Urenregistratie weekstaat Online

Transcriptie

1 metacom online whitepaper whitepaper Urenregistratie weekstaat Online slimmer omgaan met tijd vanmeijel.nl bouwen kan simpeler

2 Inhoudsopgave Waarom urenregistratie eenvoudiger kan 3 Welke oplossing biedt VanMeijel? 4 Hoe werkt Urenregistratie - weekstaat Online? 5 Het einde van papier 6 In de bouw wordt dagelijks een grote hoeveelheid uren besteed aan het voorbereiden, realiseren en onderhouden van bouwwerken. Het is dus belangrijk om deze uren zo slim mogelijk in te zetten. We registreren op grote schaal onze uren om inzicht te krijgen of de uren effectief zijn gebruikt en om te factureren. In de meest ideale situatie zijn deze gegevens altijd beschikbaar, correct en volledig. In de praktijk valt er nog een hoop te verbeteren. 2 Urenregistratie Slimmer omgaan met tijd

3 Waarom urenregistratie eenvoudiger kan Er zijn verschillende oplossingen beschikbaar voor het registreren en verwerken van uren. Zo zijn er mobiele apps, specifieke softwarepakketten, prikkloksystemen of wordt gebruik gemaakt van spreadsheets. Optimaal is dit alleen nog niet. Veel bouwbedrijven lopen tegen het volgende aan: Gebrek aan flexibiliteit Het registreren van uren is vaak erg bedrijfsspecifiek. Zeker wanneer de uren verrijkt moeten worden met bijvoorbeeld projectgegevens of posten. Daarnaast zijn de wensen en eisen voor het registreren van uren bij bouwplaatsmedewerkers (Bouw cao) en UTA personeel (UTA cao) verschillend. Waar de geregistreerde uren bij de eerste groep de basis vormen voor de loon- en salarisverwerking, zal bij de tweede groep de uren vaak alleen geboekt worden om inzicht te krijgen in de projectkosten. Deze verschillen vragen om veel flexibiliteit van een urenregistratie oplossing. Standaard oplossingen laten zich echter moeilijk aanpassen aan deze specifieke eisen, laat staan wanneer er bijvoorbeeld een verandering in een contract is. Wel digitaal, maar niet geautomatiseerd Het simpelweg digitaliseren van een urenproces is niet persé een efficiëntere werkwijze. De manier van registreren verandert wel; uren worden ingetypt in plaats van opgeschreven. De verwerkingstijd van de uren blijft echter hetzelfde omdat het werkproces erachter niet geautomatiseerd is. Het fiatteren van de uren en het verwerken van geregistreerde uren verandert niet. Het duurt daarom vaak alsnog minimaal een week voordat alle uren op een project zijn geboekt. Het gevolg is dat pas achteraf zichtbaar is of de uren wel of niet binnen het budget zijn gebleven. Foute of onvolledige registraties Het registreren van uren wordt lang niet altijd door de persoon gedaan die de uren heeft gemaakt. De uitvoerder doet dit nogal eens voor hem of haar. Hierdoor is er een grotere kans op foute of onvolledige registraties. Daarnaast worden urenregistraties vaak aan het eind van de week ingevuld. Maar wie weet nog precies wat hij op maandagmorgen 11 uur heeft gedaan? Niet mobiel Veel oplossingen die momenteel gebruikt worden voor het registreren van uren zijn niet via een mobiele telefoon of tablet te gebruiken. Hierdoor wordt de drempel bij de gebruiker verhoogd waardoor de kans groot is dat uren pas op een later moment worden geboekt. Niet geïntegreerd De meeste oplossingen voor urenregistratie zijn niet geïntegreerd met een ERP- of salarisverwerkingspakket. Voor een vlotte en correcte verwerking is dit vaak wel wenselijk. Een koppeling maken tussen deze systemen is echter meestal ingewikkeld en duur. Is dit een probleem? Ja. De urenbriefjes en weekstaten worden vaak nog op papier bijgehouden door medewerkers en uitvoerders. De administratie maakt het vervolgens digitaal. Dit kost veel tijd. De verwerkingstijd kan daarnaast oplopen tot één à twee weken waardoor snel bijsturen lastig wordt. Urenregistratie wordt hierdoor vaak gezien als vervelend en onnodig. Echter, als het urenproces op de juiste manier wordt geautomatiseerd, kan het juist snel veel waardevolle informatie opleveren én kostenbesparend zijn. VanMeijel whitepaper augustus

4 Welke oplossing biedt VanMeijel? Optionele toevoegingen (klantspecifieke functionaliteit) Universele Packages Metacom Online Cloud Platform UREN REGISTRATIE Afbeelding 1: De opbouw van de Metacom Online package-oplossing Als gegevens worden ingevoerd op het moment dat het relevant is, geeft het registreren van uren een up-to-date beeld Het urenproces met Metacom Online Door de vele mogelijkheden en flexibiliteit van het platform is er een veel betere aansluiting met de praktijk van het registreren en verwerken van uren. Omdat uren worden ingevoerd op het moment dat het relevant is, is er altijd een up-to-date beeld van de werkzaamheden. Hierdoor kan er tijdig worden bijgestuurd wanneer het aantal gewerkte uren de begroting dreigt te overschrijden. Met Metacom Online is het fiatteren van uren met specifieke werkstromen makkelijk te modelleren. Zo heeft een projectverantwoordelijke overzicht over alle geregistreerde uren op zijn eigen projecten en heeft een leidinggevende een totaaloverzicht van alle geregistreerde uren. In overzichten is met het gebruik van filters direct zichtbaar te maken welke urenregistraties klaar staan voor fiattering, of bijvoorbeeld hoeveel uren er zijn goedgekeurd op een bepaald project. Op deze manier kan er sneller gestuurd worden op de inzet van de middelen, de kostenbewaking en de planning. voor elke werknemer al klaar in de weekstaat. Hierdoor ontstaan veel nieuwe mogelijkheden. Zo kunnen alle medewerkers, zowel op kantoor als op de bouwplaats, nu dagelijks hun uren invoeren zonder tussenkomst van de administratie. Dat bespaart de administratie veel werk en vermindert ook nog eens de kans op fouten. Gemakkelijk overstappen van papier naar digitaal Op de bouwplaats wordt nog veel gebruik gemaakt van papieren bonnen. Denk aan inkoop- en werkbonnen, maar dus ook de urenbriefjes. Een verandering van papier naar digitaal wordt vaak gezien als een lastige en tijdrovende verandering. Met Metacom Online wordt deze overstap echter veel eenvoudiger gemaakt. Er zullen geen lange en dure implementaties nodig zijn om het urenproces te automatiseren of aan te passen. Je zit namelijk niet vast aan een standaard manier van uren registreren. Je bepaalt zelf hoe uren geregistreerd worden en kunt eenvoudig aanpassingen doen. Zo kun je velden als materieelregistratie, reistijden en begin- en eindtijden toevoegen. Dit kun je zelfs gebruikersspecifiek maken, waardoor urenregistraties voor bouwplaatsmedewerkers die vallen onder de bouw cao er anders uit kunnen zien dan de urenregistraties voor het UTA personeel. Hierdoor sluit het urenproces altijd volledig aan bij jouw gewenste manier van werken. Mobiel uren registreren Met Metacom Online is het mogelijk om uren op ieder gewenst moment via tablet, smartphone of desktop te registreren, bewerken en te bekijken. Weekstaten zijn persoonlijk. Het is voor medewerkers dus eenvoudiger uren in te vullen, omdat de weekstaat en projecten of posten waarin ze actief zijn klaar staan. Collectieve dagen worden centraal ingesteld en staan Meer mogelijk met uitbreidingen Naast de urenregistratie package is er nog meer mogelijk op het Metacom Online platform, zoals bijvoorbeeld inkoopfactuur afhandeling en werkbonnen. Zo kun je meerdere bedrijfsprocessen automatiseren in één omgeving. Net als Urenregistratie zijn andere Metacom Online packages flexibel ingericht zodat ze te modelleren zijn en specifiek aansluiten op jouw bedrijfsproces. 4 Urenregistratie Slimmer omgaan met tijd

5 Hoe werkt Urenregistratie? Metacom Online is een cloud native platform voor procesinnovaties. De techniek stelt je in staat om volledig, platform onafhankelijk, mobiel te werken. Met de eerste module van Metacom Online, Bizzstream, zijn formulieren en werkprocessen zoals urenregistratie, werkbonnen en inkoop formulieren eenvoudig zelf te modelleren in één omgeving. Packages Naast het zelf modelleren van processen, bieden we op het Metacom online platform ook Packages aan. Een package is een standaard gemodelleerd proces waarmee je direct aan de slag kunt. Het grote voordeel van een package is dat er minder tijd besteed hoeft te worden aan de voorbereiding en uitvoering van een proces. Daarnaast blijft de flexibiliteit van het platform behouden: het is altijd mogelijk om zelf aanpassingen door te voeren in het proces, zodat ook een package aansluit bij uw manier van werken. Bepaal de werkstroom van de externe bon De werkstroom van een urenproces bepaalt de volgorde van de te nemen stappen in het verwerkingsproces. Medewerkers registreren hun uren op projecten en/ of posten waaraan ze werkzaam zijn. Wanneer een weekstaat is ingevuld en het aantal uren komt overeen met de contacturen van de medewerker, dan wordt de weekstaat ingediend. Fiattering kan op verschillende manieren plaatsvinden: per project worden geregistreerde uren gefiatteerd door de projectverantwoordelijke per project, eerst fiattering door de projectverantwoordelijke en daarna fiattering door de leidinggevende per werknemer fiatteert de leidinggevende de weekstaat Werkstromen zijn makkelijk aan te passen en onder andere uit te breiden met notificaties. Denk bijvoorbeeld aan de notificatie die gestuurd wordt naar een medewerker als het aantal geregistreerde uren minder is dan het aantal contacturen. Bepaal wie wat mag wijzigen met permissies Permissies zijn per status in het urenproces in te stellen. Zo kan ingesteld worden dat een medewerker zijn weekstaat niet meer mag bewerken als deze ingediend is. Daarnaast kunnen permissies per medewerker worden ingesteld: zo kunnen uitvoerders andere permissies hebben dan projectleiders of medewerkers, als een weekstaat is ingediend kan een uitvoerder bewerkingen doen maar de medewerker niet meer. Validatie Bepaal aan welke eisen de weekstaten moeten voldoen zodat alleen valide registraties ter goedkeuring aangeboden kunnen worden. Stel in of medewerkers meer of minder uren mogen registreren dan hun contacturen. Ook op project of postenniveau kan er voorgeschreven worden dat er alleen op actieve projecten uren geregistreerd kunnen worden. Documentenstroom Informatie uit verschillende documenten kunnen gecombineerd worden om overzichten te maken. Zo kun je een overzicht maken van weekstaten voor een project die nog gefiatteerd moeten worden. Of bijvoorbeeld een overzicht van alle medewerkers die uren hebben geboekt op een bepaald project. Wanneer is het beschikbaar? Vanaf nu is de package Urenregistratie beschikbaar in het Metacom Online platform, geïntegreerd met Metacom. Wat gaat het kosten? Om Metacom Online te gebruiken hoeft geen grote investering meer te worden gedaan: je betaalt eenmalig om van de Urenregistratie package gebruik te maken en verder wordt er alleen afgerekend op basis van gebruik en onderhoud. In het nieuwe licentiemodel staat precies gespecificeerd wat dit inhoudt. Hoe kan ik beginnen? Vanaf nu is het mogelijk om een demo aan te vragen van Metacom Online bij je accountmanager. VanMeijel whitepaper augustus

6 Het einde van papier Enkele mogelijkheden van Metacom Online Inkoopfactuur afhandeling IFA Stroomlijn de weg die de inkoopfacturen afleggen met automatische fiatteringsroutes op basis van bedrijf, relatie en/of project. Met IFA ben je altijd en overal op de hoogte van de status van je inkoopfacturen. Werkopdrachten Maak een digitale werkopdracht zodat medewerkers zelf direct vanaf de bouwplaats via een mobiel of tablet werkopdrachten bekijken en terugregistreren. Externe bonnen Maak met de Package Externe bonnen digitale externe bonnen aan en automatiseer je inkoopadministratie. En nog veel meer Met Metacom Online kun je zelf document- en werkstromen bouwen en aanpassen. Dit betekent dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Bedenk dus zelf waar grote verbeteringen kunnen worden doorgevoerd en digitaliseer en automatiseer het proces! Bouwplaats De package Bouwplaats is een tool om het bouwproces beter te kunnen beheren en aan te sturen. Met inzicht in de voortgang en de oorspronkelijke planning kan er snel geschakeld worden. VanMeijel levert software en diensten voor project-, financieel-, logistiek- en servicemanagement, uitsluitend gericht op de bouw en aanverwante industriële dienstverlening. Oplossingen die resulteren in efficiëntere en kwalitatief betere processen. VanMeijel heeft het recht aanbiedingen en specificaties te wijzigen op ieder moment zonder aankondiging en is niet verantwoordelijk voor eventuele typografische of visuele fouten die kunnen voorkomen in dit document VanMeijel. Alle rechten voorbehouden. Duit 8, 8305 BB Emmeloord Van Meijel Automatisering