Doorontwikkeling P&C-cyclus

Transcriptie

1 Doorontwikkeling P&C-cyclus

2 Proces Motie 17M57: Doorontwikkeling Gelderse Planning en Controlcyclus Met ingang van de komende bestuursperiode Gesprekken vertegenwoordiging alle fracties Vandaag bespreken uitkomsten en verbetervoorstellen Resultaten opnemen in vervolgvoorstel Begroting

3 Rode draad uitkomst gesprekken (1) Algemeen Indeling in kerntaken bevalt goed Plandoelen sluiten niet voldoende aan op beleving Frequentie Handhaving huidige documenten of minder Functie document niet altijd even duidelijk Geen behoefte aan maandrapportages Omvang Compacter, concreter, minder herhaling Verdeelde opvattingen over evaluaties en voortgangsrapportages als bijlage bij P&C documenten 3

4 Rode draad uitkomst gesprekken (2) Digitalisering Standaard op papier versturen niet nodig/gewenst Digitalisering P&C cyclus gewaardeerd, zoekfunctie verbeteren Leesbaarheid/informatiewaarde Compacter, concreter, minder herhaling Wel meer visueel, geen stoplichtmodel Terminologie soms verwarrend Reserveringen, beschikbaarstellingen, subsidiegrondslagen lastig 4

5 Rode draad uitkomsten gesprekken (3) Kerntaakreserves Onvoldoende vindbaar c.q. inzichtelijk Verbonden partijen Informatie overwegend prima Informatiesessies Verschillende ideeën m.b.t. inhoud en moment 5

6 Verbetervoorstellen a) Documenten in P&C cyclus b) Begrotingsindeling c) Kerntaakreserves d) Reserveringen, beschikbaarstellingen en subsidiegrondslagen e) Bijlagen bij P&C documenten f) Leesbaarheid g) Digitalisering h) Informatiesessies 6

7 a) Documenten in P&C cyclus (1) Aanleiding: Opmerkingen tijdens interviews: Te weinig sturing bij Begroting, liever eerder meegenomen in grote lijn Behoefte aan goed stuurmoment in het jaar Nut van de Slotwijziging wordt niet gevoeld Afgelopen jaren is de provincie meer langjarig gaan sturen Nu het moment om de P&C cyclus daar op aan te passen 7

8 a) Documenten in P&C cyclus (2) Was Wordt Voorjaarsnota Perspectiefnota Beleidsmatige richting voor Begroting Geen integrale wijziging begroting meer Wel integrale afweging Begroting Begroting Geen wijziging Najaarsnota Najaarsnota Wordt enige bijstellingsmoment in het jaar Slotwijziging - Wordt opgeheven Jaarstukken Jaarstukken Geen wijziging - Bundeling beschikbaarstellingen Moment tussen Begroting en Perspectiefnota om beschikbaarstellingen door Staten te laten vaststellen Dus van 3 naar 1 integraal bijstellingsmoment van de begroting in het jaar 8

9 a) Documenten in P&C cyclus (3) Consequenties: Mogelijk grotere verschillen bij Najaarsnota en Jaarstukken omdat er een langere periode zit t.o.v. laatste bijstellingsmoment Betere positionering van de documenten: wat is de bedoeling van het document en wat kun je ermee? Mogelijk vaker Statenvoorstellen naast de P&C cyclus Voorstel a Documenten in P&C cyclus akkoord? 9

10 b) Begrotingsindeling Een indeling die goed aansluit bij de omgevingsvisie Dat kan een indeling naar kerntaken zijn De onderverdeling van de kerntaken beter aansluiten op hoe we werken, dus betere aansluiting op beleving Voorstel b Begrotingsindeling akkoord? 10

11 c) Kerntaakreserves Kerntaakreserves presenteren bij de kerntaak Goed inzichtelijk welk gedeelte nog beschikbaar te stellen en wat al beschikbaar is gesteld (al gedaan in Begroting 2019) In alle P&C documenten gedetailleerde informatie over reserves Betere toelichting op de reserves (bijvoorbeeld projecten met bedragen) Voorstel c Kerntaakreserves akkoord? 11

12 d) Reserveringen, beschikbaarstellingen en subsidiegrondslagen Kijken hoe we de subsidiegrondslagen handiger kunnen regelen Presenteren beschikbaarstellingen en subsidiegrondslagen bij de kerntaak Beschikbaarstellingen en subsidiegrondslagen met zelfde onderwerp combineren Reserveringen wordt toewijzingen en worden toegelicht bij de reserve (staat ook bij kerntaak). Voorstel d Reserveringen, beschikbaarstellingen en subsidiegrondslagen akkoord? 12

13 e) Bijlagen bij P&C documenten Onderscheid: Besluitvorming Ter kennisname Ter kennisname onderdelen apart presenteren (overige onderwerpen en bijlagen) Het is aan de commissies c.q. Staten de ter kennisname onderdelen apart ter bespreking te agenderen 13

14 Voorstel e Bijlagen bij P&C documenten akkoord? 14

15 f) Leesbaarheid (1) Het concreter en compacter maken van de teksten is een voortdurend aandachtspunt, onder andere met inzet van professionele schrijver. Herhalingen waar mogelijk voorkomen dan wel verwijzen. Handhaven Klare taal bokaal (B1 taalgebruik) Begrippenlijst toevoegen aan P&C documenten (al gedaan in Begroting 2019) 15

16 f) Leesbaarheid (2) Consistente terminologie (grotendeels al toegepast in Begroting 2019) Eenmalig = incidenteel Begrotingssaldo = structureel saldo Vrije programmeerbare ruimte reserve Algemene dekkingsmiddelen en meerjaren investeringsagenda (Mia) = incidenteel saldo Nog te programmeren middelen = nog beschikbaar te stellen middelen Aanmerkelijke verschillen = verschillenanalyse Reserveringen = toewijzingen Voorstel f Leesbaarheid akkoord? Provincie Gelderland 01/11/

17 g) Digitalisering Geen standaard verzending op papier Verzending op papier van selectie op aanvraag Zoekfunctie doorontwikkelen Digitaal alternatief voor de pdf Doorontwikkelen grafieken/plaatjes Voorstel g Digitalisering akkoord? 17

18 h) Informatiesessies Algemene introductie als onderdeel introductieprogramma nieuwe Statenperiode In eerste jaar informatiesessies over voorliggende P&C document Daarnaast ieder jaar ambtelijke inloopbijeenkomsten Ontwikkeling van informatieve filmpjes voor Statenleden Voorstel h Informatiesessie akkoord? 18

19 Vragen? 19