Synformatief. ERP-software. In dit nummer: Agenda SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF. ERP-software. In de schijnwerpers: Bouwbedrijf Van der Zande

Transcriptie

1 Synformatief E E R S T E E D I T I E B O U W E N A A N N E M E R I J A F B O U W B E D R I J V E N In dit nummer: ERP-software Syntess Atrium Bouw In de schijnwerpers: Bouwbedrijf Van der Zande Kwaliteit in een hoog vaandel! ERP-software Syntess Atrium Bouw: geïntegreerde software voor úw branche Uitgelicht Projectbeheer en Voorcalculatie Syntess Atrium Bouw In schema weergegeven Agenda Installatie Vakbeurs Evenementenhal Hardenberg 11 t/m 13 september 2012 Een uitgave van Syntess Software BV T Volg ons op Twitter voor de meest recente Voor u ligt de eerste editie van Synformatief Bouw, onze nieuwsbrief die u informeert over automatiseringszaken voor de bouwsector. Syntess Atrium Bouw is een uniek softwareprogramma waarmee u uw hele bedrijfsvoering kunt stroomlijnen. Calculaties, werkvoorbereiding, urenadministratie en financiële gegevens, het zijn maar enkele onderdelen uit het dagelijkse bedrijfsproces. In de praktijk zien we dat er nog tal van losse programma s voor worden gebruikt. En de financiële administratie is daarbij primair ontwikkeld voor boekhouders en accountants. Syntess Software heeft alle bedrijfsonderdelen in één pakket beschikbaar, waarbij de taal wordt gehanteerd van degenen die ermee werken. Werkvloerapplicaties dienen als basis voor het uitvoerend personeel. Het geheel van werkzaamheden vloeit uit in financiële verslaglegging, naar keuze intra- of extracomptabel. Bij de eerste variant wordt bijvoorbeeld onderhandenwerk ook gejournaliseerd. Syntess Atrium Bouw is bedoeld voor aannemers in de woning- en utiliteitsbouw en voor afbouwbedrijven in de brede zin.

2 Interview met Loes van der Zande Kwaliteit in een hoog vaandel! Door goed gebruik van Syntess Atrium Bouw weten wij zelf hoe we ervoor staan en zijn niet afhankelijk van de accountant. I N D E S C H I J N W E R P E R S Bouwbedrijf Van der Zande bestaat in 2012 maar liefst 100 jaar. De continuïteit van dit oorspronkelijke familiebedrijf is wel aangetoond. De huidige directie bestaat uit Kees en Loes van der Zande en zij staan borg voor een betrouwbare relatie met de opdrachtgevers. Het bedrijf is financieel en organisatorisch geheel onafhankelijk en autonoom in de bedrijfsvoering. Mede om die reden wordt er nog steeds gewerkt op basis van kwaliteit. De garantie op bouwwerk bedraagt dan ook 10 jaar. Bouwbedrijf Van der Zande en kwaliteit Kwaliteit leveren klinkt eenvoudig, maar je hebt daar best veel voor nodig. Om kwaliteit te kunnen leveren is kennis, inzicht en ambachtelijke deskundigheid vereist. Het team van Van der Zande heeft de opleiding en ervaring die nodig is. De projectleiding bestaat uit Hbo ers van verschillende leeftijden. Ervaring wordt gecombineerd met moderne technieken. De ervaren vakmensen brengen hun kennis over op de instromende jeugd. De functies bij Van der Zande zijn niet horizontaal maar verticaal ingericht. In het geval van een horizontale functiescheiding zijn er diverse mensen bij hetzelfde project betrokken. Loes van der Zande vertelt: De projecten worden gecoördineerd door een vaste contactpersoon die verantwoordelijk is voor alle facetten in het project. De projectverantwoordelijke heeft het project gecalculeerd, na opdracht werk-voorbereid, gepland en is sturend in de uitvoering. Deze werkwijze geeft het uitvoerend technisch administratief personeel een grote verantwoording. Er hoeft geen foutgevoelige informatie overgedragen te worden aan anderen en het reduceert in grote mate de faalkosten. Een echte win-win situatie voor ons en de opdrachtgever. Bouwbedrijf Van der Zande en professionaliteit Bouwbedrijf Van der Zande is een professioneel bedrijf dat werkt volgens de procedures van het handboek Erkend Bouwbedrijf en is VCA gecertificeerd. Een onmisbare schakel in de bedrijfsvoering is de automatisering. Van der Zande maakt gebruik van AutoCAD en beheerst de administratie met Syntess Atrium Bouw.

3 Binnenzwembad van een nieuwbouw landhuis met zicht op de Dordtsche Kil, naar architektuur van Jan des Bouvrie Bouwbedrijf Van der Zande en automatisering In de tijd dat de huidige directie de leiding overnam, werden projecten bijgehouden op projectkaarten en was het gebruik van een papieren financiële administratie normaal. Om de foutgevoeligheid terug te dringen is gekeken naar beschikbare administratieve software. Na enig vergelijk werd de keuze duidelijk overwogen voor Syntess Software gemaakt. Er zijn meer goede calculatiepakketten en financiële pakketten verkrijgbaar, maar geen die zo zijn geïntegreerd zoals Syntess dat heeft gerealiseerd. Veruit het belangrijkst is de projectenadministratie die elke dag up-to-date is Syntess Atrium is een zeer compleet pakket dat werkt op 1 database, maar veruit het belangrijkst voor Van der Zande is de projectenadministratie die elke dag up-to-date is. Er is dagelijks inzicht in de stand van het werk. Eens per week wordt het overzicht Onder Handen Werk geprint. Deze uitdraai wordt gebruikt om met de projectleiders te bespreken en te bepalen welke termijnen er gefactureerd kunnen worden. Een driemaandelijkse rapportage wordt gebruikt om te zien hoe het bedrijf er in zijn algemeen financieel voorstaat. Door goed gebruik van Syntess Atrium Bouw weten wij zelf hoe we ervoor staan en zijn in deze niet afhankelijk van de accountant. Automatisering en korte inleertijd Loes van der Zande vervolgt: het programma kan veel en is toch eenvoudig in gebruik. Zo eenvoudig dat alle mensen zelfstandig hun urenadministratie in Syntess invoeren. Na een controleslag worden deze uren doorbelast aan de projecten en kunnen ze aangeboden worden aan het salarisprogramma. Ook het gegeven dat de inkoopfacturen gecontroleerd kunnen worden met de gedane bestellingen voor een project en dat die kosten doorbelast worden is voor een goed projectenoverzicht onontbeerlijk. Loes van der Zande vertelt: het is fijn om van een klant alle relevante gegevens in één oogopslag te kunnen raadplegen. Of het nu gaat om een kleiner werk op regie uitgevoerd voor een particulier, of een langer lopend bouwproject waarbij continue inzicht in aanneemsom, termijnen en onderhandenwerk gewenst is, Syntess Atrium biedt deze informatie.

4 Syntess Atrium Bouw Uitgelicht: Projectbeheer en Voorcalculatie Syntess Atrium was bij de introductie direct een begrip in de wereld van technische dienstverleners, bouw en aannemerij. Het beheren van data in Syntess Atrium Bouw is zeer eenvoudig. De diverse modules vormen samen een volledig geïntegreerd pakket. Alle relevante data zoals relatiebeheer, materiaalbeheer, projectbeheer, service en onderhoud en financiële data werkt op één database. Per klant of project bouwt u een perfect dossier op, niet onbelangrijk voor het succes van uw organisatie. Syntess Atrium Bouw kan door de modulaire opbouw meegroeien met uw organisatie en is daarmee dus toekomstbestendig. Synformatief belicht elke uitgave twee onderdelen van Syntess Atrium Bouw. In deze uitgave de modules Projectbeheer en Voorcalculatie. Projectbeheer: een gestructureerde opbouw van uw projecten Projectbeheer betreft een van uw belangrijkste administratieve activiteiten. Zeker van belang bij grotere, langlopende projecten waarbij continue inzicht in de verhoudingen tussen aanneemsom, meerwerken, kostenboekingen, termijnfacturering en onderhandenwerk prioriteit één is. De mogelijkheid om calculaties af te zetten tegen projectbudgetten is aansprekend. Met Syntess Atrium Bouw zet u projecten gestructureerd op met behulp van projectfases. En een project kan onbeperkt worden onderverdeeld in deelprojecten. Het voordeel: u kunt een deelproject als afgerond beschouwen zelfs als het bovenliggende project nog niet gereed is. Zo krijgt u een gedetailleerd beeld van de actuele projectstatus. S Y N T E S S A T R I U M B O U W lees verder op ommezijde

5 Duidelijkheid wordt ook verkregen doordat aan elk project een bestek is verbonden. Daarin kunnen alle eisen voor de realisatie van het project worden vastgelegd. Met het bestek worden bovendien uw projecten logisch ingedeeld. Deze onderdelen zijn bruikbaar voor de vervolgstappen calculatie, boeken en het volgen van de voortgang. S Y N T E S S A T R I U M B O U W Indien gewenst kan de kostenregistratie van een project via een projectjournalisering worden opgenomen in het grootboek. Vervolgens kunnen de projectkosten op de balans (onderhandenwerkadministratie) of rechtstreeks in verlies en winst worden geactiveerd. Voorcalculatie is volledig geïntegreerd en werkt perfect samen met de rest van uw administratie Voorcalculatie: uitgebreide mogelijkheden om te calculeren via uw database Over naar de voorcalculatie. In Syntess Atrium Bouw staat dit onderdeel niet op zichzelf, maar is volledig geïntegreerd. Onze voorcalculatie werkt dus perfect samen met de rest van uw administratie. Zo is het mogelijk om bij de voorcalculatie op taakniveau te werken. Het werk is daardoor beter te registreren door projectleiders. Bovendien kunnen verkoopprijs en kostprijs vanuit verschillende invalshoeken worden bepaald, zoals met de open begroting. Deze calculatie wordt altijd gebaseerd op gegevens uit uw database of via vrije ingave. Onze calculatiesoftware is afgestemd op de bouwsector en kent veel standaardopties. Zo kan een calculatieregel zowel materiaal als tijd bevatten en kunnen zogenaamde moederbegrotingen worden gebruikt. Ook het kopiëren en actualiseren van prijsregels is gestandaardiseerd. De rapportgenerator in Syntess Atrium Bouw maakt het mogelijk om op elk gewenst moment een op uw behoefte afgestemde deel- of totaalcalculatie op te vragen. Meer informatie of een presentatie van Syntess Atrium Bouw kunt u aanvragen via U kunt ook contact opnemen met ons verkoopkantoor: telefoon

6 Syntess Atrium Bouw in schema weergegeven ARTIKELEN RELATIES STAMGEGEVENS HANDEL PROJECTEN SERVICE CALCULEREN CAD MATERIEEL DOSSIER OFFREREN BEGROTEN KANTOOR PLANNEN RESERVEREN BESTELLEN FACTUREREN WERKVLOER MAGAZIJN CREDITEUREN FINANCIËN PROJECTHISTORIE GROOTBOEK DASHBOARD RAPPORTAGE Bovenstaand schema geeft de bedrijfsprocessen weer van Syntess Atrium Bouw, een softwarepakket dat kan worden aangevuld met extra functionaliteit. Het basispakket bestaat uit modulen voor relatie- en artikelbeheer, verkoopfacturen en klantrekening, werken (projectregistratie), logistiek (projectwerkbonnen) en kantoorfuncties (brieven en mailings). Bovendien bevat het de algemene beheermodulen voor stamgegevens, een rapportgenerator en het aanmaken van gebruikers en rechten. Voor gedetailleerde informatie kunt u dit schema interactief bekijken op onze website Iedere functiegroep kent nog diverse onderliggende functies, niet iedere naam zult u dus in dit schema aantreffen. Syntess Atrium Bouw wordt gebruikt door bouwbedrijven, aannemers en afbouwbedrijven in woningbouw, utiliteitsbouw, renovatie en service en onderhoud. Met Syntess Atrium Bouw heeft u geen andere software nodig om uw bedrijf te automatiseren. Alle functionaliteiten zijn beschikbaar en éénmalige invoer van gegevens staat centraal. U kunt het aantal gebruikers onbeperkt uitbreiden. Syntess Atrium Bouw draait onder het besturingssysteem Windows. De software kan zowel lokaal op uw netwerk worden geïnstalleerd als ook online waarbij uw software wordt gehost bij een Syntess-provider. Syntess Software draagt zorg voor uw dagelijkse backup en updates. Op deze manier kan Syntess Atrium Bouw op elk systeem met een internetverbinding worden gebruikt. Syntess Software Spijksedijk 16a 4207 GN Gorinchem T F verkoop@syntess.nl