DE BEGROTINGSAPP 2 BEHOEFTEN BIJ DE GEMEENTE BEVERWIJK ADVIES REKENKAMERCOMMISSIE

Transcriptie

1 DE BEGROTINGSAPP 2 BEHOEFTEN BIJ DE GEMEENTE BEVERWIJK In de gemeenteraad van Beverwijk is een motie aangenomen waaruit blijkt dat er meer transparantie zou moeten zijn in de (toegankelijkheid van de) jaarstukken en dat er meer gestuurd zou moeten worden op hoofdlijnen via de juiste informatie op het juiste niveau. De volledige tekst uit de motie is volledigheidshalve hieronder opgenomen: De raad van de gemeente Beverwijk, in vergadering bijeen op 3 juli 2014, overwegende dat; er kansen zijn om de toegankelijkheid van de jaarstukken te verbeteren, de raad optimaal in staat moet zijn om aan de hand van de jaarstukken kaders te stellen, constaterende dat; de raad in de programmabegroting meer meetbare en controleerbare maatschappelijke doelen wil formuleren; de planning en control- cyclus meer ingericht kan worden met het doel om de gemeenteraad de ruimte te geven om te sturen op de inhoud van het beleid; er in andere gemeenten goede voorbeelden te vinden zijn voor een andere opzet van de begroting en de jaarrekening; verzoekt de auditcommissie; om ten behoeve van de begroting 2016 met een uitgewerkt plan te komen ter verbetering van de toegankelijkheid van de jaarrekening (en de begroting) op basis van bij de overwegingen en constateringen genoemde punten. Hierbij is onder andere de mogelijkheid tot inzet van een begrotingsapp onderzocht. In inmiddels flink wat andere gemeenten worden begrotingsapps ingezet om naar de gemeenteraad en burgers transparant en visueel aantrekkelijk in beeld te brengen wat de gemeente in een begrotingsjaar gaat uitvoeren. Daarnaast wordt de gemeenteraad op deze manier uitgedaagd om te sturen op de inhoud van het beleid. Ook wij als raad van Beverwijk willen bij deze ontwikkeling niet achterblijven. In dit stuk vindt u een uiteenzetting m.b.t. het hoe en waarom van de inzet van een begrotingsapp. Om uiteindelijk een betrouwbaar en representatief beeld te geven, is tevens een aantal apps onderzocht. ADVIES REKENKAMERCOMMISSIE Iets anders is dat de rekenkamercommissie in juni 2014 aangaande het subsidiebeleid ook de nodige aanbevelingen heeft gedaan die direct verband houden met de behoeften zoals die in de motie naar voren zijn gekomen. Het gaat weliswaar om het subsidiebeleid, maar toch kunnen hier lijnen naar de behoefte uit de motie worden getrokken. Enkele citaten uit dit advies: Voor als raad een fundamentele discussie over de rol van subsidies als sturingsmiddel om beleidsdoelen te realiseren en bepaal op welk informatieniveau de raad betrokken en geïnformeerd wordt 1

2 Concretisering van maatschappelijke effecten en beleidsdoelstellingen in de programmabegroting Werk de beleidsdoelstellingen verder, concreet en meetbaar uit. Gebruik bijvoorbeeld de systematiek van de 3 W- vragen van de programmabegroting als structuur van het subsidieplan. Let bij het vaststellen van beleidsdoelen of ze geëvalueerd kunnen worden. Maak de beleidsdoelen zo SMT mogelijk WAAROM EEN BEGROTINGSAPP? De begroting is doorgaans een dik boekwerk dat door weinigen gelezen wordt. Echter, de begroting is, als het goed is, hét sturingsinstrument voor ons als gemeenteraad en zou idealiter ook voor de burger helder en transparant moeten zijn. Het is immers een openbaar document. Papier is hiervoor niet de oplossing maar moderne technieken bieden die oplossing duidelijk wel. Het afgelopen jaar zijn talloze gemeenten overgegaan op een begrotingsapp. Sommigen als extraatje bij de nog steeds in PDF samengestelde begroting, anderen als volledige vervanging van de huidige begroting. Een webapplicatie is klikbaar en maakt dat de begroting op verschillende manieren (vanuit verschillende perspectieven) bekeken kan worden. HET DOEL VAN EEN RAADSLID Wij raadsleden willen de begroting gemakkelijk kunnen doorgronden maar ook goed kunnen sturen op de uitvoering van de begroting. Deze sturing vindt plaats via de planning & controlcyclus. We weten dat de documenten in de planning & controlcyclus in de praktijk vaak onvoldoende samenhang met elkaar hebben. Zo is de bestuursrapportage niet eenvoudig te koppelen aan de begroting terwijl de bestuursrapportage toch de tussentijdse verantwoording is over de uitvoering van de begroting. De opzet en inhoud zijn echter vaak niet 1:1 met elkaar verbonden. Bovendien is elk document op zich weer een boekwerk dat zich niet altijd gemakkelijk laat doorgronden. Door gebruik te maken van een goede applicatie kan er gemakkelijk verbinding worden gelegd tussen de verschillende documenten. Een applicatie maakt het immers mogelijk om data één keer op te nemen en meervoudig te gebruiken. Tot slot is het zo dat de opzet van de begroting verbetering behoeft. Dat heeft niet zozeer te maken met een applicatie hoewel een applicatie wel dwingt tot het kiezen van een eenduidige structuur. Dus als de applicatie de goede structuur biedt, dan wordt het beter opzetten van de begroting daarmee gelijktijdig gediend. DE BEGROTING VOOR DE BURGER De burger zal zich doorgaans weinig interesseren voor de begroting. We denken echter dat diezelfde burger zich wél zal interesseren voor de uitvoering van bepaalde plannen die in de begroting opgenomen staan. Zeker als deze plannen betrekking hebben op zijn wijk of zijn leefsituatie (doelgroepen). Met andere woorden, de belangrijkste vraag die een burger zich kan stellen bij de begroting is: wat staat er voor mij in? Het is niet mogelijk in een boekwerk deze insteek te kiezen zonder de (ook wettelijk voorgeschreven) opzet van de begroting zoveel geweld aan te doen dat deze weer van weinig waarde is voor een raadslid (of voor de 2

3 organisatie zelf). Een goede applicatie biedt de mogelijkheid een begroting vanuit verschillende perspectieven te benaderen. DE BEGROTING VOOR DE ORGANISATIE De begroting voor de organisatie is als het goed is het spoorboekje waarin de belangrijkste mijlpalen staan weergegeven en waar inhoudelijk (doen we alles wat in de begroting staat) en financieel (blijven we binnen de kaders) op gestuurd wordt. In de praktijk zal een organisatie de begroting moeten vertalen in interne plannen. Als dit op papier gebeurt raakt de verbinding tussen de begroting en bijvoorbeeld de afdelingsplannen al snel zoek. Ook hier geldt dat een applicatie veel meer mogelijkheden biedt doordat de in de applicatie opgenomen informatie óók gebruikt kan worden voor afdelingsplannen en zelfs individuele werkplannen. Tot nog verdere verbetering heeft de auditcommissie via een motie de opdracht gekregen om er voor te zorgen dat er in de volgende programmabegroting meer meetbare en controleerbare maatschappelijke doelstellingen worden geformuleerd zodat de raad nog beter kan sturen op de inhoud van het beleid. DE OPKOMST VAN BEGROTINGSAPPS Er zijn inmiddels diverse leveranciers op de markt voor begrotingsapps. Die willen allemaal graag hun product onder de aandacht en aan de man brengen. Echter, niet alle begrotingsapps bieden dezelfde mogelijkheden. We willen geenszins dat een begrotingsapp iets wordt ernaast of erbij. Dan wordt het opzetten van een begrotingsapp een eenmalige actie in plaats van een onderdeel van de planning & controlcyclus voor de organisatie, de gemeenteraad én de burger. Verder zijn er in onze optiek een aantal andere zaken die van belang zijn: Helpt de app om de begroting beter te maken? Biedt de app een duidelijke structuur zodat alle programma s eenduidig en met hoge kwaliteit worden opgezet. Is het zo dat de begroting in een app gemakkelijk laat zien waar de kwaliteit verbeterd kan worden? Leesbaarheid van de begroting in de app Biedt de app een duidelijke verbetering van de begroting of is het als het ware niet meer dan een boekwerk op het internet geplaatst waarbij de vindbaarheid van de informatie nog steeds lastig is? Kan de begroting via plaatjes en filmpjes ook verlevendigd worden? Biedt de app duidelijk meer dan alleen de teksten van de begroting? Daarbij kan gedacht worden aan het integreren van filmpjes, plaatjes maar ook het gemakkelijk downloaden van documenten (zoals beleidsvisies) die de basis vormen van de begroting? Vindbaarheid voor de burger Kan de burger zonder moeite de app vinden? Liefst ook via de website van de gemeente? Ondersteuning diverse devices en besturingssystemen Kan de app gelezen worden op zowel een website, een smartphone als een tablet (en dat van verschillende leveranciers). M.a.w. is de app niet gebonden aan bijvoorbeeld Apple of Android maar worden beide besturingssystemen ondersteund? 3

4 Schaalbaarheid Is de app goed te lezen op een tablet (zoals een ipad) of smartphone? Statistieken Is het mogelijk te volgen hoeveel burgers de app bezoeken en hoe zij in de app lezen? Filteren op buurt, doelgroep e.d. Is het mogelijk dat burgers hun eigen perspectief kunnen kiezen? Koppeling met financiële systeem Is er een koppeling mogelijk tussen het financiële systeem en de app? Zonder deze koppeling zullen immers financiële gegevens handmatig overgezet moeten worden naar de app. Heldere structuur Biedt de app een eenduidige en heldere structuur waarin de 3W- vragen (wat willen we bereiken?, wat gaan we ervoor doen? en wat mag het kosten?) duidelijk naar voren komen? Updates mogelijk Is het mogelijk ook updates te geven van bijvoorbeeld projecten en activiteiten uit de begroting zodat raadsleden maar uiteindelijk ook burgers de uitvoering beter kunnen volgen (elk vanuit hun eigen perspectief)? Is het bijvoorbeeld mogelijk om projecten en activiteiten of financiële gegevens te updaten gedurende het begrotingsjaar? Verbinding met planning & controlcyclus Is er een verbinding mogelijk tussen de documenten uit de planning & controlcyclus zoals de bestuursrapportage of de jaarrekening? Doorontwikkeling Heeft de leverancier een duidelijke visie op de doorontwikkeling van de begrotingsapp? Integreerbaar met website (via XML) Is de app (of zijn onderdelen daarvan) via XML integreerbaar met de website? Aantal gebruikers Kunnen er meerdere personen tegelijk aan de inhoud werken? Onbeperkt Kunnen onbeperkt programma s gemaakt worden of pdf s gedownload worden? VERGELIJKING VAN AANTAL BEGROTINGSAPPS Begroting in beeld BMC Zie app store (alleen een app voor IOS apparaten zoals ipad en iphone (niet voor Android toestellen zoals Samsung): bergen- op- zoom/id ?mt=8 Total Active Media telt.nl/ 4

5 Pepperflow Criteria Begroting in Beeld Total Active Media Pepperflow BMC Helpt de app om de Nee Nee Duidelijke structuur Veel bladeren begroting beter te maken (3 w- vragen) Leesbaarheid van de begroting in de app Matig Matig Goed Matig Geschikt voor alle besturingssystemen? Filmpjes/plaatjes/ downloads Vindbaarheid burger Ja Ja Ja Nee Nee Nee Ja Nee Linkje via website gemeente en / of via eigen webadres Linkje via website gemeente en / of via eigen webadres Via website gemeente en/of via eigen webadres Schaalbaarheid Nee Nee Ja Ja zodat leesbaarheid op smartphones en tablets is gewaarborgd? Statistieken?? Ja? Filteren op Nee Nee Ja Nee doelgroep, buurt, jaar van uitvoering etc. Koppeling financieel?? Ja? systeem Heldere structuur Matig Matig Goed Matig Updates mogelijk Nee Nee Ja Nee Integreerbaar via Nee Nee Ja Nee XML met website van de gemeente Verbinding p&c Nee Nee Ja Ja cyclus Aantal gebruikers?? Afhankelijk van? afgenomen modules Onbeperkte inhoud Ja Ja Ja Ja Doorontwikkeling?? Ja Ja Alleen via App store en dus alleen geschikt voor Apple producten VOORLOPIGE CONCLUSIE Wanneer we de bovenstaande criteria in acht nemen en de mogelijkheden vergelijken die de diverse apps bieden, dan kan de voorlopige conclusie getrokken worden dat Pepperflow het beste aansluit bij de twee behoeften die vanuit de motie naar voren zijn gekomen. Niet alleen voor het presenteren van de programmabegroting biedt Pepperflow de meeste mogelijkheden, maar ook in het onderliggende planning & control proces zijn er veel mogelijkheden om dit proces te verbeteren wat de kwaliteit en de toegankelijkheid van de jaarstukken uiteindelijk ten goede komt. 5

6 Wij zouden dan ook willen voorstellen om als pilot één jaar met de begrotingsapp van Pepperflow aan de slag te gaan en tussentijds de resultaten aan de hand van de in de motie gestelde behoeften, te toetsen. 6