Synformatief. Syntess Atrium. VSK 2014 Mobiel werken neemt grote vlucht grip op uw bedrijfsvoering is essentieel! In dit nummer: Agenda

Transcriptie

1 SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF VOOR DE INSTALLATIEBRANCHE Synformatief EDITIE VOORJAAR 2014 CV EN LOODGIETER ELEKTROTECHNIEK KOELTECHNIEK BEVEILIGING SANITAIR In dit nummer: VSK 2014 Mobiel werken neemt grote vlucht... Buitendienstautomatisering De PDA voorbij! VSK 2014 Mobiel werken neemt grote vlucht......grip op uw bedrijfsvoering is essentieel! Internetplannen...klantvriendelijke flexibiliteit Klantportal Informatie via internet voor uw opdrachtgevers Syntess Atrium in schema Agenda vraag naar onze speciale beursaanbiedingen! * Vakbeurs VSK 2014 Jaarbeurs Utrecht 3 t/m 7 februari 2014 U bent van harte welkom op onze stand, nr. 10.D038 (hal 10) Een uitgave van Syntess Software BV T Volg ons op Twitter voor de meest recente De afgelopen jaren zijn veel bedrijven geconfronteerd met moeilijke economische omstandigheden. Veel bedrijven moesten inkrimpen of hielden het hoofd niet boven water en veel medewerkers uit de installatiebranche ondervonden wat het is om geen werk meer te hebben. Het goede nieuws is dat, naar het zich laat aanzien, de economie dit jaar verder zal aantrekken. En dat is een mooi vooruitzicht! Dit jaar start weer één van de grootste beurzen voor onze sector: VSK 2014, van 3 tot en met 7 februari in de Jaarbeurs te Utrecht. Syntess Software is uiteraard present met producten die aansluiten bij het hedendaagse moderne werken. De mogelijkheden en vormen van mobiel werken nemen een grote vlucht. De buitendienst wordt meer en meer betrokken in het automatiseringsproces, facturen worden steeds vaker digitaal aangeleverd en een toenemende hoeveelheid informatie wordt via internet (portals) toegankelijk gemaakt. In dit Synformatief staan webapplicaties voor uw buitendienst en klanten centraal. Kom ook naar de VSK-beurs en bekijk onze eigen ontwikkelde webapplicaties, beschikbaar in moderne betrouwbare branchegerichte software voor installatiebedrijven. Tijdens de VSK hebben wij aantrekkelijke beursaanbiedingen voor u, vraag ernaar op onze stand (D038, hal 10). Graag tot ziens! ADRESSTROOK NIET WEGGOOIEN > Zie binnenzijde strook voor attentie!...

2 BEURSSPECIAL Buitendienstautomatisering De PDA voorbij! Het voorkomen van dubbel werk was een belangrijke reden om de digitale werkbon te ontwikkelen Inmiddels werken veel installatiebedrijven met digitaal (mobiel) aangestuurde monteurs. In 1998 al werd Syntess Software als eerste marktpartij genomineerd met de digitale werkbon. Sinds die tijd is er natuurlijk veel veranderd. De PDA bleek een onhandig klein apparaat waar de gemiddelde monteur niet mee uit de voeten kon. Voor wie met buitendienstautomatisering nog niet erg bekend is, een korte uitleg van deze manier van werken in scherp contrast met de klassieke werkwijze. Traditioneel worden monteurs aangestuurd met papieren werkopdrachten (werkbonnen). Bij een regionaal georiënteerd bedrijf komt de monteur naar de zaak, waar de werkbonnen voor zijn werkdag gereedliggen. Denk aan bijvoorbeeld bonnen met meldingen/storingen van particulieren, of projecten met werkzaamheden voor een aangenomen werk. Kenmerkend voor de papieren werkbon is dat de monteur reiskosten, gewerkte uren en verbruikte materialen handmatig moet invullen. En wanneer gewenst wordt ook nog een handtekening van de klant gevraagd. Na al deze registratie volgt de administratieve afhandeling, immers, er moet gefactureerd worden. In plaats van factureren kunnen projectbonnen ook gebruikt worden voor de nacalculatie om uiteindelijk de onderhandenwerk stand inzichtelijk te maken. Nu zijn monteurs over het algemeen geen schrijvers. Menig bedrijf zal herkennen dat monteurs in de kantine achteraf hun bonnen invullen. Het gevaar bestaat dat werkbonnen hierdoor eerder fouten kunnen bevatten. Ook ligt het gevaar op de loer dat bonnen niet of te laat worden ingeleverd of zoekraken. Gevolg: geen factuur en gederfde inkomsten. Mobiele telefoon Met de komst van de mobiele telefoon werd het mogelijk om monteurs tussentijds mondeling storingen door te geven. Monteurs kregen blanco werkbonnen mee die naar behoefte konden worden ingevuld. Ook was het voortaan mogelijk om monteurs tijdens hun werkdag anders in te plannen. De mobiele telefoon bracht het installatiebedrijf meer flexibiliteit, en dat mede in het belang van de klant.

3 SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF VOOR DE INSTALLATIEBRANCHE Syntess Webwerkbon en Syntess Atrium: Slimmer Samen Werken! Onnodig dubbel werk, onnodig extra kosten In het traditionele proces worden al die werkbonnen handmatig verwerkt. U herkent ze nog wel: stapels ingevulde werkbonnen op de bureaus van uw administratie. Voor zover leesbaar werden de genoteerde materialen opgezocht en geboekt op een klant/project. De installatiebranche kent duizenden artikelen die via meerdere toeleveranciers kunnen worden ingekocht. Niet vreemd dat bij het opzoeken fouten konden ontstaan met uiteindelijk ook een foutieve doorberekening. Een belangrijk nadeel van dit handmatige proces dat zeker ook genoemd moet worden, is onnodig dubbel werk. De monteur vult een werkbon in, de administratie moet vervolgens al die ingevulde gegevens weer overnemen. Het voorkomen van dubbel werk was daarom een belangrijke reden om de webbased werkbon te ontwikkelen. Dé nieuwe manier van buitendienstautomatisering......de SYNTESS WEBWERKBON De ERP-software Syntess Atrium kenmerkt zich door een sterk geintegreerde opzet. Onze software is gebaseerd op eenmalige invoer van gegevens. Wat werknemer A invoert vormt de basis voor werknemer B enz. Die filosofie moest ook blijken uit de nieuwe generatie digitale werkbonnen. Voordat we onze nieuwe werkbon webapplicatie ontwikkelden, hebben we alle mogelijke beperkingen uit onze eerste generatie digitale werkbonnen opnieuw onder de loep genomen. Dit resulteerde in de huidige Webwerkbon, zoals we hem zelf noemen. Benodigde hardware De benodigde hardware voor onze Webwerkbon is een mobiel apparaat zoals een laptop of tablet, voorzien van een browser en een internetverbinding. Onafhankelijk van uw keuze of u nu een ipad, een Android toestel gebruikt het systeem draagt zorg voor de overdracht van werkbonnen, de registratie van uitgevoerde zaken en de integratie met het ERP-pakket Syntess Atrium. Altijd een up-to-date planning Voordat werkbonnen op de tablet van de monteur zichtbaar worden, dienen uw monteurs eerst ingepland te worden. Inplannen kan op meerdere manieren. Bij eenvoudig plannen wordt een klus direct aan een monteur toegewezen, zonder tussenkomst van een planscherm, en wordt de bon op monteursnaam en datum gezet. De monteur ziet zijn bonnen vanzelf verschijnen. Grotere bedrijven hebben de mogelijkheid om onze planningsmodule te gebruiken, waarmee u via een grafisch planscherm uw opdrachten kunt inplannen. Dit heeft een aantal voordelen. De planner ziet direct waar ruimte in de planning is en bij welke monteur(s). Ook ziet de planner in één oogopslag waar de monteurs zich bevinden, of ze aan het rijden zijn of aan het werk, of dat ze verbruikt materiaal aan het registreren zijn, dus eigenlijk klaar zijn met de klus. Door opdrachten te verslepen op het planscherm kunnen afspraken eenvoudig worden verzet of van monteur gewisseld. Geplande of gewijzigde opdrachten worden via onze planningsmodule direct verwerkt op het mobiele apparaat van de monteur, waardoor zijn planning op elk moment up-to-date is. De monteur hoeft enkel de volgorde van de aangeboden opdrachten (werkbonnen) te bekijken en deze te accepteren. De Webwerkbon houdt de reis- en werktijden bij. Door een goed gebruik van dit systeem loopt uw urenadministratie nagenoeg automatisch. Voorts bevat de Webwerkbon de mogelijkheid om checklisten af te vinken. Installatiegegevens, componenten en historie van de installatie( s) zijn automatisch beschikbaar. In de Webwerkbon vindt registratie plaats van oorzaak /storingen en oplossingen.

4 Na uitvoering van de werkzaamheden kan de monteur gebruikmaken van een werkset van veelgebruikte materialen of recepten, zoals wat standaard in zijn bus aanwezig is. Een recept bevat meerdere onderdelen die logisch bij elkaar horen. Via zoekwoorden kan verbruikt materiaal snel worden opgezocht en geregistreerd. Een handtekening door de klant op zijn tablet completeert het geheel. De monteur kan de ingevulde Webwerkbon direct doorsturen naar de opdrachtgever. Ook is het mogelijk dat de monteur zelf een Webwerkbon aanmaakt zonder tussenkomst van de binnendienst. SLIMMER SAMEN WERKEN Besparen én sneller factureren De afgehandelde werkbon is automatisch opgenomen in de werkbonnenmodule van Syntess Atrium. Materiaal en uren staan reeds geboekt als gevolg van de verwerking van de Webwerkbon door de monteur ter plaatse. Het administratief overnemen van de werkbongegevens is hiermee komen te vervallen met een aanzienlijke kostenbesparing als bijkomend belangrijk voordeel. Uiteraard kunnen de gegevens afkomstig van de monteur, indien gewenst, nog worden aangevuld of gewijzigd. Na een druk op de knop worden de werkbonnen verwerkt tot facturen, garantiegevallen of geboekt naar de nacalculatie projecten. Doordat de werkbonnen direct verwerkt worden, kunnen facturen sneller worden aangemaakt. En hoe eerder u factureert, hoe eerder betaling volgt van uw klant. Wilt u flexibiliteit, lagere kosten en een gebruiks- en klantvriendelijker systeem? Bezoek ons dan op de VSK-beurs, wij laten u de werking van dit fraaie systeem graag zien. Natuurlijk zijn wij u ook graag van dienst met een presentatie bij u op kantoor. vraag naar onze speciale beursaanbiedingen! *

5 Internetplannen...klantvriendelijke flexibiliteit De consument van tegenwoordig is gewend geraakt aan het medium internet. Of hij nu iets kopen wil of informatie wil verkrijgen, internet is onmisbaar. Toch is het meestal nog zo dat het onderhoudswerk wordt ingepland door de installateur en de klant zich naar die planning moet schikken. Telefonisch contact door de klant om de afspraak te verzetten is dan vaak de enige mogelijkheid. BEURSSPECIAL Met Internetplannen van Syntess Software kunt u uw website uitbreiden met een systeem waarbij de klant zelf een afspraak kan bevestigen of verzetten. U kunt eventueel ook bloktijden binnen de kalender opnemen zoals tussen 10 en 12 of als begin of einde van de ochtend. Wanneer u bijvoorbeeld een onderhoudsplanning heeft gemaakt, kunt u de afspraak met de klant per versturen. De klant kan dan de afspraak bevestigen of de planning aanpassen. Er zijn installatiebedrijven die uitsluitend de bevestigde afspraken opvolgen met een bezoek. Op de VSK-beurs kunt u het internetplannen bekijken, maar uiteraard ook via een van onze accountmanagers bij u op kantoor. Klantportal Informatie via internet voor uw opdrachtgevers Veel opdrachtgevers als woningbouwcorporaties willen inzicht hebben in uitgevoerde werkzaamheden. Denk aan werkbon- en factuurinformatie. Syntess Software heeft portalsoftware ontwikkeld waarmee deze informatie voor uw opdrachtgevers ontsloten wordt. Via het Syntess Atrium Klantportal stelt u gegevens van uw administratie via internet ter inzage aan uw relaties. U geeft aan welke van uw relaties mogen inloggen op dit Klantportal en welke onderdelen zij mogen raadplegen. Vervolgens toont dit portal online de gegevens uit uw Syntess Atrium administratie. Uw relaties kunnen sorteren en filteren en de status van deze documenten raadplegen of eventueel het document als een PDF afdrukken. Op de VSK-beurs kunt u het Klantportal bekijken, maar uiteraard ook via een van onze accountmanagers bij u op kantoor. * Onze speciale beursaanbiedingen zijn alleen geldig tijdens de beursdagen. Vraag ernaar op onze stand!

6 SYNTESS SOFTWARE NIEUWSBRIEF VOOR DE INSTALLATIEBRANCHE Syntess Atrium in schema weergegeven ARTIKELEN RELATIES STAMGEGEVENS HANDEL PROJECTEN SERVICE CALCULEREN DOSSIER & KLANTENPORTAL PLANNEN CAD MATERIEEL OFFREREN BEGROTEN RESERVEREN BESTELLEN FACTUREREN KANTOOR WERKVLOER MAGAZIJN CREDITEUREN FINANCIËN PROJECTHISTORIE GROOTBOEK DASHBOARD RAPPORTAGE Bovenstaand schema geeft de bedrijfsprocessen weer van Syntess Atrium. Syntess Atrium is een geïntegreerd pakket dat alle bedrijfsonderdelen van een installatiebedrijf kan automatiseren. Er kan met enkele modules gestart worden, maar vervolgens ook worden doorgegroeid naar een compleet pakket. Er zijn drie edities beschikbaar: Entry, Professional en Enterprise. Voor gedetailleerde informatie kunt u dit schema interactief bekijken op onze website Iedere functiegroep kent nog diverse onderliggende functies, niet iedere naam zult u dus in dit schema aantreffen. Syntess Atrium wordt gebruikt door installatiebedrijven in elektrotechniek, cv en loodgieter, koeltechniek, sanitair en beveiliging. Met Syntess Atrium heeft u geen andere software nodig om uw bedrijf te automatiseren. Alle functionaliteit is beschikbaar en eenmalige invoer van gegevens staat centraal. U kunt het aantal gebruikers onbeperkt uitbreiden. Syntess Atrium draait onder het besturingssysteem Windows. De software kan zowel lokaal op uw netwerk worden geïnstalleerd alsook online waarbij uw software wordt gehost bij een Syntess-provider. Syntess Software draagt zorg voor uw dagelijkse back-up en updates. Op deze manier kan Syntess Atrium op elk systeem met een internetverbinding worden gebruikt. Syntess Software Spijksedijk 16a 4207 GN Gorinchem T F verkoop@syntess.nl