelegd en vertaald in het gevoerde beleid (de outcome ) Informatie gericht op de (be)sturing van de organisatie, teneinde de productietaakstellingen te realiseren ( de output ); Informatie gericht op de beheersing van de organisatie, gerelateerd aan de benodigde middelen inzet; Informatie gericht op het afleggen van verantwoording aan de opdrachtgever over de organisatie Informatie over het klantenbestand (klantprofielen) van de organisatie 19

20 Ook rondom E-Overheid is managementinformatie nodig. De gemeente Emmen is begonnen met het in kaart brengen van die informatiebehoefte en de inzet van flexibele en gebruiksvriendelijk tools voor rapportages, analyses en dashboards (Cognos 8 BI). Deze trend tot het verbeteren van managementinformatie zal worden voortgezet, ten einde de E-Overheid op een hoger niveau te krijgen. Samenwerking De I&A samenwerking moet beheerst kunnen groeien, maar kan ook onder druk komen te staan door keuzes voor versnelde samenwerking op beleidsterreinen. Valkuil is dan om te kiezen voor een ad hoc aanpak. Het is van belang om in de I&A samenwerking het eerst te kiezen voor samenwerking op infrastructurele basisvoorzieningen en generieke sleutelprojecten. De BOCE gemeenten zijn lid van Dimpact en volgen daarin de koers die in Dimpactverband wordt gemaakt. Richting Dimpact treden de drie gemeenten zoveel mogelijk gezamenlijk op. Juridisch gezien blijft elke gemeente echter autonoom lid van Dimpact. 2.3 E-Overheid en INK De BOCE gemeenten ontwikkelen een visie welke kant ze gezamenlijk op willen met de E- Overheid. Daarbij wordt niet alleen naar ICT en informatisering gekeken, maar ook naar andere aspecten als leiderschap, strategie & beleid, organisatie, processen en medewerkers Alle onderdelen moeten in samenhang met elkaar worden bezien en opgepakt. Aan het begin van de samenwerking is het van belang inzicht te hebben in de verschillen tussen de gemeenten op verschillende aspecten. Met behulp van het INK managementmodel heeft het onderzoeksbureau Zenc eind 2007 een scan uitgevoerd (voor Emmen lag daarvoor al een basis in een recente INK meting). De resultaten zijn weergeven in onderstaande grafieken. De eerste grafiek is algemeen en geeft in de volle breedte een beeld van de fase waarin de drie gemeenten zich bevinden. Fig. INK- scan van de gemeentelijke organisatie 20