Tijdlijn project MFA Gorredijk

Transcriptie

1 Tijdlijn project MFA Gorredijk Op 16 november 2015 besluit de raad tot realisatie van een MFA in Gorredijk. We zijn inmiddels twee jaar verder en er is veel gebeurd, zichtbaar en onzichtbaar. In het overzicht hieronder zijn de belangrijkste mijlpalen weergegeven om een beeld te schetsen van de periode en het gelopen proces. 16 november 2015 De raad besluit om een MFA te realiseren bij de BHS in Gorredijk. Op 1 juli 2013 heeft de raad kort samengevat- besloten om verder te werken aan een plan voor de toekomst van de Skâns in Gorredijk. De gewenste denkrichting bestaat uit het onderbrengen van de sociale en culturele voorzieningen in een nieuw te bouwen MFA bij de Burgemeester Harmsma School (hierna: BHS). Daarnaast is de ambitie om sportcomplex Kortezwaag uit te breiden zodat de sportvoorzieningen uit de Skâns daar worden ondergebracht. Hierdoor ontstaat er één plek in Gorredijk waar alle sport is gecentraliseerd. Bij de uitwerking van de plannen wordt ook het alternatief onderzocht om de Skâns te renoveren. Enerzijds om te kijken of dit wellicht een betere opties is en anderzijds om een alternatief te bieden als nieuwbouw financieel niet haalbaar blijkt te zijn. De resultaten van de uitgewerkte plannen tonen aan dat nieuwbouw financieel haalbaar is en laten de potentie van een MFA zien. In het dorp zijn gemengde geluiden te horen over de ambities. Met name het actiecomité Dizze Skâns moat bliuwe (voor het behoud van de huidige Skâns) laat van zich horen. Bij de betrokken partners is een groot draagvlak voor het plan. Op 15 juni 2015 wordt in een informerende bespreking met de raad over de realisatie van een MFA gesproken inclusief BHS. Er is nog onduidelijkheid over het financiële perspectief. Het college wordt opgedragen om de losse eindjes aan elkaar te knopen en na de zomer met een voorstel te komen. Er wordt duidelijkheid geschept in het financiële plaatje en de openstaande vragen worden beantwoord. Op 16 november 2015 besluit de raad over te gaan tot het realiseren van de MFA bij de BHS. In de MFA wordt naast de sociale- en culturele voorzieningen van de Skâns, ook de nieuwe basisschool Flambou/Trimeets ondergebracht. De sportvoorzieningen worden, zoals gewenst, ondergebracht bij sportcomplex Kortezwaag, die daarvoor zal worden uitgebreid. Met de totale realisatie is 9,3 mln gemoeid. 14 januari 2016 Project Start Up: het projectteam MFA / KZ wordt geformeerd. Direct na de besluitvorming wordt er ambtelijk een projectteam geformeerd. Wethouder Van Dijk is bestuurlijk opdrachtgever. Op 14 januari is de Project Start Up van het team, de officiële aftrap. Een week later wordt de conceptprojectopdracht (APDRA) opgeleverd. Vanwege de omvang en complexiteit van het project kost het tijd om vanuit de verschillende disciplines mensen vrij te spelen. Het projectteam is medio 2016 op volledige sterkte. 1

2 Januari 2016 Met de partners wordt gestart aan de intentieovereenkomst en de PVE s. Na de besluitvorming in november wordt er periodiek met de partners overlegd. Diverse activiteiten worden opgestart. Er wordt begonnen met het opstellen van individuele Programma s van Eisen en een Intentieovereenkomst. Maart 2016 De individuele PVE s worden besproken met de gebruikers. Om tot een gedragen PVE te komen is het noodzakelijk om de gebruikers (de mensen die straks in het gebouw gebruik maken van de voorzieningen) te betrekken. In maart slaagt het om met de diverse gebruikers de individuele PVE s door te nemen en waar nodig aan te passen. 24 maart 2016 Er wordt een externe omgevingsmanager aangesteld voor het creëren van draagvlak. Omdat tijdens het besluitvormingsproces (2015) wisselende geluiden uit het dorp te horen zijn wordt overgegaan tot het aanstellen van een externe omgevingsmanager. In opdracht van de gemeente gaat de manager aan het werk om voor de nieuwe MFA proactief en vroegtijdig in beeld te brengen wat er nodig is om draagvlak te creëren. De eerste opdracht van de omgevingsmanager is om de door de gemeenteraad gevraagde klankbordgroep in te richten. April 2016 De eerste nieuwsbrief gaat de deur uit. Na de besluitvorming is het een tijdje stil in het dorp. Achter de schermen wordt gewerkt, maar daar merkt het dorp niks van. Daarom wordt in april de eerste nieuwsbrief verstuurd. De brief is een productie van alle partners. In nauw overleg wordt de nieuwsbrief opgesteld en verzonden. In de nieuwsbrief wordt voor het eerst een planning genoemd. April 2016 De individuele PVE s worden opgeleverd. Sinds de besluitvorming in november 2015 is door de partners de Skâns, de BHS en Primo (inmiddels Comprix) gewerkt aan de individuele Programma s van Eisen. In deze PVE s staat omschreven wat de partijen nodig hebben in de nieuwe MFA. Op basis van richtlijnen en normen, maar ook visie worden de wensen vertaald naar technische en ruimtelijke eenheden. Begin april zijn de PVE s in conceptvorm klaar en worden gebruikt voor het selecteren van de architect. 2

3 6 juni 2016 Informele raadsbijeenkomst, bijpraten over BHS i.r.t. MFA Op maandagavond 6 juni wordt de raad door het projectteam bijgepraat over de integratie van de BHS in de MFA. De opgave (onduidelijkheid) over de te realiseren vierkante meters en de doorkijk naar het achterste techniekdeel staan centraal. 4 juli 2016 De opdracht wordt uitgebreid: de vernieuwbouw van de BHS wordt geïntegreerd in de MFA. Op 4 juli 2016 wordt door de gemeenteraad het Integraal Huisvestingplan (IHP) vastgesteld. Met het vaststellen wordt besloten om de vernieuwbouw van het middelste (theorie)deel van de BHS (35 jaar oud) mee te nemen in de nieuwbouw van de MFA. Hiervoor stelt de raad een krediet beschikbaar van 3,7 mln. De BHS zelf stelt 1,2 mln beschikbaar. De middelen vloeien voort uit de onderhandelingen tussen toenmalig wethouder Van Dijk en toenmalig directeur De Boer. Bij de uitwerking ontstaat een verschil van mening over de interpretatie van gemaakte afspraak. Het verschil gaat over de te realiseren vierkante meters in relatie tot de leerlingenprognoses en over de onduidelijkheid over de vervanging van het achterste (techniek)deel. De BHS is in de veronderstelling dat ze in 2020 een nieuwe aanvraag voor vervanging van het techniekdeel in kunnen dienen. Toelichting over de afspraak tussen BHS en Gemeente over de vernieuwbouw. In het eerste concept voor de BHS in het IHP (2015) wordt uitgegaan van vervangende bouw van de technieklokalen en renovatie van de theorielokalen door de BHS. De achterliggende gedachte is dat dan het onderwijs ongestoord verder kan omdat de nieuwe technieklokalen naast de bestaande bouw worden gerealiseerd. Daarbij wordt uitgegaan van 625 leerlingen en een normvergoeding van 3,4 mln. De BHS stemt niet in met het aantal van 625 leerlingen. Met 30 extra leerlingen voor de HAVO en 40 extra voor het LWOO komt de school zelf op 680 leerlingen. Omdat er op dat moment al twee jaar achter elkaar meer leerlingen (750) zijn dan de prognoses aangeven, wordt uiteindelijk gekozen voor 680 leerlingen. Dat geeft een normvergoeding van in totaal 3,7 mln. Tegelijkertijd komt de BHS met het verzoek om het scenario om te draaien. Het middendeel is het meest aan vervanging toe. Gevraagd wordt aan de gemeente dat deel voor haar rekening te nemen terwijl de school dan het techniekdeel zal renoveren. Wel speelt dan nog de discussie dat de gemeente in eerste instantie uitging van vervanging van in totaal m 2 terwijl in de nieuwe situatie er maximaal m 2 wordt vervangen. De BHS draagt 1,2 mln bij voor het extra realiseren van 685 m 2. Het totaal komt daarmee op m 2. 7 juli 2016 De klankbordgroep met vertegenwoordiging uit het hele dorp wordt geïnstalleerd. Directe omwonenden, overige inwoners en vertegenwoordigers van de partners worden gevraagd om deel te nemen in de nieuwe klankbordgroep. Bij een eerste inloopavond op 20 juni zijn diverse partijen vertegenwoordigd en wordt het verdere animo in kaart gebracht. Op 27 juni vindt het eerste huiskameroverleg plaats waarbij alle potentiele kandidaten aanwezig zijn. Naast praktische afspraken 3

4 wordt het doel bepaald. De KBG geeft gevraagd en ongevraagd advies over onderwerpen die aan de orde zijn of die zij zelf inbrengen. Hierop ontvangen zij van de projectgroep een gemotiveerde reactie. In de klankbordgroep zit een vertegenwoordiging (1 of meerdere personen) van de omgeving (diverse bewoners van de omliggende straten), de partners (diverse werknemers van OBS Flambou / Trimbeets, de Skâns en de BHS) en het dorp (leden van plaatselijk belang). Het actiecomité Dizze Skâns moat bliuwe wordt meerdere malen benaderd om te participeren in de klankbordgroep, maar bedanken hiervoor. De klankbordgroep wordt onder aanwezigheid van de pers door wethouder Van Dijk op 7 juli geïnstalleerd. 23 september 2016 Wijbenga Tromp architecten en adviseurs gaat aan de slag. Voor het maken van een ontwerp voor de MFA is een architect nodig. Vanwege de financiële omvang van de opdracht is het nodig om een architect te selecteren door middel van een Openbare Europese Aanbestedingsprocedure die meerdere maanden in beslag zal nemen. Op 12 april gaat daarom de aankondiging de deur uit. 26 potentiele kandidaten melden zich. Na selectie worden er vijf architecten gevraagd om met voorstellen te komen gebaseerd op de verzonden PVE s. Op basis van presentatie, voorgestelde plan en prijs wordt een keuze gemaakt. Naast de partners en de gemeente, stemt ook de klankbordgroep mee over de architect. Wijbenga Tromp architecten en adviseurs komt als winnaar uit de bus. Op 23 september gaat het voornemen tot gunning de deur uit naar Wijbenga Tromp. Ze gaan direct aan de slag en helpen met het integrale PVE dat uiteindelijk zal leiden tot een ontwerp (note: later blijkt dat het lukt niet om tot komen tot dit integrale PVE en op basis van de individuele PVE s wordt gestart met het structuurontwerp). Oktober 2016 Realistische planning: basisschool open in augustus Samen met de architect is gewerkt aan een planning. Inmiddels is voldoende duidelijk dat de ambitie om de nieuwe basisschool in 2018 te openen niet haalbaar is. Het blijft van belang dat de nieuwe school zo snel mogelijk open gaat. Het proces wordt dan ook zo ingericht dat het realistische uitgangspunt is dat de basisschool in augustus 2019 wordt opengesteld. De andere bouwdelen worden onder andere vanwege bestemmingsplanprocedures in het jaar daarna opgeleverd. 4 november 2016 Excursie naar twee referentie MFA s in Drachten en Dalfsen. Om een beeld te krijgen van de mogelijkheden: wat willen we wel? maar ook, wat willen we niet?, vertrekt op 4 november een bus vol betrokkenen op excursie. Het gezelschap bestaat uit gebruikers van De Skâns, leden van de klankbordgroep, leden van het actiecomité, WHI, BHS, basisonderwijs, raadsleden, leden van het projectteam, de architect en wethouder Van Dijk. Er wordt een bezoek gebracht aan Brede School De Drait in Drachten en MFA Trefkoele+ in Dalfsen. Het doel is om ideeën en inspiratie op te doen en met eigen ogen te zien hoe verschillende samenstellingen in de praktijk werken. Aan de hand van reactiekaarten wordt de bijdrage van de deelnemers meegenomen als input voor het project. 4

5 December 2016 Samenwerking, in voor- en tegenspoed De samenwerking met de partners vraagt tijd. Niet alle belangen van de partners staan op één lijn. Bij het opstellen van een intentieovereenkomst medio 2016 zijn al veel details beschikbaar en wordt gekozen om de intentieovereenkomst uit te werken tot een samenwerkingsovereenkomst. Uiteindelijk slagen de partners er niet in om met elkaar een gedragen samenwerkingsovereenkomst op te stellen. Over onder andere de hoeveelheid vierkante meters voor de nieuwbouw van de BHS en de vervanging van het techniekdeel is onvoldoende overeenstemming. Toelichting over de onduidelijkheid tussen BHS en Gemeente over de vernieuwbouw. Er is een bedrag van 3,7 mln beschikbaar gesteld door de gemeente voor vervangende bouw van de theorielokalen (middendeel). De school legt er zelf nog 1,2 mln bij voor het creëren van extra ruimte om daarmee te voldoen aan de onderwijskundige uitgangspunten van de school. Het uitgangspunt van de school is 680 leerlingen en een vervanging van het theoriedeel van m 2 (2.200 m 2 door gemeente = 685 m 2 door BHS). Bij een herrekening is uitgegaan van nieuwe leerlinggetallen. Daarmee wordt voldaan aan de voorwaarden vanuit het IHP (het laagste aantal leerlingen in een periode van tien jaar gerekend vanaf het jaar van bekostiging). Omdat de bekostiging formeel al is ingegaan (raadsbesluit juli 2016) wordt voor de prognoses het aantal leerlingen gehanteerd in de periode 2015 (teldatum 1 oktober) en In 2024 is het aantal leerlingen op 1 oktober afgerond 560. Met dat getal is gerekend. Bij 560 leerlingen is de totale ruimtebehoefte m2. Hiervan bestaat al m2. Het gaat om de nieuwbouw uit Er rest dan nog m2 te realiseren. In de realisatie van de eerste fase zit m2. Daarvoor is een bedrag toegezegd van 3,7 mln. De totale normvergoeding voor m2 is ,-. Dit is inclusief een toeslag voor Duurzaam Bouwen, een opslag om te voldoen aan de Bouwbesluitnorm en een toeslag voor BENG. Deze toeslag is 50% van de geraamde vierkante meterprijs. Als je uitgaat van m2 kom je op een vergoeding van ,-. De resterende vergoeding is dan ,-. Daarvan moet dan eigenlijk nog ,- worden afgetrokken als verschil tussen 3,7 mln en de eerste vergoeding. Er is geen rekening gehouden met tijdelijke voorzieningen omdat leerlingen tijdens de bouw in de huidige ruimten kunnen worden opgevangen. Besloten wordt om eerst verder te gaan met ontwerpen om zo te bepalen of er mogelijk financiële ruimte ontstaat om tegemoet te komen aan de wensen van BHS. Januari april 2017 Doorrekenen mogelijkheden BHS in relatie tot beschikbare budget Vanwege de financiële opgave in het project wordt gezocht naar oplossingen. Diverse mogelijkheden worden doorgerekend. In opdracht van de school en de gemeente worden een constructeur en kostendeskundige ingeschakeld. Er wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om het huidige midden- en achterste deel te renoveren. Het renovatiescenario biedt uiteindelijk geen oplossing voor het financiële vraagstuk. Ook de andere denkbare mogelijkheden leiden niet tot een oplossing. Het realiseren van de wensen van de BHS binnen de opgelegde kaders vanuit het IHP blijkt niet haalbaar. De onderhandelingen over de vierkante meters in relatie tot het aantal leerlingen worden hervat. De onduidelijkheid over het achterste techniekdeel blijft. 5

6 14 februari 2017 Informele raadsbijeenkomst, bijpraten stand van zaken Op dinsdagavond 14 februari wordt de gemeenteraad bijgepraat door het projectteam over de stand van zaken. Tijdens deze bijeenkomst heeft de architect in een presentatie en aan de hand van een maquette laten zien welke conceptgedachte is ontstaan als het resultaat van gesprekken met de partners. Deze is hieronder afgebeeld. Conceptgedachte MFA februari april 2017 College besluit tot overgaan aankoop woning H. Ringenoldusstrjitte 5 Voor de realisatie van de MFA (en de groene corridor) is het nodig om de voormalige directeurswoning die voor de school staat te slopen. De woning is nog in eigendom van woningcorporatie Elkien. De onderhandelingen hierover zijn afgerond en de woning kan worden aangekocht. Op 25 april neemt het college hierover een positief besluit. De akte wordt ondertekend op 25 oktober. 29 mei 2017 De stuurgroep besluit om eerst verder te gaan zonder de BHS Tussen de BHS en de gemeente is geen overeenkomst bereikt. De druk op de planning neemt toe. Met Comprix is de afspraak gemaakt dat de openbare basisschool uiterlijk 1 augustus 2019 beschikbaar is voor onderwijskundig gebruik. Het proces tot ingebruikname duurt minimaal twee jaar. In de stuurgroep van 29 mei wordt het standpunt ingenomen om een ruimtelijk ontwerp te laten maken voor de MFA en hiervoor per direct te starten met het structuurontwerp, waarbij de locatiekeuze voor de positionering van openbare basisschool en die van De Skâns wordt vastgelegd. Hiermee wordt de BHS eerst buiten beschouwing gelaten. In het ontwerp wordt rekening gehouden met de toekomstige integratie van de BHS. Het college neemt het standpunt over, stelt de locaties voor Skâns en Comprix vast en informeert de raad hierover. juni 2017 Beantwoording meer dan 100 raadsvragen Naar aanleiding van het besluit van de stuurgroep om eerst verder te gaan zonder de BHS worden door alle raadsfracties diverse vragen gesteld. In totaal ontvangt het college meer dan 100 raadsvragen. 6

7 Voorafgaand aan de oriënterende raadsvergadering wordt de beantwoording ambtelijk voorbereid. Op 19 juni wordt gesproken over de ontstane situatie. 3 juli 2017 De raad neemt een motie aan voor het aantonen van haalbaarheid MFA Op 19 juni wordt in de oriënterende raadsvergadering gesproken over de inzichten van de verschillende stakeholders. Een week later wordt door een groot deel van de fracties een motie ingediend waarbij het college wordt opgedragen om met een letter of intent aan te tonen dat het raadsbesluit van 15 november 2015 uitvoerbaar is. De letter of intent zal overeenstemming aan moeten tonen in het vertrouwen over de financiële haalbaarheid (investering en exploitatie) van de verschillende bouwdelen. Uiterlijk 1 september moet de letter of intent worden opgeleverd. De onderhandelingen met de BHS moeten worden hervat. Direct na het zomerreces moeten de uitkomsten worden gerapporteerd aan de raad. 22 augustus Overeenstemming tussen de partners over de intentieovereenkomst en het verdere proces. Tijdens het reces (de zomervakantie) wordt gewerkt aan een intentieovereenkomst en het proces om te komen tot het gevraagde in de motie. Het blijkt niet realistisch om in de paar weken tijdens het reces de financiële puzzel te leggen. Wel wordt er met de partners een proces afgesproken hoe nog dit jaar kan worden gekomen tot het financiële inzicht. Vanaf vakantiebestemmingen wordt over en weer g d over de inhoud van een intentieovereenkomst. Uiteindelijk bereiken de partners digitaal op 22 augustus overeenstemming over de verklaring. Op de eerste collegevergadering na het reces (5 september) stemt het college in met de intentieverklaring. Een week later (op 12 september) wordt onder aanwezigheid van de pers de intentieverklaring ondertekend. De partners spreken af samen te werken in de verdere totstandkoming van de MFA. 9 oktober 2017 De raad bespreekt de letter of intent, wethouder Postma zegt toe om nog dit jaar met een financiële doorkijk te komen. Op 9 oktober is de eerste raadsbijeenkomst na het zomerreces. De intentieverklaring wordt besproken. De raad vraag om nog dit jaar tegemoet te komen aan de motie en de ontbrekende financiële doorkijk te presenteren. November 2017 Uitvraag voor ondersteuning tijdens ontwerp- en bouwproces. Voor het opstellen van het ontwerp en de begeleiding van de bouw is externe ondersteuning noodzakelijk. Middels diverse aanbestedingen worden een constructeur, een installatieadviseur en een bouwmanager gezocht. In november gaan de uitvragen de deur uit. 7

8 8 november 2017 Stuurgroep akkoord met structuurontwerp. In het stuurgroepoverleg van 8 november wordt het structuurontwerp besproken en vastgesteld. Er is bij alle partners draagvlak voor het verder uitwerken van het ontwerp op basis van het structuurontwerp (versie 2.1). 13 november 2017 Opnieuw vragen over de MFA in de raadsvergadering Op maandag 13 november worden opnieuw vragen gesteld aan de raad. Mede naar aanleiding van signalen uit het dorp dat het MFA inmiddels bestaat uit drie losse gebouwen. Wethouder Postma legt uit dat synergie niet perse zit in het geforceerd met elkaar onder een dak zitten, maar juist in optimaal samenwerking en het gebruik maken van elkaars voorzieningen. De gemeenteraad vraag om verschillende scenario s. 16 november 2017 Eerste contouren van de MFA worden gepresenteerd aan het dorp Donderdagavond 16 november worden de eerste schetsen en sfeerbeelden gepresenteerd aan het dorp. Tijdens een inloopbijeenkomst in de Skâns kunnen betrokken informatie halen en brengen. De opkomst is groot en de sfeer is goed. Tegenstanders (het actiecomité) zijn slechts in beperkte mate aanwezig. Er wordt goed meegedacht en de zorgen worden gedeeld en achtergelaten op papier. Grootste aandachtspunten volgens de bezoekers zijn: hoeveelheid parkeerruimte, verkeersdrukte rondom de MFA en de sociale veiligheid. Structuurontwerp (versie 2.1) zoals gepresenteerd aan het dorp. 8

9 24 november 2017 De partners bespreken visie MFA met fractieleden. Tijdens een informele bijeenkomst georganiseerd door de partners worden de verwachtingen van de MFA besproken met de fractieleden. De partners leggen uit hoe zij de synergie zien in het structuurontwerp zoals het door hen is vastgesteld op 8 november. Zij benadrukken dat synergie niet zit in stenen. Het structuurontwerp biedt veel potentie voor samenwerking, het uitwisselen van faciliteiten en het collectief inkopen van diensten en goederen. 9