Syntess Software Nieuwsbrief. Voor de Technisch Dienstverlener. Synformatief. CV en Loodgieter Elektrotechniek Koeltechniek Beveiliging Sanitair

Transcriptie

1 Syntess Software Nieuwsbrief Voor de Technisch Dienstverlener Synformatief Editie voorjaar 2015 CV en Loodgieter Elektrotechniek Koeltechniek Beveiliging Sanitair In dit nummer Profiteren van integratie Meer efficiëntie met Syntess Atrium Meer Jaren Onderhouds Plan Inzicht met MJOP Profiteren van integratie Ga voor meer efficiëntie met de geïntegreerde Business Software Syntess Atrium Een module uitgelicht Syntess Atrium Checklisten ARTIKELEN RELATIES STAMGEGEVENS Syntess en Sport HANDEL PROJECTEN SERVICE Allround kampioen in Business Software CALCULEREN en trotse supporter van Ireen Wüst Op de agenda Seminar Mobiel werken 24 april Stadion De Grolsch Veste DOSSIER & KLANTPORTAL BIM/CAD MATERIEEL OFFREREN BEGROTEN PLANNEN RESERVEREN BESTELLEN FACTUREREN WERKVLOER MAGAZIJN CREDITEUREN FINANCIËN KANTOOR Training MJOP 28 mei Syntess Software Gorinchem PROJECTHISTORIE DASHBOARD GROOTBOEK RAPPORTAGE Seminar Mobiel werken 29 mei AFAS Stadion Alkmaar Seminar Mobiel werken 19 juni Parkstad Limburg Stadion Inschrijven kan via onze website. Eenvoudig gesteld zijn er twee keuzes te maken als het gaat om software voor de bedrijfsvoering. Best Of Breed of geïntegreerde software. Het mogelijke voordeel dat te behalen is door de beste deeloplossingen te kiezen, wordt vrijwel altijd teniet gedaan door de kosten die samengaan met het laten samenwerken van die onderdelen en het onderhoud daarop. Het is mede om die reden dat geïntegreerde software de hoge waardering geniet die het verdient. Een uitgave van Syntess Software BV T twitter.com/syntesssoftware linkedin.com/company/syntess-software Syntess Software biedt met Syntess Atrium het business softwarepakket voor de technisch dienstverlener op het gebied van projectmatige, service, logistieke, buitendienst en financiële administratie. Eén totaaloplossing op één database van één leverancier. In dit nummer de integratie van het Meer Jaren Onderhouds Plan (MJOP) in Syntess Atrium. Voor een vrijblijvend en kosteloos intakegesprek en/of productpresentatie kunt u contact met ons opnemen via verkoop@syntess.nl of bel ons.

2 Meer Jaren Onderhouds Plan Een goede MJOP geeft o.a. inzicht in het moment en de kostprijs van het onderhoud MJOP is niet nieuw, vooral voor de gebouwen van gemeentelijke, provinciale en rijksoverheid zijn al ruim honderd jaar plannen bekend voor het beheer en onderhoud. Vanwege de toegenomen vraag van opdrachtgevers aan onze Syntess Atrium-gebruikers, is strategisch nagedacht over de opzet ervan in onze oplossingen. Om een gedegen MJOP op te kunnen stellen, dient men idealiter gebruik te maken van de gegevens die al bekend zijn in de projecten- en serviceadministratie. Daarom heeft Syntess Software het planningsdeel en het prognosedeel ontwikkeld als integraal onderdeel van Syntess Atrium. Een goede MJOP geeft het inzicht in op welk moment en met welke regelmaat er werkzaamheden moeten worden uitgevoerd aan elementen en installaties in objecten en tegen welke kosten dat zal gebeuren. Actueel Inzicht in MJOP wordt verlangd door de eigenaar van objecten. De meest voorkomende reden om een MJOP te willen, is om grip te krijgen op toekomstige kosten van het uit te voeren onderhoud en/of de vervanging van (onderdelen van) installaties. Een onderhoudsplan is dan essentieel wanneer een eigenaar of een gebruiker voor het vastgoed strategische plannen wil opstellen. Vanuit de strategie ontstaat een financieel beleid. Dat beleid vraagt om een gedegen, goed onderbouwde en begrijpelijke planning van het onderhoud en inzicht in de te verwachten kosten. Nog steeds ontbreekt er regelmatig een visie op vastgoed en het daaruit ontwikkelde beleid. Het gevolg is dat er uitsluitend financiële criteria zijn om beslissingen te nemen over al dan niet uit te voeren onderhoud. Er wordt dus onderhoud uitgevoerd omdat er op dat moment geld beschikbaar is. Omdat in de projecten- en serviceadministratie van Syntess Atrium bekend is welke elementen en installaties er in en aan een object aanwezig zijn, was het van belang dat de planning en de kostenramingen in de toekomst gezien geïntegreerd zouden worden. Daarom beschikt het huidige Syntess Atrium over de onderdelen planning, prognose en conditieregistratie. Planning Een planning is gebaseerd op tijd. Per vastgesteld tijdstip wordt zo precies mogelijk vastgelegd wat de werkzaamheden zijn, waaraan deze worden uitgevoerd en wat de globale kosten zijn. Het is dus zo vooraf te bepalen wat er wanneer moet gebeuren. In Syntess Atrium betekent dit visueel inzicht in de plandata van de servicecontracten. Dit eventueel via een week- of maandplanning. Zie ook het getoonde voorbeeld. Dit inzicht in de planning is de basis voor het aanmaken van de onderhoudswerkbonnen en de bepaling of er in een periode voldoende mankracht is.

3 Syntess Software Nieuwsbrief Voor de Technisch Dienstverlener Het is in Syntess Atrium mogelijk om het scherm Capaciteitsoverzicht te raadplegen. Dit scherm biedt inzicht in de beschikbare capaciteit van uw mensen en de benodigde capaciteit naar aanleiding van de onderhoudsverplichtingen. Prognose De begroting is gebaseerd op het aspect geld. Per vastgesteld tijdstip wordt vastgelegd wat het onderhoud op dat moment zo precies mogelijk kost. Met een meerjarenbegroting is het ook mogelijk om het verloop van de kosten te volgen en hierop te anticiperen. In Syntess Atrium wordt inzicht geboden via Contractbeheer. Tevens bieden we de mogelijkheid om met indexeringen in de toekomst te werken, waardoor een nauwkeurigere schatting mogelijk wordt. Het is tevens mogelijk om deze begroting per object of per installatie als offerte aan te bieden aan uw opdrachtgever. Een Meer Jaren Onderhouds Plan geeft een integraal beeld van tijdstip van onderhoud, geld of budget voor onderhoudskosten en de gewenste kwaliteit van de installatie. Met andere woorden, de optelling van de hiervoor genoemde punten. Op een strategisch niveau geeft MJOP inzicht in: Het moment en de kostprijs van onderhoud; De werklast die gepaard gaat met het onderhoud; Het resultaat van toegepast onderhoud; De financiële randvoorwaarden die noodzakelijk zijn om bedrijfseconomisch het best onderhoud te plannen en uit te voeren. Syntess Atrium biedt de oplossingen om aan deze behoefte te voldoen. Conditieregistratie De raming is gebaseerd op het aspect kwaliteit. Per vastgesteld tijdstip wordt vastgelegd wat de taakomschrijving is, eventueel gevolgd door de bijbehorende financiën. Het aspect kwaliteit komt tot uiting in het meten van de huidige conditie van installatie(s) en deze huidige conditie af te zetten tegen de gewenste conditie. Gewenste en huidige gemeten conditie bestaan uit verschillende niveaus van conditie van de installatie. Een installatie kan door een monteur worden geanalyseerd. Bijvoorbeeld met behulp van een checklist. Dit leidt tot een inschatting van de huidige conditie van die installatie. De opdrachtgever verstrekt vervolgens de gewenste conditie van de elementen/installaties. Via een offerte wordt dit verschil in een investering uitgedrukt. Hierbij is het vaak een afweging tussen de eenmalige investering om de conditie te verbeteren, afgezet tegen de vermindering van de onderhoudskosten. MJOP helpt hierin.

4 Uitgelicht Syntess Atrium Checklisten Syntess Atrium biedt de mogelijkheid om per installatie met één of meerdere checklisten te werken. De checklisten, gekoppeld aan een werkopdracht, kunnen door de gebruiker naar eigen wens en inzicht aangemaakt worden. U stelt de vragen op, de wijze waarop deze beantwoord worden, of de vragen verplicht zijn te beantwoorden, ruimte voor notities, paraferen en/of de handtekening. Deze aangemaakte checklisten kunnen in de stambestanden gekoppeld worden aan de installaties en het servicecontract zodat de checklisten bij het aanmaken van de werkopdrachten automatisch meegezonden worden. Uitgelicht Desgewenst is het invullen van de checklist ook verplicht te stellen voor de monteur. In dat geval kan de werkopdracht alleen afgemeld worden als de checklist is ingevuld. Met name voor installaties die moeten voldoen aan extern opgelegde eisen, zoals in de koeltechniek of beveiliging, is deze zekerheid vereist. Uitbreiding webwerkbon De optioneel verkrijgbare functie Checklisten is een logische uitbreiding op de webwerkbon van Syntess Atrium. De webwerkbon is geheel afgestemd op de monteur die uitgerust is met een tablet. De monteur ontvangt op de tablet in een duidelijk overzicht zijn werkopdrachten met relevante informatie over de klant, de installatiegegevens en historie. Voor onder andere koeltechnische-, noodverlichtings-, beveiligings-, brandveiligheids en CV-installaties wordt de bijbehorende specifieke informatie meegestuurd. De daarbij wenselijke of vereiste checklisten worden ook automatisch ontvangen door de monteur. Zowel de planning als de monteur heeft daar geen omkijken naar.

5 Zodra de monteur zijn werkopdracht gereedmeldt, zal de checklist bij de werkbon in Syntess Atrium geplaatst worden. Deze is af te drukken en/of te rapporteren. Door de integratie met het door Syntess Software ontwikkelde klantportal zijn deze daar ook zichtbaar voor de opdrachtgever. De opdrachtgever heeft via het klantportal direct inzicht in de actuele stand van zaken. Uitgelicht Highlights Syntess Atrium Checklisten: Vragen en antwoorden van de checklisten worden opgeslagen in de database en kunnen worden afgedrukt. Gebruiker maakt zelf de checklisten en maakt deze beschikbaar voor gebruik. Geen restrictie op aantallen checklisten. Parafering en handtekening op checklist mogelijk. (Klant tekent op tablet.) Verplichte velden mogelijk. Geheel geïntegreerd. Automatische verzending en opslag.

6 Syntess en Sport Syntess Software identificeert zich graag met de fantastische sportvrouw Ireen Wüst. Actief in een oer-hollandse sport die vele beoefenaars en bewonderaars kent in Nederland en daarbuiten. Door middel van sponsoring draagt Syntess Software bij aan de geweldige carrière van Ireen die naar onze overtuiging nog vele nieuwe hoogtepunten zal kennen. Als trotse supporter bewonderen wij haar winnaarsmentaliteit, haar gedrevenheid en sympathieke presentatie. Het spreekt voor zich dat wij als organisatie ontzettend blij zijn met deze topatlete. Allround kampioen in Business Software en trotse supporter van Ireen Wüst Syntess Software Dokter van Stratenweg LA Gorinchem T F verkoop@syntess.nl