Administratie en interne controle borgen

Transcriptie

1 Administratie en interne controle borgen Opdrachtgever: Instelling in de geestelijke gezondheidszorg met een omzet van 65 miljoen Uitgangssituatie De zorginstelling heeft de plicht jaarlijks de administratieve organisatie (AO) en de interne controle (IC) door te lichten en in een bestuursverklaring aan te geven dat die voldoen aan de wettelijke eisen voor productregistratie (lees: geleverde zorg) en facturatie. Dit is onder meer noodzakelijk voor goedkeuring van de jaarrekening. De externe accountant wil voldoende waarborgen dat de bedrijfsvoering op orde is. Belangrijk onderdeel van de controle betreft de rekeningen die de zorginstelling stuurt aan zorgkantoren, voor de zorg die valt onder de AWBZ (Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten) en aan zorgverzekeraars, voor de zorg die de Zorgverzekeringswet dekt (DBC s). Zo moet met 95% betrouwbaarheid vaststaan dat maximaal 1% van het in een jaar gefactureerd bedrag onjuist in rekening is gebracht. De zorginstelling mist de kennis en capaciteit om de organisatie door te lichten en zoekt tijdelijke versterking om de noodzakelijke bestuursverklaring binnen drie maanden te kunnen afgeven.

2 Project De interim manager inventariseert in de hele zorg- instelling of medewerkers goed vastleggen welke zorg zij leveren en onder welke regeling die valt. Aan de hand van de bevindingen stelt hij een risicomatrix op met punten ter verbetering. Ook maakt hij een plan om de AO/IC in de organisatie te borgen, zodat er in de toekomst betere controle is op de processen en de risico s worden geminimaliseerd. Verder start de interim manager de controle op de facturen die zijn verstuurd: kloppen de bedragen die voor de zorg in rekening zijn gebracht? Daarnaast schrijft de interim manager een intern controleplan volgens de wettelijke eisen in de Kaderregeling AO/IC. Resultaat: In drie maanden tijd weet de interim manager de processen zo in kaart te brengen dat de accountant een goedkeurende verklaring afgeeft, zowel voor de AWBZ- als de DBC-zorg. Verder is AO/IC geborgd bij de zorginstelling, zodat de accountant in het vervolg de jaarrekening eerder goedkeurt. Iedereen praat over processen en werkt ermee, maar de vraag of het efficiënter kan, blijft vaak liggen. Dat komt onder meer omdat veel organisaties slecht registreren wat er gebeurt. Met eenvoudige controlelijsten kun je al een hoop verbeteren.

3 Inzicht in kosten en opbrengsten Opdrachtgever: Multinational uit de top twintig van farmaceutische bedrijven met een wereldwijde omzet van meer dan 7 miljard. Uitgangssituatie De afdeling financiën van een fabrikant van medicijnen heeft onvoldoende inzicht in de prijzen van de medicijnen die ze op de markt brengt. Wat zijn de in- en verkoopprijzen per land, bij de fabrikant en in de overige schakels van de distributieketen? Wat kosten de medicijnen bij de apotheek en welke vergoeding voor patiënten is gebruikelijk. Veel van de gegevens die nodig zijn om deze vragen te beantwoorden zijn intern beschikbaar, maar er ontbreekt een systeem dat alle informatie koppelt en ontsluiting mogelijk maakt die in één oogopslag prijzen en marges per land of deel van de keten weergeeft.intern ontbreekt capaciteit en kennis om duidelijkheid in de beschikbare data te scheppen en om een database voor de ontsluiting te bouwen.

4 Project Via Robert Half Management Resources vindt de fabrikant een interim manager met kennis van zowel financiën als IT. De interim manager inventariseert de gegevens over prijzen die financiën en marketing in de verschillende landen hebben. Hij ontdekt dat per afdeling en per land kan verschillen wat men verstaat onder verkoopprijs en marge. In samenspraak met opdrachtgever stelt hij hiervoor eenduidige definities op. Daarnaast achterhaalt de interim manager hoe men de gegevens wil gebruiken bij respectievelijk financiën en marketing. Die informatie gebruikt hij om in MS Access een database te bouwen die in de hele organisatie bruikbaar is en waarin per gebruiker rechten zijn toegekend om gegevens te wijzigen. Resultaat: Dankzij de inventarisatie van de interim manager heeft de fabrikant van medicijnen duidelijk inzicht in de kosten en opbrengsten per land. Financiën kan zo beter op de kosten sturen en zien waar besparingen mogelijk zijn. Marketing kan beter inspelen op lokale verschillen, middelen efficiënter inzetten en zo bijdragen aan het verbeteren van de marges. Ik voel me thuis bij projecten op het snijvlak van financiën en IT, omdat je dan in dialoog met opdrachtgever tot een oplossing komt. Meestal is vooraf onduidelijk wat men precies wil weten en daar moet je dan achter zien te komen. Die menselijke kant maakt projecten boeiend.

5 Interim financieel controller Opdrachtgever: Fabrikant in hightech industrie, onderdeel van een wereldwijde onderneming met een totale jaaromzet van $ 2 miljard. Uitgangssituatie De fabrikant van analyseapparatuur voor de olieverwerkende en chemische industrie is sinds twee jaar onderdeel van een internationale, beursgenoteerde onderneming. Organisatorisch moet daarom het een en ander veranderen. Zo eist de nieuwe eigenaar een gestandaardiseerde manier van rapporteren; ook moet de fabrikant worden aangesloten op het wereldwijde IT-platform en gaan werken met IFS (Industrial & Financial Systems) als ERP-oplossing. Twee jaar na de overname hebben nog niet alle noodzakelijke veranderingen hun beslag gekregen. Twee interim controllers hebben vergeefs geprobeerd de financiële afdeling op orde te krijgen. Ook maakt de fabrikant nog geen gebruik van het ITplatform en is de ERP-software nog niet geïmplementeerd. Aan een interim manager de taak schoon schip te maken en te assisteren bij de implementatie van IFS. De fabrikant wil dat de assistent-controller uiteindelijk de taken van de interim manager overneemt.

6 Project De interim manager is primair financieel controller en zorgt in die functie onder meer voor het verbeteren van de cashflow, het ontwikkelen van een model voor de financiële rapportage en het voldoen aan de SOX-regelgeving. Daarnaast is hij coach en mentor voor de medewerkers van de financiële afdeling, onder wie de assistent controller. Verder stelt hij voor de onderzoeksafdeling een model op om de winstgevendheid van nieuwe projecten te voorspellen en ondersteunt hij de implementatie van IFS. Resultaat: De interim manager ondersteunt de fabrikant bij de succesvolle implementatie van IFS als ERP-oplossing. Belangrijker is de rol die hij speelt bij het herstructureren van de financiële afdeling. De interim manager slaagt erin de financiële rapportage te standaardiseren en maakt de vaste medewerkers vertrouwd met de nieuwe aanpak. Het management heeft inzicht gekregen in de winstmarges en de verborgen kosten van het productieproces en gebruikt dat voor het verbeteren ervan. Als financieel controller was ik bij deze opdrachtgever een spin in het web; ik had te maken met alle afdelingen en moest over de grenzen van mijn eigen vak kijken om de financiële afdeling op orde te kunnen brengen.