C V E N L O O D G I E T E R E L E K T R O T E C H N I E K K O E L T E C H N I E K B E V E I L I G I N G S A N I T A I R

Transcriptie

1 Synformatief N A J A A R C V E N L O O D G I E T E R E L E K T R O T E C H N I E K K O E L T E C H N I E K B E V E I L I G I N G S A N I T A I R In dit nummer: Syntess 25 jaar Een kwart eeuw ontwikkeling... In de schijnwerpers: Lesscher Installatietechniek Alles onder controle! Syntess 25 jaar 2012: een kwart eeuw ontwikkeling van software voor úw branche Uitgelicht Syntess Atrium: Relatiedossier Syntess Atrium In schema weergegeven Agenda Voor u ligt het nieuwe Synformatief voor het najaar Het Synformatief informeert u over automatiseringszaken binnen de installatiebranche. Elektrovakbeurs 2012 Evenementenhal Hardenberg 11 t/m 13 december 2012 Een uitgave van Syntess Software BV T Volg ons op Twitter voor de meest recente De zomer van 2012 werd het moment dat Syntess Software haar 25 jarig jubileum vierde. Een kwart eeuw zijn we alweer bezig met het verbeteren van bedrijfsprocessen van installatiebedrijven. We zijn bijzonder verheugd als langst bestaande softwarehuis binnen de sector al die tijd al continuïteit te kunnen bieden aan onze klanten. Economische tegenwind: efficiënter werken! Het laatste kwartaal is alweer halverwege en iedereen is druk met de laatste sprint van In deze voor veel bedrijven moeilijke tijd richten slimme ondernemers nu de aandacht op de interne automatisering. Dalende omzet en stijgende kosten worden bestreden met efficiëntere werkwijzen. Daar willen wij graag aan bijdragen met onze softwareproducten en expertise. In tijden van economische groei is er vaak minder aandacht en tijd beschikbaar om met een nieuw softwarepakket aan de slag te gaan. Daarom biedt juist dit moment perspectieven om, voordat de economische groei weer op gang komt, uw organisatie zo optimaal mogelijk te stroomlijnen. In dit Synformatief een verslag over Lesscher Installatietechniek BV, een prachtig bedrijf dat volledig operationeel is met onze software. Als laatste schakel werd de buitendienst geautomatiseerd met onze mobiele software.

2 Lesscher Installatietechniek BV Alles onder controle! 70 werknemers, 3 vestigingen, gestart in 1960, actief in electro, sanitair, warmte, koudetechniek, telecom en infra... I N D E S C H I J N W E R P E R S Alex Lesscher Soms zie je slagzinnen op brochures staan waar je gelijk aan begint te twijfelen. Je denkt Dit is te mooi om waar te zijn!. Maar bij Lesscher Installatietechniek uit Saasveld is dat zeker niet het geval. We arriveren bij een fraai verzorgd pand met een huiselijke sfeer. De slagzin van Lesscher Installatietechniek BV alles onder controle wordt gelijk bewaarheid als we het pand binnengaan. Wanneer we ons melden bij de receptie valt ons direct een groot scherm op met een track en trace systeem. Voor onbekenden: een systeem waarbij de landkaart van Nederland zichtbaar is met alle Lesscher voertuigen met kenteken afgebeeld en de locatie waar ze zich bevinden. Het track en trace systeem registreert automatisch de bewegingen van het voertuig en vormt voor Lesscher Installatietechniek een prima systeem om de gewerkte tijd bij de klant te monitoren. Je kunt precies zien wanneer het contact van een auto wordt uitgezet en wanneer de auto weer gestart wordt. Het verschil tussen die momenten geeft de tijd aan die de monteur bij de klant is geweest. Daarnaast biedt het fiscale voordelen op het gebied van het privé gebruik van de bedrijfsmiddelen. Goed fundament Onze gesprekspartners zijn de heer Alex Lesscher, directeur en Rob Lagendijk, adviseur Telecom en Infrastructuren. In 1960 startte de vader van Alex Lesscher het bedrijf. In 1995 werd het bedrijf door hem zelf overgenomen in verband met gezondheidsproblemen van zijn vader. Nu anno 2012 heeft Lesscher Installatietechniek 70 werknemers in dienst die zich bezig houden met Electro, Sanitair, Warmte, Koudetechniek, Telecom en Infra. Vanaf 2010 werd het onderdeel Service opgepakt. Nu na twee jaar biedt deze tak van sport een goed fundament onder Lesscher Installatietechniek BV. Het bedrijf heeft nu 3 vestigingen die individueel werkzaam zijn met het pakket Syntess Atrium Professional. De databases staan centraal op een server geïnstalleerd. Echter voordat Syntess zijn intrede deed binnen Lesscher Installatietechniek bleken er drie branchesoftwarepakketten geïmplementeerd te zijn geweest die alle drie teleurstelden. Erg veel tijd, geld en energie is daarmee verloren gegaan. Sommige pakketten bleken functioneel

3 Lesscher Installatietechniek BV, vestiging Saasveld te gebrekkig voor Lesscher, een ander had een databasebeperking qua opslagcapaciteit. De keuze voor Syntess Atrium Professional werd gemaakt in 2007 toen het bedrijf uiteindelijk besloot te kiezen voor de grootste leverancier van de installatiebranche met de meeste ervaring. Vooruitstrevend In 2005 werd Syntess Atrium als eerste release uitgebracht en kende zoals ieder nieuw pakket onvolkomenheden. Na de ervaring met de drie andere softwarepakketten riep dat vragen op, maar merkte Alex duidelijk dat Syntess Software in zeer korte tijd zaken adequaat oploste. Nu in 2012 meldt Alex Lesscher dat ze 100% blij zijn dat ze destijds de keuze gemaakt hebben voor Syntess Atrium. De samenstelling van Syntess Atrium die gebruikt wordt is zeer divers. Van relatiebeheer tot calculatie, van financiële administratie tot werkbonnen, van offerteverwerking tot order. Lesscher Installatietechniek beschikt over drie vestigingen en dus over drie aparte magazijnen. Alle magazijnen hebben een eigen beheerder. Alle materialen worden bestikkerd met barcodes en bij uitgifte gescand op werkbon of project. Weer een voorbeeld van een vooruitstrevende organisatie. Sinds enkele maanden richt het bedrijf zich op het sluitstuk van het automatiseringsproces. De ipads zijn uitgerust met een 3G kaartje van Vodafone. Van slechte dekking is geen sprake. Storingen komen binnen en worden op kantoor als werkbon geboekt in de werkbonnenmodule. Deze werkbon met informatie wordt via grafische planning toegewezen aan de betreffende monteur. De monteur in kwestie ziet zijn werkopdrachten op zijn ipad. Hij geeft aan wanneer hij naar de klus vertrekt (knop vertrek ), wanneer hij met de werkzaamheden begint, wanneer hij pauze neemt en wanneer hij weer vertrekt. Op basis van deze statussen weet het bedrijf precies waar een monteur zit, wat hij aan het doen is en hoe lang de monteur uiteindelijk besteed heeft aan de werkzaamheden. Na vertrek is de werkbon real-time in Syntess Atrium verwerkt, waardoor de factuur eigenlijk al klaar staat of waarbij de kosten geboekt zijn in de nacalculatie. De buitendienst Voor de eerste vijf monteurs van Telecom werden ipads aangeschaft met de mobiele werkbon op webtechnologie. Hiervoor is uitsluitend de mobiele software van Syntess nodig en een mobiel apparaat. Een abonnement bij een telefoonprovider volstaat. Lesscher besloot als eerste de telecommedewerkers uit te rusten met deze applicatie om te zien hoe een en ander zou gaan lopen. Voordeel van deze medewerkers is dat zij in ieder geval al vertrouwd zijn met computerachtige apparaten. De reacties waren enthousiast. Ze kregen een ipad! Rob Lagendijk

4 Na vertrek van de monteur staat de factuur eigenlijk al klaar... L E S S C H E R I N S T A L L A T I E T E C H N I E K mobiele software van Syntess werkend op bijv. de ipad Directe facturering De Telecom monteurs kunnen op een eenvoudige manier hun verbruikte materialen opzoeken op de ipad. Deze materiaalgegevens komen overeen met de meest verbruikte artikelen uit het betreffende magazijn. Voordat de factuur wordt verstuurd is er nog een mogelijkheid de ingelezen regels te controleren of te wijzigen. Het grote voordeel van de geautomatiseerde werkwijze is volgens Lesscher dat de factuur direct de deur uit kan terwijl hier vroeger een week tijd tussen zat. Daarnaast hoeft de administratie niet meer alle bonnen over te typen voor zover die op kantoor aanwezig waren.

5 Syntess Atrium Relatiedossier een krachtig instrument U kent het wel: op een gegeven moment wilt u alle informatie van een bepaalde klant inzichtelijk hebben! U I T G E L I C H T De oplossing hiervoor is beschikbaar met het Relatiedossier binnen Syntess Atrium. Informatie uit het hele pakket wordt als het ware samengevoegd vanuit het perspectief van de klant. Syntess Atrium kent veel menukeuzes (modules), zoals facturering, uren, tekstverwerking, projecten, voorraad etc. De menukeuze werkbonnen is ervoor bedoeld werkbonnen aan te maken en af te drukken of te verzenden. De menukeuze offertes is bedoeld om offertes aan te maken voor uw klanten en deze te verzenden. Willen we bijv. uitstaande offertes van de heer Janssen bekijken, dan kan dat traditioneel door bij het onderdeel offertes de offerte van de heer Janssen op te zoeken. Om inzicht te krijgen in eerder aan hem gefactureerde zaken kunnen we via de menukeuze facturering facturen opzoeken. In de praktijk is het natuurlijk lastig als je slechts één ding tegelijkertijd kunt inzien. Daarom heeft Syntess Software het relatiedossier toegevoegd. We zoeken de heer Janssen op in het Relatiedossier en alle informatie wordt getoond die, ongeacht waar, in het pakket werd ingevoerd. Hiernaast als voorbeeld een screenshot van de beschikbare informatie. Totaalbeeld direct voorhanden Zeker voor het management is het Relatiedossier een krachtig hulpmiddel. Een klant meldt zich bijvoorbeeld met een klacht over uitgevoerde werkzaamheden. De veelheid aan klanten maakt dat de status van een specifieke klant niet altijd bekend is bij het management. Door de bewuste klant op te zoeken in het dossier verkrijgt u direct een totaalbeeld. Welke monteurs bezochten de klant, betaalt de klant conform afspraken, staan er nog offertes open, welke door de klant opgestuurde documenten zijn bij ons bekend en welke stukken zijn recent g d of elektronisch verzonden... In een handomdraai beschikt u over alle informatie van de klant, zelfs tijdens een telefoongesprek. Bij gebruik van meerdere administraties werkt het Relatiedossier zelfs over meerdere administraties heen. Bel voor meer informatie met onze afdeling Verkoop, tel

6 Syntess Atrium in schema weergegeven ARTIKELEN RELATIES STAMGEGEVENS HANDEL PROJECTEN SERVICE CALCULEREN CAD MATERIEEL DOSSIER OFFREREN BEGROTEN KANTOOR PLANNEN RESERVEREN BESTELLEN FACTUREREN WERKVLOER MAGAZIJN CREDITEUREN FINANCIËN PROJECTHISTORIE GROOTBOEK DASHBOARD RAPPORTAGE Bovenstaand schema geeft de bedrijfsprocessen weer van Syntess Atrium. Syntess Atrium is een geïntegreerd pakket dat alle bedrijfsonderdelen van een installatiebedrijf kan automatiseren. Er kan met enkele modules gestart worden maar vervolgens ook worden doorgegroeid naar een compleet pakket. Er zijn drie edities beschikbaar te weten Entry, Professional en Enterprise. Voor gedetailleerde informatie kunt u dit schema interactief bekijken op onze website Iedere functiegroep kent nog diverse onderliggende functies, niet iedere naam zult u dus in dit schema aantreffen. Syntess Atrium wordt gebruikt door installatiebedrijven in elektrotechniek, cv en loodgieter, koeltechniek, sanitair en beveiliging. Met Syntess Atrium heeft u geen andere software nodig om uw bedrijf te automatiseren. Alle functionaliteiten zijn beschikbaar en éénmalige invoer van gegevens staat centraal. U kunt het aantal gebruikers onbeperkt uitbreiden. Syntess Atrium draait onder het besturingssysteem Windows. De software kan zowel lokaal op uw netwerk worden geïnstalleerd als ook online waarbij uw software wordt gehost bij een Syntess-provider. Syntess Software draagt zorg voor uw dagelijkse backup en updates. Op deze manier kan Syntess Atrium op elk systeem met een internetverbinding worden gebruikt. Syntess Software Spijksedijk 16a 4207 GN Gorinchem T F verkoop@syntess.nl