Notulen van de Algemene Ledenvergadering van tennisvereniging Smash op 24 november 2015

Transcriptie

1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering van tennisvereniging Smash op 24 november 2015 Aanwezig Afwezig met Afwezig met kennisgeving kennisgeving Leden Vrijwilligers (vertegenw. van) (vrijwilligers) Martijn Bruijnes Barth Alvenaar Emilie Adrichem v. Bogaert Michel Admiraal Peter Roozen Rob Göbel Sonja Bartels John Bark Eugène Speller Leny Heeremans Bab Bauer Bea Bartels Mary Jane Speller-Schiff Frans Hoebee Ischa Bronsveld Ron Giltay Jansen Eveline Kippuw Lesley van Dam Jaap Groot Ouders Bep Klijn Julian de Deugd Annelies Kappers Fanny Akkerman Thera van Kouterik Joshua Diseraad John Loerakker Else vd Blankevoort Henk van Loon Frank Hagebeek Lucy Pery Jannie de Bruin Koja Mekkelholt Paulien Hagen Mok van Stein Paul Bruijnes Janneke Mittertreiner Katrien Hoorweg Ted Verberne Sandra Haarsma Nico van het Nederend Tijn Jacobs Pieter de Wolf Maria Joustra André Smit Leida Jansen Joke de Kort Louise Worth Melissa Kanon Afwezig met Klaas de Kort Joep Kerkhoff kennisgeving Janny Koster Laura Kooijman (genodigden) Yvonne Noordermeer Bestuursleden Chantal Kortekaas Alfred Kruijer Wim van Rooij Marja van den Heuvel Ruud Kouwenberg Bernd Fiebelkorn Ali Roozen Jos Huigen Manon Kromer Louise Repelius Ben Roozen Yolanthe Kuttschrütter Bianca Meegdes Jaap Uittenbogaard Marian Schyns Fred Loonen Barry Mens Eelke Westra Marijke Smits Michiel Neeskens Barbara van Meurs Conny Verbeek Marcel Zonneveld Maarten Willemse Wesley Witteman 1. Opening Om uur opent de voorzitter, Yolanthe Kuttschrütter, de ALV en heet alle aanwezigen van harte welkom. 2. Voorwoord Yolanthe houdt een voorwoord, waarin zij aan de hand van een metafoor - de ontwikkeling schetst van Smash en de (gewenste) rol van bestuur, ouders en vrijwilligers. 3. Binnengekomen stukken mails van Marijke Smits en Koja Mekkelholt met vragen over het beleidsplan; mail van André Smit met vragen/opmerkingen over het financieel overzicht. De vragen en opmerkingen komen in de loop van de vergadering aan de orde. 1

2 4. Notulen van de Algemene Ledenvergadering van dinsdag 18 november 2014 De notulen worden zonder opmerkingen goedgekeurd. Marijke Smits merkt op dat ze in de agenda voor deze vergadering een schema van aftreden van de bestuursleden mist. De secretaris antwoordt dat dit wel in het bestuur is besproken, maar op dit moment het huidige bestuur zit er nu één jaar niet van belang wordt geacht. Hij zegt toe bij de eerstvolgende ALV een schema van aftreden toe te voegen. 5. Jaarverslag van het secretariaat 2014/2015 Als toevoeging op het toegestuurde jaarverslag, geeft de secretaris, Jos Huigen, aan dat de vacature van vertrouwenspersoon inmiddels is vervuld. Thera van Kouterik heeft zich hiervoor beschikbaar gesteld. Haar benoeming wordt door de ALV van harte ondersteund. Hij bedankt alle leden van de diverse commissies voor hun inspanningen en aanleveren van de jaarverslagen. Expliciet noemt hij Wilbert - en Gert Jan Smits voor het onderhouden van de Smash website. Hun namen waren per abuis niet vermeld bij degenen die TV Smash ondersteunen. 6. Jaarverslagen commissies 2014/2015 a) Ledencommissie Marijke Smits heeft het verslag opgesteld. Er worden geen vragen over gesteld. b) Vrijwilligerscommissie Jos dankt Koja Mekkelholt en Marja van den Heuvel voor hun verslag. Inmiddels heeft Smash ná 1 oktober 2015 in de persoon van Monique Jordan er weer een nieuwe, enthousiaste vrijwilligster bij gekregen. c) Toernooicommissie In het, door Yolanthe gemaakte, verslag wordt een overzicht gegeven van alle toernooien waar Smashleden aan hebben deelgenomen en/of die door Smash waren georganiseerd. Volgens Marijke Smits werd het (mini)toernooi van ATV Diemen niet zozeer afgelast vanwege te weinig belangstelling (zoals in het verslag staat) als wel wegens de regen d) Feestcommissie Jos bedankt Ali Roozen, Anja Kanon, Marga Witteman en Natascha Diseraad voor hun bijdrage. Van de jubileumcommissie is er (uiteraard) nog geen verslag. Hij roept alle vrijwilligers, ouders, familieleden en vertegenwoordigers op om - voor de jubileumuitgave - eventuele leuke foto s, anekdotes e.d. te mailen aan de secretaris. In dit kader zal ook een brainstorm avondje worden georganiseerd. Belangstellenden kunnen zich melden bij het secretariaat. 2

3 e) Technische Commissie Michiel Neeskens geeft een toelichting op het jaarverslag van de TC. Aanpassing van de rating is bijna rond; Er is nieuw materiaal aangeschaft (netjes kidstennis). Voorlopig kunnen we even voort; Tyger tennisballen worden vervangen door Wilson ballen; Veel leden hebben nieuwe tennisgripjes gekregen. f) Sponsorcommissie Marja van den Heuvel geeft een toelichting op het beleid van het bestuur om bij de sponsoring het accent te verleggen van eenmalige sponsoring naar meer structurele inkomsten in de vorm van Vrienden van Smash. Eenmalige bedragen (zoals van de Rotary) zijn zeer welkom, maar als vereniging ben je kwetsbaar in je begroting. Vrienden van Smash daarentegen leggen zich voor 5 jaar vast. Omdat wij een zogenaamde Anbi (Algemeen Nut Beogende Instellingen) status hebben, zijn de giften fiscaal aftrekbaar. Afgelopen jaar heeft de sponsorcommissie op deze wijze 1015,00 binnen gehaald. Op een vraag van Nico van het Nederend over het verspreiden van flyers, antwoordt Marja dat de huidige flyers worden geactualiseerd. 7. Verslag kascommissie en verkiezing nieuw kascommissielid Ben Roozen en Paul Bruijnes hebben de kas gecontroleerd op Over enkele posten hebben zij vragen gesteld aan de penningmeester. Deze zijn alle naar tevredenheid beantwoord, waarna zij hun akkoord gaven op de financiële verslaglegging. Ben Roozen blijft nog een jaar aan als kascommissielid. Paul Bruijnes wordt vervangen door Hans van Brero en Marcel Zonneveld meldt zich aan als reserve kascommissielid. 8. Financieel overzicht 2014/2015 De penningmeester, Fred Loonen, geeft een toelichting op zijn financieel jaaroverzicht. Over het afgelopen jaar had Smash een positief resultaat van 1623,00. Alle contributies zijn geïnd. Het systeem met machtigingen werkt goed. Met dank aan de alertheid van enkelen legt Fred uit hoe het komt dat er twee foute boekingen zijn geweest ter grootte van totaal 3.500,00. Op een vraag van André Smit over de hoge kosten voor baanhuur en training bij T- line (winterseizoen), legt Fred uit dat dit komt omdat in tegenstelling tot vorig boekjaar - de baanhuur nu vooruit is betaald (dus vóór 1 oktober 2015). De dubbele kosten zijn dus eenmalig. Marijke Smits vraagt zich af waarom de baanhuur bij toernooien niet apart wordt vermeld. Er volgt een korte discussie over het mogelijke belang van een dergelijke specificatie, waarna het bestuur aangeeft dit punt ter overweging mee te zullen nemen in de eerstvolgende bestuursvergadering. 3

4 9. Vaststelling van de begroting 2014/2015 Omdat twee aanzienlijke donaties zijn afgevallen, heeft de penningmeester behoudend begroot. Kosten voor de wintertraining zijn wel begroot, die voor de zomertraining echter nog niet. Fred wil dat laatste laten afhangen of wij nog meerdere sponsoren kunnen vinden. Vervolgens ontstaat een discussie over de wenselijkheid van een zomertraining door Onno Mantel en wordt de vraag gesteld of wij dat niet kunnen financieren uit het eigen vermogen. Het eigen vermogen van Smash bedraagt op dit moment zo n ,00. Paul Bruijnes vindt dat aan de hoge kant en oppert dat we de zomertraining sowieso laten doorgaan en dat bekostigen uit het eigen vermogen. De ALV stemt in met dit voorstel. 10. Vaststelling van de contributie Iedereen gaat akkoord met het voorstel van de penningmeester om per 1 april 2016 de seizoenscontributie te verhogen van 85,00 naar 90, Beleidsplan Yolanthe geeft een toelichting op het beleidsplan. De reden voor een actualisatie van het bestaande beleidsplan is voor een deel ook gelegen in de wens om de Anbi-status te behouden. Met het opstellen van het beleidsplan is derhalve rekening gehouden met de criteria die de fiscus hanteert voor het toekennen aan organisaties van een Anbi status. In dezen heeft het bestuur zich ook laten adviseren door de Gehandicaptensport Nederland, aan wie zij het beleidsplan ter beoordeling heeft voorgelegd. Om het bestaan van Smash ook voor de verre toekomst veilig te stellen, streeft het bestuur naar een gezonde financiële basis - waarbij structurele sponsoring (Vrienden van Smash) van groot belang is een evenwichtige leeftijdsopbouw van de leden en een ruim arsenaal aan gemotiveerde en bekwame vrijwilligers. Voor de leden wil Smash voor elk wat wils bieden, of het nu gaat om een beginner of om een vergevorderd speler. Komend zomerseizoen zal Smash ook verder gaan de zaterdagclinics. Het bestuur is er een voorstander van om ook verder te experimenteren met het les- en trainingsaanbod. Officieel doen wij niet mee aan het zogenaamde Kidstennis (Smash is ook geen lid van de KNLTB), maar elementen daaruit kunnen zeker een hulpmiddel zijn voor de categorieën 2 en 3. Smash stimuleert de participatie van de leden aan interne zowel als externe toernooien en wedstrijden. Ze zullen echter wel zelf in staat moeten zijn buddy s, vervoer en begeleiding te regelen. Smash biedt hierin wel een helpende hand. Naar aanleiding van opmerkingen van Marijke en Koja zullen er nog wat foutjes uit het beleidsplan worden gehaald, waarna het op de website gepubliceerd zal worden. Inhoudelijk zijn er verder geen vragen over het beleidsplan en wordt het door de ALV goedgekeurd. 4

5 12. Rondvraag André Smit heeft een opmerking over de mail die de penningmeester aan hem heeft gestuurd naar aanleiding van zijn vraag over de post diversen. Mary Jane houdt een pleidooi voor meer gezonde snacks tijdens toernooien, zoals tomaten, komkommer e.d. Tevens zou zij het fijn vinden als de prijsjes bij toernooien meer gerelateerd zijn aan het tennis i.p.v. zeepjes, shampoo e.d. Marijke vond het in de laatste nieuwsbrief niet duidelijk naar voren komen dat de leden zelf voor begeleiding moeten zorgen als zij in de kerstvakantie gebruik willen maken van de banen. Jos zegt toe hierover nog een aanvullende mail te sturen naar alle leden. 13. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde, sluit de voorzitter de vergadering om uur. 5