Synformatief. Syntess Atrium Bouw. ERP-software. Syntess Atrium Bouw: geïntegreerde software voor úw branche. In dit nummer: Agenda

Transcriptie

1 Synformatief EDITIE VOORJAAR 2013 BOUW EN AANNEMERIJ WONINGBOUW UTILITEITSBOUW RENOVATIE SERVICE EN ONDERHOUD In dit nummer: ERP-software Syntess Atrium Bouw In de schijnwerpers: Meerbouw Rotterdam BV Een meer dan professioneel bouwen aannemingsbedrijf ERP-software Syntess Atrium Bouw: geïntegreerde software voor úw branche in de Bouw Syntess Software, service provider van in de Bouw Syntess Atrium Bouw In schema weergegeven Agenda Internationale BouwBeurs 2013 Jaarbeurs Utrecht (hal 10, stand A046) 4 t/m 9 februari 2013 Vergeet de strook niet mee te nemen en doe mee met onze prijsvraag! Een uitgave van Syntess Software BV T Volg ons op Twitter voor de meest recente Voor u ligt de eerste editie 2013 van Synformatief Bouw, onze nieuwsbrief die u informeert over onze moderne en toekomstgerichte automatiseringsoplossingen voor de bouwsector. Syntess Atrium Bouw is een uniek ERP softwareprogramma waarmee u op eenvoudige wijze uw hele bedrijfsvoering kunt stroomlijnen. Calculaties, werkvoorbereiding, urenadministratie en financiële gegevens, het zijn maar enkele onderdelen uit het dagelijkse bedrijfsproces. In de praktijk zien we dat er nog tal van losse programma s voor worden gebruikt. En de financiële administratie is daarbij primair ontwikkeld voor boekhouders en accountants. Syntess Software heeft alle bedrijfsonderdelen in één pakket beschikbaar, waarbij de taal wordt gehanteerd van degenen die ermee werken. Werkvloerapplicaties dienen als basis voor het uitvoerend personeel. Het geheel van werkzaamheden vloeit uit in financiële verslaglegging, naar keuze intra- of extracomptabel. Bij de eerste variant wordt bijvoorbeeld onderhandenwerk ook gejournaliseerd. Syntess Atrium Bouw is bedoeld voor aannemers in de woningen utiliteitsbouw en voor afbouwbedrijven in de brede zin.

2 Interview met Lianne de Boer-Mulder Meerbouw Rotterdam BV Een meer dan professioneel bouwen aannemingsbedrijf! IN DE SCHIJNWERPERS de vestiging aan de Thurledeweg in Rotterdam We zijn vandaag op bezoek bij Meerbouw Rotterdam BV, gevestigd in een modern pand aan de Thurledeweg in Rotterdam. Dit pand, dat gesitueerd is in een voormalige staalfabriek, werd zelf ontworpen en vormgegeven. Wat opvalt wanneer je de entree passeert, is de zeer moderne en strakke inrichting van de vestiging. Vruchten plukken We worden gastvrij ontvangen door Lianne de Boer-Mulder, die als hoofd administratie een belangrijke rol heeft, zeker ook op automatiseringsgebied. In 2004 werd Meerbouw Rotterdam BV opgericht door de heren P.L.J.M. (Peter) Aloserij en P.G.F. (Peter) Offerman, en... vanuit het niets. Op dit moment zijn er 50 medewerkers extern en 15 medewerkers intern werkzaam. Naast bouwen aannemingsbedrijf is Meerbouw Rotterdam BV ook erkend leerbedrijf. Na de oprichting werd het kleine werk niet geschuwd en daar plukt men nu in een economisch lastige tijd de vruchten van. De klant altijd centraal Ook in de goede tijd werd de klant altijd centraal gesteld en werd voor hen uitgevoerd wat van een goed bouwbedrijf verwacht mag worden. Het grote werk staat enorm onder druk in deze economisch lastige tijd, maar Meerbouw Rotterdam BV heeft meerdere onderhoudscontracten met woningbouwbedrijven en beheerders in portefeuille die continuïteit waarborgen. Doordat het bedrijf daarnaast beschikt over een jong enthousiast team van medewerkers, weet zij haar plaats in de markt strategisch te behouden. Meerbouw Rotterdam BV houdt zich bezig met onderhoud en renovaties van gebouwen. Dit betekent dagelijks onderhoud, mutatieonderhoud, contractonderhoud, verbouwingen, renovatie en restauratie. Complexmatig groot- en kleinschalig en af en toe eens nieuwbouw voor relaties. Het werkgebied betreft vooral Rotterdam en omstreken.

3 de moderne en strakke inrichting van het bedrijfspand Meerbouw Rotterdam BV weet haar plaats in de markt strategisch te behouden Syntess Atrium Bij de oprichting in 2004 kwam natuurlijk ook de administratieve organisatie om de hoek kijken. Calculatie en rapportage werden voornamelijk met behulp van MS-Excel uitgevoerd. Alleen de boekhoudkundige werkzaamheden werden uitgevoerd in een boekhoudprogramma. Op een gegeven moment werd die werkwijze inefficiënt, het vergde teveel tijd en energie terwijl er maar beperkt inzicht werd verkregen. In 2011 ging men daarom op zoek naar een integraal softwarepakket. Een modern pakket dat zijn sporen verdiend had. Doordat een zakenrelatie enthousiast vertelde over zijn ervaringen met Syntess Atrium, werd er een afspraak gemaakt en sloeg het enthousiasme al snel over. Lianne de Boer-Mulder, hoofd administratie en rechterhand van de directie, vervulde de belangrijke taak als coördinator en key-user bij de implementatie van Syntess Atrium Bouw. De start De invoering van Syntess Atrium Bouw is gefaseerd verlopen. Begin 2012 werd gestart met het financiële gedeelte, dat moest eerst goed staan. Vervolgens is het pakket stapsgewijs verder ingevoerd. Na de invoering is verdergegaan met de module werkbonnen, het voorraadbeheer, de mobiele aansturing van de buitendienst en recentelijk de calculatiemodule. De digitale werkbon Door de buitendienst wordt de webwerkbon van Syntess Software gebruikt. Deze werkt op elke computer met een internetbrowser. Meerbouw Rotterdam BV maakt hiervoor gebruik van de ipad. De buitendienst ontvangt de werkbonnen digitaal en de werknemers worden ingepland via de planmodule. De urenregistratie verloopt automatisch en laat via het planscherm zien waar de werknemer is en of de werknemer reist, werkt of pauzeert, waardoor iedere minuut wordt verantwoord. Hierdoor is voor de planner binnen op het planscherm inzichtelijk of de ingeplande werkbonnen ook op schema worden afgehandeld. Indien door onvoorziene omstandigheden een werknemer achter gaat lopen op schema, kan de planner op afstand een werkbon verwijderen bij de ene werknemer en deze toevoegen bij een andere werknemer die nog wel ruimte heeft. Meerbouw Rotterdam BV houdt de voorraad bij van de aanwezige materialen in het gesloten hoofdmagazijn en van het wagenpark. Zelfs hout heeft zo zijn eigen barcode. De benodigde materialen die van te voren redelijkerwijs kunnen worden ingeschat, worden vanuit het hoofdmagazijn op werkbonnummer gescand, geboekt en door de uitvoerende in de auto meegenomen. Afwijkingen komen weer in het magazijn terug en worden retour gescand. Dashboards Een ander onderdeel waar veel gebruik van wordt gemaakt, is de dashboardsoftware van Syntess Atrium Bouw. Als gebruiker kun je zelf hier je eigen grafische overzichten verkrijgen, bijvoorbeeld via meters met schaalindeling, met verkeerslichten (groen, oranje, rood), of middels grafieken. Ook managementinformatie zoals de actuele stand van liquide middelen, debiteuren, crediteuren en lopende offertes kan worden weergegeven. Dashboards tonen momentstanden en hebben een signaalfunctie. Staat iets op groen, dan kijk je daar verder niet naar. Maar bij oranje of rood ga je kijken wat er precies aan de hand is, aldus Peter Aloserij. Zo is er een dashboard voor projecten gemaakt waarmee alle kosten en opbrengsten van de projectenadministratie grafisch inzichtelijk zijn. Ook is een dashboard actief voor het zogenaamde afgekochte onderhoud. Dit houdt in dat 5000 woningen m.b.t.

4 contractonderhoud worden bewaakt door inzicht te houden op de kosten per maand waar Woonstad Rotterdam een vast bedrag per maand ter beschikking stelt. Het is belangrijk dat mogelijke afwijkingen direct inzichtelijk zijn. Verder is er een dashboard met de omzet per medewerker en worden nu dashboards samengesteld om te zien welke medewerker de hoogste omzetten realiseert en bij welke opdrachtgevers de meeste offertes doorgang vinden. Doordat de projectenmodule volledig integraal is met de service- en onderhoudsmodule, beschikt men over uitvoerige complexe rapportages. Er is inzicht in wat er precies gebeurt, maar ook trendmatige ontwikkelingen kunnen worden gevolgd. Zo komt o.a. naar voren welke storingen in de toekomst planmatig moeten worden uitgevoerd. IN DE SCHIJNWERPERS algemeen directeur P.L.J.M. (Peter) Aloserij Bestellen met Syntess Atrium Een actueel onderdeel is het bestellen met Syntess Atrium Bouw. Overigens niet uit een calculatie of begroting. Deze wordt commercieel afgerond en omgezet in een werkbegroting. Vanuit deze werkbegroting wordt het hele proces in werking gesteld. Door ontwikkelingen in de bouwkolom zoals o.a. in de Bouw, zal ook in de bouwsector meer eenheid ontstaan in de classificatie van materiaal. De inkoopfacturen die nu binnenkomen worden digitaal ingelezen en komen onder de tab externe documenten achter de inkoopfactuur te hangen. Dat Meerbouw Rotterdam BV de automatisering goed voor elkaar heeft blijkt wel uit dit artikel. En: opdrachtgevers hebben vertrouwen in dit bedrijf, zij kunnen rekenen op een betrouwbare partner!

5 in de Bouw Syntess Software: service provider van in de Bouw IN DE BOUW Sales in de Bouw is een stichting die tot doel heeft het verbeteren van de processen tussen bedrijven die werkzaam zijn in, leveren aan of afnemer zijn van de bouwbranche. Hierbij staat het gebruik van ICT-toepassingen in de communicatie over inkoop/verkoop transacties centraal. De bouw maakt honderden miljoenen euro s aan overbodige kosten, die relatief snel zouden kunnen worden bespaard door gebruik van ICT in de communicatie tussen bedrijven. Voorwaarde is dat er onafhankelijke berichtenstandaards zijn voor elektronische informatieuitwisseling en bedrijven worden gestimuleerd deze te gebruiken. Stichting S@les in de Bouw heeft de standaards ontwikkeld en ondersteunt de deelnemers bij de invoering. Syntess en S@les in de Bouw Syntess Software heeft 15 jaar ervaring met uitwisseling van artikelgegevens en elektronische berichtenuitwisseling in de installatiebranche. Met die kennis en ervaring hebben we in korte tijd de XMLberichten van S@les in de Bouw kunnen implementeren voor onze gebruikers. De basis vormt het inlezen van artikelberichten voor een goed basisbestand met productinformatie. Ook het gebruiken van online artikelbestanden of webshops van toeleveranciers behoren hiertoe. De eerste stap naar succesvolle elektronische berichtenuitwisseling vindt plaats tussen afnemer en toeleverancier. Bestellingen bevatten altijd de juiste artikelgegevens met als gevolg een drastische verlaging van de bestel- en retourkosten. Terugmelding van de orderbevestiging vindt plaats zodat snel inzicht verkregen wordt in de te verwachten levering en bij afwijkingen direct actie ondernomen kan worden. De verwerking van de pakbon maakt de goederenontvangst tot een simpele controlehandeling. Bij de verwerking van de factuur wordt gecontroleerd of deze overeenkomt met de ontvangen goederen en alleen de afwijkingen behoeven nog persoonlijke aandacht. Het voeren van een complete administratie was al eenvoudig in een geïntegreerd pakket van Syntess Software, maar met de uitwisseling en verwerking van de S@les-berichten wordt het aantal handelingen en faalkosten nog verder gereduceerd. Neem voor meer informatie contact op met ons verkoopkantoor: telefoon

6 Syntess Atrium Bouw in schema weergegeven ARTIKELEN RELATIES STAMGEGEVENS HANDEL PROJECTEN SERVICE CALCULEREN CAD MATERIEEL DOSSIER OFFREREN BEGROTEN KANTOOR PLANNEN RESERVEREN BESTELLEN FACTUREREN WERKVLOER MAGAZIJN CREDITEUREN FINANCIËN PROJECTHISTORIE GROOTBOEK DASHBOARD RAPPORTAGE Bovenstaand schema geeft de bedrijfsprocessen weer van Syntess Atrium Bouw, een softwarepakket dat kan worden aangevuld met extra functionaliteit. Het basispakket bestaat uit modulen voor relatie- en artikelbeheer, verkoopfacturen en klantrekening, werken (projectregistratie), logistiek (projectwerkbonnen) en kantoorfuncties (brieven en mailings). Bovendien bevat het de algemene beheermodulen voor stamgegevens, een rapportgenerator en het aanmaken van gebruikers en rechten. Voor gedetailleerde informatie kunt u dit schema interactief bekijken op onze website Iedere functiegroep kent nog diverse onderliggende functies, niet iedere naam zult u dus in dit schema aantreffen. Syntess Atrium Bouw wordt gebruikt door bouwbedrijven, aannemers en afbouwbedrijven in woningbouw, utiliteitsbouw, renovatie en service en onderhoud. Met Syntess Atrium Bouw heeft u geen andere software nodig om uw bedrijf te automatiseren. Alle functionaliteit is beschikbaar en eenmalige invoer van gegevens staat centraal. U kunt het aantal gebruikers onbeperkt uitbreiden. Syntess Atrium Bouw draait onder het besturingssysteem MS-Windows. De software kan zowel lokaal op uw netwerk worden geïnstalleerd als ook online waarbij uw software wordt gehost bij een Syntess-provider. Syntess Software draagt zorg voor uw dagelijkse back-up en updates. Op deze manier kan Syntess Atrium Bouw op elk systeem met een internetverbinding worden gebruikt. Syntess Software Spijksedijk 16a 4207 GN Gorinchem T F verkoop@syntess.nl